GS Pass for libraries

Transcriptie

1 GS Pass for libraries Handleiding voor bibliotheekmedewerkers v1.2 GsP

2 Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets van deze tekst mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of worden openbaar gemaakt in enige vorm, of op enige wijze; hetzij elektronisch, mechanisch, door (foto)copieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. Copyright: 2011, Grafisoft, Lint Auteursrecht: Grafisoft bvba Duffelsesteenweg 12 B-2547 Lint GS Pass software: Grafisoft, Stijn Herreman & Gregory Lambrechts GS Pass handleiding: Grafisoft, An Van Dam GS Pass helpdesk: 03/ GS Pass for libraries 2/56

3 0. Copyright Conventies Verklaring GS Pass termen Inleiding en doelstellingen Inleiding Doelstellingen Beheeromgeving voor medewerkers Starten met het beheren van GS Pass Opstarten Taalkeuze Gs Pass startknop Wachtwoord wijzigen Afmelden Het startvenster Veel voorkomende handelingen Machtigingen Reservatie Legende kleuren bij reservaties Reservatie Een gebruiker selecteren Reserveren Huidige sessies Schema computers Reservaties bewerken Gebruikers Gebruikersbeheer Een (nieuwe) gebruiker toevoegen of bewerken Wachtwoord van gebruikers wijzigen Gebruiker blokkeren Gebruikers uitschakelen Gebruikers en hun transacties Gebruikers en hun printopdrachten Reservaties Gebruikersgroepen Computers Computerfilters Computerfuncties Kioskfunctie instellingen: Computerinstellingen Printopdrachten Transacties Apparaatbeheer Computerbeheer Computergroepen Openingsuren en sluitingsmomenten Computervolgorde in Computergroep Computeropties Virtuele printers Printers Ticketprinters Instellingen Statistiek Index afbeeldingen Conventies knop : [...] groep/menu: Schuin link : link te selecteren of in te vullen tekst: "..." GS Pass for libraries 3/56

4 2. Verklaring GS Pass termen Actieve / Niet actieve computers: Niet actieve computers worden door GS Pass genegeerd. Stel dit in voor computers in reserve of defecte computers. Op een niet actieve computer kan noch een reservatie doorgaan, noch een kioskfunctie geactiveerd worden. Anonieme login: Een anonieme login wordt niet gekoppeld aan een persoon, maar aan een eigenschap, zoals toerist, cursist, klas (blz. 29). Computergroep: Door de bibliotheek bij elkaar geplaatste computers. Computerfuncties: Mogelijke toepassingen van een computer: reservatie, kiosk, cursus,... Computeropties: Keuzemogelijkheden die uniek zijn voor of beperkt zijn tot één of enkele computers. Gebruikersnaam: Login voor aanmelden in GsPass en bij gebruikers op computers, printers en Mijn Beheer (hier wordt het lenerskaartnummer voor gebruikt). Gebruikersgroep: Een groep gebruikers, die samen een computeractiviteit bijwonen, zoals een cursus Photoshop, een Vorming Plus of Digidak activiteit. GS Pass beheerder: Medewerker van de bibliotheek met IT-taken. Huidige sessies: Overzichtelijke weergave van alle actieve en eerstvolgende computersessies, met gebruikers-informatie. Ingeschreven gebruikers: Dit zijn leden van de bibliotheek, die zich hebben aten registreren voor computergebruik. Kiosk: Een computer in de bibliotheek met specifieke mogelijkheden (catalogus, snel opzoeken, zelf-reservatie, afdrukbeheer, ), waarvoor niet gereserveerd wordt. Deze computer wordt voorbehouden voor kortdurende activiteiten. Kleurcodes: Kleuren die informatie geven over openingsuren, sluitingsdagen en reservaties. Mijn Beheer: GS Pass gebruikersomgeving. De gebruiker kan in Mijn Beheer volgende onderdelen besturen: mijn reservaties, mijn instellingen, mijn printopdrachten, mijn transacties. Prioriteit: Cijfer van 1-25 dat toegekend wordt aan een computer. Hoe hoger het getal, hoe eerder het systeem de computer zal gebruiken. Publieke computer: Een computer in de bibliotheek, die na reservatie, beschikbaar is voor gebruikers. Schema computers: Overzichtelijke weergave (per dag) van alle beschikbare computers, hun eigenschappen en reservaties. Sluitingsmomenten: Periodes waarop de computergroep uitzonderlijk niet opgestart wordt. Op deze momenten wordt het gewone patroon van openingsuren onderbroken. De computers van de computergroep blijven uitgeschakeld. Tijdslimiet: Max aantal minuten computergebruik per dag of week voor een gebruiker Transacties: Overzicht van goederen of diensten waarvoor de gebruiker heeft betaald. GS Pass for libraries 4/56

5 Virtuele printer: Een stukje software dat zich gedraagt als een printer, maar niets afdrukt. De printer geeft een schermvoorbeeld van de af te drukken bestanden. Zelf-reservatie: Omgeving waarin een gebruiker zelf een computer kan reserveren. Onderdeel van Mijn Beheer. GS Pass for libraries 5/56

6 3. Inleiding en doelstellingen 3.1. Inleiding GS Pass for libraries is een totaaloplossing voor het gebruik van computers in publieke ruimten. Pass voorziet in technologie waarbij positieve gebruikerservaring en eenvoudige bediening centraal staan. Door Pass bezit de bibliotheek een solide basis voor latere meer geavanceerde toepassingen, zoals een intern bibliotheekforum, integratie van diverse databanken, gaming, persoonlijke taalkeuze voor elke gebruiker, integratie in Pass van publieke toestellen op diverse externe locaties, verkoop van additieve software,... Deze handleiding wil de bibliotheekmedewerker goed onderbouwde uitleg bieden over alle handelingen en mogelijkheden van Pass. De tekst is bedoeld als aanvulling op de schermteksten die reeds in de beheeromgeving van Pass verwerkt zijn Doelstellingen GS Pass for libraries vervangt het bestaande Pass II systeem. Ten opzichte van de vorige versie is er heel wat veranderd aan het systeem. Hierbij een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden van deze versie. Pass werkt met het laatste softwareplatform (Windows 7 / Windows Server 2008R2), dit is noodzakelijk als basis voor alle verdere toepassingen en mogelijkheden. Persoonlijke login voor alle gebruikers (met lidkaart, eid en/of RFID-kaart). Zo wordt een vertrouwde werkplek gecreëerd. Deze werkplek kan individueel ingevuld worden met persoonlijke favorieten, afbeeldingen, bestanden, logins van toepassingen, webmails en/of sociale netwerksites,... Alle instellingen worden bewaard en zijn beschikbaar op elke aangesloten computer in Pass. Standaard logins voor cataloguscomputers, cursussen, snelopzoeken,... De computer meldt automatisch aan met deze login. Er worden geen aanpassingen aan instellingen gemaakt. Gebruikers kunnen kiezen uit computers met bepaalde opties zoals kantoor-, grafische toepassingen, tools (Google Earth, Mindmapping, games,...), databanken, digitale kranten en randapparatuur, zoals hoofdtelefoon, geheugenlezer, eid lezer,... GS Pass for libraries 6/56

7 Data van gebruikerssoftware is op elke aangesloten computer beschikbaar voor de gebruiker. Grote toegankelijkheid van de computers, zodat het publiek ook buiten de openingsuren de computers kan gebruiken voor lessen, opzoekingen, klasbezoeken,... De computers zijn beveiligd, het publiek kan ze zonder toezicht gebruiken. Gebruikers kunnen op voorhand een sessie reserveren: online, telefonisch, in de bib, aan de computers zelf en aan de balie. De starttijd, de duur, het aantal en de frequentie van de sessies wordt door de bibliotheek op voorhand vastgelegd. Gebruikers hoeven niet op voorhand te reserveren, ze kunnen op elk moment binnenlopen om aan een computer te werken. Gebruikers krijgen een duidelijke boodschap op het einde van hun sessie, ze kunnen zelf verlengen, binnen de limieten toegestaan door de bibliotheek. Het publiek kan de computers gebruiken zonder hulp van een bibliotheekmedewerker. Gebruikers kunnen (tegen betaling) afdrukken maken en beheren, d.w.z. dat ze zelf een afdrukvoorbeeld kunnen oproepen, een afdruk annuleren en een afdruk naar de printer sturen. De bibliotheekmedewerker kan in het PASS beheer de computers en gebruikers monitoren. Het systeem biedt statistische informatie over het gebruik van de computers, de gebruikers en de bezettingsgraad. Ecologisch computergebruik, het volledige computerpark sluit automatisch af aan het einde van de dag en start automatisch op bij opening van de bibliotheek. GS Pass for libraries 7/56

8 4. Beheeromgeving voor medewerkers In de GS Pass beheeromgeving kunnen bibliotheekmedewerkers het volledige Passsysteem beheren en alle taken uitvoeren. Medewerkers kunnen reservaties maken, gebruikers en -groepen aanmaken en bewerken, evenals computers en apparaten, computergroepen en opties beheren en betalingen registreren. Ook kunnen ze statistische gegevens opvragen Starten met het beheren van GS Pass Opstarten Surf naar: Figuur 1: Aanmeldvenster GS Pass for libraries 8/56

9 Taalkeuze Duid bij een eerste aanmelding je taalkeuze aan, alvorens in te loggen. Pass zet alle tekst meteen om in de gekozen taal. Vul nadien je gebruikersnaam in en geef je wachtwoord op, zodat je kan aanmelden. Wanneer je voor het eerst aanmeldt, zal Pass vragen om je voorkeurtaal te bevestigen. Onderstaande berichten kunnen verschijnen. Antwoord [OK] als je de voorgestelde taal wil behouden of [Cancel] als je de taal wil veranderen. Figuur 2: Huidige taalkeuze Figuur 3: Permanente Taalkeuze Pass zal deze keuze bijhouden. De beheeromgeving verschijnt in de gekozen taal. Wil je nadien toch de gekozen taal veranderen, klik dan bovenaan rechts op de juiste vlag. Figuur 4: Taalvlaggen GS Pass for libraries 9/56

10 Gs Pass startknop Na invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord, kom je op het startvenster. Figuur 5: Pass startknop Werk je met Windows 7 en Internet Explorer 9 dan verschijnt in het midden van het venster een Pass icoontje. Sleep dit logo naar Windows 7 startmenu of taakbalk en maak het hieraan vast, zodat je de beheeromgeving van Pass gemakkelijk kan opstarten. Volgende rechtstreekse commando s kunnen vanuit de GS Pass startknop onmiddellijk opgestart worden: Nieuwe reservatie aanmaken, Computeroverzicht opstarten, Gebruikers beheren, Printopdrachten, Transacties GS Pass for libraries 10/56

11 Figuur 6: GS Pass in startmenu van Windows 7 Klik in het Windows startmenu op naast om de rechtstreeks commando s uit te voeren. Figuur 7: GS Pass in taakbalk van Windows 7 Klik rechts op in de taakbalk om een rechtstreeks commando uit te voeren. GS Pass for libraries 11/56

12 Wachtwoord wijzigen Wijzig je wachtwoord zo vaak je wil en zeker als je vermoed dat iemand het kent. Druk rechtsboven naast [Afmelden] op [Wachtwoord wijzigen]. Geef je huidige wachtwoord op en vul tweemaal het nieuwe in. Druk op [Opslaan] om te bevestigen Afmelden Afmelden doe je best door in het startvenster rechtsboven [Afmelden] aan te klikken. Ook als je het startvenster gewoon sluit en weer opent, zal Pass opnieuw naar je logingegevens vragen Het startvenster Eens aangemeld kom je terecht op het startvenster van de GS Pass beheeromgeving. Van hieruit kan je, mits toelating van het programma (cf. Machtigingen), volgende handelingen in Pass uitvoeren: Home Reservaties maken, bekijken en bewerken Gebruikers en gebruikersgroepen aanmaken en bewerken Computer eigenschappen bekijken en bewerken Printopdrachten bekijken en verwerken Transacties bekijken en bewerken Apparaten (computers, printers, ) beheren Instellingen (logins en machtigingen voor medewerkers) bewerken Help Heb je hulp nodig? Onder [Help] vind je onze contactgegevens en een link naar de Grafisoft supportsite, waarop probleemoplossingen en tips worden aangereikt. Daarnaast staat onder [Help] een link naar deze handleiding èn de handleiding voor het publiek. Je treft er ook enkele uitgewerkte lessen aan over het gebruik van Pass. GS Pass for libraries 12/56

13 Veel voorkomende handelingen : Geef zelf aan hoeveel records het systeem maximaal op één pagina toont. Standaard staat dit meestal ingesteld op 50. In het programma betekent dat je zelf een datum kan kiezen. Druk erop, gebruik en om de juiste maand te zoeken, selecteer dan een datum in deze kalender. Figuur 8: Kalender Machtigingen Elke medewerker kan alle basisfunctionaliteiten uitvoeren. GS Pass Beheerders (d.z. medewerkers van de bibliotheek, met IT bevoegdheden) van de bibliotheek, kunnen de configuratie van Pass wijzigen. Dit gebeurt in het menu instellingen (voorlopig nog niet beschikbaar). Beheerders kunnen ook machtigingen instellen (cf. Instellingen) Het systeem controleert aan de hand van deze machtigingen of je bevoegd bent om de functie uit te voeren. Als je geen machtiging hebt om bijvoorbeeld [Instellingen] te wijzigen, dan zal dit onderdeel bij jou niet worden getoond. Het startvenster toont dus enkel jouw menu onderdelen. Vragen over toegangsrechten meld je best aan een GS Pass beheerder. GS Pass for libraries 13/56

14 4.2. Reservatie Ga naar [Reservatie]. Het onderdeel Reservatie bestaat uit 3 handelingen: Reservaties aanmaken en bewerken Huidige sessies bekijken Schema computers bekijken en bewerken Legende kleuren bij reservaties Bij reservaties en in het Schema computers worden kleuren gebruikt om een visuele voorstelling van de verschillende tijdsblokken en type gebruikers te maken. Deze kleuren komen ook voor in Mijn Beheer (cf. Handleiding GS Pass voor publiek). Kleurenlegende: Dag/week limiet gebruiker overschreden Figuur 9: Legende Reservatie Ga naar [Reservatie] in GS Pass beheeromgeving of klik rechtstreeks op [Nieuwe reservatie aanmaken] vanuit Windows startmenu of taakbalk (cf. GS Pass Startknop) Een gebruiker selecteren Scan de lenerskaart van de bibliotheekbezoeker of lees zijn identiteitskaart (eid) uit. GS Pass for libraries 14/56

15 Wil je een eid kaart uitlezen steek dan eerst de identiteitskaart in de kaartlezer aan je computer. Druk vervolgens op [eid kaart uitlezen]. De reservatie wordt gestart. Antwoord bevestigend op onderstaande boodschappen: Figuur 10: Toelating gebruik eid Antwoord: [JA]. Figuur 11: Toelating gebruik eid Antwoord: [Altijd op alles]. Deze berichten verschijnen enkel de eerste keer dat je een reservatie maakt en een eid kaart uitleest. GS Pass for libraries 15/56

16 Heeft de gebruiker zijn leners- of identiteitskaart niet bij zich en wil je toch een reservatie aanmaken? Zoek dan zijn gegevens met de knop [Gebruiker zoeken]. Een gedeelte van zijn voor- of familienaam, zijn gebruikersnaam of adres is voldoende om hem terug te vinden. Vind je de gebuiker niet terug, voeg hem dan toe als nieuwe gebruiker door op [Gebruiker toevoegen] te klikken. Bij een nieuwe gebruiker zal onderstaand bericht getoond worden. Klik [OK] om de gebruiker aan te maken in Pass (cf. Gebruikersbeheer). Nadien kan je terugkeren naar Reservatie om voor hem een reservatie aan te maken. Figuur 12: Nieuwe gebruiker Je kan ook een computersessie reserveren voor een anonieme toerist of cursist. Druk op achter en kies toerist of cursist. De computer zal verder geen identificatiegegevens van de gebruiker vragen. GS Pass for libraries 16/56

17 Reserveren Na het invullen van de gebruikersnaam verschijnt het reservatievenster. Figuur 13: Het reservatievenster Het reservatievenster bevat volgende informatie: Gebruikersnaam = Lenersnummer gebruiker Gebruiker = Volledige naam van de lener Computer groep = De groep computers, waarop de gebruiker een reservatie wil/mag maken Datum = Gewenste reservatiedatum Begin uur = Gewenste starttijd computersessie Eind uur = Gewenste eindtijd computersessie Let op: de gewenste reservatiedatum, het begin- en eind uur kan tijdens de reservatie nog wijzigen. De computer geeft ook informatie over het gewenste reservatiemoment, zoals tijdens sluitingsuren, en over de gebruiker, zoals bij een overschrijding van zijn dag/week limiet, bij een blokkering van de gebruiker,... Hiervoor worden kleurcodes, (cf. Legende kleuren bij reservaties), gebruikt. GS Pass for libraries 17/56

18 Opteer voor Laat Pass de meest geschikte computer uitkiezen. Tip: Pass houdt rekening met diverse elementen, zoals de geschiktheid van de computer voor de gebruiker op basis van opties, de snelheid van de computer, de bezettingsgraad,... Zelf een computer toewijzen negeert al deze automatische instellingen, waardoor de gebruikers niet meer de meest ideale computer kunnen reserveren. Je kan de gebruiker nog steeds rechtstreeks een computer toewijzen door het item Gebruik deze computer: aan te duiden. Doe dit enkel bij uitzondering. Standaard tellen alle individuele reservaties tijdens de openingsuren mee voor de dag/week limieten van de gebruiker. Deelname aan groepsessies, zoals cursussen of klasbezoeken tellen standaard niet mee, net zo min als reservaties buiten de openingsuren. Je kan de standaardsetting steeds wijzigen door het vinkje voor Reservatie meetellen voor limieten al dan niet te selecteren. Tenslotte kan je de gebruiker zijn voorkeuren meegeven. Wil hij specifieke software (Office, Open Office, Photoshop, databanken,...) of hardware (Webcam, eid-lezer,...) ter beschikking hebben, dan kan je dit aanduiden. Het is mogelijk dat alle opties niet verenigbaar zijn tijdens één computersessie. Een voorbeeld: als slechts één computer een eid lezer bezit en een andere computer als enige een geheugenkaartlezer, dan kan je beide opties niet tegelijk selecteren. De gebruiker moet een keuze maken. Is het tijdstip waarop de gebruiker wenst te reserveren belangrijker dan de specificaties van de computer, duid dan aan: Enkel computeropties weergeven die beschikbaar zijn tijdens de geselecteerde periode. Het reservatiemoment wordt gerespecteerd, maar het is mogelijk dat niet alle opties beschikbaar zijn. Zijn de computeropties voor de gebruiker belangrijker dan het gekozen moment, laat het vakje voor Enkel computeropties weergeven die beschikbaar zijn tijdens de geselecteerde periode uit. Afhankelijk van de gekozen opties zal het systeem een ander reservatiemoment voorstellen. Druk op [Reserveren] om de reservatie te maken. Er verschijnt een overzicht van de gemaakte reservatie met dag en uur op. Dit kan geprint worden door menubalk van je browser te selecteren. in de GS Pass for libraries 18/56

19 Figuur 14: Bevestiging reservatie Wanneer het systeem tijdens het gekozen reservatiemoment geen computer, die aan de wensen van de gebruiker voldoet ter beschikking heeft, wordt de mogelijkheid geboden om ofwel een computer te selecteren met minder of andere opties, ofwel een ander reservatiemoment te zoeken. Nadien gaat de computer terug naar het reservatievenster, maar houdt hierbij rekening met de aangeduide wijzigingen. Klik op [Reserveren] om de reservatie te maken Huidige sessies Ga naar [Reservatie] >> [Huidige sessies] in de Gs Pass beheeromgeving. GS Pass for libraries 19/56

20 Figuur 15: Huidige sessies Dit venster geeft een overzicht van alle beschikbare computers per computergroep (cf. Computergroepen). Het schema geeft informatie over de computers: opgestart of afgesloten. Evenals over de ingelogde gebruiker op het moment van de weergave en zijn opvolger. Om dit schema te vernieuwen klik je op. Als medewerker kan je acties uitvoeren ( ) op de getoonde computers: Een afgesloten computer kan je opstarten Een opgestarte computer kan je afsluiten of herstarten Een computer waarop een gebruiker is aangemeld kan je vergrendelen of afmelden Verder kan je de weergave filteren op computergroep door op vakje: alle computers opstarten of afsluiten. te klikken in dit. Tenslotte kan je per computergroep GS Pass for libraries 20/56

21 Schema computers Ga naar [Reservatie] >> [Schema Computers]. Het computerschema geeft een overzicht van alle computers beschikbaar voor uitleen, die door Pass worden beheerd, opgedeeld per computergroep. Een computergroep wordt gevormd door bij elkaar horende computers in de leeszaal, de jeugdafdeling, het cursuslokaal, de uitleenpost,... Kioskcomputers worden niet opgenomen in dit schema. De tabel geeft per computergroep en per dag (horizontaal) van alle beschikbare computers (vertikaal) een overzicht van mogelijke reservatiemomenten en vastgelegde reservaties. Figuur 16: Het computerschema Computergroepen en computerfuncties zijn door de bibliotheek instelbaar (cf. Computergroepen). GS Pass for libraries 21/56

22 Per computergroep kan de bibliotheekmedewerker alle computers centraal aan- of uitschakelen. Het computericoontje geeft aan of een computer uitgeschakeld of opgestart is. De kleurlegende (cf. Legende kleuren bij reservaties) wordt ook hier toegepast. Je kan een reservatie maken via dit computeroverzicht door op een beschikbaar moment een computer aan te klikken. Het systeem zal het reservatievenster opstarten (cf. Reservatie). Je kan vanuit het schema ook een reservatie maken om onmiddellijk met de computersessie te starten. Gebruik hiervoor de knop [Klik hier om onmiddellijk te beginnen]. Volg verder de stappen beschreven bij Reserveren (cf. reserveren) Reservaties bewerken Gemaakte, nog niet volledig verlopen, reservaties kunnen door een medewerker bewerkt worden. Ga hiervoor naar Schema computers en dubbelklik op de aan te passen reservatie of ga naar gebruikers, selecteer de gebruiker en klik op [reservaties]. Medewerkers kunnen toekomstige reservaties bekijken en bewerken. Een reservatie bewerken betekent verlengen, verwijderen, wel of niet meetellen voor de limieten. GS Pass for libraries 22/56

23 Figuur 17: Toekomstige reservatie bekijken Om de reservatie te verwijderen, druk je op [Verwijderen]. Antwoord bevestigend op volgende vraag: Figuur 18: Reservatie verwijderen Druk op [Bewerken] om het eind uur van de reservatie te veranderen. Je kan de reservatie al dan niet laten meetellen voor de limieten (cf. Reservaties). GS Pass for libraries 23/56

24 Figuur 19: Bewerken van toekomende reservatie Reeds begonnen, maar nog niet verlopen, reservaties kunnen, op dezelfde manier, ook bewerkt worden. Op het ogenblik van de reservatie kan een medeweker de sessie van de gebruiker afsluiten en zo de resterende gereserveerde tijd verwijderen. Eens voorbij kan een reservatie niet meer verwijderd of gewijzigd worden. GS Pass for libraries 24/56

25 Figuur 20: Begonnen reservatie Kies [Sessie beëindigen] en antwoord bevestigend op volgende vraag. Figuur 21: Beëindigen actieve sessie Als je de gebruiker ook wil blokkeren, antwoord dan [OK] op volgende vraag, als je de gebruiker niet wenst te blokkeren, antwoord dan [Cancel]. GS Pass for libraries 25/56

26 Figuur 22: Blokkeren van gebruiker 4.3. Gebruikers Gebruikersbeheer Ga naar [Gebruikers]. Deze pagina geeft informatie over de gebruikers weer: persoonsgegevens, transacties, printopdrachten en reservaties. Je kan van hieruit ook onmiddellijk een gebruiker blokkeren. De weergave is te beperken tot één gebruikersgroep (cf. gebruikersgroepen), anonieme of gekende gebruikers en actieve of niet actieve gebruikers of uit te breiden tot alle gebruikers in alle gebruikersgroepen. GS Pass for libraries 26/56

27 Figuur 23: Gebruikersbeheer GS Pass for libraries 27/56

28 Een (nieuwe) gebruiker toevoegen of bewerken Ga naar [Gebruikers] >> [Gebruiker toevoegen]. Vul onderstaand venster zo volledig mogelijk in. Figuur 24: Gebruiker toevoegen/bewerken Vraag de eid kaart van je gebruiker. Doe deze in de kaartlezer aan je computer en klik op [eid kaart uitlezen]. Antwoord bevestigend op onderstaande boodschappen: GS Pass for libraries 28/56

29 Figuur 25: Toelating gebruik eid Antwoord: [JA] Figuur 26: Toelating gebruik eid Antwoord: [Altijd op alles]. Deze berichten verschijnen enkel de eerste keer dat je een reservatie maakt en een eid kaart uitleest. De computer zal alle verplichte informatie meteen inlezen. Zonder eid kaart kan je de lenerskaart van de nieuwe gebruiker scannen of het lenersnummer met de hand invoeren. Vervolgens moet je naam en voornaam GS Pass for libraries 29/56

30 verplicht invullen. Gegevens als en geboortedatum zijn niet verplicht, maar het is wel belangrijk ze in te vullen. Het systeem zal standaard Nederlands als taal selecteren. Je kan dit veranderen in Engels. Alle boodschappen van Pass voor deze gebruiker zullen dan in het Engels worden weergegeven. De gebruiker kan deze taal zelf ook aanpassen. Tip: Deze taalfunctie is erg handig in combinatie met een meertalige Windows 7 en eventuele Office Op deze manier kan het volledige computersysteem aan de taalvoorkeur van de gebruiker worden aangepast. In een memoveld kan informatie over de gebruiker worden bijgehouden. Medewerkers krijgen deze informatie te zien in het gebruikersbeheer. De gebruiker zelf kan deze informatie niet opvragen. Heb je een afbeelding van de gebruiker? Plaats ze op je computer, druk op [Bladeren], selecteer de afbeelding, druk [Openen]. De afbeelding wordt bewaard in het systeem. Als je op de naam van deze gebruiker klikt zal zijn foto verschijnen. De gebruiker kan de foto zelf ook oproepen. Leeftijd negeren wordt aangeduid als er een leeftijdsgrens van toepassing is in de bibliotheek (bijvoorbeeld voor kinderen onder 10 jaar, die zonder begeleiding niet op Internet mogen). Door dit vakje aan te vinken wordt de leeftijdsgrens genegeerd voor deze gebruiker, omdat het kind toestemming heeft van zijn ouders of voogd om de computers zonder begeleiding te gebruiken. Let op: Als er in je bibliotheek geen leeftijdsgrens wordt gehanteerd, is dit vakje niet van toepassing. Je hoeft het dan ook niet aan te vinken. Anonieme gebruiker wordt aangeduid als de nieuwe gebruiker niet gekoppeld wordt aan een natuurlijke persoon, maar aan een vaste gebruiker, zoals cursist, toerist, klas, Duid dit eerst aan, voordat je de andere gegevens invult. Tenslotte druk je op [Toevoegen] om de gebruiker aan te maken. Neemt de gebruiker deel aan cursussen of is hij lid van andere groepen? Selecteer deze bij Gebruikersgroep en druk op [Toevoegen]. De juiste groep niet gevonden? Vraag aan een beheerder om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken (cf. Gebruikersgroepen). Nadat de gebruiker werd aangemaakt, kunnen de instellingen ook bewerkt worden. Klik in het gebruikersoverzicht op [Bewerken] Wachtwoord van gebruikers wijzigen Ga naar [Gebruikers] >> selecteer de gebruiker en [Bewerken] >> [Reset] Gebruikers vergeten of verliezen soms hun wachtwoord. Je kan als medewerker het wachtwoord van de gebruiker resetten. Een reset betekent dat het wachtwoord opnieuw standaard wordt ingesteld. GS Pass for libraries 30/56

31 Het systeem vraagt een bevestiging (antwoord met [OK]) en geeft een extra venster met gegevens over het standaardwachtwoord dat geldig is in je bibliotheek. Figuur 27: Wachtwoord reset De gebruiker kan weer inloggen, maar moet zijn wachtwoord opnieuw wijzigen, in een zelf gekozen wachtwoord Gebruiker blokkeren Ga naar [Gebruikers] >> selecteer de gebruiker en druk op [Blokkeren]. Je kan een gebruiker blokkeren voor bepaalde of onbepaalde duur. Stel een datum in of laat het vakje leeg. Indien gewenst worden alle reeds gereserveerde sessies geannuleerd. Geef ook een reden op voor de blokkering, zodat je collega s weten waarom de gebruiker niet meer mag reserveren. GS Pass for libraries 31/56

32 Figuur 28: Gebruiker blokkeren Gebruikers uitschakelen Ga naar [Gebruikers] >> Selecteer een gebruiker en klik [Bewerken] >> [Actief]. Verwijder het vinkje naast Actief. Uitgeschakelde of gedeactiveerde gebruikers kunnen niet meer inloggen. Je kan ze weren uit de lijst met actieve gebruikers. Gebruik deze instelling voor gebruikers die geen lid meer zijn of permanent geschorst werden Gebruikers en hun transacties Ga naar [Gebruikers] >> selecteer een gebruiker en druk op [Transacties]. Transacties zijn goederen of diensten waarvoor de gebruiker met geld betaalt. Op dit moment betalen gebruikers via dit systeem enkel voor printopdrachten en kopies. De knop [Transacties] geeft alle stortingen en betalingen van een gebruiker weer, binnen een bepaalde periode. Deze periode kan je zelf instellen bovenaan de pagina (begin datum en eind datum). Wil je de weergave aanpassen dien je na het veranderen van begin- en/of eind datum op [Filter] te drukken. GS Pass for libraries 32/56

33 Figuur 29: transacties van een gebruiker De bibliotheek kan werken met een tegoed. Als de gebruiker zijn tegoed wil aanvullen, vul je de kassa in waar het bedrag wordt ontvangen, daarna druk je op [Tegoed toevoegen]. Als een gebruiker geld wil opvragen van zijn tegoed, voer je een voor het bedrag in (ook de kassa moet aangeduid worden) en druk je op [Tegoed toevoegen]. Het bedrag wordt afgetrokken van zijn saldo, zodat je de gebruiker het geld kan weergeven. Wanneer er geen tegoed meer voorhanden is of er werd een schuld opgebouwd, wordt het bedrag achter [Beschikbaar tegoed] in het rood weergegeven Gebruikers en hun printopdrachten Ga naar [Gebruikers] >> selecteer een gebruiker en druk op [Printopdrachten]. Dit overzicht geeft nog te verwerken printopdrachten van een gebruiker weer. Meer informatie over het verwerken van printopdrachten kan je nalezen onder Printopdrachten. GS Pass for libraries 33/56

34 Figuur 30: Printopdrachten van een gebruiker Je vindt in dit overzicht ook de afdrukgeschiedenis van de gebruiker terug. Je kan zelf met behulp van begin en eind datum de weergave beperken in tijd. Druk op [Filter] om de ingestelde periode weer te geven. GS Pass for libraries 34/56

35 Reservaties Ga naar [Gebruikers] >> selecteer een gebruiker en druk op [Reservaties]. Dit schema geeft een overzicht van alle gemaakte reservaties van deze gebruiker. Figuur 31: Reservaties van een gebruiker Toekomstige reservaties kunnen bewerkt worden, druk daarvoor op [Bewerken] achter de reservatie. Het bewerken van reservaties werd uitgebreid besproken onder Reservaties bewerken Gebruikersgroepen Een gebruikersgroep is een groep gebruikers die samen een computer-activiteit bijwonen, zoals een cursus Photoshop, een Vorming Plus of Digidak activiteit. Ook een volledige klas leerlingen of een hele school kan een gebruikersgroep zijn, als de leerlingen de bibliotheek in groep bezoeken. Een gebruikersgroep wordt enkel samengesteld uit ingeschreven gebruikers. Anonieme logins (zoals cursist, toerist, ) kunnen niet aan een gebruikersgroep gekoppeld worden. GS Pass for libraries 35/56

36 Tip: Gebruikersgroepen zijn handig bij de reservatie van computers. Je kan, vanuit het computerschema, een reeks computers tegelijk aan één gebruikersgroep toewijzen. Figuur 32: Gebruikersgroepen Je kan op elk moment een gebruikersgroep toevoegen, bewerken of verwijderen. Druk op [Gebruikersgroep toevoegen] om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken. Geef de gebruikersgroep een naam en druk op [Toevoegen]. Selecteer vervolgens de gebruikers die zich hebben ingeschreven in deze groep. Je kan de lenerskaart scannen, het lidnummer invoeren of een gebruiker zoeken. Wanneer er wijzigingen in de groep optreden, kan je de samenstelling van de groep veranderen (gebruikers toevoegen of verwijderen). Ook de groep zelf kan verwijderd worden. GS Pass for libraries 36/56

37 Figuur 33: Gebruikersgroep toevoegen/bewerken 4.4. Computers Ga naar [Computers]. Het computeroverzicht bevat informatie over de computers in het GS Pass systeem. Je kan de weergave van dit schema aanpassen (aan de hand van filters) en computerinstellingen veranderen. GS Pass for libraries 37/56

38 Figuur 34: Computers Het schema bevat volgende reeds bekende informatie en handelingen: Uitgeschakelde computer of Opgestarte computer. Weergave van het schema vernieuwen. Alle computers in de computergroep (cf. Computergroepen) opstarten. Alle computers in de computergroep afsluiten. Geeft weer welke gebruiker ingelogd is op de computer. Hiermee kan je de computer opstarten, herstarten of afsluiten, als een gebruiker ingelogd is, kan je de computer ook vergrendelen of afmelden. Als de computer een kioskfunctie heeft, kan je de kiosk-instellingen hier wijzigen (cf. Computerfuncties). GS Pass for libraries 38/56

39 Computerfilters De weergave van het computeroverzicht wordt aangepast door het toepassen van filters. Er zijn filters voor: Actieve / niet actieve computers: Actieve computers zijn beschikbaar voor het systeem. Niet actieve computers zijn tijdelijk niet beschikbaar, omdat ze in reparatie zijn of in stock staan. Enkel op actieve computers kan gereserveerd worden. Verwar deze instelling niet met opgestarte / uitgeschakelde computers. Computergroep: heeft je bibliotheek meer dan één computergroep (cf Computergroepen), dan kan je de weergave beperken tot één groep of uitbreiden tot alle groepen. Computerfunctie (cf Computerfuncties): De computers in het GS Pass systeem hebben verschillende functies. Ben je enkel geïnteresseerd in één functie, dan beperk je de weergave. Wil je alle computers in het schema zien staan, dan breid je de weergave uit tot alle functies. Druk op [Filter] om de weergave aan te passen Computerfuncties GS Pass is gemaakt voor het beheren van alle publieke computers in de bibliotheek. Deze computers hebben diverse functies, zoals het tonen van de catalogus, het gebruik als snelopzoeken-, cursus-, Internet- of zelfs spelcomputer. Selecteer per computer onder computerfunctie de gewenste functie. Je kan ook op elk moment de functie van een computer veranderen, door op het in. Pass bevat standaard 2 computerfuncties: Reservatie en Kiosk. te klikken De reservatiefunctie wordt toegekend aan computers die, via Pass, beschikbaar zijn voor reservatie door het publiek. Het publiek kan deze computers reserveren om Internet te raadplegen, Office toepassingen te maken, mails te lezen, muziek te beluisteren, en andere dingen. Daarnaast mogen deze computers ook gereserveerd worden voor cursussen, spelletjes, klasbezoeken, De kioskfunctie wordt toegekend aan computers die niet gereserveerd kunnen worden. Zij hebben een specifieke taak, zoals de catalogus weergeven, het regelen van afdrukken, het reserveren voor een Internetsessie. In de bibliotheek kunnen ook andere computerfuncties benut worden, zoals gaming en cursus. Computers met als functie gaming worden uitsluitend gebruikt om GS Pass for libraries 39/56

40 spelletjes te spelen. Cursuscomputers worden enkel gebruikt tijdens een les. Het publiek kan op deze computers niet zelf reserveren, de medewerkers kunnen dit wel. Tip: Stel gaming, cursus, databanken, en dergelijke als computerfunctie in, indien de bibliotheek over een afgezonderde computergroep beschikt, enkel bedoeld voor één specifieke functie. Indien de bibliotheek slechts op een beperkt aantal computers van een bestaande computergroep spelletjes, software of databanken installeert, maak hier dan een computeroptie (cf. Computeropties) van. Tenslotte kan je, onder [Selecteer een actie ], voor elke computer instellingen van de kioskfunctie regelen. Wanneer bij een computer de kioskfunctie geactiveerd wordt, zal hij met deze instellingen rekening houden Kioskfunctie instellingen: Figuur 35: Kioskfuncties Reservatie: Duid reservatie aan als het publiek deze computer mag gebruiken om een reservatie te maken voor een computersessie aan een publieke computer. GS Pass for libraries 40/56

41 Afdrukken: Duid afdrukken aan als het publiek afdrukken mag beheren aan deze kioskcomputer. Meestal wordt een kiosk met deze functie in de buurt van een printer of copier geplaatst. Catalogus: Duid deze functie aan als de kiosk een rechtstreekse link naar de catalogus mag weergeven. Internet: Duid Internet aan als de kiosk toegang tot het Internet biedt (dit is de vroegere snelopzoekenfunctie). Internet toegang blokkeren: Duid dit aan als de kiosk niet naar Internet mag (hou er rekening mee dat veel catalogi tegenwoordig linken naar Internet bevatten. Onmiddellijk startpagina tonen: Stel deze instelling in als je kiosk enkel de snelopzoekenfunctie heeft. Onmiddellijk catalogus tonen: Stel deze instelling in als je kiosk enkel de catalogus mag tonen en geen andere functies heeft Computerinstellingen Naast computerfuncties en filters zijn er nog andere instellingen, die beheerd kunnen worden in dit computeroverzicht. Prioriteit: Hoe hoger het getal (1 25), hoe eerder de computer door het systeem zal gebruikt worden. Tip: GS Pass houdt rekening met diverse elementen, waarvan de snelheid van de computer er één is, naast de geschiktheid van de computer voor de gebruiker op basis van opties,, de bezettingsgraad,... Wijs niet zelf een computer toe, want dat negeert al deze automatische instellingen, waardoor de gebruikers niet meer de meest ideale computer kunnen reserveren. Automatisch opstarten: Stel deze instelling in als de computer automatisch mag opstarten, samen met de andere computers in de computergroep. De computer zal dan ook vanzelf opstarten, zelfs buiten de instelde uren, als er een reservatie op doorgaat. Automatisch afsluiten: Stel deze instelling in als de computer automatisch mag afsluiten, samen met de andere computers in de computergroep. Weergeven: Vink aan als de computer in het computerschema mag getoond worden, vink uit als dat niet mag. Standaard worden kioskcomputers niet getoond in het computerschema, maar deze instelling kan op elk moment, door een medewerker worden gewijzigd. Actief: Duid aan als de computer in orde is en door het systeem mag gebruikt worden. GS Pass for libraries 41/56

42 4.5. Printopdrachten Ga naar [Printopdrachten]. Gebruikers kunnen zelf hun printopdrachten bekijken, verwijderen en, indien toegelaten door de bibliotheek, ook afdrukken. Als medewerker kan je printopdrachten van gebruikers afdrukken of verwijderen. Medewerkers kunnen de printopdrachten van gebruikers niet bekijken. Het systeem geeft wel het aantal pagina s van de opdracht weer. Tip: Laat gebruikers onder Mijn Beheer hun printopdrachten eerst beheren, alvorens ze af te drukken. Gebruikers kunnen zelf hun printopdrachten volledig bekijken en verwijderen. Figuur 36: Printopdrachten overzicht Je kan de weergave van de printopdrachten beperken tot de opdrachten van één gebruiker of uitbreiden tot alle afdrukken in de wachtrij. Druk op na Afdrukwachtrij van: om je selectie te veranderen. GS Pass for libraries 42/56

43 Nadat je de weergave hebt beperkt tot één persoon kan je diens opdrachten afzonderlijk of tegelijk [Alles afdrukken] printen. Als de gebruiker een tegoed heeft, zal het systeem voorstellen om hiervan de afdrukken te betalen. Heeft de gebruiker echter geen tegoed, dan stelt het systeem voor om de volledige som onmiddellijk te betalen. Je kan de keuze van het systeem veranderen, door na [Betalingswijze] op te drukken. Ook printopdrachten van toeristen of klassen (zonder identificatie van de gebruiker) kunnen zo aangerekend worden. Figuur 37: Printopdrachten van een gebruiker Transacties Ga naar [Transacties]. Transacties zijn goederen en/of diensten waarvoor de gebruiker met geld betaalt (cf. Gebruikers en hun transacties). Deze pagina geeft een overzicht van alle transacties binnen een periode. Je kan de weergave beperken tot één kassa of uitbreiden tot alle kassa s. Druk op [Filter] om de weergave aan te passen. Het systeem berekent ook de kassa-inhoud van elke afzonderlijke kassa. Dit wordt bovenaan op de pagina weergegeven. GS Pass for libraries 43/56

44 Figuur 38: Transacties overzicht Medewerkers die gemachtigd zijn, mogen de kassa s geheel of gedeeltelijk leegmaken of aanvullen. Kies eerst de kassa die je wil leegmaken of bijvullen. Vul daarnaast het bedrag in en druk op [Afhalen] of [Storten]. Let op: Gebruik deze functie niet om geld van gebruikers, voor afdrukken of het aanvullen van hun krediet, te storten. Dit handel je af onder gebruikers bij transacties (cf. Gebruikers en hun transacties). GS Pass for libraries 44/56

45 4.7. Apparaatbeheer Computerbeheer Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Computerbeheer]. Figuur 379: Computerbeheer Deze pagina geeft een overzicht van alle beschikbare computers per computergroep, hun functie, hun prioriteit, hun beschikbaarheid (Pass client, Actief). De weergave van het overzicht kan beperkt of uitgebreid worden door het toepassen van filters (op naam, actief/niet actief, computergroep en/of computerfunctie). Je kan meerdere filters tegelijk instellen, op [Filter] drukken activeert ze. Het resultaat zal een combinatie van alle filters zijn. De knop [Bewerken] achter elke computer geeft toegang tot alle computerinstellingen. Je kan de instellingen bekijken en mits machtiging ook bewerken. GS Pass for libraries 45/56

46 Figuur 40: Computer toevoegen / bewerken Let op: Computerspecifieke instellingen zoals IP adres, MAC adres, besturingssysteem, dienen normaal niet gewijzigd te worden. Ze worden bij het initieel instellen van een computer door Grafisoft of jullie ICT-dienst correct ingevuld. Indien er wijzigingen optreden zal Grafisoft of de plaatselijke ICT-dienst zorgen voor de aanpassingen. Deze instellingen kunnen door medewerkers standaard niet bewerkt worden. Bibliotheekmedewerkers, met machtiging, kunnen aan een computer opties (cf. Opties) en printers (cf. Printers) koppelen Computergroepen Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Computergroepen]. Een computergroep wordt gevormd door bij elkaar horende computers in de leeszaal, de jeugdafdeling, het cursuslokaal, de uitleenpost,... (cf. Reservatie). GS Pass for libraries 46/56

47 Figuur 41: Computergroepen Op deze pagina worden computergroepen samengesteld. Indien je beschikt over de machtiging kan je hier computergroepen aanmaken en bewerken. Klik op [Nieuwe computergroep] om een computergroep toe te voegen. Voeg zoveel mogelijk de groep toe in 2 talen (Nederlands Engels), selecteer een virtuele printer (cf. Virtuele printers) uit de lijst. Selecteer Toon scans opdat de gebruiker afdrukvoorbeelden van zijn prints kan bekijken Openingsuren en sluitingsmomenten Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Computergroepen] >> Selecteer een computergroep en klik op [Openingsschema] of [Sluitingsmomenten]. Je kan per computergroep ook een openingsschema en sluitingsmomenten toekennen. Alle computers in de computergroep zullen hiermee rekening houden en opstarten /afsluiten volgens dit schema. Klik op [Openingsschema] om de openingsuren voor de bijhorende computergroep in te stellen. Je kan het schema kopiëren van een bestaand schema voor een andere computergroep of het zelf samenstellen. Vul weekdag, begintijd en eindtijd in en druk op [Toevoegen]. Doe dit voor alle openingsmomenten. Je kan meerdere openingsmomenten per dag inbouwen. GS Pass for libraries 47/56

48 Neem alle openingstijden voor een standaard week. Nadien worden sluitingsdagen toegevoegd. Figuur 42: Openingsschema Sluitingsmomenten zijn periodes waarop de computergroep uitzonderlijk niet opgestart wordt. Op deze momenten wordt het gewone patroon van openingsuren onderbroken. De computers van de computergroep blijven uitgeschakeld. Een sluitingsmoment hoeft geen volledige dag te omvatten. Sluiten van een of alle computergroep(en) voor slechts enkele uren is ook mogelijk. Op sluitingsdagen kunnen gebruikers de computers niet reserveren. Let op: Reeds geboekte reservaties worden niet automatisch verplaatst of geannuleerd. Zorg dat je deze reservaties zelf verplaatst of dat de klant verwittigd wordt. GS Pass for libraries 48/56

49 Figuur 43: Sluitingsmomenten Druk op [Sluitingsmoment toevoegen] om een nieuw sluitingsmoment in te geven. Voer een naam in (liefst in twee talen, zodat gebruikers van de Engelse versie de boodschap ook begrijpen). Controleer de computergroep (je kan hem hier nog veranderen). Vul begin- en einddatum en begin- en eind uur van de sluiting in. Voor- en na zal de computergroep zich gedragen volgens het gewone openingsschema. Druk op [Toepassen] om het sluitingsmoment vast te leggen Computervolgorde in Computergroep Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Computergroepen] >> Selecteer een groep en druk op [Volgorde]. Bepaal de volgorde van je computers binnen een computergroep, door de rangschikking van computers met de te wijzigen. GS Pass for libraries 49/56

50 Figuur 44: Computervolgorde voor hoofdbibliotheek Computeropties Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Computeropties]. GS Pass for libraries 50/56

51 Opties zijn eigenschappen die uniek zijn voor of beperkt zijn tot één of enkele computers. Als slechts enkele computers zijn uitgerust met MS Office 2010, dan wordt MS Office 2010 als optie ingesteld bij deze computers. Dit kan ook voor bijvoorbeeld eid lezers, Adobe Photoshop, sommige databanken, spelletjes, enz. Het is niet relevant een geheugenkaartlezer als optie in te stellen, als bij alle beschikbare (reservatie) computers een geheugenkaartlezer werd aangesloten. Het vakje exclusief houdt deze computer uitsluitend beschikbaar voor deze optie. Gebruikers kunnen hem niet voor iets anders reserveren, ook niet als het druk is. Dit is tijdens periodes van belastingaangiften zeer interessant voor één of twee computers met een eid lezer. Je kan dit vakje op elk moment verwijderen of aanduiden. Bij de reservatie kunnen gebruikers opties selecteren, waaraan hun te reserveren computer moet voldoen, het zijn deze opties die hier ingesteld worden. Let op: Verwar computeropties niet met computerfuncties. Gebruik computeropties voor specifieke opties van één of enkele computers in een groep. Gebruik computerfuncties voor een afzonderlijke computergroep met een specifieke functie, die geldig is voor alle computers van de groep (cf. Computerfuncties). Figuur 45: Computeropties toevoegen/bewerken GS Pass for libraries 51/56

52 Op deze pagina worden de computeropties aangemaakt. Klik op [Computeroptie toevoegen], als je hiertoe gemachtigd bent, om een nieuwe optie aan te maken of op [Bewerken] / [Verwijderen] om een bestaande optie aan te passen. Voer de naam van de computeroptie zowel in het Nederlands als in het Engels in. Tip: Geef duidelijke benamingen aan de opties. Zowel medewerkers als gebruikers moeten begrijpen wat de computeroptie betekent. Indien gewenst kan je ook de volgorde van de opties wijzigen. Hier wordt bepaald in welke volgorde gebruikers de mogelijke opties aangeboden krijgen Virtuele printers Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Virtuele printers]. Een virtuele printer is geen echte printer, maar enkel een stukje software dat zich gedraagt als een printer. Je vindt deze zogenaamde printer bij de gebruiker na aanmelden, onder Start >> Apparaten en printers en ook onder Start >> Configuratiescherm >> Apparaten en printers. De plaats waar je normaal een printer kan terugvinden, dus. Deze printer drukt echter niet af. Hij geeft wel een schermvoorbeeld van de afdrukken in de wachtrij van de gebruiker. Deze gebruiker kan zijn printopdrachten op elk moment volledig bekijken. Indien ze niet correct zijn, kan hij ze verwijderen en nieuwe maken. Gebruikers hoeven bij het maken van afdrukken geen printer meer te selecteren uit een lijst. Er is maar één printer beschikbaar, namelijk deze virtuele printer. Pas bij het uiteindelijk afdrukken van de printopdrachten dient een reeële printer te worden geselecteerd. Grafisoft stelt standaard een virtuele printer in voor alle publieke computers. Indien nodig, kunnen meerdere printers worden geconfigureerd. Ook een medewerker, met machtiging, kan een nieuwe virtuele printer aanmaken. Tip: Heb je een service contract voor Pass bij Grafisoft? Laat het instellen van virtuele printers dan door Grafisoft uitvoeren Printers Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Printers]. Om afdrukken te maken, hebben gebruikers ook één of meerdere echte printers nodig. Deze kunnen aangemaakt en bewerkt worden bij Printers. GS Pass for libraries 52/56

53 Het overzicht van bestaande printers toont standaard enkel actieve printers. Verander de weergave van [Actief] Ja naar Nee en alle ingestelde printers worden zichtbaar. Enkel de actieve printers worden gebruikt in het systeem. Figuur 46: Printers Je kan zowel een netwerkprinter als een gewone USB printer toevoegen. De netwerkprinter wordt ingesteld via het netwerk, voor een USB printer wordt de aangesloten computer mee geconfigureerd. Let op: Als een printer rechtstreeks aan een computer wordt aangesloten, gebruik de computer dan bij voorkeur als kiosk. Deze computer moet altijd opgestart zijn, willen gebruikers op de aangesloten printer kunnen afdrukken. Je kan één printer meerdere malen toevoegen. Deze extra printers kunnen elk met specifieke instellingen geconfigureerd worden. Zo wordt een netwerkcopier meestal ingesteld als Printer Zwart A4, Printer Zwart A3, Printer Kleur A4 en Printer Kleur A3. Elk met een eigen afdrukprijs. GS Pass for libraries 53/56

54 Figuur 38: Printer toevoegen Tip: Grafisoft stelt bij het installeren van Pass alle printers in. Zijn er veranderingen aarzel dan niet ze door te geven, dan worden de aanpassingen voor jullie uitgevoerd. Wil je toch zelf een printer toevoegen? Klik dan op [Printer toevoegen]. Wil je meerdere keren dezelfde printer toevoegen, met andere eigenschappen? Maak dan meerdere printers aan, onder een andere naam. Vul volgende gegevens in: Naam: Uniek gekozen printernaam (bvb: Zwart A4, Kleur A3, ) Computer: Geen voor netwerkprinter of gedeelde printer op server URL: Benaming voor de printer in Windows Prijs: Prijs per afgedrukte pagina Actief: Aanvinken voor in gebruik Let op: Zorg dat de printer(s) eerst in Windows geïnstalleerd zijn, bij voorkeur op de server, indien niet haalbaar een een computer in Pass. Je hoeft ze niet te delen, tenzij je de printers ook wil gebruiken voor afdrukken buiten Pass (voor medewerkers bijvoorbeeld). GS Pass for libraries 54/56

55 Ticketprinters Ga naar [Apparaatbeheer] >> [Transacties]. Het is handig dat gebruikers een ticketje kunnen afdrukken van hun gemaakte reservaties. Hiervoor worden ticketprinters gebruikt. De ticketprinters aan de balie kunnen, indien de netwerkomgeving dit toelaat, voor dit doel gebruikt worden. Als een medewerker een reservatie boekt, kan de gebruiker een ticketje meenemen. Je kan een extra ticketprinter instellen aan een kiosk, die als functie reservatie heeft. Deze of een andere ticketprinter kan ook gebruikt worden, wanneer aangemelde gebruikers via Mijn Beheer een nieuwe reservatie maken Instellingen 4.9. Statistiek GS Pass for libraries 55/56