Tien essenties bij cultuurverandering in organisaties Waarom

Transcriptie

1 nieuwe dimensies ESSENTIALS Joost Drenthe Ingrid Huting-Van Niejenhuis Tien essenties bij cultuurverandering in organisaties Waarom verandermanagement niet werkt Hoe cultuurverandering wél werkt

2 nieuwe dimensies ESSENTIALS Nieuwe Dimensies heeft een reeks boekjes ontwikkeld onder de naam Essentials. Van deze serie zijn de volgende titels al verkrijgbaar: Het oog kan zichzelf niet zien Dialoog, de kunst van het samen denken Tien essenties van cultuurverandering bij organisaties Waarom verandermanagement niet werkt en hoe cultuurverandering wel werkt Essentials nemen je mee naar de kern: de kern in jezelf en de kern in de organisatie. Bij Nieuwe Dimensies werken we vanuit deze kern naar buiten en zo leren we je anders te kijken. En hierdoor denk je anders, voel je anders, gebruik je je kwaliteiten anders en communiceer je anders. Met als gevolg dat houding en gedrag veranderen en dat ook de omgeving verandert. Kortom: Essentials maken mens en organisatie sterker!

3 Joost Drenthe Ingrid Huting-Van Niejenhuis Tien essenties bij cultuurverandering in organisaties Waarom verandermanagement niet werkt Hoe cultuurverandering wél werkt Nieuwe Dimensies

4 Eerste druk: mei 2005 Tweede druk: maart 2006 Derde druk: december 2006 Copyright 2005 Joost Drenthe en Ingrid Huting-Van Niejenhuis Onder copyright verstaan wij, dat iedereen het right heeft te copyen met bronvermelding van Nieuwe Dimensies BV, Eemnes en de auteurs. Eindredactie: Janny ter Meer6/6Overveen Vormgeving: Wim ten Brinke bno6/6hilversum Foto omslag: Corbis / TCS Drukwerk: Bariet, Ruinen isbn x ean nur 765 Uitgeverij Nieuwe Dimensies, Eemnes Uitgeverij@NieuweDimensies.NL

5 Inhoud Inleiding27 Cultuur & structuur Verandering!215 Waarom die weerstand tegen verandering? De 10 essenties bij cultuurverandering219 Essentie 1: Hoofd-hart-handenmodel219 Essentie 2: Ja krijgen door het nee te waarderen220 Essentie 3: De zes vragen stellen226 Essentie 4: Duidelijkheid en volledige informatie geven229 Essentie 5: Werk dat waarde-vol is231 5

6 Essentie 6: Aanmoedigen op verbeterpunten, complimenteren op successen235 Essentie 7: Ieder mag het afgesproken doel op zijn eigen manier halen236 Essentie 8: Zacht op de relatie, hard op de inhoud238 Essentie 9: Duidelijkheid over het speelveld en de spelregels240 Essentie 10: Leading from behind242 Case243 Voorbeeld van een cultuurveranderingsproces Winsten met deze aanpak251 Nawoord253 6

7 Inleiding Cultuur & structuur Definitie van irrealiteit: Hetzelfde blijven doen en andere resultaten verwachten. Een manager legt me zijn probleem voor: het management wil de (ambtelijke) organisatie herstructureren, maar hun plannen stuiten onder de medewerkers op veel verzet. Het trauma van de vorige, jarenlang slepende reorganisatie zit nog diep. Toch wil de manager weer op dezelfde manier reorganiseren als de vorige keer. Hij noemt het nu alleen herstructureren en hoopt dit keer op betere resultaten. Zijn vraag aan mij is: hoe vergroot ik de veranderingsbereidheid van mijn personeel? Wat de manager zich niet realiseert, is dat een organisatie meer is dan een structuur. Een organisatie heeft CULTUUR & STRUCTUUR 7

8 ook een cultuur. Wat dat betreft lijkt ze net een mens! Net als een mens bestaat een organisatie uit vele organen en delen die volgens een geheel eigen systeem, ja, eigen unieke individualiteit, samenwerken. Dit geheel vormt samen de cultuur van de organisatie. Daarom is een structuurverandering zelden voldoende om een organisatie te veranderen. Want je krijgt daarmee geen vat op het systeem, op de medewerkers. In de afbeelding ziet u dat een organisatie wordt geschraagd door twee pijlers: cultuur en structuur. Aan de basis van een organisatie ligt het doel, de bestemming, de reden waarom een organisatie bestaat. Dit is wat de organisatie de wereld aanbiedt en wat ze wil zijn en wil uitdragen. Je zou kunnen zeggen dat dit het fundament van het gebouw is. Zo kan een bank ervoor kiezen een sociale bank voor de mensen te zijn, een financiële instelling voor beleggers of een op snel- 8 INLEIDING

9 output uitvoering missie/visie cultuur structuur beleid permanente educatie doel van de organisatie CULTUUR & STRUCTUUR 9

10 le omzet gerichte hypotheekverstrekker. Als ambtelijke organisatie kan men ervoor kiezen een beleidsinstelling te zijn, of een burgergericht servicesysteem of een politieke instelling. Als dat organisatiedoel niet waargemaakt wordt, kan een manager structureren wat hij wil, maar dan blijft het behelpen. Op het fundament van het gebouw rusten twee pijlers: structuur en cultuur. Structuur en cultuur zijn de hardware en de software van de organisatie. Ze schragen de uitvoering en output en staan in dienst van het doel van de organisatie. De structuur of indeling van de organisatie bepaalt maar voor een deel de productiviteit van de medewerkers. Ofwel, de manier waarop mensen gegroepeerd zijn en de processen die zij voor hun werk volgen, bepalen maar gedeeltelijk de output van hun werkzaamheden. De cultuur heeft net zo veel invloed6 6en vaak zelfs méér6 6op de prestaties van het personeel. Cultuur omvat alle menselijke interacties in het bedrijf en de beleving 10 INLEIDING

11 daarvan, ze bevat zowel rationele als gevoelsmatige elementen. Vooral deze laatste worden bij veranderingsprojecten vaak zwaar onderschat. Beide pijlers moeten in goede conditie zijn, anders gaat het dak (de uitvoering) scheefhangen. Als de structuur niet klopt, is dat van invloed op de cultuur: de sfeer wordt slechter, men gaat minder goed samenwerken. Als de cultuur niet op orde is en mensen binnen de organisatie elkaar niet volwaardig en met respect behandelen, gaan er onherroepelijk dingen fout in de structuur. Omdat er al veel geschreven is over structuurverandering, richten we ons in dit boekje vooral op de cultuur van een organisatie. Daarbij zien we cultuur als: 1 De persoonlijkheid of het karakter van de organisatie als geheel, de uitstraling van de organisatie tegenover medewerkers en omgeving. CULTUUR & STRUCTUUR 11

12 Verandering! Waarom die weerstand tegen verandering? De tijden zijn veranderd. Nu wij nog. Fred Delfgaauw Bijna altijd zijn organisaties, en de mensen daarin, gekant tegen echte verandering. We houden allemaal liever vast aan het minder goede dat we tenminste kennen, dan het ongemak te ervaren dat gepaard gaat met veranderingen: zekerheden loslaten, andere indelingen van mensen en nieuwe verwarrende procedures. En dat voor winsten in de toekomst die nog allerminst zeker zijn. Aan de andere kant is verandering een basiswet op aarde. Als er iets is wat nooit verandert, is het wel het gegeven dat alles verandert! Veranderen wij niet mee, dan zitten we plotseling met gevolgen die nog erger WAAROM DIE WEERSTAND TEGEN VERANDERING? 15

13 zijn dan wanneer we mee willen veranderen. Vaak zijn dit dan gevolgen die een stuk moeilijker zijn om in een nieuw systeem in te passen. Ongemak komt er toch. Laten we het daarom zelf organiseren voordat het ons organiseert. Laten we leidend zijn, in plaats van lijdend. Het blijkt dat mensen eerder geneigd zijn hun gedrag te veranderen, wanneer ze daar een goed gevoel over hebben. Met een cultuurverandering in een organisatie is het niet anders. Wanneer een georganiseerde groep mensen van binnenuit een andere manier van samenwerken wil, en de cultuurverandering derhalve mee wil dragen, komt deze het snelst tot stand. Zo n verandering noemen we transformatie, ofwel een innerlijk gewilde en toegelaten omslag in denken, gevoel en daad. Alleen zo n transformatie heeft de gewenste omslag in mentaliteit tot gevolg. Die vindt niet plaats bij een verandering die van buitenaf op ons afkomt, bijvoorbeeld een structuurverandering die top-down 16 VERANDERING!

14 De tien essenties van cultuurverandering De tien essenties die hierna worden beschreven, zijn alle gebaseerd op goed mensenmanagement. Wat dat precies inhoudt, wordt u door het lezen wel duidelijk. Essentie 1: Hoofd6 6hart6 6handen In onze bezeten drang ergens te komen vergeten we soms het belangrijkste: de reis zelf. Paulo Coelho Waarom is het zo belangrijk bij cultuurverandering het gevoel aan te spreken? Omdat echte doorbraak en transformatie in een mens of organisatie alleen kunnen plaatsvinden als de totale mens wordt aangesproken. De mens heeft drie gebieden waarop hij aan te spreken is: het hoofd (weten, kennen, analyseren), het DE TIEN ESSENTIES VAN CULTUURVERANDERING 19

15 hart (motivatie, wil, betrokkenheid, beleving, gevoel) en de handen (actie, oefening, daad, handeling). Dit holistische model vormt ook de basis van de overige negen essenties. Daarin worden dan ook zowel het hoofd (informatie over de cultuurverandering), het hart (iedereen wordt betrokken, krijgt ruimte om zijn eigen motivatie te ontwikkelen) en de handen (hoe gaan we in de toekomst samen anders werken) aangesproken, opdat transformatie ook echt in gang gezet wordt. Essentie 2: Ja krijgen door het nee te waarderen Wat je geeft is wat je terugkrijgt. En dus: als ik iets wil hebben, moet ik het eerst geven. Opgelegde verandering stuit mensen vaak tegen de borst. Het druist letterlijk tegen het gevoel van mensen in als zij hun visie en bezwaren niet kunnen uiten. 20 DE TIEN ESSENTIES VAN CULTUURVERANDERING

16 Nawoord Er is geen pad. Het pad ontstaat door te beginnen met lopen. In onze ervaring als trainer, coach en consultant blijkt keer op keer dat een mens moet léren veranderen. Wellicht kunnen de tien essenties u en uw organisatie daarbij helpen. Cultuurverandering is altijd een proces, waarvoor zowel de manager als de medewerker drie eigenschappen moet inzetten: 1 de eerlijkheid te (durven) zien wat er niet goed is en waar verandering nodig is; 2 de moed het transformatieproces aan te gaan, waarbij wel de ongemakken worden ervaren, maar nog niet de (latere) opbrengsten; NAWOORD 53

17 3 de wil mee te bewegen met de nieuwe impulsen. Met het wilsbesluit, gesteund door deze eigenschappen, zet u de eerste stap En, als u er meer over wilt weten voor úw organisatie, dan vind ik het leuk wanneer u contact met ons opneemt om samen van gedachten te wisselen over uw specifieke organisatie en situatie. Joost Drenthe Performance improver0/6trainer0/6coach joost.drenthe@nieuwedimensies.nl Nieuwe Dimensies Wakkerendijk 62a 3755 dd Eemnes Tel: / Fax: info@nieuwedimensies.nl Website: 54 NAWOORD

18 Nieuwe Dimensies De missie van Nieuwe Dimensies vindt u in onze naam: Nieuwe Dimensies. Dat wil zeggen dat wij er in al onze projecten naar streven grenzen te verleggen. Wij geloven niet in het idee dat je mensen dient te veranderen: dat roept alleen maar weerstand op. Wij geloven echter wel - en met passie - dat je meer potentieel kunt vrijmaken in individuen, teams en organisaties. Al onze procesbegeleiding en trainingen zijn daarop gericht en onze klanten geven ons in het kwaliteitsrapport van het CEDEO gemiddeld een 9 voor de manier waarop we dat doen. Wij zijn dan ook meer procesbegeleiders dan opleiders, zo bevestigen onze klanten. De grootste doorbraken bij onze klanten vinden keer op keer plaats als we samen, in dialoog, kijken naar de paradigma s die hun huidige grenzen bepalen. Het bewustwordingsproces dat daarmee in gang wordt gezet, genereert meer verandering van NIEUWE DIMENSIES 55

19 binnenuit dan wie dan ook van buitenaf kan veroorzaken. Het veranderingsproces van binnen naar buiten noemen we transformatie en het leiderschap dat daarbij hoort noemen we transformationeel leiderschap. Onze klanten waarderen ons vooral om het feit dat wij meer nastreven dan verandering: wij streven altijd naar een doorbraak in een relevant resultaatgebied. 56 NIEUWE DIMENSIES

20 Nieuwe Dimensies, van alle markten thuis: AUTOMATISERING Nieuwe Dimensies heeft ons nieuw geformeerde directieteam begeleid, waardoor nieuw elan en vertrouwen in elkaar ontstonden om onze ambities gezamenlijk te gaan realiseren. P.F.M. Schuyt, bestuursvoorzitter, LogicaCMG Nederland ZORG Zeer inspirerend, zo anders en verfrissend. Krachtig appèl op jezelf en je mogelijkheden, maakt los van tradities en patronen. Ongecompliceerd en effectief naar ontwikkeling van mens en/in organisaties. Peter Meijs MBA, algemeen directeur Stichting de Kreite NIEUWE DIMENSIES 57

21 OVERHEID De wijze van training - soms de spiegel voorhoudend, soms confronterend, met volop ruimte voor humor - heeft opgeleverd dat organisatiebreed gestructureerd in dialoog wordt gegaan met medewerkers. Ton van der Haar, wnd. gemeentesecretaris Rijnsburg BANK EN VERZEKERING Nieuwe Dimensies is in staat in haar training met een eigen stijl en flair een bewustwordingsproces op gang te brengen bij alle deelnemers. Rob van de Velde, directeur Particulieren Rabobank Voorschoten-Wassenaar TRANSPORT EN LOGISTIEK Met hulp van Nieuwe Dimensies laten wij onze asset human capital beter renderen. Chris W.M. van Lawick van Pabst, business controller Schiphol Real Estate 58 NIEUWE DIMENSIES

22 INDUSTRIE NieuweDimensies begon het veranderingstraject daar waar we nog nooit geweest waren: bij onszelf. Dit is de basis geweest voor een geheel nieuwe dimensie binnen ons bedrijf: een boeiende expeditie met schitterende uitdagingen op onbekende gebieden. Alexander Ummels, plant manager Collins & Aikman NIEUWE DIMENSIES 59

23 Nieuwe Dimensies is in 1987 opgericht door Kees van Zijtveld en actief op de Nederlandse markt. Sinds 2001 opereert Nieuwe Dimensies als een franchiseorganisatie met 30 zelfstandige ondernemers die voor 100% verbonden zijn aan de organisatie. Behalve het trainingsbureau Nieuwe Dimensies, inclusief Nieuwe Dimensies Essentials, zijn er ook nog de Nieuwe Dimensies Uitgeverij, de Nieuwe Dimensies Trainers Academy en de Nieuwe Dimensies Life Coach Academy. Naast onze trainingen en begeleidingsprocessen op het niveau van organisaties, directies, afdelingen en/of teams, verzorgen wij ook essential-trainingen voor de persoonlijke ontwikkeling van de werkende mens. Heb je nog vragen of wil je een vrijblijvend gesprek hierover, bel of ons dan. Voor meer informatie kun je ook kijken op: NIEUWE DIMENSIES 61

24 Je grenzen worden bepaald door de afspraak die je met jezelf hebt gemaakt over wat mogelijk is. Verander die afspraak en je beschikt over Nieuwe Dimensies. NIEUWE DIMENSIES wakkerendijk 62a postbus 80, 3755 zh eemnes tel fax info@nieuwedimensies.nl