Bedrijf starten Handleiding MKBusinessplan.nl Versie 1.0 Juli 2013

Transcriptie

1 Bedrijf starten Handleiding MKBusinessplan.nl Versie 1.0 Juli 2013

2 Inleiding Geachte, Hier vindt u onze handleiding die u op weg helpt en van informatie voorziet betreffende het opzetten van een eigen onderneming. U kan makkelijk door het bestand navigeren via de inhoudsopgave die klikbaar is gemaakt. In dit document aanwezig: Module bedrijf starten o Welke rechtsvorm moet ik kiezen? o Hoe schrijf ik mij in? o Hoe schrijf ik een BV in? Module aan de slag o Wat komt er kijken bij het doen van de administratie? o Wat moet in de jaarrekening komen te staan? o Welke belastingaangiften zijn voor mij relevant? Mochten er nog vragen zijn na lezen van dit document dan kan u altijd contact met ons opnemen. Wij staan u graag te woord en kunnen u vrijwel zeker helpen met uw vragen. Om dit te onderbouwen vindt u hieronder een overzicht van wat wij als administratiekantoor doen. Onze diensten: Begeleiding inschrijven BV Belastingaangifte (OB, IB en VB) Administratie (inboeken, opstellen jaarrekening, financiële rapportages) Loonadministratie Opstellen relevante documenten (bijv. Algemene Voorwaarden en Contracten) Wij hopen dat deze informatie u een duidelijker beeld geeft van wat er bij komt kijken wanneer u een eigen zaak begint. Mocht u nog met vragen zitten of meer informatie willen hebben, neem dan vooral contact met ons op. Vriendelijke groet, MKBusinessplan.nl info@mkbusinessplan.nl

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Starten van een eigen bedrijf ) Bedrijf starten ) BV Inschrijven... 5 Aan de slag ) Administratie ) Jaarrekening ) Belastingaangifte Bijlage: schematische voorstelling rechtsvormen (bron: KvK) Bronnen... 13

4 Starten van een eigen bedrijf Start met een webwinkel, als freelancer of ZZP`er, vanuit thuis, met een franchise, vanuit een uitkering of met een uitkering. Het kan allemaal, echter over de uitvoering hiervan moet u eerst even goed nadenken. Volgens de wet heeft u een onderneming als u zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling om winst te maken. Ook als u als freelancer of ZZP`er aan de slag wilt gaan en daarbij daadwerkelijk als zelfstandige wordt erkend, dient u een rechtsvorm te kiezen. 1) Bedrijf starten Rechtsvorm kiezen Uw bedrijf heeft een juridische vorm nodig, de zogenaamde rechtsvorm. Als startend ondernemer zal u naar alle waarschijnlijkheid voor één van de volgende rechtsvormen kiezen: eenmanszaak, vennootschap onder firma (VOF), man-vrouwfirma, commanditaire vennootschap, besloten vennootschap (BV). Welke rechtsvorm het beste past bij uw bedrijf, hangt af van uw situatie. Bijvoorbeeld hoe u de aansprakelijkheid regelt en wat fiscaal voordelig is. Wel of geen rechtspersoonlijkheid? Aansprakelijkheid - Er zijn rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid en rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid bent u met uw privévermogen aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf. Schuldeisers kunnen dan bijvoorbeeld beslag leggen op uw bezittingen. Dit is bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid niet het geval (tenzij de bestuurder persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld vanwege onbehoorlijk bestuur). Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid (inkomstenbelasting) zijn: Eenmanszaak, Vennootschap onder firma, Maatschap, Commanditaire vennootschap. Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid (vennootschapsbelasting) zijn: Besloten vennootschap, Flex BV, Naamloze vennootschap, Vereniging, Stichting, Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij. Belasting Iedere rechtsvorm betaalt omzetbelasting (btw). Daarnaast betaalt u bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid (bijv. eenmanszaak of VOF) inkomstenbelasting over uw winst. Deze winst valt in Box 1 en het tarief is afhankelijk van in welke belastingschijf uw winst uitkomt. Met een BV betaalt u vennootschapsbelasting. Hiervoor geldt een lager tarief dan voor de inkomstenbelasting, namelijk 20% tot 25%. Echter, met een eenmanszaak of VOF heeft u vaak recht op meerdere belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Wanneer uw onderneming weinig winst maakt dan is het vaak voordeliger een eenmanszaak of VOF te starten. Hoe schrijf ik mij in? Voor het inschrijven van een eenmanszaak, VOF, maatschap of CV: - KvK-website: op de site vindt u digitale formulieren die u zo volledig mogelijk invult alvorens u naar de KvK gaat om uw bedrijf in te schrijven. - Na het invullen van deze formulieren kan u zien bij welk KvK-kantoor u terecht kan. In de meeste gevallen maakt u een afspraak bij het KvK-kantoor in de stad waar u woonachtig

5 bent. U krijgt dan ook direct te horen wat u mee dient te nemen naar deze afspraak (bijv. een geldige legitimatie bewijs). Het inschrijven kan binnen een half uur zijn geregeld. Voor het inschrijven van een rechtspersoon (bijv. een BV): - U heeft een notariële akte nodig. Hierin staan de statuten. De notaris controleert de juridische kant hiervan. - U moet minstens 1 eurocent in de vennootschap storten. Dit kan met geld, maar ook in natura. - De notaris verzorgt de inschrijving van uw BV in het Handelsregister. Let op! Al vóórdat u een BV opricht, kunt u een onderneming hebben. Bijvoorbeeld omdat u uw bedrijfsactiviteiten al bent gestart. Treedt u namens deze 'BV in oprichting' naar buiten? Dan bent u persoonlijk aansprakelijk voor de rechtshandelingen. Bij het inschrijven van een BV komt meer kijken omdat de BV een rechtspersoon is. Meer informatie over het inschrijven van een BV vindt u in het volgende hoofdstuk. Terug naar de inhoudsopgave 2) BV Inschrijven In dit hoofdstuk vindt u de informatie met betrekking tot de besloten vennootschap. Dit document gaat dieper in op het opstellen van benodigde notariële akte en de verschillende soorten BV s. Het nieuwe B.V.-recht Per 1 oktober 2012 kunt u gemakkelijker een bv oprichten. Ook heeft u meer mogelijkheden om een bv naar eigen wens in te richten. Onder andere de volgende zaken veranderen: U heeft geen minimum(start)kapitaal van meer nodig. Eén eurocent volstaat. De verplichte bankverklaring en de verplichte accountantsverklaring vervallen. U kunt stemrechtloze of winstrechtloze aandelen uitgeven. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij uitgifte van aandelen aan werknemers, familieleden of financiers. U mag besluiten nemen buiten de algemene vergadering om. Op die manier kan de bv sneller handelen. U mag buiten Nederland vergaderen. U kunt zelf kiezen om de overdracht van aandelen wel of niet te beperken. Een notariële akte van oprichting, met onder meer de statuten van de B.V., is nog wel nodig. De juridische kant van de notariële akte wordt gecontroleerd door de notaris die ook de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Omzetten huidige B.V. naar Flex B.V. Indien u uw huidige BV wil omzetten naar een Flex BV is dit mogelijk door het wijzigen van uw statuten, het bijwerken van het aandeelhoudersregister en het invullen van de bijhorende formulieren van de KvK.

6 Stamrecht B.V. De stamrecht B.V. is een gewone B.V. die wordt gebruikt om uw gouden handdruk fiscaal vriendelijk te ontvangen. De kosten van de oprichting van de stamrecht B.V. zijn gelijk aan de kosten van de oprichting van een gewone B.V. Het voordeel van een stamrecht B.V. is dat er niet direct belasting wordt geheven over uw gouden handdruk. De gouden handdruk wordt overgemaakt op een rekening van de B.V.. De B.V. sluit een overeenkomst met u, waarin wordt overeengekomen wanneer de afkoopsom in termijnen aan u wordt uitgekeerd. Deze stamrecht overeenkomst moet aan de door de Belastingdienst gestelde vereisten voldoen. Opstellen notariële akte Het opstellen van een eenvoudige notariële akte kan al vanaf 325,- excl. BTW. Er zijn verschillende ondernemingen die de notariële akte van een B.V. en de na oprichting wettelijk verplichte administratieve handelingen van een B.V. online faciliteren. Grofweg gaat dit als volgt: - U levert een aantal gegevens aan. Denk aan: een kopie van uw legitimatiebewijs, de naam van de B.V., het aantal aandeelhouders, de doelstelling van de vennootschap en eventuele bijzondere bepalingen. - Vervolgens wordt er een conceptakte van oprichting opgesteld en u toegestuurd waarna de B.V. kan worden opgericht. - Na oprichting ontvangt u een afschrift van de oprichtingsakte, een register van aandeelhouders en een uittreksel van het handelsregister waaruit blijkt dat de B.V. is ingeschreven. Het uittreksel van de KvK kost 11,-. De organisatie of notaris die uw inschrijving begeleidt rond de inschrijving van uw BV voor uw af. Terug naar de inhoudsopgave

7 Aan de slag Wanneer u bent ingeschreven kan u aan de slag. Nu is het van belang uw (loon)administratie goed op orde te houden, tijdig de jaarrekening op te stellen en moet u vooral de belastingaangifte niet vergeten. Deze zaken staan niet altijd bovenaan het prioriteitenlijstje van een ondernemer maar zijn toch cruciaal. Het is daarom verstandig te bepalen hoe u dit gaat aanpakken: zelf doen of uitbesteden? 3) Administratie Wettelijk verplicht U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Deze verplichting geldt ook als u uw bedrijf binnen de genoemde periode beëindigt. Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden, bij voorkeur digitaal. Niet alleen omdat u als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht. Het is dan ook veel gemakkelijker om uw aangifte in te vullen. Bedrijfsvoering Met een goed bijgehouden administratie hebt u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen. Belastingaangifte Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'. Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw.

8 Wat? U moet zowel de papieren als digitale versies van uw administratie bewaren. De administratie vormt de basis van uw belastingaangiften. Een aantal onderdelen is verplicht, zoals: kasadministratie kassabonnen bankafschriften contracten correspondentie facturen Salarisadministratie/ loonadministratie Als u personeel in dienst neemt, heeft dat gevolgen voor uw administratie. U moet nu een loonadministratie aanleggen en voor iedere werknemer een loonstaat bijhouden. Ook moet u zorgen dat uw werknemers loonstroken en jaaropgaven krijgen. Terug naar de inhoudsopgave 4) Jaarrekening Wat is een jaarrekening? Een jaarrekening is een overzicht van de financiële situatie van een onderneming van het afgelopen boekjaar. Iedere onderneming maakt zo n jaarrekening, mede omdat je elk jaar aan de Kamer van Koophandel je jaarrekening moet sturen. Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Wanneer moet je een jaarrekening deponeren? Wanneer u één van de volgende soorten ondernemingen heeft: besloten vennootschap (bv); naamloze vennootschap (nv); coöperatie; onderlinge waarborgmaatschappij; vof of cv waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn; vereniging of stichting met een onderneming die in 2 opeenvolgende boekjaren minimaal 4,4 miljoen per jaar omzet; buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren; onderneming die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap valt? Twee soorten jaarrekeningen Er zijn twee soorten jaarrekeningen, de fiscale jaarrekening en de bedrijfseconomische jaarrekening. De fiscale jaarrekening moet aan de normen van de fiscus voldoen en is bedoeld om de fiscale winst van je onderneming te berekenen. Deze fiscale winst wordt gebruikt als basis voor de heffing van inkomsten- of vennootschapsbelasting.

9 De bedrijfseconomische jaarrekening geeft een beter beeld van de situatie van een onderneming. Er wordt geen rekening gehouden met fiscale normen, maar het geeft de werkelijke situatie. Het geeft een beeld van de vermogenssituatie van de onderneming en van de resultaten, vanuit bedrijfseconomisch oogpunt. Deze jaarrekening wordt vaak gebruikt bij (her)financiering of verkoop van de onderneming. Het verschil tussen deze twee jaarrekeningen wordt de stille reserve genoemd. Een voorbeeld hiervan is een bedrijfspand dat voor euro op de balans staat weergegeven (aanschafwaarde minus afschrijvingen) en dat een economische waarde (marktwaarde) van euro vertegenwoordigt. De stille reserve bedraagt Deze meerwaarde is overigens bij verkoop belast bij de fiscus. Wat is een balans? De balans is een momentopname en het geeft een overzicht van de financiële situatie van je onderneming. Het overzicht bestaat uit de schulden en bezittingen van je onderneming, meestal aan het eind van een boekjaar. Het boekjaar loopt meestal parallel aan een kalenderjaar en de datum van de balans is dan ook meestal 31 december. Je bezittingen, ook wel activa genoemd, staan aan de linkerkant van de balans. Je schulden, passiva genoemd, staan aan de rechterkant van de balans. Ook staat er in de balans algemene informatie over de onderneming. Hierbij moet je denken aan informatie als de balansdatum, de lengte van het boekjaar, het aantal werknemers en de bestemming van de winst. Wat is een winst- en verliesrekening? Een winst- en verliesrekening heet ook wel resultatenrekening of exploitatierekening. Het geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Dit overzicht eindigt met de over die periode behaalde winst of verlies. Wat staat er in de toelichting? Hoe groot de omvang van de toelichting is, hangt af van de grootte van de onderneming. Bij een kleine rechtspersoon bestaat de toelichting uit een korte verwijzing waarop de balans tot stand is gebracht en het aantal werkzame personen. Bij een grotere onderneming is de toelichting ook groter, zelfs de betalingen aan de directie kunnen hierop vermeld staan. Accountantsverklaring U heeft als ondernemer van een natuurlijk persoon zoals: eenmanszaak, vof, man/vrouw vof, maatschap of commanditaire vennootschap geen accountantsverklaring/geen accountant nodig voor uw reguliere administratie of jaarrekening. Als bestuurder van een rechtspersoon zoals: BV, NV, stichting, vereniging of coöperatie heeft u voor de Nederlandse wetgeving alleen een accountantsverklaring nodig als u aan twee van de onderstaande voorwaarden voldoet: De waarde van de activa van uw bedrijf minus de herwaarderingsreserve en de minus de reserve deelnemingen hoger zijn dan ,- en De omzet bedraagt meer dan ,- en U heeft meer dan 50 medewerkers in dienst. De accountant controleert de jaarrekening en schrijft daarover een onafhankelijk rapport. In grote lijnen zijn er vier soorten accountantsverklaringen:

10 Een goedkeurende accountantsverklaring Een afkeurende accountantsverklaring (wezenlijke bedenking) Een verklaring oordeelonthouding (wezenlijke onzekerheid) Een verklaring met beperking (materiële bedenking of onzekerheid) Terug naar de inhoudsopgave 5) Belastingaangifte Aangifte doen Iedere ondernemer moet periodiek aangifte doen voor een of meer belastingsoorten. Welke dat zijn bepaalt de Belastingdienst nadat u zich hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Via de website van de Belastingdienst kunt u digitaal aangifte doen. Na inschrijving bij de KvK ontvangt u inloggegevens. U kunt de aangifte ook uitbesteden aan een intermediair, zoals een salarisadministrateur, accountant of belastingconsulent. Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting doet u jaarlijks aangifte. Voor de omzetbelasting (btw) doet u dit jaarlijks, maandelijks of per kwartaal. Inkomstenbelasting (uitstel mogelijk). Inkomstenbelasting Vennootschapsbelasting Omzetbelasting Frequentie Jaarlijks Jaarlijks Per kwartaal* Uitstel? Uitstel mogelijk Uitstel mogelijk Uitstel niet mogelijk Wanneer? Voor 1 april. Voor 1 juni. Uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op de periode waarover je aangifte doet. Waarom? Extra Als je als ondernemer wordt aangemerkt kun je bepaalde kosten aftrekken. Voor je personeel moet je de jaaropgave loon ruim voor 1 april verstrekken zodat zij hun aangifte op orde kunnen hebben. Je betaalt belasting over de winst van een BV of NV wanneer u aangemerkt wordt als eigenaar. *Maandelijks i.g.v. omzet > per jaar of Jaarlijks i.g.v. omzet <1.883 per jaar Btw-aangifte. Voorbeeld uiterste inleverdatum: De aangifte van het eerste kwartaal (januari tot maart) moet uiterlijk op 30 april binnen zijn bij de belastingdienst. Salarisadministratie Als u met personeel werkt doet u ook nog aangifte voor de loonheffingen, dat wil zeggen: loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. U legt hiervoor een loonadministratie aan die zorgdraagt voor een juiste afwikkelingen van de loonheffingen.

11 Hoe vraagt u uitstel aan? Als u uw aangifte niet op tijd kunt indienen, kunt u uitstel aanvragen. U doet dit vóór de uiterste inleverdatum. Dit kan zowel digitaal, schriftelijk als telefonisch. Als u uw aangifte te laat of helemaal niet indient, krijgt u een verzuimboete van de Belastingdienst. Voordat de boete wordt opgelegd, stuurt de Belastingdienst een herinnering en later eventueel een aanmaning. Terug naar de inhoudsopgave

12 Bijlage: schematische overzicht rechtsvormen (bron: KvK)

13 Bronnen Bronnen die zijn gebruikt voor de opmaak van dit document: Aanlevering financiële gegevens bij overheid makkelijker met SBR Ingangsdatum: 1 januari Belastingaangifte wijzigen wordt makkelijker Ingangsdatum: 1 januari