Dag voor de Managers. de essenties

Transcriptie

1 Dag voor de Managers de essenties

2 Expeditie Ruimte en de Dag voor de Managers Circa 180 expeditieleden zijn vanaf 2014 op ontdekkingsreis gegaan en daaronder zijn veel ambtenaren en bestuurders uit de Limburgse gemeenten en de Provincie Limburg. Om de managers van deze organisaties te laten ervaren wat hun bestuurders en medewerkers beleven tijdens de expeditie, is op 18 juni 2015 de Dag voor de Managers georganiseerd. De essenties zijn aan bod gekomen en hier nog eens weergegeven. humor x vragen stellen = creativiteit Paul Iske Wat is Expeditie Ruimte? Om de ambities van het POL2014 waar te maken zijn we in Limburg de weg ingeslagen van uitnodigend omgevingsbeleid. Nieuwe kernwoorden in ruimtelijke vraagstukken zijn uitnodigingsplanologie, co-creatie, verbinden, gezamenlijkheid en inspireren. Maar hoe geven we daar concreet handen en voeten aan? Dat ontdekken we samen in Expeditie Ruimte! Expeditie Ruimte is een gezamenlijk leertraject voor bestuurders, ambtenaren, adviseurs en belangenbehartigers. Samen aan de slag met de vraag hoe we de ruimtelijke opgaven in Limburg het beste kunnen oppakken en daarbij de Limburgse casuïstiek centraal stellen, dat is de kern. Het programma kent 3 onderdelen: Verkenningstochten gericht op werkwijze, houding en gedrag Themadagen gericht op kennis van inhoudelijke onderwerpen Inspiratiemomenten gericht op anders kijken naar de werkelijkheid

3 De meervoudige overheid Transitie, een nieuwe tijdgeest, een veranderende wereld, een ander bestuur: andere burgers van claimen naar zelf bouwen andere economie van business case naar value case andere zorg van institutionele zorg naar mens zorg andere gemeenschap van samenloosheid naar verbondenheid andere overheid van macht naar dialoog We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them ROOD BLAUW GROEN Albert Einstein Resultaatsturing Producten en projecten Werkprocessen Managerial Processturing Relationeel Kent praktijken Gelijkwaardig

4 Projecten en processen: een verschil in aanpak én resultaat! van zekerheden op basis van inhoud naar zekerheden op basis van procesanalyse deelnemer Expeditie Ruimte De 7 T s, de instrumenten waarmee de procesmanager kan sturen

5 Bestuurlijk Ambtelijk Samenspel (BAS) Belangrijk in het BAS is dat er sprake is van een ongelijke positie. De bestuurder zit als het ware achterin de taxi en bepaalt de bestemming. De ambtenaar is de taxichauffeur en bepaalt vervolgens de route die afgelegd wordt om de gewenste bestemming te bereiken. Ondertussen maken de bestuurder en ambtenaar procesafspraken, bijvoorbeeld om elkaar tussentijds te informeren indien de taxirit duurder dreigt te worden dan verwacht. De bestuurders en professionals deelnemend aan Expeditie Ruimte hebben samen de vijf Gouden BAS-regels geformuleerd: Cruciaal in het samenspel is dat de politieke logica en de ambtelijke logica verschillend kunnen zijn. Zwart-wit bekeken is de ambtelijke logica rationeel, bureaucratisch en gericht op de langere termijn, terwijl de politieke logica meer gericht is op belangen, waarden en de korte termijn. Deze verschillen in logica kunnen tot wederzijdse verwarring en onbegrip leiden. Bijvoorbeeld bij de bestuurder die zijn ambities ziet sneuvelen op een web van regels. Of de ambtenaar die zijn rationeel onderbouwde advies ziet sneuvelen. Juist die spanning tussen de bestuurlijke en ambtelijke logica zorgt uiteindelijk voor het beste besluit. Bron: Harry ter Braak (WagenaarHoes)

6 Verbindend onderhandelen (mutual gains approach) Een onderhandeling is succesvol als: 1. er een resultaat is behaald dat positief is voor alle partijen en voor de lange termijn verbindt. 2. het resultaat efficiënt is behaald, waarbij geen tijd is verspild en er niets is blijven liggen. 3. de onderhandeling in goede sfeer is beëindigd, waardoor de relaties zijn verbeterd. Wie kiest voor verbindend onderhandelen, wil een gezamenlijke overeenstemming bereiken die uitgevoerd kan worden en voor elke deelnemende partij meer waarde heeft dan wanneer de overeenkomst niet wordt bereikt.

7 Lessons learned Thijs Arts (clustermanager Ruimte, Provincie Limburg) deelt zijn leerpunten uit Expeditie Ruimte: 1. Coach op scherpte op de juiste vraag Wat is het probleem/de opgave/het vraagstuk? Wat is het eigenlijke probleem/opgave/ vraagstuk (zit er een andere vraag/een ander belang achter de vraag)? en op het organiseren van het proces dat nodig is om tot beantwoording van de opgave te komen Kennis en kunde komen pas goed tot hun recht als ze op het juiste moment worden ingezet 2. Reflecteer met medewerkers op zelfbewustzijn ( wat drijft mij? Waar liggen mijn sterke kanten, waar ben ik minder goed in? Waar liggen mijn ambities? ) zelfzekerheid ( ik weet welke vraag op tafel ligt, ik weet waarom ik hier aan tafel zit en wat mijn meerwaarde is bij het werken aan een opgave ) zelfvertrouwen ( ik kan mijzelf zijn met respect voor de anderen die aan tafel zitten; ik durf en kan mijn rol vervullen; ik lever mijn inbreng; niet alles wat ik zeg hoeft meteen goed of zelfs perfect te zijn, maar ik weet dat het altijd een bijdrage zal leveren aan het overleg/proces/de oplossing ) 3. Stimuleer medewerkers hun vragen met elkaar te delen om zo tot antwoorden en oplossingen te komen vanuit het besef dat er niemand is die het weet 4. Houd medewerkers alert op het schakelen tussen schaalniveaus Stel je zelf altijd de vraag: als je het vraagstuk op een schaalniveau hoger en een schaalniveau lager beziet, wat dan? 5. Wees de hand in de rug Weet je gesteund 6. Zoek en vind de balans in het samenspel met de bestuurders Gun enerzijds de ruimte om in direct contact met bestuurders de ervaring op te doen en gevoel te krijgen voor de politiek-bestuurlijke wereld Vorm anderzijds de buffer tussen bestuur en medewerkers, opdat de medewerkers in relatieve rust hun werk kunnen doen

8 Tip: kijk voor meer info ook eens op