Acta. Bijlage XIV - II. van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland

Transcriptie

1 Acta van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland Bijlage XIV - II Rapport Deputaten Generaal-Synodale Publicaties

2 Het auteursrecht van deze tekst berust hetzij bij de auteur, hetzij bij de Gereformeerde Kerken in Nederland. Voor alle zaken het auteursrecht betreffend kan contact opgenomen worden met het deputaatschap Generaal-synodale publicaties via: Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in wat voor vorm of op wat voor manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende, behoudens de uitzonderingen bij de wet gesteld. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

3 1 VOORWOORD Geachte heren en broeders, Deputaten Generaal-Synodale Publicaties bieden u hun rapport aan over hun werkzaamheden in de periode vanaf hun benoeming door de Generale Synode Zuidhorn Wij bidden u de wijsheid en de leiding van de Heilige Geest toe. Met broedergroet, namens deputaten, J. Luiten, voorzitter D. van Dijk, secretaris GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

4 2 INHOUDSOPGAVE 1 VOORWOORD 3 2 INHOUDSOPGAVE 4 3 BEKNOPTE SAMENVATTING 6 4 SAMENSTELLING DEPUTAATSCHAP, VERGADERINGEN, AFTREDING Samenstelling Deputaatschap Vergaderingen Algemeen Sectie Communicatie 4.3 Aftreding 8 5. OPDRACHT VAN DE SYNODE VAN ZUIDHORN 9 6. GLOBAAL BELEIDSOVERZICHT UITVOERING OPDRACHT SYNODE EXCL COMMUNICATIEBELEID Gangbare uitgaven Acta en Handelingen Huishoudelijke Regeling Nota inzake opmaak, spelling en interpunctie Deputatenrapporten Uitvoeringen van het kerkboek, verkoop, royalty s Correcties in het Gereformeerd Kerkboek Liturgisch katern, verkoop royalty s 7.2 Nieuwe Uitgaven Bundel met negentig gezangen Liederen aanvullingen door synode van Amersfoort Nieuwe Bijbelvertaling 7.3 Handboek van de Gereformeerde kerken in Nederland Bestaande situatie Nut Problemen 7.4 Administratieve ondersteuning Contact met de Christelijke Gereformeerde Kerken Contact met overeenkomstig deputaatschap CGK Uitgave van Publicaties Communicatie Dienstenbureau 8. UITVOERING OPDRACHT SYNODE COMMUNICATIEBELEID Inleiding Opdracht synode Uitvoering van de opdracht Inleiding Werkzaamheden tijdens en na de synode Zuidhorn Werkzaamheden met betrekking tot communicatie van deputaatschappen ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

5 8.3.4 Synode Amersfoort Website gkv.nl Project- en redactiestatuut Conclusie 9. CONCEPT-BESLUITTEKSTEN BIJLAGEN: 30 a. Werkplan communicatie (bijlage 1) b. Notitie bezinningsproces verootmoediging (bijlage 2) c. Model-communicatieplan deputaatschappen (bijlage 3) d. Introductie van De 90 van Zuidhorn (bijlage 4) e. De Ramen open Concept-Communicatieplan Synode (bijlage 5) Amersfoort 2005 f. Instructie Communicatiecoördinator Synode Gereformeerde kerken (bijlage 6) g. Overdrachtsverklaring projectleiding website gkv.nl (bijlage 7) h. Verslag van de presentatie aan de deputaatschappen in april 2003 (bijlage 8) i. Herzien Project- en redactiestatuut (bijlage 9) j. Evaluatie GKV Forum (bijlage 10) GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

6 3 SAMENVATTING Deputaten generaal synodale publicaties zorgen voor de uitgave van kerkboeken en allerlei kerkelijke publicaties. De bundel Negentig gezangen is nieuw uitgekomen en er verscheen ook al een tweede druk van. Het Liturgisch katern wordt opgenomen in het gewone kerkboek. Dit gebeurt niet als een aanhangsel achterin, maar elk onderdeel komt op de goede plaats: de formulieren bij de formulieren, enz. Het katern blijft overigens los verkrijgbaar. De Acta van de vorige generale synode zijn laat verschenen. Ook in het digitale tijdperk vraagt het klaarmaken van de teksten voor de publicatie speciale vaardigheid en veel tijd. Toch zal dit sneller moeten. Maar hoe? Deputaten denken aan het treffen van administratieve voorzieningen. Deze kunnen het secretariaat van de generale synode ondersteunen en ook zorgen voor de administratie en de communicatie van de deputaatschappen. Effectief en efficiënt. Deputaten stellen daarom voor om zo n kerkelijk centrum in te stellen. Wie kunnen daarin meewerken? Gewoon de mensen die nu ook al voor de deputaatschappen veel werk doen. En via intranet kan veel hiervan ook van huis uit gebeuren. Het beheer van de website is ondergebracht bij stichting De Luisterpost/Bralectah. Uiteindelijk zal dat ook bij het kerkelijk centrum kunnen. Er wordt gewerkt aan verdere ontwikkeling en vernieuwing van de website. Goede communicatie speelt dus een steeds grotere rol in onze kerken, vandaar dat ons deputaatschap andere deputaatschappen ondersteunt bij het maken van communicatieplannen en adviseert over het gebruik van communicatiemiddelen. Ook op de komende synode zal communicatie meer aandacht krijgen. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

7 4 SAMENSTELLING DEPUTAATSCHAP, VERGADERINGEN, AFTREDING 4.1 Samenstelling deputaatschap De generale synode benoemde in het deputaatschap de volgende leden: Primi: Secundi: Algemene zaken: ds. J. Luiten (s), Alkmaar 2005* drs. S. Bakker, Groningen mr. D. van Dijk, Heerenveen 2008 ds. G. Riemer, Hoevelaken A. Kuiper, Nietap Ds. J.H. Kuiper, Assen 2011 Ds. M. van Veelen, Delft 2011 Sectie Communicatie: Mevr. D. Zomer-Harwig (s), Krimpen a/d IJssel 2005 J.G. van der Burgh, Nunspeet 2008 mr. A. Slofstra, Zuidhorn 2008 *jaar van aftreden Projectleider gkv.nl De projectleider voor de website ds. W. Van der Schee woonde de vergaderingen regelmatig bij. In verband met het beëindigen van de benoemingstermijn (1 mei mei 2004) werd ds. Van der Schee opgevolgd door br. B. Jonker die eveneens de vergaderingen van het deputaatschap bijwoonde (zie ook Hoofdstuk 8.3.5) 4.2 Vergaderingen ALGEMEEN Deputaten vergaderden in de verslagperiode tussen de synodes van Leusden en Zuidhorn plenair 11 keer, en wel op de volgende data: maart 17 januari 30 januari 9 september 11 april 14 mei 5 september 1 oktober 7 november 17 december In de eerste vergadering werden J. Luiten en D. van Dijk bereid gevonden om het voorzitterschap resp. het secretariaat op zich te nemen SECTIE COMMUNICATIE Deputaten besloten in hun eerste vergadering dat de sectie in grote mate van zelfstandigheid zou kunnen functioneren. De sectie had naar buiten een eigen adres (Mevr. Drs. D. Zomer- Harwig, Una Corda 28, 2925 BX Krimpen aan de IJssel) GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

8 4.3 Aftreding De generale synode van Berkel en Rodenrijs heeft bepaald dat elk deputaatschap in zijn rapport een rooster van aftreden dient op te nemen, waarbij als regel geldt dat de synode niet vaker dan twee keer tot herbenoeming overgaat (Huishoudelijke Regeling 1997, blz 11). Met inachtneming hiervan zijn aftredend Mevr. D.Zomer, ds. J. Luiten en A. Kuiper. In verband met de voorgestelde administratieve voorzieningen waar ook een communicatieadviseur bij betrokken zal zijn (zie hoofdstuk 7.4) lijkt het deputaten niet langer nodig dat de sectie communicatie in de toekomst zal bestaan uit meer dan 2 personen. Deputaten zullen bij afzonderlijke brief voorstellen doen voor de vacatures. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

9 5 OPDRACHT VAN DE SYNODE De Generale synode van De Gereformeerde kerken, gehouden te Zuidhorn 2002, verstrekte aan deputaten voor de uitgave van generaal-synodale publicaties de volgende opdrachten (Acta artikel 201): a de Acta en de Handelingen van de generale synode en de rapporten van de door de generale synode benoemde deputaten te doen produceren en digitaal te doen verspreiden en daarbij ervoor zorg te dragen dat tegelijk een eenvoudige versie op papier ter beschikking komt; b van het Gereformeerd Kerkboek, van de Proefbundel Uitbreiding Gereformeerd Kerkboek en van andere drukwerken die op last van de generale synodale worden vervaardigd, nieuwe edities te doen uitgeven en/of te doen herdrukken; daarbij moet in technisch en economisch opzicht zo doeltreffend mogelijk te werk worden gegaan; c met drukkers en uitgevers overeenkomsten af te sluiten die betrekking hebben op de onder b. bedoelde uitgaven, inzake de technische vervaardiging en de uitgeversexploitatie alsmede met auteurs voor wat betreft de auteursrechtelijke aanspraken en bevoegdheden voorzover daarvan sprake is; d de verzendregeling in verband met het onderscheid in digitale en schriftelijke publicatie aan te passen en uit te voeren; e f g h i j k l m n o p toe te zien op de naleving van de onder c bedoelde overeenkomsten; toe te zien op het uitgeven van nieuwe edities van de sub b. bedoelde uitgaven en er zoveel mogelijk voor te zorgen dat daarin druk- en zetfouten en andere tekortkomingen worden verbeterd; er op toe te zien dat terzake van de typografische verzorging, de afmetingen, het taalgebruik, de spelling, de interpunctie, de nomenclatuur en dergelijke zoveel mogelijk een verantwoorde eenvormigheid wordt betracht met inachtneming van de door de generale synode van toepassing verklaarde regels voor spelling en dergelijke; het inventariseren van ontvangen reacties uit de kerken met betrekking tot de voortgaande harmonisatie van het Gereformeerd Kerkboek en het voorzover dit noodzakelijk moet worden geacht doen van voorstellen daarover aan de eerstvolgende synode; te beslissen over verzoeken om toestemming tot het uitgeven van de sub b. bedoelde publicaties of onderdelen daarvan, voorzover het auteurs- of gebruiksrecht daarvan bij de kerken berust; te waken tegen inbreuk op de auteurs- en gebruiksrechten van de kerken en het treffen van conservatoire en andere noodzakelijke maatregelen; ervoor te zorgen dat in de kerkelijke publicaties die met hun medewerking tot stand komen, een clausule wordt afgedrukt waaruit blijkt dat deze rechten bij de kerken berusten en dat voor verspreiding van de tekst toestemming van de kerken vereist is; te waken tegen inbreuk op auteurs- en gebruiksrechten van derden bij het uitgeven van publicaties sub b. genoemd; geschillen met derden zoveel mogelijk op te lossen door middel van arbitrage; bij het afsluiten van overeenkomsten eventueel royalty s te bedingen bij uitgevers, indien en voorzover er sprake is van bijzondere kosten of lasten voor de kerken, die aan de betreffende publicaties te grondslag liggen, met als uitgangspunt dat in het algemeen de prijs van een kerkelijke publicaties niet belemmerend mag werken ten aanzien van verspreidingsmogelijkheden; de volgende synode te dienen met een advies over de wenselijkheid en mogelijkheid van invloed van deputaten op de continuïteit en de redactionele inhoud van het als particuliere uitgave jaarlijks verschijnende Handboek ten dienste van de Gereformeerde Kerken in Nederland; van transacties met derden die financiële consequenties hebben, de desbetreffende stukken aan de quaestor en de financiële commissie beschikbaar stellen; aan de volgende synode rapport uit te brengen van hun werkzaamheden en daarvan de kerken in kennis stellen drie maanden voor de aanvang van de synode. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

10 Acta artikel 203: Deputaten voor publicatie en communicatie op te dragen in samenwerking met deputaten Voorbereiding eerstvolgende generale synode te onderzoeken of en zo ja hoe ondersteunende administratieve activiteiten van de generale synode, deputaatschappen en andere instanties in het kerkelijk leven kunnen worden gebundeld; ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

11 6 GLOBAAL BELEIDSOVERZICHT Het uitkomen van de Nieuwe Bijbelvertaling is aanleiding om in overleg met de uitgever hiervan de mogelijkheid van combi-uitgaven met het Gereformeerd Kerkboek te onderzoeken. Daarnaast zullen uiteraard ook aparte uitgaven van het Gereformeerd Kerkboek beschikbaar blijven. Deputaten bevelen de instelling aan van administratieve voorzieningen ten dienste van de kerken, de generale synode en haar deputaatschappen met de onder hen fungerende kerkelijke instellingen. Nu wordt een aantal administratieve activiteiten voor elke generale synode opnieuw georganiseerd. Andere gebeuren per deputaatschap afzonderlijk en dus in veelvoud. Centralisatie van deze activiteiten benut opgedane ervaring, bevordert continuïteit en is efficiënter. Digitale publicatie van Acta en deputatenrapporten werkt efficiënt. De voorbereiding van publicaties vraagt echter speciale vaardigheid en is tijdrovend. De inzet van externe deskundigheid blijkt hiervoor nodig, met name voor de Acta. Deze deskundigheid kan heel goed bij deze voorziening worden ondergebracht of van daaruit ingeschakeld. Dit zal een voortvarende publicatie van de Acta bevorderen. Gerichte aanpak van de communicatie blijkt steeds meer in een behoefte te voorzien. Hierdoor vragen het geven van adviezen op het terrein van communicatie en de coördinatie en uitvoering ervan steeds meer aandacht en inzet. Ook deze kunnen goed bij de administratieve voorzieningen worden ondergebracht, terwijl deputaten Communicatie hiervoor het overkoepelend beleid uitzetten. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

12 7 UITVOERING VAN DE SYNODEOPDRACHT EXCL COMMUNICATIEBELEID 7.1 Gangbare uitgaven ACTA EN HANDELINGEN De Acta en de Handelingen van de Generale Synode van Zuidhorn zijn uitgekomen bij Uitgeverij De Vuurbaak en verzonden op 1 december De verspreiding van de Acta heeft plaatsgevonden via toezending van een cd-rom terwijl zij daarnaast via de boekhandel voor iedereen beschikbaar waren in een paperback-editie. De cd-rom, samengesteld door ds. W. van der Schee, bevat van vier synoden de Acta en bijlagen (vooral rapporten): Zuidhorn , Leusden 1999, Berkel en Rodenrijs 1996 en Ommen Voor wat betreft de Acta van de GS Zuidhorn is de cd-rom de officiële uitgave. In het boek van de Acta van GS Zuidhorn zijn niet alle bijlagen opgenomen. In de inhoudsopgave van de Acta in boekvorm wordt naar de cd-rom verwezen. De cd-rom is verzonden naar de kerken, personen en instanties die, volgens de in de Huishoudelijke Regeling opgenomen verzendregeling, voorheen de Acta in boekvorm ontvingen. De cd-rom s zijn hoewel zij vrij gekopieerd kunnen worden ook via de boekhandel beschikbaar gesteld. Doordat het opstellen van de verslagen van de besprekingen op de synode, de correctie van de teksten en de werkzaamheden voor de inrichting van de cd-rom meer tijd in beslag nam dan was voorzien zijn de Acta te laat verspreid. Deputaten betreuren dat en spreken de hoop uit dat de Acta voor de synode van Amersfoort tijdig kunnen worden verspreid. Deputaten denken dat het treffen van administratieve voorzieningen (zie hoofdstuk 7.4) hierbij kan helpen HUISHOUDELIJKE REGELING Begin 2004 is een nieuwe versie van de Huishoudelijke Regeling verschenen. De uitgave is, in tegenstelling tot voorgaande jaren, slechts digitaal verspreid onder de deputaatschappen en de samenroepende kerk. In de regeling zijn verwerkt de aanpassingen waartoe de synode besloot nl: - Acta, artikel 17, blz 30: In hoofdstuk 2 (Moderamen) toevoegen als taak toezien op de consistentie van de besluitvorming ter generale synode. - Bijlage 3 (Nota inzake Opmaak, Spelling en Interpunctie) is t.a.v. de structuur van het rapport op enkele punten aangepast. - Bijlage 6, de Publicatieregeling, is aangepast in verband met het digitaal verspreiden van Acta en rapporten (zie hiervoor synode-opdracht punt d) De synode van Zuidhorn heeft deputaten Voorbereiding gevraagd om de Huishoudelijke Regeling geheel te herzien. Deze nieuwe versie zal aan het begin van de synode worden behandeld en na vaststelling worden uitgereikt en dienen als leidraad NOTA, OPMAAK, SPELLING EN INTERPUNCTIE De opmaak van de deputatenrapporten heeft plaatsgevonden volgens de structuur zoals vastligt in bijlage 3 van de Huishoudelijk Regeling. Ten behoeve van de rapporten voor de synode van Zuidhorn had het vorig deputaatschap een sjabloon ter beschikking gesteld. Deputaten hebben er dit keer van afgezien gelet op de ervaringen in Veel deputaatschappen bleken er toen maar moeilijk mee te kunnen omgaan, het riep veel vragen op en de wens werd geuit om het in het vervolg maar zoveel mogelijk centraal te bewerken. In januari 2004 zijn de deputaatschappen in kennis gesteld van het besluit om af te zien van het gebruik van een sjabloon DEPUTATENRAPPORTEN ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

13 De werkwijze ten aanzien van de deputatenrapporten was wederom anders dan voor de synode van Zuidhorn. Werden ten behoeve van de synode van Zuidhorn de rapporten niet meer in boekvorm maar uitsluitend digitaal, via cd-rom, verspreid, nu zijn de rapporten alleen nog via ter beschikking gesteld. Daarnaast zijn ze geplaatst op de website van de kerken. Overigens zijn de rapporten ook in printversie verkrijgbaar bij boekhandel Riemer. De synodeleden ontvangen te zijner tijd alle printversies van de rapporten UITVOERINGEN VAN HET KERKBOEK, VERKOOP EN ROYALTY S Wat betreft de combinatie-uitgave (Bijbel plus Gereformeerd Kerkboek) zijn momenteel drie formaten beschikbaar in verschillende varianten: de major-, de medio- en de micro-editie. De medio-uitvoering was voorheen een verkleinde uitvoering van de major-editie, maar dat is nu niet meer het geval: de medio heeft tegenwoordig een zelfstandige beelddrager. Deze uitvoering is overigens alleen in de paginering niet synchroon met de major; inhoud, opmaak, spelling van de bijbelse namen en tekstverwijzingen zijn gelijk. De micro-editie is nog steeds een geheel zelfstandig zetsel, dat om technische en economische redenen, aldus uitgever Jongbloed, nog niet gesynchroniseerd kan worden. Ook is daarin nog niet de nieuwste spelling van de bijbelse namen doorgevoerd. Het gevolg is dus dat de micro-editie, wat betreft het bijbelgedeelte, niet in de pas loopt met de major en de medio. De uitgever is wel voornemens tot gehele of gedeeltelijke synchronisatie ook van deze editie over te gaan, zodra hij daarvoor goede mogelijkheid ziet. In alle edities is het kerkboekgedeelte ook wat de paginering betreft wel synchroon. In de verslagperiode heeft geen herdruk plaatsgevonden van één van de edities van de Bijbel met Kerkboek Hierna volgt een overzicht van de verkochte aantallen en afgedragen royalty s, dit volgens opgave van de uitgevers. Jongbloed 2004 (tot 1-7) Gereformeerd kerkboek Proefbundel Bijbel+Kerkboek groot Bijbel+Kerkboek midden Bijbel+Kerkboek klein Boekencentrum 2004 (tot 1-7) Gereformeerd kerkboek Proefbundel Bijbel+Kerkboek groot Bijbel+Kerkboek midden Bijbel+Kerkboek klein Afdracht ISK , , ,40 (Interkerkelijke Stichting voor het kerklied) Afdracht SGL 94,97 265,53 305,76 (Stichting Geestelijke Liederen) Vanaf 1998 werd de vergoeding van de royalty s rechtstreeks doorberekend in de verkoopprijzen. De uitgevers van de onderscheiden uitgaven dragen de vergoeding rechtstreeks af aan de zojuist genoemde gerechtigden CORRECTIES IN HET KERKBOEK Bij het rapport aan de Generale Synode van Berkel en Rodenrijs 1996 voegden deputaten destijds twee bijlagen van totaal 9 pagina s met een opsomming van correcties die in de loop van de jaren in het Gereformeerd Kerkboek zijn aangebracht. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

14 De correcties in het kerkboek zijn vaak klein, maar toch wel van belang. Het gaat hier bijvoorbeeld om: - correcte spelling en interpunctie, alsmede uniformiteit hierin; - correcte vermelding van tekstverwijzingen; - juiste vermelding van auteurs en herkomst van psalmberijmingen en gezangen; - goede weergave van melodie en ritme. De zorg hiervoor is overeenkomstig de opdracht aan deputaten: erop toe te zien dat terzake van de typografische verzorging, de afmetingen, het taalgebruik, de spelling, de interpunctie, de nomenclatuur en dergelijke zoveel mogelijk een verantwoorde eenvormigheid wordt betracht met inachtneming van de door de generale synode van toepassing verklaarde regels voor spelling en dergelijke. Het bijhouden van de lijst van correcties is van belang, niet alleen om te zorgen voor een correcte tekst van het kerkboek, maar ook om steeds duidelijk te hebben wat de correcte tekst precies is. Juist bij kleinigheden is een fout gauw gemaakt. Daarbij kunnen correcties ook nog fout worden weergegeven of doorgevoerd. Deputaten houden de lijst van correcties van synode tot synode bij. De lijst is ook van belang in verband met de auteursrechten op de meeste psalmberijmingen en gezangen. Voor elke correctie moet toestemming gevraagd worden aan auteursgerechtigden hetgeen nauwkeurig moet worden bijgehouden en uitgevoerd. In de verslagperiode zijn aan de lijst geen nieuwe correcties toegevoegd LITURGISCH KATERN, VERKOOP, ROYALTY S Het Liturgisch katern bij het Gereformeerd Kerkboek was in de periode vanaf de vorige generale synode in drie gangbare formaten verkrijgbaar, te weten het micro formaat van het kerkboek (59 x 107 mm), het medio en major formaat van het kerkboek (85 x 154 mm), een kanselformaat (A4-formaat). In totaal zijn verkocht: 2004 (tot 1-7) Kanselformaat Medio/major formaat Micro formaat -3* *terugontvangen van de boekhandel. De auteurs hebben als vergoeding voor het gebruik van het lied dat zij ter beschikking stelden bij de 1 e uitgave een vast bedrag ontvangen. De katernen zijn los verkrijgbaar in de boekhandel. Ook is het als supplement toegevoegd aan het medio formaat van het Gereformeerd Kerkboek. Het Liturgisch katern is in principe een tijdelijke uitgave, omdat de inhoud ervan te zijner tijd in uitgaven van het Gereformeerd Kerkboek wordt opgenomen. Het is de bedoeling dat het katern niet meer als supplement wordt toegevoegd aan het kerkboek, maar geïntegreerd erin wordt opgenomen. De elementen van het katern komen in het kerkboek op de juiste plaats te staan en zullen waar nodig onderdelen vervangen. Zo komt bijvoorbeeld het nieuwe huwelijksformulier in de plaats van het oude. En de aanduiding van de wisselzang voor De Apostolische Geloofsbelijdenis in de notatie van P. Chr. van Westering wordt niet los opgenomen zoals op pagina 15 van het katern, maar bij de desbetreffende regels van Gezang 3 vermeld. Bij deze integratie van het katern in het kerkboek moet ook de opmaak van beide uniform gemaakt worden, zoals bijvoorbeeld bij de orden van dienst. Enige fouten in het katern kunnen gelijk worden verbeterd. Ook wordt aan de wens van GS Zuidhorn (Acta art. 69, besluit 2) voldaan om in de te zingen versies van de Geloofsbelijdenis van Nicea (Liturgisch katern p. 8 en 11) het ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

15 woord van in de passage God van God... te vervangen door het woord uit. Hiervoor is toestemming verkregen van de auteursgerechtigde, de Prof. Dr. G. van der Leeuw-stichting. De kerkorde zal bij een nieuwe druk van het kerkboek opgenomen worden in een teksteditie die is bijgewerkt tot en met de laatstgehouden generale synode. De herdruk van het kerkboek is nauwkeurig voorbereid en ligt nu klaar voor de drukker. Het wachten is alleen op een gelegenheid dat een herdruk van het kerkboek of van één van de formaten ervan nodig is. Als dit wordt na de GS Amersfoort 2005, zullen ook besluiten van deze generale synode in verband met het kerkboek in de herdruk meegenomen kunnen worden. Tegelijk zal het Liturgisch katern nog geruime tijd beschikbaar blijven voor exemplaren van het kerkboek waarin nog geen katern is opgenomen. 7.2 Nieuwe uitgaven BUNDEL MET NEGENTIG GEZANGEN De synode van Zuidhorn gaf een aantal liederen in eerste lezing vrij vooruitlopend op een definitieve uitgave die naar verwachting volgt in De liederen zijn afkomstig uit Alles wordt Nieuw van Hanna Lam & Wim ter Burg, de Evangelische Liedbundel, de bundel Gezangen voor Liturgie, de Liedbundels 1 en 2 van de Vereniging Evangelisatie & Recreatie en de bundel Zingende Gezegend, liederen van A.F. Troost. Verder zijn vijfendertig liederen aangedragen vanuit de kring van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt. In overleg met Deputaten Kerkmuziek hebben deputaten uitgever Jongbloed gevraagd om een aanbieding te doen. In 2003 verscheen de 1 e druk van exemplaren terwijl al spoedig na verschijnen een 2 e druk nodig bleek. In totaal zijn verkocht: 2004 (tot 1-7) 2003 Negentig gezangen Negentig gezangen (groot letter) 243 Met de auteursgerechtigden zijn gebruiksovereenkomsten afgesloten tegen een vaste éénmalige of oplage gerelateerde vergoeding LIEDEREN AANVULLINGEN DOOR SYNODE VAN AMERSFOORT Deputaten kerkmuziek doen in hun rapport een voorstel aan de synode tot uitbreiding van het aantal liederen dat in de kerkelijke samenkomsten kan worden gezongen. Deputaten hebben zich afgevraagd of het nodig en wenselijk is om deze liederen te doen uitgeven in een aparte bundel. Een aparte bundel zou betekenen dat er naast het kerkboek, de proefbundel en de bundel met negentig gezangen nog een uitgave met liederen in gebruik zal zijn. Ook gelet op het feit dat er nog steeds nieuwe liederen worden toegevoegd, stellen deputaten voor om van de in 2005 goed te keuren liederen geen bundel te verzorgen maar deze slechts digitaal middels een cd-rom ter beschikking te stellen NIEUWE BIJBELVERTALING Deputaten hebben in dit jaar met Uitgeverij Jongbloed een oriënterend overleg gehad over de invoering van de Nieuwe Bijbelvertaling. Indien de synode besluit om de Nieuwe Bijbelvertaling voor gebruik in de kerken vrij te geven, zal het overleg met Uitgever Jongbloed worden voortgezet over de verschillende mogelijkheden. Het ligt volgens deputaten in de rede dat er dan een combi-uitgave (Bijbel + kerkboek) verschijnt, maar het zal mee afhangen van wat de synode besluit met betrekking tot de formulieren etc of dit wenselijk en praktisch is. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

16 7.3 Handboek van de Gereformeerde kerken in Nederland Opdracht "De volgende synode dienen met een advies over de wenselijkheid en mogelijkheid van invloed van deputaten op de continuïteit en de redactionele inhoud van het als particuliere uitgave jaarlijks verschijnende Handboek ten dienste van de Gereformeerde Kerken in Nederland" BESTAANDE SITUATIE Jaarlijks verschijnt een Handboek Van de Gereformeerde Kerken in Nederland. Dit handboek bevat praktisch alle adresgegevens van de plaatselijke kerken en hun predikanten in Nederland, Australië, Canada en Zuid-Afrika; 1) de centrale adressen van de overige buitenlandse kerken waarmee de GKV een relatie hebben; 2) adresgegevens van zowel landelijke, als provinciale en classicale kerkelijke organen als deputaatschappen, TU etc; 3) adresgegevens en gegevens inzake doelstelling e.d. van praktisch alle gereformeerde (maar niet kerkelijke) organisaties, periodieken e.d.; 4) statistische overzichten met betrekking tot de kerken en hun predikanten; 5) enkele redactionele bijdragen zoals een jaaroverzicht van relevante gebeurtenissen op kerkelijk en semi-kerkelijk terrein en in memoriams van overleden predikanten; 6) advertenties van bedrijven en niet-commerciële instellingen. Dit Handboek heeft meer het karakter van een gids of een tijdschrift dan een boek. Het Handboek is een particuliere zakelijke uitgave van de firma Print Media BV te Bedum, die uit deze uitgave inkomsten verkrijgt via de verkoop ervan en via de opbrengst van de geplaatste advertenties. In hoeverre deze uitgave winstgevend is, is buiten Print Media niet bekend NUT Dat het Handboek zeer nuttig voor de kerken is bewijst wel het enkele feit dat vele kerken bepaalde functionarissen (koster, predikant, preekvoorziener, scriba) jaarlijks gratis voorzien van een actueel exemplaar. Voor zover deputaten bekend vertoont het Handboek geen ernstige tekortkomingen en voldoet het in het algemeen uitstekend aan de wensen van de gebruikers. In feite speelt het Handboek een onmisbare rol - in het interlokale kerkelijke verkeer; - voor de bereikbaarheid van de kerken van buiten af. Het is wel te verwachten dat de betekenis van deze rol zal afnemen naarmate het gebruik van een alternatieve gids via het internet toeneemt. Maar op middellange termijn zal het Handboek stellig nog een rol van betekenis blijven spelen. De stelling: "wanneer het Handboek niet bestond zouden de kerken een uitgave van deze aard ter hand moeten nemen" is goed verdedigbaar PROBLEMEN De door de GS Zuidhorn aan deputaten GSP voorgelegde vraag komt voort uit een aantal tegenstrijdigheden met betrekking tot het Handboek. De naam van het Handboek suggereert dat het een officiële uitgave van de kerken is, maar het is een zakelijke uitgave (in de grond van de zaak) vergelijkbaar met de Gouden Gids. Het Handboek bevat veel informatie over de kerken en is uitermate nuttig voor de kerken, maar de kerken zelf hebben er geen zeggenschap over en dragen er geen verantwoordelijkheid voor. De kerken beschikken niet over een eigen gedrukte gids die ook in uiterlijk (beeldmerk!) als zodanig herkenbaar is. Nadelen van deze situatie ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

17 Het beleid ten aanzien van het Handboek is geheel en al een zaak van de uitgever, die ook wat het Handboek betreft steeds de continuïteit van zijn onderneming als hoofddoel van zijn activiteiten heeft. In het belang van deze continuïteit zou de uitgever a. informatie in het Handboek kunnen opnemen die de kerken niet voor hun rekening willen of kunnen nemen; b. kunnen weigeren informatie op te nemen die de kerken opgenomen willen hebben; c. de uitgave van het Handboek kunnen staken. Maar daar staat tegenover dat de uitgever er een groot zakelijk belang bij heeft om het Handboek zo in te richten dat het aan de gebruikseisen van de kerken en het kerkverband optimaal tegemoet komt. De continuïteit van zijn onderneming hangt immers af van zijn marktgericht bezig zijn en de gereformeerde kerken zijn in het geval van het Handboek zijn (haast exclusieve) markt. De synode vraagt een advies over de wenselijkheid en mogelijkheid van invloed van deputaten op de continuïteit en de redactionele inhoud van het Handboek in feite gaat het daarbij om de situaties onder a, b, en c. Ad a In feite gebeurt dit al, zoals de nrs 4, 5 en 6 in paragraaf aangeven. Het moet juist een voordeel geacht worden dat de kerken geen verantwoording dragen voor de vermelding van gegevens van niet-kerkelijke instellingen (voorbeeld: een synode zou dan moeten debatteren over de vraag of de Christen Unie in het Handboek hoort of niet) en de opname van allerlei advertenties (voorbeeld: een synode zou een bezwaarschrift kunnen krijgen tegen de opname van een advertentie voor H.N. Werkman, Chassidische Legenden op pag 340 van Handboek 2003). Wat betreft de Jaaroverzichten en In Memoriams. Het kan inderdaad voorkomen dat in een particuliere publicatie zaken voorkomen die (het beeld van) de kerken kunnen schaden (voorbeeld: Het ND bevatte twee ingezonden stukken van twee christelijke gereformeerde broeders waaruit blijkt dat een eerder stuk van een gereformeerd vrijgemaakte inzender inderdaad schade heeft gedaan aan het beeld van de kerken in het algemeen). Dat in de vrij recente geschiedenis van Jaaroverzichten deze wel eens controversiële uitingen hebben bevat is evident. Het is alleen de vraag of dit voorkomen zou worden als Jaaroverzicht en IM echt kerkelijke publicaties zouden worden. In dat geval zouden ze op een of andere manier door deputaten geijkt of gecensureerd zouden moeten worden. Dat lijkt een te zware aanpak van een relatief klein probleem. Bovendien kan dit probleem haast geheel ondervangen worden door een mededeling van de uitgever voor in het Handboek als: De Gereformeerde Kerken in Nederland dragen geen enkele verantwoordelijkheid voor deze uitgave in zijn geheel of voor enig onderdeel van deze uitgave. Ad b Dit is - voor zover deputaten bekend - nooit voorgekomen. Ad c Dit zal inderdaad gebeuren als de uitgave van het Handboek geen bijdrage meer zou leveren aan de continuïteit van het bedrijf Print Media BV. Daarover is slechts bekend dat dit momenteel (waarschijnlijk) niet het geval is. Het is denkbaar dat de concurrentie van het aanbod van de kerkelijke gegevens op het internet de vraag naar het Handboek in de toekomst zo doet dalen dat de uitgave niet langer rendabel is. Het is duidelijk dat de kerken thans een groot belang hebben bij de verschijning van het Handboek. Het is dan echter ook zeer de vraag of een gedrukte uitgave voor de kerken nog nut heeft wanneer de uitgave ervan door een bedrijf als Print Media niet rendabel meer is. In dat geval moet immers verwacht worden dat de gebruikers in overgrote mate het internet (i.c. de website van de kerken) gebruiken. Een gedrukt Handboek zal dan nog nodig zijn voor een afnemend aantal gebruikers dat niet het internet gebruikt. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

18 Het is niet aan te raden in dat geval tot de uitgave van een Handboek over te gaan. Daartegen pleiten een reeks van factoren: - De uitgever heeft de beschikking over een uitgebreid apparaat van faciliteiten waarover deputaten niet beschikken (systeem van inzameling van de kopij; ervaren personeel; standaard opmaak; gereed zetsel en drukkerij; advertentie acquisitie; verkoopkanalen via de boekhandel etc etc.). Het is niet waarschijnlijk dat deputaten deze taak aan zouden kunnen. - Als deputaten iets als een Handboek in de huidige vorm moesten uitgeven (jaarlijks!) zou dat de kerken zeer veel geld kosten tegen een zeer gering nuttig rendement (namelijk het gerief van de minderheid die niet met het internet werkt). - Het Handboek zou alle niet strikt kerkelijke items missen (zie de gevolgen onder Ad a.) en daardoor minder aantrekkelijk worden. De volledigheid gebiedt te zeggen dat de eigen uitgave van een Handboek het voordeel zou hebben dat de presentie ervan geheel in eigen stijl zou kunnen plaats vinden. Dat voordeel kan echter ook behaald worden als deputaten in het geval de uitgave van het Handboek gestaakt zou worden aan gegadigden een eenvoudige 'uitdraai' van de op de website aanwezige adresgegevens ter beschikking zouden stellen. Deze uitgave zou dus geen redactionele bijdragen advertenties en niet-kerkelijke gegevens bevatten. Dit moet mogelijk zijn met betrekkelijk weinig inspanning en tegen betrekkelijk geringe kosten; eventueel zouden deputaten een of meer gereformeerde boekhandelaren tot een dergelijke uitgave kunnen machtigen. Voorstel 1: Deputaten adviseren de synode 1 dat de invloed van de kerken via deputaten op de redactionele inhoud van het als particuliere uitgave jaarlijks verschijnende Handboek ten dienste van de Gereformeerde Kerken in Nederland niet gewenst is, wanneer de uitgever in de colofon van deze uitgave een zinsnede opneemt als "De Gereformeerde Kerken in Nederland dragen geen enkele verantwoordelijkheid voor deze uitgave in zijn geheel of voor enig onderdeel van deze uitgave". Gronden: 1 Invloed op de redactionele inhoud van het Handboek (i.c. het Jaaroverzicht en de In Memoriams) zou toezicht op of censuur van deze inhoud vragen, die - zo al gewenst - in de praktijk moeilijk te realiseren is en een synode eventueel voor onnodige vragen zou plaatsen. 2 De goede naam en verantwoordelijkheid van de kerken is door middel van genoemde zinsnede voldoende gewaarborgd. Voorstel 2: In geval de particuliere uitgave van het Handboek gestaakt zou worden, zullen deputaten ervoor zorg dragen dat zij die dat nodig hebben, kunnen beschikken over een uitgeprint overzicht van de adresgegevens van de kerken die op de kerkelijke website verkrijgbaar zijn. Gronden: 1 Een periodieke uitgave in druk zou te zware personele en financiële lasten met zich brengen; 2 Voor de meeste gebruikers zijn de adresgegevens van de kerken via de website voldoende beschikbaar; zij die geen toegang tot het internet hebben zijn afdoende geholpen met een uitdraai van de gegevens van de website. 7.4 Administratieve ondersteuning ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

19 Deputaten werken samen met deputaten Voorbereiding eerstvolgende generale synode en deputaten Financiën en Beheer aan een rapport met een voorstel om voorzieningen voor administratieve ondersteuning te treffen. Dit rapport zal u zo spoedig mogelijk worden toegezonden. 7.5 Contact met de Christelijke Gereformeerde Kerken CONTACT MET OVEREENKOMSTIG DEPUTAATSCHAP CGK GS Zuidhorn heeft alle deputaatschappen opgedragen (Acta art. 210): e. contact te onderhouden met het overeenkomstige deputaatschap van de Christelijke Gereformeerde Kerken ten einde elkaar te informeren over hun werkzaamheden en beider beleid waar mogelijk op elkaar af te stemmen. Met als grond: 3. overleg met deputaten van de Christelijke Gereformeerde Kerken kan eraan bijdragen dat beide kerkgemeenschappen in hun kerkelijke praktijk niet onbedoeld en onnodig uiteengroeien, maar juist met elkaar rekening houden. Ons deputaatschap heeft beperkte contacten met de Christelijke Gereformeerde kerken. Deputaten Communicatie hebben contact met het Dienstenbureau. Een speciaal deputaatschap is er niet. Deputaten zijn nagegaan hoe de CGK de uitgave van publicaties en de communicatie binnen de kerken hebben georganiseerd UITGAVE VAN PUBLICATIES De CGK geeft een aantal publicaties uit: de bladen De Wekker, Doorgeven, Adma-Info, Info Zending, Vrede over Israël en prekenbundels Uit de Levensbron. De uitgave wordt verzorgd door het Dienstenbureau. De CGK geven geen eigen kerkboek uit. Er zijn wel bundels met Schriftberijmingen en brochures met liturgische formulieren. Deze zijn beschikbaar, maar er is geen deputaatschap dat deze uitgaven beheert. Het Dienstenbureau zorgt ook voor de uitgave van Acta en deputatenrapporten. De teksten worden op het bureau gescreend en persklaar gemaakt. Ook de verzending wordt door het bureau verzorgd. Verder zorgt het Dienstenbureau voor de uitgave van het Jaarboek van de CGK COMMUNICATIE Het Dienstenbureau is verantwoordelijk voor de website van de CGK, Hierbij kunnen ook websites van plaatselijke kerken worden ondergebracht. Vanuit het Dienstenbureau wordt voorlichting gegeven over algemene kerkelijke zaken en in het bijzonder op het terrein van zending, evangelisatie en diaconaat. Dit gebeurt via de website en bovengenoemde bladen. In dit kader worden ook folders uitgegeven. Sommige deputaatschappen doen dit in eigen beheer, andere via het Dienstenbureau. Verder is het Dienstenbureau een bron voor informatie en advies, of zoals op de website staat: Het Dienstenbureau is een professionele instelling die ondersteunend, meedenkend, adviserend en informerend klaarstaat. Het wil u relevante antwoorden en adviezen geven. Daarom is het motto ook: Tot uw dienst DIENSTENBUREAU Het Dienstenbureau staat onder leiding van een directeur. Het bureau staat onder toezicht van deputaten Landelijk Kerkelijk Bureau, benoemd door de generale synode. Het dienstenbureau omvat vijf terreinen: Algemene zaken, Zending, Evangelisatie, Diaconaat en Documentatie. Er zijn ongeveer 17 medewerkers aan verbonden. Hoofddoel van het bureau wordt omschreven als bezig zijn voor de leden van de kerken en voor de diverse gemeenten. Verder voert het een aantal taken van diverse deputaatschappen uit. In dat kader draagt het zorg voor publicaties en communicatie. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

20 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

21 8 UITVOERING VAN DE SYNODEOPDRACHT COMMUNICATIEBELEID 8.1 Inleiding Om effectief te kunnen werken, geldt binnen de sectie Communicatie de volgende taakverdeling: Mevr. D. Zomer-Harwig communicatieadviezen G. van der Burgh publicaties, contacten met drukkerijen etc. A. Slofstra informatiemanagement / ICT 8.2 Opdracht van de synode De Generale synode van De Gereformeerde kerken, gehouden te Zuidhorn, verstrekte aan de deputaten voor de uitgave van generaal-synodale publicaties de volgende opdrachten (Acta artikel 201): Besluit 4 a b c d e het aangevangen communicatiebeleid verder te ontwikkelen volgens het ingediende beleidsplan; in goede samenwerking met de andere deputaatschappen het communicatiebeleid te coördineren en hun duidelijke en gerichte aanwijzingen daarover te geven, zowel wat betreft de rapportage van hun werk als de communicatie daarover; de website en de organisatie daarachter verder te ontwikkelen; in samenwerking met deputaten voorbereiding eerstvolgende generale synode en het dan te verkiezen moderamen het communicatiebeleid betreffende de volgende synode op te zetten en vorm te geven; aan de volgende synode rapport uit te brengen van hun werkzaamheden en daarvan de kerken in kennis te stellen drie maanden voor de aanvang van de synode. Grond: De opdrachten van de vorige synode hebben dienst gedaan voor het begin van een omvangrijk project, maar kunnen nu aangepast en aangevuld worden op basis van de bereikte resultaten en het daarvoor geformuleerde beleid. Besluit 5: a b voor de verschillende werkzaamheden van de deputaten wat betreft de publicaties en het communicatiebeleid een nader te bepalen budget ter beschikking te stellen; aan alle deputaatschappen op te dragen voor hun rapportage aan de synode en de kerken en voor hun communicatie zich in goede samenwerking met deputaten voor publicatie en communicatie te richten naar hun aanwijzingen, waarbij de deputaatschappen wel de inhoudelijke verantwoordelijkheid houden voor hun eigen werk. Gronden: Volgens de door deputaten ingediende meerjarenbegrotingen is bestaand en nieuw beleid voldoende te financieren. Voor eenheid in het communicatiebeleid is het nodig aan deputaten voor communicatie een initiërende, coördinerende en leidinggevende positie toe te kennen en daarvan de deputaatschappen in kennis te stellen. 8.3 Uitvoering van de opdracht GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

22 8.3.1 INLEIDING In de afgelopen periode hebben deputaten vooral invulling gegeven aan het door de synode van Zuidhorn goedgekeurde communicatiebeleidsplan voor deputaatschappen. Ook tijdens deze synode is gebleken hoe waardevol het is om op een efficiënte en aantrekkelijke manier aandacht te geven aan communicatie. Sommige deputaatschappen kregen zodoende in hun opdrachten mee dat zij gericht moesten communiceren met de kerken. Echter, omdat communicatie in deze samenleving met een overload aan informatie, niet eenvoudig is, vereist communiceren vooral ook inzicht in communicatieprocessen en tactieken. De sectie Communicatie heeft vanuit haar deskundigheid de deputaatschappen geadviseerd en ondersteund door o.a. deel te nemen aan hun vergaderingen, samen met hen plannen te maken, het schrijven van persberichten, het (mee)organiseren van activiteiten, het beantwoorden van vragen telefonisch of per . De sectie communicatie is gestart met het opstellen van een werkplan (bijlage 1) en heeft vervolgens uitvoering gegeven aan dit plan. Het blijkt nu, eind 2004, dat aan alle onderdelen aandacht is gegeven WERKZAAMHEDEN TIJDENS EN NA DE SYNODE ZUIDHORN 2002 Advisering tijdens de synode Zuidhorn Deputaten hebben een eerste aanzet tot een communicatieplan gemaakt en dit besproken met het moderamen. Daarnaast bleven deputaten voortdurend op de hoogte van het verloop van de synode: bijwonen vergaderingen, contacten met afgevaardigden en verslaggever, pers en publiek. In bepaalde situaties is geadviseerd bij de opstelling van persberichten en besluitteksten. Advisering moderamen Zuidhorn Na afloop van de synode heeft de sectie het moderamen ondersteund bij de communicatie rond zijn opdracht om een verootmoedigingsproces te starten in onze kerken. We hebben hiervoor een plan gemaakt en dit bij het moderamen ingediend (zie bijlage 2). Het moderamen heeft zelf de uitvoering ter hand genomen. Echter doordat een en ander is blijven liggen, is dit hele project veel te laat gestart en kon het genoemde plan niet ten uitvoer worden gebracht. In niet alle kerken is zodoende evenveel aandacht geschonken aan dit thema. Verder zorgde de webmaster voor publicatie van alle besluitteksten op de website. Dit proces van web-redigeren was erg arbeidsintensief en kostte helaas erg veel tijd. De kerken werden over de publicatie via de website geïnformeerd via een brief die wij schreven namens het moderamen. Publicatie besluitteksten GS Zuidhorn in een toegankelijke vorm Er is om organisatorische redenen niet gekozen voor het uitgeven van een brochure over de genomen synodebesluiten. Deputaten hebben de besluiten gerubriceerd in 6 thema s, die vervolgens in de vorm van artikelen naar alle kerkbladredacties zijn toegestuurd. Zodoende konden in principe alle kerkleden kennis nemen van de besluiten van de synode WERKZAAMHEDEN MET BETREKKING TOT COMMUNICATIE VAN DEPUTAATSCHAPPEN Advisering bij beleid Deputaten zijn gestart met de inventarisatie van communicatie-opdrachten van alle deputaatschappen en hebben vervolgens de deputaatschappen via een brief geattendeerd op de noodzaak van een efficiënte aanpak van hun communicatie. Diverse deputaatschappen hebben we gediend met concrete communicatie-adviezen m.b.t. hun communicatiebeleid en uitvoering ervan. Er is een model van een communicatieplan ontworpen en toegestuurd naar alle deputaatschappen (zie bijlage 3). Op basis van dit model is het eenvoudig voor een deputaatschap om communicatieactiviteiten strategisch in te zetten, op elkaar af te stemmen en te organiseren. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

23 Bijeenkomst van alle deputaatschappen april 2003 Op 4 april 2003 hebben we een speciale bijeenkomst belegd voor vertegenwoordigers van alle deputaatschappen om met hen van gedachten te wisselen over het op te stellen communicatieplan en hen te informeren over de digitale wijze van uitgeven van de deputatenrapporten (zie bijlage 8). Tevens heeft de projectleider van de website aan de deputaten de mogelijkheid laten zien van de website. De vergadering is door vrijwel alle deputaatschappen bezocht. Uit enkele reacties bleek dat men het lastig vond om het deputatenrapport in een bepaald digitaal sjabloon op te zetten. Zoals ook hiervoor (zie 7.1.3) aangegeven hebben deputaten afgezien van een sjabloon en hebben zij slechts een structuur voor het rapport opgenomen in de Huishoudelijke regeling. Advies en hulp bij publiciteit rond uitgaven Er is nauw samengewerkt bij de publiciteit rond de presentatie van de bundel met negentig gezangen op 15 november 2003 in Amersfoort (zie bijlage 4). Daarnaast hebben deputaten meegewerkt aan een mailing van deputaten Dienst & Recht en de publiciteit rond een uitgave van deputaten Huwelijk & Echtscheiding en enige persberichten. Implementatie van de Huisstijl Er is een brief gestuurd naar de kerken en alle deputaatschappen over het gebruik van de huisstijl op briefpapier en visitekaartjes. Het logo is via de website te downloaden. De auteursrechten worden beheerd door deputaten generaal synodale publicaties. De gebruikers wijzen wij op de juiste toepassing van het logo SYNODE AMERSFOORT 2005 Eén lid van de sectie Communicatie was tevens lid van het deputaatschap Voorbereiding eerstvolgende synode en is zodoende betrokken bij de communicatie van de synode. Na evaluatie van de synode van Zuidhorn is gebleken dat een gestructureerde aanpak van de communicatie rond de synode zeer gewenst is. Er is zodoende een communicatieplan opgesteld voor de komende synode waarbij aanbevolen wordt om een communicatieadviseur te benoemen die de communicatie coördineert en het moderamen zonodig adviseert (zie bijlage 5). Tijdens de eerste synodevergadering zal dit communicatieplan besproken worden. Deze adviseur wordt in principe verkozen door de sectie Communicatie en zal werken volgens een te voren opgestelde en goedgekeurde instructie (zie bijlage 6). Om de kerken meer te betrekken bij het werk in de deputaatschappen en het synodewerk, bereiden we ook dit jaar weer een brochure voor met samenvattingen van alle deputatenrapporten. De brochure zal verschijnen kort voor de synode WEBSITE De website bestaat sinds 1 juni 2000 en voorziet in een grote behoefte gezien het grote aantal bezoekers. De site is m.n. een informatieve site waarbij ook mogelijkheden zijn gegeven om te reageren, o.a. bij het forum. Samenwerking Voor steeds meer deputaatschappen is de infrastructuur van de GKV-website gebruikt om informatie te geven over hun werkzaamheden. Hiertoe is er samenwerking geweest in meer of mindere mate met: - deputaten toerusting evangeliserende gemeente - deputaten kerkrecht en kerkorde - deputaten geestelijke verzorging militairen - deputaten diaconale zaken - deputaten BBK - deputaten huwelijk en echtscheiding GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

24 - deputaten kerkmuziek - deputaten bijbelvertaling Informatie via de site Er kan informatie gegeven worden door deputaatschappen over hun werkzaamheden door nieuws, achtergrondartikelen en bijvoorbeeld de rapporten op de site te plaatsen. Daarnaast worden er ook preken, verslagen van kerkelijke vergaderingen, brochures, agendaberichten en de gegevens van de plaatselijke kerken weergegeven. Veel kerken kiezen daarnaast ook voor hun eigen website die los staat van de GKV-website. Dit in verband met een eigen gezicht en eenvoudiger beheer. Deze sites worden meestal gebouwd en onderhouden door eigen gemeenteleden. Er zijn ook enkele deputaatschappen die een eigen site hebben ontwikkeld, los van de GKV-website. Ze kunnen hierdoor zelfstandiger opereren, maar dit is vaak duurder!! Bovendien bewerken ze daarmee de onherkenbaarheid van het deputaatschap als onderdeel van een groter kerkverband. verkeer via xxx@gkv.nl Veel kerken, diaconieën en predikanten hebben een adres dat technisch draait op een mailserver van de GKV-website. Bij het schrijven van dit rapport staat deze server fysiek in het gebouw van de Theologische Universiteit te Kampen. Het is zeer waarschijnlijk dat deze server naar t Gbouw in Zwolle zal worden verplaatst. Het in eigen beheer hebben van een dergelijke mailserver geeft de mogelijkheid om alle kerkelijke post digitaal bij de kerken te bezorgen. Deze eenduidige manier van bezorgen geeft meer betrouwbaarheid dan allerlei losse adressen. Tevens blijft bij het wisselen van personen het mailadres gelijk. We zien steeds meer verzoeken om brieven en andere berichten centraal te verzenden. Deze verzoeken komen van deputaatschappen, maar ook van andere organisaties en plaatselijke kerken. GKV-nieuwsbrief Vanaf januari 2005 zal er iedere drie weken een digitale nieuwsbrief verschijnen. Al langere tijd hadden diverse deputaatschappen en verwante organisaties behoefte aan een goed en eenvoudig communicatiemiddel met de kerkleden. Het Nederlands Dagblad biedt steeds minder een forum voor eigen kerknieuws. Veel kerkmensen hebben wel een adres en kunnen zich gratis abonneren op deze digitale nieuwsbrief. Versie voor blinden en slechtzienden In 2002 is er voor onze blinde of slechtziende broeders en zusters een versie gemaakt die ook voor hen geschikt is om te gebruiken. Via speciaal geschreven software is het mogelijk dat dezelfde tekst op twee verschillen manieren vertoond worden. Deze speciale versie voldoet aan alle wettelijke eisen die de blindenwereld aan deze informatieverstrekking stelt. Projectleiding Per 1 mei 2004 is de projectleiding van de website op interim-basis overgegaan naar de directeur van De Luisterpost Bralectah in de persoon van de heer B. Jonker. Via een overdracht (zie bijlage 7) heeft Ds. W. van der Schee zijn taken voor ons deputaatschap afgerond. Het past ons om hem en de kerkenraad van Loenen dank te zeggen voor de mogelijkheid die er was om al het werk steeds te doen. Het was het inzicht en doorzettingsvermogen van Ds. Van der Schee die de site heeft gemaakt tot wat die is. Restylen In het voorjaar van 2005 zal een vierdejaars HBO-student een Tevredenheidsonderzoek doen bij de gebruikers van de site. Dit onderzoek en opgedane ervaringen zullen de basis zijn om een restyling toe te passen op de site. Het uiterlijk van de site is na vijf jaar behoorlijk verouderd. Het onderzoek en de voorbereidingen zullen minimaal een jaar in beslag nemen. Hopelijk kunnen we in 2006 een vernieuwde site presenteren. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

25 PROJECT- EN REDACTIESTATUUT Bij de start van de site is er een project- en redactiestatuut vastgesteld. Van hieruit is er gewerkt, maar veel onderdelen zijn nog niet geëffectueerd. Het statuut (zie bijlage 9) is licht aangepast aan de huidige situatie. Na het tevredenheidsonderzoek en de eventuele restyling kan en zal er gewerkt worden aan de uitvoering van alle facetten van het statuut CONCLUSIE Na 2 ½ jaar kunnen deputaten concluderen dat het voorgenomen werkplan (zie bijlage 1) uitgevoerd is op vrijwel alle punten. Het is goed te zien dat diverse deputaatschappen hun communicatie richting de kerken serieus nemen: men denkt er over na, er worden plannen gemaakt, er worden goede communicatiemiddelen en -activiteiten ingezet. Nog niet ieder deputaatschap pakt de communicatie gestructureerd en vooral gecoördineerd aan. Ondanks dat dit expliciet staat aangegeven in de Acta van Zuidhorn, worden toch allerlei initiatieven uitgewerkt zonder de sectie Communicatie op de hoogte te stellen of erbij te betrekken (o.a. toepassing huisstijl, uitgave van publicaties, enz.). Wij vermoeden dat de oorzaak van dit gedrag ligt in twee factoren: Ten eerste merken we dat een aantal deputaatschappen erg geïsoleerd werkt, men kijkt nauwelijks om zich heen naar andere deputaatschappen. Zodoende wordt ook DGSP niet gezien als een ondersteunend deputaatschap, laat staan dat men dit deputaatschap betrekt bij hun aandachtsgebied. En ten tweede is gerichte aandacht voor communicatie nog niet voor iedereen in onze kerken een vanzelfsprekend item. Er wordt nog veel zendergericht gedacht, niet vanuit de doelgroep. Ons aandachtspunt voor de komende periode is dan ook de continuering van ons werk. Gezien het belang van goede communicatie binnen onze kerken is het noodzakelijk dat dit aandachtsgebied professioneel en organisatorisch goed wordt uitgevoerd. We hebben gemerkt in de afgelopen jaren dat communicatie voor deputaatschappen en synode een enorme hoeveelheid strategisch advieswerk en uitvoerend werk met zich meebrengt. Ons inziens kan dit niet meer geïsoleerd en in de vrije tijd van enkele deputaten plaatsvinden. Wij denken dat borging van communicatie in een landelijk dienstencentrum zal bevorderen dat de coördinatie en afstemming van activiteiten efficiënter zal gaan verlopen. Dat deze taak uitgevoerd zal moeten worden door een communicatieprofessional, moge duidelijk zijn. De website voorziet nog steeds in een grote behoefte, met name bij onze eigen kerkleden maar ook bij buitenstaanders. Van het forum wordt goed gebruik gemaakt (zie bijlage 10). Echter de huidige site voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en de informatiebehoefte van de gebruiker. Ook de organisatie rond de site moet goed geregeld worden: het beheer, de technische ondersteuning, de content-redactie en vormgeving. Ons inziens moet ook deze centrale dienst voor de kerken ondergebracht worden bij de te treffen administratieve voorzieningen om continuïteit en kwaliteit te waarborgen. In het voorjaar van 2005 zal een communicatiestudent van INHOLLAND een onderzoek doen naar de tevredenheid van de gebruikers en mogelijk komen met een voorstel tot aanpassingen. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

26 9 CONCEPT-BESLUITTEKSTEN Generaal-synodale publicaties Materiaal: Besluit 1: Gronden: rapport van deputaten Generaal-Synodale Publicaties (GSP); deputaten te dechargeren onder dank voor hun arbeid. 1 deputaten hebben hun taak naar behoren uitgevoerd, zowel wat betreft de publicaties als het communicatiebeleid; 2 met betrekking tot de late verschijning van de Acta van de Generale Synode Zuidhorn hebben deputaten voor wat betreft hun aandeel hierin duidelijk gemaakt dat voor het verzorgen van de opmaak van de Acta en het persklaar maken ervan de inzet van externe deskundigheid nodig is; Besluit 2: opnieuw deputaten te benoemen voor de uitgave van generaal-synodale publicaties met de volgende opdrachten: a de Acta en de Handelingen van de generale synode en de rapporten van de door de generale synode benoemde deputaten te doen produceren en digitaal te doen verspreiden en daarbij ervoor zorg te dragen dat tegelijk een eenvoudige versie op papier ter beschikking komt; b van het Gereformeerd Kerkboek, van de Uitbreiding Gereformeerd Kerkboek, de bundel Negentig Gezangen en van andere drukwerken die op last van de generale synode worden vervaardigd, nieuwe edities te doen uitgeven en/of te doen herdrukken; daarbij moet in technisch en economisch opzicht zo doeltreffend mogelijk te werk worden gegaan; ook dient er zoveel mogelijk voor gezorgd te worden dat druken zetfouten en andere tekortkomingen worden verbeterd; c het Liturgisch Katern geïntegreerd op te nemen in het Gereformeerd Kerkboek; d de liederen die de Generale Synode van Amersfoort 2005 zal vrijgeven, alleen ter beschikking te stellen op cd-rom en hiervoor geen aparte bundel uit te geven; e indien de generale synode besluit de Nieuwe Bijbelvertaling vrij te geven voor gebruik in de erediensten, hiervan een uitgave te bevorderen in combinatie met het Gereformeerd Kerkboek, in een zogenaamde combi-uitgave; f met drukkers en uitgevers overeenkomsten af te sluiten die betrekking hebben op de onder b tot en met e bedoelde uitgaven, inzake de technische vervaardiging en de uitgeversexploitatie alsmede met auteurs voor wat betreft de auteursrechtelijke aanspraken en bevoegdheden voorzover daarvan sprake is; g toe te zien op de naleving van de onder f bedoelde overeenkomsten; h erop toe te zien dat terzake van de typografische verzorging, de afmetingen, het taalgebruik, de spelling, de interpunctie, de nomenclatuur en dergelijke, zowel in schriftelijke als in digitale versie, zoveel mogelijk een verantwoorde eenvormigheid wordt betracht met inachtneming van de door de generale synode van toepassing verklaarde regels voor spelling en dergelijke; i te beslissen over verzoeken om toestemming tot het uitgeven van de sub b bedoelde publicaties of onderdelen daarvan, voorzover het auteurs- of gebruiksrecht daarvan bij de kerken berust; ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

27 j te waken tegen inbreuk op de auteurs- en gebruiksrechten van de kerken en conservatoire en andere noodzakelijke maatregelen te treffen; ervoor te zorgen dat in de kerkelijke publicaties die met hun medewerking tot stand komen, een clausule wordt afgedrukt waaruit blijkt dat deze rechten bij de kerken berusten en dat voor verspreiding van de tekst toestemming van de kerken vereist is; k te waken tegen inbreuk op auteurs- en gebruiksrechten van derden bij het uitgeven van publicaties onder b tot en met e genoemd; l geschillen met derden zoveel mogelijk op te lossen door middel van arbitrage; m bij het afsluiten van overeenkomsten eventueel royalty s te bedingen bij uitgevers, indien en voorzover er sprake is van bijzondere kosten of lasten voor de kerken, die aan de betreffende publicaties ten grondslag liggen, met als uitgangspunt dat in het algemeen de prijs van een kerkelijke publicatie niet belemmerend mag werken ten aanzien van de verspreidingsmogelijkheden; n van transacties met derden die financiële consequenties hebben, de desbetreffende stukken aan deputaten Financiën en Beheer ter beschikking te stellen; o aan de volgende synode rapport uit te brengen van hun werkzaamheden en daarvan de kerken in kennis te stellen drie maanden voor de aanvang van de synode. Grond: 1 de opdrachten van de vorige synode zijn goed bruikbaar gebleken; 2 nieuwe edities van het Gereformeerd Kerkboek, zowel met als zonder bijbelvertaling, dienen zoveel mogelijk bij te zijn, terwijl ook uitgekomen deeluitgaven beschikbaar moeten blijven; 3 waar het project voor een nieuwe gezangenbundel vordert, is het niet wenselijk opnieuw een aparte bundel uit te geven van liederen die in eerste lezing zijn vrijgegeven. Besluit 3: inzake het als particuliere uitgave jaarlijks verschijnende Handboek ten dienste van de Gereformeerde Kerken in Nederland uit te spreken 1 dat invloed van de kerken via deputaten op de redactionele inhoud van het Handboek niet gewenst is, wanneer de uitgever in de colofon van deze uitgave een zinsnede opneemt als "De Gereformeerde Kerken in Nederland dragen geen enkele verantwoordelijkheid voor deze uitgave in zijn geheel of voor enig onderdeel van deze uitgave." 2 dat, in geval de particuliere uitgave van het Handboek gestaakt zou worden, deputaten ervoor zorg zullen dragen dat zij die dat nodig hebben, kunnen beschikken over een uitgeprint overzicht van de adresgegevens van de kerken die op de kerkelijke website verkrijgbaar zijn. Gronden: 1 invloed op de redactionele inhoud van het Handboek (i.c. het Jaaroverzicht en de In Memoriams) zou toezicht op of censuur van deze inhoud vragen, die zo al gewenst in de praktijk moeilijk te realiseren is en een synode eventueel voor onnodige vragen zou plaatsen; 2 de goede naam en verantwoordelijkheid van de kerken is door middel van genoemde zinsnede voldoende gewaarborgd; 3 een periodieke uitgave in druk zou te zware personele en financiële lasten met zich brengen; 4 voor de meeste gebruikers zijn de adresgegevens van de kerken via de website voldoende beschikbaar; zij die geen toegang tot het internet hebben zijn afdoende geholpen met een uitdraai van de gegevens van de website. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

28 Besluit 4: opnieuw in het deputaatschap enkele deputaten te benoemen die als sectie Communicatie onder eindverantwoordelijkheid van het gehele deputaatschap speciaal belast zijn met het communicatiebeleid, en de volgende opdrachten daarvoor te geven: a b c d e het aangevangen communicatiebeleid verder te ontwikkelen volgens het ingediende beleidsplan; in goede samenwerking met de andere deputaatschappen het communicatiebeleid te coördineren en hun duidelijke en gerichte aanwijzingen daarover te geven, zowel wat betreft de rapportage van hun werk als de communicatie daarover; de website en de organisatie daarachter verder te ontwikkelen, waarbij in het bijzonder te denken is aan de voorgenomen restyling; in samenwerking met deputaten voorbereiding eerstvolgende generale synode en het dan te verkiezen moderamen het communicatiebeleid betreffende de volgende synode op te zetten en vorm te geven; aan de volgende synode rapport uit te brengen van hun werkzaamheden en daarvan de kerken in kennis te stellen drie maanden voor de aanvang van de synode. Grond: de opdrachten van de vorige synode hebben dienst gedaan voor het begin van een omvangrijk project, maar kunnen nu aangepast en aangevuld worden op basis van de bereikte resultaten en het daarvoor geformuleerde beleid. Besluit 5: 1 voor de verschillende werkzaamheden van de deputaten wat betreft de publicaties en het communicatiebeleid een nader te bepalen budget ter beschikking te stellen; 2 aan alle deputaatschappen op te dragen voor hun rapportage aan de synode en de kerken en voor hun communicatie zich in goede samenwerking met deputaten voor publicatie en communicatie te richten naar hun aanwijzingen, waarbij de deputaatschappen wel de inhoudelijke verantwoordelijkheid houden voor hun eigen werk. Gronden: 1 volgens de door deputaten ingediende meerjarenbegrotingen is bestaand en nieuw beleid voldoende te financieren; 2 voor eenheid in het communicatiebeleid is het nodig aan deputaten voor communicatie een initiërende, coördinerende en leiding gevende positie toe te kennen en daarvan de deputaatschappen in kennis te stellen. Zie voor een concept-besluit inzake het voorstel om voorzieningen voor administratieve ondersteuning t treffen het desbetreffende rapport. 10 BIJLAGEN BIJLAGE 1 Concept Werkplan sectie Communicatie Besluittekst: ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

29 Uitvoering communicatieplan 2002 Synode Zuidhorn 1. Begeleiding moderamen 2. Uitgave besluitteksten deputaatschappen Teksten opvragen bij deputaatschappen Redigeren Sponsoren zoeken Vormgeven/opmaak Drukken Distributie Communicatie naar de kerken Deputaatschappen 1. Adviseren en initiëren communicatiebeleid: Communicatie-activiteiten deputaatschappen in kaart brengen (besluitteksten) Contact opnemen met ieder deputaatschap over hun communicatie Tussentijds adviseren Internetmogelijkheden uitbuiten Huisstijlimplementatie 2. Samenstelling rapporten Het sjabloon mogelijk wijzigen Nadenken over wijze van uitgeven (cd- rom/papieren uitgave) 3. Samenstelling brochure 2005 Werk in de kerk 2 Communicatiebeleid synode 2005 Deelname deputaatschap voorbereiding - evaluatie wat kan gelijk blijven i.v.m. huidige synode - verbetering communicatiebeleid synode 2005 GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

30 BIJLAGE 2 NOTITIE BEZINNINGSPROCES VEROOTMOEDIGING Handreiking voor de gemeentewerkgroep 1 Aanleiding en probleemstelling Veel relaties binnen het kerkverband staan onder druk of zijn zodanig verziekt dat zij schade toebrengen aan mensen. Het betreft relaties tussen gehuwden, tussen predikanten en gemeenteleden en tussen gemeenteleden onderling. Dit is in strijd met de christelijke levensstijl zoals ons die voorgehouden wordt in Gods Woord (Zie: Gronden 15.11). Tijdens de synode kwam dit probleem bij de bespreking van diverse onderwerpen naar voren. Om op een structurele wijze aandacht te geven aan dit probleem besloot de synode om de kerken op te roepen om een periode van verootmoediging in te gaan (15.11). De noodzaak tot verootmoediging komt voort uit een viertal ethische knelpunten 1. de toenemende problematiek rond huwelijk en echtscheiding 2. seksueel misbruik in pastorale relaties 3. conflicten tussen gemeente (kerkenraad) en predikant 4. onrust binnen de gemeente vanwege de liturgische vernieuwingen 2 Onderwerp Om dit bezinningsproces in iedere gemeente een zinvolle inhoud te geven, is het raadzaam om per gemeente (of een aantal gemeentes) een werkgroep samen te stellen van + 5 personen, die dit thema gaat uitwerken voor de gemeente. De werkgroep is in principe werkzaam van december tot april en kan bijvoorbeeld bestaan uit: de predikant, ouderlingen, vertegenwoordigers van diverse commissies, gemeenteleden, jong en oud, enz. 3 Doel bezinningsproces en werkgroep Doel van het bezinningsproces: Kerkleden bewust maken van de noodzaak tot verootmoediging. En daaraan gekoppeld: - de leden informeren over het bezinningsproces - de leden overtuigen van de noodzaak tot bezinning - de leden aanzetten tot het hanteren van een christelijke levensstijl Het doel van de werkgroep kan zijn dat zij in de gemeente dit bezinningsproces vorm gaat geven op basis van de in de gemeente aanwezige structuren. Simpel gezegd willen we bereiken dat de gemeenteleden weten/vinden/doen: Zo had ik het nog niet gezien, ik ga nadenken over m n eigen gedrag, ik ga het vanaf nu anders doen. Laten we elkaar hierin helpen. Kernwoorden : GEBED, (VASTEN), BIJBELSTUDIE, GESPREK, GEDRAG Randvoorwaarden - Uitgangspunt is het geleverde materiaal over de 4 thema s van de synode. - Kerkenraad en predikant moeten volledig achter dit project staan: immers zij moeten met dit onderwerp de gemeente in!! ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

31 - De gemeente moet nauw betrokken worden bij dit project: goed informeren is een eerste vereiste! - Alle geledingen in de gemeente kunnen in principe bij dit project betrokken worden: van ouderensoos tot jongerengebedskring. - Iedere gemeente geeft op haar eigen manier vorm aan dit project, van bovenaf wordt niets voorgeschreven! 4 Organisatie Een mogelijk stappenplan: 1 De kerkenraad stelt een werkgroep samen en geeft aan hen een taakbeschrijving en informatie over het thema. 2 De werkgroep start met een intern bezinningsproces, bijbelstudie, vastenweek??, gebed. Het is goed om dit gezamenlijk met de kerkenraad te doen! 3 Maak een overzicht van alle commissies/ verenigingen/ groepen in de gemeente. 4 Bepaal wat uw eigen doelstelling is van uw werkgroep en formuleer uitgangspunten. 5 Maak een plan, bepaal welke kanalen u inschakelt in uw gemeente, geef kaders aan. Delegeer zo nodig plannen aan diverse commissies (bv. U vraagt de besturen van de verenigingen op welke wijze zij vorm willen geven aan de behandeling/uitwerking van dit thema). 6 Maak een soort draaiboek. Mogelijkheden: - Bijbelleestips / rooster - Speciale liturgieën voor de lijdenstijd - Preekvoorbereidingsgroepen - Preekbespreking n.a.v. bepaalde thema s - Thema s voor bijbelstudiegroepen (jeugd+volwassenen) - Thema s voor catechisatie - I.s.m. de jeugdcommissie een themaweek op de basisscholen - Speciale pagina op de website van de kerk - Artikelen in het kerkblad - Gemeenteavond / wijkavonden - Samenstellen van speciale gebedsgroepen - Inleiding + bespreking op ouderensoos Tips Dit is natuurlijk maar een beperkt overzicht, afhankelijk van uw creativiteit en mogelijkheden kunt u nog veel meer oplossingen verzinnen. Let daarbij goed op wat u wilt bereiken met deze of gene activiteit! Stem daarbij de activiteiten goed op elkaar af, voorkom overlappingen en houd als werkgroep het overzicht! Maak zo nodig een matrix van alle activiteiten + doelgroepen. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

32 VOORBEELD KANALEN DOELGROEP Volwassenen Mondelinge middelen - samenstellen van speciale gebedsgroepen - Gemeenteavond / wijkavonden - Bijbelleestips / rooster Schriftelijke middelen - Artikelen in het kerkblad Digitale middelen - Speciale pagina op de website van de kerk volwassenen Inleiding + bespreking op ouderensoos - Gemeenteavond / wijkavonden - Bijbelleestips / rooster - Artikelen in het kerkblad Jongeren samenstellen van speciale gebedsgroepen - Thema s voor catechisatie - Bespreking jeugdverenigingen - Artikelen in het kerkblad - Speciale pagina op de website van de kerk Jongeren 12+ Kinderen - Thema s voor catechisatie - Bespreking op jeugdvereniging - I.s.m. de jeugdcommissie een themaweek op de basisscholen - I.s.m. de jeugdcommissie een themaweek op de basisscholen - Speciale pagina op de website van de kerk 7 Evalueer het project na afloop van deze periode en maak plannen hoe dit project een vervolg kan krijgen in uw gemeente Landelijke organisatie Er bestaat inmiddels een landelijke projectgroep, samengesteld uit een aantal synodeleden die o.l.v. het moderamen dit bezinningsproces Verootmoediging aanstuurt. Zij organiseren landelijke activiteiten zoals het zoeken van scribenten voor preekschetsen en leespreken, artikelen in diverse bladen, enz. Mocht u vragen hebben over dit project dan kunt ook bij hen terecht! ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

33 BIJLAGE 3 BASISCOMMUNICATIEPLAN DEPUTAATSCHAPPEN (STRUCTUUROPZET) 1 Aanleiding Geef aan waarom u dit plan schrijft, in welke context moet dit worden gezien enz. Mogelijk de (communicatie)opdracht van uw deputaatschap? 2 Analyse - Doelstelling deputaatschap / samenstelling / werkwijze - Beschrijving van uw studieopdracht - Omgevingsanalyse: Trends en ontwikkelingen rond uw onderwerp Publieksgroepen en hun rol - Huidige wijze van communiceren van uw deputaatschap - Knelpunten / aandachtspunten m.b.t. communicatie 3 Koersbepaling In dit hoofdstuk geeft u aan, wat, waarom en voor wie u iets wilt bereiken DOEL+ DOELSTELLINGEN - Doel: wat willen we in grote lijnen bereiken - Doelstellingen: wat willen we concreet: - de doelgroep kent/weet - de doelgroep vindt.. - de doelgroep doet/kan 3.2. DOELGROEPEN Primaire doelgroepen Wie? Kenmerken? Invloed? Secundaire doelgroepen,,,,,, 3.3. STRATEGIE Hoe wil je de doelstellingen realiseren? Hoe benader je de doelgroepen? Strategie = piketpaaltjes! Beschrijf: - Welk accent: informeren / overtuigen / dialogiseren / formeren - Wijze: pro actief / actief / passief - Richting: bottom up / topdown - Soort en aard v.d. middelen (persoonlijk, massamedia, digitaal, enz) - Tijd - Samenwerking (met andere deputaatschappen of instanties) (evt. 3.4 BOODSCHAP per doelgroep : wat is de kern van je communicatie) 4 Uitvoering - Middelen: maak een doelgroepen / middelen matrix - Budget - Organisatie (o.a. tijdplanning) 5 Evaluatie Op welke wijze en wanneer gaan we na of we onze doelstellingen hebben bereikt? GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

34 BIJLAGE 4 BIJEENKOMST INTRODUCTIE 90 GEZANGEN BUNDEL DATUM : 15 NOVEMBER 2003 Doel: Kennismaking met de bundel Mensen moeten weten dat bundel er is, wat erin staat en waarom Mensen moeten positief staan t.o. bundel Mensen moeten eruit gaan zingen Doelgroep: Strategie Kerkmensen, jong en oud Kerkenraden Predikanten Kerkmusici 1. Emotie / beleving /doen 2. Informeren kan via andere kanalen 3. na-traject van een jaar (buzzen) Uitwerking zomer 2003 Programma organiseren Begin okt Half oktober Begin november aankondiging 15 nov in ND +regiobladen. Achtergrondinformatie op de website Advertentie in ND / regiobladen : aanmelding Achtergrondinformatie op website 2 e Aankondiging in pers Free publicity: interview in ND? 15 november Opzet: koormuziek, gemeentezang, informatie over de liederen, officieel aanbieden van de bundel aan ds E.A. De Boer De bundel is ter plekke te koop, na afloop krijgt iedereen een speciale boekenlegger Ideeën: Kinderen + studenten de kinderliederen laten visualiseren Daarna mogelijk: CD + info naar predikanten en CD + info naar basisscholen. Informatie op website gkv.nl. Planning van zangavonden plaatselijk/regionaal opgezet. Accent op onbekende liederen. Nieuws in digitale nieuwskrant. Evaluatie: Het was een zeer geslaagde bijeenkomst ook omdat er veel publiek was. In de landelijke en plaatselijke pers is er voldoende aandacht geschonken aan de bundel. BIJLAGE 5 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

35 DE RAMEN OPEN Concept-Communicatieplan Synode Amersfoort INLEIDING Veel zaken die op de Generale synode passeren, blijven dikwijls buiten het blikveld van de meeste gemeenteleden. Er zijn wel ramen in het synodebolwerk, maar die staan vaak op een kiertje of zijn bedekt met gordijnen. Voor veel mensen heeft de synode een saai en stoffig imago, het is een ver-van -hun-bedshow, of ze vinden de synode een log werkend orgaan. Daarnaast zijn er ook gemeenteleden die een kritische houding hebben ten opzichte van het beleid van de synode. Men ziet de synode als een machtsorgaan, of een te vernieuwend orgaan. Echter, op deze belangrijke kerkelijke vergadering worden wèl zaken besproken waar ieder kerklid mee te maken krijgt: eredienst, kerkelijke eenheid, gezangen, enz. Hoe gaat de synode hiermee om? Hoe bereiken we dat gemeenteleden goed geïnformeerd worden en daardoor meer betrokken raken bij dit belangrijke kerkenwerk? In dit plan worden aanbevelingen gegeven voor de communicatie, zowel in- als extern. Of te wel, hoe zorgen we ervoor dat de ramen opengezet kunnen worden? 1.1 Imago Hoe kijken de kerken tegen een synode aan? De beeldvorming van de synode wordt met name bepaald door datgene wat de synode van zichzelf laat zien. Ten eerste is dat haar gedrag, d.w.z. wat wordt er besproken op de synode, hoe worden zaken behandeld, hoe worden besluiten geformuleerd, enz. enz. Hierbij is het belangrijk dat men volgens te voren vastgestelde uitgangspunten te werk gaat. Zo is er tijdens een voorbereidende vergadering besproken hoe de synode zal functioneren (koersbepalend, gereformeerd, betrouwbaar, enz.) En dat alles in goede harmonie en volgens een efficiënte organisatie. Ten tweede wordt de beeldvorming van de synode bepaald door de wijze van communiceren. De synode zal dus moeten nadenken over: Wat is de tone of voice van diverse berichten, welke middelen worden ingezet, op welke doelgroepen gaan we ons richten, willen we reactief of pro-actief communiceren, hoe communiceren we gevoelige onderwerpen? Ten slotte speelt het logo nog een rol: hierdoor is de synode herkenbaar als een onderdeel van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt. 1.2 Communicatie Aandacht voor communicatie bij de voorbereiding, tijdens en na afloop van de synode is dus onontbeerlijk. Tot nu toe was bij vorige synodes alleen aandacht voor openbaarheid, dus, wie presenteert de synode naar buiten toe en hoe zorgen we voor een verslag in de kerkelijke bladen: een beperkte, eenzijdige en op informatie gerichte actie. Echter deze tijd vraagt om andere communicatiestrategieën en -middelen: tweezijdig, digitaal, gericht op èn informatie èn op dialoog èn op beïnvloeding. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

36 Ook kerkmensen en synodeleden leven in een tijd waarin ze te maken hebben met enerzijds een informatieoverload en snelle communicatiemiddelen en anderzijds met een assertiever, maar ook oppervlakkiger gedrag. Daarnaast is bij veel kerkmensen een afnemende belangstelling te constateren voor onderwerpen die het kerkverband betreffen. Wil de synode werken aan een goede beeldvorming, dan zal ze de communicatie op een planmatige wijze moeten aanpakken op basis van een heldere doelstelling en strategie! Gezien het belang van een transparante en consistente wijze van communiceren kan ze de berichtgeving naar buiten niet op z n beloop laten! Afstemming en samenwerking zijn hierbij onontbeerlijk, te meer omdat de vergadering bestaat uit 36 afgevaardigden die allen betrokken zijn bij de inhoud en vormgeving van de synode! Aandacht voor communicatie is zodoende een taak voor alle synodeleden. De communicatieadviseur heeft hierbij een ondersteunende taak. Vanzelfsprekend betekent aandacht voor communicatie ook dat de interne organisatie goed moet functioneren. O.a. de vergaderwijze, de besluitvormingsprocessen en de interne communicatielijnen, zijn belangrijke factoren die rechtstreeks de externe communicatie beïnvloeden. Een goed geoliede machine is een van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goed product. 2 KOERSBEPALING 2.1 Doel Communicatie Voor, tijdens en na de synode zal er op gestructureerde wijze aandacht gegeven moeten worden aan communicatie. Het doel hiervan is dat de doelgroepen beter geïnformeerd en daardoor meer betrokken worden bij de zaken die op de synode spelen. Daarnaast zal de synode als vergadering aandacht moeten geven aan haar interne communicatie. Dat betreft: o.a. het werk van de deputaatschappen, de bespreking van dat werk en de besluitvorming n.a.v. dat werk, terugkoppeling naar adviseurs en administratie. Deze processen moeten effectief verlopen. 2.2 Doelgroepen Externe doelgroepen: - kerkenraden - kerkleden - volwassenen - jongeren vanaf 11 jr. - Engels-/ Franstalige kerkleden - leden van verwante kerkgenootschappen - andere christenen en niet-christenen Interne doelgroepen: - synodeleden (moderamen, commissies) - deputaatschappen - adviseurs - administratie - koster van de kerk 2.3 Strategie ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

37 We kiezen voor een aanpak die eenduidig is en waarbij de ingezette middelen goed op elkaar afgestemd moeten zijn zowel intern als extern. Veel middelen zullen massa-mediaal van aard zijn, gezien de omvang van de doelgroep. De tone of voice van de diverse uitingen zal dan ook persoonlijk, helder, eenduidig en betrokken moeten zijn. Als herkenbaar element zal steeds het GKV-logo gebruikt worden bij diverse uitingen. De beeldvormende werking van de GKV op buitenstaanders moet meegenomen worden bij diverse uitingen, met name in de regio. 3 UITVOERING Coördinatie en sturing vanuit één centraal punt is zodoende zeer wenselijk! Vanuit dit centrale punt kunnen deelactiviteiten worden opgezet zoals: persverslagen, berichtgeving via de website, artikelen voor plaatselijke kerkbladen, enz. Daar de sectie Communicatie op dit gebied expertise in huis heeft, is het zinvol dit deputaatschap te belasten met de coördinatie van de communicatie van de synode. Dit deputaatschap zal zorgen voor een gekwalificeerde communicatieadviseur. Het moderamen blijft evenwel te allen tijde eindverantwoordelijk voor de communicatie. De assessor of preses zal hierbij optreden als woordvoerder. In het huishoudelijk reglement en een bijbehorende instructie als bijlage, zal de taak van de communicatieadviseur verankerd worden. Om de communicatie gestructureerd te laten verlopen zal een verdeling in taken noodzakelijk zijn. Het is zeer wenselijk om voor alle taken gekwalificeerde personen aan te trekken! 3.1 Communicatietaken: Assessor en preses Scriba I Scriba II Notulist(en) Communicatieadviseur Webredacteur Synodeverslaggever Synodeadministratie - eindverantwoordelijken voor de communicatie van de synode - woordvoerders naar pers en publiek bij belangrijke zaken - verzorgt de Acta - verzorgt alle zakelijke correspondentie zowel intern als extern - maken verslagen van alle vergaderingen voor de Acta - coördineert alle communicatie van de synode - adviseert zo nodig de vergadering over communicatievraagstukken - onderhoudt contacten met de pers - verantwoordelijk voor publicaties op de website (is synodelid) - schrijft artikelen voor De Reformatie en andere kerkelijke bladen (is synodelid) - organiseert alle logistieke processen rondom communicatie (ook intranet) 4 MOGELIJKE MIDDELEN 4.1. Externe communicatie Schriftelijke middelen - deputatenrapporten in print (alleen op aanvraag) jan-april 05 - structuuropzet presentaties deputaatschappen jan 05 - artikelen in Ned. Dagblad, regiokerkbladen nov-april 05 GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

38 - brochure met samenvattingen deputatenrapporten maart 05 - aankondiging start synode in Nederlands Dagblad maart 05 - artikel in alle kerkbladen en Wegwijs over start synode maart 05 - persbericht over de brochure naar diverse bladen maart 05 - wekelijkse verslagen in diverse opiniebladen en regiokerkbladen en diverse data - spitse column in kerkelijke bladen tijdens synode - berichten naar streekkranten begin april - persberichten naar bladen diverse data - populaire acta (vorm is nog onbekend) na afloop van de synode - lesbrief voor kinderen basisschool / onderbouw VO maart 05 - weekdagboek van een synodelid in blad X april Digitale middelen - deputatenrapporten zijn te lezen/ te downloaden okt 04 - nieuwsrubriek kondigt vergaderingen van synode aan febr 05 - verwijzing naar special synode-site met o.a. verslagen, informatie maart beantwoording van deputaten / forum? april? - lesbrief op de site eind maart - digitale nieuwsbrief start synode - gebedspunten naar de kerken tijdens synode Persoonlijke middelen - startbijeenkomst synodeafgevaardigden + alle deputaatschappen maart 05 - bededienst Amersfoort 11 maart 05 - voorbede in alle kerken 6 maart 05 - predikanten/ouderlingen vertellen in de gemeentes waar zij voorgaan, over het verloop van de synode april- sept 05 - bezoek aan de synode vergadering door schoolkinderen jongeren - bezoek aan de synode door gasten van verwante mei? kerkgenootschappen - bezoek van buitenlandse gasten (via BBK) 27 mei 05 - bezoek aan synode door buitenstaanders uit Amersfoort april / mei? (via de regiobladen mensen uitnodigen) - slotbijeenkomst synodeafgevaardigden + alle deputaatschappen? - indien gewenst: gemeenteavonden najaar Overige middelen (OPTIES) - Videoband /geluidsband via Luisterpost Bralectah april / mei? - EO- rubriek(en) op de radio over nieuws uit de kerken half april - Lokale omroep (TV radio uitnodigen voor een reportage) april Mogelijk in te zetten media - Nederlands Dagblad - Reformatorisch dagblad - Trouw - Communicatie-Nieuws - Friesch Dagblad - Kerkblad van het Noorden - Kerkblad van Midden en Zuid- Nederland ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

39 - De Reformatie - Reformanda - Nader Bekeken - Wegwijs - Centraal Weekblad - Plaatselijke kerkbladen - Regionale streekbladen - Regionale omroepen kerk-websites : o.a. werkvormen: persberichten en artikelen, reportages 4.2 Interne communicatie Naar een efficiënte vergaderwijze Na afloop van de GS Zuidhorn is er een evaluatie gehouden onder alle afgevaardigden, deputaten en secretariaatsmedewerkers. Hieronder vindt u een overzicht met aanbevelingen voor de komende synodes. Een aantal aanbevelingen is verwerkt in het Huishoudelijk Reglement van de synode. Er moet aandacht gegeven worden aan: - voorbereiding - afgevaardigden - leiding - vergaderstructuur - faciliteiten GOEDE VOORBEREIDING: - helder reglement - goed gestructureerde en duidelijke rapporten waarin concept-besluitteksten zijn opgenomen - heldere berichtgeving naar gemeenteleden en kerken over de rapporten - kick off meeting voor afgevaardigden (geestelijke en praktische voorbereiding) - kick off meeting voor deputaten (geestelijke toerusting + praktische informatie over werkwijze en presentaties) - goed functionerend secretariaat en andere infrastructuren WIE ZIJN DE MEEST GESCHIKTE AFGEVAARDIGDEN: - op vrijdag/zaterdag beschikbaar - 3 à 4 dagdelen voorbereiding ter beschikking hebben - predikanten die voor de meeste van hun gemeentaken zijn vrijgesteld of broeders die of nog werkzaam zijn in het maatschappelijk.arbeidsproces of die kortgeleden uit het arbeidsproces zijn getreden - beleidsmatig ingesteld - communicatief vaardig - goed analytisch vermogen - gevoel voor kerkelijke verhoudingen - ict-vaardig - in bezit van computer met printer, internetaansluiting (het liefst ADSL) GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

40 4.2.3 MODERAMEN - volledig vrijgesteld van eigen werk - zeer scherp analytisch vermogen - beschikken over talenten m.b.t. geestelijk leiderschap - veel organisatietalent - uitstekende vergadertechnieken - + zie boven VERGADERWIJZE - Start met meditatie en gebed - Gestructureerde presentaties van deputaten (probleem, visie, werkwijze, besluitteksten, bespreekpunten - tweede ronde moet eventueel gestructureerd worden naar onderwerp, discussie zodoende ook per onderwerp niet naar spreekgestoelte lopen, spreken door microfoon op de tafel - Vergaderonderwerpen projecteren (door deputaatschap) - Amendementen via beamer projecteren - Besluitteksten pas in de tweede ronde bespreken - Commissies naar regio indelen -->zo nodig hulp van deskundige adviseurs inroepen - Afrondende vergadering met alle deputaatschappen FACILITEITEN - Vergaderopstelling in grote U zetten zodat iedereen de anderen kan zien - Microfoon op iedere zitplaats van de afgevaardigden - Laptop + beamer in de zaal voor het visualiseren van amendementen - Video-opnames van elke vergadering maken - Goede catering - Goed werkend intranetsysteem - Organisatorisch sterk secretariaat - Tussentijdse ontspanningsbijeenkomsten 5 Evaluatie Tussentijds en aan het einde van de synode worden de communicatieactiviteiten geëvalueerd met diverse doelgroepen (synodeleden / deputaatschappen / kerkenraden / gemeenteleden). Dit kan gebeuren door middel van vragenlijsten en interviews. Op basis hiervan kan er een verbeterplan worden opgesteld t.b.v. het nieuw te benoemen deputaatschap VGS. Ook zullen de activiteiten van de communicatieadviseur verantwoord moeten worden naar het deputaatschap GSP. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

41 BIJLAGE 6 INSTRUCTIE COMMUNICATIECOORDINATOR / ADVISEUR SYNODE GEREFORMEERDE KERKEN Doel van de communicatie: Voor, tijdens en na de synode zal er op gestructureerde wijze aandacht gegeven moeten worden aan communicatie. Het doel hiervan is dat de doelgroepen beter geïnformeerd en daardoor meer betrokken worden bij de zaken die op de synode spelen. Daarnaast zal de synode als vergadering aandacht moeten geven aan haar interne communicatie. Dat betreft: o.a.het werk van de deputaatschappen, de bespreking van dat werk en de besluitvorming n.a.v. dat werk, terugkoppeling naar adviseurs en administratie. Deze processen moeten goed verlopen. Kort gezegd: het bevorderen van een positief imago van het synode- en deputatenwerk bij diverse in- en externe doelgroepen. (Zie communicatieplan synode 2005) Taak communicatieadviseur/ coördinator: - Hij /zij coördineert, op basis van een vooraf vastgesteld beleid, diverse communicatieactiviteiten die tot doel hebben de doelgroepen te informeren en zo nodig te motiveren, zodat men weet wat er op de synode besproken en besloten wordt. Hierdoor zullen de doelgroepen meer betrokken worden bij dit werk in de kerk. Daarnaast adviseert hij /zij zo nodig het moderamen en de synodeafgevaardigden t.a.v. communicatievraagstukken. Uitvoering - opstellen communicatieplan synode i.s.m. sectie Communicatie deputaten GSP (Inhoud: probleemanalyse- doelstelling- strategie- doelgroepanalyse- mediaplanuitvoering) - taakverdeling maken m.b.t. diverse communicatiewerkzaamheden en functionarissen: synodeverslaggever, webredacteur, communicatieadviseur - coördinatie van alle externe communicatieactiviteiten van de synode: verzamelen van alle activiteiten, afstemming van diverse activiteiten. - pro-actief beleid voeren ten aanzien van de synodecommunicatie op basis van gekozen strategie - advisering aan moderamen t.a.v. communicatievraagstukken - evalueren van het gevoerde beleid i.s.m. deputaten Voorbereiding Verdeling van Communicatietaken: Assessor en preses - eindverantwoordelijken voor de communicatie van de synode - woordvoerders naar pers en publiek bij belangrijke zaken Scriba I - verzorgt de Acta Scriba II - verzorgt alle zakelijke correspondentie zowel intern als extern Notulist(en) - maken verslagen van alle vergaderingen voor de Acta Communicatieadviseur - coördineert alle communicatieactiviteiten van de synode - adviseert zo nodig de vergadering over communicatievraagstukken - onderhoudt contacten met de pers Webredacteur - verantwoordelijk voor publicaties op de website (is synodelid) Synodeverslaggever - schrijft artikelen voor De Reformatie en andere kerkelijke bladen (is synodelid!) Synodeadministratie - organiseert alle logistieke processen rondom communicatie (ook intranet) GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

42 Organisatie: In principe wijzen deputaten generaal synodale publicaties een professioneel opgeleide functionaris (beroepsniveau C) aan die als communicatieadviseur tijdens de gehele synodeperiode (en daaraan voorafgaand en na afloop) communicatietaken op zich neemt. Hij/zij is tijdens de vergaderingen aanwezig dit in overleg met het moderamen. De communicatieadviseur ontvangt voor zijn aanwezigheid een reiskostenvergoeding en een dagvergoeding. Voorafgaande aan de synode wordt door Deputaten Voorbereiding / Deputaten.GSP een communicatieplan opgesteld, dat tijdens de eerste synodezitting wordt geaccordeerd. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

43 BIJLAGE 7 Overdrachtsverklaring website Hierbij verklaren het Deputaatschap Generaal-Synodale Publicaties van de Gereformeerde kerken in Nederland (hierna: DGSP) en Stichting De Luisterpost/ Bralectah te Zwolle (hierna: LPB) dat van 1 mei 2004 tot en met 31 december 2004, het beheer, het onderhoud en de organisatie van de website wordt overgedragen aan Stichting De Luisterpost/Bralectah te Zwolle. Conform het door DGSP opgestelde redactiestatuut zijn de volgende taken m.b.t. de website uit te voeren: 1 algemeen management Het gaat hier om overleg, afstemming en zo mogelijk integratie van internettoepassingen binnen het geheel van de GKV; 2 specifiek management Dit betreft alles wat te maken heeft met de eindverantwoordelijkheid voor de opbouw, het onderhoud en de uitbreiding van gkv.nl, zowel in technisch als in inhoudelijk opzicht; dat betekent dus: contact onderhouden met de technisch bouwer, de ISP en met deputaten GSP, aansturen van de eventuele deelredacties, en ook het overleg rond de bouw en het onderhoud van het systeem voor de generale synode. (in overleg met Dep.VGS) 3 systeemoptimalisatie en ondersteuning Hieronder valt alles wat te maken heeft met het functioneren van het draaiende systeem, bijvoorbeeld de afstemming van tref- en zoekwoorden, de opbouw van koppelingen, instructies voor anderen over hoe om te gaan met het systeem en ondersteuning bij de invoer en opmaak van teksten 4 postverdeling en afhandeling kleine items Er komt een flinke hoeveelheid binnen via contact@gkv.nl en info@gkv.nl; die moet verdeeld worden over anderen voor beantwoording en voor een deel direct verwerkt worden (nieuws, agenda, links en andere kleine items) 5 opmaak van downloads in huisstijl Er blijkt een onvoorziene hoeveelheid werk te zitten in de opmaak van bestanden die te downloaden moeten zijn op gkv.nl in een variant van de huisstijl gkv; diverse deputaatschappen sturen gewoon wat in, Word, niet opgemaakt etc.; het worden wel officiële teksten, dus het moet er goed uitzien; e.e.a. kost gemiddeld een uur of vier per bestand. 6 afhandeling van voorziening Wijziging en aanvulling van mailboxen@gkv.nl via linux-schil op server, contact onderhouden met systeembeheerder ThU. Werkwijze LPB levert op detacheringbasis voor 0,2 fte deskundige bemensing voor de uitvoering van deze taken. Een eventuele aanvulling met 0,1 voor administratieve handelingen m.b.t. de website is mogelijk. De kosten worden nog in overleg tussen LPB en DGSP geregeld. De LPB hanteert voorlopig een uurtarief van 40,00. Achterstallig werk kan worden uitgevoerd op basis van nacalculatie, waarbij per 600,00 (15 uur) afstemming plaats zal vinden met de sectie Communicatie. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

44 LPB maakt z.s.m. een plan van aanpak waarbij de verwerking en het bijhouden van een actueel adressenbestand de hoogste prioriteit heeft. De sectie Communicatie houdt toezicht op de uitvoering van bovengenoemde taken en fungeert als klankbordgroep voor de projectleider. DGSP blijft de eigenaar van de site en al haar data. Hij laat zich zo nodig vertegenwoordigen door de sectie Communicatie. De aftredende projectleider, W. van der Schee, is verantwoordelijk voor een zorgvuldige overdracht van zijn werkzaamheden, dit in afstemming met LPB. Handtekening Stichting De Luisterpost/Bralectah Handtekening deputaatschap Generaal-Synodale Publicaties ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

45 BIJLAGE 8 COMMUNICATIE VAN DEPUTAATSCHAPPEN Presentatie 4 april 2003 Aanleiding: De opdracht van de synode voor deputaatschappen om aandacht te geven aan communicatie. Knelpunten hierbij zijn: - overload aan informatie bij diverse doelgroepen - ongestructureerdheid t.a.v. inzet van communicatiemiddelen - gecompliceerdheid van onderwerpen bij diverse deputaatschappen Doel: Communicatie verbeteren van deputaatschappen Informatie geven / informatie uitwisselen over communicatieplanning + betrokkenheid creëren bij deputaatschappen. Ze moeten de noodzaak inzien van een goed communicatieplan. Tevens is de avond bedoeld om contacten te leggen tussen deputaatschappen. Kenmerken van deputaatschappen (= onze doelgroep) - hebben opdracht om meer richting de kerken te gaan - hebben niet altijd veel kaas gegeten van Communicatie - hebben beperkte mankracht / budget - zijn positief Opzet De avond bestond uit 3 delen: DEEL 1 We starten met een brief van een scriba die klaagt over alle informatie. Daarna moesten de deputaatschappen een overzicht van hun eigen activiteiten maken en de hierbij naar voren komende knelpunten noteren. Vervolgens kreeg men informatie over de opzet van een communicatieplan. (met name het communicatiekruispunt) DEEL 2 Informatie over digitale rapportage door deputaat A. Slofstra. Hij legt ook het gebruik van een sjabloon uit. Dit riep veel vragen op bij het publiek. Men wilde zich niet in een keurslijf laten duwen dit is later opgelost door aan alle deputaatschappen mee te geven dat men de teksten zogenaamd plat kon inleveren. DEEL 3 Informatie over het gebruik maken van de website door ds. Wim van der Schee, projectleider voor de website. Digitale communicatie is voor velen nog een onbekend gebied. Gelukkig stond men open voor de ideeën en suggesties. De webmaster van de website kan naderhand te allen tijde adviezen geven over de digitale verwerking van nieuws uit deputaatschappen. Verder werd het idee geboren om te starten met een digitale nieuwskrant met nieuws uit kerken en deputaatschappen. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

46 BIJLAGE 9 PROJECT- EN REDACTIESTATUUT Vastgesteld door Deputaten Generaal-Synodale Publicaties op A B C D Inleiding o o o Uitvoering o o o o o o o o o Artikel 1: Opdrachtgever en verantwoordelijke organisatie Artikel 2: Doelstelling Artikel 3: Doelgroepen Artikel 4: Organisatie Artikel 5: Taak projectmanager Artikel 6: Taak redactie Artikel 7: Taak centraal secretariaat Artikel 8: Projectmanager 8.1 Specifieke taken 8.2 Jaarplan 8.3 Jaarverslag Artikel 9: Redactie 9.1 Leden 9.2 Specifieke taken 9.3 Vergaderingen 9.4 Contacten met externe auteurs Artikel 10: Vorm Artikel 11: Inhoud Artikel 12: Financiën Samenwerking o o o o Diversen o o o o Artikel 13: Begrippen Artikel 14: Verantwoordelijkheden Artikel 15: Mate van samenwerking 15.1 Primaire partners 15.2 Secundaire partners Artikel 16: Vastlegging en duur van de samenwerking Artikel 17: Reclame en sponsoring Artikel 18: Evaluatie Artikel 19: Wijzigingen en nieuwe activiteiten Artikel 20: Slotbepalingen ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

47 A Inleiding Artikel 1: Opdrachtgever en verantwoordelijke wordt gepubliceerd in opdracht van de Generale Synode van de Gereformeerde Kerken in Nederland vrijgemaakt, gehouden te Leusden in 1999 (vgl. Acta, artikel 111, besluit 5). 1.2 De publicatie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties. Artikel 2: Doelstelling heeft als doelen: 2.1 de Gereformeerde Kerken in Nederland (met haar vergaderingen, deputaatschappen, landelijke instellingen, contacten en activiteiten) te presenteren via het medium internet; 2.2 feitelijke informatie verstrekken over de Gereformeerde Kerken in Nederland (met haar vergaderingen, deputaatschappen, landelijke instellingen, contacten en activiteiten); 2.3 leden van de Gereformeerde Kerken in Nederland informeren over het werk van landelijke deputaatschappen en hun de mogelijkheid bieden daarin mee te denken; 2.4 leden van de Gereformeerde Kerken ondersteunen bij specifieke kerkelijke activiteiten door het aanbieden van informatie en materiaal; 2.5 kerken en kerkelijke instellingen met een eigen web-site beter bereikbaar maken. Artikel 3: Doelgroepen richt zich op de volgende doelgroepen: 3.1 christenen in binnen- en buitenland; 3.2 leden van de Gereformeerde Kerken in Nederland; 3.3 Nederlandstalige belangstellenden. B Uitvoering Artikel 4: Organisatie wordt gepubliceerd door een redactie onder leiding van een projectmanager en ondersteund door een centraal secretariaat. 4.2 De projectmanager wordt benoemd door Deputaten Generaal-Synodale Publicaties, het centraal secretariaat door Deputaten GSP sectie Communicatie; alle benoemingen zijn voor de duur van vier jaar. Artikel 5: Taak projectmanager 5.1 De projectmanager is verantwoordelijk voor opzet en uitvoering van het geheel van Hij heeft geen inhoudelijk uitvoerende taken, maar plant, stuurt, coördineert en evalueert. 5.2 De projectmanager onderhoudt het contact met Deputaten Generaal-Synodale Publicaties (sectie Communicatie). Artikel 6: Taak redactie GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

48 6.1 De leden van de redactie zijn verantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering, aanpassing en uitbreiding van de inhoud van binnen de grenzen van het redactiestatuut en de afspraken met de projectmanager. 6.2 Redactieleden onderhouden de contacten met externe auteurs op het hun toegewezen terrein. 6.3 Redactieleden kunnen samenwerkingspartners in desgewenst dienen van advies en ondersteuning. Artikel 7: Taak centraal secretariaat Het ondersteunend secretariaat draagt zorg voor: 7.1 het verwerken van gegevensmutaties; 7.2 het doorgeven van reacties van bezoekers aan voor de verwerking daarvan verantwoordelijke redactie- en projectmanagerleden en het controleren of verwerking ook inderdaad heeft plaats gevonden; 7.3 het verwerken van statistische gegevens van het onderhouden van het contact van de redactie met de provider. Artikel 8: Projectmanager 8.1 Specifieke taken Algemeen onderhoudt de contacten met de redactie en heeft, als eindverantwoordelijke, toezicht op het functioneren van de redactie en haar leden; onderhoudt de contacten met Deputaten Generaal-Synodale Publicaties (sectie Communicatie); fungeert als centraal aanspreekpunt voor het gehele project en is als zodanig ook betrokken bij contacten met eventuele samenwerkingspartners; verzorgt de inhoudelijke planning met daarin een uitwerking van de rubrieken van Vormgeving draagt zorg voor een consistente vormgeving van tekst en beeldmateriaal op in overeenstemming met de in het communicatiebeleidsplan van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties vastgelegde corporate identity van de kerken; schrijft richtlijnen voor de redactie en de vormgevers, uitgesplitst over de diverse rubrieken van Toegankelijkheid draagt zorg voor een goede toegankelijkheid van alle informatie op onder toegankelijkheid wordt zowel begrijpelijkheid als vindbaarheid verstaan; schrijft richtlijnen voor de redactie, uitgesplitst over de diverse rubrieken van Financiën zorgt voor het opstellen van een jaarbegroting, voor rapportage en voor bewaking van de uitgaven en inkomsten van zorgt voor de financiële kant van de diverse mogelijkheden voor samenwerking rond en brengt dat ook in bij eventuele onderhandelingen; verzamelt rekeningen en declaraties en zendt die, voor zover begroot, door naar de penningmeester van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties; voor zover niet begroot vindt eerst overleg met hem plaats. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

49 8.1.5 Public Relations verzorgt de contacten met de kerken en de pers; is eerste aanspreekpunt voor eventuele samenwerkingspartners; 8.2 Jaarplan Elk jaar stelt de projectmanager een jaarplan op. Het jaarplan wordt uiterlijk in januari toegezonden aan Deputaten Generaal-Synodale Publicaties In een jaarplan staat vermeld: a welke inhouden/rubrieken worden gepubliceerd; b welke aanpassingen in de structuur van worden aangebracht; c wat de begrote kosten zijn; d welke samenwerkingspartners er zijn en welke zullen worden benaderd. 8.3 Jaarverslag Uiterlijk in februari ontvangen Deputaten Generaal-Synodale Publicaties verslag van projectmanager en redactie over de activiteiten in het voorgaande jaar. Artikel 9: Redactie 9.1 Leden De redactie bestaat uit een eindredacteur en zoveel redacteuren als nodig zijn Alle leden van de redactie worden door de projectmanager benoemd voor een periode van vier jaar Nieuwe leden van de redactie worden door het bestaande team schriftelijk voorgedragen aan de projectmanager De redactie verdeelt zich zoveel mogelijk over subredacties met eigen verantwoordelijkheden. 9.2 Specifieke taken De eindredacteur onderhoudt contacten met de andere redactieleden; schrijft een detailplanning ter uitwerking van de planning van de projectmanager; is verantwoordelijk voor de algemene presentatie van de Gereformeerde Kerken op en oriënteert zich daarbij op het communicatiebeleidsplan van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties, met de daarin opgenomen corporate identity van de Gereformeerde Kerken; beoordeelt de uiteindelijke tekst van alles wat op gepubliceerd wordt; hij heeft het recht correcties aan te brengen en zo nodig materiaal te herschrijven, uiteraard zoveel mogelijk in overleg met de betrokken auteur; zorgt in samenwerking met secretariaat en projectmanager voor een goede afwerking van de productie van De subredactie kerken verzorgt de presentatie van plaatselijke kerken en groepen kerken op is aanspreekpunt voor plaatselijke kerken en groepen kerken; dient plaatselijke kerken en groepen kerken van advies over het opzetten en bijhouden van een eigen website schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

50 9.2.3 De subredactie deputaatschappen verzorgt de presentatie van generaal-synodale deputaatschappen op is aanspreekpunt voor die deputaatschappen; dient generaal-synodale deputaatschappen van advies over het opzetten en bijhouden van een eigen website; schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van De subredactie preken verzorgt de presentatie van preken op beoordeelt ingestuurde preken op hun leesbaarheid en bruikbaarheid in een eredienst; verzoekt zelf gericht om preken voor bijzondere gelegenheden of met een bijzonder karakter; schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van De subredactie internationale contacten verzorgt de presentatie van zending, hulpverlening en buitenlandse kerken op beslist welke onderdelen van in welke andere talen moeten worden aangeboden; reguleert de verwerking van internationale respons op is betrokken bij de contacten met internationaal opererende samenwerkingspartners; schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van De subredactie basisinformatie christelijk geloof verzorgt de presentatie van goed toegankelijke informatie over het christelijk geloof; reguleert de verwerking van respons met vragen/reacties over wat de Gereformeerde Kerken geloven; verzamelt gegevens over en levert desgewenst support aan lokale en regionale web-initiatieven op evangelisatiegebied; schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van De subredactie jongeren verzorgt de jeugdboek van reguleert de verwerking van respons van jongeren; schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van De subredactie extern verzorgt de webgerichte public relations van (aanmelding bij zoekmachines, link-lijsten etc.); screent het web op vermeldenswaardige web-sites; verzamelt agenda- en nieuwsberichten en verzorgt de nieuwspagina van schrijft een uitwerking van de planning voor dit onderdeel van Vergaderingen De vergaderingen van de redactie worden bijeengeroepen door de eindredacteur De redactie draagt zorg voor verslagen en een besluitenlijst. Deze gaan in afschrift naar de projectmanager. 9.4 Contacten met externe auteurs ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

51 9.4.1 De redactie stelt voor externe auteurs een document Aanwijzingen voor externe auteurs van op, en zorgt voor actualisering ervan De redactieleden zijn verantwoordelijk voor het op tijd aanvragen en laten aanleveren van kopij Redactieleden controleren de eerste versie van de tekst van een scribent. Zo nodig verzoeken zij om aanpassing. Artikel 10: Vorm 10.1 In aansluiting aan de doelstelling zoals beschreven in artikel 2 heeft de vorm van een web-portal die toegang geeft tot een database-driven website van de Gereformeerde Kerken in Nederland vrijgemaakt en tot de eigen websites van kerken en kerkelijke instellingen De structuur van wordt vastgesteld door de projectmanager in overeenstemming met het communicatiebeleidsplan van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties en onder goedkeuring van Deputaten. Artikel 11: Inhoud 11.1 De rubrieken van en basisinformatie op worden vastgesteld door de projectmanager, in aansluiting aan de doelstelling zoals beschreven in artikel 2, in overeenstemming met het communicatiebeleidsplan van Deputaten Generaal- Synodale Publicaties en onder goedkeuring van Deputaten De redactie zal zich houden aan het bepaalde in het redactiestatuut en aan de afspraken met en richtlijnen van de projectmanager De redactie streeft ernaar de inhoud van zo actueel mogelijk te laten zijn De redactie streeft naar een objectieve berichtgeving Over de opname van informatie die controversieel is of waarvan het de vraag is of die de doelstelling van dient, beslist de projectmanager. Artikel 12: Financiën 12.1 De kosten van worden betaald door de quaestor van de Gereformeerde Kerken in Nederland vrijgemaakt Rekeningen, nota s, onkostendeclaraties worden ingediend bij de projectmanager Over niet-begrote uitgaven dient vooraf overleg plaats te vinden met Deputaten Generaal-Synodale Publicaties. C Samenwerking Artikel 13: Begrippen 13.1 Bij samenwerking in de webportal wordt iemand, een organisatie of instelling tegen betaling een omschreven ruimte geboden om eigen inhoud in de portal aan te brengen Primaire partners zijn partijen waarvan de Generale Synode van Leusden opdracht heeft gegeven hen de presenteren op (Acta artikel 111, besluit 5, sub 1) Secundaire partners zijn partijen die zelf om samenwerking verzoeken en als partner door de projectmanager worden geaccepteerd Maximale samenwerking houdt in dat een partner ruimte geboden wordt voor een vermelding in het hoofdmenu van de portal, met daaraan gekoppeld een of meer GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

52 eigen in te vullen informatiepagina s en de mogelijkheid om bij alle gewenste pagina s verwijzingen, informatie en nieuws op te nemen Minimale samenwerking houdt in dat een partner ruimte geboden wordt voor een informatieve vermelding onder de samenwerkende partijen, dat hem toegang wordt gegeven tot de agendapagina en de rubriek nieuws uit en dat ruimte wordt gegeven voor vijf externe verwijzingen, op te nemen naast de eigen informatieve vermelding. Artikel 14: Verantwoordelijkheden 14.1 De projectmanager is, onder goedkeuring van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties, verantwoordelijk voor de beschrijving van welke ruimte aan wie tegen welk bedrag wordt geboden De projectmanager zorgt ervoor dat inhoud die door partners wordt verzorgd als zodanig herkenbaar is binnen Samenwerkingspartners zijn zelf verantwoordelijk voor de door hen geleverde inhoud De projectmanager heeft het recht door samenwerkingspartners aangeboden of geplaatste inhoud te weigeren of te verwijderen wanneer die niet passend wordt geacht binnen het geheel van Artikel 15: Mate van samenwerking 15.1 Primaire partners Met primaire partners is maximale samenwerking mogelijk De feitelijke mate van samenwerking wordt in overleg tussen de projectmanager en de betreffende partner vastgesteld Bij verschil van mening hierover beslist de projectmanager Tegenover deze beslissing is beroep mogelijk op Deputaten Generaal-Synodale Publicaties Secundaire partners Met secundaire partners is in ieder geval minimale samenwerking mogelijk De feitelijke mate van samenwerking wordt in overleg tussen de projectmanager en de betreffende partner vastgesteld Bij verschil van mening hierover beslist de projectmanager Tegen deze beslissing is beroep mogelijk op Deputaten Generaal-Synodale Publicaties. Artikel 16: Vastlegging en duur van de samenwerking 16 Van iedere vorm van samenwerking worden de afspraken schriftelijk vastgelegd. D Diversen Artikel 17: Reclame en sponsoring 17.1 Op zal geen reclame worden opgenomen Het is mogelijk te ondersteunen met algemene of voor een bepaald deelproject bestemde giften in geld of in natura Tegenover deze giften zal geen andere tegenprestatie staan dan de vermelding van naam en eventueel internetadres in het colofon. ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

53 17.4 De projectmanager zorgt voor een heldere administratieve afhandeling van giften. Artikel 18: Evaluatie 18.1 Het functioneren van zal jaarlijks in de maand december door de projectmanager worden geëvalueerd Statistieken van bezoek en surfgedrag zullen door het secretariaat worden bijgehouden en eind november aan de projectmanager toegestuurd In oktober en november zal interactief worden geënquêteerd hoe door bezoekers ervaren wordt. De resultaten daarvan worden door het secretariaat verwerkt en aan de projectmanager toegestuurd De evaluatie zal door de projectmanager worden opgenomen in het jaarverslag. Artikel 19: Wijzigingen en nieuwe activiteiten De projectmanager kan zijn taken alleen wijzigen of uitbreiden wanneer Deputaten Generaal- Synodale Publicaties hiervoor toestemming geven. Artikel 20: Slotbepalingen De projectmanager en de redactie van zullen geen activiteiten ondernemen die strijdig zijn met de opdracht van Deputaten Generaal-Synodale Publicaties. In geval van een meningsverschil hierover beslissen Deputaten. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

54 BIJLAGE 10 Evaluatie GKV Forum Hoe het begon Op maandag 16 december 2002 werd het eerste topic op het GKV Forum gestart: messages/96. Het forum werd in het verzonden persbericht aangekondigd als een plaats waar christen en niet-christenen elkaar kunnen ontmoeten. Dit was ook al direct terug te zien in de beschikbare forums waar gediscussieerd kon worden over allerlei onderwerpen. Er was ruimte voor discussie over preken, over pastoraat, over liturgie en over media. Jan Wietsma en Wim van der Schee trokken in deze tijd de kar. De forumsoftware die we in het begin gebruikten kwam bij Netivity vandaan. Al vrij snel bleek dat enkele essentiële functies misten. Hier is aan gewerkt door Netivity, maar op den duur is toch besloten om de forumsoftware genaamd React te gaan gebruiken. In de maanden die volgden na december 2002 groeide het aantal gebruikers en nam ook het aantal topics toe. Kortom: het forum ging groeien en begon zijn plekje in de internetwereld in te nemen. Waar staan we nu Deze groei zet zich nog immer door. We zitten inmiddels op in totaal gebruikers, topics en berichten. De afgelopen paar maanden kregen we er per dag gemiddeld 3 à 4 nieuwe gebruikers bij en werden er per dag ongeveer evenveel nieuwe topics geopend. Zie ook de grafieken in bijlage A. Sinds het forum begonnen is, zijn er al veel discussies begonnen over allerlei thema s. Enkele daarvan komen om de zoveel tijd weer terug, bijvoorbeeld visies op de doop of het avondmaal, en andere thema s zijn sterk afhankelijk van de tijd waarin we leven, denk dan aan de website GereformeerdBlijven.nl, de nieuwe vrijmaking en jeugdkerken. Eigenlijk worden alle opvallende onderwerpen op het kerkelijke gebied wel op het forum besproken. Interessant is het dan ook om te zien dat kranten zoals het Nederlands Dagblad en het Reformatorisch Dagblad tegenwoordig uitspraken van gebruikers op het forum aanhalen in hun artikelen. Opvallend is ook dat voor ons idee het aantal ingezonden brieven in bijvoorbeeld het Nederlands Dagblad de laatste maanden ook enigszins aan het dalen is. Werden bepaalde discussies voorheen via de krant gevoerd, tegenwoordig wordt er ook veelvuldig van internet en het GKV Forum gebruikgemaakt. De bezoekers en de forums Het overgrote deel van de bezoekers is gereformeerd vrijgemaakt. De rest van de bezoekers komt uit andere gereformeerde of protestantse kerken, evangeliegemeentes of is zelfs helemaal geen christen, maar jood of atheïst. Wie onze bezoekers precies zijn en in welke getale ze waarvandaan komen, kan niet worden gezegd omdat hierover simpelweg geen gegevens bekend zijn. De doelgroep van het forum is echter heel duidelijk enerzijds onze eigen kerken en anderzijds de rest van de Nederlanders. Er zijn forums waar alleen gesproken wordt over gereformeerde zaken, maar er zijn ook forums die bedoeld zijn voor discussies over andere zaken die met het christendom of christen zijn te maken hebben. Er zijn op dit moment voor niet-ingelogde gebruikers veertien zichtbare forums. Vijf van deze forums gaan over geloven, christen zijn en opvoeding. Drie van de forums zijn gericht op cultuur en media. Ten slotte zijn nog vier forums waar gesproken kan worden over zaken die niet direct met het geloof te maken hebben, een ontspanningsplek. Ingelogde gebruikers zien hetzelfde, maar zien als extraatje nog twee extra ontspanningsforums. Crewleden, te weten moderators, administrators en adviseurs (waarover later), hebben daarnaast nog een aantal overlegforums. Verder zijn er nog twee besloten forums voor predikanten. Op deze twee laatste twee predikantenforums na wordt in alle forums lustig gediscussieerd over ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

55 allerlei onderwerpen. Om een goed beeld van te krijgen van wat er speelt in een forum is het een idee om eens door de discussies te bladeren van de afgelopen tijd. Intern wordt op dit moment gesproken om de inrichting van de forums in de hoofdgroep Geloven Vandaag aan te passen en de aldaar aanwezige forums een specifieker doelgroep te geven. Hierbij zou dan ook meer invulling gegeven moeten gaan worden aan het gereformeerde karakter van het forum. Voorziet het in een behoefte Ons inziens voorziet het forum in een behoefte. Men wil graag spreken over kerkelijke onderwerpen en gezien het feit dat internet een steeds meer gebruikt medium zal worden en al is, wordt daarvoor in toenemende mate voor naar het forum gegrepen. Wij verwachten dan ook dat dit in de toekomst zal blijven doorgaan. Sowieso omdat het gebruik van internet de aankomende jaren alleen maar zal toenemen en het web een prominentere plaats zal krijgen binnen het aanbod van informatie, maar ook omdat kerkelijke ontwikkelingen de aankomende jaren niet stil zullen staan. Er is veel gaande binnen onze kerken en ook daarbuiten speelt zich enorm veel af, ook zaken waar wij als gereformeerden mee te maken zullen krijgen. Denk dan bijvoorbeeld ook aan het feit dat christenen uit allerlei kerken en stromingen steeds meer toenadering tot elkaar zoeken. Een discussieforum op internet kan daarin een goede rol spelen om meningen van de ander te leren kennen en daarover te praten. Vandaar dat wij menen dat het forum zowel als discussieplaats voor gereformeerd vrijgemaakten als voor andere christenen levensvatbaar is en ook moet zijn. De crewforums Wij stipten in een eerdere alinea al even het puntje van de overlegforums voor de crewleden aan. Binnen deze forums wordt eigenlijk alles geregeld en ook direct vastgelegd voor het in goede banen leiden van het forum. Communicatie vindt dus voornamelijk via het forum plaats en sporadisch per of instant-messagingprogramma, zoals MSN Messenger of ICQ. Om te voorkomen dat sommige discussies ondersneeuwen omdat iedereen er aan kan meedoen is er een scheiding gemaakt tussen de forums. Er is een forum genaamd Crew Algemeen wat enerzijds bedoeld is voor het overleg over algemene forumzaken waar ieder crewlid mee te maken heeft, anderzijds is dit ook een forum waar soms wat speelse topics te vinden zijn, ter ontspanning. Verder is er een forum genaamd Adminforum waar alleen de administrators en ik in kunnen. Hier worden alle zaken besproken waar een moderator niets mee te maken heeft, denk aan het aannemen van een nieuwe moderator. Dat wordt voorbesproken in Crew Algemeen en de uiteindelijke beslissing wordt genomen in het Adminforum. Daarnaast is er een forum genaamd Users waar allerlei zaken over specifieke gebruikers besproken worden, denk aan misdragingen of juist complimenten. Ten slotte is er een forum met de naam Trashcan waar discussies te vinden zijn die geen zinnige plek meer verdienen op het forum omdat ze bijvoorbeeld volledig uit de hand zijn gelopen of omdat ze kwetsend bedoeld zijn. Het forumgedrag Op het forum is een aantal faq s beschikbaar, dit zijn pagina s met veelgestelde vragen. Een van deze faq s is gewijd 1 aan het gedrag dat wij als crew van onze bezoekers vragen. Op die pagina is een groot aantal zaken beschreven die wij juist wel graag willen zien, maar ook is daar een lijstje te vinden met punten die wij juist niet willen zien op het forum. Over het algemeen wordt hier door bezoekers goed naar geluisterd en is ingrijpen niet heel erg noodzakelijk. Er zijn echter zo nu en dan onrustzaaiers die al dan niet expres wel deze regels overtreden en dan is het nodig dat er ingegrepen wordt, wat over het algemeen ook snel gedaan wordt. De zaken die beschreven zijn in deze faq s zijn echter vooral op de vorm en niet op de inhoud van de discussiebijdrages gericht. Dat is ook primair waar de moderators op letten. Daarnaast modden de moderators ook gedeeltelijk op gevoel. Dit is een vaag begrip en ook erg moeilijk om in woorden te vangen wat daarmee bedoeld wordt. 1 Zie GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

56 Het komt er op neer dat de moderators de intentie van de discussiebijdrages proberen te peilen en op basis van hun gevoel bepalen of een bijdrage kan blijven staan of dat actie benodigd zijn. Er kan op het forum behoorlijk veel gezegd worden door de verschillende gebruikers, maar belangrijk is dat zaken onderbouwd worden en dat is dan ook iets waar moderators mee bezig zijn om te controleren. Overigens moet voorgaande zin in zoverre genuanceerd worden dat niet overal op het forum alles gezegd mag worden. Zoals bekend is er een aantal forums dat specifiek bedoeld is om te discussiëren over een bepaald onderwerp. Het is daar nadrukkelijk niet de bedoeling dat bepaalde zaken ter discussie gesteld worden. Zo zal een pleidooi vóór de gelovigendoop in Gereformeerd Leven gesloten worden of verplaatst worden naar een ander forum, omdat het in dat subforum niet is toegestaan om aan dat soort zaken te twijfelen. Dit geldt ook voor enkele andere forums binnen de hoofdgroep Geloven Vandaag. Hier wordt dan ook door de moderators op toegezien. Hoe ziet de toekomst eruit? De toekomst van het forum is enigszins onzeker. Enerzijds omdat er op dit moment vanuit de kerken niet vaststaat dat het forum zal blijven bestaan en anderzijds omdat we nog immer kampen met een relatief laag aantal bezoekers. Als het doel van het forum is om een plaats te zijn waar christen en niet-christenen elkaar kunnen ontmoeten, zoals dat bij het online gaan van het forum is gesteld, dan moet daar ook aan gewerkt worden. Dit alles natuurlijk in de verwachting dat het forum zal blijven bestaan. Het is belangrijk dat er aan meer bekendheid gewerkt gaat worden. Toen het forum eind 2002 online ging is er een persbericht verspreid onder enkele kranten, tijdschriften en kerkbladen. Op die manier is het mogelijk om het potentiële publiek te bereiken en enthousiast te maken voor de discussies. Daarnaast lijkt het een goed idee om het forum nadrukkelijker te betrekken binnen de officiële communicatie van de kerken, bijvoorbeeld door het openen van discussies over lopende discussies binnen de vrijgemaakte kerken of over actuele ontwikkelingen. Naar deze discussies kan dan ook expliciet verwezen worden in de communicatie. Daarnaast lijkt het een goed idee om het forum als discussiemedium in te zitten voor de Generale Synode van Op die manier kunnen zowel discussies van de aanwezigen op de synode gevoerd worden, zoals ook bij de vorige synode gebeurd is (een zogenaamde voordiscussie waardoor een en ander tijdens de officiële besprekingen sneller kan), maar ook kan er op die manier eenvoudig met het publiek gediscussieerd worden over allerlei onderwerpen die tijdens de synode aan de orde komen. Overigens lijkt het een goed idee om ook met andere verantwoordelijken binnen de kerken over deze ideeën in discussie te gaan om te horen wat zij ervan vinden en of er misschien nog meer uit gehaald kan worden. Het forum is er technisch volledig klaar voor in ieder geval. Wie wij zijn Om het forum in goede banen te leiden, hebben we op dit moment drie administrators, acht moderators en twee adviseurs. De gebruikersnamen, echte namen en adressen van hen zijn te vinden op de website gkv.nl onder FAQ met contactgegevens. Bijlage A Topics gestart over de laatste 6 maanden, per dag ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM

57 Topics gestart over de gehele periode per maand Aantal postings per maand over gehele periode Aantal registraties over de gehele periode per maand GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

58 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM