1. Introductie Mijn Grote Clubactie Mededelingen Nieuws Veelgestelde vragen Tip Partners

Transcriptie

1 1

2 1. Introductie Mijn Grote Clubactie Mededelingen Nieuws Veelgestelde vragen Tip Partners Clubgegevens Logo Doel Afbeelding Basis informatie e contactpersoon Mijn organisatie e contactpersoon Mijn bestellingen Een bestelling plaatsen Bestelling(en) van 2017 inzien Deelnemende leden Een lid, team of teamleider toevoegen Meerdere leden toevoegen Gegevens wijzigen of lid verwijderen Uitleg filters Exporteren Verwijderen Verkochte loten Verkoop toevoegen Superlot toevoegen Verkoopdetails bekijken Verkoop wijzigen Verkoop verwijderen Uitleg filters Exporteren

3 7. Online verkoop Clubpagina optimaliseren Lotenkopers mailen Verkopers mailen Overzicht mailings Downloads Statistieken Opbrengsten Huidige stand Promotiewebshop Bestelling plaatsen Contact

4 Voor je heb je de handleiding van Mijn Grote Clubactie. Mijn Grote Clubactie is dé persoonlijke online inlogomgeving van de Grote Clubactie voor jouw vereniging. In deze omgeving kun je diverse acties ondernemen. Denk aan het wijzigen van jullie clubgegevens, plaatsen van jullie bestelling(en), invoeren van verkochte (Super)loten en klaarzetten van jullie online actie. In deze handleiding vind je per onderdeel een uitgebreide toelichting. Mocht de beschrijving van een onderdeel volgens jou onvoldoende of onduidelijk zijn, dan horen wij dit graag, zodat wij dit voor jou en jouw collega-coördinatoren kunnen aanpassen. Je kunt dit melden via of Bij voorbaat dank. 4

5 Deze pagina is je startpagina. Vanuit hier kun je navigeren naar de andere pagina s in Mijn Grote Clubactie. Daarnaast vind je hier de volgende gegevens. 2.1 Mededelingen Hier vind je de belangrijkste informatie die de Grote Clubactie graag met je wil delen, zoals: tips, aandachtspunten of handige weetjes. Dankzij de mededelingen ben je altijd op de hoogte van wat er speelt. 2.2 Nieuws De laatste nieuwsberichten vind je hier. Deze bevatten onder andere succesverhalen, maar ook herinneringen aan belangrijke momenten in de actie. 2.3 Veel gestelde vragen Welke vragen worden het meest gesteld aan de Grote Clubactie? We hebben ze hier voor je gebundeld. De vragen en bijbehorende antwoorden die hier aan bod komen, worden per periode in de actie aangepast. Zo kun je steeds de antwoorden vinden op de meest gestelde vragen van dat moment. Heb je een vraag en kun je deze niet terugvinden in het overzicht? Neem dan contact met ons op via info@clubactie.nl of Mocht de vraag vaker worden gesteld, dan kunnen wij deze toevoegen aan het overzicht. 2.4 Tip Hier vind je een steeds wisselende tip van een collega-clubcoördinator. Heb je ook een goede tip die je wilt delen? Laat het ons weten! 2.5 Partners De Grote Clubactie werkt samen met diverse partners. Namens deze partners mogen wij jou en jouw vereniging regelmatig een leuke aanbieding doen. Meer informatie over de partners en de bijbehorende actie vind je hier. 5

6 Op deze pagina kun je de gegevens van jouw vereniging inzien en bijwerken. Het is aan te raden om de gegevens zo compleet mogelijk in te vullen. Op deze manier kan de Grote Clubactie jouw vereniging zo goed mogelijk van dienst zijn. De Clubgegevens bestaan uit de volgende onderdelen. Wanneer je gegevens wilt aanpassen, kun je op de button Wijzigen klikken onderaan het onderdeel. Wijzig de gegevens en klik vervolgens op Opslaan. 3.1 Logo Hier kun je het logo van de vereniging plaatsen. Klik op bladeren om een (nieuwe) foto te zoeken. 3.2 Doel Willen jullie dit jaar gaan voor nieuwe voederbakken? Hopen jullie nieuwe tenues te kunnen aanschaffen? Of streven jullie naar een kamp voor alle leden? Het doel van jullie Grote Clubactie kan hier worden geplaatst. Ook kun je aangeven wat het bedrag is dat jullie nastreven om op te halen. 3.3 Afbeelding Je kunt hier een foto gebruiken om jullie doelomschrijving kracht bij te zetten, of gewoon om de pagina mooier te maken. Door te kiezen voor Bladeren kun je een afbeelding kiezen die je hebt opgeslagen op jouw computer. Omschrijf het doel van jouw vereniging. Voeg een afbeelding toe. 6

7 3.4 Basis informatie Bij Basis informatie staan de gegevens die van belang zijn voor deelname aan de Grote Clubactie. Dit zijn de volgende gegevens: het registratienummer, het IBAN en de tenaamstelling. Daarnaast kun je hier een omschrijving van de vereniging plaatsen. Als je gegevens wilt wijzigen, voer je die door en klikt je op opslaan. Let op! Het IBAN kun je niet zelf wijzigen. Hiervoor dien je contact op te nemen met ons via of 3.5 1e contactpersoon De 1e contactpersoon is de persoon die voor de Grote Clubactie geldt als aanspreekpunt. Hij of zij ontvangt post en van de Grote Clubactie. Ook zal, indien nodig, telefonisch contact worden opgenomen met deze contactpersoon. Zorg dat deze gegevens compleet zijn. 3.6 Mijn organisatie Hier kan algemene informatie over de vereniging worden geplaatst. Denk hierbij aan de website, het algemene adres en telefoonnummer, het correspondentieadres en het vestigingsadres. Het is ook mogelijk om hier informatie in te vullen over het aantal teams en leden dat de vereniging heeft. Dit geeft de Grote Clubactie inzicht in wat voor vereniging jullie zijn e contactpersoon De 2e contactpersoon is de persoon die voor de Grote Clubactie geldt als aanspreekpunt indien de 1 e contactpersoon niet kan worden bereikt. 7

8 Via Mijn bestellingen kan de bestelling voor de Grote Clubactie worden geplaatst. Je kunt hier aangeven hoeveel en welk verkoopmateriaal je wilt bestellen. Maak een keuze uit de verkoopmethode(s) waarmee de vereniging gaat deelnemen. Ook kun je inzien welke bestelling(en) door de vereniging in 2017 en 2018 is / zijn geplaatst. 4.1 Een bestelling plaatsen Door te klikken op Plaats een bestelling kom je in de bestelmodule. Hier kun je een bestelling plaatsen voor de actie van Het plaatsen van een bestelling bestaat uit een aantal stappen: 1. Selecteer verkoopmethode(s) Geef aan met welke verkoopmethode(s) de vereniging gaat deelnemen. De vereniging kan vier verschillende verkoopmethodes inzetten om deel te nemen aan de Grote Clubactie. Een combinatie van verschillende methodes is ook mogelijk. In het Stappenplan Hoe organiseert jouw vereniging een succesvolle Grote Clubactie? staan de vier methodes uitgebreid beschreven. Het Stappenplan kun je vinden bij Downloads. Wanneer je kiest voor de verkoopmethode Contante lotenverkoop, moet worden aangegeven hoeveel loten je wenst te bestellen. Loten kunnen worden besteld per 25 stuks. Wanneer je kiest voor de verkoopmethode Eenmalige machtiging is het raadzaam om hierbij verkoopboekjes te bestellen. Vink dan Bestel verkoopboekjes aan. Vervolgens kun je het gewenste aantal verkoopboekjes invullen. De verkoopboekjes gaan per 25 stuks. Let op, de eerste 100 boekjes bij je eerste bestelling krijg je gratis. De korting van deze boekjes wordt aan het eind van jouw bestelling berekend. Verkoopmethode Online is een gratis methode, die met name geschikt is als aanvulling op (een) andere verkoopmethode(s). Wanneer je kiest voor de verkoopmethode Superlot, moet je aangeven hoeveel Superloten je wenst te bestellen. Je ontvangt het symbolische Superlot en een intekenlijst. Superloten zijn pas van waarde als een verkoper van het Superlot is geregistreerd in Mijn Grote Clubactie. Via de bestelmodule kun je maximaal 20 Superloten bestellen. Wil je er meer? Neem dan contact met ons op ( of info@clubactie.nl). 2. Controleer de bestelling Je ziet een overzicht staan van jouw bestelling. Zorg ervoor dat je altijd je bestelling controleert. Check de verkoopmethodes, het aantal loten en/of het aantal verkoopboekjes. Mocht je een aanpassing willen doorvoeren, dan kun je dit via de button Bestelling wijzigen regelen. 8

9 3. Controleer de contactgegevens Een bevestiging van de bestelling wordt per verstuurd naar het bij ons bekende e- mailadres. Controleer dit daarom altijd goed, zodat je zeker weet dat je een bevestiging van je bestelling ontvangt. Door te kiezen voor Gegevens wijzigen, kun je de gegevens desgewenst aanpassen. De bestelling wordt afgeleverd op het adres dat bij ons bekend is. Zorg ervoor dat je dit controleert. Wijzigingen kun je doorvoeren via Gegevens wijzigen. Mocht het adres dat er staat juist zijn, maar wil je de betreffende bestelling op een ander adres laten bezorgen, wijzig dan enkel het afleveradres. Dit kun je doen wanneer je bijvoorbeeld weet dat je op de afleverdatum de bestelling niet op het bij ons bekende adres in ontvangst kunt nemen. In dit geval kies je voor Afleveradres wijzigen. Dit kan tot 8 augustus Let op! Ook wanneer je enkel de verkoopmethode Online bestelt, ontvang je post van de Grote Clubactie. Je ontvangt namelijk twee posters. Controleer dus ook in dat geval het adres. 4. Controleer de betaalgegevens De kosten van de bestelling worden binnen 21 dagen door de Grote Clubactie in rekening gebracht. Controleer daarom goed of het juiste rekeningnummer van de vereniging vermeld staat. Wanneer een bestelling niet kan worden geïncasseerd, zal deze ook niet worden bezorgd. Op het rekeningnummer dat staat ingevuld bij de bestelling, wordt aan het einde van de actie de eventuele afdracht gestort (in geval van deelname met een verkoopmethodes waarbij machtigingen worden afgegeven. Dit zijn de methodes: eenmalige machtiging, online en Superloten met eenmalige machtiging.). Ten slotte dien je akkoord te gaan met de algemene voorwaarden. Daarna kun je de bestelling versturen. De bevestiging van de bestelling wordt per naar je toegestuurd. Ga akkoord met de algemene voorwaarden en klik op 'Bestelling versturen'. Je kunt eenvoudig een tweede of derde (of vierde ) bestelling plaatsen door te kiezen voor Plaats een extra bestelling. Je komt dan weer in de bestelmodule terecht. Je kunt eenvoudig een extra bestelling plaatsen. 9

10 4.2 Bestelling(en) van 2017 inzien Indien jouw vereniging ook in 2017 heeft deelgenomen aan de Grote Clubactie, is het mogelijk om in te zien welke bestelling(en) in 2017 is/zijn geplaatst. Door te klikken op het jaartal 2017, krijg je een overzicht van de geplaatste bestelling(en). Deze informatie kun je gebruiken bij het plaatsen van je bestelling. Had je in 2017 teveel of juist te weinig boekjes? Hier vind je hoeveel boekjes je had besteld. (Je kunt het aantal voor de actie van 2018 aanpassen.) 4.1 Een bestelling plaatsen. 4.2 Bestelling(en) van 2017 inzien. 10

11 In het onderdeel Deelnemende leden wordt de mogelijkheid geboden om al jullie verkopende leden toe te voegen. De functionaliteit is bedoeld voor verenigingen die meedoen met de verkoopmethode Eenmalige machtiging en/of Online. Het is mogelijk om de aankoop van loten te koppelen aan een verkoper. Gedurende of aan het einde van de actie kun je eenvoudig inzien hoeveel loten iedere verkoper heeft verkocht. Ook handig voor de 20-loten-actie! Let op: De naam van de lotenverkoper wordt vermeld op het bankafschrift van de lotenkoper. Wij raden je aan om alle aankopen te koppelen aan een lotenverkoper, zodat er geen verwarring kan ontstaan bij de lotenkoper. Het is eveneens mogelijk om verkopers onder te verdelen in teams of te koppelen aan een teamleider. Dit is niet verplicht, maar kan gemakkelijk zijn. Het geeft inzicht in de prestaties van een team en / of teamleider. Het is ook mogelijk om deelnemende leden uit te nodigen om online loten te verkopen. Dit gebeurt in het onderdeel Online verkoop. Je kunt dan de leden die zijn geregistreerd een sturen met de vraag om (ook) online loten te verkopen. De leden krijgen dan een persoonlijke clubpagina die ze online kunnen verspreiden. In hoofdstuk 7 van deze handleiding vind je hier meer informatie over. 5.1 Een lid, team of teamleider toevoegen Als je leden gaat toevoegen, kun je ervoor kiezen om de leden één voor één toe te voegen. Het is ook mogelijk om meerdere leden tegelijk toe te voegen door middel van een Excel-bestand. Hoe dit werkt lees je in paragraaf 5.2. Wanneer je leden, teams of teamleiders één voor één wilt toevoegen, dan ga je als volgt te werk: Ga met de muis over de button + Lid, team of teamleider en kies de actie die je wilt toevoegen. In onderstaand voorbeeld voegen we een lid toe. In dat geval klikt je op Lid toevoegen. Je komt terecht bij de onderstaande pop-up (zie volgende pagina). Vul hier alle gegevens in van het betreffende lid. Het is niet verplicht om alle gevraagde gegevens in te vullen. Enkel de voor- en achternaam van het lid zijn verplicht. Echter, wanneer je het lid wilt uitnodigen voor de online verkoopmethode, dien je wel het adres in te voeren. Vervolgens klik je op de blauwe button Toevoegen. Het lid is nu toegevoegd. Je kunt een volgend lid toevoegen. Het zojuist toegevoegde lid is terug te vinden in het overzicht van deelnemende leden. 11

12 Rechtsonder, zie je welke 5 leden voor het laatst zijn toegevoegd en wanneer. Zo kun je altijd gemakkelijk controleren of het toevoegen juist is verlopen. 5.2 Meerdere leden toevoegen Wanneer je veel leden wilt toevoegen, is het gemakkelijk om de functionaliteit + Meerdere leden te gebruiken. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om in één keer een bestand met meerdere leden toe te voegen. Hier leest je hoe je te werk gaat: Klik op meerdere leden: 12

13 Je komt terecht op onderstaand scherm. Aan de rechterkant zie je een instructiefilmpje staan. Op dit filmpje wordt eveneens uitgelegd hoe je eenvoudig meerdere leden en teams kunt toevoegen. Om meerdere leden toe te voegen, moet je een Excel-bestand uploaden. Het bestand vereist een specifieke indeling voor kolom A t/m H welke beschreven staat. Je kunt de indeling zelf maken in een bestand, maar je kunt ook het voorbeeldbestand downloaden. Dan weet je zeker dat je de juiste opbouw hanteert. Je krijgt een voorbeeldbestand door te klikken op Download het voorbeeldbestand. Linksonder op je beeldscherm verschijnt een Excel-download. Wanneer je hierop klikt wordt een bestand geopend in Excel. In dit Excel-bestand zie je dat de titels van de kolommen A t/m H al zijn ingevuld. Onder deze titels moeten de gegevens komen van de deelnemende leden die je wilt toevoegen. 13

14 Hieronder wordt uitgelegd hoe je de kolommen hoort in te vullen. Uiteraard is het mogelijk om vanuit je ledenbestand te kopiëren en te plakken naar dit uploadbestand. Mocht je er niet uitkomen, neem dan contact met ons op via het telefoonnummer We helpen je graag verder! Kolom Naam kolom Verplicht Omschrijving A Geslacht Nee Let op: Je kunt hier alleen de waarden M en V invullen. M staat voor MAN, de V staat voor VROUW. B Voornaam Ja Vul hier de voornaam in van het lid dat je wilt toevoegen. C Voorvoegsel Nee Vul hier, indien aanwezig, het voorvoegsel van het lid. D Achternaam Ja Vul hier de achternaam in van het lid. E adres Nee Vul hier het adres in van jullie leden. De Clubactie zal deze adressen op generlei wijze gebruiken. (Zie privacy reglement) F Functie Nee Let op: Hier is alleen de keuze uit Verkoper of Teamleider mogelijk. Een verkoper is iemand die daadwerkelijk met het boekje langs de deuren gaat. Een teamleider coördineert de actie namens een team of categorie. G Verkoopmethode Nee Let op: Hier is alleen keuze uit C of E of O of een combinatie hiervan gescheiden door een komma mogelijk. C staat voor Contant, E voor Eenmalige machtiging en O voor de Online verkoopmethode. Wanneer geen waarde wordt opgegeven, krijgt elk toegevoegd lid automatisch alle verkoopmethodes toegewezen. H Team Nee Vul hier het team in waarin het lid zit. Op die manier kun je later bekijken hoeveel de opbrengst is per team. Een voorbeeld van hoe het bestand eruit kan komen te zien: Wanneer al jouw verkopende leden in het bestand staan, sla het dan ergens lokaal op de computer op. De volgende stap is om het bestand te uploaden. Dit houdt in dat je de gegevens van de leden toevoegt aan Mijn Grote Clubactie. Je kunt het bestand uploaden via de button Bestand toevoegen. Zodra je het bestand hebt toegevoegd, zie je de bestandnaam staan. Vervolgens klik je op de knop Laad bestand(en). 14

15 Het bestand wordt nu geladen en gecontroleerd op juistheid. Let op, dit kan enige tijd in beslag nemen. Wanneer er een fout in het bestand zit, geeft het systeem dit aan. Is het bestand foutloos, klik dan op de button Leden toevoegen en je bent klaar. Je vindt het toegevoegd lid terug in het overzicht bij Deelnemende leden. Indien het bestand een fout bevat, kun je door te klikken op Specificeer inzien wat de fout is en waarom. Vervolgens kun je de gegevens (indien mogelijk) aanpassen. Het systeem geeft bijvoorbeeld de foutmelding dat de voornaam van een lid niet correct is. Je klikt dan op het veld Voornaam en typt de juiste naam in. Dan klik je op Enter. Het rode kruisje vooraan de regel is nu een groen vinkje geworden. Dit houdt in dat de gegevens nu juist zijn. Kies voor Opslaan om de wijziging in het bestand te bewaren. Het resultaat zal zijn dat van alle 5 ontvangers, nu 5 juist zijn. Het bestand is nu goed en volledig om toe te voegen. Klik op de blauwe button Leden toevoegen. Na deze handeling heb je met succes meerdere leden toegevoegd. Je vindt de leden terug in het overzicht bij Deelnemende leden. 5.3 Gegevens wijzigen of lid verwijderen Door in het overzicht van de deelnemende leden op de regel van een lid te klikken, verschijnt een pop-up met de gegevens van het lid. Het is dan mogelijk om de gegevens van het lid te wijzigen of het lid geheel te verwijderen. 15

16 5.4 Uitleg filters In het overzicht van de deelnemende leden is het mogelijk te filteren op bepaalde waarden, zoals team, teamleider, functie of verkoopmethode. Een combinatie is ook mogelijk. Je maakt een filter actief door met de muis een filter aan te klikken en de waarde te selecteren waarop je de deelnemende leden wilt filteren. Heb je de waarde aangeklikt, klik dan naast de uitgeklapte filtermogelijkheden en je zult zien dat de filter actief wordt in het overzicht. Wanneer je de filter niet langer actief wilt hebben, kun je deze ook uitzetten. Je zoekt deze filter op dezelfde manier op als in bovenstaand voorbeeld, maar in plaats van de waarde aan te vinken, vink je deze nu uit. Door naast de filtermogelijkheden te klikken, ververst de pagina en wordt de nieuwe selectie zichtbaar. 5.5 Exporteren Het is mogelijk een export te maken van alle deelnemende leden van jouw vereniging. Je krijgt dan een Excel-bestand waarin de gegevens van al jullie deelnemende leden staan. Je doet dat door leden te selecteren en vervolgens op de button Exporteren te klikken. Wil je al je leden exporteren (of iedereen die zichtbaar is na de filter), selecteer dan iedereen in één keer door het vakje in de eerste kolom van het overzicht aan te vinken. Wanneer je op zoek bent naar een overzicht van het aantal verkochte loten per lid, dan kun je een export maken bij het onderdeel Verkochte Loten. Zie hoofdstuk 6 voor meer informatie. 5.6 Verwijderen Je kunt er ook voor kiezen om meerdere leden te verwijderen uit het overzicht. Bijvoorbeeld wanneer een team is opgeheven. In dat geval kun je de betreffende leden die je wilt verwijderen (eventueel door middel van een filter) selecteren. Wanneer je dan op de button Verwijderen klikt worden de geselecteerde leden verwijderd uit het overzicht. 16

17 In het onderdeel Verkochte loten dienen alle verkopen te worden geregistreerd die via de methode Eenmalige machtiging of Superlot zijn gedaan. De pagina geeft vervolgens een overzicht van het totaal aantal verkochte loten. Dit houdt in dat in dit overzicht ook de verkochte loten staan die via de methode Online zijn verkocht. Je ziet per tabblad 20 aankopen. Via Volgende kun je de overige tabbladen bekijken. De volgende gegevens staan in het overzicht: Kolom Naam kolom Omschrijving A Check box Wanneer dit in de bovenste rij wordt aangeklikt, selecteer je alle aankopen die op dat moment in de filter worden meegenomen. Ook kun je unieke aankopen los selecteren. Deze selectie wordt gebruikt voor de export. Voor meer informatie zie paragraaf 6.7. B Naam Hierin zie je de naam van de koper. C Adres Hierin zie je het adres dat de koper heeft opgegeven. D Jaar Hierin zie je het jaar waarin de verkoop heeft plaatsgevonden. E Verkoper Indien ingevuld bij registratie, staat hier de verkoper van de aankoop. Oftewel, het deelnemend lid dat deze verkoop heeft gedaan. F Methode Er zijn de volgende mogelijkheden: O of E of S. O staat voor Online verkoop E staat voor verkoop via Eenmalige machtiging S staat voor verkoop via Superlot G Loten Hierin staat het aantal loten, horende bij de verkoop. H Status Dit geeft de status van de betaling aan. Wanneer je met de muis over het symbool gaat zie je één van de 3 mogelijkheden staan: 1. In behandeling (Nog niet geïncasseerd) 2. Gelukt (Succesvol geïncasseerd) 3. Mislukt (Incasso niet uitvoerbaar / storno *) Let op: Houd er rekening mee dat de invoermogelijkheid in de vroege ochtend beperkt toegankelijk kan zijn. Dit in verband met de uitvoer van administratieve processen. We proberen dit uiteraard zoveel mogelijk te beperken. 6.1 Verkoop toevoegen Nadat de leden op pad zijn gegaan met hun verkoopboekjes of intekenlijsten, is het vereist dat de aankopen met machtiging worden ingevoerd in Mijn Grote Clubactie. Dit moet gedaan worden in het onderdeel Verkochte loten. Hier lees je hoe dat in z n werk gaat: 17

18 Klik op de blauwe button Verkoop toevoegen. Er opent dan een pop-up. In deze pop-up kun je alle gegevens van de verkoop, zoals genoteerd in het verkoopboekje of op de intekenlijst, registreren. Neem alle velden over en sla vervolgens de aankoop op. De velden met een * zijn verplicht. De onderste regel geeft je de mogelijkheid om de verkoper aan de aankoop te koppelen. Je kunt dus aangeven door wie het lot of de loten aan deze koper zijn verkocht. Je kunt hierbij kiezen tussen de personen die zijn toegevoegd in het onderdeel Deelnemende leden. Je zoekt een verkoper op door de naam in te typen en te klikken op Zoeken. Wij raden aan om dit altijd te doen. De naam van de verkoper wordt vermeld op het bankafschrift. Als je geen waarde invult, dan wordt automatisch de naam van de verenging als de verkoper ingevoerd. Nadat je een verkoop hebt opgeslagen krijg je, indien het invoeren juist is gebeurd, de melding dat de aankoop succesvol is toegevoegd. Je ziet dit in de afbeelding hieronder. Je kunt direct verder met het invoeren van de volgende verkoop. 18

19 Je hebt ook de mogelijkheid om een bestaande lotenkoper te zoeken. Dit is een lotenkoper die in het verleden al eerder een lot heeft gekocht van jouw vereniging. Door de zoekbalk te gebruiken, kun je zijn of haar gegevens terugvinden. Op die manier hoef je niet elk jaar exact dezelfde gegevens in te vullen. Om een bestaande lotenkoper te zoeken, zoek je op de naam, postcode of straatnaam van de lotenkoper. Vul de waarde in en klik op de button Zoeken. Het systeem kijkt of er al iemand eerder een aankoop heeft gedaan bij jullie vereniging die voldoet aan de zoekcriteria. Vervolgens worden de resultaten van de zoekopdracht weergegeven. Zie je de juiste persoon staan, klik deze dan aan en je zult zien dat alle gegevens vanzelf worden ingevuld. Vul vervolgens het aantal loten in welke horen bij deze verkoop. Daarnaast moet ook de verkoper worden ingevuld. Als je geen waarde invult, dan wordt automatisch de naam van de verenging als verkoper ingevoerd. Tip: Check ter controle of alle gegevens van de koper nog up-to-date zijn. 6.2 Superlot toevoegen Aankopen van Superloten moeten, ongeacht de verkoopmethode, altijd worden geregistreerd. Klik op de blauwe button Superlot toevoegen. Er opent dan een pop-up. Vul alle gegevens van de koper van het Superlot in. Kies vervolgens de betaalmethode. Wanneer is gekozen voor Contant, dan zal bij de vereniging 34-, worden geïncasseerd. Dit staat voor 50 loten met inkoopkosten à 0,60 (= 30,-) en verzendkosten à 4,-. De loten worden naar de koper toegestuurd. Wanneer is gekozen voor Eenmalige machtiging, registreer je de IBAN van de koper. Bij de koper wordt 150,- geïncasseerd en de koper zal de lotenrange op zijn of haar afschrift ontvangen. Aan het einde van de actie wordt de afdracht van 120,- minus 0,10 incassokosten overgemaakt naar de vereniging. 19

20 Nadat een Superlot is opgeslagen, krijg je de melding dat het Superlot succesvol is toegevoegd. Je ziet dit in de afbeelding hieronder. Je kunt direct verder met het registreren van een volgend verkocht (Super)lot. 6.3 Verkoopdetails bekijken Je kunt gemakkelijk de details van een verkoop bekijken door op de naam of het adres van de koper te klikken in het tabeloverzicht van de geleverde resultaten. Er opent dan een pop-up met alle beschikbare ingevoerde informatie. 6.4 Verkoop wijzigen Wanneer je de verkoopdetails van een koper opent, kun je de gegevens aanpassen. Let op: Een aankoop is te wijzigen tot het moment waarop de Grote Clubactie de incasso aanmaakt. Elke nacht worden de incasso s aangemaakt. Dus een foutje is enkel te herstellen op de dag waarop de verkoop wordt geregistreerd. 6.5 Verkoop verwijderen Een aankoop kan niet worden verwijderd. Je kunt het aantal loten wijzigen naar de waarde 0 om een aankoop te annuleren, mits je dit doet voordat de incasso heeft plaatsgevonden. Mocht je vragen hebben, neem dan contact op met de Grote Clubactie via Uitleg filters In het overzicht van verkochte loten is het mogelijk te filteren op bepaalden waarden zoals een jaar, verkoper, verkoopmethode, team, teamleider en status. Ook een combinatie is mogelijk. Je maakt een filter actief door met de muis de filter aan te klikken en de waarde te selecteren waarop je jouw verkochte loten wilt filteren. Heb je de waarde aangeklikt, klik dan naast de uitgeklapte filtermogelijkheden en je zult zien dat de filter actief wordt in het overzicht. Om de filter te verwijderen klik je op het rode kruisje van de betreffende filter boven de resultaten. 6.7 Exporteren Het is mogelijk een export te maken van alle verkochte loten van jouw vereniging. Dit houdt in dat je alle verkopen kunt exporteren naar een Excel-bestand. Je kunt dit doen door verkopen te selecteren en vervolgens op de button Exporteren te klikken. Wil je alle verkopen exporteren (of iedereen die zichtbaar is na de filter), selecteer ze dan gemakkelijk allemaal door op de vakje te klikken in de eerste kolom van het overzicht (zie het voorbeeld op de volgende pagina). 20

21 In de export staat op het eerste tabblad alle gegevens die beschikbaar zijn per aankoop. Het tweede tabblad geeft weer hoeveel loten verkocht zijn per deelnemend lid en namens de hele vereniging. Zo heb je een handig overzicht van de hoeveelheid loten dat elk lid heeft verkocht. Deze informatie kun je gebruiken voor de 20-loten-actie (recht op een gratis uitje*, en 2 e artikel gratis op masita.com.). * Geldig bij Bobbejaanland, Body Worlds, Avontura en Optisport. Bij Bobbejaanland, Optisport en Avontura: 1 gratis entreekaart in combinatie met 1 volbetalende persoon. Bij Body Worlds: 50% korting. Kijk voor meer informatie en actievoorwaarden op kids.clubactie.nl 21

22 Wanneer je hebt gekozen voor de verkoopmethode Online kun je hier jullie actie klaarzetten. Echter is deze pagina voor iedereen toegankelijk, dus ook als je niet hebt gekozen voor de online verkoopmethode. Iedere vereniging kan dus, al dan niet in een later stadium, ervoor kiezen om deel te nemen aan de online verkoopmethode. De online verkoopmethode maakt het mogelijk om binnen 30 minuten een groot netwerk te bereiken en nog meer loten te verkopen. Voor het online verkopen van loten moet de vereniging de eigen clubpagina activeren. Deze pagina kan worden geplaatst op de website van de vereniging en op social media. Daarnaast kunnen jullie als vereniging ervoor kiezen om kopers en verkopers een te sturen. 7.1 Clubpagina optimaliseren Om te starten met Online verkoop moet de vereniging eerst de eigen clubpagina personaliseren. Dit kun je doen door te kiezen voor Optimaliseer pagina. Hier kun je de clubpagina naar eigen wens gaan inrichten. Je kunt de volgende velden personaliseren: 1. De naam van de vereniging. 2. Het streefbedrag van jullie Clubactie. 3. De doelomschrijving, hetgeen waarvoor jullie proberen extra inkomsten te genereren. 4. Het logo van de vereniging. 5. Een foto om jullie doelomschrijving kracht bij te zetten of om de pagina op te leuken. 22

23 6. Het Twitter account van de vereniging. Op jullie clubpagina wordt een carrousel getoond met de laatste twitterberichten van jullie vereniging. 7. Een YouTube filmpje van de vereniging. Kopieer gemakkelijk de gehele URL van het YouTube filmpje dat je wilt tonen. 8. Kleuren, daarmee kun je de clubpagina opmaken in jullie clubkleuren. De link naar jullie clubpagina staat bovenaan de pagina waarop je de clubpagina kunt optimaliseren. Zo kun je gemakkelijk wijzigingen controleren. 7.2 Lotenkopers mailen Je wilt de clubpagina natuurlijk verspreiden naar zoveel mogelijk mensen. Dit kunnen vrienden, familie en kennissen zijn, maar ook leden, sponsors, bedrijven, ouders van leden, oud-leden, vrijwilligers, etc. Het is mogelijk om deze mensen uit te nodigen om online loten te kopen van jullie vereniging. Deze potentiele kopers kunnen per worden benaderd. Je regelt dit in een paar stappen. Kies voor: Lotenkopers mailen. 23

24 STAP 1: Voeg een bestand met potentiële lotenkopers toe De namen en adressen van de potentiele kopers kun je uploaden met een Excel-bestand. Het bestand vereist een specifieke indeling welke bij het onderdeel Lotenkopers mailen beschreven staat. Je kunt de indeling zelf maken in een bestand, maar je kunt ook het voorbeeldbestand downloaden. Dan weet je zeker dat je de juiste opbouw hanteert. Je krijgt een voorbeeldbestand door te klikken op Download het voorbeeldbestand. Linksonder op je scherm verschijnt een Excel-download. Wanneer je hierop klikt wordt een bestand geopend in Excel. In dit Excel-bestand zie je dat de titels van de kolommen A t/m E al zijn ingevuld. Onder deze titels moeten de gegevens komen van de potentiele kopers die je wilt en. Hieronder lees je hoe elke kolom gevuld dient te worden. Uiteraard is het mogelijk om vanuit andere bestanden te kopiëren en te plakken naar dit bestand. Mocht je er niet uitkomen, neem dan contact met ons op ( ). Kolom Naam kolom Verplicht Omschrijving A Geslacht Nee Let op: De enige mogelijke waarden zijn de M en de V. M staat voor MAN, de V staat voor VROUW. B Voornaam Nee Vul hier de voornaam in van de koper die je wilt toevoegen. C Voorvoegsel Nee Vul hier, indien aanwezig, het voorvoegsel in van de koper. D Achternaam Nee Vul hier de achternaam in van de koper. E adres Ja Vul hier het adres in van de potentiële lotenkoper. Dit veld is verplicht, omdat anders de clubpagina niet verspreid kan worden. Belangrijk: De Grote Clubactie doet niets met deze adressen. Wanneer al de potentiele kopers in het bestand staan, sla het dan ergens lokaal op de computer op. De volgende stap is om het bestand te uploaden. Dit houdt in dat je de gegevens van de kopers oplaad naar Mijn Grote Clubactie. Je kunt het bestand uploaden via de button Bestand toevoegen. Zodra je het bestand hebt toegevoegd, zie je de bestandsnaam staan. Vervolgens klik je op de knop Laad bestand(en). 24

25 Het bestand wordt nu geladen en gecontroleerd op juistheid. Wanneer er een fout in het bestand zit, geeft het systeem dit aan. Let op: het kan even duren voordat het bestand geladen is. Is het bestand foutloos, klik dan op de button Naar stap 2 en je bent klaar. Indien het bestand een fout bevat, kun je door te klikken op Specificeer zien wat de fout is en waarom. Vervolgens kun je de gegevens (indien mogelijk) aanpassen. Zie het volgende voorbeeld: Het systeem geeft de foutmelding dat bijvoorbeeld de voornaam van een potentiële koper niet correct is. Je klikt dan op het veld Voornaam en typt de juiste naam in. Dan klik je op Enter. Het rode kruisje vooraan de regel is nu een groen vinkje geworden. Dit houdt in dat de gegevens nu juist zijn. Kies voor Opslaan om de wijziging in het bestand te bewaren. Het resultaat zal dan zijn dat van de 5 ontvangers, nu 5 juist zijn. Het bestand is nu goed en volledig om toe te voegen. Klik op de button Naar stap 2. STAP 2: Maak de op In stap 2 kun je de opstellen die verstuurd wordt naar de potentiële kopers. Hiervoor kun je verschillende velden aanpassen. Ten eerste moet je de afzendgegevens invoeren. Hiervoor zijn 3 velden: 1. Naam afzender: Vanuit wie wordt de verstuurd? Ben je dat zelf, is het de voorzitter of is het de vereniging? Vul het hier in. 2. Afzender adres: Misschien wil je niet dat je persoonlijke adres wordt gebruikt om de mailing te verzenden. In dat geval kun je er voor kiezen om bijvoorbeeld het algemene adres van de club te gebruiken of die van een andere contactpersoon. 3. Getoonde clubnaam: Hoe wil je dat de naam van de vereniging zichtbaar wordt? Is dat de afkorting, volledig, etc. Het is mogelijk om dit hier aan te passen. Bij stap 2.2 kun je kiezen of je een logo wilt toevoegen aan de . Als je een logo in de mailing wilt, kun je hier het logo toevoegen, dan wel aanpassen. Bij stap 2.3 kun je de opgegeven doelomschrijving invoeren, dan wel aanpassen voor de doelgroep. Het kan zijn dat je in de ene mailing naar een bepaalde groep een andere tekst wilt dan bij een andere mailing. Hier heb je de mogelijkheid om dit aan te passen. 25

26 Bij stap 2.4 kun je een template kiezen. De keuze bestaat uit 3 templates: Standaard, Modern en Aangepast. Kies welke je het mooiste vindt. Vervolgens is het mogelijk om een testmail te versturen. Deze testmail wordt verzonden naar het e- mailadres dat je heeft ingevoerd bij Afzender adres bij stap 2.1. Wanneer je tevreden bent over de ga je verder naar STAP 3. STAP 3: versturen De is klaar om verzonden te worden. Controleer in stap 3 het aantal ontvangers en het aantal bestanden. Klopt dit? Dan kun je nog kiezen of je automatisch een reminder laat versturen. Tip: Stuur altijd een reminder mee. Dit verhoogt de opbrengst voor de vereniging, omdat meer potentiële kopers op de mogelijkheid worden geattendeerd. Ga vervolgens akkoord met de algemene voorwaarden en klik op de button Verzenden. De mailing wordt nu klaargezet voor verzending. De verzending van de s gebeurt altijd rond 19:00 uur. Het is ook mogelijk om zelf een verzenddatum te selecteren. Wanneer je de gewenste datum hebt geselecteerd klik je op verzenden. Wanneer je geen datum selecteert zal de dezelfde dag om 19:00 uur verzonden worden. 7.3 Verkopers mailen Je kunt leden per uitnodigen om (ook) online loten te verkopen. Zij kunnen dan hun eigen verkooppagina verspreiden binnen het netwerk. Zij kunnen dit doen door hun persoonlijke pagina te delen via Facebook, Twitter en . Benader hiervoor dus zoveel mogelijk leden. 26

27 STAP 1: Voeg de leden toe die je een wilt sturen Je kunt enkel leden, die zijn geregistreerd als deelnemende leden (zie hoofdstuk 5), en om ze te vragen (ook) online loten te verkopen. Wanneer je leden wilt uitnodigen die nog niet in het overzicht staan, dan moet je deze leden eerst toevoegen. Je hebt de keuze om alle deelnemende leden een mail te sturen of om specifieke verkopers te mailen. Denk hierbij aan bepaalde teams. Kies je alle verkopers, dan kun je doorgaan naar STAP 2. Wil je een aantal specifieke verkopers kiezen, kies dan de optie Selecteer specifieke verkopers om te mailen. Wanneer je hebt gekozen voor Selecteer specifieke verkopers om te mailen, verschijnen twee blokken. In het linker blok verschijnen alle deelnemende leden die zijn geregistreerd met een e- mailadres. Hebben de leden geen adres, dan kunnen ze niet worden toegevoegd, omdat de mailing die je wilt verzenden dan nergens heen kan. Specifieke leden voeg je toe door ze aan te klikken in het vakje en vervolgens te klikken op de button Toevoegen. Je ziet dan direct in het rechterblokje de specifiek toegevoegde leden staan. 27

28 Wanneer je alle leden hebt geselecteerd waarnaar je de mailing wilt versturen, kun je verder naar STAP 2. STAP 2: opstellen In stap 2 kun je de opstellen die verstuurd kan worden naar de potentiële kopers. Hiervoor kun je verschillende velden aanpassen. Ten eerste moet je de afzendgegevens invoeren. Hiervoor zijn 3 velden: 1. Naam afzender: Vanuit wie wordt de verstuurd? Bent je dat zelf, is het de voorzitter of is het de vereniging zelf? Vul het hier in. 2. Afzender adres: Misschien wil je niet dat jouw persoonlijke adres wordt gebruikt om de mailing te verzenden. In dat geval kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld het algemene adres van de club te gebruiken of die van een andere contactpersoon. 3. Getoonde clubnaam: Hoe wil je dat de naam van de vereniging zichtbaar wordt? Is dat de afkorting, volledig, etc. Het is mogelijk om dit hier aan te passen. Bij stap 2.2 kun je kiezen of je een logo wilt toevoegen in de . Als je een logo in de mailing wilt, kun je hier het logo toevoegen, dan wel aanpassen. Bij stap 2.3 kun je de opgegeven doelomschrijving invoeren, dan wel aanpassen voor de doelgroep. Het kan zijn dat je een bepaalde tekst wilt in de ene mailing naar een bepaalde groep, maar dat je een andere tekst wilt bij een andere mailing naar een andere groep. Hier heb je de mogelijkheid om dit aan te passen. Vervolgens kun je bij stap 2.4 een template kiezen. De keuze bestaat uit 3 templates: Standaard, Modern en Aangepast. Kies welke je het mooiste vindt. Vervolgens is het mogelijk om een testmail te versturen. Deze testmail wordt verzonden naar het e- mailadres dat je hebt ingevoerd bij Afzender adres bij stap 2.1. Wanneer je tevreden bent over de ga je verder naar STAP 3. STAP 3: versturen De is klaar om verzonden te worden. Controleer hier het aantal ontvangers en het aantal bestanden. Klopt dit? Dan kun je nog kiezen of je automatisch een reminder laat versturen. Tip: Stuur altijd een reminder mee. Dit verhoogt de opbrengst voor de vereniging, omdat meer potentiële kopers worden geattendeerd op de mogelijkheid om loten te kopen. Ga vervolgens akkoord met de algemene voorwaarden en klik op de button Verzenden. De verzending wordt nu klaargezet. De verzending van de s gebeurt altijd rond 19:00 uur. Het is ook mogelijk om zelf een verzenddatum te selecteren. Wanneer je de gewenste datum hebt geselecteerd klik je op verzenden. Wanneer je geen datum selecteert zal de dezelfde dag om 19:00 uur verzonden worden. 28

29 7.4 Overzicht mailings Wil je zien hoeveel mailings je hebt klaargezet (en verzonden)? Wanneer je in het menu van Mijn Grote Clubactie kiest voor Online verkoop zie je onderaan op deze pagina een overzicht staan. Er staat per mailing: naar welk bestand deze mailing is gestuurd (mailing naam); naar wie deze mailing is gestuurd (kopers / verkopers); wanneer deze mailing is gestuurd (datum) (de mailings worden standaard rond uur verzonden); of een reminder werd meegestuurd (Ja/Nee); hoeveel ontvangers in het bestand zaten; of de mailing succesvol is verzonden (Groen vinkje= Ja, Klok = staat klaar voor verzending). Je hebt altijd inzicht in de verzonden mailings. Het is ook mogelijk om klaargezette s te verwijderen. Mocht je namelijk een fout gemaakt hebben, of het toch anders willen doen, dan verwijder je heel gemakkelijk de klaargezette mail door te klikken op het rode kruisje achter de mail. 29

30 Op deze pagina vind je handige downloads die jouw vereniging helpen met de organisatie van een succesvolle Clubactie. De downloads die je hier kunt vinden zijn: - Stappenplan Hoe organiseert jouw vereniging een succesvolle Grote Clubactie? Hierin staat beschreven hoe jullie vereniging een succesvolle Grote Clubactie kan organiseren. Stap voor stap en geclusterd per onderwerp. - Voorbeeldbrief verkopers Het is belangrijk dat de verkopers van jouw vereniging weten hoe de Grote Clubactie werkt. Dit doe je door middel van een begeleidende brief die je verspreidt. Een voorbeeld van deze brief kun je hier vinden. - Voorbeeld persbericht Zet diverse mediakanalen in om jullie Clubactie bekend te maken. Hier vind je een voorbeeld van een persbericht dat je kunt opstellen en verspreiden. - Clubactie banners Willen jullie de Clubactie bekend maken op de website van jullie vereniging? Banners waarmee je dit kunt doen, kun je hier downloaden. - Superlot banners Deze banners kun je gebruiken om het Superlot onder de aandacht de brengen op jullie verenigingswebsite. - Intekenlijst eenmalige machtiging Doet jouw vereniging mee aan de verkoopmethode Eenmalige machtiging en heb je enkele boekjes te weinig? Download dan hier de intekenlijsten. Deze kunnen de verkopers gebruiken voor de verkoopmethode Eenmalige machtiging. - Bedankbriefjes eenmalige machtiging Wanneer je gebruik maakt van de intekenlijsten voor de eenmalige verkoop, download dan ook deze bedankbriefjes. Dan kunnen de verkopers informatie achterlaten bij de kopers. Op het bedankbriefje staan de trekkingsdatum, hoe de actie werkt en kortingen van onze partners. - Deurzegelvellen Wanneer je extra deurzegels wenst, kun je deze hier downloaden. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je meedoet aan de verkoopmethode Contant. - Intekenlijst Superlot De intekenlijst van het Superlot kun je gebruiken als factuur van een verkocht Superlot. 30

31 Op deze pagina kun je de statistieken van jouw vereniging bekijken. Dit houdt in dat je inzicht hebt in de stand van zaken tot nu toe. De statistieken bestaan uit twee onderdelen, welke links en rechts op de pagina staan. Links kun je inzien hoeveel loten er op dit moment zijn verkocht ten opzichte van het gestelde doel. Rechts kun je inzien hoeveel de Grote Clubactie tot nu toe per verkoopmethode heeft opgeleverd voor jouw vereniging. 9.1 Opbrengsten Aan de linkerzijde staat de opbrengst van de vereniging tot nu toe. Hier kun je ook inzien hoe ver de vereniging nog van het doel af zit. Het doel of streefbedrag kun je zelf bepalen en invullen in het gedeelte Clubgegevens (zie hoofdstuk 3). In het overzicht wordt het aantal verkochte loten automatisch gevuld. De loten die zijn afgenomen voor de contante verkoop en de loten die zijn geregistreerd via de verkoopmethode eenmalige machtiging, online en Superlot worden hier bij elkaar opgeteld. Het bedrag van de opbrengst geeft de netto-opbrengst weer. Vervolgens wordt getoond hoeveel loten er nog verkocht moeten worden om het doel van de vereniging te behalen. Let op: van de netto-opbrengst die wordt weergegeven moeten de incassokosten (à 0,10 per incassopoging) nog worden afgehaald. Deze kosten worden in rekening gebracht bij de verkoopmethode eenmalige machtiging, online en Superlot via eenmalige machtiging. 9.2 Huidige stand Aan de rechterzijde kun je per verkoopmethode inzien hoeveel loten er zijn verkocht. Voor de contante verkoopmethode zijn dit de loten die de vereniging heeft afgenomen. Van de overige verkoopmethodes (eenmalige machtiging, online en Superlot) worden de geregistreerde aankopen getoond. Ook zie je hoeveel deze verkochte loten opbrengen voor de vereniging en hoeveel procent dit van het streefbedrag is. Bij de verkoopmethodes eenmalige machtiging, online en Superlot kun je van het aantal verkochte loten inzien hoeveel lotenverkopers en lotenkopers hiervoor verantwoordelijk zijn. Ook kun je vinden of de incasso van de loten al heeft plaatsgevonden en of dit is gelukt. 31

32 In de Promotiewebshop kun je extra promotiemateriaal bestellen. Denk hierbij aan posters, flyers, ballonnen of spandoeken. Een aantal van de materialen kun je personaliseren zodat jouw vereniging de Clubactie kan promoten in eigen stijl. De Promotiewebshop vind je rechts in Mijn Grote Clubactie Bestelling plaatsen Als je op Promotiewebshop klikt, kom je op een pagina terecht met daarop de volgende onderdelen: Posters, Flyers, Ballonnen, Rollup banner, Spandoek PVC, Fietsenhangers en stickers Vinyl. Je kunt een bestelling plaatsen door op het gewenste materiaal te klikken. In dit geval bijvoorbeeld: Posters. Vervolgens kun je het gewenste formaat kiezen en het aantal stuks. Nadat je jouw keuze hebt gemaakt ga je naar In winkelwagen. Indien je nog iets wilt bestellen doe je dit op dezelfde manier. Ben je klaar met winkelen? Ga dan naar het winkelwagentje rechtsboven op jouw scherm. Het cijfer in het rode rondje geeft aan hoeveel producten je in de Winkelwagen hebt. In de Winkelwagen zie je een overzicht van jouw bestelling en de bijbehorende kosten. Klik op Naar bestellen om de bestelling af te ronden. Vervolgens dien je de clubgegevens in te vullen. Je kunt ervoor kiezen om het materiaal af te leveren op een ander adres indien er niemand op de club aanwezig is of om de bestelling op te halen. Je ontvangt per de factuur. De bestelde producten worden geleverd nadat de factuur is voldaan. De bestelling wordt verwerkt als je naar Bestelling afronden gaat. 32

33 Heb je naar aanleiding van deze handleiding nog opmerkingen of vragen? Wij horen het graag. Je kunt ons bereiken via onderstaande contactgegevens. Nationale stichting Grote Clubactie Bezoekadres Postadres Apennijnenweg 16 Postbus DV Tilburg 5000 AK Tilburg E: