Acta. Bijlage I - I. van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland

Transcriptie

1 Acta van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland Bijlage I - I Rapport Deputaten Voorbereiding Eerstvolgende Synode

2 Het auteursrecht van deze tekst berust hetzij bij de auteur, hetzij bij de Gereformeerde Kerken in Nederland. Voor alle zaken het auteursrecht betreffend kan contact opgenomen worden met het deputaatschap Generaal-synodale publicaties via: Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in wat voor vorm of op wat voor manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende, behoudens de uitzonderingen bij de wet gesteld. 2 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

3 1 SAMENVATTING Deputaten Voorbereiding GS bieden allereerst een vernieuwde Huishoudelijke Regeling voor de generale synode aan. De bestaande regeling was verouderd, sinds de vorige GS op een andere werkwijze was overgegaan. De nieuwe regeling legt deze werkwijze vast. Kenmerken daarvan zijn a dat de synode slechts twee dagen per week vergadert; ook voor de komende synode zal dat op vrijdag en zaterdag zijn; b dat de meeste besluiten niet meer door synodecommissies worden voorbereid, maar door deputaten, die hun voorstellen in de synode verdedigen. Daardoor profiteert de synode beter van hun deskundigheid. Belangrijk is de informatie en communicatie over het synodewerk naar de kerkleden en een breed publiek. Daarvoor bieden deputaten een communicatieplan aan. Ook stellen ze voor een communicatieadviseur aan de synode te verbinden. De kerk van Amersfoort-Centrum zal de synode bijeenroepen op zaterdag 12 maart De dag daarvoor wordt een instructiedag voor de afgevaardigden georganiseerd. In de openingszitting worden organisatorische zaken geregeld. Op vrijdag 8 april zullen de eigenlijke werkzaamheden beginnen. Deputaten bevelen verder aan een permanent secretariaat in te stellen, dat ook werkt voor deputaten Generaal-Synodale Publicaties. Van hieruit kan de opstelling van de agenda en de informatie aan de kerken over de komende synode worden verzorgd. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 3

4 2 INHOUDSOPGAVE 1 Samenvatting 3 2 Inhoudsopgave 4 3 Samenstelling deputaatschap 5 4 Opdracht 6 5 Werkwijze 7 6 Communicatieplan 9 7 Kennismaking 9 8 Permanent secretariaat 9 9 Conceptbesluit Bijlage Voorstel herziening Huishoudelijke Regeling GS 11 Bijlagen hierbij 1 Systematische agenda 25 2 Instructie financieel beleid 27 3 Appèlregeling 28 4 Nota opmaak, spelling en interpunctie 31 5 Opmaak besluittekst 42 6 Lijst afkortingen deputaatschappen 45 7 Lijst afkortingen buitenlandse kerken 46 8 Publicatieregeling deputatenrapporten, Acta en Handelingen 48 9 Declaratieregeling synodeleden Instructie communicatieadviseur Bijlage Communicatieplan 52 1 Inleiding 52 2 Koersbepaling 53 3 Uitvoering 54 4 Mogelijke middelen 55 5 Evaluatie 57 4 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

5 3 SAMENSTELLING VAN HET DEPUTAATSCHAP Naam Straat pc en plaats telefoon Ds. E.A. de Godfried 3703 BT Zeist 030 Boer van Seijstlaan A. Joh. Kisjes Velduil SC 033 Bunschoten J.P. de Vries Heiligenbergerweg 3816 AM Amersfoort Ds. H. van Fazantweg 10a 7161 HR Neede 0545 Veen M. Driebergen Broederweg GT Kampen Ds. W. van Keizer Ottolaan BW Loenen 0294 der Schee aan de Vecht J.S. van Wijnen Prins Frederiklaan KA Amersfoort cgey.nl D. Zomer- Harwig Una Corda BX Krimpen aan den IJssel INHOLLAND.nl Als adviseur werd aan het deputaatschap toegevoegd ds. P. Groenenberg, Lijsterlaan 14, 3853 TC Ermelo, tel , de eerste preses van de GS Zuidhorn Ds. De Boer heeft wegens ziekte slechts aan een deel van de werkzaamheden deelgenomen. Br. Kisjes heeft het voorzitterschap overgenomen. Nadat br. Van Wijnen om gezondheidsredenen zijn werk voor het deputaatschap had moeten neerleggen, werd br. K. Wezeman te Haren bereid gevonden het deputaatschap van advies te dienen. Hij heeft zich voornamelijk beziggehouden met de opdracht onder punt g. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 5

6 4 DE OPDRACHT VAN DE GENERALE SYNODE De GS Zuidhorn 2002/2003 gaf aan ons deputaatschap de volgende opdrachten mee: a b c d e f g h i j de samenroepende kerk te adviseren en te ondersteunen bij de door haar te verrichten werkzaamheden, waaronder het registreren, ordenen en aan deputaatschappen doorzenden van ingekomen stukken en het aanstellen van een secretariaat voor de synode; voor de volgende synode een advies voor te bereiden betreffende haar werkwijze en haar interne en externe communicatie; in samenwerking met de samenroepende kerk een gelegenheid tot kennismaking en instructie voor de afgevaardigden te organiseren, die kan samenvallen met de dag van de opening van de synode; aan de volgende synode suggesties voor te leggen over de instructie van secundiafgevaardigden; voor de eerste vergaderweek van de volgende synode een concept-agenda voor te bereiden; een algehele herziening van de huishoudelijke regeling voor generale synoden voor te bereiden en deze in de eerste vergaderweek ter vaststelling aan de volgende synode aan te bieden; onderzoek te doen naar de wenselijkheid en mogelijkheid van een permanent secretariaat voor de voorbereiding van generale synodes, dit in samenwerking met deputaten Generaal-Synodale Publicaties; in samenwerking met de deputaten Kerkrecht en Kerkorde een voorstel voor de volgende synode voor te bereiden betreffende de wijze van behandeling van door kerkleden aan de synode gezonden reacties op deputatenrapporten; aan de volgende generale synode een voorstel te doen betreffende de procedure bij de benoeming van deputaten; van haar werkzaamheden verslag uit te brengen aan de volgende synode en zes maanden voor de opening van de volgende synode dit rapport toe te zenden aan de kerken. In de hierna volgende hoofdstukken wordt verslag uitgebracht van wat op deze punten is verricht. 6 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

7 5 WERKWIJZE (B1), CONCEPT-AGENDA (E), HUISHOUDELIJKE REGELING (F), BEHANDELING VAN REACTIES VAN KERKLEDEN (H) EN PROCEDURE BENOEMING DEPUTATEN (I) Op voorstel van de vorige deputaten Voorbereiding GS heeft de synode van Zuidhorn haar werkwijze ingrijpend vernieuwd. De voornaamste kenmerken hiervan waren: - voorbereiding van de meeste zaken niet door synodecommissies, maar door desbetreffende deputaten, die hun voorstel ook in de synode verdedigen; - geen commissiewerk in de plaats waar de synode bijeen is, maar op een door de commissieleden te bepalen tijd en plaats; - slechts twee aaneensluitende zittingsdagen per week. Het was gebruik dat een synode aan het eind van haar zittingsperiode haar huishoudelijke regeling herzag. De synode van Zuidhorn heeft daarvan afgezien, ten eerste omdat voor zo n ingrijpende herziening de tijd ontbrak en ten tweede omdat zij eerst de nieuwe werkwijze via een enquête onder leden, deputaten en ondersteunend personeel wilde evalueren alvorens haar vast te leggen. Daarom werd hiertoe een opdracht aan deputaten VGS verleend. Deze hebben op grond van de evaluatie vastgesteld dat de nieuwe werkwijze volledig aan de verwachtingen heeft beantwoord en bevelen de komende synode dan ook aan op deze weg voort te gaan. Deputaten hebben de nieuwe werkwijze beschreven in een herziene huishoudelijke regeling, die zij ter vaststelling aan de synode aanbieden (bijlage 1). Het is van belang dat de vaststelling hiervan meteen aan het begin van haar werkzaamheden gebeurt. In deze regeling is ook een procedure opgenomen voor de behandeling van reacties van kerkleden op deputatenrapporten (5.2) en voor de benoeming van deputaten (artikel 9). De cursieve gedeelten in dit document maken geen deel uit van de vast te stellen tekst, maar dienen ter toelichting op de verschillen met de vroegere regeling. Omdat de oude werkwijze zoals beschreven in de laatstelijk door de GS Leusden 1999 toegepaste regeling niet meer bruikbaar was, hebben deputaten de vrijheid genomen op een enkel punt al volgens het voorstel te handelen. Zo hebben zij de samenroepende kerk verzocht ingekomen stukken voor de komende synode meteen in afschrift door te zenden aan de desbetreffende deputaatschappen, zodat dezen zich nu reeds op hun advies kunnen beraden en dit niet hoeft te gebeuren tijdens de zittingsperiode van de synode, zoals in Op enkele punten zal de werkwijze van de komende synode afwijken van die van haar voorgangster in Zo heeft de vorige synode al besloten dat na de openingszitting een periode van voorbereiding moet worden ingelast, waarin het moderamen het werk kan organiseren en plannen, de nog wel ingestelde commissies aan de slag kunnen gaan. In het verleden werden de eerste vergaderweken voornamelijk gevuld met commissiewerk. De GS Zuidhorn maakte een vliegende start door meteen aan de behandeling van deputatenrapporten te beginnen, maar daardoor lag er bij het begin te veel druk op het werk. Een punt van overweging is nog geweest, of de vrijdag en zaterdag de meest geschikte dagen waren voor de wekelijkse tweedaagse synodezitting. Een doel hiervan was de mogelijkheid te openen dat jongere ouderlingen, die nog in het arbeidsproces staan, zouden kunnen worden afgevaardigd. Dit doel is echter te hoog gegrepen. De ervaring leerde dat naast de twee dagen van de synodezittingen nog wel twee dagen nodig zijn voor de voorbereiding en commissiewerk. In theorie zouden dus ook twee andere dagen voor de synodezittingen kunnen worden gekozen. Het bleek echter ook, dat het bezwaarlijk is dit open te laten. Zekerheid vooraf is nodig voor hen die door de particuliere synoden verkozen worden, om te weten of ze de benoeming GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 7

8 kunnen aannemen, en ook voor de ontvangende kerk, die afspraken moet maken over de beschikbaarheid van de kerk en over de maaltijdvoorziening voor de synode. Uit de evaluatie na afloop van de GS Zuidhorn bleek dat de meeste afgevaardigden tevreden waren met de vrijdag en zaterdag als vergaderdagen. Daarom hebben deputaten besloten aan deze dagen vast te houden. Indien een synode tot de slotsom komt dat andere dagen beter zijn, zou zij dat aan het slot van haar werkzaamheden voor haar opvolgster moeten vastleggen. Hoewel het plannen van de agenda in principe de verantwoordelijkheid is van een synode zelf, is het noodzakelijk daarop enkele uitzonderingen te maken. Zo hebben deputaten de opdracht gekregen een concept-agenda voor de eerste vergaderweek voor te bereiden. Deze zal worden doorgegeven aan de samenroepende kerk, die haar kan overhandigen aan het moderamen na zijn verkiezing. Verder moeten lang van tevoren met buitenlandse kerken die een afvaardiging naar onze synode willen sturen, afspraken worden gemaakt over de daarvoor bestemde dag. De GS Zuidhorn heeft daarvoor de vijfde synodeweek aangewezen. Bij nader inzien leek dit voor deputaten BBK een minder gelukkig moment. Deputaten VGS hebben erin bewilligd dat zij de uitnodiging voor een later tijdstip doen, namelijk in de week van 23 tot 28 mei. Tevens is in de ontwerp-huishoudelijke regeling een bepaling opgenomen, waarin de week voor de ontvangst van buitenlandse gasten wordt vastgesteld in overleg tussen deputaten BBK en deputaten VGS (1.1.10). 8 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

9 6 COMMUNICATIEPLAN Tot de opdracht van deputaten behoorde ook voor de volgende synode een advies voor te bereiden betreffende haar interne en externe communicatie. Hiertoe hebben zij een communicatieplan en een instructie voor de communicatieadviseur opgesteld, dat zij ter vaststelling aanbieden (bijlage 2). Ook hiervan is het gewenst dat dit al bij het begin van de synodewerkzaamheden gebeurt. 7 KENNISMAKING EN INSTRUCTIE VAN DE AFGEVAARDIGDEN (C) EN VAN DE SECUNDI (D) Ten einde extra reistijd en kosten te voorkomen is besloten de afgevaardigden uit te nodigen voor kennismaking en voorlichting op de dag voor de opening van de synode, waarop s avonds de bidstond plaatsvindt. Voor de deputaatschappen is een voorlichtingsdag voorzien op de zaterdag na de opening van de synode. Inmiddels is afgesproken deze voorlichting plaats te laten vinden op vrijdagavond 18 maart. Ten aanzien van de secundi lijkt het ons wat zwaar hen ook allen voor een voorlichtingsdag uit te nodigen. De komende GS dient, na de vaststelling, hun de huishoudelijke regeling toe te zenden. Informatie over de agenda op de dagen waarop zij de synode bijwonen, is primair de taak van hun primi, die dit eventueel kunnen overdragen aan de scriba. 8 PERMANENT SECRETARIAAT De opdracht om de wenselijkheid en mogelijkheid van een permanent secretariaat te onderzoeken, dat deputaten VGS en de samenroepende kerk kan bijstaan, vertoont nauwe verwantschap met de opdracht aan deputaten GSP inzake een landelijk administratiepunt. Daarom zijn deze beide opdrachten in samenhang opgepakt, waarbij deputaten GSP het voortouw hebben. Voorstellen hiertoe zullen dan ook in hun rapport worden opgenomen. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 9

10 9 CONCEPT-BESLUIT Wij stellen u voor het volgende te besluiten: Materiaal: Rapport van deputaten ter voorbereiding van de eerstvolgende generale synode Besluit: 1 de huishoudelijke regeling vast te stellen, inclusief de bijlagen, en deze regeling toe te zenden aan de secundi-afgevaardigden; 2 het communicatieplan vast te stellen; 3 te benoemen tot hoofd van het secretariaat: notulist: beheerder van het intranet: communicatieadviseur: synodaal verslaggever (uit de leden): 4 te besluiten de zittingen van de generale synode te houden op vrijdag van 9.00 uur tot uur en op zaterdag van 9.00 uur tot 16 uur, ingaande 8 april, en met een onderbreking in de maanden juli en augustus (indien de synode dan nog niet met haar werkzaamheden gereed is). 5 de sluitingstermijn voor ingekomen stukken te bepalen op 1 april 2005; 6 voor de volgende zaken commissies uit de synode in te stellen:.; 7 voor de overige ingekomen stukken de desbetreffende deputaatschappen advies te vragen in de vorm van een concept-besluit; 8 de handelingen van deputaten Voorbereiding Generale Synode goed te keuren en hen te dechargeren. Gronden: Ad 1 De overgang op een nieuwe werkwijze door de GS Zuidhorn 2002/2003, die blijkens de evaluaties tijdens en na die synode positief is beoordeeld, maakt een algehele herziening van de huishoudelijke regeling noodzakelijk. Ad 2 De interne en externe communicatie van de synode dient volgens een wel overdacht plan te gebeuren. Ad 4 Concentratie van de vergaderingen op twee aansluitende dagen per week komt het efficiënt werken ten goede. Veel voorbereidend werk kan door de leden thuis worden gedaan. Ad 6 De instelling van commissies uit de synode is slechts nodig voor die zaken die niet geschikt zijn om rechtstreeks na de voorbereiding door deputaten plenair te worden behandeld. 10 BIJLAGEN 1 Voorstel tot vaststelling van een nieuwe huishoudelijke regeling, met tien bijlagen met toelichting. 2 Voorstel voor een communicatieplan. 10 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

11 10 BIJLAGE VOORSTEL TOT HERZIENING VAN DE HUISHOUDELIJKE REGELING VOOR GENERALE SYNODEN (N.B. De cursief gestelde toelichtingen maken geen deel uit van de besluittekst. Zij verantwoorden de inhoudelijke verschillen met de oude Regeling.) ARTIKEL 1: VOORBEREIDING VAN DE SYNODE 1.1 Deputaten Voorbereiding Generale Synode Deputaten voor de voorbereiding van de volgende generale synode (hierna: deputaten VGS) maken zo spoedig mogelijk na de sluiting van de vorige synode het postadres en het -adres bekend, waarheen stukken voor de synode gezonden kunnen worden Zij plaatsen de ingekomen stukken op een lijst, ingedeeld overeenkomstig bijl Reacties op rapporten van deputaten en stukken vanuit de kerken die betrekking hebben op het werkgebied van een deputaatschap, zenden zij in afschrift door naar het desbetreffende deputaatschap met het verzoek een voorstel voor afhandeling door de synode voor te bereiden - tenzij het revisieverzoeken betreft Zes maanden voor de begindatum van de synode zenden zij een herinnering aan de synode en aan de inzendingtermijn voor ingekomen stukken aan alle kerken, classes en particuliere synoden Twee maanden voor de begindatum van de synode zenden zij informatie over de inhoud van de agenda, voorzover op dat moment bekend, toe aan alle kerken, classes en particuliere synoden en aan deputaten voor de betrekkingen met buitenlandse kerken (hierna: deputaten BBK) ter kennisgeving aan deze kerken. Dezelfde informatie, alsmede de deputatenrapporten en de huishoudelijke regeling voor generale synoden wordt toegezonden aan de door de particuliere synoden benoemde primi afgevaardigden en aan alle theologische hoogleraren en (hoofd)docenten van de Theologische Universiteit (hierna: TU) Op hetzelfde tijdstip informeren zij de gereformeerde pers omtrent de zaken van het agendum, voorzover deze niet vertrouwelijk zijn In overleg met deputaten GSP stellen zij een communicatieplan op, dat door de synode moet worden vastgesteld In overleg met het Archief- en Documentatiecentrum dragen zij zorg dat de in het generale archief voor het synodale werk beschikbaar gehouden exemplaren van de Acta en Handelingen van de voorgaande synoden sedert 1892 ter plaatse van de vergadering aanwezig zijn Na de voorlopige sluitingsdatum voor het indienen van stukken stellen zij de conceptagenda op; in deze concept-agenda worden alle kerkordelijk overeengekomen punten opgenomen en de bijbehorende lijst van ingekomen stukken die tot de voorlopige sluitingsdatum zijn binnengekomen In overleg met deputaten BBK stellen zij een week vast waarin de synode de afgevaardigden van buitenlandse zusterkerken zal ontvangen Op de dag van de opening van de synode of kort daarvoor verzorgen zij voor de afgevaardigden mondelinge voorlichting over de werkwijze van de synode. 1.2 Samenroepende kerk De samenroepende kerk deelt, in overleg met deputaten voor voorbereiding van de volgende synode en zoveel mogelijk in overeenstemming met eventuele aanwijzingen door de vorige synode gegeven, uiterlijk twaalf maanden van tevoren tijd en plaats van de eerstkomende synode aan alle kerken, classes en particuliere GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 11

12 synoden, aan de hoogleraren van de TU en aan deputaten BBK mee. Indien zij het noodzakelijk acht ten aanzien van de plaats of de tijd af te wijken van wat de vorige synode dienaangaande bepaald heeft, vraagt zijn vooraf advies van de classis. In de bekendmaking wordt de voorlopige sluitingsdatum voor het indienen van stukken voor het agendum vermeld, die uiterlijk op drie weken voor de vastgestelde datum voor de aanvang van de synode zal worden gesteld. Bij deze informatie aan de kerken, classes en particuliere synoden wijst zij erop dat het dringend gewenst is de afgevaardigden ten minste twee maanden voor de aanvang van de synode te benoemen Voorts nodigt zij de theologische hoogleraren en (hoofd)docenten van de TU uit de synode bij te wonen als adviseur Uiterlijk twee weken voor de opening van de synode zendt ze een uitnodiging aan de primi-afgevaardigden, aan de adviseurs en aan deputaten VGS, met mededelingen over plaats en tijd van de bidstond en de opening van de synode en over logiesadressen. Daarbij wordt ook de huishoudelijke regeling en informatie over het kennisnemen van deputatenrapporten toegezonden. Aan de secundi-afgevaardigden wordt de huishoudelijke regeling en het rapport van deputaten Voorbereiding generale synode toegezonden Op de avond voorafgaande aan de opening van de synode belegt ze een bidstond, waarvoor ze als voorganger zal uitnodigen de preses, of, bij verhindering van deze, een andere predikant uit het moderamen van de laatstgehouden synode Op de vastgestelde tijd en plaats zal de samenroepende kerk a de synode op christelijke wijze openen, b de geloofsbrieven onderzoeken en daarover rapport uitbrengen, c de verkiezing leiden van het moderamen, achtereenvolgens van de preses, de assessor, de eerste en de tweede scriba, d de leiding overdragen aan de door de synode gekozen preses, Bij de verkiezing van het moderamen is artikel 7.8 van toepassing Zodra de preses is verkozen, wordt hem een map met het concept-agendum voor de start van de werkzaamheden van de synode met alle bijbehorende stukken ter hand gesteld. 1.3 Ontvangende kerk De ontvangende kerk treft voorzieningen die een efficiënt werken van de synode mogelijk maken; hierbij dient aandacht te worden besteed zowel aan een goede accommodatie voor het houden van de plenaire zittingen, het werk van de commissies en de administratieve dienstverlening als aan de huisvesting en verzorging van de leden der synode Tot de 'goede accommodatie' behoort: a vergaderruimte voor plenaire zittingen met plaats voor moderamen, afgevaardigden, adviseurs, deputaten, rapporteur en commissievoorzitter, pers en publiek en een goede geluidsinstallatie (microfoons ten minste op moderamentafel en katheder en op alle tafels van de afgevaardigden); een digitale presentatieopstelling met scherm, beamer en laptop. b twee vergaderkamers; c d moderamenkamer met vergader- en archiefruimte, met een computer; secretariaat met enkele typistes met ervaring in tekstverwerking, fotokopieerapparaat, drie computers (met internetaansluiting), printer voor tekstverwerking, papiervoorraad; e telefoonaansluitingen in c en d en een toestel dat beschikbaar is voor de afgevaardigden; f conversatieruimte met buffet en zitgelegenheid voor ca. 40 personen Alle schriftelijke en digitale communicatiemiddelen van deputaatschappen en synode moeten opgemaakt worden in de huisstijl van Gereformeerde Kerken vrijgemaakt. 12 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

13 TOELICHTING Als de synodes blijven bij het besluit van de GS Zuidhorn 2002 om alleen de openingszitting ter plaatse van de samenroepende kerk te houden en de overige zittingen centraal in het land, wordt het bezwaarlijk de omvangrijke en ingewikkelde taak van de verwerking van de ingekomen stukken op te dragen aan de wisselende samenroepende of de constante ontvangende kerk. Daarom wordt voorgesteld de taken die in de HR tot dusver aan de samenroepende kerk waren opgedragen, te spreiden over de deputaten VGS (die zich daarvoor kunnen laten bijstaan door een permanent secretariaat, zie par. van dit rapport, instructie punt g), de samenroepende kerk en de ontvangende kerk. Nu deputaten een taak wordt toebedeeld in de voorbereiding van de besluitvorming door de synode, is het wenselijk dat gedurende de gehele tijd tussen twee generale synodes stukken kunnen worden ingezonden, teneinde de werklast te spreiden : De GS Zuidhorn 2002 (Acta art. 137) heeft bepaald dat de volgende synode in de vijfde synodeweek de afgevaardigden van buitenlandse zusterkerken zou ontvangen. Deputaten BBK hebben laten weten dat een latere week wenselijk is. Wel dienen de uitnodigingen een jaar van tevoren uit te gaan. Het is beter dit op flexibele wijze in de Huishoudelijke Regeling te regelen. De voorgestelde bepaling voorziet daarin. Blijkens lid 4b van artikel 4 stelt de generale synode zelf de definitieve sluitingsdatum voor het inzenden van stukken vast. Door invoeging van het woord 'voorlopig' bij de sluitingsdatum in artikel wordt daarnaar verwezen. Artikel is voor de overzichtelijkheid ingevoegd. De bepaling onder dient om de gekozen preses in de gelegenheid te stellen zich tijdens de verkiezing van de overige leden van het moderamen op het overnemen van de leiding van de vergadering voor te bereiden. Omdat de commissies van de synodes geacht worden hun werk te doen op dagen dat de synode niet bijeen is, kan met minder vergaderkamers en computerapparatuur worden volstaan. Het verdient aanbeveling tijdens de bespreking gebruik te kunnen maken van digitale presentatiemiddelen. Met name een visuele weergave van de bespreekpunten en de tekst van amendementen kan leiden tot een effectieve vergaderwijze. De inhoud van de noten aan het eind van de Regeling is in dit artikel verwerkt. ARTIKEL 2: MODERAMEN Het moderamen zal bestaan uit een preses, een assessor, een eerste scriba en een tweede scriba De preses leidt de zittingen van de synode. Krachtens zijn verantwoordelijkheid voor een ordelijke en efficiënte wijze van werken tijdens de plenaire zittingen ziet hij toe ook op de arbeid ter voorbereiding van die zittingen. Hij vertegenwoordigt de synode naar buiten, samen met de assessor De assessor staat de preses bij in de leiding en vervangt hem in voorkomende gevallen. Hij stelt de dagelijkse agenda van de synode op. Hij behartigt in overleg met de quaestor de materiële en financiële belangen der synode. Hij draagt er zorg voor, dat de voor het archief bestemde stukken aan de archivaris ter hand worden gesteld. Hij vertegenwoordigt de synode naar buiten, samen met de preses. Hij laat zich zo nodig bijstaan door de communicatieadviseur De eerste scriba houdt aantekening van het verhandelde. Hij maakt de Acta en Handelingen gereed. Telkens wanneer een gedeelte in concept gereed is, legt hij dit ter vaststelling aan de vergadering voor, waarna de vastgestelde tekst op de website van de synode wordt gepubliceerd. GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 13

14 2.1.5 De tweede scriba verzorgt de uitgaande correspondentie. Hij regelt de werkzaamheden van het secretariaat van de synode. In voorkomende gevallen vervangt hij de eerste scriba Indien de synode een notulist benoemt, kan het moderamen besluiten de opstelling van de dagelijkse agenda op te dragen aan de eerste scriba. 2.2 Het moderamen benoemt zo spoedig mogelijk op voordracht van deputaten Generaal-Synodale Publicaties (hierna: deputaten GSP) een communicatieadviseur, die gedurende de voorbereidingstijd, de vergaderperiode en de afhandelingperiode van de synode communicatieactiviteiten coördineert en initieert. De werkzaamheden van deze adviseur geschieden op basis van een door deputaten VGS vastgestelde instructie (zie bijlage 10). Alle communicatieactiviteiten geschieden onder eindverantwoordelijkheid van het moderamen. 2.3 Na kennisneming van de agenda doet het moderamen de vergadering voorstellen over de wijze van afwerking van de agenda. 2.4 Het moderamen beoordeelt of commissierapporten en concept-besluitteksten in de door de commissie voorgestelde vorm kunnen worden voorgelegd aan de vergadering. 2.5 Het moderamen draagt er zorg voor dat stukken, rapporten en adviezen die voor plenaire behandeling in aanmerking komen, zo tijdig per mail of via het intranet aan de leden en adviseurs van de synode worden toegezonden, dat deze voldoende gelegenheid hebben er kennis van te nemen, en dat deze stukken, tenzij ze vertrouwelijk zijn, uiterlijk bij de aanvang van de behandeling aan de aanwezige pers ter hand worden gesteld en op het internet gepubliceerd. 2.6 Het moderamen bewaakt de consistentie van synodebesluiten. 2.7 Besluiten die betrekking hebben op vormen van communicatie, worden niet genomen dan na advies van de communicatieadviseur. 2.8 Zodra voor een bepaald deputaatschap deputaten kunnen worden aangewezen, dient het moderamen de vergadering met een voordracht tot benoeming. TOELICHTING Enkele passages die vanzelfsprekend zijn, zijn geschrapt. Het opstellen van de dagelijkse agenda van de synode is een belangrijk onderdeel van de taak van het moderamen, dat aparte vermelding behoeft. Deze taak kan bij de assessor liggen of, als een notulist de Acta voorbereidt, bij de eerste scriba. Aangezien de Acta in eerste instantie op Cd-rom verschijnen, kan onmiddellijke toezending van kopij aan de drukker worden vervangen door publicatie op het internet. De bepalingen over opname van deputatenrapporten in de Acta past beter in het artikel over Deputaten. Omdat communicatie een essentieel onderdeel is van het goed functioneren van een synode, is het zinvol een professioneel geschoolde communicatieadviseur te benoemen via Deputaten GSP. Dit deputaatschap heeft conform zijn opdracht een adviserende en coördinerende taak t.a.v. de communicatie van deputaatschappen en synode. In overleg met Deputaten GSP wordt door deputaten VGS een instructie vastgesteld voor deze adviseur. Punt 2.5 is overgenomen uit hoofdstuk 4 punt 6 (oud). Punt 2.6 is ingevoegd op grond van een besluit van de GS Zuidhorn (Acta artikel 17). Punt 2.7 is gebaseerd op de evaluatie van de GS Zuidhorn. De inhoud van punt 4 en 7 van de bestaande HR was ook al vermeld bij de taken van de preses resp. assessor. De bepaling onder 8 past beter in het artikel over deputaatschappen. ARTIKEL 3: ADVISEURS 14 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

15 3.1.1 De theologische hoogleraren en (hoofd)docenten van de Theologische Universiteit geven hun eventuele adviezen in de vrije discussie ter plenaire zitting Is bij een bepaalde zaak de deskundige inbreng van een hoogleraar of (hoofd)docent gewenst, dan wordt deze op voorstel van of in overleg met het moderamen verzocht deel te nemen aan het werk van de commissie waaraan de voorbereiding van deze zaak is toevertrouwd Ten dienste van de adviseurs gelden de volgende bepalingen: a zo spoedig mogelijk na de opening van de synode zal een voorlopig werk- en tijdschema verstrekt worden aan de adviseurs; b de hoogleraar kerkrecht ontvangt alle synodestukken; andere adviseurs ontvangen alle of bepaalde synodestukken als zij de wens daartoe kenbaar maken; c aan het eind van elke vergaderweek zal een zo gedetailleerd mogelijk werkschema voor de volgende vergaderweek aan de adviseurs verstrekt worden; d in geval adviezen wenselijk en/of noodzakelijk worden geacht, zal dit telkens bij het verstrekken van dit werkschema worden vermeld, onder overlegging van de benodigde stukken; e adviseurs mogen ook uit eigen beweging advies uitbrengen, in het bijzonder wanneer een bepaalde zaak hun eigen vakgebied betreft. 3.2 De dienaar (dienaren) des Woords van de roepende kerk zal (zullen) door de preses worden uitgenodigd de zittingen der synode als adviseur(s) bij te wonen. 3.3 De communicatieadviseur kan door het moderamen worden uitgenodigd om tijdens de zitting een advies uit te brengen vanuit zijn / haar deskundigheid. TOELICHTING Vanwege de grotere rol voor deputaten is het gewenst hun positie in een afzonderlijk artikel te regelen (artikel 5). De wijzigingen in lid 1 zijn overeenkomstig een besluit van de GS Zuidhorn (Acta artikel 6, besluit 5). ARTIKEL 4: AANVANG VAN DE WERKZAAMHEDEN De synode neemt na haar constituering de volgende orde in acht: 4.1 Nadat het moderamen zitting heeft genomen, verzoekt de preses de leden van de synode en de aanwezige adviseurs door op te staan van hun zitplaatsen te beloven al hun arbeid ter synode te zullen verrichten in onderworpenheid aan de Heilige Schrift en in gebondenheid aan de aangenomen belijdenis; deze belofte zal ook later worden gevraagd, indien iemand voor het eerst als vervanger of adviseur ter synode aanwezig is. 4.2 Het moderamen schorst de vergadering voor overleg met de hoogleraar kerkrecht en deputaten VGS over de werkwijze en voor vaststelling van de agenda voor de rest van de vergaderdag en de eerstvolgende vergaderdag(en). 4.3 Het moderamen bepaalt in overleg met de hoogleraar kerkrecht, welke zaken van zodanig gewicht zijn dat ze door een commissie dienen te worden voorbereid, en hoe de commissies worden samengesteld. 4.4 Zo spoedig mogelijk gaat de vergadering op voorstel van het moderamen over tot: a bepaling van de twee aaneensluitende dagen per week waarop de synode plenair zal vergaderen, en van de weken waarin zij wegens vakantie of feestdagen niet zal bijeenkomen; b vaststelling van de definitieve sluitingstermijn voor het aanvaarden van stukken voor de agenda; c d aanwijzing van de synodeverslaggever en de notulist (en); vaststelling van de onderwerpen die door een synodecommissie of door het moderamen zullen worden voorbereid, en samenstelling van de commissies; GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 15

16 e benoeming van een commissie van drie leden, die in overleg met deputaten Financiën en Beheer een advies aan de synode voorbereidt over de door de deputaatschappen ingediende begrotingen. 4.5 De aangewezen commissies en personen ontvangen gelegenheid de voorbereidende werkzaamheden te verrichten en hun rapporten en adviezen op te stellen. 4.6 Op de tijd en plaats die in de openingszitting is vastgesteld, komt de synode weer in plenaire zitting bijeen. De punten van het agendum worden afgehandeld in één of meer reeksen van zittingen, die in ten hoogste twee aaneensluitende dagen per week worden gehouden, tenzij de synode in incidentele gevallen anders beslist. 4.7 Op elke zitting wordt de namen van de aanwezige leden, adviseurs en leden van deputaatschappen aangetekend op een presentielijst. 4.8 Voorstellen tot wijziging van de Kerkorde worden met voorrang behandeld ten behoeve van de classicale consideraties vóór de tweede lezing als bedoeld in art. 19 Acta GS Zuidhorn 2002/ TOELICHTING In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat de synode na de openingszitting voor enkele weken wordt geschorst voor het voorbereiden van voorstellen tot besluitvorming en dat de synode daarna als regel twee dagen per week vergadert. Welke dagen dat zijn, dient de synode zelf vast te stellen. Het bepaalde in de tweede alinea van art. 4 punt 2 (oud) is al geregeld in 1.1 9, punt 6 (oud) in art , punt 9 (oud) in De taak van de samenroepende kerk in artikel 4 (oud) kan worden overgenomen door deputaten Voorbereiding. Zij komen ook eventueel met een voordracht voor een notulist. De keuze van een voorlichter wordt voorbereid door deputaten GSP (artikel 2.2). De bepalingen over de Acta (art. 4 punt 5 tweede alinea en 8 oud) zijn verplaatst naar een afzonderlijk artikel over de Acta. Verder is in de tekst verwerkt dat het instellen van commissies slechts voor een deel van de zaken nodig is. De overige zaken worden door de desbetreffende deputaatschappen voorbereid en rechtstreeks in de plenaire vergadering gebracht. De taakomschrijving van de financiële commissie is aangepast aan de instelling van deputaten F&B sinds de GS Leusden 1999 en het besluit van de GS Zuidhorn (Acta art. 205 besluit 4). Gezien het toegenomen belang van de rol van deputaten in de synode is het gewenst ook van hun presentie aantekening te houden. De bepaling onder punt 8 berust op een besluit van de GS Zuidhorn (Acta art. 19) ARTIKEL 5: VOORSTELLEN VAN DEPUTATEN 5.1 Deputaten ontvangen zo spoedig mogelijk afschriften van de bij de synode ingekomen stukken die op hun werkterrein betrekking hebben. 5.2 Stukken van kerkelijke vergaderingen die commentaar bevatten op hun rapport en/of de daarin vervatte voorstellen, worden opgenomen in het Materiaal van door deputaten op te stellen conceptbesluiten voor de synode. Uit stukken van kerkleden die commentaar bevatten op hun rapport en/of de daarin vervatte voorstellen, nemen zij in hun conceptvoorstel op wat zij voor de besluitvorming door de synode van belang achten. Over andere stukken die hun werkterrein betreffen - voorzover ze niet als onontvankelijk beschouwd moeten worden -, bereiden ze een voorstel voor de afhandeling van deze stukken door de synode voor. 5.3 De synode nodigt de daarvoor in aanmerking komende deputaatschappen uit in de plenaire zitting een kernachtige mondelinge presentatie te geven van de hoofdlijnen 16 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

17 van hun rapport en hun visie te geven op wat er de komende jaren op hun werkterrein zou moeten gebeuren. Zij ronden hun presentatie af met de weergave van de belangrijkste concept-besluitteksten en voorstellen voor de bespreking. 5.4 Na deze presentatie krijgen de synodeleden gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen, die terstond mondeling of schriftelijk per mail beantwoord worden. Het moderamen stelt een termijn voor aanvullende schriftelijke vragen en voor de schriftelijke beantwoording daarvan. De besluitvorming over de voorstellen van deputaten betreffende hun rapport en de ingekomen stukken uit de kerken vindt niet eerder dan twee weken na de presentatie plaats. Bij deze behandeling zijn de deputaten aanwezig om de door hen voorbereide voorstellen toe te lichten en te verdedigen en een advies te geven over eventueel ingediende amendementen. 5.5 Indien de synode besluit een zaak door een commissie uit haar midden te laten voorbereiden, voert deze commissie overleg met het deputaatschap over de door hem ingediende voorstellen. De toelichting en verdediging van de voorstellen in de plenaire zitting blijft de taak van deputaten, waarbij de commissie een ondersteunende rol vervult. TOELICHTING Dit is een nieuw artikel, waarin de gewijzigde rol van deputaten is weergegeven ARTIKEL 6: SYNODECOMMISSIES 6.1 Elke commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een (of meer) rapporteur(s) aan. 6.2 Aan elke commissie wordt een lid van het moderamen als begeleider toegewezen. 6.3 De commissies bereiden voorstellen voor ten behoeve van de besluitvorming over bij de synode ingediende stukken die niet door een deputaatschap worden voorbereid. Daarbij geven ze goede aandacht aan ontvankelijkheid van deze stukken. 6.4 De commissies voeren overleg met de hen regarderende deputaatschappen over de door deze voorbereide voorstellen voor de synode teneinde de plenaire behandeling zo goed mogelijk te doen verlopen. 6.5 Alle commissieleden ontvangen kopieën van alle aan de commissie ter voorbereiding toevertrouwde stukken, 6.6 Als de commissie met de voorbereiding van een zaak gereed is, zendt zij haar voorstel, zo nodig vergezeld van een toelichtend rapport, aan de eerste scriba. 6.7 De commissies zijn gerechtigd in gewichtige zaken eerst een voorlopig rapport met conceptconclusies aan de leden der synode te verstrekken, met het verzoek voor een daarbij aan te geven datum kritische opmerkingen schriftelijk ter kennis van de commissie te brengen, om eerst daarna een definitief rapport aan de synode aan te bieden. TOELICHTING Het artikel over de commissies (oud artikel 5) is sterk in omvang teruggebracht vanwege de verminderde rol van commissies in de werkwijze van de synode. De commissies hebben nog een rol bij zaken van zodanig gewicht dat mondeling vooroverleg met deputaten gewenst wordt geacht, en in zaken die niet onder een deputaatschap vallen. ARTIKEL 7: WIJZE VAN BEHANDELING 7.1 Voorstellen omtrent deputatenrapporten of ingekomen stukken, die door het moderamen gereed voor plenaire behandeling worden geacht, worden in een plenaire GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 17

18 zitting besproken. De voorstellen worden toegelicht en/of verdedigd door het deputaatschap of de commissie die het voorstel heeft voorbereid. Deputaten en commissies zijn bevoegd hun voorstel, gehoord de bespreking, te wijzigen. 7.2 De leden van de generale synode die betrokken zijn (geweest) bij een appèlzaak onder wie in elk geval de afgevaardigden van de particuliere synode die het besluit heeft genomen waartegen het appèl is ingesteld -, maken geen deel uit van de vergadering bij de behandeling van die appèlzaak. Indien een synode besluit een appèlschrift in comité te behandelen, zullen de leden van de synode die betrokken zijn (geweest) bij die appèlzaak, de vergadering verlaten voordat de beraadslaging begint. 7.3 Niet dan bij uitzondering en met goedvinden van de vergadering geeft de preses meer dan twee spreekronden over dezelfde zaak. Hij zal de spreektijd zo rantsoeneren, dat verwacht kan worden dat afhandeling plaatsvindt binnen de voor deze zaak geplande tijd. In de eerste ronde is het niet toegestaan in te gaan op wat door een vorige spreker is gezegd. Tijdens de tweede ronde kan worden ingegaan op wat door sprekers in de eerste ronde is gezegd. Tegenvoorstellen en amendementen zullen als regel tijdens de tweede ronde worden ingediend. 7.4 Tegenvoorstellen en amendementen kunnen alleen worden ingediend door leden. Zij dienen schriftelijk aan de eerste scriba ter hand gesteld te worden. Een voorstel of amendement komt alleen voor behandeling in aanmerking, wanneer het door ten minste één lid wordt gesteund. 7.5 Wie een voorstel of amendement heeft ingediend, heeft het recht, voordat de discussie gesloten wordt, te repliceren. 7.6 Ingediende voorstellen zullen door de preses worden onderscheiden in: a het oorspronkelijke voorstel; b een voorstel dat of volledig of op een wezenlijk onderdeel zich richt tegen het oorspronkelijke voorstel; c een amendement dat wijziging beoogt, zonder het oorspronkelijke voorstel wezenlijk aan te tasten; d een amendement op een reeds ingediend amendement. Bij stemming zullen eerst aan de orde komen de voorstellen van groep d, vervolgens die van groep c en ten slotte die van de groepen a en b, waarbij als regel een deputaten- of commissievoorstel voorrang krijgt. Indien een voorstel een aantal onderdelen bevat en de preses deze onderdelen eerst afzonderlijk in stemming brengt, zal hij daarna het voorstel in zijn geheel aan een eindstemming onderwerpen. 7.7 Besluiten worden zo mogelijk met algemene stemmen genomen. Is dit niet mogelijk, dan wordt beslist overeenkomstig hetgeen de meeste stemmen hebben goedgevonden. Bij staking van stemmen is een voorstel verworpen, indien de vergadering voltallig is. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt in een volgende zitting opnieuw gestemd. Staken de stemmen dan opnieuw, dan is het voorstel verworpen Bij de besluitvorming door de synode blijven buiten stemming: 1 bij een appèlzaak: afgevaardigden van de PS tegen welke appèl is ingesteld, en leden die in een eerder stadium over de appèlzaak geoordeeld hebben; 2 bij een verzoek tot revisie van een besluit van een eerdere synode: leden die ook lid waren van die synode; 3 bij besluiten over het door een deputaatschap gevoerd beleid: leden die tevens lid zijn van dit deputaatschap; over voorstellen van hun deputaatschap kunnen zij wel meestemmen; 4 leden die bij een zaak persoonlijk belanghebbende zijn. 7.9 Over zaken wordt in de regel mondeling gestemd. Tenzij benoemingen met goedvinden van de vergadering geschieden op enkelvoudige voordracht van het moderamen, worden personen schriftelijk verkozen. 18 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

19 Om verkozen te worden verklaard, moet iemand de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen. Blanco stemmen worden niet meegeteld bij het bepalen van de volstrekte meerderheid. Indien nodig wordt na twee vrije stemmingen een herstemming gehouden tussen hen die de meeste stemmen hebben verkregen. Staken hierbij de stemmen, dan wordt de oudste in leeftijd voor verkozen verklaard Wie overwegende bezwaren heeft tegen een genomen besluit, heeft het recht zijn tegenstemmen in de Acta te doen aantekenen. Hij kan ook verzoeken hierbij de aard van zijn bezwaren aan te duiden Bij de bespreking van voorstellen, rapporten, adviezen en concept-acta en -Handelingen ziet de preses erop toe, dat terminologische of redactionele kritiek, die vooraf schriftelijk kon worden ingediend, niet in de plenaire zitting wordt uitgebracht Wie bezwaar heeft tegen een beslissing van de preses, kan zich op de synode beroepen. In dat geval zal zijn bezwaar terstond in behandeling komen. TOELICHTING Artikel 7.1 is aangepast aan de nieuwe rol van deputaten. Artikel 7.2. is overgenomen uit de Appèlregeling zoals vastgesteld door de GS Zuidhorn. Artikel 6.2 (oud) is om redactionele overwegingen verplaatst naar Aangezien een synodelid zonder keurstem niet wel denkbaar is, is de verwijzing naar art. 32 KO geschrapt. De inhoud van dit artikel is wel in 7.7 verwerkt. De aanvulling inzake staking van stemmen beoogt effecten van incidentele afwezigheid van leden op de besluitvorming te beperken. De bepaling is ontleend aan het Reglement van Orde van de beide Kamers der Staten-Generaal. Artikel 7.8: Nu deputaten een grotere rol hebben dan voorheen bij de voorbereiding van besluiten, is het gewenst helder te regelen wanneer synodeleden die tevens deputaat zijn, buiten stemming behoren te blijven. ARTIKEL 8: EXTERNE COMMUNICATIE 8.1. De vergaderingen van de synode zijn toegankelijk voor leden van de Gereformeerde Kerken. Met toestemming van het moderamen kunnen ook andere personen de vergaderingen bijwonen. 8.2 Behalve in geval van beoordeling van personen zal de synode niet dan bij volstrekte noodzaak in besloten zitting vergaderen. Indien zij in comité vergadert, zullen allen die niet als afgevaardigden, als adviseurs of op uitnodiging van de synode aanwezig zijn, de vergadering verlaten. 8.3 De externe communicatieactiviteiten omvatten: - opstellen van notulen t.b.v. de Acta: notulist i.s.m. scriba - verslagen voor de kerkelijke opinie pers: synodeverslaggever - verslagen op website: webredacteur - persberichten voor landelijke pers: communicatieadviseur - initiëren van overige communicatieactiviteiten (b.v video): communicatieadviseur 8.4 Aan vertegenwoordigers van pers, radio of televisie kan de vergadering toestemming verlenen een verslag of reportage van openbare zittingen te maken en deze in de publiciteit te brengen, dit in overleg met de communicatieadviseur.. Deze toestemming zal slechts worden verleend, wanneer de volgende voorwaarden aanvaard worden: a b de verslaggevers/reporters blijven zelf verantwoordelijk voor hun weergave; de verslaggevers/reporters verplichten zich onjuistheden in hun weergave via hetzelfde medium waarvan zij voor hun weergave gebruik maakten, te rectificeren in de door het moderamen gestelde vorm; GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 19

20 c de synode behoudt zich het recht voor te verbieden dat bepaalde zaken in de publiciteit worden gebracht; d het moderamen ontvangt via de communicatieadviseur in viervoud de tekst van de weergave aanstonds nadat deze in de publiciteit is gebracht. 8.5 De eerste scriba draagt er zorg voor dat een genomen besluit binnen drie weken via de website van de synode kan worden geraadpleegd door kerkenraden en kerkleden. Deputaten GSP, via de webmaster zullen naderhand volgens opgave van de synode duidelijk markeren, wanneer het een besluit betreft dat effectuering in alle plaatselijke kerken met zich brengt. TOELICHTING Punt 8.5 is toegevoegd op basis van een besluit van de GS Zuidhorn (Acta art. 18) ARTIKEL 9: DEPUTATEN VAN DE GENERALE SYNODE 9.1 Bij het benoemen van deputaten zal de synode de volgende richtlijnen aanhouden: a De deputaatschappen worden zo klein mogelijk gehouden. b Bij primi-vacatures hebben secundi voorrang, tenzij goede redenen zich daartegen verzetten; in het laatste geval wordt men ook niet meer als secundus voorgedragen. c Een cumulatie van functies wordt zoveel mogelijk vermeden. d De synode gaat niet vaker dan twee keer tot herbenoeming over; voor de leden van het moderamen van deputaten-curatoren van de Theologische Universiteit is indien nodig een derde herbenoeming mogelijk; voor deputaatschappen die contacten met andere kerken onderhouden in binnen- en buitenland, is een derde herbenoeming mogelijk, indien het deputaatschap de noodzaak daarvan aantoont e Deputaten zenden voor de opening van de synode een met redenen omkleed advies over de vervulling van vacatures; nadat zij de kandidaten hebben gepolst. Zij kunnen vooraf zelf een wervingsprocedure in gang zetten via de website f Het moderamen is verantwoordelijk voor het voorstel tot benoeming aan de synode, waarbij het niet gebonden is aan het advies van deputaten. Een voordracht van iemand die niet eerder deputaat was, wordt met redenen omkleed. 9.2 De benoemde deputaten zullen a op uitnodiging van de door de synode aangewezen samenroeper(s) zo spoedig mogelijk bijeenkomen om hun werkzaamheden zo te regelen, dat deze binnen de daarvoor gestelde tijd tot een goed einde gebracht kunnen worden; b hun werkzaamheden verrichten in gebondenheid aan de door de synode omschreven opdracht; c een van hun leden aanwijzen die belast is met de communicatie en daartoe contact onderhoudt met deputaten Generaal-Synodale Publicaties; d de kerken, wanneer daarvoor aanleiding is, tussentijds informeren over hun werkzaamheden door bemiddeling van de sectie communicatie van deputaten Generaal-Synodale Publicaties; e eigen publicitaire uitingen zoveel mogelijk inrichten volgens een herkenbare vormgeving zoals aangegeven door deputaten Generaal-Synodale Publicaties; f van hun handelingen schriftelijk rapport uitbrengen aan de eerstvolgende synode. Zij dienen aan hun rapport voorstellen te verbinden, die zodanig geformuleerd zijn, dat ze in aanmerking komen voor een directe behandeling ter synode; g in hun rapport aan de volgende synode een rooster van aftreden opnemen, waarbij rekening wordt gehouden met het bepaalde in art. 9.1 sub d. 20 ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005

21 h i j k hun rapporten aan de eerstvolgende generale synode en de daaraan toegevoegde ontwerpbesluiten opstellen overeenkomstig de aanwijzingen van deputaten Generaal-Synodale Publicaties; tenzij de synode anders bepaald heeft, hun rapport uiterlijk drie maanden voor de bijeenkomst van de eerstvolgende synode indienen bij de deputaten GSP, die voor publicatie en aanbieding aan de plaatselijke kerken zorgdragen; indien krachtens een beslissing van de synode toezending aan de kerken dient plaats te vinden, het rapport zo tijdig aan deputaten GSP toezenden dat het de kerken kan bereiken binnen de in de opdracht van deputaten gestelde termijn en niet later dan twee maanden voor de aanvang van de synode; alleen in uiterste noodzaak zal na die termijn aan de kerken aanvullend worden gerapporteerd, waarbij de deputaten GSP beslissen of, en zo ja op welke wijze, nog verzending aan de kerken zal plaatsvinden. ter zake van de te maken onkosten en de verantwoording daarvan zich gedragen naar de regels zoals die zijn vastgesteld in de Regeling verhouding deputaatschappen ten opzichte van deputaten Financiën en Beheer, vastgesteld door de GS Zuidhorn 2002, en de instructie 'Financieel beleid', als bijlage opgenomen in de Acta van de Generale Synode van Heemse 1984/1985, op de Generale Synode van Ommen 1993 als volgt geamendeerd: bij het declareren van reiskosten vindt een vergoeding plaats op basis van 1e klas Ned. Spoorwegen of de door de overheid fiscaal neutraal vastgestelde kilometervergoeding voor auto's. 9.3 De assessor voorziet de quaestor van een overzicht van de namen van de ingestelde deputaatschappen (naam samenroeper, diens telefoonnummer, adres en woonplaats). Tevens geeft het moderamen daarbij aan of het deputaatschap gerechtigd is een eigen quotum aan de kerken te vragen. Additioneel artikel: De bepaling in de oude Huishoudelijke Regeling, artikel 8.1b, dat personen die de leeftijd van 70 jaar bereikt hebben, niet meer voor benoeming in aanmerking komen, wordt ingetrokken. TOELICHTING Voorgesteld wordt de dwingende bepaling over de maximumleeftijd weg te laten vanwege het discriminatoire karakter ervan. Uiteraard kan de synode bij het aanzoeken of herbenoemen van deputaten wel rekening houden met hun leeftijd, maar als algemeen criterium is het ongeschikt, omdat leeftijd niet rechtstreeks met kwaliteit in verband staat. De bepaling onder artikel 1d, overgenomen uit art. 8.2 sub g (oud), voorziet er al in, dat men in elk geval na negen jaar moet aftreden. De benoeming van nieuwe deputaten moet zorgvuldiger plaatsvinden waarbij het deputaatschap veel verantwoordelijkheid krijgt in het kiezen van geschikte kandidaten. Tot nu toe werden nieuwe deputaten voorgedragen door het deputaatschap of door kerkenraden. Deze procedure leidde niet altijd tot gewenste resultaten en is niet transparant. De nieuwe procedure die wordt aanbevolen, is: Het deputaatschap stelt profielschets(en) op van de kandidaat-deputaat(ten). Deze profielschetsen worden gepubliceerd op de website. Kandidaten nemen zelf contact op met het deputaatschap; wanneer het een geschikte kandidaat blijkt te zijn, wordt hij/zij voorgedragen aan de synode. Wanneer er geen reacties komen op de vacature(s), kan het deputaatschap alsnog de oude procedure gebruiken Artikel 9.1 sub b, e en f is gebaseerd op een opdracht van de GS Zuidhorn (instructie deputaten VGS, Acta artikel 213, besluit 7 sub i). De toevoegingen in 9.2 zijn ontleend aan de door de GS Zuidhorn vastgestelde algemene instructie voor deputaatschappen. Artikel 9.2 sub k is aangepast aan het besluit van de GS Zuidhorn, Acta art GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND 21