Jaarverslag Hooigracht 12, 2312 KS Leiden

Transcriptie

1 Jaarverslag Hooigracht 12, 2312 KS Leiden

2 2 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Algemeen Bestuursbezetting Professionele ondersteuning Intern beleid Vergaderingen Archief Activiteiten Accommodate Survey ELCID en OWL Communicatie en promotie Extern beleid...8 Lokaal niveau 4.1 DUWO Leiden Urgentiecommissie Taskforce Studentenhuisvesting Bewonerscommissies en studentbeheren...9 Centraal niveau 4.5 DUWO Groep Adviezen Huismeesterkosten Scheiding DAEB/niet-DAEB Huurdersorganisaties van DUWO Raad van Commissarissen Landelijk Huurdersoverleg Studenthuisvesting (LHS) Duurzaamheid Algemeen De Q-ton Financieel jaarverslag

3 3 1. Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt het Jaarverslag 2016 van Huurdersvereniging BRES. Het jaar 2016 was een veelbewogen jaar waarin meerdere zeer gewaardeerde BRES-bestuursleden hun functie hebben neergelegd, maar waar wij ook weer een aantal doorpakkers voor in de plek hebben mogen verwelkomen. Ondanks de vele mutaties heeft onze continuïteit er niet onder geleden en heeft BRES zich weer optimaal weten in te spannen voor haar huurders. Net als in voorgaande jaren stonden er een aantal belangrijke zaken op de agenda, zoals de voordracht van twee nieuwe huurderscommissarissen voor de Raad van Commissarissen van DUWO, de evaluatie van het co-producentschap met DUWO en de totstandkoming van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst. Deze onderwerpen op centraal niveau hebben natuurlijk veel van onze aandacht geëist, maar het beleid en de problemen op lokaal niveau hebben ons oog nooit verloren. Bij het behandelen van de eerdergenoemde zaken staat het belang van de huurder prominent op de eerste plaats. BRES heeft het gehele jaar weer met man en macht klaargestaan voor haar (inter)nationale huurders. Zo was de Accommodate Survey weer een groot succes en hebben we het merendeel van de klachten in goed overleg met DUWO Leiden weten op te lossen. Duurzaamheid stond ook dit jaar weer hoog op de agenda van BRES. Het jaar 2016 was een spannend jaar, omdat de resultaten van de door de huurders gefinancierde Q-ton bekend gemaakt werden, de nieuwe energiezuinige warmwaterinstallatie op de Vrijheidslaan. Dit was de eerste keer dat er in Nederland (en misschien zelfs wel wereldwijd!) een dergelijke installatie in een studentenflat werd geplaatst. De resultaten waren veelbelovend en DUWO denkt na om deze installatie de standaard te laten worden in nieuwbouwprojecten. Namens het BRES-bestuur, Kimber Miedema Waarnemend voorzitter BRES

4 4 2. Algemeen Bestuursbezetting Het bestuur van BRES bestond aan het begin van het jaar 2016 uit Raymond Hardij (waarnemend voorzitter), Floortje van Gameren (penningmeester), Simon Brenkman (secretaris), Jan Borman (kandidaat-bestuurslid Accommodate) en Jitse Brouwer (kandidaat-bestuurslid). De functie van bestuurslid Public Relations bleef tot halverwege dit jaar onvervuld. Het jaar 2016 kende meerdere mutaties die hieronder zijn weergegeven. Besloten werd om bij het eerstvolgende bestuurslid, dat afscheid nam van BRES, te weten Floortje, op zoek te gaan naar een nieuw bestuurslid. Bij deze mutatie is Simon doorgeschoven naar de functie van penningsmeester en Jitse als inmiddels waarnemend secretaris naar bestuurslid Extern. Het nieuwe aspirant-lid, Kimber Miedema, zou na haar proefperiode Jitse dan opvolgen als secretaris. Gezien het feit Raymond tijdelijk zou vertrekken voor een buitenlandstage en de promotie en naamsbekendheid van BRES in 2016 wel gestimuleerd konden worden, heeft BRES in augustus opnieuw een aspirant-lid aangenomen, te weten Frank Heikamp. De grootste wijziging in 2016 voor het bestuur was de keuze van Raymond om het voorzitterschap neer te leggen en van zijn tijdelijke vertrek een definitief vertrek te maken. Het bestuur zag het vertrek van Raymond niet aankomen en heeft om die reden in de zomer geen actieve voorzitter gehad. Na een tijd van onzekerheid heeft het bestuur intern besloten dat de beoogde opvolger van Raymond Kimber is geworden, gezien haar in korte tijd bewezen capaciteiten. Zij neemt de taken van Raymond sinds diens vertrek waar. Omdat Kimber is doorgeschoven naar de functie van waarnemend voorzitter, is de functie van secretaris opnieuw vrijgekomen, die zij nog geruime tijd heeft waargenomen. Met tevens het oog op het tijdelijke vertrek van Jan vanaf december heeft BRES in het najaar twee nieuwe aspirantleden aangenomen, te weten Iris Mutis en Lars de Groot. Bij deze mutatie is tevens besloten de taken binnen het bestuur te herverdelen, waarbij de functie van bestuurslid Accommodate is omgedoopt tot bestuurslid Bewoners, wie zich over zowel de Nederlandse als buitenlandse huurders zal ontfermen. Tot slot heeft Max van der Tuin, extern adviseur van het bestuur, per december definitief afscheid genomen van BRES na zijn jarenlange inzet. Het bestuur van Huurdersvereniging BRES wil het jaarverslag dan ook gebruiken om Floortje, Raymond en Max nogmaals te bedanken voor hun inzet voor het BRES-bestuur. Daarnaast verwelkomen we Jan weer graag terug in het nieuwe jaar. Door de wijzigingen ziet het BRES-bestuur er op 1 januari 2017 als volgt uit: Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Bestuurslid Extern: Bestuurslid Bewoners: Bestuurslid Public Relations: Kimber Miedema Iris Mutis Simon Brenkman Jitse Brouwer Lars de Groot Frank Heikamp

5 5 Professionele ondersteuning In het jaar 2016 werd BRES wederom professioneel ondersteund door Henri Zegers, adviseur volkshuisvesting van!woon (voorheen ASW/Team Wonen). Henri heeft ondersteuning geboden bij zowel de adviezen en zaken die betrekking hadden op lokaal niveau als op het overkoepelende niveau waarin BRES deelneemt aan het samenwerkingsverband van de Samenwerkende Huurdersorganisaties (SHO) van DUWO. Henri was in zijn ondersteunende rol veel aanwezig tijdens de bestuursvergaderingen en op de vergaderingen met de huurdersorganisaties van DUWO (Duwoners uit Amsterdam, VBU uit Amstelveen en WijWonen uit Delft).

6 6 3. Intern beleid Vergaderingen BRES heeft vele soorten overleggen gevoerd afgelopen jaar, zoals bestuursvergaderingen, vestigingsoverleggen, overleggen in werkgroepen als Taskforce Studentenhuisvesting en Landelijk Huurdersoverleg Studentehuisvesting (LHS) en bestuursoverleggen met de andere huurdersorganisaties en met DUWO. Hieronder worden de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering uitgelicht. De overige overleggen worden in de rest van het verslag nader toegelicht. Bestuursvergaderingen BRES heeft in 2016 zo n 20 bestuursvergaderingen belegd. Het streven is om elke twee weken een vergadering te houden. De vergaderingen vonden plaats in het BRES-kantoor aan de Hooigracht. De verscheidenheid aan onderwerpen die in de bestuursvergaderingen is besproken, maakt het jaar 2016 een divers jaar. Algemene Ledenvergadering Op 21 april 2016 werd de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering gehouden. Belangrijk onderdeel van deze vergadering was de goedkeuring van het (financieel) jaarverslag van Een ander belangrijk onderdeel was het officieel uithameren van de bestuursleden Egge Luining, Walter Cruccu, Floortje van Gameren en Sophie van Oosterwijck, die door haar verblijf in het buitenland niet bij de ledenvergadering aanwezig kon zijn. Daarbij werden de nieuwe bestuursleden met goedkeuring van de ledenvergadering geïnstalleerd: Raymond Hardij, Jan Borman en Jitse Brouwer. Archief BRES is het afgelopen jaar verder gegaan met het digitaal bijhouden van het archief en het digitaal uitbreiden van de Dropbox. In het najaar heeft het bestuur opruimwerkzaamheden verricht in zowel de mail als het papieren en het Dropbox archief zodat deze weer helemaal up-to-date zijn en effectief gebruikt kunnen worden. Gezien de omvang van de werkzaamheden lopen deze uit in het komende jaar. Activiteiten Accommodate Survey De huisvesting van internationale studenten en PhD s vindt plaats onder een aparte tak van DUWO, die beter bekend staat als Accommodate. De rechten van Accommodate-huurders wijken af van de rechten van de overige huurders, bijvoorbeeld omdat de huurperiode voor bepaalde tijd is en omdat er een flink pakket van servicediensten wordt verleend. Een veelgehoorde klacht van de buitenlandse studenten is dat zij het onredelijk vinden dat zij alleen maar voor een half jaar kunnen huren en voor alle zes maanden de huur volledig moeten betalen; zij vinden de huur over het algemeen te hoog en zijn systematisch ontevreden over de door Accommodate geleverde service. Over de bepaalde huurperiode is door de huurderorganisaties in het najaar een punt van gemaakt aangezien dit volgens de nieuwe wet niet meer mogelijk zou zijn. Vanuit het bestuur was Jan Borman de contactpersoon voor zaken omtrent Accommodate wiens taken per begin januari 2017 zijn overgenomen door Lars.

7 7 In juni 2016 heeft BRES de jaarlijkse Accommodate Survey weer afgenomen. Voor de derde maal is de Accommodate Survey in samenwerking met de andere huurdersorganisaties van DUWO (Duwoners uit Amsterdam, VBU uit Amstelveen en WijWonen uit Delft) opgezet. Het doel van de enquête is te peilen hoe de internationale huurders van Accommodate over de belangrijkste huuraspecten denken. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de prijs-kwaliteitverhouding van de woonruimten, de serviceverlening en eventuele problemen. In Leiden is dit jaar een response rate van 25% behaald, waardoor ten opzichte van de vorige enquête een beter, relevanter en vollediger beeld van de (on)tevredenheid van Leidse Accommodate huurders geschetst kon worden. De resultaten van de enquête zijn in een rapport uitgewerkt en als een ongevraagd advies aan het vestigingsbestuur van DUWO in Leiden en de directeur Accommodate van DUWO aangeboden. Het rapport is goed ontvangen en zowel op lokaal- als concernniveau uitvoerig geëvalueerd. De belangrijke aanbevelingen uit het rapport zijn overgenomen en de resultaten worden door DUWO tevens met SEA Housing van de Universiteit Leiden besproken, die een belangrijke rol speelt gezien een gedeelte van de contracten bij hen wordt afgesloten. BRES is DUWO dankbaar voor de prettige samenwerking rondom de enquête en is tevreden met de stappen die naar aanleiding van het rapport zijn ondernomen ELCID en OWL Afgelopen jaar heeft BRES met veel plezier op de informatiemarkten van zowel de ELCID (Enige Leidse Commissie Introductie Dagen, de algemene introductie voor alle aankomende studenten van Leiden) als de OWL (Orientation Week Leiden, de introductieweek van de buitenlandse studenten) gestaan. Deze markten vormen een goed moment om onze (nieuwe) leden te spreken en hen over de taken van BRES voor te lichten. Deze markten zijn sinds de invoering van het automatisch lidmaatschap erg belangrijk geworden voor de naamsbekendheid van BRES. Bij zowel de ELCID als de OWL werd het kraampje van BRES goed bezocht, waardoor het bestuur in staat was om veel mensen te spreken. Het succes van de markten liet zich ook zien in een significante stijging in het aantal likes van de Facebookpagina in de weken van de ELCID en de OWL. Communicatie en promotie PR blijft een belangrijke activiteit voor een vereniging, zo ook voor BRES. Na het vertrek van Sophie van Oosterwijck is de promotie-activiteit echter op een zeer laag pitje gekomen. Zo is de Facebook activiteit fors omlaag geschaald en is de nieuwsbrief niet meer uitgegeven. In de zomer heeft BRES besloten het roer om te gooien en heeft Frank Heikamp als bestuurslid aangenomen om BRES weer op de kaart te zetten. Hij had al pr-ervaring opgedaan in het ELCID 2016 bestuur. Een onderdeel van deze aanpak was de verandering van de huisstijl waardoor de vereniging een frisser uiterlijk heeft gekregen en zij meer actueel is dan eerst. BRES is in de eerste maanden van 2017 van plan de promotie op te schalen om onze leden te herinneren van ons bestaan en voor te lichten over wat BRES doet. De nieuwsbrief en website zullen daarmee nieuw leven worden ingeblazen en de Facebookpagina zal weer regelmatig gebruikt worden voor onder andere het informeren van huurders over huur-gerelateerde zaken en het promoten van duurzaamheid, dat hoog op de agenda van BRES staat.

8 8 4. Extern beleid De extern adviseur gaat naar externe overleggen waar BRES bij gebaat is en voert de gesprekken met de bestuurders van DUWO en de verschillende huurdersorganisaties van DUWO. Afgelopen jaar lag de nadruk tijdens deze vergaderingen op het werken naar een nieuwe samenwerkingsovereenkomst tussen de huurdersorganisaties en DUWO. Daarnaast werd in deze overleggen ook gewerkt aan het gezamenlijk schrijven van adviezen aan DUWO. Wegens de zwaarte van de functie heeft de extern adviseur over het jaar 2016 regelmatig bijval gehad van de andere BRES-bestuursleden. BRES heeft het bestuur zo ingedeeld dat de voorzitter het voortouw neemt in en verantwoordelijk is voor de gang van zaken op lokaal niveau en de externe adviseur op centraal niveau. Naast de reguliere overleggen is BRES ook aanwezig bij overleggen als de bijeenkomsten van de Taskforce Studenthuisvesting en de LHS. Deze taak is vanwege de eerdergenoemde zwaarte overgeheveld naar de andere bestuursleden. BRES vindt het belangrijk haar gezicht zoveel mogelijk te laten zien. De extra kennis die wordt opgedaan in deze bijeenkomsten wordt intern via verslagen en bestuursvergaderingen gedeeld. Lokaal niveau DUWO Leiden Niet alleen intern bij BRES hebben er veel veranderingen plaatsgevonden, maar ook bij de Leidse vestiging van DUWO. Zo zijn per 1 juni de vestigingsdirecteuren gerouleerd, waardoor wij afscheid hebben genomen van Michiel Ensink, die naar Delft is vertrokken, en waarvoor wij Hans Pluim in de plaats hebben gekregen, afkomstig uit Amsterdam en nu verantwoordelijke voor zowel Leiden als Den Haag. Daarnaast hebben wij tegelijk afscheid genomen van Wilbert Bots (voormalig hoofd afdeling Wonen), die de pensioengerechtigde leeftijd behaalde in In zijn plaats schuift Marcel Louwerse (teamleider Verhuur) aan. In het najaar zaten dus aan zowel de kant van DUWO als van BRES nieuwe hoofden aan tafel. Met dit jaarverslag willen wij dan ook Michiel en Wilbert bedanken voor de fijne samenwerking en gaan wij met hernieuwde energie het nieuwe jaar in. In 2016 heeft BRES viermaal een regulier bestuurlijk overleg gevoerd met DUWO Leiden, waarbij wij vrijwel altijd werden ondersteund door Henri Zegers. Vaste agendapunten zijn persoonswisselingen van beide kanten, lokale problemen en de lopende projecten van DUWO, waaronder dit jaar de Langebrug, de Leidse Schans en de Meelfabriek. Onder andere door de oplevering van de Langebrug, had BRES te maken met een sterk stijgend ledenaantal. De bedoeling is dat het ledenaantal zal blijven stijgen door de betere promotie en door de (waarschijnlijke) oplevering van de Leidse Schans en de Meelfabriek, gezien het feit de DUWO-huurder tegenwoordig automatisch lid wordt van BRES. In het verlengde van de oplevering van de Langebrug en de toekomstplannen van de Leidse Schans en de Meelfabriek hebben wij een positief advies afgegeven betreffende de verkoop van de 5 e Binnenvestgracht, waar de bewoners zelf voor pleitten. Urgentiecommissie Max van der Tuin is dit jaar gestopt als lid van de Urgentiecommissie. Hij is in de loop van het jaar opgevolgd door Simon Brenkman. De urgentiecommissie bestaat uit een medewerker van de corporatie,

9 9 een medewerker van de Universiteit Leiden en een door BRES afgevaardigd persoon. De commissie beoordeelt de aanvragen van studenten om met voorrang in aanmerking te komen voor zelfstandige of onzelfstandige woonruimte. Taskforce Studentenhuisvesting In de Taskforce Studentenhuisvesting spreekt BRES met de gemeente Leiden, DUWO en de Leidse instellingen voor universitair en hoger onderwijs over de woonsituatie van studenten in Leiden. Door deel te nemen aan de Taskforce kan BRES direct vanaf de tekentafel haar stempel drukken op de algemene woonvisie in Leiden. In 2016 was het voornaamste onderwerp van discussie de tijdelijke huur en de resultaten van de Accommodate Enquête Jan Borman en Max van de Tuin zijn namens BRES bij deze vergaderingen aanwezig geweest. Zij hebben deze vergaderingen als uitermate belangrijk bevonden gezien de bevindingen die zij hier hebben opgedaan. Deze bevindingen zijn direct via hen geïncorporeerd in de overleggen die BRES met DUWO heeft. De informatie die in deze overleggen is opgedaan omtrent tijdelijke huur is hier een voorbeeld van. Bewonerscommissies en studentbeheren Het bevorderen van de samenwerking tussen het BRES-bestuur en de verscheidene bewonerscommissies en studentbeheren stond voor 2016 hoog op de agenda. BRES betreurt dan ook het feit dat deze samenwerking op een laag pitje is komen te staan. In het najaar heeft er wel een training plaatsgevonden voor de bewonerscommissies die daarvoor open stonden. De bewonerscommissies die aanwezig waren, zijn positief over een nadere samenwerking tussen het BRES-bestuur en de betreffende commissie. BRES is van plan deze relatie de komende jaren te stimuleren en streeft ernaar in 2017 contact te hebben met alle bewonerscommissies en studentbeheren van DUWO in Leiden. Centraal niveau DUWO Groep Per 1 juli is de samenwerkingsovereenkomst tussen DUWO en de huurdersorganisaties verlopen. Ondanks dat het co-producentschap al meer dan een jaar voor deze datum is opgezet als alternatief, is in september door WijWonen aangegeven dat zij de toenmalige samenwerkingsovereenkomst wilden opzeggen, omdat zij geen baat zagen in de manier waarop co-producentschap werd ingevuld. Zij kozen er voor om onafhankelijk van de andere HO s met DUWO te onderhandelen. DUWO zag hier echter niet het profijt van in en na overleg tussen de HO s, zag ook WijWonen in dat dit niet de meest efficiënte manier was. Vandaar dat in september 2016 alle HO s een proces zijn gestart om tot een nieuwe samenwerkingsovereenkomst te komen met DUWO. Deze overeenkomst zal uniform zijn voor alle HO s. In dit proces ligt de nadruk op samenwerken en co-produceren. Om dit te bewerkstelligen is besloten dat DUWO in een workshop onder leiding van een mediator/begeleider samen met de HO s gaat vaststellen wat de beoogde doelen en eisen zijn voor een overeenkomst, waarin alle partijen zich kunnen vinden. Na deze workshop zal het concept voor de samenwerkingsovereenkomst worden opgesteld door

10 10 DUWO. Deze zal voorgelegd worden aan de HO s. De deadline voor een ondertekende samenwerkingsovereenkomst is 1 juni. Adviezen Huismeesterkosten Al voor de fusie met SLS-Wonen bestond er een conflict tussen DUWO en de toenmalige HO s (BRES maakte daar geen deel van uit) over het invoeren van huismeesterkosten in de servicekosten. DUWO wilde een deel van de personeelskosten direct afwentelen op de huurders. De huurwetgeving biedt die mogelijkheid, maar de wet op het overleg huurders-verhuurder (Overlegwet) schrijft voor dat de huurdersorganisatie(s) moet(en) instemmen met een wijziging van het servicekostenbeleid. Bovendien moet tenminste 70 procent van de huurders van een complex met zo n wijziging instemmen. In 2008 hadden de toenmalige HO s gewijzigd met het beleid in te stemmen. Reden was onder meer dat zij vonden dat de sociaal en technisch beheerders van DUWO, waarvoor de huismeesterkosten in rekening zouden worden gebracht, weinig of geen diensten voor de huurders verrichten. Het meeste werk betrof gewone bedrijfsvoering die voor rekening van DUWO zou moeten komen. Bovendien werden de werkzaamheden in de verschillende complexen van DUWO verschillend uitgevoerd en, omdat de complexen ver uit elkaar liggen, werd er door de beheerders vooral ook veel gereisd. In 2014 bleek dat DUWO het standpunt van de HO s deels naast zich neer had gelegd door het beleid wel in te voeren bij nieuwe opgeleverde panden. Voor de HO s was dat aanleiding om de handelwijze voor te leggen aan de Huurcommissie. Hoewel SLS Wonen de huismeesterkosten allang bij alle panden had ingevoerd, stelde BRES zich solidair op met de andere HO s en procedeerde mee, omdat DUWO de Overlegwet had geschonden. De HO s werden door de Huurcommissie niet in het gelijk gesteld, omdat zij de nieuwe huurders niet konden vertegenwoordigen. Op het moment van het ondertekenen van het huurcontract waren zij immers nog geen lid van de HO s. De HO s legden de uitspraak voor aan de Kantonrechter, die begin 2016 de uitspraak van de Huurcommissie bevestigde. Voor de SHO was dat aanleiding om in 2016 met DUWO in overleg te gaan over de invoering en de wijze van doorberekening van de huismeesterkosten in de servicekosten. Duwoners nam geen deel aan dat overleg en begon een nieuwe procedure bij de Kantonrechter, die eind 2016 nog niet is afgerond. Op basis van een heldere taakomschrijving van de verschillende typen beheerders, waarbij onderscheid werd gemaakt tussen de diensten die voor huurders werden verricht en diensten voor DUWO en het toekennen van verschillende beheerklassen, kwamen de SHO en DUWO tot overeenstemming. De huismeester kosten werden alleen in rekening gebracht bij nieuwe huurcontracten. Bestaande huurcontracten bleven buiten beschouwing. Voor de Leidse huurders betekende de overeenkomst feitelijk een verlaging van de servicekosten. Het beleid van DUWO was gunstiger dan het beleid van SLS Wonen Scheiding DAEB/niet-DAEB Naar aanleiding van een wet, die het verplicht heeft gesteld voor een woningcorporatie om de maatschappelijke activiteiten te scheiden van de commerciële activiteiten, heeft DUWO afgelopen een flinke beleidswijziging moeten doorvoeren. Maatschappelijke activiteiten worden officieel diensten van algemeen economisch belang genoemd, kortweg DAEB. De commerciële activiteiten heten daarom in het jargon niet-daeb. Doel is dat opbrengsten uit maatschappelijke activiteiten niet worden ingezet voor commerciële activiteiten. Andersom mag wel. DUWO heeft een scheidingsplan opgesteld en voor zienswijze voorgelegd aan de huurdersorganisaties en de gemeenten waarin zij actief is.

11 11 Gezien de geringe kennis die de huurdersorganisaties hebben omtrent dit onderwerp is gekozen voor externe begeleiding in de persoon van Henri Zegers. Hij heeft ons geadviseerd om niet akkoord te gaan met de hoeveelheid informatie die DUWO de HO s in eerste instantie had toegestuurd. Naar aanleiding hiervan heeft BRES de leiding genomen om meer informatie te verkrijgen over de scheiding die DUWO heeft gemaakt. Onder begeleiding van Jelle van Kempen is uiteindelijk een afdoende mate van informatie verzorgd door DUWO, waardoor de HO s een geïnformeerd besluit hebben genomen om een positieve zienswijze te geven. Huurdersorganisaties van DUWO In 2016 heeft BRES zeer intensief samengewerkt met haar zusterverenigingen. In het samenwerkingsverband dat BRES heeft met VBU en WijWonen zijn er echter wel enige veranderingen opgetreden naar aanleiding van de toename van samenwerking met Duwoners. Zoals elk jaar heeft BRES ook dit jaar gewerkt naar een intensievere samenwerking tussen alle verenigingen. In tegenstelling tot voorgaande jaren is Duwoners hier vaker een gesprekspartner in geweest. Naar aanleiding hiervan en naar aanleiding van de vernieuwde overlegstructuur tussen DUWO en de HO s is de overlegstructuur van de SHO veranderd. Vanaf 1 januari 2017 zal de extern adviseur in de persoon van Henri Zegers alleen nog overleggen plannen vlak voor de bestuurlijke overleggen. Hij zal echter wel meer worden ingezet voor het schrijven van adviezen gezien zijn kennis. Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen van DUWO bestaat uit zeven leden, die elk verantwoordelijk zijn voor een portefeuille. BRES heeft samen met de andere huurdersorganisaties van DUWO de mogelijkheid om commissarissen voor te dragen. De Raad is in 2016 gewijzigd. De twee voorgedragen commissarissen zijn na lange staat van dienst afgezwaaid en wij bedanken Denise Kromwijk en Alexandra den Heijer dan ook hartelijk voor hun goede werk en lange staat van dienst. Uiteraard hebben de huurdersorganisaties gebruik gemaakt van hun recht om twee nieuwe commissarissen voor te dragen. Deze hebben we gevonden in de personen van Floris Koopman en Hans Nederlof. Het contact met de gehele RvC en met de twee voorgedragen commissarissen in het bijzonder is goed. Net als ieder jaar is er ook dit jaar weer een informele bijeenkomst met deze twee commissarissen geweest. Doel hiervan is het informeel uitwisselen van gedachten over de gang van zaken bij DUWO. Naast de reguliere RvC-vergaderingen, waarin het jaarplan en jaarverslag werden besproken, is er dit jaar ook nog een strategiesessie met de Raad belegd. Doel van de bijeenkomst was het sparren en van gedachten wisselen over de door DUWO te volgen strategie voor de komende jaren. Landelijk Huurdersoverleg Studenthuisvesting (LHS) Afgelopen jaar heeft BRES haar lidmaatschap van Landelijk Huurdersoverleg Studenthuisvesting (LHS) aangehouden. Floortje van Gameren was tot het najaar de secretaris van het LHS-bestuur. Tijdens de Algemene Ledenvergadering op 28 september jl. is zij gedechargeerd en is Simon Brenkman, namens BRES, geïnstalleerd in het LHS-bestuur als secretaris.

12 12 BRES is naar elke bijeenkomst geweest van de LHS en heeft het belang van deze bijeenkomsten opgemerkt. De bijeenkomsten gingen onder andere over de relatie tussen de huurdersorganisaties en woningcorporaties en de tijdelijke huur. De kennis die in deze bijeenkomsten is opgedaan is zeer belangrijk aangezien de LHS sprekers heeft ingeschakeld van onder andere de Woonbond, waardoor de huurdersorganisaties goed geïnformeerd werden.

13 13 5. Duurzaamheid Algemeen Afgelopen jaar heeft BRES zich weer beziggehouden met duurzaamheid. Er hebben door de afwezigheid van een bestuurslid PR helaas minder promotieactiviteiten met betrekking tot duurzaamheid plaatsgevonden dan voorgaande jaren. Er zijn het afgelopen jaar bijvoorbeeld geen acties geweest, zoals het verloten van duurzaamheidpakketten voor de individuele huurder. Wel heeft BRES een bezoekje gebracht aan de Leidse deelnemers van de Student Energy Race en hen in hun strijd ondersteund met een besparingspakket. BRES hoopt dat dit heeft kunnen bijdragen aan de grote besparingen die tijdens deze race in Leiden behaald zijn. Op centraal niveau heeft BRES niet stilgezeten op het gebied van duurzaamheid. Er heeft in het voorjaar een brainstormsessie plaatsgevonden met de verschillende huurdersorganisaties en de portefeuillehouder Duurzaamheid bij DUWO. Bij deze brainstormsessie zijn afspraken gemaakt over het verdere verloop van de ontwikkeling van duurzaamheid bij DUWO. Er is afgesproken dat de verschillende huurdersorganisaties en DUWO met voorstellen gaan komen als deze er zijn en dat de portefeuillehouder de huurdersorganisaties regelmatig op de hoogte stelt van de ontwikkelingen. De Q-ton De Q-ton is een warmtepomp die als besparingsexperiment uit het glasfonds is betaald. De Q-ton is in 2015 in gebruik genomen waarna de besparing en kosten uitgebreid geëvalueerd zouden worden. DUWO heeft het afgelopen jaar de besparingen van de Q-ton gemeten en is positief over de behaalde resultaten. De Q-ton maakt zijn beloofde besparing meer dan waar en DUWO wil de Q-ton waar mogelijk gaan toepassen. Om die reden is er eind 2016 een afspraak gemaakt om in samenwerking met DUWO en de verschillende huurdersorganisaties een manier van financiering te bedenken waardoor dit mogelijk gaat worden. BRES spreekt van een zeer geslaagd experiment en is vol vertrouwen dat het financieringsmodel op korte termijn gerealiseerd gaat worden en is blij dat ze middels het glasfonds een bijdrage aan het experiment kon leveren.

14 14 6. Financieel jaarverslag 2016 Beste lezer, Hierbij het financiële gedeelte van het verslag om het jaarverslag van Huurdersvereniging BRES mee af te sluiten. BRES rondt het jaar 2016 af met een klein overschot. Het document spreekt van de staat van baten en lasten en geeft een balans. Ook geeft het document een toelichting op de afwijkende posten. U kunt uw vragen aan de penningmeester stellen tijdens de ledenvergadering. Namens het BRES-bestuur, Simon Brenkman Penningmeester BRES

15 15 Staat van baten en lasten Hieronder treft u een overzicht met daarin de begroting en de realisatie voor 2016 en de realisatie van Tevens vindt u een kolom met daarin het verschil tussen de begroting en de realisatie. In deze kolom treft u negatieve (- getallen) en positieve (+ getallen; in rood) getallen. De negatieve getallen betekenen dat er minder is uitgegeven dan begroot. De rode getallen geven aan dat er juist meer is uitgegeven dan begroot. De zwarte positieve getallen (te vinden bij de inkomsten) geven een positief resultaat weer. Er zijn in dat geval dus meer inkomsten geweest dan uitgaven. Begroting 2016 Realisatie 2016 Verschil Realisatie 2015 Inkomsten Uitgaven Inkomsten Uitgaven Inkomsten Uitgaven Opbrengsten Contributie , , ,75 Subsidie DUWO ,90 +0, ,00 Kosten Huur kantoorruimte ,02 Meubilair , ,16 44,15 Bestuurskosten Bestuursvergoeding ,00 Onkosten vrijwilligers ,46 Versnaperingen ,20-202,80 87,61 Verzekeringen ,19-14,81 206,83 Reiskosten ,61-50,39 64,50 Advieskosten Reguliere ondersteuning ASW/Team Wonen SHO-ondersteuning ASW/Team Wonen , , , ,00 Scholing Advieskosten extern adviseur ,50-3, ,00

16 16 Organisatiekosten Administratiekosten ,16 +8,16 194,01 Bewonerscommissies Kantoorartikelen ,32-80,68 296,19 ALV ,40-41,60 205,36 Promotie , ,30 918,17 Representatie , ,50 512,47 Website en Nieuwsbrief Internet/ telefoonkosten ,01-4,99 326, ,29 Abonnementen LHS Overige Kosten Juridische kosten ,62-623, ,57 Onvoorzien ,53-406,47 127,58 Resultaat + 446, , ,84 Totaal , , , , , , ,41 meer inkomsten dan begroot 3.597,41 minder uitgegeven dan begroot Toelichting op afwijkende posten Inkomsten Contributie Sinds de invoering van het automatisch lidmaatschap stijgen de contributie-inkomsten gestaag. De oplevering van de nieuwbouw op de Langeburg heeft de ledenaantallen (en hierdoor ook de contributiegelden) in 2016 een extra stimulering gegeven. Uitgaven Kantoormeubilair De kosten voor het kantoormeubilair zijn hoger uitgevallen dan begroot. Hiervoor zijn twee verklaringen te geven. In 2016 heeft BRES een deel van haar kantoor vernieuwd. De bureaustoelen zijn vervangen en er is meubilair aangeschaft om de laatste leegstaande ruimte in het kantoor ook te kunnen gebruiken.

17 17 Voor dit bedrag zijn onder andere stoelen, twee banken en een koelkast gekocht. Daarnaast was de computer op het kantoor aan vervanging toe. In plaats van een nieuwe computer heeft het bestuur een laptop aangeschaft, die gebruiksvriendelijker is en meegenomen kan worden naar externe overleggen. Bestuursvergoeding BRES heeft het afgelopen jaar minder geld aan bestuursvergoedingen uitgekeerd dan begroot. Dit kwam doordat sommige bestuurders eerder gestopt zijn met hun werkzaamheden dan gepland of in het buitenland studeerden, waardoor zij minder vergoeding dan begroot ontvingen. Vrijwilligersvergoeding De vrijwilligersvergoedingen zijn in 2016 iets omhooggegaan, zodat de kascommissie nu een cadeautje ter waarde van 50 euro per persoon ontvangt. Reguliere ondersteuning en SHO-ondersteuning ASW/Team Wonen BRES heeft het afgelopen jaar minder gebruik gemaakt van haar adviseur. Dit is zowel op lokaal als centraal (SHO) niveau gebeurd. Hierdoor zijn de kosten in deze posten lager uitgevallen. Promotie De post promotie is hoger geworden, omdat BRES afgelopen jaar de huisstijl heeft vervangen. Het ontwerp en design heeft BRES door een extern bedrijf, te weten LaunchMe ( laten doen. Zij hebben het logo, de website en de huiskleuren vervangen. Dit betekende ook dat er nieuw promotiemateriaal aangeschaft moest worden. Deze wijziging in de huisstijl gecombineerd met de (normale) kosten voor de promotieactiviteiten, zoals de introductieweken, maken, dat er dit jaar meer geld is uitgegeven dan begroot aan promotie. Administratiekosten De administratiekosten vielen dit jaar iets duurder uit dan begroot door de aanschaf van een betere virusscan en hogere tarieven voor het aanvragen en het gebruik van de creditcard en de bankrekening. Representatie Deze post is afgelopen jaar flink overschreden, dat verklaard kan worden met meerdere redenen. Deze overschrijding komt doordat er in de begroting geen rekening was gehouden met zowel de (eerder) vertrekkende bestuursleden als het vertrek van de algemeen directeur van DUWO, de vestigingsdirecteur en zijn directiesecretaris (de contactpersoon van BRES bij DUWO Leiden). Bovendien heeft BRES het bestuur in 2016 bij wijze van teambonding besloten om met enige regelmaat een drankje te drinken na afloop van de bestuursvergadering. Er is aan de bel getrokken toen de kosten hiervoor te hoog opliepen waardoor besloten is om voortaan op het kantoor wat met elkaar te drinken.

18 18 Balans Activa Activa Betaalrekening ,77 Betaalrekening 585,88 Spaarrekening 6.329,91 Spaarrekening ,77 Debiteuren ,42 Debiteuren ,67 Vooruitbetaald 0 Vooruitbetaald 0 Passiva Passiva Eigen vermogen ,23 Eigen vermogen ,39 Crediteuren 3.435,87 Crediteuren 53,92 TOTAAL , ,31 Crediteuren De crediteuren, die BRES had openstaan, betreft een dubbele overboeking van een SHO-lid van een rekening die BRES namens de SHO voor had geschoten. De debiteuren betreffen de lidmaatschapsgelden voor de tweede helft van 2016, die bij het maken van de balans nog niet waren overgemaakt door DUWO.