HANDLEIDING VERZEKERING STUDENTEN IN HET BUITENLAND BUITEN E.E.R. + ZWITSERLAND

Transcriptie

1 HANDLEIDING VERZEKERING STUDENTEN IN HET BUITENLAND BUITEN E.E.R. + ZWITSERLAND WERELDWIJD met uitzondering van de EU landen, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland + Zwitserland ACADEMIEJAAR Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 1

2 VERZEKERING STUDENTEN IN HET BUITENLAND BUITEN E.E.R. + ZWITSERLAND ACADEMIEJAAR INHOUD 0 INLEIDING 3 1 ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VERZEKERINGSDOSSIER Ontvangstbevestiging Student Emergency Sheet 4 2 VERZEKERING VAN DE RISICO S VERZEKERING VIA HET ZIEKENFONDS Verblijf in een land waarmee België een bilaterale overeenkomst afgesloten heeft Verblijf in een land waarmee België geen bilaterale overeenkomst afgesloten heeft VERZEKERING VIA DE ARTEVELDEHOGESCHOOL Hogeschoolpolis Arbeidsongevallenverzekering onbezoldigde stagiairs AHS-polissen van toepassing als je in het buitenland gaat studeren of stage loopt PRIVATE REISBIJSTANDVERZEKERING Waarom een private reisbijstandverzekering verplichten? Het Student Insurance Program (SIP) Welke verzekeringsformule kiezen? Hoeveel bedraagt de premie? Welke waarborgen dekt het Student Insurance Program (SIP)? Hoe aansluiten op een SIP-contract? Welke risico s zijn gedekt en niet gedekt? 11 3 AANGIFTEPROCEDURE IN GEVAL VAN ONGEVAL, ZIEKTE, SCHADE OF DIEFSTAL BEREIKBAARHEID ARTEVELDEHOGESCHOOL BEREIKBAARHEID REISBIJSTANDVERZEKERAAR - SIP-CONTRACT (ACE ASSISTANCE/EUROPE ASSISTANCE) WAT MOET JE DOEN ALS JE SCHADE BEROKKENT AAN EEN DERDE (B.A.) WAT MOET JE DOEN BIJ ZIEKTE, ONGEVAL, SCHADE, DIEFSTAL Kleine ambulante medische kosten Hoge medische kosten Schade/verlies/diefstal bagage Diefstal verzekerde goederen/inboedel/documenten WAT MOET JE DOEN IGV EEN ONGEVAL MET LICHAMELIJK LETSEL OP DE STAGEPLAATS 18 4 PRAKTISCHE TIPS 19 Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Ontvangstbevestiging Student Emergency Sheet Verzekeringsattesten Nederlands en Engels Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 2

3 VERZEKERING STUDENTEN IN HET BUITENLAND BUITEN E.E.R. + ZWITSERLAND ACADEMIEJAAR HANDLEIDING STUDENTEN INLEIDING Binnenkort vertrek je in het kader van je studie naar het buitenland. Wellicht kijk je vol enthousiasme uit naar deze nieuwe uitdaging. Het wordt beslist een unieke en verrijkende ervaring. Uiteraard hopen we dat dit buitenlandse project probleemloos en in ideale omstandigheden verloopt. Een degelijke voorbereiding vormt de beste garantie op succes. Maar je beseft ook dat een internationaal project een hoger risicogehalte heeft. We wensen te benadrukken dat de Arteveldehogeschool niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de extra kosten die eventueel ten laste vallen van de student ten gevolge van een ziekte of een ongeval in het buitenland. Bijgevolg is het noodzakelijk vooraf na te gaan of alle risico s - die je niet zelf wenst te dragen - ook verzekerd zijn. Je indekken tegen alle denkbare risico s is onmogelijk. Dubbel verzekeren heeft geen zin, aanvullend verzekeren wel. Via een aangepaste verzekering kan je de financiële gevolgen van een ongeval of een schadegeval beperken, kan je ook een beroep doen op bijstand als je in een probleemsituatie verkeert. Ook de Arteveldehogeschool staat erop dat de studenten goed verzekerd naar het buitenland vertrekken. Via deze handleiding willen wij je helpen bij het op punt stellen van het verzekeringsdossier. We behandelen de verschillende verzekeringsproducten die het internationale project omkaderen. We gaan na of de financiële tussenkomsten via het ziekenfonds of de hogeschoolpolis toereikend zijn en motiveren waarom een private reisbijstandverzekering geen overbodige luxe is, maar een must. Tevens vragen we jouw aandacht voor de administratieve opvolging van het verzekeringsdossier en voor de efficiënte informatiedoorstroming tussen alle betrokken actoren. Deze handleiding (st-ww-handleiding-2012-doc.1) en aanverwante teksten en formulieren zijn ook beschikbaar op het digitale platform. We bespreken : 1 de administratieve opvolging van het verzekeringsdossier 2 de verzekering van de risico s 3 de aangifteprocedures in geval van ongeval, ziekte, schade en diefstal in het buitenland De verzekeringsproblematiek van de studenten die in het kader van hun opleiding, binnen de E.E.R. of Zwitserland verblijven, wordt behandeld in een aparte handleiding. Volgende landen maken deel uit van de E.E.R. (Europese Economische Ruimte) : EUROPESE UNIE: Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië, Groothertogdom Luxemburg, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechische republiek, Zweden, Bulgarije en Roemenië, (uiteraard België, dat in deze context niet in aanmerking komt). + LIECHTENSTEIN, NOORWEGEN, IJSLAND. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 3

4 1 ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VERZEKERINGSDOSSIER In functie van een vlotte afhandeling van het verzekeringsdossier dringen wij aan op een stipte en correcte opvolging van de afspraken en de procedures. Respecteer data en deadlines. 1.1 ONTVANGSTBEVESTIGING Het formulier ontvangstbevestiging geldt als bewijs dat je de handleiding Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland hebt ontvangen en je akkoord gaat met de vermelde afspraken en procedures. PROCEDURE In bijlage tref je een blanco formulier ontvangstbevestiging aan. Stuur het behoorlijk ingevulde formulier zo vlug mogelijk en uiterlijk op 30 september 2012 digitaal - door naar de dienst verzekeringen, (bij voorkeur met handtekening formulier scannen en doormailen), naar: verzekeringen@arteveldehs.be. BIJLAGE 1 : Ontvangstbevestiging (st-ww-obv-2012-doc. 2). 1.2 STUDENT EMERGENCY SHEET (SES) Het formulier student emergency sheet is een verzamelstaat van alle nuttige en relevante info. Op die manier beschikken de student en alle actoren over dezelfde data in functie van een vlotte communicatie en een efficiënte opvolging indien er zich een probleem of een noodsituatie voordoet. Snel handelen kan soms erger voorkomen. Het SES kan hierbij een handig instrument zijn. PROCEDURE In bijlage tref je een blanco formulier Student Emergency Sheet aan. Vul het formulier nauwkeurig en volledig in, eventueel in overleg met de contactpersoon van je opleiding (stage- of projectbegeleider). Respecteer de opmaak en de lay-out. Stuur de definitieve versie zo vlug mogelijk en uiterlijk 14 dagen voor het vertrek, digitaal, door naar de contactpersoon van je opleiding (stage- of projectbegeleider) en de dienst verzekeringen verzekeringen@arteveldehs.be. Overhandig één exemplaar aan de contactpersoon op de stageplaats/universiteit/hogeschool en aan de onthaalfamilie of de residentieverantwoordelijke in het buitenland. Bezorg één exemplaar aan je ouders/partner. Denk eraan ook zelf één exemplaar mee te nemen naar het buitenland. BESTEMMING - de contactpersoon van je opleiding (stage- of projectbegeleider opleiding ) - AHS - de dienst verzekeringen AHS - de contactpersoon van de stageplaats of de universiteit/hogeschool in het buitenland - de contactpersoon van de verblijfplaats in het buitenland - de ouders en/of de partner - de student. BIJLAGE 2 : Student Emergency Sheet (st-ww-ses-2012-doc. 3). 1.3 NAAR WELKE DIENST EN WANNEER MOET JE DE FORMULIEREN OPSTUREN? FORMULIER WANNEER OPSTUREN? BESTEMMING Ontvangstbevestiging Zo vlug mogelijk en uiterlijk 30 september Dienst verzekeringen Student Emergency Sheet Zo vlug mogelijk en uiterlijk 14 dagen voor vertrek. Dienst verzekeringen Contactpersoon van je opleiding (stage- of projectbegeleider) Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 4

5 2 VERZEKERING VAN DE RISICO S 2.1 VERZEKERING VIA HET ZIEKENFONDS Loop je stage of studeer je in het buitenland dan blijft de ziekteverzekering actief, op voorwaarde dat je aangesloten blijft bij het ziekenfonds, ofwel via je ouders als persoon ten laste, ofwel als persoonlijk verzekerde. De tussenkomst door het ziekenfonds in de medische kosten en in de reisbijstand is afhankelijk van de verblijfsduur in het buitenland, het land van bestemming en de leeftijd van de student. Vermits je buiten de E.E.R. en Zwitserland verblijft, komt het ziekenfonds slechts beperkt tussen. Hierbij maken we een onderscheid tussen de landen waarmee België wel of geen bilateraal akkoord voor gezondheidszorgen afgesloten heeft. Bovendien kan de dekking van de medische kosten, de reisbijstand en de repatriëring variëren per ziekenfonds. Bijgevolg is het belangrijk dat je vooraf contact opneemt met het ziekenfonds en informeert naar de concrete tussenkomsten. VOOR JE VERTREKT : 1 Neem contact op met het ziekenfonds. 2 Bezorg een hogeschoolattest aan het ziekenfonds. 3 Zorg ervoor dat de ziekteverzekering (verplichte en aanvullende) in orde is. 4 Controleer of de ziekenfondsbijdragen betaald werden. 5 Vraag het specifieke verdragsformulier aan voor bepaalde landen (cfr ). 6 Vraag de Europese Ziekteverzekeringkaart aan voor Australië (cfr ) VERBLIJF IN EEN LAND WAARMEE BELGIË EEN BILATERALE OVEREENKOMST AFGESLOTEN HEEFT Met volgende landen heeft België een overeenkomst voor gezondheidszorgen afgesloten, die meestal alleen geldt voor personen die de Belgische nationaliteit of de nationaliteit van het betrokken land hebben. Het gaat om: Algerije, Tunesië, Turkije, Marokko, Kroatië, Servië, Montenegro, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Macedonië, en Australië. HET ZIEKENFONDS DEKT HET ZIEKENFONDS DEKT NIET Het ziekenfonds betaalt de medische kosten terug gedurende een bepaalde periode, op basis van specifieke formulieren. In Australië kan je de Europese Ziekteverzekeringskaart (EZVK) gebruiken. Vraag bij het ziekenfonds het specifieke verdragsformulier aan, op basis waarvan je ter plaatse terugbetaling van de medische kosten kan verkrijgen. Of je kan ook de originele facturen van de medische verzorging na je terugkeer bezorgen aan je eigen ziekenfonds. De tarieven en de reglementering van het land van verblijf zijn van toepassing. BIJSTANDCENTRALE MUTAS De repatriëring/de reisbijstand in het buitenland. BIJSTANDCENTRALE MEDIPHONE Afwijkende reglementering Doe navraag bij het ziekenfonds LAND FORMULIER MAX. DUUR VERBLIJF Algerije B ALG 8 45 d. Turkije B T 8 45 d. Tunesië B TUN d. Kroatië BE-HR111 3 m. Servië B Y d. Montenegro B Y d. Macedonië B Y d. Bosnië-Herzegovina B Y d. Marokko geen 45 d. Australië EZVK geen Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 5

6 2.1.2 VERBLIJF IN EEN LAND WAARMEE BELGIË GEEN BILATERALE OVEREENKOMST AFGESLOTEN HEEFT Verenigde Staten Rusland China Japan landen in Afrika, Latijns-Amerika, Azië enz. Het gaat dus niet om: - groep 1: E.E.R. (EU, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein) + Zwitserland - groep 2: Algerije, Tunesië, Turkije, Marokko, Kroatië, Servië, Montenegro, Macedonië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Australië. Op basis van art. 294 van de Belgische wetgeving verleent het ziekenfonds enkel tussenkomst in geval van een dringende ziekenhuisopname. Andere kosten worden niet vergoed. Voor ambulante behandelingen, zelfs voor of na een ziekenhuisopname, is geen tussenkomst van het Belgisch ziekenfonds mogelijk. Indien je niet beschikt over een private reisbijstandverzekering moet je zelf - vooraf - de ziekenhuisfacturen en rekeningen betalen. Na je terugkeer zal het ziekenfonds een deel van de kosten terugbetalen op basis van originele facturen. Hou er evenwel rekening mee dat deze tegemoetkoming meestal niet in verhouding staat tot de gemaakte kosten. De terugbetaling gebeurt op basis van de Belgische tarieven. In landen als de Verenigde Staten, Nieuw-Zeeland, Canada, Australië kunnen de ziektekosten hoog oplopen, waarvoor de maximale tussenkomst meestal onvoldoende is. HET ZIEKENFONDS DEKT HET ZIEKENFONDS DEKT NIET de kosten van dringende ziekenhuisopname de hospitalisatiekosten en (eventueel) de medische kosten die hiermede verband houden. de ambulante medische kosten de honoraria geneesheer, de farmaceutische kosten. de repatriëring via de bijstandcentrale. de ziekenhuiskosten worden vergoed volgens Belgische tarieven. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 6

7 2.2 VERZEKERING VIA DE ARTEVELDEHOGESCHOOL DE HOGESCHOOLPOLIS De hogeschoolpolis die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid, de lichamelijke ongevallen en de rechtsbijstand dekt, is wereldwijd van toepassing, maar uitsluitend tijdens de hogeschoolactiviteiten, dus niet tijdens het privé-leven. Een gedetailleerde bespreking tref je aan in de bijlage van het studiecontract en op het digitale platform. BURGERRECHTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID (B.A.) De waarborg B.A. wordt ingeschakeld indien de private reisbijstandverzekering niet tussenkomt. Maak je tijdens een hogeschoolactiviteit (stage/studieactiviteit/project) een fout en berokken je daardoor lichamelijke en/of materiële schade aan een derde dan kan deze polis van toepassing zijn. Tevens dekt deze polis de materiële schade die je veroorzaakt aan toevertrouwde goederen (didactisch materiaal, werkinstrumenten). Het is duidelijk dat de schade die je veroorzaakt aan derden tijdens het privé-leven niet gedekt wordt. Wellicht kan je terugvallen op de private reisbijstandverzekering of de persoonlijke familiale verzekering (BA-privé-leven) of deze van je ouders. LICHAMELIJKE ONGEVALLEN De waarborg lichamelijke ongevallen kan in bepaalde gevallen aangesproken worden, na uitputting van de private reisbijstandverzekering. Deze waarborg is van toepassing als je het slachtoffer wordt van een lichamelijk ongeval (niet ziekte) dat verband houdt met je studieactiviteiten in het binnen- of buitenland. Het ongeval kan zich voordoen tijdens de onderwijsactiviteiten, een project of op weg naar en van de stageplaats/de universiteit/de locatie waar de onderwijsactiviteiten plaatsvinden DE ARBEIDSONGEVALLENVERZEKERING - ONBEZOLDIGDE STAGIAIRS De ongevallen met lichamelijk letsel die zich voordoen op de stageplaats worden gedekt door de wettelijk verplichte verzekering arbeidsongevallen, waarvoor strikte aangiftetermijnen gelden: 8 kalenderdagen voor alle arbeidsongevallen, 24 u indien het gaat om een dodelijk ongeval AHS-POLISSEN VAN TOEPASSING IN HET BUITENLAND PLAATS RISICO SCHADE AHS-POLIS VAN TOEPASSING Op de universiteit, hogeschool, studiecentrum, Eigen lichamelijk letsel Eigen materiële schade Schade aan derden Hogeschoolpolis na private reisbijstandverzekering Niet verzekerd Hogeschoolpolis (B.A.) Op de stageplaats Eigen lichamelijk letsel erkend als arbeidsongeval niet erkend als arbeidsongeval Eigen materiële schade Schade aan derden Arbeidsongevallenverzekering Hogeschoolpolis na private reisbijstandverzekering Niet verzekerd Hogeschoolpolis (B.A.) Op weg naar/van de universiteit, hogeschool, studiecentrum, stageplaats Eigen lichamelijk letsel Eigen materiële schade Schade aan derden Hogeschoolpolis na private reisbijstandverzekering Niet verzekerd Niet verzekerd Tijdens het privé-leven Eigen lichamelijk letsel Eigen materiële schade Schade aan derden Niet verzekerd Niet verzekerd Niet verzekerd Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 7

8 2.3 DE PRIVATE REISBIJSTANDVERZEKERING VERPLICHT! De Arteveldehogeschool heeft een zorgplicht en eist dat alle studenten, die in het kader van hun opleiding (stage of studie) buiten de E.E.R. of Zwitserland verblijven, een private reisbijstandverzekering afsluiten WAAROM EEN PRIVATE REISBIJSTANDSVERZEKERING VERPLICHTEN? Zoals blijkt uit onderstaande tabel verlenen het ziekenfonds en de hogeschoolpolis onvoldoende dekking. Het ziekenfonds * komt minimaal tussen (alleen bij een dringende ziekenhuisopname). * dekt de ambulante medische kosten niet. * komt niet tussen in de repatriëring. De hogeschoolpolis * verleent geen dekking voor de ongevallen en schadegevallen die zich voordoen tijdens het privé-leven van de student DE REISBIJSTANDVERZEKERING SIP (STUDENT INSURANCE PROGRAM) De Arteveldehogeschool selecteerde het SIP-verzekeringscontract dat ontwikkeld werd voor de onderwijswereld en beantwoordt aan de noden en de risico s van de student in het buitenland. Het SIP-contract wordt aangeboden door de verzekeringsmaatschappij: ACE EUROPE Nerviërslaan 9-31/B BRUSSEL. De SIP algemene voorwaarden kan je raadplegen op het digitale platform WELKE VERZEKERINGSFORMULE KIEZEN? Het SIP-contract voorziet 2 formules: Formule 1: Terugbetaling van de behandelingskosten vanaf de 1 ste. Formule 2: Terugbetaling van de behandelingskosten na tussenkomst van het ziekenfonds. Overleg met jouw ziekenfonds, vraag na welke formule noodzakelijk is. In functie van de veiligheid bevelen wij FORMULE 1 aan HOEVEEL BEDRAAGT DE PREMIE? Afhankelijk van de gekozen formule betaal je incl. taksen (9,25 %), excl. 3,50 poliskosten voor: BASISPAKKET Formule 1 Formule 2 OPTIES Sport : wintersporten, duiken, speleologie Annulatieverzekering 1.28 per dag 0.77 per dag 0.16 per dag per persoon, per contract De minimale premie bedraagt: 28. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 8

9 2.3.5 WELKE WAARBORGEN DEKT HET STUDENT INSURANCE PROGRAM (SIP)? WAARBORGEN MAX. VERGOEDINGEN Hospitalisatieverblijf na ongeval of ziekte (verblijf in gemeenschappelijke kamer, max 365 d.) reële kosten Behandelingskosten na ongeval en ziekte (verblijf in gemeenschappelijke kamer, max 365 d.) reële kosten Spoedeisende tandheelkundige kosten 250 Bijstand aan personen - prestaties Repatriëring of sanitair transport Repatriëring of het transport van het stoffelijk overschot Vroegtijdige terugkeer in geval van overlijden van een verwante Opsturen van geneesmiddelen Opsporingskosten en reddingskosten Telecommunicatiekosten Rechtsbijstand Reis- en verblijfskosten familieleden reële kosten reële kosten reële kosten reële kosten Uitkering bij overlijden na ongeval Uitkering bij blijvende invaliditeit na ongeval Bagage Foto-, film-, video-, geluids- en computerapparatuur Sieraden Horloges Mobiele telecommunicatieapparatuur Brillen (inclusief glazen)/zonnebrillen/contactlenzen Zeilplanken en rijwielen Reisdocumenten max. 500 max. 150 max. 150 max. 150 max. 150 max. 250 max. 150 Inboedel Burgerlijke aansprakelijkheid privé-leven (dekking volgens KB van 12 januari 1984) (inclusief huurdersaansprakelijkheid) OPTIE ANNULATIEVERZEKERING 1200 Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 9

10 2.3.6 HOE AANSLUITEN OP EEN SIP-CONTRACT? Inschrijven op het SIP-verzekeringscontract verloopt uitsluitend via het standaard aanvraagformulier. PROCEDURE 1 Download het blanco SIP-aanvraagformulier via het digitale platform. 2 Stuur het behoorlijk ingevulde SIP-aanvraagformulier zo vlug mogelijk en uiterlijk 1 maand voor vertrek digitaal door naar de dienst verzekeringen, verzekeringen@arteveldehs.be. Hou er rekening mee dat je voor bepaalde landen (bv Rusland) bij de visumaanvraag een reisbijstandverzekeringscertificaat moet voegen. Een visumaanvraag kan 2 m duren! 3 Je ontvangt rechtstreeks van de verzekeraar ACE EUROPE het originele verzekeringscertificaat samen met de algemene voorwaarden, het ACE Assistance kaartje en het overschrijvingsformulier. 4 Je betaalt de premie onmiddellijk na ontvangst van het verzekeringscertificaat aan ACE EUROPE. De dekking gaat pas in na vereffening van de premie.. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 10

11 2.3.7 WELKE RISCIO S ZIJN GEDEKT EN NIET GEDEKT? Hieronder tref je een overzicht aan van de verzekerde en de niet verzekerde risico s mbt ziekte of een ongeval in een land buiten E.E.R. + Zwitserland. WELKE RISICO S ZIJN WEL OF NIET VERZEKERD, EN DOOR WIE? MEDISCHE KOSTEN REISBIJSTAND BURGERLIJKE RISICODEKKING EN TUSSENKOMST VIA ZIEKTE ONGEVAL ZIEKTE ONGEVAL AANSPRAKELIJKHEID hogeschoolleven privé-leven hogeschoolleven privé-leven hogeschoolleven privé-leven hogeschoolleven privé-leven hogeschoolleven privé-leven HET ZIEKENFONDS beperkte tussenkomst uitsluitend tussenkomst in dringende ziekenhuisopname (geen bilateraal akkoord) tussenkomst in de medische kosten gedurende beperkte periode (bilateraal akkoord) DE ARTEVELDEHOGESCHOOL NEEN NEEN JA NEEN AANVULLEND NEEN AANVULLEND NEEN JA NEEN DE REISBIJSTANDVERZEKERING JA JA JA JA JA JA JA JA NEEN JA SIP MITS BIJPREMIE : De reisannulatie. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 11

12 3 AANGIFTEPROCEDURE IN GEVAL VAN ONGEVAL, ZIEKTE, SCHADE, OF DIEFSTAL 3.1 BEREIKBAARHEID ARTEVELDEHOGESCHOOL Heb je nood aan bijstand, medische hulp of ondersteuning, respecteer volgende procedure. De hogeschool en de bijstandverzekeraar (bv ACE Assistance) kunnen slechts op een passende wijze reageren indien jezelf igv ernstige ziekte of ongeval de gemaakte afspraken nakomt. Je treft alle nuttige contactgegevens (telefoonnummer, adres, ) aan op het Student Emergency Sheet. PROCEDURE 1 informeer je ouders/partner over de probleemsituatie; hou contact. 2 verwittig de contactperoon van je opleiding (de stage- of projectbegeleider), indien niet bereikbaar, neem contact op met de dienst onderwijsontwikkeling en internationalisering (O&I). 3 breng de reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance) op de hoogte indien noodzakelijk. 4 de contactpersoon van je opleiding (stage- projectbegeleider) verwittigt de opleidingsdirecteur, de dienst O&I en de dienst verzekeringen. 5 indien wenselijk/noodzakelijk neemt de dienst verzekeringen contact op met de reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance). ARTEVELDEHOGESCHOOLSTUDENT IN HET BUITENLAND BUITEN E.E.R. + ZWITSERLAND (1) (2/3) (3/2) Ouders/partner Contactpersoon opleiding (stage- of projectbegeleider) Reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance) (4a) (4b) (4c) (5) Dienst onderwijsontwikkeling en internationalisering Opleidingsdirecteur Dienst verzekeringen Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 12

13 3.2 BEREIKBAARHEID REISBIJSTANDVERZEKERAAR SIP-CONTRACT ACE ASSISTANCE / EUROP ASSISTANCE BELGIUM De bijstand aan personen en de repatriëring worden verzekerd door ACE Europe. De organisatie en de concrete opvolging worden verzorgd door EUROP ASSISTANCE BELGIUM. Het telefoonnummer vind je ook op de gepersonaliseerde ACE-bijstandkaart. BEREIKBAARHEID ACE ASSISTANCE / EUROP ASSISTANCE CONTACT SITUATIE BEREIKBAARHEID TELEFOONNUMMER FAXNUMMER EUROP ASSISTANCE (ACE Assistance) Noodnummer in het buitenland Nood aan bijstand bij ziekte, ongeval, 7 dagen op 7 24 u op 24 u ACE EUROPE Schadeaangifte 9 u 17 u ACE EUROPE Opvragen informatie 9 u 17 u NUTTIGE INFORMATIE AAN DE REISBIJSTANDVERZEKERAAR (bv ACE ASSISTANCE) Bij de eerste contactname zal een medewerker volgende gegevens opvragen : (bv ACE Assistance) 1 het contractnummer en de productcode die voorkomen op de bijstandkaart 2 jouw naam en adres in België 3 de plaats waar je in nood verkeert en waar je te bereiken bent (adres + telefoonnummer) 4 de gegevens mbt de Arteveldehogeschool. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 13

14 3.3 WAT MOET JE DOEN ALS JE SCHADE BEROKKENT AAN EEN DERDE (BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID B.A.)? Hierbij maken we een onderscheid tussen : - schade aan een derde tijdens hogeschoolactiviteiten - schade aan een derde tijdens het privéleven. ALGEMEEN Ga na of de private reisbijstandverzekering de burgerlijke aansprakelijkheid (schade die je veroorzaakt aan een derde) tijdens de hogeschoolactiviteiten en het privéleven dekt. DE REISBIJSTANDVERZEKERING DEKT NIET DE SCHADE AAN EEN DERDE TIJDENS HET HOGESCHOOLLEVEN De hogeschoolpolis waarborg burgerlijke aansprakelijkheid is van toepassing. DE REISBIJSTANDVERZEKERING DEKT NIET DE SCHADE AAN EEN DERDE TIJDENS HET PRIVÉLEVEN De familiale polis BA-privéleven (indien afgesloten) kan tussenkomen. Breng de stagementor op de stageplaats en de contactpersoon van de opleiding (stage- of projectbegeleider) zo vlug mogelijk op de hoogte van het schadegeval. De contactpersoon verwittigt de dienst verzekeringen, via . Erken nooit enige aansprakelijkheid in een schadegeval. Heb je een SIP-contract afgesloten of valt de schade ten laste van de hogeschoolpolis volg dan onderstaande aangifteprocedure. In alle andere gevallen neem contact op met de private reisbijstandverzekeraar of makelaar. Respecteer de richtlijnen en de schadeaangiftevoorwaarden. SCHADEAANGIFTEPROCEDURE SIP-CONTRACT en HOGESCHOOLPOLIS Verzamel alle noodzakelijke documenten : een schadeclaim (opgemaakt door de derde-schadelijder) het is aan de derde-schadelijder om de student schriftelijk aansprakelijk te stellen voor de aangerichte schade die het gevolg is van een fout van de student, met vermelding van: - naam, adres, telefoonnummer van de schadelijder - omschrijving van de schade/het beschadigde toestel (merk, type, aankoopjaar, waarde) - omschrijving van de aanleiding tot en de omstandigheden van de schade/ongeval - bewijs van causaal verband tussen schade en fout van de student - financiële regeling, rekeningnummer waarop de vergoeding mag gestort worden. een aankoopfactuur, een bestek (ter beschikking gesteld door de derde-schadelijder) ter ondersteuning van de schadeclaim. een schriftelijk verslag (opgemaakt door de student) met vermelding van volgende gegevens: - datum, plaats, omstandigheden, oorzaak van de schade - omschrijving van de schade - gegevens mbt de derde-schadelijder (naam, adres,...). Stuur deze documenten bij voorkeur digitaal (eventueel per post) door naar de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool verzekeringen@arteveldehs.be. De dienst verzekeringen laat op basis van bovenvermelde documenten een schadedossier openen ofwel bij de reisbijstandverzekeraar ACE (SIP-contract) of bij de verzekeringsmakelaar IC verzekeringen (hogeschoolpolis). Indien ontvankelijk, zal de verzekeringsmaatschappij de schadevergoeding rechtstreeks storten op de rekening van de schadelijder. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 14

15 . 3.4 WAT MOET JE DOEN BIJ ZIEKTE, ONGEVAL, SCHADE, DIEFSTAL Deze aangifteprocedure is algemeen van toepassing igv ziekte/ongeval/schade/diefstal zowel tijdens het hogeschoolleven als tijdens het privé-leven, met uitzondering van de lichamelijke ongevallen op de stageplaats (cfr. 3.5). De schadeaangifte gebeurt meestal via voorgedrukte aangifteformulieren ter beschikking gesteld door de verzekeringsmaatschappij. Met betrekking tot het SIP-contract zijn volgende formulieren van toepassing: - het SIP Schade-aangifteformulier - (standaard formulier) bestemd voor: - stoffelijke schade, aansprakelijkheid, bagage, buitengewone kosten - medische kosten (ziekte/ongeval) => het SIP Schade-aangifteformulier voor medische kosten (korte versie) bestemd voor: - beperkte medische kosten (ziekte/ongeval) < 250. Beide aangifteformulieren zijn beschikbaar op het digitale platform. PROCEDURE Breng de stagementor op de stageplaats en de contactpersoon van de opleiding (stage- of projectbegeleider) zo vlug mogelijk op de hoogte van de ziekte/het ongeval/de schade/de diefstal. De contactpersoon verwittigt de dienst verzekeringen, via verzekeringen@arteveldehs.be. Breng de reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance) zo vlug mogelijk op de hoogte van de ziekte/het ongeval/de diefstal/de eigen schade. Op basis van deze registratie opent de reisbijstandverzekeraar een schadedossier en kent een dossiernummer toe. Laat een ongeval met lichamelijk letsel of een ziekte zo vlug mogelijk vaststellen door een geneesheer KLEINE AMBULANTE MEDISCHE KOSTEN (< 250 ) TIJDENS HET VERBLIJF Betaal zelf de kleine medische kosten (consultatie arts, tandarts). Vraag steeds het originele betalingsbewijs, een gedetailleerde verpleegnota. Dring aan op duidelijk leesbare en volledig ingevulde attesten en formulieren. Geneesmiddelen zijn alleen terugbetaalbaar op voorwaarde dat zij voorgeschreven zijn door een bevoegde buitenlandse arts. Hou een kopie van het voorschrift van de arts en het originele betaalbewijs van de apotheker bij. NA TERUGKEER Neem zo vlug mogelijk contact op met de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool verzekeringen@arteveldehs.be. Vermits het SIP-contract Formule 1 - terugbetaling vanaf de eerste vermeldt, moet je de medische kosten niet vooraf voorleggen aan het ziekenfonds. Wie opteert voor formule 2, vraagt eerst tussenkomst aan het ziekenfonds. Stuur het ingevulde Schade-aangifteformulier voor medische kosten korte versie samen met de originele betaalbewijzen, voorschriften, naar de dienst verzekeringen, Arteveldehogeschool, die het dossier zo vlug mogelijk overmaakt aan de verzekeringsmaatschappij ACE EUROPE. De verzekeringsmaatschappij ACE EUROPE stort de schadevergoeding rechtstreeks op je rekening. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 15

16 3.4.2 MEDISCHE KOSTEN (> 250 ) TIJDENS HET VERBLIJF BIJ EEN ZIEKENHUISOPNAME Neem steeds vooraf, of indien onmogelijk, zo vlug mogelijk, telefonisch contact op met de reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance/Europe Assistance). Wie te laat verwittigt, kan zijn rechten verliezen! Overleg met de reisbijstandverzekeraar over het toepassen van het derdebetalersysteem. Vraag een medisch attest aan de behandelende arts met vermelding van - aard van de ziekte/lichamelijk letsel tgv ongeval - datum waarop het ongeval/de ziekte zich voordeed en aanleiding gaf tot medische behandeling. BIJ REPATRIËRING (medisch transport van de verzekerde, vroegtijdig terugkeer igv overlijden verwante, enz., ) Verwittig vooraf en zo vlug mogelijk de reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance/Europ Assistance). Indien niet voldaan aan deze voorwaarde kan de verzekeraar elke tussenkomst weigeren. De reisbijstandverzekeraar regelt de repatriëring en betaalt de repatriëringskosten. NA HET VERBLIJF Neem zo vlug mogelijk contact op met de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool verzekeringen@arteveldehs.be.. Stuur het ingevulde SIP Schade-aangifteformulier samen met de originele bewijsstukken naar de dienst verzekeringen, Arteveldehogeschool, die het dossier overmaakt aan de verzekeringsmaatschappij ACE. De verzekeringsmaatschappij ACE EUROPE stort de schadevergoeding rechtstreeks op jouw rekening SCHADE /VERLIES/DIEFSTAL BAGAGE De bagage is verzekerd tijdens het traject van en naar het buitenland tegen diefstal, verlies en beschadiging. VERLIES OF BESCHADIGING VAN DE GEREGISTREERDE BAGAGE Doe onmiddellijk aangifte bij de vervoermaatschappij en laat een proces verbaal opmaken. DIEFSTAL BAGAGE Doe steeds aangifte van de diefstal bij de lokale politie of bij een andere daartoe bevoegde instantie (luchthaven- of spoorwegpolitie). Laat een proces verbaal opmaken. Breng de contactpersoon van je opleiding (stage- of projectbegeleider) hiervan op de hoogte, die de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool verwittigt verzekeringen@arteveldehs.be. Als na enige tijd de bagage werkelijk verloren blijkt, kan je eventueel een beroep doen op de reisbijstandverzekering. Kijk de voorwaarden na. Het SIP-contract dekt dit risico. Bezorg volgende documenten aan de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool: - het ingevulde schadeformulier - een lijst van de gestolen goederen - de originele aankoopbewijzen van de verloren goederen (indien beschikbaar) - een bewijs van aangifte aan de vervoersmaatschappij - het proces verbaal. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 16

17 3.4.4 DIEFSTAL (VERZEKERDE) GOEDEREN, INBOEDEL EN DOCUMENTEN DIEFSTAL (VERZEKERDE) GOEDEREN, INBOEDEL Doe steeds aangifte van de diefstal/het verlies bij de lokale politie of bij een andere daartoe bevoegde instantie (luchthaven- of spoorwegpolitie). Denk eraan, diefstal wordt meestal slechts aanvaard indien de voorwerpen vervreemd worden uit een afgesloten ruimte met braakschade, of geweld. Loutere verdwijning en ontvreemding worden niet aanvaard. TIJDENS OF NA UW VERBLIJF Bezorg volgende documenten aan de dienst verzekeringen Arteveldehogeschool: - het behoorlijk ingevulde schadeaangifteformulier - een kopie van de aangifte aan de overheid - een lijst van de gestolen goederen - de originele aankoopfacturen van de gestolen goederen (indien beschikbaar). DIEFSTAL BELGISCHE IDENTITEITSKAART/PASPOORT Laat de identiteitskaart/het paspoort onmiddellijk blokkeren. Dit voorkomt frauduleus gebruik. Je kan gratis telefoneren naar DOCSTOP: of indien niet bereikbaar Doe aangifte van de diefstal bij het dichtstbijzijnde politiebureau. Laat een proces verbaal opmaken en vraag een kopie. Neem contact op met de Belgische ambassade of het Belgisch consulaat in het buitenland. Op basis van het pv en twee pasfoto s, ontvang je van de ambassade of het consulaat van België een voorlopig document waarmee je kan terugkeren naar België. DIEFSTAL BANKKAART OF KREDIETKAART Laat de kaart onmiddellijk blokkeren om eventueel misbruik te voorkomen. Verwittig onmiddellijk CARDSTOP (7 d op 7 en 24 u op 24) Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 17

18 3.5 WAT MOET JE DOEN IGV EEN ONGEVAL OP DE STAGEPLAATS Onbezoldigde stagiairs die op de stageplaats het slachtoffer worden van een ongeval met lichamelijk letsel, volgen deze specifieke aangifteprocedure. Indien aanvaard, wordt het ongeval op de stageplaats prioritair gedekt door de verzekering arbeidsongevallen afgesloten door de Arteveldehogeschool bij de verzekeringsmaatschappij AXA, evenwel na tussenkomst van het ziekenfonds. De aangifte verloopt uitsluitend via volgende standaardformulieren (die je kan downloaden van het digitale platform). - Aangifteformulier arbeidsongevallen Model A - Medisch attest Model B - Ongevalbevestiging stageplaats/getuigenverklaring. PROCEDURE Breng de stagementor op de stageplaats en de stagebegeleider van de opleiding zo vlug mogelijk op de hoogte van het ongeval op de stageplaats. De stagebegeleider verwittigt de dienst verzekeringen, via . Verwittig de reisbijstandverzekeraar (bv ACE Assistance/Europe Assistance) indien het gaat om een ernstig ongeval. Laat het lichamelijk letsel zo vlug mogelijk vaststellen door een arts, die een medisch attest bezorgt. Vul het schadeaangifteformulier-model A, nauwkeurig in, eventueel in overleg met de stagementor van de stageplaats of met de stagebegeleider van de opleiding. Laat de rubriek preventie van het aangifteformulier invullen door de preventieadviseur van de stageplaats (indien functie voorzien en indien ernstig ongeval). Stuur het behoorlijk ingevulde schadeaangifteformulier-model A, zo vlug mogelijk, bij voorkeur digitaal, door naar de dienst verzekeringen, Arteveldehogeschool. verzekeringen@arteveldehs.be, per fax of per post (afhankelijk van de beschikbare communicatiemogelijkheden). Laat het formulier Ongevalbevestiging/getuigenverklaring invullen door de stagementor/de directie van de stageplaats of een getuige. Stuur het Medisch attest en de Ongevalbevestiging zo vlug mogelijk per post op naar de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool, die de formulieren onmiddellijk doorstuurt naar de verzekeringsmaatschappij AXA. Vraag tussenkomst in de medische kosten aan jouw ziekenfonds. Stuur de originele bewijsstukken en het bewijs van tussenkomst van het ziekenfonds zo vlug mogelijk rechtstreeks door naar de verzekeraar AXA. Op basis van de bewijsstukken zal de verzekeringsmaatschappij AXA haar verplichtingen nakomen en de financiële tussenkomst rechtstreeks storten op jouw rekening. OPMERKING: Lichamelijke ongevallen op de stageplaats die door de verzekeringsmaatschappij AXA niet aanvaard worden als arbeidsongeval, kunnen onder bepaalde voorwaarden ten laste genomen worden door de reisbijstandverzekering of de hogeschoolpolis. Neem contact op met de dienst verzekeringen van de Arteveldehogeschool 09 / of verzekeringen@arteveldehs.be. BELANGRIJK Indien bepaalde omstandigheden een snelle aangifte van het arbeidsongeval niet toelaten kan de student of de stagementor van de stageplaats de inlichtingen mbt het ongeval telefonisch doorgeven aan de stagebegeleider van je opleiding die het Aangifteformulier Arbeidsongevallen Model A invult en de procedure opstart. Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 18

19 ENKELE PRAKTISCHE TIPS 1 Neem een gezondheidskit mee. Stel een reisapotheek samen in functie van uw studieland. Pleeg overleg met de apotheker. 2 Controleer de geldigheidsduur van je identiteitskaart. 3 Laat de koffers, bagage of laptop nooit onbeheerd achter, bv in station, in vertrek- of aankomsthall. 4 Neem je geld, juwelen, (video)camera, kostbare voorwerpen, reisdocumenten mee in de handbagage als je per vliegtuig, trein of bus reist. 5 Laat geld, kostbare voorwerpen en reisdocumenten alleen achter in deugdelijk afgesloten ruimten. 6 Maak een kopie van alle belangrijke documenten die je meeneemt naar het buitenland : identiteitskaart, rijbewijs, bankkaart, kredietkaart, vliegtuigticket, enz. In geval van verlies of diefstal kan je efficiënter reageren en de kaarten veel sneller laten vervangen. 7 Zorg dat je de noodummers, het Student Emergency Sheet, bij de hand hebt. 8 HUUR VAN EEN KAMER/APPARTEMENT Indien je een kamer/appartement huurt in het buitenland, vraag inlichtingen mbt de verzekeringsverplichtingen als huurder. Lees het huurcontract aandachtig door. Bevat het contract een clausule afstand van verhaal door de eigenaar-verhuurder t.o.v. de huurder in geval van brand? Of moet je de huurdersaansprakelijkheid laten verzekeren via een aparte polis (opgenomen in het SIP). 9 HUUR VAN EEN WAGEN Huur je een wagen in het buitenland lees het contract grondig na. Informeer naar de verzekeringsmodaliteiten bij het verhuurbedrijf (eigen schade aan de wagen, eigen lichamelijke schade, burgerrechtelijke aansprakelijkheid, ). Neem het contract kritisch door vooraleer je ondertekent. Controleer de huurdata. SUCCES! Dienst verzekeringen / juni 2012 Verzekering studenten in het buitenland buiten EER + Zwitserland (st-ww-handleiding-2012-doc.1 19