Integrale dienstverlening, de zelfredzaamheidsmatrix en privacy. FAQ's

Transcriptie

1 Integrale dienstverlening, de zelfredzaamheidsmatrix en privacy FAQ's

2 Veel gestelde vragen naar aanleiding van de onderzoeken door de Autoriteit Persoonsgegevens in Nijmegen en Zaanstad Op 15 februari 2018 publiceerde de Autoriteit Persoonsgegevens twee rapporten naar aanleiding van onderzoek naar gegevensverwerking en het gebruik van de zelfredzaamheidmatrix bij de gemeente Nijmegen en de gemeente Zaanstad. In beide rapporten geeft de Autoriteit een helder en genuanceerd inzicht in wat zij verstaat onder noodzakelijke (proportionele en subsidiaire) gegevensverwerking in het kader van de toeleiding naar voorzieningen in het sociaal domein. Ook geeft de Autoriteit aan wat zij van gemeenten verwacht om te waarborgen dat medewerkers die namens de het college van B&W de toeleiding naar voorzieningen uitvoeren, tot een juiste maatvoering komen in de gegevensverwerking. Naar aanleiding van de rapporten van de AP zijn er veel vragen onder andere over het gebruik van de ZRM en de integrale dienstverlening door gemeenten. Om duidelijkheid te scheppen bij gemeenten heeft het Project Uitwisseling persoonsgegevens en privacy in het sociaal domein (UPP ( in samenwerking met de gemeenten Nijmegen en Zaanstad een lijst met FAQ's opgesteld. Kort samengevat: de rapporten betekenen niet dat gemeenten niet meer aan integrale dienstverlening mogen doen en/of de Zelfredzaamheidsmatrix helemaal niet meer mogen gebruiken. De Autoriteit constateert dat uit de onderzoeken blijkt dat beide gemeenten in een beperkt aantal gevallen meer gegevens verwerkten en registreerden dan noodzakelijk was gezien de hulpvraag. Gegevens die ook niet relevant bleken te zijn om tot een goede beoordeling te komen. Daarnaast geeft zij aan dat zij van gemeenten verwacht dat zij medewerkers beter moeten toerusten om te voorkomen dat zij onnodig veel gegevens verwerken door middel van training en heldere werkinstructies. Tot slot geeft zij aan dat gemeenten ook moeten zorgen dat de informatiesystemen zo zijn ingericht dat professionals niet gedwongen worden om velden te vullen terwijl de informatie in die velden niet relevant is voor de problematiek die aan de orde is. De conclusies van de Autoriteit komen niet uit de lucht vallen. Met haar conclusies sluit de Autoriteit in grote lijnen aan bij hetgeen het kabinet daarover heeft gezegd in de aanloop naar de decentralisaties in de kabinetsvisie Zorgvuldig en bewust (mei 2014), en in de Privacy Impact Assessment gemeentelijke 3D (november 2014) en bij hetgeen de VNG daarover heeft aangegeven in de Zelfscan Privacy sociaal domein en de Handreiking privacy in het sociaal domein voor de professional. Kritiek op de wetgever De Autoriteit Persoonsgegevens is in beide rapporten kritisch op de wetgever: het Rijk had in de decentralisatiewetten een expliciete grondslag moeten op nemen voor domein-overstijgende gegevensdeling. Dit vraagstuk wordt de komende periode opgepakt in het kader van het traject UPP. Echter, ook als de wetgever een dergelijke grondslag creëert, zullen de noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereisten onverkort van toepassing blijven. In die zin blijven de rapporten van de Autoriteit ook dan nog steeds verplicht studiemateriaal voor gemeenten en wijkteams. VNG Realisatie 2

3 1. Wat heeft de Autoriteit Persoonsgegevens precies onderzocht in Nijmegen en Zaanstad? De Autoriteit Persoonsgegevens heeft bij de twee gemeenten onderzocht of de wijze waarop medewerkers van de gemeente of wijkteams persoonsgegevens verwerken voor de toeleiding naar zorg aan de hand van de ZRM, voldoet aan het noodzakelijkheidsvereiste. Dat wil zeggen: of hierbij niet meer gegevens verwerkt worden dan noodzakelijk gezien de hulpvraag en het op een goede wijze kunnen beoordelen van de hulpvraag. Omdat uit tijdens de onderzoeken bleek dat voor de invulling van het noodzakelijkheidsvereiste (mede) wordt vertrouwd op de professionaliteit van de medewerkers heeft de AP ook onderzocht in hoeverre de gemeenten voldoen aan de zorgplicht van artikel 15 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dit houdt in dat de gemeenten voldoende maatregelen moeten hebben genomen en waarborgen hebben ingebouwd, om ervoor te zorgen dat de medewerkers in de praktijk ook op een goede manier invulling kunnen geven aan dit noodzakelijkheidsvereiste en dat ook daadwerkelijk doen. 2. Wat zijn de belangrijkste conclusies van de Autoriteit Persoonsgegevens? Ten aanzien van beleid en werkinstructies Hoewel beide gemeenten voornemens zijn hun werkinstructies aan te passen was op het moment van onderzoek in beleidsdocumenten en werkinstructies onvoldoende concreet uitgewerkt welke persoonsgegevens het wijkteam mag verwerken bij de toeleiding naar zorg. Uitgangspunt daarbij moet zijn dat het functioneren van de cliënt alleen wordt geregistreerd ten aanzien van de gebieden waar hij problemen ervaart en waarvoor hij hulp behoeft. Ook moet de professional voldoende geëquipeerd zijn om te kunnen beoordelen welke gegevens in een concrete situatie noodzakelijk zijn om te registeren. Ten aanzien van noodzakelijkheid van gegevensverwerking In een aantal dossiers zijn leefdomeinen zijn geregistreerd terwijl daarvoor geen noodzaak was. Daarmee is niet voldaan aan de vereisten van proportionaliteit en subsidiariteit. Bij het gebruik van de ZRM geven medewerkers scores per leefgebied, ook als bleek dat deze leefgebieden niet relevant bleken te zijn voor de hulpvraag of toeleiding naar zorg. Dit voldoet niet aan de vereisten van proportionaliteit en subsidiariteit omdat met minder persoonsgegevens kan worden volstaan bij het inzichtelijk maken van de hulpvraag van de cliënt en de toeleiding naar zorg. De AP stelt ook dat het geven van scores als zodanig bovenmatig en onnodig stigmatiserend is, aangezien deze geen toegevoegde waarde deze hebben voor de te nemen beslissing. Het opnemen van losse documenten in bijvoorbeeld het portaal van het wijkteam brengt het risico op niet noodzakelijke en bovenmatige verwerking van persoonsgegevens met zich mee. In één van de dossiers bij een van de gemeenten waren daadwerkelijk losse documenten aangetroffen die niet noodzakelijke c.q. bovenmatige (en bovendien zeer gevoelige) gegevens bevatten. De gemeente heeft deze documenten inmiddels vernietigd. Het opnemen van contactjournaals waarin volledige telefoongesprekken en/of s met of over betrokkene zijn weergegeven brengt het risico met zich mee op niet noodzakelijke en bovenmatige VNG Realisatie 3

4 verwerking van persoonsgegevens. Er kan worden volstaan met het kort weergeven van de strekking van de correspondentie voor zover noodzakelijk voor de hulpvraag. In het kader van de toeleiding naar de Wmo worden aan de hand van de ZRM ook strafrechtelijke gegevens uitgevraagd en verwerkt. Dit is niet toegestaan, aangezien de in de Wmo2015 geen bepaling is opgenomen dat dit mag. Respons van de gemeenten De AP constateert ook dat zowel Nijmegen als Zaanstad inmiddels maatregelen hebben genomen om een einde te maken aan de bovenmatige verwerking van persoonsgegevens en hebben aangekondigd hun werkinstructies aan te passen. 3. Klopt het dat de Autoriteit Persoonsgegevens vindt dat er geen grondslag is voor het integraal verwerken van gegevens en betekent dat, dat gemeenten niet meer aan integrale dienstverlening mogen doen? Het antwoord op de eerste vraag is ja. Het antwoord op de tweede vraag is nee. De AP herhaalt in haar onderzoeksrapporten eerdere kritiek op de wetgever waarin zij zegt dat de wetgever verzuimd heeft om in de decentralisatiewetten (Jeugdwet, Wmo 2015, Participatiewet) en de wet schuldhulpverlening een expliciete grondslag te creëren voor gemeenten om de taken in deze wetten in samenhang uit te voeren. De AP geeft ook aan dat zij zich goed kan voorstellen dat integraal werken (en dus ook het integraal verwerken van gegevens) in bepaalde gevallen wenselijk en noodzakelijk kan zijn. Omdat een grondslag daarvoor in de materiewetten ontbreekt, zijn gemeenten daarom gebonden aan de algemene uitgangspunten van de Wbp bij de beoordeling van de vraag of, en in welke gevallen zij gegevens uit verschillende wetten integraal mogen verwerken. In de praktijk betekent dit dat het niet is toegestaan om elke hulpvraag van een burger te behandelen alsof er sprake is van brede problematiek die om een integrale intake vraagt. En het is dus niet toegestaan om bij elke hulpvraag standaard de hele ZRM door te lopen en alles wat ter sprake komt te registreren. De medewerker die de toeleidingstaken uitvoert zal zich steeds per individueel geval de vraag moeten stellen welke leefgebieden relevant zijn om te checken gezien de aard van de hulpvraag. En alleen die gegevens registreren die noodzakelijk zijn om tot een goede beoordeling van de hulpvraag te komen. De AP zegt in dit verband o.a.: Vooropgesteld zij dat de hulpverlener het noodzakelijk kan achten om het functioneren van de cliënt op alle leefgebieden door te spreken teneinde een algemeen beeld van diens situatie te krijgen. Dit betekent echter niet dat het vastleggen van al deze informatie noodzakelijk is voor toeleiding naar de benodigde zorg. Integrale dienstverlening en gegevensverwerking ten behoeve van integrale dienstverlening blijft dus wel degelijk mogelijk. Maar alleen als de situatie dat vraagt. Voor de uitwerking daarvan zoekt de AP aansluiting bij de kabinetsvisie Zorgvuldig en bewust uit mei 2014, en in de Privacy Impact Assessment gemeentelijke 3D die het kabinet liet uitvoeren uit november VNG Realisatie 4

5 4. Zijn de conclusies van de AP ook van toepassing op wijkteams die in een aparte stichting of samenwerkingsverband zijn onder gebracht? Ja. De conclusies van de AP zijn ook dan van toepassing. De AP gaat ervan uit dat de toeleiding naar voorzieningen een taak is van het college van B&W. Een wijkteammedewerker die toeleidingstaken uitvoert, doet dit dus namens het college en is gehouden aan dezelfde regels. 5. Klopt het dat de Autoriteit Persoonsgegevens zegt dat gemeenten en wijkteams de Zelfredzaamheidsmatrix niet meer mogen gebruiken? Nee. De AP zegt over het gebruik van de ZRM: Met de voor de hulpvraag noodzakelijke schriftelijke toelichting per (relevant) leefgebied kan op een genuanceerde wijze inzichtelijk worden gemaakt welke problemen de cliënt ervaart en welke hulp hij of zij nodig heeft. Zij zegt ook: Vooropgesteld zij dat de hulpverlener het noodzakelijk kan achten om het functioneren van de cliënt op alle leefgebieden door te spreken teneinde een algemeen beeld van diens situatie te krijgen. Dit betekent echter niet dat het vastleggen van al deze informatie noodzakelijk is voor toeleiding naar de benodigde zorg. Kortom: de AP wijst erop dat medewerkers kritisch moeten zijn op het gebruik van de ZRM. Het gebruik van de ZRM mag geen standaardoefening zijn waarbij altijd alle leefgebieden worden doorlopen en op alle leefgebieden informatie en/of scores worden vastgelegd. Als de ZRM op die manier wordt gebruikt is het risico groot dat bovenmatig en niet noodzakelijke gegevens worden verwerkt. Gemeenten moeten daarom betere werkinstructies opstellen voor het gebruik van de ZRM. De medewerker die de toeleidingstaken uitvoert zal zich steeds per individueel geval de vraag moeten stellen welke leefgebieden relevant zijn om te bespreken gezien de aard van de hulpvraag. En alleen die gegevens registreren die aan het eind van het gesprek noodzakelijk blijken te zijn om tot een goede beoordeling van de hulpvraag en noodzakelijke voorziening te komen. Dit betekent dat informatie die ter sprake komt die niet relevant is, niet wordt vastgelegd. Als op voorhand duidelijk is dat bepaalde leefgebieden niet relevant zijn, mogen deze niet worden besproken. 6. Klopt het dat de Autoriteit Persoonsgegevens zegt dat gemeenten en wijkteams moeten stoppen met het vastleggen van scores in de Zelfredzaamheidsmatrix? Ja. Over het vastleggen van scores op de leefgebieden van de ZRM zegt de AP het volgende: VNG Realisatie 5

6 Met de voor de hulpvraag noodzakelijke schriftelijke toelichting per (relevant) leefgebied kan op een genuanceerde wijze inzichtelijk worden gemaakt welke problemen de cliënt ervaart en welke hulp hij of zij nodig heeft. Het toevoegen van een score per leefgebied geeft geen extra relevante informatie voor de vraag of het al dan niet toewijzen van een voorziening is aangewezen. Zij geeft immers geen informatie over de situatie van de cliënt en diens benodigde hulp, terwijl dat de informatie is die noodzakelijk is voor de toeleiding naar zorg. De scores bieden geen relevante informatie zonder dat er begeleidende teksten zijn opgenomen terwijl de begeleidende teksten op zichzelf (zonder de scores) voldoende zijn om te beoordelen of een voorziening al dan niet moet worden toegekend. Ook lijken de scores niet leidend te zijn voor het al dan niet toekennen van een voorziening. Bovendien brengen scores het risico met zich dat ze een stigmatiserend effect hebben. De AP concludeert daarom ten aanzien van het vastleggen van scores: De AP is van oordeel dat het geven van scores per leefgebied niet voldoet aan de vereisten van proportionaliteit en subsidiariteit omdat met minder persoonsgegevens kan worden volstaan bij het inzichtelijk maken van de hulpvraag van de cliënt en de toeleiding naar zorg. De beslissing tot het al dan niet toekennen van een voorziening lijkt namelijk gebaseerd te worden op de toelichting op de leefdomeinen en niet (mede) op de scores. De scores hebben geen toegevoegde waarde, zijn subjectief en de juistheid ervan kan niet worden vastgesteld. 7. Zijn er voorbeelden van wat de Autoriteit Persoonsgegevens bedoeld met bovenmatige gegevensdeling in het kader van deze onderzoeken? Ja. De AP geeft een aantal sprekende voorbeelden die illustreren wat zij als bovenmatig aanmerkt. Hierbij zij opgemerkt dat deze voorbeelden slechts de dossiers betreffen waarin de AP concludeerde dat de verwerking bovenmatig en niet noodzakelijk was. Het betreft zowel in het geval van Nijmegen, als het geval van Zaanstad een minderheid van de onderzochte dossiers. Voorbeeld 1 In een ander dossier is geconcludeerd dat betrokkene géén begeleiding van de gemeente nodig had. Betrokkene had aangegeven moeite te hebben met structuur, administratie en het uitvoeren van dagelijkse dingen. Betrokkene concludeerde daarbij zelf dat de oplossing daarvoor zat in begeleiding van zijn moeder (die hij daarvoor ook al kreeg). Toch zijn ten aanzien van deze betrokkene vrijwel alle leefdomeinen (kort) toegelicht. Daarbij zijn onder meer gegevens betreffende de gezondheid van betrokkene geregistreerd. De AP begrijpt dat een aantal zaken in het keukentafelgesprek mondeling aan de orde komen om te kunnen concluderen dat er geen aanvraag voor begeleiding van de gemeente nodig is. De AP acht het echter niet noodzakelijk dat al de gegevens over alle leefdomeinen worden geregistreerd (deze gegevens zijn immers niet noodzakelijk voor de toe- dan wel afwijzing van een voorziening). Voorbeeld 2 In één van de dossiers is bijvoorbeeld gevraagd om voortzetting van de begeleiding bij het voeren van de administratie. Het wijkteam is van mening dat de voortzetting noodzakelijk is omdat betrokkene aan het eind van een minnelijk traject zit en het belangrijk is dat er geen nieuwe VNG Realisatie 6

7 schulden worden gemaakt. Daartoe is beknopt een toelichting opgenomen. Daarnaast zijn 16 leefgebieden gescoord (waarbij de meeste leefgebieden een 4 of 5 scoren). De AP is van oordeel dat deze scores geen toegevoegde waarde hebben bovenop de toelichting op basis waarvan de voorzetting van de begeleiding is toegekend. Voorbeeld 3 Ook is er een dossier waarin wordt gevraagd om herindicatie van de huishoudelijke hulp. De aanvraag wordt toegewezen vanwege de lichamelijke beperkingen van de aanvragers. Deze lichamelijke beperkingen worden gedetailleerd beschreven bij het leefdomein lichamelijke gezondheid ( maligniteit prostaat, instabiele en stabiele angina pectoris, stent bij het hart, evenwichtsproblemen en duizeligheid, brandende pijn aan knieën en bovenbenen, pijnmedicatie, botontkalking, pijn aan schouders en gewrichten, waarvoor medicatie en, protheses geadviseerd voor knieën. ) Bij het leefdomein geestelijke gezondheid is opgenomen dat aanvrager somber is vanwege de lichamelijke beperkingen. Voor het leefdomein verslaving is opgenomen dat aanvragers geen alcohol drinken en geen drugs gebruiken. Hetgeen is ingevuld bij de leefgebieden geestelijke gezondheid en verslaving lijkt niet relevant voor de toewijzing van de gevraagde voorziening en is daarmee dus niet noodzakelijk. Verder had naar het oordeel van de AP bij het leefdomein lichamelijke gezondheid kunnen worden volstaan met het beknopt benoemen van de fysieke beperkingen die aanleiding waren tot toewijzing van de voorziening. Voorbeeld 4 Tot slot werd in een dossier gevraagd om begeleiding naar werk. De conclusie van de wijkteammedewerker was dat aanvrager zelfredzaam is en geen hulp nodig heeft van het wijkteam. En dat aanvrager zich op een later moment omdat aanvrager op het moment van de aanvraag hoogzwanger is - direct kan wenden tot het onderdeel Werk van de gemeente. Toch zijn er 11 leefgebieden (beknopt) toegelicht (deels staat er dan niet van toepassing, waarschijnlijk vanwege de zwangerschap). Bij het leefgebied geestelijke gezondheid is toegelicht dat betrokkene eerder last had van paniekaanvallen maar dat dat nu niet aan de orde is. Naar het oordeel van de AP had kunnen worden volstaan met de conclusie dat hulp van het wijkteam niet nodig is en dat aanvrager na haar bevalling direct door kan naar Werk. De toelichting bij het leefdomein geestelijke gezondheid acht de AP niet noodzakelijk voor deze conclusie. Voorbeeld 5 In een ander dossier wordt gevraagd om begeleiding na verhuizing uit een jeugdinstelling. Betrokkene wil graag ondersteuning bij het voorbereiden op een zelfstandige woonsituatie, het onderhouden van relaties en het ontwikkelen van zijn zelfredzaamheid. Bij het leefdomein lichamelijke gezondheid wordt onder meer ingegaan op de jeugdpuistjes van betrokkene. De AP ziet vooralsnog niet dat hiervoor een onderbouwing van de noodzaak voor het bepalen van ondersteuningsbehoefte is te geven. Voorbeeld 6 Daarnaast waren er twee dossiers waarvan de noodzaak van het registeren van de ZRM in het geheel niet kan worden onderbouwd. Het betreft een dossier waarin de huisarts betrokkene had aangemeld voor een tijdelijke ophoging van individuele begeleiding. De ZRM is op 12 leefdomeinen gescoord maar niet toegelicht. VNG Realisatie 7

8 De beslissing om de (tijdelijke ophoging van) de voorziening toe te kennen lijkt te zijn gebaseerd op hetgeen is opgenomen in de vraagverheldering voor het onderzoeksverslag. Hierin is beschreven wat de reden voor de tijdelijke ophoging is. Voorbeeld 7 Bij één van de door de AP onderzochte dossiers zijn in het WIZ-portaal meerdere losse documenten opgenomen waarin de gezondheidstoestand van de cliënt uitgebreid wordt beschreven en wordt aangegeven welke medicatie de cliënt gebruikt.129 Het gaat daarbij ook om (zeer gevoelige) medische documenten zoals een brief van de huisarts, een verklaring van een ziekenhuisarts en een medische diagnose. De cliënt wil graag verlenging van begeleiding. Om te kunnen beoordelen welke vorm van hulp de cliënt wenst en nodig heeft en hem of haar naar deze hulp toe te leiden, kan het nodig zijn om persoonsgegevens betreffende de gezondheid te verwerken. De mogelijkheid om losse documenten in het WIZ-portaal op te nemen naast de informatie over het functioneren van de cliënt per leefgebied brengt echter als risico met zich dat er bovenmatig persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij verdient opmerking dat deze documenten voor een ander doel kunnen zijn opgesteld dan voor de toeleiding naar zorg. In het onderzochte dossier had met minder persoonsgegevens (betreffende de gezondheid) kunnen worden volstaan. Om te kunnen beoordelen of begeleiding de juiste vorm van zorg voor de cliënt is en de toeleiding te regelen, hoeft immers alleen in globale zin het functioneren van de cliënt inzichtelijk te worden gemaakt. Indien de begeleider aanvullende gegevens nodig heeft voor de daadwerkelijke hulpverlening, kunnen die door de cliënt op een later moment rechtstreeks aan de begeleider of zorgverlener worden verstrekt. Tevens verdient opmerking dat het gaat om een aanvraag van verlenging van begeleiding. Dit maakt dat alleen de veranderingen ten opzichte van de eerdere situatie hoeven te worden geregistreerd. Voor de goede orde wijst de AP erop dat voor de vraag of gegevens noodzakelijk c.q. bovenmatig zijn niet relevant is of de gemeente deze gegevens van betrokkene heeft gevraagd of dat betrokkene deze gegevens uit eigen beweging heeft verstrekt. 8. Klopt het dat de AP van mening is dat er geen s en verslagen van telefoongesprekken mogen worden vast gelegd in contactjournaals? De AP is kritisch over het vastleggen van integrale correspondentie en verslagen van telefoongesprekken, omdat het risico bestaat dat er al snel informatie wordt vastgelegd die niet noodzakelijk is in verband met de toewijzing van een voorziening. De AP zegt hierover: De telefoongesprekken en s die in de onderzochte dossiers zijn opgenomen zijn over het algemeen kort en zakelijk. De AP vraagt zich echter wel af het (in alle gevallen) noodzakelijk is om deze volledig op te nemen. Er zou ook kunnen worden volstaan met het kort weergeven van de strekking van de correspondentie voor zover deze noodzakelijk is voor de toeleiding naar zorg. De volledige weergave van s of een meer uitgebreide weergave van een telefoongesprek heeft daarenboven geen toegevoegde waarde. VNG Realisatie 8

9 Het betrof onder andere de volgende voorbeelden: In een ander dossier is gevraagd om voortzetting van de begeleiding door een organisatie bij het monitoren van de financiën van betrokkene. In dit dossiers zijn s opgenomen die zijn gewisseld tussen deze organisatie en het wijkteam. Ook is er een dossier waarin is gevraagd om een schuldenregeling. Hierin zijn diverse s opgenomen die het wijkteam aan de aanvrager heeft verstuurd en s die tussen het wijkteam en de bewindvoerder zijn gewisseld. Het betreft onder andere s waarin het bedrag op de spaarrekening van aanvrager wordt genoemd en wordt gevraagd waartoe dit bedrag dient. 9. Klopt het dat de Autoriteit Persoonsgegevens van mening is dat medewerkers van gemeenten en wijkteams geen justitiële gegevens mogen verwerken in het kader van de toeleiding naar Wmo voorzieningen? Ja. De AP constateert dat in het kader van de toeleiding naar de Wmo bij toepassing van de ZRM ook strafrechtelijke gegevens worden uitgevraagd. Dit is niet toegestaan. Strafrechtelijke gegevens mogen in de regel niet worden verwerkt, tenzij daarvoor een expliciete uitzondering is gemaakt in een wet. De Wmo 2015 en de Wbp bevatten echter geen uitzondering die het verwerken van strafrechtelijke gegevens toestaat in het kader van toeleiding naar zorg. Daarom mag deze informatie ook niet worden uitgevraagd in het kader van toeleiding naar een Wmo-voorziening. De Jeugdwet bevat een dergelijke bepaling wel. Echter daar geldt dat dit alleen mag, voor zover het noodzakelijk is in het kader van de toeleiding naar jeugdhulp of jeugdbescherming. Het uitvragen van strafrechtelijke gegevens mag geen automatisme zijn. 10. Wat betekenen de conclusies van de Autoriteit Persoonsgegevens voor professionals bij gemeenten en wijkteams die toeleidingstaken uitvoeren? De conclusies betekenen dat medewerkers daadwerkelijk maatwerk moeten leveren. Zowel met betrekking tot het advies en de toekenning van voorzieningen, als met betrekking tot de verkenning van de hulpvraag van de burger. De one-size-fits-all benadering waarbij elke burger met een hulpvraag wordt bevraagd op alle velden van de ZRM is daarbij niet toegestaan. Professionals zullen hun professionaliteit moeten laten spreken met betrekking tot mogelijke samenhang van problematieken en kennis van zaken m.b.t. de gegevens die noodzakelijk zijn om tot een juiste beoordeling van de situatie en benodigde ondersteuning te komen. Dat kan o.a. door aan het eind van een gesprek met de burger samen te conclusies te trekken en daarbij ook de expliciete afweging te maken welke gegevens dan noodzakelijk zijn om vast te leggen, welke niet, en welke gegevens nog noodzakelijk zijn om tot een goede beoordeling van de hulpvraag te komen. Als de conclusie is dat er voorzieningen noodzakelijk zijn op meerdere leefgebieden of afstemming tussen voorzieningen, dan is dat ook in de ogen van de AP mogelijk. In die zin doet de AP een groter beroep op de professionele kennis en kunde van de professionals. Zie ook FAQ Klopt het dat de Autoriteit Persoonsgegevens zegt dat gemeenten en wijkteams de Zelfredzaamheidsmatrix niet meer mogen gebruiken? VNG Realisatie 9

10 11. Wat betekenen de conclusies van de Autoriteit Persoonsgegevens voor de informatiesystemen die gemeenten en wijkteams gebruiken ten behoeve van het sociaal domein? De AP constateerde bij een van de gemeenten dat het informatiesysteem dusdanig was ingericht dat burgers die zelf de Zelfredzaamheidsmatrix invulden gedwongen werden informatie te verstrekken op leefgebieden die helemaal niet relevant waren. Daarmee was het systeem in strijd met de eigen beleidslijn, waarin wel werd aangegeven dat alleen noodzakelijke gegevens mogen worden verwerkt. Gemeenten zullen zich er rekenschap van moeten geven dat hun informatiesystemen professionals en burgers op de juiste wijze ondersteunen. Zowel met betrekking tot de inhoud van het werk, als met betrekking tot een zorgvuldige, bewuste en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. 12. Wat betekenen de conclusies van de Autoriteit Persoonsgegevens voor gemeenten en wijkteams? De AP is van mening dat de onderzochte gemeenten beter invulling hadden moeten geven aan hun zorgplicht ten aanzien van een zorgvuldige en rechtmatige gegevensverwerking bij de toeleiding naar voorzieningen in het sociaal domein. Zij hadden zowel in beleid, als werkinstructies aan medewerkers van gemeente en wijkteams, beter moeten aangeven welke gegevens wel en niet noodzakelijk zijn, in welke gevallen gegevens wel of niet mogen worden geregistreerd, en hoe medewerkers tot een goede afweging moeten komen. Ook moet daarin worden aangegeven hoe moet worden omgegaan met gegevens die burgers op eigen initiatief aandragen, maar die niet noodzakelijk blijken te zijn in het kader van een beoordeling van de hulpvraag en toeleiding naar zorg. Gemeenten doen er goed aan om op basis van deze AP-rapportage nog eens goed hun beleid, werkinstructies en informatiesystemen tegen het licht te houden, en hun werkwijze in overeenstemming te brengen met hetgeen de AP in deze rapportages vraagt. Dat zal in sommige gevallen vragen om aanpassingen van het werkproces, training van medewerkers en bewuste sturing vanuit het management en teamleiders om tot een betere maatvoering te komen in gegevensverwerking in het sociaal domein. 13. Wat kunnen gemeenten doen om op een betere manier met de privacy van hun burgers om te gaan in het sociaal domein en nieuwe kritiek van de Autoriteit Persoonsgegevens te voorkomen? Om tot een zorgvuldige, bewuste en rechtmatige omgang met persoonsgegevens en privacy van burgers te komen is het van belang dat gemeenten op een gestructureerde manier nadenken over privacy en de organisatie van de gegevenshuishouding. Daar zijn diverse instrumenten voor. O.a. het uitvoeren van een Privacy Impact Assessment (PIA) op de eigen werkwijze. Voorts bieden ook de eerdergenoemde Privacy Impact Assessment gemeentelijke 3D van het kabinet en de rapportages van de AP over Zaanstad en Nijmegen inzicht in de eisen waaraan de inrichting en omgang met persoonsgegevens moet voldoen. VNG Realisatie 10

11 In het kader van het nieuwe programma Sociaal Domein is een traject gestart rond de Uitwisseling van Persoonsgegevens en Privacy (UPP) van Rijk en VNG samen. In dit traject wordt o.a. een traject ontwikkeld waarin een kopgroep van gemeenten samen gaan werken aan zo n gestructureerde aanpak. En vervolgens worden de ervaringen van deze gemeenten verspreid via leernetwerken. 14. Wat kunnen gemeenten van het Rijk verwachten naar aanleiding van deze rapporten van de Autoriteit Persoonsgegevens? De AP heeft herhaalde malen kritiek geleverd op de wetgever ten aanzien van de wettelijke grondslag voor het in samenhang uitvoeren van de ver schillende wettelijke taken in het sociaal domein, en de daarvoor noodzakelijke gegevensverwerking. Dit leidt tot veel verwarring in het veld. In het kader van het nieuwe programma Sociaal Domein is een traject gestart rond de Uitwisseling van Persoonsgegevens en Privacy (UPP) van Rijk en VNG samen. In dit traject wordt o.a. gekeken naar de noodzaak om tot aanpassingen van wetgeving te komen met betrekking tot dit punt. Doelstelling is om in de loop van dit jaar tot concrete conclusies en voorstellen te komen, in consultatie met gemeenten en zorgaanbieders. 15. Verandert de nieuwe Europese wetgeving (AVG) nog iets aan de conclusies van de Autoriteit Persoonsgegevens? Nee. Hetgeen de AP in deze rapporten aangeeft, blijft onverminderd van kracht onder de nieuwe AVG en de nationale uitvoeringswetten die momenteel in voorbereiding zijn. De AP zegt daar zelf over in de rapporten: Op 25 mei 2018 wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Naar verwachting treden dan ook de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) en de Aanpassingswet Algemene verordening gegevensbescherming (AAVG) in werking. De hieronder beschreven normen uit de Wbp veranderen niet na het van kracht worden van de AVG en de inwerkingtreding van de UAVG en de AAVG. De AVG versterkt onderstaande normen voor een deel zelfs omdat verwerkingsverantwoordelijken - meer dan nu- verplicht zijn aan te tonen dat zij voldoen aan de AVG ( accountability ). Daarnaast is voor het onderhavige onderzoek van belang dat de AVG de mogelijkheid biedt om voor een aantal onderwerpen te voorzien in nationale wetgeving. De Jeugdwet en de Wmo 2015 worden gezien als dergelijke nationale wetgeving. VNG Realisatie 11

12 VNG Realisatie Nassaulaan 12 Den Haag Postbus 30435, 2500 GK Den Haag