NOTA INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID

Transcriptie

1 NOTA INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID versie: Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 1 van 26

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Doelstellingen 3. Wettelijk kader 4. Algemene uitgangspunten 5. Bestuurlijke uitgangspunten 6. Procedure voorschrift 7. Risicoverdeling 8. Klachtenafhandeling 9. Verbintenissen 10. Beleidsafwijkingen 11. Informatie en evaluatie 12. Toelichting, vragen en/of advies Bijlagen Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 2 van 26

3 1. Inleiding Dit gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld door het college en van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten, concessies en werken waarbij de gemeente opdrachtgever is en welke door derden worden uitgevoerd. Het college onderschrijft binnen het totaalproces van de bedrijfsvoering het belang van een professionele inkooporganisatie. Deze is essentieel voor het ontwikkelen en vasthouden van het vertrouwen in de wijze waarop gemeenschapsgeld wordt besteed bij het bedrijfsleven, de inwoners én binnen de eigen organisatie. De gemeente is aan haar inwoners, maar ook aan zichzelf, verplicht de besteding van gemeenschapsgelden zo transparant, objectief, efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. De gemeente Tiel streeft daarbij naar een optimale mix van inkoop- en aanbestedingsvormen. Dit gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is een nadere uitwerking van nationale en Europese wettelijke kaders. Boven het bedrag van de Europese drempel is de gemeente Tiel gehouden de Europese wetgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is een actualisatie van het beleid uit 2015 (?). Daarbij is onder andere rekening gehouden met: De (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012, welke per 1 april 2013 van kracht is en juli 2016 is gewijzigd; De (nieuwe) Gids Proportionaliteit; De (nieuwe) Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente; Het bevoegdhedenbesluit gemeente Tiel en het huidige bevoegdhedenregister; De budgethouderregeling gemeente Tiel Scope Onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid vallen in beginsel alle handelingen waar een externe factuur uit voortkomt. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, uitsluitend na schriftelijke opdrachtverstrekking (het aangaan van een verplichting), een prestatie heeft verricht. Zo n prestatie kan betrekking hebben op de levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De begrippen inkoop en aanbesteding worden vaak door elkaar gebruikt. Alle handelingen waar een interne factuur uit voorkomt vallen niet onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeente ontvangt dergelijke facturen ingeval er sprake is van (quasi)-inbesteding. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 3 van 26

4 2. Algemene doelstellingen Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid legt kaders vast voor het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde producten, diensten concessies en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de laagst mogelijke integrale kosten. Professioneel inkopen betekent dat de resultaten van de inkoopprocessen worden getoetst aan meetbare doelen inzake doelmatigheid, rechtmatigheid, duurzaamheid, sociaal inkopen en lokaal / regionaal inkopen. Onderdeel hiervan is het invoeren van contractmanagement (inclusief beheer, monitoring en evaluatie van overeenkomsten/ contracten). Verantwoord inkopen impliceert dat de inkoopprocessen planmatig worden uitgevoerd binnen de uitgangspunten op het gebied van ethiek, integriteit, (regionale) samenwerking met derden en risicomanagement. 2.1 Algemene doelen: Rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Doelmatig en doeltreffend inkopen waarbij gestreefd wordt naar een zo optimaal mogelijke integrale kostenkwaliteitverhouding. Stimuleren van het lokale en regionale bedrijfsleven, social return en duurzaamheid, binnen het inkooptraject verwezenlijkt zien en houden. De gemeente Tiel is een integere, zakelijke, efficiënte en professionele inkoper en opdrachtgever. Het gewenste kwaliteitsniveau wordt bepaald door de functionele behoefte, het (strategisch) belang voor de bedrijfsvoering en de (on)mogelijkheden van de inkoopmarkt. Bij kwaliteit gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals milieuzorg, service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden, duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen. De laagst mogelijke integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus die verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk worden meegenomen in de financiële afweging. Laagst mogelijk impliceert dat het effectieve resultaat van individuele inkoop en aanbestedingsactiviteiten mede wordt bepaald door de mate waarin invulling wordt gegeven aan bedrijfsmatige randvoorwaarden op het gebied van personeel, systemen, werkwijzen en procedures. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 4 van 26

5 3. Wettelijk kader Het naleven van wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels is expliciet als kader opgenomen om uitdrukking te geven aan de verplichting op het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Specifiek zijn de volgende kaders van belang: 3.1 Aanbestedingswet 2012 (gewijzigd in 2016) Door de Europese Unie is een richtlijn vastgesteld voor de verstrekking van overheidsopdrachten. Geldende richtlijn voor de klassieke overheid is 2014/24/EU. Deze richtlijn is opgenomen in de Aanbestedingswet 2012, die met ingang van 1 april 2013 geldt. De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geldt vanaf 1 juli 2016 voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. De wet is niet vrijblijvend maar moet worden toegepast door de gemeente bij opdrachten voor "Werken", "Leveringen", "Diensten" en "Concessies". 3.2 Aanbestedingsbesluit (2016) Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur. Het gaat hier om een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet Onderdelen van dit besluit zijn: de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). 3.3 TenderNed De Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedende diensten hun aankondigingen op TenderNed te publiceren. Hieronder vallen (voor)aankondigingen, de mededeling van gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels en bij het (vrijwillig) bekendmaken van (nationale) opdrachten. Het volledig digitaal aanbesteden is vanaf 1 juli 2017 voor Europese procedures verplicht. Aanbestedende dienst volgt hierbij de richtlijnen van Tenderned. 3.4 Basisprincipes Europese en nationale wetgeving De basisprincipes van de Europese wetgeving zijn ook van toepassing op de verstrekking van overheidsopdrachten met een opdrachtwaarde beneden het Europese drempelbedrag. Transparantie betekent dat het proces van inkopen en aanbesteden voor alle betrokkenen helder en eenduidig moet zijn (maar niet altijd openbaar) en daarom verantwoord moet kunnen worden. Objectiviteit wil zeggen dat het proces van inkopen en aanbesteden gebaseerd is op verifieerbare feiten en het gebruik van onafhankelijke (beoordelings)methodieken. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 5 van 26

6 Non-discriminatie betekent dat alle betrokkenen beschikken over gelijke informatie en dat er gelijke kansen moeten worden geboden aan alle betrokkenen. Proportionaliteit betekent dat voorwaarden en eisen die door de gemeente worden gesteld in een redelijke verhouding moeten staan met de aard en omvang van de, in te kopen, leveringen, diensten en werken. De zorgvuldigheid in de uitvoering van inkoop en aanbestedingsactiviteiten dient maximaal te worden geborgd teneinde (juridische) conflicten te voorkomen. Zorgvuldigheid vereist dat het opleggen van de algemene inkoopvoorwaarden onderdeel vormt van de offerteaanvraag en de overeenkomst, dat opdrachten uitsluitend schriftelijk worden verstrekt en dat de uitvoering van een overeenkomst pas kan aanvangen nadat hiertoe schriftelijk opdracht is verstrekt. Zorgvuldigheid in de bedrijfsvoering impliceert dat bij ieder inkoop en aanbestedingstraject bewust moet worden overwogen of de ondertekening van een geheimhoudingsverklaring door de potentiële opdrachtnemer voorwaardelijk is voor de gunning van de opdracht. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 6 van 26

7 4. Algemene uitgangspunten Onderstaande algemene uitgangspunten zijn gebaseerd op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het streven naar doelmatigheid en doeltreffendheid Begrotingskaders en de bedrijfsmatige noodzaak De gemeentelijke begroting is financieel kaderstellend voor alle inkopen en aanbestedingen. Het is niet toegestaan een inkoopprocedure te starten zonder de beschikbaarheid van een goedgekeurd budget en/of het budget te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor het bestemd is. Leidend voor de start van een inkoopprocedure is niet de beschikbaarheid van een budget, maar de bedrijfsmatige noodzaak tot uitvoering van een levering, dienst of werk. In alle gevallen dienen de voorschriften uit de geldende budgethouderregeling, het algemeen bevoegdhedenbesluit en het bevoegdhedenregister te worden gevolgd in de uitvoering van het beleid Verlichting administratieve lasten Het verminderen van de administratieve lasten binnen de inkoop- en aanbestedingstrajecten betekent dat in iedere fase van het proces alleen die informatie moet worden gevraagd die nodig is voor de voortgang en/of besluitvorming. De vragen moeten betrekking hebben op de inhoudelijke kern van de aanbesteding, niet op de randverschijnselen. Het nastreven van vermindering van de administratieve lasten impliceert tevens dat uitsluitend offertes worden aangevraagd bij partijen welke een gelijke kans hebben de opdracht daadwerkelijk te verkrijgen. Het aanvragen van offertes met als uitsluitend doel te voldoen aan de interne procedures brengt de integriteit van de gemeente in diskrediet en is niet toegestaan. Het nastreven van vermindering van administratieve lasten betekent ook dat, in samenwerking / overleg met de betrokken eigen diensten, actief moet worden gezocht naar mogelijkheden de inkoopadministratie bij zowel de opdrachtnemers als de gemeente te optimaliseren (reductie van het aantal opdrachten, leveranciers, facturen etc.) Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit De gemeente streeft naar een optimale afweging van de prijs / kwaliteit verhouding bij de beoordeling van inschrijvingen waarbij de afweging past in de inkoopstrategie. Een optimale afweging impliceert dat de kwalitatieve criteria doorslaggevend kunnen zijn in de selectie van de marktpartij. Op marktsegmenten waar de kwaliteit geen onderscheidende factor tussen marktpartijen is, is de beoogde kwaliteit onderdeel van het programma van eisen Risico beheersing De gemeente streeft als opdrachtgever naar een zo maximaal mogelijke beperking van het financiële inkooprisico. Vermindering van het risico richt zich op situaties waarin de gemeente de rol van voorfinancier speelt, op situaties waarin de gemeente aansprakelijk kan worden gesteld voor de juiste en volledige betaling van belastingen en premies door de opdrachtnemer, op situaties van dreigende surseance van betaling of faillissement. Het streven naar risicobeheersing impliceert dat de, door de gemeente vastgestelde, algemene inkoopvoorwaarden van toepassing moeten worden verklaard op alle inkopen en aanbestedingen. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 7 van 26

8 4.5. Regionale inkoopsamenwerking De gemeente streeft op regionaal niveau naar inkoopsamenwerking met andere gemeenten en/of gemeenschappelijke regelingen, mits de samenwerking voor de gemeente voldoende kwalitatieve en/ of financiële voordelen brengt. Waar inkoopsamenwerking echter (onevenredig) ten koste kan gaan van vastgestelde lokale (beleids)doelen, zal voorafgaand aan een inkoopprocedure besluitvorming bij het college worden gevraagd over de te lopen procedure en samenwerking Integriteit Het integriteitsbeleid van de gemeente is van toepassing op alle betrokken medewerkers. Kernpunt is dat medewerkers een puur zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding in het inkoopproces is daarom geborgd in de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan functionarissen binnen het inkoopproces (budgethouders, adviseurs, inkoopcoördinator, medewerkers). Opdrachtnemers dienen integer en betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Als bijlage dient de aanbestedende dienst het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) als bijlage toe te voegen aan de aanbesteding. Inschrijvers (potentiële opdrachtnemers) dienen dit document verder aan te vullen en rechtsgeldig te laten ondertekenen en toe te voegen aan de inschrijving Privacy De omgang met persoonsgegevens brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het veld rond privacy wordt steeds complexer. Dit komt onder andere door de decentralisatie van overheidstaken naar gemeenten, de gegevensuitwisseling met (keten)partners, de technische mogelijkheden, het gebruik van big en open data voor dienstverlening en veranderende privacy wetgeving. Privacy raakt daarmee de gehele organisatie. Beheer en opslag van persoonsgegevens zijn gebonden aan wettelijke verplichtingen. Hetzelfde geldt voor het uitwisselen van gegevens met (keten)partners en opdrachtnemers. Het bespreken van elkaars verantwoordelijkheid en het vastleggen van afspraken hierover is cruciaal. 1 Bovenstaande houdt in dat bij het sluiten van overeenkomsten waarbij óók persoonsgegevens worden verwerkt, hier gedurende het aanbestedingsproces voldoende rekening mee wordt gehouden. Zie hiertoe hoofdstuk 7. 1 Bron: Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 8 van 26

9 5. Bestuurlijke en maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten Specifiek voor het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal bestuurlijke uitgangspunten van belang: 5.1 Stimuleren lokaal / regionaal bedrijfsleven De gemeente wil de kansen van lokale en/of regionale ondernemers op het verwerven van opdrachten maximaliseren binnen de wettelijk toegestane kaders. De gemeente zal hiertoe in Europese en nationale aanbestedingsprocedures overwegen rekening te houden met de mogelijkheden van de lokale en/of regionale markt. Lokaal wil zeggen: binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Tiel. Regionaal wil zeggen: de gemeenten binnen het samenwerkingsverband Regio Rivierenland. De gemeente zal in onderhandse procedures, daar waar de markt hiertoe de mogelijkheid biedt, één of meerdere lokale en/of regionale ondernemer(s) direct uitnodigen tot deelname aan de procedure. 5.2 Social return De gemeente onderschrijft het belang van social return 2 bij inkopen en aanbesteden als instrument om het bedrijfsleven te stimuleren in de bedrijfsvoering actief mee te werken aan het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij aanbestedingen van (concessies 3 voor) diensten wordt gevraagd om in beginsel 5% van de projectsom binnen het project te besteden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, waarbij de zogenaamde bouwblokkenmethode wordt toegepast. 4 Voor (consessies voor) werken wordt in beginsel 5% van de loonsom of 2% van de aanneemsom -waar de loonkosten max. 40% zijn- gehanteerd, waarbij eveneens de bouwblokkenmethode wordt toegepast. Afhankelijk van de kansen (de specifieke markt, omvang projectsom, omvang loonsom, looptijd project en omvang werkzaamheden geschikt voor doelgroep) kan een hoger of lager percentage dan 5% gevraagd worden. Het percentage wordt op basis van maatwerk gemotiveerd bepaald in overleg met de social return coördinator en de marktkenners binnen de organisatie. Indien er onvoldoende marktspecifieke informatie beschikbaar is, wordt eveneens uitgegaan van 5% van de projectsom. In voorkomende gevallen, mag, mits voldoende gemotiveerd, uitgegaan worden van en andere rekenwijze dan de projectsom. Bij alle opdrachten waar Social Return van toepassing is, dient een advies van de Social Return-coördinator te worden gevraagd. Afwijken van de gehanteerde percentages en werkwijzen kan alleen mits voldoende beargumenteerd en op positief advies van de Social Return coördinator. Indien nodig zal het college om besluitvorming worden gevraagd. 2 Bij de toepassing van Social Return dienen de bepalingen zoals opgenomen in het handboek Inkoop verplicht gevolgd te worden. 3 Bij concessies is het vaak niet mogelijk om een projectsom te bepalen. In dergelijke gevallen kan worden uitgegaan van een -vooraf te bepalen-, proportionele, inspanningswaarde. 4 Zie Handboek Inkoop. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 9 van 26

10 5.3 Drempelbedragen 5 Voor wat betreft diensten geldt als drempel waarboven verplicht de bepalingen omtrent Social Return worden toegepast: het Europese drempelbedrag (voor diensten en Leveringen). Voor wat betreft werken geldt als drempel waarboven verplicht de bepalingen omtrent Social Return worden toegepast: de drempel voor Openbare Aanbestedingen van werken. Onder het drempelbedrag kunnen interne opdrachtgevers/ inkopers: op eigen initiatief social return als verplichting opnemen in hun inkoop- en aanbestedingstrajecten; opdrachtnemers vragen om op vrijwillige basis invulling te geven aan social return Nastreven van bestuurlijke beleidsdoelen met betrekking tot duurzaamheid en circulaire economie Duurzaamheid De gemeente streeft, binnen de financiële begrotingskaders, naar het realiseren van duurzaamheiddoelen om daarmee de markt voor duurzame producten en methodieken te stimuleren. De gemeente volgt hierbij de definitie van het begrip duurzaamheid zoals vastgesteld door in opdracht van de rijksoverheid. Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven ,-: o worden alle duurzaamheideisen (pianoo.nl) standaard opgenomen in het bestek; o wordt duurzaamheid - daar waar mogelijk / wenselijk - opgenomen in de gunningcriteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Op zijn de productgroepen voor maatschappelijk verantwoord inkopen opgenomen. Per productgroep zijn milieucriteria documenten opgesteld: ( 7. Circulaire economie De gemeente streeft, binnen de financiële begrotingskaders, naar het realiseren van circulaire inkoop om daarmee de markt voor duurzame producten en methodieken te stimuleren. Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven ,-: o worden circulaire doelstellingen waar mogelijk/ wenselijk opgenomen in de gunningcriteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Op is informatie voor maatschappelijk verantwoord inkopen opgenomen. 5 De Europese drempel voor leveringen en diensten wordt hier van toepassing verklaard voor alle aanbestedingen binnen de gemeente Tiel, zo ook voor werken en concessies. 6 Voor de (vastgestelde) werkwijze aangaande Social Return, zie Handboek Inkoop. 7 Aanpassingen aan verwijzingen naar websites of hyperlinks worden waar nodig zonder voorafgaande toestemming/ vaststelling tussentijds doorgevoerd. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 10 van 26

11 ( 8 8 Zie voetnoot 12. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 11 van 26

12 6. Procedure voorschriften en drempelbedragen 6.1. Inkoop en aanbesteding procedures Het proces van Inkopen en aanbesteden wordt uitgevoerd conform voorgeschreven procedures. De keuze van de procedure is niet vrij, met uitzondering van de economische toets, maar wordt bepaald door de categorie (leveringen, diensten, werken of concessies) en de raming van het bedrag voor de opdracht. De voorgeschreven procedures onderscheiden zich door de manier waarop de marktpartijen worden gevraagd deel te nemen aan een inkoop- of aanbestedingstraject : Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Openbare procedure Europese procedure : procedure waarin de gemeente één marktpartij uitnodigt om een offerte uit te brengen. : procedure waarin de gemeente meerdere marktpartijen uitnodigt om een offerte uit te brengen. : procedure waarin de aanbesteding nationaal wordt aangekondigd en marktpartijen de vrijheid hebben een inschrijving in te dienen. : procedure waarin de aanbesteding Europees wordt aangekondigd en marktpartijen de vrijheid hebben een inschrijving in te dienen. Voorts is er tot de grens vanaf waar meervoudig moet worden aanbesteed, een optionele, beleidsmatige toets: Economische toets : optionele toets waarin de gemeente laagdrempelig meerdere marktpartijen verzoekt om een eenvoudige offerte, die louter wordt getoetst op laagste prijs. Zowel de openbare als de Europese procedure kennen een tweetal varianten, de openbare variant en de niet-openbare variant. De voorgeschreven procedures zijn de meest gangbare procedures. In uitzonderingsgevallen kan worden uitgeweken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, procedures (bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog) en innovatieve aanbestedingsvormen (bestuurlijk aanbesteden) (Quasi) inbesteden en publiek-publieke samenwerking Naast het inkopen en aanbesteden bestaat ook nog het (quasi-) inbesteden en publiek publieke samenwerking. Gezien de complexiteit van inbesteden en de zeer strikte voorwaarden waaraan dient te worden voldaan, zal de inkoopcoördinator en -indien noodzakelijk- de inkoopadviseur en/of aanvullende specialisten altijd betrokken worden bij het overwegen en/of initiëren van een (quasi-)inbesteding of publiek-publieke samenwerking Drempelbedragen en looptijden Het bedrag van de raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. De raming betreft de totale looptijd van de opdracht en omvat 9 Zie voor meer uitleg over de procedures het Handboek Inkoop. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 12 van 26

13 alle externe kosten gerelateerd aan de uitvoering van de opdracht. De rechtmatige keuze van de procedure wordt bepaald door het werkelijke bedrag van de overeenkomst. Bij grensgevallen in de keuze van de categorie wordt geadviseerd de procedure van de hogere categorie te volgen. Ingeval van twijfel over het bedrag van de raming en/of de keuze van de procedure en/of de haalbaarheid van het minimum aantal offertes, dient altijd contact opgenomen te worden met de inkoopcoördinator van de gemeente Tiel, die indien nodig vooraf advies zal inwinnen bij een inkoopadviseur. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks aangepast. Wijzigingen in de drempelbedragen worden zonder voorafgaande goedkeuring doorgevoerd. De actuele drempelbedragen zijn vermeld in bijlage A. Opdrachten worden zoveel mogelijk voor bepaalde tijd aangegaan. Voor het aangaan van opdrachten van onbepaalde tijd dient advies te worden gevraagd aan de inkoop-coordinator en indien gewenst- de inkoopadviseur. Bij onderhandse aanbestedingsprocedures zal worden getracht om aantoonbaar gekwalificeerde regionaal/ lokaal gevestigde leveranciers te betrekken in de aanbesteding. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding moet vanwege het marktwerkingsprincipe minimaal 1 leverancier van buiten de regio worden uitgenodigd om in te schrijven. Dit artikel schept geen verplichting om daadwerkelijk regionale/ lokale leveranciers uit te nodigen Leveringen, Diensten en Werken Hieronder vind u de drempelbedragen voor Leveringen, diensten en werken met de bijbehorende voorgeschreven procedures en het minimum en maximum aantal op te vragen offertes. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 13 van 26

14 Bedrag raming opdracht (excl. BTW) Leveringen en Diensten Procedure Minimum aantal offertes Maximum aantal offertes 0 tot Enkelvoudig onderhands 1 1 Optioneel < Economische toets tot Europese drempel Meervoudig onderhands 3 5 > Europese drempel 10 Europees Bij inschrijving n.v.t. Bedrag raming opdracht (excl. BTW) Werken Procedure Minimum aantal offertes Maximum aantal offertes Enkelvoudig onderhands 1 1 Optioneel < Economische Toets Meervoudig onderhands Europese drempel Nationaal Openbaar Bij n.v.t. inschrijving > Europese drempel Europees Bij inschrijving n.v.t. Bij Diensten en Leveringen boven> en bij werken > dient een advies van de inkoop-coördinator en- op verzoek-de inkoopadviseur te worden gevraagd over de te volgen procedure Sociale en andere specifieke diensten Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, omdat dit opdrachten zijn waarvan verondersteld wordt dat deze zelden grensoverstijgend zullen zijn, zoals bijvoorbeeld diverse diensten in de zorgsector In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. Sociale en andere specifieke diensten Bedrag raming opdracht Procedure Aantal offertes (excl. BTW) Enkelvoudig onderhands Of Economische toets Meervoudig onderhands of openbare dan wel Europese aanbestedingsprocedure. Aanbestedende dienst heeft de vrijheid om een passende procedure vorm te geven. Het college wordt over de procedure geïnformeerd. Afhankelijk van procedure 10 Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 14 van 26

15 > Idem, maar met (voor)aankondiging en gunningsbericht Afhankelijk van procedure 6.6 Onder de drempel 11 Bij sociale en andere specifieke diensten onder de drempel mag een enkelvoudige, dan wel meervoudige onderhandse gebruikt worden. Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang, moet de opdracht alsnog worden aangekondigd. Bij opdrachten > wordt in principe een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd. Het college wordt bij opdrachten boven de ,- geïnformeerd over de procedure. 6.7 Boven de drempel De specifieke voorschriften die gelden voor een sociale en andere specifieke diensten staan in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde, zoals hierboven omschreven, overschrijdt. Een aankondiging (of een vooraankondiging) en een gunningsbericht zijn bij deze procedure verplicht. In de aankondiging moet onder meer de technische specificaties van de opdracht worden opnemen. Daarbij moeten daarin de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure worden toegelicht. De gegunde opdracht moet worden gepubliceerd op TenderNed. Er dient zowel boven als onder de drempel een advies van de inkoopcoördinator en -op verzoek- de inkoop-adviseur te worden gevraagd over de te volgen procedure met betrekking tot sociale en specifieke diensten. 6.8 Concessies De looptijd van concessies wordt in beginsel beperkt tot 5 jaar. Voor concessies die langer duren dan 5 jaar, wordt de maximale looptijd van de concessie beperkt tot de periode waarin van een concessiehouder redelijkerwijs verwacht mag worden de investeringen die hij heeft gemaakt voor de exploitatie van de werken en diensten (samen met een rendement op geïnvesteerde vermogen) terug te verdienen. Dit rekening houdend met de investeringen die nodig zijn om de specifieke contractuele doelstellingen te halen. Bedrag raming opdracht (excl. BTW) Concessies Procedure Minimum aantal offertes Maximum aantal offertes Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Europese Nationaal Openbaar Bij n.v.t. drempel inschrijving > Europese drempel Europees Bij inschrijving n.v.t. 11 De drempel ligt ten tijde van vaststellen van dit document op Dit bedrag wordt niet (periodiek) door de Europese Commissie herzien. Vanaf de inwerkingtreding van het wetsvoorstel tot wijziging zal voor sociale en andere specifieke diensten een vereenvoudigde procedure gelden. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 15 van 26

16 Bij Concessies boven> dient een advies van de inkoopcoördinator en- op verzoek-de inkoop adviseur te worden gevraagd over de te volgen procedure. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 16 van 26

17 7. Risicoverdeling 7.1 Aanbestedingsreglementen Aanbestedingsreglementen zijn primair bedoeld ter praktische ondersteuning van inkopen en aanbesteden voor zowel de gemeente als externe partijen. De aanbesteding van alle werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) of een nieuwere versie hiervan. De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de gewijzigde Aanbestedingswet Inkoopvoorwaarden Inkoopvoorwaarden zijn primair bedoeld om de verantwoordelijkheden van de gemeente en de externe partijen te reguleren. De toepasselijkheid van de algemene inkoopvoorwaarden is verplicht voor alle inkopen en aanbestedingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Uitzondering hierop zijn aanbestedingen waarbij de branche dusdanig bepalend is dat de inkoopvoorwaarden van de inschrijver dienen te worden geaccepteerd (denk hierbij bijvoorbeeld aan aanbieders van gas en elektra). Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast. Voor leveringen en diensten wordt gebruik gemaakt van de paritair opgestelde VNG model algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Voor werken wordt gebruik gemaakt van de UAV2012 voorwaarden. Specifiek voor IT aanbestedingen wordt gebruik gemaakt van de GIBIT versie 2016, Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT. Indien er nieuwe paritair vastgestelde algemene voorwaarden verschijnen, worden deze zonder voorafgaande goedkeuring doorgevoerd. 7.3 Verwerkersovereenkomst Indien (aannemelijk is dat) de wederpartij ter uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt die door de gemeente ter beschikking zijn gesteld, zal aan deze overeenkomst worden toegevoegd: de bepalingen en bijlagen uit het meest recente model verwerkersovereenkomst zoals gepubliceerd door de IBD (Informatie BeveiligingsDienst). Alleen het college is bevoegd om gemotiveerd van het model af te wijken. Afwijkingen om reden(en) dat de wederpartij de vereisten op grond van de AVG niet kan of wil naleven of de daarmee verbonden risico s niet kan of wil dragen worden niet toegestaan. Het college zal de laatste versie van het model, gepubliceerd door IBD, zo nodig voorzien van een aangepaste considerans, steeds publiceren op haar website of middels de centrale voorziening voor decentrale regelgeving (CVDR). Indien een wederpartij zelf verantwoordelijk is als het gaat verwerking van persoonsgegevens zal geen verwerkersovereenkomst worden gesloten (want dan is de wederpartij immers geen verwerker). In die gevallen dienen afspraken te worden gemaakt over verwerking van persoonsgegevens in een verwerkingsverantwoordelijkenovereenkomst. 7.4 (keten)aansprakelijkheid niet betaalde loonheffingen. De kans op ketenaansprakelijkheid op grond van de Wet Aansprakelijkheid Schijnconstructies (WAS) kan worden verkleind. Om die reden wordt bij het aangaan van relevante opdrachten het stappenplan uit bijlage D, Factsheet Ketenaansprakelijkheid voor loon, (December 2015, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid), alsmede bijlage E, hoofdstuk 6 uit de Brochure Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming (Belastingdienst) toegepast. Het gaat daarbij om ten minste de volgende maatregelen. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 17 van 26

18 Onderaannemers worden verzocht een recente en originele verklaring betalingsgedrag aan te leveren; Er worden eisen gesteld aan een deugdelijke administratie van onderaannemers; Er wordt gebruik gemaakt van een geblokkeerde rekening; De inschrijving van opdrachtnemer in het handelsregister worden gecontroleerd; Er wordt om een certificering van loonbetaling verzocht; Opdrachtnemer wordt contractueel verplicht er zorg voor te dragen dat de wettelijke regels omtrent arbeidsvoorwaarden en omstandigheden door hem en diens onderaannemers wordt nageleefd. Afwijking van deze voorschriften is alleen mogelijk indien de preventie van (keten)aansprakelijkheid anderszins wordt gewaarborgd. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 18 van 26

19 8. Klachtenafhandeling Klachten over een aanbestedingsprocedure kunnen worden voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. 9. Verbintenissen De gemeente gaat uitsluitend schriftelijke inkoopverbintenissen aan waarop de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn. De inkoopverbintenis kent 2 varianten, de opdrachtbrief en de overeenkomst. De overeenkomst is altijd voorgeschreven in openbare en Europese procedures, maar kan waar dit noodzakelijk wordt geacht ook worden toegepast bij andere procedures. De opdrachtbrief wordt eenzijdig door de gemeente ondertekend. De overeenkomst wordt door alle partijen ondertekend. Ondertekening van opdrachtbrieven en overeenkomsten kan uitsluitend plaatsvinden door daartoe, volgens het geldende bevoegdhedenregister, bevoegde functionarissen. 10. Beleidsafwijkingen Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Voor het verkrijgen van de goedkeuring geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en / of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid. Het college is bevoegd afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de afwijking niet strijdig is met wettelijke kaders. Voor het afwijken van het beleid en het toetsen van de mogelijkheden binnen de wettelijke kaders moet vooraf contact worden opgenomen met de inkoopcoördinator van de gemeente Tiel. Deze zal indien nodig/ gewenst advies inwinnen van een inkoopadviseur (Inkoopbureau Regio Rivierenland). 11. Informatie en evaluatie De uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, proces, procedures, werkwijzen en (administratieve) organisatie wordt gevolgd aan de hand van overeenkomsten, rechtmatigheidsonderzoeken, budgetbewaking, evaluaties van inkopen en aanbestedingen en de inkoop- en aanbestedingsrapportage. De managementinformatie in deze stelt de verantwoordelijken in staat om correctieve maatregelen te nemen. Op bestuurlijk niveau wordt hierover in de paragraaf bedrijfsvoering van de P&C cyclus periodiek gerapporteerd. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt regulier eenmaal per vier jaar geëvalueerd. Door gemeentelijke en/of landelijke ontwikkelingen en/of door ontwikkelingen in de marktsituaties kan het noodzakelijk zijn het beleid tussentijds te actualiseren. In die gevallen zal het gewijzigde beleid met toelichting op de wijziging door het college worden vastgesteld en, ter kennisname, naar de gemeenteraad worden gezonden. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 19 van 26

20 12. Toelichting, vragen en/of advies Voor toelichting, vragen en/of advies op het inkoop- en aanbestedingsbeleid, aanbestedingswet, procedurele inkoop- en aanbestedingsvragen etc. wordt verwezen naar de inkoopcoördinator van de gemeente Tiel. Het Handboek Inkoop van de gemeente Tiel biedt naast dit beleidsdocument nadere uitleg over inkoopprocessen. Bijlagen : A. Drempelbedragen Europees aanbesteden B. Bouwblokkenmethode versie 2018 C. Begrippenlijst D. Factsheet Ketenaansprakelijkheid voor loon E. Folder Aansprakelijkheid loonheffing Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 20 van 26

21 Bijlage A Drempelbedragen Europees aanbesteden Voor de periode 2018/2019 gelden de navolgende drempelbedragen (decentrale overheid) 12 : Drempelbedrag in Euro excl. BTW Leveringen ,- Diensten ,- Werken : ,- Concessies voor werken : ,- Concessies voor diensten : ,- 12 Let op, voor de periode gelden mogelijk afwijkende drempelbedragen. Raadpleeg de inkoopcoördinator voor actuele drempelbedragen of kijk op Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 21 van 26

22 Bijlage B Bouwblokken Soort en evt. duur van de uitkering Voorstel geactualiseerde waarde Social Return inspanning (op basis van een fulltime jaarcontract) < 2 jaar in Participatiewet (bijstand ,- gemeente) > 2 jaar in Participatiewet (bijstand gemeente) Doelgroep banenafspraak* < 1 jaar in WW (Werkloosheidsuitkering) ,- > 1 jaar in WW (Werkloosheidsuitkering) ,- WIA/WAO ,- (Arbeidsongeschiktheidsuitkering) Wajong (Voorziening Jong-gehandicapte) Leerling VSO/praktijkonderwijs krijgt betaalde baan na uitstroom Jongeren (tot 27 jaar) zonder startkwalificatie en ex-gedetineerden zonder uitkering 50-plussers extra Vluchtelingen met verblijfsstatus extra Chronisch zieken** Arbeidsgehandicapten met zeer beperkt Arbeidsvermogen (<30%) krijgt onbetaalde arbeidsmatige dagbesteding *** Leerling BBL (Beroepsbegeleidende Leerweg) Leerling BOL (Beroepsopleidende Leerweg) 5.000,- WSW (Wet Sociale Werkvoorziening Betaalde rekeningen aan SW-bedrijf detachering, diensten) Overige Social Return trajecten 500,- per dagdeel van 4 uur Opdrachtnemer heeft PSO certificaat trede 10% korting op Social Return 1 verplichting Opdrachtnemer heeft PSO certificaat trede 25% korting op Social Return 2 verplichting Opdrachtnemer heeft PSO certificaat trede 50% korting op Social Return 3 verplichting Opdrachtnemers heeft een 30+ PSO (in 100% korting op Social Return ontwikkeling) verplichting *werknemers van opdrachtnemer uit doelgroep banenregister tellen altijd mee bij Social Return, ook als ze al (enkele jaren) in dienst zijn. ** definitie chronisch zieken, waarbij een of meerdere van onderstaande punten van toepassing is: 1. Een aanpassing/voorziening/hulpmiddel nodig is om te kunnen werken (bv. ICT of aangepast meubilair); 2. Er sprake is van een urenbeperking door ziekte of handicap (vermoeidheidsklachten door ziekte of handicap); 3. Een kandidaat met een ziekte of handicap nog geen werkervaring heeft en al lange tijd op zoek is naar werk (hij/zij moet concurreren met gezonde leeftijdsgenoten, hierdoor lastig om een baan te vinden); 4. Een kandidaat die door ziekte of handicap geen opleiding af heeft kunnen ronden (bijvoorbeeld gestrand is door ziekte in het mbo of hbo) of 5. een kandidaat/jongere met een grillig of progressief ziektebeeld die niet in het doelgroepenregister valt en geen vangnet (uitkering/no Risk polis) heeft. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 22 van 26

23 ***opdrachtnemer krijgt hiervoor geen financiële vergoeding van de gemeente De opdrachtnemer / ondernemer kan zelf de verschillende Social Return-inspanningen combineren in een optimale mix, passend bij de bedrijfsvoering. Een voorbeeld: de gefactureerde omzet binnen de opdracht is bijvoorbeeld ,=. 5 % hiervan is ,=. De opdrachtnemer kan voor dit bedrag een < 2 jaar WWB-er voor een half jaar aan het werk zetten of een > 1 jaar WW-er één jaar aan het werk zetten om te voldoen aan de Social Return-verplichting binnen de overeenkomst. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 23 van 26

24 Bijlage C Begripsomschrijving Onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid vallen in beginsel alle handelingen waar een externe factuur uit voortkomt. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, uitsluitend na schriftelijke opdrachtverstrekking (het aangaan van een verplichting), een prestatie heeft verricht. Zo n prestatie kan betrekking hebben op de levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De begrippen inkoop en aanbesteding worden vaak bij elkaar gebruikt; aanbesteden is een manier van inkopen. Alle handelingen waar een interne factuur uit voorkomt vallen niet onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeente ontvangt dergelijke facturen ingeval er sprake is van (quasi-)inbesteding. Het onderscheid in leveringen, diensten, werken en concessies is essentieel in de uitvoering van het beleid, zowel onder als boven het Europese drempelbedrag. Bezwarende titel: Onder bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). Bouwblokkenmethode Een wijze voor het berekenen van de Social Returnverplichting. Kenmerkend aan de bouwblokken -structuur is een transparante waardebepaling. Dit heeft als voordeel dat de opdrachtnemer kan kiezen uit meerdere manieren om de Social Returnverplichting in te vullen en dat vooraf van iedere activiteit bekend is wat de waarde is. Circulaire economie De circulaire economie is een economisch systeem dat gebaseerd is op ketensamenwerking en bedoeld is om verspilling van grondstoffen tegen te gaan door herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Concessies: Diensten: zijn overeenkomsten met een leverancier voor de uitvoering van een werk of dienst. Een overheidsdienst kan een concessie verlenen voor een (openbaar) werk of een dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van exploitatierecht. Kenmerkend is dat het exploitatierisico bij de exploitant ligt. Als het laatste niet het geval is, dan is er geen sprake van een concessie, maar van een gewone overheidsopdracht. Voorbeelden van concessies: exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage door een onderneming of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst. een overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen. Onder diensten vallen onder andere onderhoud en het inhuren van personeel. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 24 van 26

25 Economische toets: De economische toets is een optionele, beleidsmatige toevoeging op de reguliere inkoopprocedures. Onder de drempel voor meervoudig onderhandse procedures wordt in principe een enkelvoudig onderhandse procedure doorlopen. Echter, in voorkomende gevallen is het wenselijk om te toetsen of een offerte marktconform is. Immers, ook tot de drempel worden aanzienlijke prijsverschillen in aanbiedingen geconstateerd, waarbij relatief grote besparingen aan de orde kunnen zijn. De commerciële toets biedt de mogelijkheid tot de grens van meervoudig onderhands aanbesteden aanbiedingen te toetsen op marktconformiteit. Primair uitgangspunt is proportionaliteit; de uitvraag is eenvoudig, een offerte kan snel en met minimale inspanning worden opgesteld en de prijs is het enige toetsingscriterium (laagste prijs). De uitgangspunten nondiscriminatie, transparantie en objectiviteit zijn ook hier- voor zover van toepassing- van kracht. (Quasi-)inbesteden: Van inbesteding is sprake als de gemeente een opdracht plaatst bij een eigen dienstonderdeel. Van quasi-inbesteding is sprake als de gemeente een opdracht plaatst bij een organisatie waarmee de gemeente bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling heeft. Voorbeelden zijn: Avri en Regio Rivierenland. Er zijn zeer strikte voorwaarden verbonden aan (quasi)-inbesteden. Ketenaansprakelijkheidsregeling De ketenaansprakelijkheidsregeling is een maatregel tegen mogelijk misbruik door aannemers en onderaannemers bij de afdracht van loonheffingen. De regeling maakt elke schakel van de keten aansprakelijk voor alle volgende schakels. Leveringen: een overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden bij afleveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. Publiek-publieke samenwerking Wanneer overheidsopdrachten worden gegund tussen twee of meer aanbestedende diensten. Sociale en andere specifieke diensten: Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. Social Return: Het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en/of wensen bij de inkoop van diensten, werken en/of leveringen. Dit gebeurt door het Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 25 van 26

26 maken van afspraken met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en/of stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Werken: het realiseren van producten van bouw- dan wel water en/of wegenbouwkundige werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. Wet Aansprakelijkheid Schijnconstructies (WAS): Op 1 juli 2015 is de Wet Aansprakelijkheid Schijnconstructies (WAS) in werking getreden. De WAS ziet op de verbetering van de naleving en handhaving van arbeidsrechtelijke wetgeving in verband met de aanpak van schijnconstructies door werkgevers in de werken- en dienstensector. De wet beoogt de rechten van werknemers te beschermen en oneerlijke concurrentie door onderbetaling tegen te gaan. Wanneer een werknemer wordt onderbetaald kunnen alle deelnemers in een keten onder omstandigheden aansprakelijk worden gesteld voor de voldoening van het verschuldigde loon. De ketenaansprakelijkheid is van toepassing wanneer er sprake is van een overeenkomst van opdracht of aanneming van werk in een keten waarin een werknemer arbeid verricht. Om misvattingen van de begrippen te voorkomen bevat de wet- en regelgeving een gedetailleerde opsomming van de inhoud van diverse bovengenoemde begrippen. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Pagina 26 van 26