Digitale Communicatie

Transcriptie

1 Camerman Maïté S Faculteit Politieke en sociale Wetenschappen Digitale Communicatie Opdracht : Collaborative tool - Vergelijking VCRI- PBWiki met SWOT- analyse Marielle Leijten Academiejaar

2 1. Inleiding Voor de paper rond collaborative writing moesten we een vergelijking maken tussen onze collaborative tool, PBWiki, en VCRI, een andere collaborative tool, aan de hand van een SWOT- analyse, met nadruk op de strenghts, weaknesses, opportunities en threats. VCRI staat voor Virtual Collaborative Research Institute, ontwikkeld door de Universiteit van Utrecht. Het is een elektronische omgeving die je gebruikt tijdens groepsopdrachten, om in team te werken. De belangrijkste rol van dit programma is producten te delen en gezamenlijk werken met de andere leden van de groep. Het programma is een zogenaamde groupware, net zoals PBWiki. 2. Sterktes versus zwaktes : VCRI Strenghts Chat : wordt gebruikt om synchrone communicatie mogelijk te maken terwijl we aan het werken zijn. De geschiedenis van de discussie kan je opslaan en ook afdrukken Debat : gemakkelijk om argumenten te volgen. Het wordt gebruikt om te discussiëren. Iedereen kan zijn standpunt geven en wijzigen indien nodig op een anonieme wijze. Forum : het is ook een tool om met de andere leden te communiceren. Bijna gelijk aan de chat. Notities : tool die je helpt om je ideeën te herinneren Synchroon : de verschillende tools kunnen te samen gebruikt worden. Het is dus een sterke visuele samenwerkingstool Co- writing : mogelijkheid om tijdelijk te werken aan een tekst zonder risico dankzij de optie vrijgeven en blokkeren. Planner : handig om taken te planner en Weaknesses Programma : om het programma te kunnen gebruiken, moet je het vooraf instaleren en daarna nog een login van de Universiteit ingeven. Macintosh : uit eigen ervaring werkt het programma niet op Macintosh Gebruik : moeilijk, druk en ingewikkeld, niet altijd gebruiksvriendelijk. Er wordt ook geen uitleg gegeven over de werking van VCRI. Het is een programma dat je moet leren gebruiken dankzij een handleiding. Je moet er dus veel tijd insteken Design : niet aantrekkelijk Externe leden : iedereen die uitgenodigd wordt moet in het bezit zijn van het programma. Documenten : je kan er geen uploaden 1

3 te verdelen tussen de verschillende leden. Kaders : verschillende schermen mogen naast elkaar geopend worden. Het is een visuele samenwerkingstool Participatie : duidelijke voorstelling van de participatie van elk lid. Het is een manier om alles te controleren, omdat je ziet wie wat gedaan heeft. Online leden zie je meteen in de statusbalk. Bovendien worden de wijzigingen automatisch doorgestuurd. 3. Sterktes versus zwaktes : PBWiki Strenghts Account : het is even eenvoudig om een PBWiki account te creëren dan een boterham met peanutbutter te smeren. Log in : je kan je eigen PBWiki- account aanpassen door je gewoon aan te melden met jouw e- mail adres en wachtwoord. Je hoeft geen programma te installeren op je computer. Design : personaliseerbaar met verschillende kleuren wat het aangenamer maakt om te werken. Lay out : mogelijkheid om knoppen en hyperlinks te gebruiken en foto s en video s te downloaden Capaciteit : gigantische capaciteit van 1 petabyte (PB), dus voldoende ruimte om documenten te downloaden Print : Alle pagina s kunnen afgedrukt worden Tekstverwerker : gelijkaardig aan die van Microsoft Word, dus heel gebruiksvriendelijk Gratis : het gebruik van PBWiki is gratis. Reactie : Er is een commentaar- functie Weaknesses Aanpassingen : moeilijk te zien wie de aanpassingen heeft gemaakt. Daarvoor moet je de page history bezoeken. Chat : functie die in PBWiki niet aanwezig is. Het is dus moeilijk om zijn mening te geven. Betalend : om een upgraded versie te gebruiken van PBWiki moet je ervoor betalen. En pas op dit moment krijg je een ruimte van 1PB. Met de gratis versie krijg je maar 2GB ruimte. Asynchroon : het is onmogelijk om synchroon te werken en verschillende pagina s gelijktijdig te openen of te samen op PBWiki te werken. Je moet eerst wachten totdat de andere gedaan heeft met het schrijven. 2

4 per pagina waardoor het eenvoudig is om jouw standpunt te communiceren over de inhoud Exporteren : alle pagina s mogen geëxporteerd worden als zipfiles. Meeting agenda : op basis van een vaste structuur kan je je meetings plannen en per meeting een overzicht geven van de inhoud. Het is handig om de taken op te sommen en zorgen dat ze duidelijk zijn voor iedereen. Activity tracking : geeft een overzicht van het verloop van je werkproces. Je kan het personaliseren en bewerken naar hartelust. Assignments : efficiënte manier om de taken te verdelen en te delegeren zodat iedereen ze kan volgen en continu in orde zijn. Externe toegang : mogelijkheid om andere mensen uit te nodigen en hun een rol toe te kennen (editor, writer, reader, page- level only en administrator) om deel te nemen aan het schrijfproces Recente activiteiten : aan de kant verschijnen er ook schermen met jouw recente activiteiten op PBWiki, jouw navigator en een sidebar dat je kan bijvullen. Updates : je mag kiezen om updates te krijgen via e- mail wanneer iemand iets aan het document heeft aangepast Functies : je kan de pagina s delen met anderen, pagina s ordenen in folders, tags toevoegen, toegang tot en pagina controleren, pagina s kopiëren en plagiaat controleren 3

5 4. Opportunities : PBWiki versus VCRI De gratis toegang van PBWiki zorgt ervoor om een hoog aantal mensen aan te trekken. Met zijn gebruiksvriendelijke, gemakkelijke en aangename manier om te werken, lokt PBWiki personen aan van alle leeftijden. Ook diegenen die het niet altijd gemakkelijk hebben met collaborative tools programma s. Het is een zeer toegankelijk programma. PBWiki is een tool die bedrijven tijd doet besparen, omdat iedereen op de hoogte is van de uitgevoerde taken. Het geeft dus ook de kans aan alle medewerkers initiatieven te nemen. Het zou handig zijn VCRI te doen evolueren naar een online tool VCRI biedt veel meer mogelijkheden dan de meeste collaborative tool programma s die gewoon maar basisfuncties aanbieden, door onder andere hun meer uitgebreide commentaar- en revisiefuncties in de tekst verwerkingen. De design van VCRI zou aantrekkelijker moeten zijn. 5. Threats : PBWiki versus VCRI PBWiki stelt slechts basisfuncties voor. Het zal dus niet voldoende zijn als collaborative tool voor sommige mensen. Deze tool biedt te weinig mogelijkheden aan. Door zijn design en lay- out niet te verbeteren gaat VCRI klanten verliezen die liever andere collaborative tools gaan gebruiken, met dezelfde functies maar met een meer aangename opmaak. Aangezien de installatie van het programma VCRI te ingewikkeld is, zullen bepaalde personen het opgeven omdat de procedures te lang zijn. In onze hedendaagse maatschappij is tijd te kostbaar! 4

6 6. Besluit Volgens mijn gebruikservaring van deze twee collaborative writing tools, heb ik kunnen opmerken dat ik veel liever PBWiki gebruik dan VCRI. PBWiki is aangenamer, persoonlijker en gebruiksvriendelijker. Het enige zwakke punt van PBWiki is dat het onmogelijk is om synchroon te werken met de andere medewerkers, in tegenstelling tot VCRI. Het gebruik van deze twee collaborative tools heeft mijn opvattingen bevestigd over de face- to- face communicatie. Ondanks de belangrijke evoluties in de virtuele communicatie wereld, blijven deze voor mij noodzakelijk, vooral bij groepswerken. 5