Algemeen Beleidsplan

Transcriptie

1 Turnkring Deugd en Moed Ekeren VZW Algemeen Beleidsplan Opgesteld door Raad van Bestuur Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw Versie 1.0: 27/Nov/2014 Versie 2.0: 7/Mar/2016

2 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Beschrijving van de club... 3 Historiek... 3 Missie... 4 Visie... 4 Huidige situering... 5 Clubbestuur en organisatie... 6 Organogram... 6 Raad van Bestuur - Functieomschrijvingen... 6 Andere functies Vrijwilligersbeleid Huishoudelijk reglement Huisstijl Communicatie Communicatie binnen de club Promotieplan Sterktes (Strenghts) Zwaktes (Weaknesses) Kansen (Opportunities) Valkuilen (Threats) SWOT-analyse Doelstellingen Overzicht doelstellingen Uitwerking doelstellingen bijlage 1 Organogram bijlage 2 vrijwilligersovereenkomst /verklaring op eer bijlage 3 overzicht aantal leden per seizoen bijlage 4 kansarmenbeleid

3 Inleiding Het is belangrijk voor huidige en toekomstige leden te weten wat we als vereniging willen en kunnen bieden. In een veranderende samenleving is het aangewezen om op regelmatige basis het beleid van een organisatie tegen het licht te houden. Waar zijn we nu mee bezig, wat voor ambities hebben we naar de toekomst toe en wat zou de omgeving van ons verwachten,... Op basis van deze ingrediënten kunnen we volgende elementen bepalen: - Wat is de visie en missie van de vereniging? - Wat zijn onze doelgroepen? - Wat willen we aanbieden? - Hoe moeten we ons organiseren? Dit beleidsplan vormt de weergave van alle plannen van de vereniging Turnkring Deugd en Moed Ekeren, vzw. Het beschrijft hoe we als organisatie de beschikbare mensen en middelen zullen inzetten om doelstellingen te realiseren. Dit alles is gebaseerd op de visie en missie van de club en peiling naar de behoeften en verwachtingen van de club. Het plan is gericht op een termijn van vier jaar. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van de plannen en evalueert op regelmatige basis de vooruitgang en upto-date zijn van het beleidsplan. Aan het einde van elk seizoen wordt een verslag gemaakt waarbij het afgelopen seizoen geëvalueerd wordt. Deze seizoensevaluatie wordt besproken met de Raad van Bestuur. Vervolgens wordt het beleidsplan elk jaar geactualiseerd en bijgestuurd door formulering van actiegerichte jaarplannen om zo het succes, de professionaliteit en de kwaliteit van de club te verzekeren en bijgevolg verdere ontwikkeling en groei te garanderen. 2

4 Beschrijving van de club Historiek 1959: Oprichting turnkring door E.H. Herman Peeters, Madeleine Pelemans, Fanny Bernaers en Alfons Vergauwen met een jongens- en een meisjesafdeling. Madeleine Pelemans werd voorzitster. De keurploeg wordt opgericht. 1962: Mevr. Fanny Bernaers wordt voorzitster. De turnkring telde toen 140 leden. 1964: De jongensafdeling werkt onder de naam NAVOS (Noord-Antwerpse vereniging voor Omnisport afdeling Ekeren). De meisjesafdeling start met damesturnen. 1966: Oprichting van de drumband. 1968: Splitsing tussen de 2 afdelingen en de jongensafdeling veranderde haar naam in Ekeren 68. Zij bood turnen aan voor zowel jongens als meisjes terwijl Deugd en Moed enkel turnen voor meisjes aanbood. Dit resulteerde in een ware concurrentiestrijd. 1973: Oprichting van de jazzdansafdeling. 1976: Mevr. Hofman wordt voorzitster. 1979: Deugd en Moed start met lessen acrogym. 1980: Mevr. Bredael wordt voorzitster. 1983: Fusie Deugd en Moed met Ekeren 68 tot een gemengde turnclub en oprichting van de aerobicsgroep. 1984: Stopzetting van de drumband. 1986: Mevr. Maria Snelders wordt voorzitster. De club kende heel wat financiële problemen en stond aan de rand van het faillissement. 1990: Mevr. Lieve Van den Berghe wordt voorzitster. 1993: Deugd en Moed neemt deel aan de preselecties van de world-gymnaestrada. 1998: Mr. Eddy Aelbrecht wordt voorzitter. Er wordt gestart met een verjongingsoperatie en met de professionalisering van de club. 1999: Viering 40-jarig bestaan en organisatie van het provinciale kampioenschap Trampoline 2000: Deugd en Moed behaalt voor de eerste keer het IKGym-label. 2002: Deugd en Moed behaalt voor de 2de keer het IkGym-label (geldigheid ) 2006: Deugd en Moed behaalt de 7 sterren van BLOSO en het IKGym-label voor de 3de keer. 2007: Het ledenaantal stijgt met 13,5 % tot 452 leden. Onze turnkring wordt lid van de GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw. 2008: De club viert haar 50-jarig bestaan. Het ledenaantal stijgt tot 534 leden. Opstarting van bewegingsschool in samenwerking met Jespo. 2009: Oprichting van de afdeling G-gym. Jeugdsportcoördinator in dienst van de club. Het ledenaantal stijgt tot 616 leden. Onze club heeft het IKGym+ label behaald op 23 jul : Onze club organiseert het provinciaal kampioenschap Tumbling/DMT en MT en wint de 5 de prijs in de wedstrijd rond vrijwilligerscampagnes van de provincie. 3

5 2013: Onze club organiseert het provinciaal kampioenschap Tumbling, Trampoline en DMT op A-, B- en I-niveau. In september werkt de club een promoactie uit voor het WK gymnastiek te Antwerpen met een demo van de verschillende wedstrijdgroepen en hierbij wordt de eerste prijs gewonnen in de wedstrijd Beste Beentje Voor georganiseerd door Stad Antwerpen. 2014: Na een geslaagde wedstrijdorganisatie vorig jaar, werd dit jaar de organisatie van coupe KBT in Tumbling, Trampoline en DMT (officieus Belgisch kampioenschap op B-niveau) alsook het Vlaams Kampioenschap op C-niveau in dezelfde disciplines toegekend aan onze club. Deze kampioenschappen gingen door op mei Missie Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw wil gezonde, aangename en verantwoorde sport aanbieden aan alle leeftijden. Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw streeft hierbij naar een evenwicht tussen recreatie- en wedstrijdturnen waarbij plezierbeleving steeds centraal staat. De club bestaat uit 4 grote pijlers: Recreatief Turnen (kinderen en volwassenen) Wedstrijdgericht turnen (Acrogym,Tumbling en Trampoline) Dans en dansante vormen G-Gym (Gymnastiek voor kinderen van alle leeftijden met een mentale handicap) Elke pijler is even belangrijk in ons aanbod en zal gelijk uitgebouwd worden. Visie en missie kunnen enkel aangepast worden na voorlegging op de Raad van Bestuur. Visie Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw wil haar missie tot leven brengen door haar visie, vertaald naar een uitgebreid sportaanbod. Peutergym vanaf 20 maanden Kleuterturnen vanaf 3 jaar G-Gym voor alle leeftijden Hip Hop en hedendaagse dans voor kinderen en 17+ Freerunning/parkour voor jongeren vanaf 1 ste middelbaar 4

6 Recreatief turnen voor meisjes en jongens vanaf 6 jaar Recreatief turnen voor dames en heren (+18 jaar): BBB / yoga of algemene gym Acrogym: Basisscholing en Competitief Recre@, C en I Tumbling: Basisscholing en Competitief Recre@, C, B, I en A Trampoline (DMT en maxi): Basisscholing en Competititief Recre@, C, B, I en A Recreatief volleyballen en conditietraining voor heren Total Body Conditioning (Aerobics / Step) Dance Mix Workout (Zumba) Om onze visie te kunnen realiseren, werken wij nauw samen met de lokale leefgemeenschap. Hiertoe is de vereniging lid van volgende organen: GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw Stedelijke sportraad Antwerpen Sportraad district Ekeren Samenwerkingsverbanden met Jeugddienst Ekeren, Feestcomité Ekeren, Jespo, Stichting Schoolsport en Topgym Antwerpen worden onderhouden. Huidige situering Turnkring Deugd en Moed Ekeren VZW werd opgericht in 1959 en is al meer dan 50 jaar succesvol werkzaam in Ekeren. Alle gymnasten en dansers, van peuter tot volwassenen en senioren kunnen in de club terecht om van het ruime aanbod te genieten. Kwaliteit staat bij ons hoog aangeschreven. Zo bezitten we sinds 2000 het IK-Gym label. Momenteel staan we op de definitieve lijst van de federatie en hebben we ook het IKGym+ label. Alle door ons aangeboden disciplines zijn dus door IKGym gecertificeerd. Ook werden we beloond met de 7 sterren van BLOSO. In januari 2015 behaalden we met een uitstekende score van 91% het Q4-gym label. Al onze trainers bezitten een geldig diploma of zijn in opleiding. Elk jaar wordt er opnieuw geïnvesteerd in turnmateriaal zodat de lessen onder de beste omstandigheden kunnen verlopen. In de laatste jaren werden er verschillende kampioenschappen op provinciaal en federaal niveau georganiseerd door de club. Met een continu aantal van rond 600 leden, een aanbod van 64 lesuren per week in de verschillende disciplines en verzorgd door een team van meer dan 50 lesgevers, blijft Deugd en Moed Ekeren een bloeiende club en behoort tot de grootsten in Antwerpen en omgeving. 5

7 Clubbestuur en organisatie Organogram De organisatie en structuur van de club staat weergegeven in het organogram, in bijlage 1. Raad van Bestuur - Functieomschrijvingen De Raad van Bestuur neemt de algemene dagelijkse leiding op zich en bestaat uit 13 leden. De taakomschrijvingen van de bestuursleden staan hieronder opgelijst: Eddy Aelbrecht, Voorzitter - Stelt de dagorde van de vergaderingen op. - Leidt de vergaderingen, verleent en/of ontneemt er het woord indien noodzakelijk. - Heeft de beslissende stem in geval van betwistingen. Indien nodig ontbindt hij de vergadering. - Zal de reglementen doen naleven. - Houdt regelmatig contact met de leden van het bestuur. - Neemt contact op met andere sportgroepen en verenigingen om de PR te bevorderen en de relaties op gebied van sport te vergroten. - Heeft ten allen tijde inzicht in de kasboeken en heeft tevens een volmacht op de rekeningen. - Werft nieuwe vrijwilligers aan. - Stelt subsidiedossiers mee samen. - Is verantwoordelijke voor organisatie Turn-en dansgala. - Zorgt voor promotiemateriaal waaronder flyers, publicatie advertenties, broodzakken. - Is verantwoordelijke voor organisatie van de eigen wedstrijd. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten, waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Tamara Vervoort, Ondervoorzitter/Secretaris - Organiseert de administratie. - Onderhoudt de contacten met de federatie. - Stelt subsidiedossier(s) samen. - Volgt dossier zaal als eerste contactpersoon op. - Volgt vergaderingen met stad Antwerpen in verband met project van de zaal in eigen beheer. 6

8 - Is contactpersoon voor Topgym en volgt vergaderingen op. - Stelt brieven naar leden op. - Volgt administratie van lesgevers op (vrijwilligersovereenkomsten-informatieplichtdiploma s). - Zorgt voor update database stad. - Zorgt voor samenstelling uurrooster. - Zorgt voor beantwoorden en verdelen algemene mails Gymfed. - Stuurt herinneringsmails naar leden vanuit Gymfed-programma. - Volgt vergaderingen Stad, federatie en district op. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Wesley Simons, Penningmeester - Verricht de geldelijke aangelegenheden van de vereniging. - Beheert en controleert de bankrekening(en). - Een tweede lid van en door het bestuur aangesteld dient te tekenen indien er transacties aan derden zijn van meer dan 5000 euro. - Houdt het kasboek bij aan de hand van de kasstukken. - Geeft maandelijks een kasverslag aan het bestuur. - Stelt jaarlijks een overzicht op van de inkomsten en uitgaven en vergelijkt het resultaat met dit van voorgaande boekjaren. - Maakt samen met de voorzitter en de secretaris de begroting op en legt deze voor aan de Raad van Bestuur. - Onderhoudt contacten met VSDC en boekhouder. - Regelt alle zaken in verband met BTW aangifte, betalingen en andere wettelijke voorschriften. - Betaalt tijdig de rekeningen en kijkt deze na op rechtsgeldigheid. - Is verantwoordelijk voor organisatie eigen wedstrijd. - Is verantwoordelijke lekkernijslag. - Maakt een kasverslag na elke activiteit. - Is verantwoordelijke voor de verzekeringen (behalve BA en ongevallen via Gymfed). - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. 7

9 Chris Pauwels, Maintenance Manager - Zorgt voor jaarlijkse keuring materiaal. - Zorgt voor aankoop, levering en correcte facturatie van turnmateriaal. - Onderhoudt contacten met leveranciers. - Is verantwoordelijk voor technische aspecten zaaldossier en volgt hiervoor de nodige vergaderingen op. - Lost problemen met te herstellen turnmateriaal op en volgt deze dossiers op. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Maria Verbelen, verantwoordelijke ledenadministratie - Zorgt voor de administratieve afhandeling van inschrijvingen. - Volgt betalingen leden op. - Maant leden aan die te laat of niet betalen. - Regelt de berekening en uitbetaling van vrijwilligersvergoedingen. - Zorgt dat alle vergoedingen voor vrijwilligers binnen wetgeving vallen. - Zorgt voor register vrijwilligersvergoedingen. - Zorgt voor totale update van Gymfed database. - Maakt lijst van te vieren leden op (jubilarissen). - Maakt afbetalingsplannen op voor leden en volgt deze verder op. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Jessica Vervoort, verantwoordelijke G-Gym/verslaggever - Is verantwoordelijk voor afdeling G-gym. - Zorgt voor inschrijvingen G-gym. - Verzorgt promotie naar derden voor G-gym. - Stelt subsidiedossiers G-gym op en volgt deze op. - Maakt de verslagen van de Raad van Bestuur op. - Is verantwoordelijk voor database vrijwilligers en volgt dit actief op. - Organiseert vrijwilligersdrink en stuurt uitnodigingen. - Organiseert spaghettifestijn in samenwerking met een werkgroep van vrijwilligers. - Verantwoordelijke communicatie turn- en dansgala met lesgevers (opvolgen nummers, planning opstellen,...) - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. 8

10 Nathalie Oger, verantwoordelijke kwaliteitscontrole - Zorgt voor de algemene kwaliteitscontrole binnen de club. - Organiseert jaarlijks drop-out onderzoek en koppelt resultaten terug naar bestuur en leden. - Organiseert tevredenheidsenquête en koppelt resultaten terug naar bestuur en leden. - Organiseert jaarlijks Sinterklaasfeest. - Organiseert vieringen op turngala (uitnodigingen, lijsten, cadeaus, ). - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Yunsi Olyslager, Fotografe/Multimedia - Is verantwoordelijk voor samenstelling, publicatie en verdeling onthaalbrochure. - Staat in voor het verzamelen van artikels en beeldmateriaal in samenwerking met andere bestuursleden en lesgevers, de eindredactie, het publiceren, drukken en digitale verspreiding van het clubblad - t Flikflakske (3 edities per jaar). - Staat in voor het aanmaken van affiches, folders en persartikelen voor publicatie zoals onder andere opendeurdagen, turn- en dansgala, clubevenementen. - Verzorgt het up-to-date houden van de website. - Verzorgt het verwerken en publiceren van foto s/video s van activiteiten binnen de club en evenementen waarbij de club vertegenwoordigd is, waaronder het turn- en dansgala, sportmarkt, laureatenvieringen, wedstrijden enz. - Staat in voor het up-to-date houden van de facebookpagina. - Is verantwoordelijk voor opstelling en updaten van het sponsordossier en beleidsplan in samenwerking met het bestuur. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Joke Verweij, bestuurslid - Is verantwoordelijke voor verschillende zaalwachten. - Kan vervangen indien zaalwacht nodig. - Is verantwoordelijk voor het bestellen van t-shirts bij Dictus. - Is verantwoordelijk voor het klaarleggen en uitzoeken van facturen/t-shirts. - Is verantwoordelijk voor het onderhoud van het clubhuis. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. 9

11 Véronique De Cock, verantwoordelijke uniformen - Is verantwoordelijk voor organisatie van de pasmomenten voor uniformen. - Is verantwoordelijk voor opvolging van de bestellingen van trainingspakken en maillots. - Volgt de 2 de handskledij op en brengt vraag en aanbod met mekaar in contact. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Bart Asnot, bestuurslid - Ondersteunt organisatie van de pasmomenten voor uniformen. - Is mede verantwoordelijk voor opvolging van de bestellingen van trainingspakken en maillots. - Is medewerker voor IT-gerelateerde zaken. - Is mede verantwoordelijk voor organisatie van de lekkernijslag. - Neemt deel aan andere bestuursactiviteiten waaronder zaalwacht, hulp bij clubactiviteiten enz. Andere functies Veerle Verresen, Ombudsvrouw Klachten en suggesties van leden en trainers worden behandeld op bestuursvergaderingen. Binnen onze club is eveneens een ombudsvrouw aangesteld die steeds kan gecontacteerd worden in verband met problemen tussen trainers, bestuursleden en leden die niet op de gewone manier opgelost kunnen worden. De ombudsvrouw zal optreden als objectief bemiddelaar in conflicten en handelt binnen de geldende statuten en huishoudelijk reglement van de club. De ombudsvrouw is geen lid van de Raad van Bestuur om haar onafhankelijkheid te vrijwaren. 10

12 Frank Rottiers, verantwoordelijke verzekeringen De verantwoordelijke verzekeringen staat in voor opvolging van dossiers en informatiepunt naar de leden toe. Hij vervult volgende functies: - Controle van de documenten op volledigheid - Versturen van de documenten naar de federatie of verzekeraar - Opvolgen van de ongevallen (dossiers) De procedure voor verzekeringsaangifte staat beschreven in de onthaalbrochure en is ook via de website te raadplegen. Zaalwacht(en) Bij de lessen is er een zaalwacht aanwezig, die als eerste aanspreekpunt dient voor vragen van ouders en leden. De zaalwacht verzorgt eveneens een administratieve rol, waaronder het opvolgen van aanwezigheden en inschrijvingen en het uitdelen van brieven, clubblad, t-shirts.. Vrijwilligersbeleid Vrijwilligers nemen een onmisbare plaats in binnen deze vereniging. Daarom besteden we de nodige aandacht aan het vrijwilligersbeleid. Bestuursleden en lesgevers worden verwacht de vrijwilligersovereenkomst en een verklaring op eer voor akkoord te tekenen bij het ingaan van de overeenkomst (bijlage 2). Voor nieuwe vrijwilligers wordt er aan het begin van het seizoen een sessie georganiseerd tijdens de startvergadering om hen te informeren over de organisatie in de club, over de gymfederatie, de sporttechnische ondersteuning, onkostenvergoedingen enz. Werving van vrijwilligers en medewerkers voor evenementen en clubactiviteiten wordt georganiseerd via verschillende kanalen: flyers, website, facebookpagina,... Er wordt een database bijgehouden van (vaste) vrijwilligers die kunnen aangesproken worden voor medewerking bij activiteiten. Hiervoor is er één centrale contactpersoon in de club aangesteld. Deze persoon is ook verantwoordelijk voor het organiseren van de jaarlijkse vrijwilligersdrink om alle vrijwilligers, de bestuursleden, lesgevers, medewerkers bij activiteiten,.. te bedanken en in de bloemetjes te zetten. 11

13 Huishoudelijk reglement Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw werkt volgens een huishoudelijk reglement dat van toepassing is op alle leden die aangesloten zijn bij de club. Dit reglement ligt ter inzage in de zalen en kan ook gedownload worden via de website. Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw wijst elke vorm van discriminatie op grond van geslacht, geloof, levensbeschouwing, afkomst en geaardheid af. Klachten kunnen neergelegd worden bij de Raad van Bestuur of bij de ombudsvrouw. Huisstijl Clubnaam: Turnkring Deugd en Moed Ekeren vzw Roepnaam: Turn- en Dansclub D&M Ekeren of Deugd en Moed Ekeren Het logo van de club wordt gebruikt in alle documenten die worden verspreid: Het logo staat eveneens gedrukt op het clubuniform (trainingspakken, t-shirts). Alle documenten en briefwisseling worden opgesteld in lettertype Tahoma met lettertype grootte 11. Communicatie Communicatie zowel intern als extern is van cruciaal belang. In deze sectie worden de verschillende communicatiekanalen die we gebruiken toegelicht: Communicatie binnen de club Informatieverstrekking naar leden toe gebeurt via: - Onthaalbrochure Algemene informatie over de club Wordt verspreid naar alle leden in augustus en wordt meegegeven bij inschrijving van nieuwe leden - Clubblad t Flikflakske 12

14 Verschijnt in 3 edities per jaar Wordt verstuurd per mail en een gedrukte versie wordt in de lessen uitgedeeld aan alle leden - Website - Facebookpagina - ing naar leden met informatie over activiteiten, wedstrijden, enz. - Flyers en brieven uitgedeeld tijdens de lessen en ad valvas in de zalen Voor bestuursleden met specifieke functies zijn er aangemaakt om zo vragen en opmerkingen snel en adequaat te kunnen behandelen en opvolgen. Communicatie tussen bestuur en lesgevers wordt daarenboven ook onderhouden via: - Startvergadering bestuur en lesgevers - Bestuursvergaderingen - Algemene vergaderingen - ing Promotieplan Aan het begin van elk seizoen wordt er een gerichte promotie gevoerd rond de club om (nieuwe) leden te kunnen werven en het aanbod van de club bij een breed publiek bekend te maken: - Advertenties met flyers in aankondigingsblad - Algemene flyers met aanbod, inschrijvingsmomenten en nieuwigheden in de kijker, verdeeld aan huis in Ekeren, op de Ekerse rommelmarkt en in scholen Ekeren - Bedrukte broodzakken met nieuwigheden in de kijker en contactinformatie /verwijziging naar website, verdeeld onder Ekerse bakkers - Flyers en affiches voor nieuwe groepen en specifieke disciplines (bijvoorbeeld peutergym, freerunning/parkour, g-gym), verspreid op rommelmarkt en in scholen Ekeren Digitale media worden met regelmaat up-to-date gehouden om nieuws uit de club te delen: - Website - Facebookpagina Een sponsordossier met informatie over de club en mogelijkheden tot sponsoring is beschikbaar om te downloaden via de website of op aanvraag. 13

15 SWOT-analyse Sterktes (Strenghts) Verjongd, dynamisch bestuur met diverse achtergrond Voortdurend streven naar professionele aanpak door geregelde interne kwaliteitscontrole Ruim aanbod aan disciplines met evenwicht tussen recreatief turnen/dansen en competitief turnen, toegankelijk voor alle leeftijden Aandacht voor specifieke doelgroepen, vb. G-gymafdeling Democratische prijzen lidgeld en kansarmenbeleid (bijlage 4) Financieel gezonde toestand Stabiel aantal leden (drop-out vs nieuwe leden) Veel lesgevers stromen door in eigen club, groot en enthousiast lesgeversteam Jaarlijkse nevenactiviteiten zorgen voor sfeer en verbondenheid met de club Zwaktes (Weaknesses) Onvoldoende expertise om binnen huidige groep medewerkers de technische leiding te verzorgen en recreatieve pijler uit te bouwen Met huidige infrastructuur en zaalruimte beperkte mogelijkheid tot uitbreiding van het aanbod en maakt organisatie van bijvoorbeeld het uurrooster complexer Jong team van lesgevers kan het moeilijker maken voor vervangingen tijdens examenperiodes en zorgt voor verloop binnen het lesgeversteam bij het begin van het seizoen, omwille van oa. studies Lesgevers die niet eerder als lid bij de club aangesloten waren, vallen sneller uit/zijn minder verbonden aan de club Mogelijkheden tot samenwerkingsverbanden ondermeer via Topgym Antwerpen Goedgekeurd project voor zaal in eigen beheer Deelname aan initiatieven zoals onder andere multimove, gymstars, we are freerunning,... Mogelijk groeipotentieel door algemene trend in huidige maatschappij om nog meer volwassenen en senioren aan het sporten te krijgen In het algemeen is er groot sportaanbod in de omgeving van Antwerpen door vele sportmogelijkheden bij andere clubs Vrijwilligers recruteren is niet eenvoudig, de stap om toe te treden tot het bestuur in een vereniging is vaak groot (vergaderlast, vele taken, ). Jonge bestuursleden hebben vele verplichtingen buiten de club oa. gezin en werk Kansen (Opportunities) Valkuilen (Threats) 14

16 Doelstellingen Overzicht doelstellingen De doelstellingen worden uitgewerkt in verschillende domeinen: - Ledenbestand - Clubwerking - Kwaliteit van de lessen - Activiteiten - Financiën - Materiaal en Infrastructuur Voor ieder domein zijn er doelstellingen bepaald. Uitwerking doelstellingen Domein Doelstelling Actie Verantwoordelijke Timing Termijn Ledenbestand Ledenwerving Bestuur 2018 LT Stabiel ledenaantal behouden en groei van ledenaantal jaarlijks bewerkstelligen. - Promotieplan uitwerken om nieuwe leden aan te trekken zie sectie communicatie Bereiken specifieke doelgroepen Specifieke doelgroepen bereiken door uitbreiding van aanbod en beleid kenbaar maken voor specifieke - Flyers en promotiemateriaal ontwikkelen om nieuwe groepen bekend te Yunsi Jaarlijks KT/LT

17 doelgroepen (oa. kansarmenbeleid met statuut verhoogde tegemoetkoming). maken in Ekeren en onder de leden Beleid kenbaar maken en dit aftoetsen aan de hand van groei in aantal leden binnen deze specifieke doelgroepen: Jeugd: toename in aantal jeugdleden. Onder impuls van de verenigingsmanager streven naar minstens 430 leden tegen 1 mei G-werking: aangroeien tot 18 g-gymmers tegen 1 mei 2018 en oprichten van extra groep die het aantal nog kan doen toenemen - Kansarmenbeleid uitwerken en stelselmatig implementeren vanaf sept 2014 (bijlage 4) Tamara Sept 2014 KT/LT Kansarmen: toename in aantal leden die onder het statuut verhoogde tegemoetkoming bekend zijn in de club. Tegen 1 mei 2018, 15 extra leden met dit statuut 16

18 Senioren: uitbouwen van een aparte seniorenwerking voor 65-plussers door de verenigingsmanager, zodat we minstens 20 nieuwe senioren als lid hebben tegen 1 mei Dropout leden Inclusie in kaart brengen Dropout onderzoek organiseren om eventuele problemen en noden te detecteren en bijgevolg leden te kunnen behouden en winnen voor de toekomst Leden met een beperking die geïntegreerd zijn binnen de reguliere werking in onze vereniging in kaart brengen, om hen beter te ondersteunen waar nodig. Door ook attesten van deze leden te verzamelen, kunnen wij ook voor hen de nodige - Coördinatie van het dropout onderzoek: Nathalie - Telefoons naar leden: bestuur - Verwerking resultaten dropout: Nathalie - Bespreken op Raad van Bestuur en in algemene vergadering: bestuur - Artikel clubblad: Nathalie - Bepalen welke leden voor de subsidies van de stad Antwerpen als sporters met een beperking worden beschouwd: Tamara - Verzamelen attesten: bestuur - Ledenlijst + attesten: Tamara Nathalie Jaarlijks LT Maart 2016 KT Tamara Jaarlijks KT 17

19 Ledenadministratie ondersteuning van de stad Antwerpen krijgen via hun jaarlijkse subsidies. Organisatie van (voor)inschrijvingsmomenten aan het begin van het seizoen - Bekijken vereenvoudigde manieren voor inschrijvingsprocedure Maria Sep 2016 KT Clubwerking Aanwerving verenigingsmanager Raad van Bestuur en vrijwilligersbestand Bekijken mogelijkheden om ledenadministratie te vereenvoudigen en meer te automatiseren Ondersteuning en verdere uitbouw van de recreatieve afdeling Vrijwilligers zoeken die meer verantwoordelijkheid willen dragen in de club bij een aantal activiteiten of hen een ander duidelijk omlijnd takenpakket geven om zo leden van de Raad van Bestuur te ontlasten - Inschrijving via mail voor bepaalde groepen, implementatie seizoen Rechtstreeks online inschrijven, implementatie seizoen Aanwerving verenigingsmanager via Vlabus - Uitwerking takenpakket - Mensen persoonlijk aanspreken: bestuur - vrijwilligers mailen als er hulp nodig is: Jess - Na elke activiteit de vrijwilligers doorgeven aan Jess: bestuur - Updaten van het vrijwilligersbestand: Jess - Begeleidingstraject Tamara/Eddy Eddy Jessica Sep 2016 Seizoen Juni 2016 LT/KT KT 18

20 Tevredenheidsenquête Leden bevragen naar tevredenheid over de club en de lessen. Er wordt telkens op één bepaald aspect gefocused. Bijvoorbeeld: recreatieve groepen, wedstrijdgroepen, nieuwe groepen, promotiecampagne,... werken met vrijwilligers : Jess en Bart - Onderwerp bepalen: bestuur - Opstellen van de enquête: Nathalie - Uitdelen en verzamelen: bestuur - Verwerking en terugkoppeling naar bestuur: Nathalie Nathalie tweejaarlijks LT Bijscholingen bestuur De conclusies uit deze enquête kunnen leiden tot nieuwe acties en doelstellingen om de kwaliteit te verhogen in de club. Bestuursleden dienen zich regelmatig bij te scholen. Bijscholing is belangrijk om op de hoogte te zijn van veranderingen en om de clubwerking verder te professionaliseren - Streefdoel is minimum 1 bijscholing per bestuurslid per jaar - Bijscholingen worden door de club betaald, eventueel via incentives GymFed Bestuur jaarlijks LT Q4 Gym kwaliteitslabel Definitieve lijst IKGym vervalt, nieuw kwaliteitslabel ontwikkeld. - Coördinatie voorbereiding: Eddy - Updaten en verzamelen Eddy Continu (Q4 gym label behaald in KT/LT 19

21 Veiligheidsscan Kwaliteit van de lessen Uitwerken van jaarplan Verdere professionalisering blijft nodig met het oog op uitdagingen in de toekomst. Veiligheidsscan van Stad Antwerpen ondergaan om erkenning te behouden en veilige sportomgeving te creëren. Om kwaliteit in de lessen te garanderen wordt een jaarplan uitgewerkt. van allerlei documenten: bestuur - Beleidsplan updaten: Yunsi - Opvolging dat kwaliteit gegarandeerd blijft volgens het behaalde Q4gym label - Voorbereiding veiligheidsscan: Chris - Opvolging werkpunten voortvloeiend uit de veiligheidsscan: Chris - Uitwerking jaarplannen: Lesgevers Chris januari 2015) Nieuwe doorlichting te bepalen KT Lesgevers Jaarlijks KT/LT Implementeren van Gymstars Voor gespecialieerde groepen wordt gestreefd naar een uniform jaarplan dat geactualiseerd wordt op jaarlijkse basis. Recreatieve lesgevers lagere school op één lijn door hetzelfde programma te volgen Verhoging van de kwaliteit van de lessen - vastleggen data in overleg betrokken lesgevers - uitleg en opvolging programma - organisatie en communicatie diploma- Jeremy (via Topgym) Start LT 20

22 uitreiking - bijscholingen: betrokken lesgevers op aangeven van Tamara Organiseren van gymstarssterrendag voor recreatieve gymnasten - uitwerking gymstarssterrendag in samenwerking met topgym Antwerpen en gymfed Maart 2016 KT Implementeren van Multimove Kleuterlesgevers op één lijn door hetzelfde programma te volgen Verhoging van de kwaliteit van de lessen Aanbieden aparte lessen multimove - Ontwerp flyer: Yunsi (achterkant flyer peutergym) - Vastleggen data in overleg betrokken lesgevers - uitleg en opvolging programma - organisatie en communicatie diplomauitreiking - opleiding tot Multimovebegeleider: betrokken lesgevers op aangeven van Tamara - contact en promo via GymFed Jeremy (via Topgym) Start Organisatie aspirant- Nieuwe assistent-lesgevers uit - vastleggen cursus Jeremy (via topgym) 2016 KT LT 21

23 initiatorcursus eigen club rekruteren - kandidaten binnen eigen club overtuigen: Tamara - attesten verzamelen en uploaden: Tamara Bijscholing lesgevers Continue bijscholing is belangrijk om kwaliteit te blijven waarborgen en om vernieuwend te zijn Activiteiten Kijkmomenten Per trimester een kijkmoment organiseren voor (groot)ouders om de kinderen in de les aan het werk te zien Extra moment inrichten voor diploma-uitreiking lagere school en kleuters op het einde van het seizoen - streefdoel is minimum 1 bijscholing per lesgever per jaar - bijscholingen worden door de club betaald, eventueel via incentives GymFed - Communicatie met lesgevers: Tamara - Attesten verzamelen en uploaden: Tamara - Aankondiging via t flikflakske - Herinnering via mail en facebook - Foto s op website en in t flikflakske Turn-en dansgala Tweejaarlijks turn-en dansgala - Organisatie aan de hand van draaiboek: Eddy - Uitwerking thema in samenwerking met Tamara Jaarlijks LT Yunsi Eddy, Jess, Eline, Jaarlijks 3 kijkmomente n in Tweejaarlijks April 2017 LT KT KT LT 22

24 lesgevers: Jess/Eline - Reclameboekje wordt gecreëerd met algemene informatie over de club: Yunsi Organisatie wedstrijd Organisatie verzorgen van een wedstrijd in Ekeren (provinciaal of federaal kampioenschap) - Coördinatie: Eddy/Wesley Eddy, Wesley Seizoen LT Deelname sportmarkt Ekeren Organisatie van het Vlaams kampioenschap TRA, TRS, TU A, B en I-niveau Deelnemen aan de sportmarkt georganiseerd door de sportantenne om via demonstraties en gratis initiaties de club te promoten - Inschrijving sportmarkt: Tamara - Praktische organisatie: bestuur 16 en 17 april 2016 KT Tamara Jaarlijks LT Vrijwilligersdrink Nevenactiviteiten Vrijwilligersdrink organiseren om de vrijwilligers te bedanken en in de bloemetjes te zetten Extra activiteiten organiseren vanuit de club als opbrengstactiviteit en om betrokkenheid van lesgevers en leden in de club te vergroten - Organisatie vrijwilligersdrink: Jess - Organisatie activiteiten aan de hand van draaiboek - verantwoordelijke lekkernijslag: Jessica Jaarlijks LT Allen Jaarlijks KT/LT 23

25 1.Lekkernijslag als opbrengstactiviteit 2.Sinterklaasfeest voor de peuters, kleuters, kinderen van eerste en tweede leerjaar en g-gymmers 3. Winterbar, een ideale activiteit voor een hartverwarmende sfeer onder de clubleden, bestuur en lesgevers Wesley/Bart - verantwoordelijke sinterklaasfeest: Nathalie - verantwoordelijke winterbar: Roel en lesgevers, Eddy, Wesley - verantwoordelijke BBQfestijn: Jess en werkgroep (vrijwilligers) - Evaluatie activiteiten tijdens Raad van Bestuur Financiën Fundraising 4. BBQ festijn voor het brede publiek (leden, bestuur, sympathisanten,...) Sponsoring aantrekken voor algemene werking en project zaal - sponsordossier voor potentiële sponsors beschikbaar maken via website/op aanvraag en up-to-date houden: Yunsi - aantrekken van nieuwe sponsors: Chris/Bestuur Chris Jaarlijks KT/LT Begroting Jaarlijks sluitende begroting - boekhouding, btw Wesley, Eddy, Jaarlijks KT/LT 24

26 opstellen plichtige aangelegenheden en begroting worden op dagelijkse basis opgevolgd door penningmeester: Wesley - maandelijkse update over begroting en financiële status in Raad van Bestuur: Wesley - financieel verslag 2x per jaar: Wesley Tamara Financieel plan zaal Financieel plan eigen turnzaal met terugbetalingscapaciteit en ingebouwde veiligheidsmarge - gedetailleerd financieel plan uitwerken voor bouw en beheer van eigen turnzaal - reserve aanleggen voor project zaal van ten minste 5000 euro per jaar Tamara, Wesley, Eddy, Chris Jaarlijks LT Materiaal en infastructuur Onderhoud materiaal Jaarlijks budget opstellen voor aanschaffen van nieuw materiaal en onderhoud van het materiaal door bevraging - Budgettering van nieuw en onderhoud materiaal: Wesley - Opvolging van Wesley/Chris Jaarlijks KT/LT 25

27 bestuur en lesgevers in november Jaarlijkse controle materiaal van de club door Eurogym bestellingen nieuw materiaal en onderhoud van materiaal van de club: Chris Inventaris materiaal Opstellen lijst van alle toestellen en materiaal - Opstellen van lijst van alle toestellen en materiaal van de club: Wesley/Chris - Actualiseren van lijst toestellen en materiaal: Wesley/Chris Wesley/Chris Jaarlijks KT/LT Eigen turnzaal in eigen beheer Verdere uitbouw plan voor eigen turnzaal in eigen beheer - Opvolging uitvoering van plan zaal: Eddy, Tamara, Chris - Terugkoppeling naar Raad van Bestuur Eddy, Tamara, Chris Maandelijks LT 26

28 bijlage 1 Organogram 27

29 bijlage 2 vrijwilligersovereenkomst /verklaring op eer

30 29

31 30

32 bijlage 3 overzicht aantal leden per seizoen 31

33 bijlage 4 kansarmenbeleid 32

34 33

35 34