Met vragen kunt u terecht bij de DIOS Helpdesk (zie onder Informatie en communicatie ).

Transcriptie

1 Handleiding voor medewerkers FSW Secure Access Portal Faculteit der Sociale Wetenschappen Handleiding versie: 18 maart 2008 FSW Secure Access Portal De FSW Secure Access Portal (kortweg Portal) biedt een veilige toegang tot de FSW werkomgeving van buiten de faculteit. Verschillende toepassingen zoals webmail en toegang tot uw P-schijf worden op een eenduidige en veilige manier aangeboden. Bij het starten controleert de Portal de veiligheid van uw PC of laptop al voordat u uw gebruikersnaam en wachtwoord opgeeft. Hiermee wordt voorkomen dat deze gegevens misbruikt kunnen worden, bijvoorbeeld door middel van een programma dat door een virus op uw PC is gezet (zgn. keylogger). Als er wel een virusscanner is geïnstalleerd maar deze is niet voorzien van actuele virusinformatie krijgt u beperkte mogelijkheden binnen de portal. De belangrijkste daarvan is toegang tot internet, zodat u in de gelegenheid wordt gesteld de gegevens van uw virusscanner te actualiseren. Deze handleiding geeft uitleg over de werking en de mogelijkheden van de Portal. De handleiding gaat uit van het gebruik van Windows met Internet Explorer. Bij gebruik van een andere webbrowser dan Internet Explorer ervaart u mogelijk een ander uiterlijk en/of andere functionaliteiten. Met vragen kunt u terecht bij de DIOS Helpdesk (zie onder Informatie en communicatie ). Virusscanner Om met de Portal te kunnen werken moet uw PC zijn voorzien van een virusscanner. De Portal werkt samen met veel verschillende virusscanners. Een actuele lijst is opgenomen op de website van de Helpdesk. Installatie van software De eerste keer dat u de met de Portal gaat werken wordt er software op uw PC geïnstalleerd. Dit installeren is veilig en gebeurt pas nadat u daar zelf toestemming voor hebt gegeven. U gaat naar de Portal door in Internet Explorer het volgende adres in te tikken: portal.fsw.leidenuniv.nl 1

2 Als u onderstaande melding krijgt kunt u op de knop Install klikken. Er worden nu verschillende programma s geïnstalleerd die uw PC controleren op veiligheid. Als uw PC veilig is bevonden komt u in het inlogscherm: Om in te loggen gebruikt u uw FSW-medewerkersaccount en -wachtwoord. Zorg ervoor dat in het derde invoerveld de tekst Secured staat. U kunt nu werken in de veilige omgeving van de Portal. 2

3 Hoofdmenu Portal De kleur in het portalmenu geeft de status van de toegang weer: Groen Uw PC voldoet aan de beveiligingseisen zoals de Portal die stelt. Alle menuopties zijn beschikbaar. Rood Uw PC voldoet niet aan de beveiligingseisen voor de virusscanner. Of de Portal kan dit niet controleren omdat u niet de beheerder van de PC bent (b.v. in een internetcafé). Toegang tot de Portal is beperkt: een aantal menuopties ontbreekt en de maximale tijdsduur voor de verbinding is beperkt tot 1 uur. In deze situatie moet zo mogelijk de virusscanner up-to-date gebracht worden om volledig toegang te kunnen krijgen. Zodra de virusscanner up-to-date is, kan de verbinding opnieuw opgezet worden door Sign Out te kiezen en vervolgens opnieuw in te loggen. Rechtsboven wordt de resterende tijd aangegeven ( Session ) die u nog binnen de Portal kunt werken. Uitloggen uit de Portal Om uit te loggen klikt u op de Sign out-knop rechtsboven in het scherm. Gebruik altijd deze knop om de Portal af te sluiten. 3

4 Mogelijkheden binnen de Portal Veilig naar websites In de rechter bovenhoek van het hoofdmenu ziet u een invulveld en een Browse-knop. Hiermee krijgt u beveiligde toegang tot websites. Web Bookmarks Onder deze kop kunt u webapplicaties opstarten als Webmail, verlofregistratie e.d. U kunt zelf Bookmarks toevoegen, dit is vooral handig voor webpagina s die normaal gesproken alleen van binnen de universiteit te bereiken zijn (zoals Intranet-pagina s). Files Met deze functie kunt u bestanden van uw netwerkschijven naar uw PC thuis downloaden (kopiëren) en weer uploaden. Vink de te downloaden bestanden aan en klik op de knop Download. Let op: U kunt een bestand direct aanklikken en openen, maar dan bewerkt u een kopie van het bestand en blijft het origineel ongewijzigd. Zie hieronder: kies Save en NIET Open 1. Bewaar daarmee het bestand op uw lokale PC en open en bewerk het daar verder. 1 Gebruik Open alleen als u het bestand alleen even wilt lezen. 4

5 Gebruik de knop Upload Files om bestanden van uw PC thuis naar uw P, Y of O-schijf te kopiëren. Terminal Sessions Hiermee start u de FSW Terminal Server waarmee u vanaf thuis gebruik kunt maken van de FSWonderwijsapplicaties. Client Application Sessions Hieronder staat het programma Network Connect. Dit programma maakt het mogelijk de netwerkschijven aan uw PC thuis te koppelen. Daardoor wordt het mogelijk met deze schijven te werken alsof de informatie op uw eigen PC staat. U kunt bijvoorbeeld Word op uw PC thuis starten en dan een bestand op de P-schijf openen, bewerken en weer opslaan. Het werken met Network Connect gaat als volgt: Klik op de knop Start (dit is niet nodig als u binnen het Pieter de la Courtgebouw met een laptop bent ingelogd op de Portal, dan wordt Network Connect automatisch gestart) U kunt nu zogeheten drive mappings aanmaken; dat zijn verbindingen op afstand naar uw netwerkschijven: o De O-schijf koppelen: klik met de rechtermuis knop op My Computer en dan met de linker muisknop in het snelmenu op Map Network Drive o Selecteer vervolgens bij Drive: de driveletter O: o Vul bij Folder in: \\fswgrp01.fsw.leidenuniv.nl\fac$ De afkorting voor het $-teken (hier fac ) is afhankelijk van het departement of de eenheid waar u werkt: CUA CA/SNWS PED Pedagogische Wetenschappen PSY Psychologie POW Politieke Wetenschap BSK Bestuurskunde FAC bestuur, beheer en diensten o Zorg dat er een vinkje staat bij Reconnect at logon 5

6 o Klik op Finish o Vervolgens moet u eenmalig uw inloggegevens opgeven; zet het vinkje aan bij Remember my password, dan wordt bij de volgende keer dat u Network Connect start de O-schijf automatisch gekoppeld: 6

7 o De P-schijf koppelen gaat op soortgelijke manier, alleen vult u bij Folder in: \\fswpfs01\users$\<username> met uw inlognaam op de plaats van <username>: o Als u over een Y-schijf beschikt kunt u deze op analoge wijze koppelen, bij Folder vult u dan in: \\Fswlab01\lab$. 7

8 Meest voorkomende problemen Het duurt erg lang voordat ik kan werken, is dat normaal? De eerste keer dat u de Portal gebruikt zal het starten meer tijd kosten dan de daaropvolgende keren, omdat de eerste keer enkele programma's worden geïnstalleerd. Ik krijg de Portal niet aan de praat, wat moet ik doen? Als u op uw eigen PC werkt kunt u onderstaand recept proberen: Uninstall alle Juniper software in START > Programs > Juniper (er staan er maximaal 3) Benader nu opnieuw het portal/webmail, laat het installeren van de Juniper Activex control toe en laat de PC uitratelen. Mocht de portal dan nog klagen over de beveiliging van uw computer sluit dan de Internet Explorer en start deze weer opnieuw op, hierna moet alles naar behoren werken. Werkt dit niet, voer dan de volgende stappen uit: Uninstall alle Java software in START > Settings > Control Panel > Add Remove Programs Delete JuniperSetupSP1Control in Tools > Internet Options > Programs > Manage add-ons van uw internet Explorer Installeer Java opnieuw van Ga opnieuw naar en wacht tot de software opnieuw geïnstalleerd is. Als u werkt op een PC waarvan u geen beheerder bent kan het zijn dat de Portal niet wil opstarten omdat er geen Java geïnstalleerd is. Neemt u in dat geval contact op met de beheerder van betreffende PC. Informatie en communicatie DIOS Helpdesk (de DIOS is de Dienst ICT Ondersteuning Sociale Wetenschappen) Balie: 1B03 (naast de Servicedesk op de eerste verdieping) Openingstijden: ma-vrij uur Buiten openingstijden: laat een bericht achter op het DIOS-antwoordapparaat of stuur een Telefoon: (+31.71) helpdesk@fsw.leidenuniv.nl Updates: DIOS website: 8