Bestuursmemoriaal Provincie Vlaams-Brabant

Transcriptie

1 Bestuursmemoriaal Provincie Vlaams-Brabant Nummer december e jaargang Inhoud Reglementen en verordeningen van de provincieraad Nr. 21 Nr. 22 Nr. 23 Nr. 24 Nr. 25 Nr. 26 Toepassing van de artikelen 244 en 245 van het Provinciedecreet Overzichtslijst van de raadsartikelen van de vergadering van 5 december 2017 blz. 55 Wijziging reglement betreffende de inning van de provinciebelasting op de vergunningsplichtige bedrijven. Besluit van de provincieraad van 5 december 2017 blz. 58 Aanpassing subsidiereglement jeugdvriendelijke openbare ruimte naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord Besluit van de provincieraad van 5 december 2017 blz. 62 Invoering nieuw reglement erfgoedontsluiting en opheffing voorgaande reglement als gevolg van het Vlaams Regeerakkoord Besluit van de provincieraad van 5 december 2017 blz. 68 Wijziging reglement vergadercentrum naar aanleiding van nieuwe cateraar Besluit van de provincieraad van 5 december 2017 blz. 72 Subsidiereglement waterpreventieve maatregelen Besluit van de provincieraad van 5 december 2017 blz. 78 Wettelijke bekendmakingen Nr. 27 Diplomatiek en consulair korps consulaten-generaal blz. 81

2 Verantwoordelijke uitgever: Marc COLLIER, provinciegriffier, Provincieplein 1, 3010 Leuven Bestuursmemoriaal nr december 2017

3 Nr. 21 Toepassing van de artikelen 244 en 245 van het provinciedecreet (STAF griffiedienst) PROVINCIERAAD VAN VLAAMS-BRABANT Toepassing van de artikelen 244 en 245 van het Provinciedecreet Overzichtslijst van de raadsbesluiten van dinsdag 5 december 2017 Voorstel nr. VOORWERP EN GENOMEN BESLUITEN 1 Voorstel nr. 116 Wijziging reglement betreffende de inning van de provinciebelasting op de vergunningsplichtige bedrijven: 2 Voorstel nr. 117 Buitengebruikstelling van defecte, verouderde, onbruikbare, gestolen vaste activa: 3 Voorstel nr. 118 Doortrekkersterrein Huizingen definitief ontwerp, bestek en wijze van gunnen: 4 Voorstel nr. 119 Intergemeentelijke vereniging IGO: statutenwijziging: 5 Voorstel nr. 120 Intergemeentelijke vereniging Haviland: buitengewone algemene vergadering op 13 december 2017 mandaat aan de provinciaal vertegenwoordigers: 6 Voorstel nr. 121 Provinciale Brabantse Energiemaatschappij (P.B.E.): buitengewone algemene vergadering op 15 december 2017 mandaat aan de provinciaal vertegenwoordigers: 7 Voorstel nr. 122 Intergemeentelijke gemeente Hofheide: buitengewone algemene vergadering op 19 december 2017 mandaat aan de provinciaal vertegenwoordigers: 8 Voorstel nr. 123 Intergemeentelijke vereniging Havicrem buitengewone algemene vergadering op 20 december 2017 mandaat aan de provinciaal vertegenwoordigers: 9 Voorstel nr. 124 Aanpassing organogram als gevolg van het Vlaams Regeerakkoord: 10 Kennisgeving nr. 125 Bevoegdheidsverdeling deputatie als gevolg van het Vlaams Regeerakkoord: kennisneming 55

4 11 Kennisgeving nr. 126 Naamswijziging raadscommissies als gevolg van het Vlaams Regeerakkoord: kennisneming 12 Voorstel nr. 127 Wijziging statuten Vlabra'ccent en vernieuwing huishoudelijk reglement naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord: 13 Voorstel nr. 128 Uittreding provincie Vlaams-Brabant uit Vlabra ccent vzw en beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst met Vlabra'ccent vzw naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord: 14 Voorstel nr. 129 Overdracht provinciaal vereffeningsfonds van Vlaams- Brabant en van de Vlaamse Gemeenschapscommissie naar de vzw Alba naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord: 15 Voorstel nr. 130 Aanpassing subsidiereglement jeugdvriendelijke openbare ruimte naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord: 16 Voorstel nr. 131 Provinciale vertegenwoordiging in bestuursorganen van organisaties binnen de bevoegdheid gezondheid naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord: 17 Voorstel nr. 132 Provinciale vertegenwoordiging in bestuursorganen van organisaties binnen de bevoegdheid cultuur naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord: 18 Voorstel nr. 133 Invoering nieuw reglement erfgoedontsluiting en opheffing voorgaande reglement als gevolg van het Vlaams Regeerakkoord: 19 Voorstel nr. 134 VERA: aanpassing van het meerjarenplan en het budget 2018: 20 Voorstel nr. 135 Vlabinvest apb: vastlegging budget 2018 en meerjarenplanning : 21 Voorstel nr. 136 Ruiling met opleg van oude en nieuwe bedding Tempelbeek, Lubbeek en vestigen van bijhorende erfdienstbaarheden en aanstellen notaris en goedkeuren ontwerpakte: 22 Voorstel nr. 138 Erfpachtovereenkomst en huishoudelijk reglement Pro Natura: 56

5 24 Voorstel nr. 139 Overheidsopdracht voor het uitvoeren van verkennende screenings voor de potentie van warmtenetten op verschillende locaties in de provincie Vlaams-Brabant (raamovereenkomst) ten behoeve van de dienst ruimtelijke planning van het provinciebestuur van Vlaams- Brabant. Goedkeuring van het bestek en de voorwaarden en wijze van gunnen: 25 Voorstel nr. 140 Wijziging reglement vergadercentrum naar aanleiding van nieuwe cateraar: 26 Voorstel nr. 141 Subsidiereglement waterpreventieve maatregelen: 57

6 Nr. 22 Wijziging reglement betreffende de inning van de provinciebelasting op de vergunningsplichtige bedrijven (Directie financiën dienst provinciebelastingen en ontvangsten) Gelet op art van het provinciedecreet DE PROVINCIERAAD VAN VLAAMS-BRABANT, Gelet op het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen; Gelet op het reglement betreffende de inning van de provinciebelasting op de vergunningsplichtige bedrijven, goedgekeurd door de provincieraad op 9 november 2010; Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Artikel 1 Het reglement betreffende de inning van de provinciebelasting op de vergunningsplichtige bedrijven wordt als volgt gewijzigd: Artikel 2 wordt gewijzigd als volgt: De belasting is verschuldigd voor elke exploitatie van klasse 1 of klasse 2 vermeld in het algemeen reglement op de arbeidsbescherming (ARAB), voor elke exploitatie van klasse 1 of klasse 2 waarvan de oprichting of de verandering (wijziging, uitbreiding, toevoeging) het voorwerp uitmaakte van een vergunning met toepassing van het decreet betreffende de milieuvergunning en zijn uitvoeringsbesluiten (Vlarem) en voor elke exploitatie van klasse 1 of klasse 2 waarvan de oprichting of de verandering (wijziging, uitbreiding, toevoeging) het voorwerp uitmaakt van een omgevingsvergunning met toepassing van het omgevingsvergunningsdecreet en zijn uitvoeringsbesluiten. Art. 2 Deze wijziging treedt in werking op 1 januari 2018 Leuven, 5 december 2017 Van raadswege: (g) Marc COLLIER provinciegriffier (g) Chris TAES voorzitter 58

7 REGLEMENT BETREFFENDE DE INNING VAN DE PROVINCIEBELASTING OP DE VERGUNNINGSPLICHTIGE BEDRIJVEN Artikel 1 Er wordt ten voordele van de provincie Vlaams-Brabant een jaarlijkse belasting ingesteld op de vergunningsplichtige bedrijven van klasse 1 en 2. Art. 2 De belasting is verschuldigd voor elke exploitatie van klasse 1 of klasse 2 vermeld in het algemeen reglement op de arbeidsbescherming (ARAB), voor elke exploitatie van klasse 1 of klasse 2 waarvan de oprichting of de verandering (wijziging, uitbreiding, toevoeging) het voorwerp uitmaakte van een vergunning met toepassing van het decreet betreffende de milieuvergunning en zijn uitvoeringsbesluiten (Vlarem) en voor elke exploitatie van klasse 1 of klasse 2 waarvan de oprichting of de verandering (wijziging, uitbreiding, toevoeging) het voorwerp uitmaakt van een omgevingsvergunning met toepassing van het omgevingsvergunningsdecreet en zijn uitvoeringsbesluiten. Art. 3 De belasting wordt als volgt vastgesteld: 250,00 euro per exploitatie van klasse 2; 500,00 euro per exploitatie van klasse 1; 2.480,00 euro per exploitatie van klasse 1 waarvoor een milieueffectenrapport en/of een veiligheidsrapport vereist is. Art. 3 bis Voor bedrijven uit de land- en tuinbouwsector worden de belastingtarieven als volgt vastgesteld: 125,00 euro per exploitatie van klasse 2; 250,00 euro per exploitatie van klasse 1; 1.240,00 euro per exploitatie van klasse 1 waarvoor een milieueffectenrapport en/of een veiligheidsrapport vereist is. Art. 4 De belasting is niet verschuldigd door: a. De openbare diensten; b. De belastingplichtigen die op grond van een wet vrijgesteld zijn van provinciebelastingen. Art. 5 De belasting is verschuldigd door de houder van de vergunning. De belasting is verschuldigd voor het hele jaar. De toestand op 1 januari van het aanslagjaar is bepalend voor het verschuldigd zijn van de belasting. Art. 6 1 Elke belastingplichtige moet uiterlijk op 30 juni van het aanslagjaar per exploitatie aangifte doen op een aangifteformulier dat het provinciebestuur ter beschikking stelt. De correct ingevulde, gedag- en 'genaamtekende' aangifte(n) moet(en) binnen de hiervoor gestelde termijn aankomen bij het provinciebestuur. 2 Een belastingplichtige is voor een exploitatie vrijgesteld van de in 1 voorgeschreven aangifteplicht, op voorwaarde dat hij/zij voor het vorige aanslagjaar voor deze exploitatie werd Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

8 aangeslagen op basis van een tijdig ingediend aangifteformulier of een voorstel van aangifte dat zo nodig tijdig werd verbeterd of vervolledigd. Een belastingplichtige kan niettemin worden verplicht voor een dergelijke exploitatie - waarvan sprake in het eerste lid - een aangifteformulier in te dienen, indien hem/haar dat uitdrukkelijk wordt gevraagd door het provinciebestuur. 3 Voor de exploitatie waarvoor overeenkomstig 2, eerste lid, een vrijstelling van de aangifteplicht geldt, wordt aan de belastingplichtige een voorstel van aangifte ter beschikking gesteld. Het voorstel van aangifte wordt uitgereikt door het provinciebestuur en vermeldt gegevens inzake de exploitatie. 4 Indien op het voorstel van aangifte onjuistheden of onvolledigheden zijn vermeld of indien de voorgedrukte gegevens niet overeenstemmen met de belastbare toestand op 1 januari van het aanslagjaar, moet de belastingplichtige vóór de erin vermelde vervaldatum, het voorstel van aangifte gedag- en 'genaamtekend' indienen bij het provinciebestuur, met een duidelijke en volledige vermelding en opgave op het voorstel van aangifte van de correcte gegevens en/of alle verbeteringen of vervolledigingen. Het is de belastingplichtige die dient te bewijzen dat hij/zij het (verbeterd of vervolledigd) voorstel van aangifte tijdig indiende. Indien het voorstel van aangifte echter geen onjuistheden of onvolledigheden bevat en alle voorgedrukte gegevens stroken met de belastbare toestand op 1 januari van het aanslagjaar, moet de belastingplichtige het voorstel van aangifte niet indienen bij het provinciebestuur. 5 Het voorstel van aangifte, dat zo nodig wordt verbeterd of vervolledigd binnen de in 4 vermelde termijn, heeft dezelfde waarde als een tijdig ingediende aangifte. Indien de belastingplichtige echter de in 4, eerste lid, voorziene verplichting niet tijdig naleeft en/of onjuiste en/of onvolledige gegevens vermeldt en/of foutieve verbeteringen aanbrengt op het voorstel van aangifte, wordt het voorstel van aangifte gelijkgesteld met een gebrek aan aangifte binnen de in 1 gestelde termijn en/of met een onjuiste aangifte en zijn de bepalingen van artikel 7 van toepassing. 6 Voor elke exploitatie waarvoor een belastingplichtige niet overeenkomstig 2, eerste lid, vrijgesteld is van de aangifteplicht en waarvoor hij/zij vanwege het provinciebestuur geen aangifteformulier ontvangt, moet de belastingplichtige het aangifteformulier afhalen of aanvragen bij het provinciebestuur. Voor elke exploitatie waarvoor een belastingplichtige overeenkomstig 2, eerste lid, vrijgesteld is van de aangifteplicht en waarvoor hij/zij vanwege het provinciebestuur geen voorstel van aangifte ontvangt, moet de belastingplichtige het voorstel van aangifte afhalen of aanvragen bij het provinciebestuur. 7 De tijdig ingediende aangifteformulieren en voorstellen van aangifte die zo nodig tijdig werden verbeterd of vervolledigd worden onderzocht door het provinciebestuur en zullen het voorwerp uitmaken van een inkohiering die door de deputatie uitvoerbaar wordt verklaard en voor ontvangst wordt bezorgd aan de financieel beheerder. Art. 7 Bij gebrek aan aangifte of in geval van laattijdige, onvolledige of onjuiste aangifte kan de belastingplichtige van ambtswege belast worden volgens de gegevens waarover de administratie beschikt, onverminderd het recht van bezwaar en beroep. De verschuldigde belasting wordt dan verhoogd met 50% en zal het voorwerp uitmaken van een kohier dat voor uitvoerbaarverklaring aan de deputatie zal worden voorgelegd. Art. 8 De inning en de invordering van de belasting worden gedaan door de financieel beheerder. Het bedrag van de belasting moet worden betaald door middel van het overschrijvingsformulier, gehecht aan het aanslagbiljet Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

9 Art. 9 De weigering om mee te werken aan een fiscale controle, de weigering om inlichtingen te verschaffen of de weigering om boeken of bescheiden voor te leggen wordt bestraft met een administratieve geldboete van 500 euro. Art. 10 De belastingschuldige kan bezwaar indienen tegen deze belasting bij de deputatie. Het bezwaar moet, op straffe van nietigheid, schriftelijk worden ingediend en worden gemotiveerd. De indiening moet, op straffe van verval, gebeuren binnen een termijn van drie maanden vanaf de derde kalenderdag volgend op de datum van verzending van het aanslagbiljet waarop de bezwaartermijn vermeld staat of vanaf de kennisgeving van de aanslag. Bezwaarschriften kunnen onder dezelfde voorwaarden en binnen dezelfde termijn worden ingediend via een duurzame drager. De deputatie of een personeelslid dat speciaal daarvoor is aangewezen, stuurt binnen vijftien kalenderdagen na de indiening van het bezwaarschrift een ontvangstmelding enerzijds naar de belastingschuldige en, in voorkomend geval, zijn vertegenwoordiger en anderzijds naar de financieel beheerder. De ontvangstmelding kan via een duurzame drager worden gestuurd. Art. 11 Dit reglement treedt in werking op 1 januari Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

10 Nr. 23 Aanpassing subsidiereglement jeugdvriendelijke openbare ruimte naar aanleiding van het Vlaams Regeerakkoord (Directie vrije tijd dienst jeugd) DE PROVINCIERAAD VAN VLAAMS-BRABANT, Gelet op het artikel 42 3 van het provinciedecreet; Gelet op het provinciaal reglement jeugdvriendelijke openbare ruimte goedgekeurd door de provincieraad op 9 september 2008; een eerste keer gewijzigd op 27 maart 2012; een tweede keer gewijzigd 4 februari Overwegende dat vanaf 1 januari 2018 de provinciale persoonsgebonden bevoegdheden overgedragen worden naar Vlaanderen. Dit betreft het merendeel van het beleid dat de provinciale jeugddienst uitvoert. Het beleid dat het provinciebestuur de afgelopen jaren voerde omtrent jeugdvriendelijke ruimte is echter een grondgebonden bevoegdheid. Overwegende dat de opvolging van het subsidiereglement jeugdvriendelijke openbare ruimte vanaf 1 januari 2018 wordt ondergebracht bij de dienst leefmilieu. Het subsidiereglement dient hieraan aangepast te worden. Overwegende dat de daartoe voorgestelde aanpassing van het provinciaal reglement jeugdvriendelijke openbare ruimte de volgende is: Huidige versie Art De beoordelingscommissie jeugdvriendelijke openbare ruimte wordt als volgt samengesteld; 1 externe deskundige m.b.t. het inrichten van jeugdruimte ; 1 externe deskundige m.b.t. lokaal jeugdbeleid ; afgevaardigde van de provinciale jeugddienst, tevens voorzitter; het diensthoofd jeugd of de directeur vrije tijd. Het secretariaat wordt verzekerd door de provinciale jeugddienst. Voorstel nieuwe versie: Art De beoordelingscommissie jeugdvriendelijke openbare ruimte wordt als volgt samengesteld; 2 externe deskundigen m.b.t. jeugdvriendelijke openbare ruimte; 1 interne deskundige van de provinciale dienst leefmilieu die het voorzitterschap opneemt; 1 interne architect van de dienst stedenbouw. Het secretariaat wordt verzekerd door de provinciale dienst leefmilieu. Huidige versie Art.11. Dit reglement treedt onmiddellijk in werking. Nieuwe versie Art.11. Dit reglement treedt in werking op 1 januari Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Artikel 1 Het provinciaal reglement jeugdvriendelijke openbare ruimte, goedgekeurd op 4 februari 2014, wordt als volgt gewijzigd: 62

11 Art.6 4 wordt vervangen als volgt: De beoordelingscommissie jeugdvriendelijke openbare ruimte wordt als volgt samengesteld: - 2 externe deskundigen m.b.t. jeugdvriendelijke openbare ruimte; - 1 interne deskundige van de provinciale dienst leefmilieu die het voorzitterschap opneemt; - 1 interne architect van de dienst stedenbouw. Het secretariaat wordt verzekerd door de provinciale dienst leefmilieu. Art.11 Dit reglement treedt in werking op 1 januari Artikel 2 De gecoördineerde tekst met inbegrip van de wijzigingen van het reglement, gevoegd bij dit besluit, wordt goedgekeurd. Artikel 3 Het gewijzigde reglement treedt op 1 januari 2018 in werking. Leuven, 5 december 2017 Van raadswege: (g) Marc COLLIER provinciegriffier (g) Chris TAES voorzitter 63

12 Provinciaal reglement jeugdvriendelijke openbare ruimte gecoördineerde versie Artikel 1 Doel Binnen de perken van de daartoe op het budget van de provincie Vlaams-Brabant goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement, kan de deputatie een investeringssubsidie toekennen om openbare ruimte op een jeugdvriendelijke manier in te richten. Artikel 2 Definities In dit reglement worden volgende begrippen gebruikt: Openbare (of publieke) ruimte: is een ruimte met een openbaar (of publiek) karakter of een ruimte in openbaar beheer met een publieke functie. Voorbeelden zijn straten, pleinen en parken, trage wegen, Duurzaamheid: principe waarbij gezocht wordt naar oplossingen die de minste impact hebben op het milieu gedurende de volledige levenscyclus en die bovendien sociaal en ethisch verantwoord zijn. Artikel 3 Begunstigden De subsidie kan uitsluitend toegekend worden aan Vlaams-Brabantse openbare besturen. Artikel 4 Voorwaarden 1. Principes Openbare besturen kunnen investeringssubsidies voor de realisatie van een project jeugdvriendelijke inrichting van de openbare ruimte aanvragen. Zowel de inrichting van nieuwe publieke ruimte als de aanpassing van bestaande publieke ruimte komt in aanmerking voor subsidiëring. De focus ligt hierbij op speel- en ontwikkelingskansen voor kinderen in een natuurlijke en avontuurlijke omgeving en/of ontwikkelings- en ontmoetingskansen voor tieners en jongeren. Loonkosten van personeel in loondienst van de aanvrager kunnen nooit in aanmerking komen voor subsidies. De beoordelingscommissie jeugdvriendelijke openbare ruimte beoordeelt de ingediende aanvragen en geeft een gemotiveerd advies. 2.Subsidiebedrag Het maximum subsidiebedrag per aanvrager bedraagt euro. Het totaal van deze subsidie en de eventueel andere subsidies van andere overheden dan de inrichtende kan nooit meer zijn dan 80% van de totale kosten. 3. De noodzakelijke infrastructuurwerken voor het realiseren van het project mogen pas van start gaan na van het project door de deputatie. Artikel 5 Aanvraagprocedure 1. Het aanvraagdossier bevat volgende stukken: 1. een volledig en correct ingevuld aanvraagformulier; 2. een beschrijving van de gemeentelijke visie op jeugdruimte; 3. een inhoudelijke omschrijving van het project waarbij minstens wordt aangetoond in welke mate wordt voldaan aan de vormelijke en inhoudelijke criteria van dit reglement; 4. een beschrijving van de mate waarin voorafgaand aan de opmaak van het dossier een participatieproces met de betrokken doelgroep heeft plaatsgevonden 5. een omschrijving van de motivatie van een investeringssubsidie; 6. een gedetailleerde begroting van alle inkomsten (ook van andere ondersteunende instanties: Europa, Vlaanderen, eventuele sponsoring), eigen inbreng van de gemeente, en van alle uitgaven, met vermelding van het gevraagde subsidiebedrag en een beschrijving van de aanwending van de te verkrijgen subsidie van maximaal euro; 7. een gedetailleerde timing van de werken; Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

13 8. een beheerplan voor de nazorg van het terrein; 9. een gedetailleerde beschrijving van de return voor de provincie Vlaams-Brabant (bijv. logovermelding en zichtbare aanwezigheid bij promotie, tijdens de opstart, in de loop van het project en bij de opening van de realisatie). De return omvat minstens dat de medewerking van de provincie wordt vermeld in alle informatieve en publicitaire communicatie naar derden. 2. De aanvraag kan gedurende het hele jaar ingediend worden, maar moet op straffe van verval uiterlijk 30 april ingediend zijn om in aanmerking te komen voor de respectieve verwerkingsronde. 3. Enkel volgende wijzen van indiening zijn mogelijk: Digitaal aanvraagdossier: a) Online via In dit geval komt de datum van ontvangst overeen met datum van registratie in het provinciaal systeem; b) Het per mail inzenden van het volledige aanvraagdossier naar het adres vermeld op het aanvraagformulier. In dit geval komt de datum van ontvangst overeen met de datum van ontvangst op de mailserver van de provincie. Artikel 6 Beoordelingsprocedure 1. De deputatie toetst binnen een maand na het advies van de beoordelingscommissie Jeugdvriendelijke openbare ruimte elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement: 1. Het projectgebied moet volledig op het grondgebied van de provincie Vlaams-Brabant gelegen zijn. 2. De aanvrager moet wat betreft de betrokken percelen het eigendomsrecht hebben of krijgen (aan te tonen door het voorleggen van een ondertekende verkoopovereenkomst), of beschikken over een erfpacht, recht van opstal of een huurovereenkomst die nog ten minste 15 jaar loopt vanaf de oplevering van de werken en op voorwaarde dat de eigenaar aan de huurder toestemming heeft verleend om de geplande werken uit te voeren. Tevens moet de aanvrager beschikken over de vereiste wettelijke vergunningen en voldoen aan de voorschriften ter zake (meer in het bijzonder met de wetgeving op stedenbouw, ruimtelijke ordening en milieuwetgeving). 3. De aanvrager moet te allen tijde een plaatsbezoek door de beoordelingscommissie toestaan. 4. Deze plaatsbezoeken worden geregeld in overleg tussen de aanvrager en de provincie De provincie heeft recht tot inzage in alle stukken die te maken hebben met de voorbereiding, planning en realisatie van het initiatief. 5. Veiligheidsnormen zijn conform de geldende wetgeving. 2. Bij de beoordeling van de aanvragen en de bepaling van de aard en de omvang van de provinciale subsidie worden de volgende inhoudelijke criteria gehanteerd: 1. De impact van het project op de speel- en ontwikkelingskansen voor kinderen in een natuurlijke en avontuurlijke omgeving en/of de ontwikkelings- en ontmoetingskansen voor tieners en jongeren; 2. De mate waarin voorafgaand aan de opmaak van het dossier een participatieproces met de betrokken doelgroep en andere betrokkenen (buurtbewoners, verenigingen, gemeentelijke ambtenaren...) heeft plaatsgevonden. Het aantoonbaar maken van dit proces omvat minstens volgende stukken: a. een omschrijving van het participatief proces b. de collegenota waarin de uiteindelijke adviezen worden meegedeeld c. de collegebeslissing waarin wordt gesteld welke opvolging aan de adviezen zal gegeven worden. 3. De mate van duurzaamheid van het project en het (her)gebruik van natuurlijke materialen zoals levende materialen en fsc-gelabeld hout. 4. De mate van toegankelijkheid voor diverse kansengroepen van het project. Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

14 3. Het provinciebestuur kan bijkomende informatie opvragen. 4. De beoordelingscommissie jeugdvriendelijke openbare ruimte wordt als volgt samengesteld: 2 externe deskundigen m.b.t. jeugdvriendelijke openbare ruimte; 1 interne deskundige van de provinciale dienst leefmilieu die het voorzitterschap opneemt; 1 interne architect van de dienst stedenbouw. Het secretariaat wordt verzekerd door de provinciale dienst leefmilieu. Artikel 7 Betalingsmodaliteiten 1. De subsidie wordt volledig vereffend bij toekenning. 2. De provinciale subsidie wordt overgeschreven op de door de aanvrager vermelde post- of bankrekening Artikel 8 Verantwoordingsprocedure 1. Met toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen, wordt de in 2. en 3. vermelde regeling opgelegd. 2. Ongeacht het toegekende subsidiebedrag: 1. wordt de subsidie aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend; 2. geeft de begunstigde aan de provincie Vlaams-Brabant toegang tot de infrastructuur en inzage in alle relevante stukken om ter plaatse de correcte aanwending van de toegekende subsidie te kunnen controleren; 3. worden volgende bewijsstukken bezorgd aan het provinciebestuur: a) een kort inhoudelijk evaluatieverslag; b) een gedetailleerde afrekening op het invulformulier dat hiervoor ter beschikking is of met een eigen versie indien dit dezelfde informatie op een overzichtelijke wijze bevat, inclusief kopieën van facturen voor een bedrag dat minstens gelijk is aan de toegekende subsidie; c) de bewijsstukken die vermeld worden in het toekenningsbesluit, maar niet in dit reglement beschreven staan. 3. Deze bewijsstukken moeten worden ingediend uiterlijk 24 maanden na de start van de werken. De begunstigde wordt vrijgesteld van de in artikel 5 1 en 2 van de wet van 14 november 1983 (betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen) vermelde verplichtingen inzake beheer en financiële toestand, balans en rekeningen bij de aanvraag van de subsidie en na afloop van het werkjaar. 4. Uiterlijk 12 maanden na de beslissing tot toekenning door de deputatie bezorgt de begunstigde een bewijs van de aanvang van de werken aan het provinciebestuur. Artikel 9 - Sancties 1. De subsidies worden voorwaardelijk toegekend. 2. De deputatie van de provincie Vlaams-Brabant kan de onder 3. vermelde sancties opleggen indien de subsidieaanvrager: 1. een of meerdere bepalingen van dit reglement niet naleeft; 2. onjuiste of onvolledige gegevens aan de provinciale overheid meedeelt; 3. de in artikel 7 3 en 4 voorgeschreven termijnen voor het indienen van de bewijsstukken niet naleeft. 3. De volgende sancties kunnen afzonderlijk of cumulatief worden uitgevaardigd: Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

15 1. de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitbetaalde subsidie; 2. de stopzetting van de verdere uitbetaling van de toegekende subsidies; 3. de uitsluiting van de subsidieaanvrager voor verdere subsidiëring in het kader van dit reglement gedurende een periode van 3 jaar, te rekenen vanaf de datum van schriftelijke betekening van deze sanctie. 4. Indien de werkelijk betaalde prijs voor de realisatie van de gesubsidieerde handeling of activiteit lager ligt dan het toegekende subsidiebedrag, dan zal de subsidie ambtshalve verminderd worden tot de op basis van de bewijsstukken aangetoonde reële prijs. In dat geval moet het te veel ontvangen subsidiebedrag door de begunstigde op eenvoudig schriftelijk verzoek terugbetaald worden aan de provincie. Artikel 10 Wijzigingsbepalingen Dit reglement vervangt het subsidiereglement voor jeugdvriendelijke openbare ruimte van 27 maart Artikel 11 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 januari Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

16 Nr. 24 Invoering nieuw reglement erfgoedontsluiting en opheffing voorgaande reglement als gevolg van het Vlaams Regeerakkoord (Directie vrije tijd dienst erfgoed) DE PROVINCIERAAD VAN VLAAMS-BRABANT, Gelet op het artikel 42 3" van het provinciedecreet; Gelet op het besluit van de provincieraad van Vlaams-Brabant van 2 oktober 2013 betreffende de invoering van een provinciaal reglement voor projectsubsidies ter ontsluiting van erfgoed in Vlaams- Brabant; Gelet op het decreet betreffende de vernieuwde taakstelling van de provincies goedgekeurd op 9 november 2016 door het Vlaams Parlement; Gelet op het advies van de provinciale raadscommissie jeugd, cultuur, Vlaams karakter, sport, recreatie en domeinen; Gelet op het advies van de juridische dienst; Overwegende dat vanaf 1 januari 2018 de provinciale persoonsgebonden bevoegdheden worden overgedragen naar Vlaanderen. Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Artikel 1 Het nieuw provinciaal reglement betreffende de projectsubsidies voor ontsluiting van onroerend erfgoed in Vlaams-Brabant wordt goedgekeurd door de provincieraad, en zal in voege treden vanaf 1 januari Art. 2 Het provinciaal reglement van 02 oktober 2013 betreffende de projectsubsidies ter ontsluiting van erfgoed in Vlaams-Brabant wordt opgeheven met ingang van 1 januari Leuven, 5 december 2017 Van raadswege: (g) Marc COLLIER provinciegriffier (g) Chris TAES voorzitter 68

17 Provinciaal reglement projectsubsidies voor ontsluiting van onroerend erfgoed in Vlaams-Brabant Artikel 1 - Doel Binnen de perken van de daartoe op het budget van de provincie Vlaams-Brabant goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de deputatie projectsubsidies toekennen waarmee de ontsluiting van onroerend erfgoed in Vlaams-Brabant gestimuleerd en ondersteund wordt. Art. 2 - Begunstigden De subsidie kan toegekend worden aan: 1. natuurlijke personen; 2. feitelijke verenigingen; 3. openbare besturen; 4. organisaties met rechtspersoonlijkheid en zonder winstoogmerk. Art. 3 Voorwaarden 1. Om in aanmerking te komen voor subsidiëring moet het project voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. zich ontwikkelen en afspelen in Vlaams-Brabant; 2. kwaliteitsvol en duurzaam zijn; 3. publieksgericht zijn; 4. aan publieksverbreding doen; 5. een aanbod creëren dat de kennis over het onroerend erfgoed vergroot; 6. rekening houden met de erfgoedwaarden zoals het (industrieel-)archeologisch, architecturaal, artistiek, historisch, (natuur)wetenschappelijk, ruimtelijk-structurerend, socio-cultureel, technisch of volkskundig belang; 7. rekening houden met de specificiteit en draagkracht van het onroerend erfgoed; 8. een maximale looptijd hebben van 2 jaar; 9. inhoudelijk, financieel en in tijd afgebakend zijn; 2. De volgende projecten komen niet in aanmerking: 1. projecten in of van beschermde eigendommen van het Vlaamse Gewest, de Vlaamse Gemeenschap, de Belgische staat, federale instellingen met inbegrip van hun verzelfstandigde entiteiten; 2. projecten in of van onroerend goed waarvan de hierboven vermelde overheden zakelijk rechthouder zijn in de zin van het decreet betreffende het onroerend erfgoed van 12 juli 2013, art ; 3. projecten die door de provincie Vlaams-Brabant gesubsidieerd worden op basis van andere provinciale reglementen; 4. projecten die voornamelijk cultureel erfgoed als thema hebben; 5. projecten met een commercieel karakter; 6. projecten die al 3 keer werden gesubsidieerd binnen dit reglement; 3. De subsidie bedraagt maximaal 50% van de projectuitgaven met een absoluut maximum van euro; 4. De volgende kosten zijn geen subsidiabele kosten: 1. loonkosten, behalve voor tijdelijke medewerkers die specifiek en beperkt in tijd voor het project worden ingezet; 2. restauratie- of onderhoudskosten; 3. uitgaven voor kosten niet inherent aan de inhoud van het project. Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

18 Art. 4 - Aanvraagprocedure 1. De aanvraag gebeurt aan de hand van het formulier dat te vinden is op 2. Het aanvraagdossier bevat de volgende stukken: 1. een volledig en correct ingevuld aanvraagdossier; 2. een projectbegroting. 3. De aanvraag kan gedurende het hele jaar ingediend worden, maar moet uiterlijk 3 maanden voor de start van het project ingediend zijn. 4. De aanvraag kan enkel digitaal ingediend worden. Volgende wijzen van indiening zijn mogelijk: 1. online via In dit geval komt de datum van ontvangst overeen met de datum van registratie in het provinciaal systeem. 2. per het volledige aanvraagdossier wordt verzonden naar het adres vermeld op het aanvraagformulier. In dit geval komt de datum van ontvangst overeen met de datum van ontvangst op de mailserver van de provincie Vlaams-Brabant. Art. 5 - Beoordelingsprocedure 1. De deputatie toetst elke aanvraag aan de voorwaarden van het reglement. 2. Bij de beoordeling van de aanvragen en de bepaling van de aard en de omvang van de provinciale subsidie worden de volgende criteria gehanteerd: Het project: 1. maakt onroerend erfgoed in Vlaams-Brabant of informatie erover op kwaliteitsvolle wijze toegankelijk voor het publiek; 2. is inhoudelijk, logistiek en financieel haalbaar wat blijkt uit o.a. de begroting en een plan van aanpak; 3. maakt keuzes inzake het bestaande en/of nieuwe doelpubliek en de daaraan aangepaste communicatie of publiekswerking en bereikt hierdoor bovenlokale uitstraling of relevantie; 4. is innovatief en/of heeft een voorbeeldfunctie; 5. streeft een duurzaam karakter na; 6. omvat afstemming en/of samenwerking met partners in het erfgoedveld; 7. voorziet samenwerking met domeinen buiten de erfgoedsector. 3. Het provinciebestuur kan bijkomende informatie opvragen of een plaatsbezoek doen. Art. 6 - Betalingsmodaliteiten 1. De subsidie wordt volledig vereffend bij toekenning. 2. Wanneer de vorige subsidieaanvraag of- subsidieaanvragen in het kader van ditzelfde reglement nog niet of onvoldoende verantwoord is of zijn, dan wordt er een voorschot van 50% procent vereffend en wordt het saldo vereffend wanneer de voorgaande subsidieaanvraag ofsubsidieaanvragen verantwoord is of zijn. 3. De provinciale subsidie wordt overgeschreven op de door de aanvrager vermelde bankrekening. Art. 7 - Verantwoordingsprocedure 1. Met toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen, wordt de in 2. en 3. vermelde regeling opgelegd. 2. Ongeacht het toegekende subsidiebedrag: 1 wordt de subsidie aangewend voor het doel waarvoor ze toegekend werd; 2 geeft de begunstigde aan de provincie Vlaams-Brabant toegang tot de infrastructuur en inzage in alle relevante stukken om ter plaatse de correcte aanwending van de toegekende subsidie te kunnen controleren; Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

19 3 worden de volgende bewijsstukken bezorgd aan het provinciebestuur: a) een kort evaluatieverslag; b) een gedetailleerde financiële afrekening van de totale projectuitgaven en inkomsten; c) kopieën van rekeningen, facturen voor een bedrag dat minstens gelijk is aan de toegekende subsidie; d) een oplijsting van rekeningen, facturen op basis van het online beschikbare formulier of een vergelijkbaar eigen model; e) de bewijsstukken die vermeld worden in het toekenningsbesluit, maar niet in dit reglement beschreven staan. 3. Alle bewijsstukken moeten uiterlijk 4 maanden na afloop van het project ingediend worden via de wijze beschreven in artikel 4, 3. Art. 8 - Sancties 1De subsidie wordt voorwaardelijk toegekend. 2De deputatie van de provincie Vlaams-Brabant kan de onder 3. vermelde sancties opleggen indien de subsidieaanvrager: 1 een of meerdere bepalingen van dit reglement niet naleeft; 2 onjuiste of onvolledige gegevens aan de provinciale overheid meedeelt; 3 de in artikel 7, 3 voorgeschreven termijn voor het indienen van de bewijsstukken niet naleeft. 3De volgende sancties kunnen afzonderlijk of cumulatief worden uitgevaardigd: 1 de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitbetaalde subsidie; 2 de stopzetting van de verdere uitbetaling van de toegekende subsidies; 3 de uitsluiting van de subsidieaanvrager voor verdere subsidiering in het kader van dit reglement gedurende een periode van 3 jaar, te rekenen vanaf de datum van schriftelijke betekening van deze sanctie. 4 Wanneer na voorlegging van de afrekening en derhalve op basis van de aangetoonde reële prijs blijkt dat het toegekende subsidiebedrag het maximum overschrijdt, wordt het subsidiebedrag herberekend op basis van de werkelijke uitgaven. De begunstigde betaalt in dat geval het te veel ontvangen subsidiebedrag op eenvoudig schriftelijk verzoek terug aan de provincie Vlaams-Brabant. Art. 9 - Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 januari Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

20 Nr. 25 Wijziging reglement vergadercentrum naar aanleiding van nieuwe cateraar (Directie ondersteuning - dienst facilitair beheer) DE PROVINCIERAAD VAN VLAAMS-BRABANT, Gelet op het provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 42 3 en artikel 43. Gelet op het reglement van 15 december 2012 tot vaststelling van het begrip dagelijks bestuur en tot vaststelling van de bevoegdheden die door de provincieraad aan de deputatie worden toevertrouwd, in het bijzonder artikel 3 - delegatie. Gelet op het gebruiksreglement voor de ruimten in het provinciehuis Vlaams-Brabant van 1 mei Gelet op de beslissing van de deputatie van 12 februari 2015 tot hervaststelling van de tarifering van het vergadercentrum in het provinciehuis Vlaams-Brabant Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Artikel 1 De gecoördineerde tekst met inbegrip van de wijzigingen van het reglement, naar aanleiding van de start van de nieuwe cateraar UMAMI en gevoegd bij dit besluit, wordt goedgekeurd. Art.2 Het gewijzigde reglement treedt onmiddellijk in werking. Leuven, 5 december 2017 Van raadswege: (g) Marc COLLIER provinciegriffier (g) Chris TAES voorzitter 72

21 Wijziging reglement vergadercentrum naar aanleiding van nieuwe cateraar Artikel 1 - Toepassingsgebied De provincie Vlaams-Brabant kan de grote zalen d.w.z. de provincieraadzaal, het auditorium en de polyvalente zaal Spoor 95 en de vergaderzalen, bezoekersruimten, koffiehoeken, restaurant, foyer, perszaal, inkomhal, terras, tuin en het voorplein van het provinciehuis, hierna genoemd de ruimten ter beschikking stellen van derden. Art. 2 - Definities Voor de toepassing van dit gebruiksreglement wordt verstaan onder: 1 organisator: De organisatie die gebruik maakt van de ruimten voor de organisatie van activiteiten. 2 doelgroep: Organisatoren die (i) een samenwerking opzetten met een dienst van de provincie of (ii) een social-profit organisatie zijn, gevestigd in Vlaams-Brabant. Art. 3 - Beperkingen 1. De ruimten worden niet ter beschikking gesteld voor: 1 partijpolitieke activiteiten, tenzij voor activiteiten uitgaande van de politieke fracties van de provincieraad; 2 activiteiten, die een gevaar voor het publiek zouden kunnen opleveren; 3 activiteiten, die naar aard en/of inhoud in strijd zijn met de goede zeden of de openbare orde; 4 activiteiten, die de filosofische en/of religieuze opvattingen van anderen niet respecteren; 5 activiteiten, die de werking of de goede faam van de provincie in het gedrang brengen. 2. Volgende activiteiten worden niet als partijpolitieke activiteiten beschouwd: 1 besloten vergaderingen van een politieke partij, waaraan enkel partijleden deelnemen; 2 vormingsinitiatieven en sociaal-culturele activiteiten waarop ook niet-partijleden zijn uitgenodigd. 3. Aanvragen kunnen geweigerd worden indien de activiteit de mogelijkheden of de draagkracht van de provincie overtreft. Art. 4 - Toekenningsprocedure 1. De aanvraag dient te gebeuren aan de hand van een door de provincie ter beschikking gesteld reserveringsformulier. Telefonische aanvragen komen niet in aanmerking. 2. Niet correct en/of onvolledig ingevulde reserveringsformulieren komen niet in aanmerking voor beslissing. 3. Prioriteit wordt gegeven aan activiteiten georganiseerd door de doelgroep. 4. Reserveringsaanvragen die vallen buiten de doelgroep van de provincie worden pas in acht genomen vanaf: 1 6 maanden voor de datum van de geplande activiteit voor grote zalen; 2 2 maanden voor de datum van de geplande activiteit voor de andere ruimten, tenzij deze in combinatie met de grote zalen worden gehuurd. 5. De organisator dient - in voorkomend geval - de bewijsstukken om te worden beschouwd als doelgroep, aan te leveren. 6. De beslissing van de provincie wordt meegedeeld aan de organisator per mail (incl. omschrijving van het gevraagde) en is pas definitief van zodra de organisator het ontvangst heeft bevestigd per mail of schrijven binnen de 10 kalenderdagen. 7. De toestemming tot het ter beschikking stellen van ruimten kan in geval van overmacht binnen een redelijke termijn worden ingetrokken zonder recht op schadevergoeding. 8. Het is de organisator verboden de toestemming tot het gebruik van ruimten geheel of gedeeltelijk over te dragen. Art. 5 - Gebruiksuren 1. De ruimten worden ter beschikking gesteld tussen 8.00 uur en uur met volgende dagindeling: 1 voormiddag 8.00 uur tot uur 2 namiddag uur tot uur 3 dag 8.00 uur tot uur 4 avond uur tot uur Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

22 2. De verwachte gebruiksuren binnen het gekozen dagdeel worden aangegeven bij de aanvraag en bevestigd bij beslissing. 3. De organisator dient zich te houden aan de door de provincie vastgelegde uren. 4. Bij avondactiviteiten dient iedereen uiterlijk om uur het provinciehuis verlaten te hebben. Art. 6 - Tarieven en vergoedingen voor gebruik van de ruimten 1. De tarieven en de vergoedingen voor het gebruik van de ruimten worden door de deputatie bepaald, in overeenstemming met de wettelijke en contractuele bepalingen. 2. De tarieven voor het gebruik van de ruimten zijn allesomvattend, met uitzondering van de catering, specifieke activiteitkosten en forfaitaire vergoeding die betrekking hebben op het inzetten van extra materieel en/of provinciepersoneel, zie artikel Alle kosten en lasten betreffende de activiteit, onder meer auteursrechten en belastingen, zijn voor rekening van de organisator. 4. De vergoeding moet uiterlijk 30 kalenderdagen na postdatum van de factuur betaald zijn op het aangegeven rekeningnummer van de provincie Vlaams-Brabant. 5. Het is de organisator verboden zijn vergoeding geheel of gedeeltelijk aan derden af te staan zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de provincie. Art. 7 - Annulering 1. Het annuleren van de activiteit (incl. niet-gebruik) moet per schrijven of per mail worden meegedeeld. 2. Bij annulering van een grote zaal minder dan 4 maanden voor de datum van de geplande activiteit wordt 50% van de gebruiksvergoeding aangerekend. 3. Bij annulering van een andere ruimte minder dan 1 maand voor de datum van de geplande activiteit wordt 10% van de gebruiksvergoeding aangerekend. 4. In geval van overmacht, kunnen de annuleringskosten kwijtgescholden worden door de provincie. Art. 8 - Gebruik van de ruimten 1. De organisator mag enkel de ruimten gebruiken waarvoor de provincie de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft gegeven. Het is niet toegestaan andere ruimten te betreden of andere toegangswegen te gebruiken dan deze die door de provincie werden aangeduid. 2. De organisator mag de ruimten niet gebruiken voor andere activiteiten dan deze waarvoor de toestemming van de provincie werd bekomen. 3. De ruimten worden in goede staat ter beschikking van de organisator gesteld. De organisator kan in voorkomend geval samen met de verantwoordelijke dienst van de provincie een staat van bevinding schriftelijk vaststellen vóór het in gebruik nemen van de ruimten. De organisator geeft bij het einde van de activiteit de ruimte terug in de oorspronkelijke staat. 4. Aan de ramen, deuren, gordijnen, zolderingen, vloeren en muren mag niets worden bevestigd zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de provincie. 5. Het is de organisator verboden zelf de inrichting van de ruimten te wijzigen door het toevoegen of verplaatsen van meubilair, kunstwerken en/of uitrusting. 6. Tentoonstellingspanelen, reclamemateriaal, publicitaire versieringen of aankondigingen mogen alleen worden geplaatst/aangebracht met de uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke dienst en dit enkel op de hiervoor bestemde plaatsen. De voorstellen voor de inplanting van panelen en stands moeten minimaal één week vooraf met de verantwoordelijke dienst worden besproken. 7. De organisator brengt de provincie minimaal 48 uur vooraf op de hoogte in het geval televisie-, radio-, film- of video-opnamen gemaakt zullen worden. Art. 9 - Bijzondere bepalingen 1. De organisator moet zelf instaan voor voldoende medewerk(st)ers om een vlot en veilig verloop van de activiteit te garanderen en overhandigt vóór aanvang van de activiteit de contactgegevens van de organisatie aan de provincie. 2. Er mogen niet meer personen tot de ruimten worden toegelaten dan door de provincie opgegeven. 3. Het gebruik van de vestiaire wordt aanbevolen. De provincie is niet verantwoordelijk voor voorwerpen die in de vestiaire in bewaring worden gegeven. 4. Het gebruik van een badge of specifiek herkenningsteken wordt aanbevolen. Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

23 5. De verantwoordelijke personeelsleden van de provincie hebben te allen tijde het recht de ter beschikking gestelde ruimten te betreden met het oog op toezicht op de naleving van de veiligheidsvoorschriften en het correcte gebruik van apparatuur. 6. Elke onregelmatigheid die wordt vastgesteld, moet onmiddellijk aan de provincie worden meegedeeld. 7. De organisator wordt verzocht uiterlijk drie werkdagen vóór de aanvang van de activiteit de lijst van mogelijk aanwezige prominenten te bezorgen aan de provincie. Art Technische installaties en bediening 1. Wanneer de organisator gebruikmaakt van de audiovisuele installaties van het auditorium en/of de raadzaal staat een technicus van de provincie in voor de bediening vanuit de regiekamer. De provincie rekent hiervoor een bijkomende vergoeding aan. 2. De regiekamer wordt uitsluitend betreden door medewerkers van de provincie. 3. Voor het gebruik van technische apparatuur die door de organisator in voorkomend geval wordt meegebracht, moet vooraf toestemming worden gevraagd. 4. De organisator moet aan de provincie meedelen welke materialen hij wenst binnen te brengen. Dit geldt in het bijzonder voor stoffen of materialen die een veiligheidsrisico inhouden. 5. Voor andere diensten dienen vooraf de nodige afspraken te worden gemaakt. Art Levering van materialen 1. Tenzij anders overeengekomen, mag het materiaal dat nodig is voor de activiteit ten vroegste één kalenderdag vóór de ingebruikneming van de ruimten worden geleverd. De organisator dient vooraf te informeren waar de goederen kunnen geleverd en geplaatst worden. 2. De organisator moet aanwezig zijn om het materiaal in ontvangst te nemen en de ontvangstbewijzen of andere documenten te ondertekenen. De provincie tekent in geen geval voor de ontvangst. 3. De provincie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de geleverde materialen. 4. Onmiddellijk na de activiteit of één werkdag na het einde van de activiteit moeten de materialen worden verwijderd. Bij het in gebreke blijven van de organisator mag de provincie het materiaal uit het lokaal verwijderen op kosten en verantwoordelijkheid van de organisator. Art Taalgebruik Nederlands is de voertaal in het provinciehuis. Alle overeenkomsten en contacten tussen organisator en provincie gebeuren in het Nederlands. Art Publiciteit 1. Uit alle aankondigingen moet duidelijk blijken dat enkel de organisator de activiteit inricht, tenzij de samenwerking met de provincie schriftelijk werd vastgelegd. 2. In alle aankondigingen moeten de naam en contactgegevens van de organisator worden vermeld. 3. De organisator bezorgt minimaal 14 kalenderdagen vóór de activiteit twee exemplaren van alle aankondigingen aan de provincie. Art Catering 1. De cateraar, aangesteld door de provincie, heeft het exclusief recht op catering behoudens voor cateringopdrachten in evenementenformule voor activiteiten voor 100% door derden georganiseerd en een aantal interne activiteiten van het provinciebestuur. 2. Voor de activiteiten, uitsluitend door derden georganiseerd, kan men de cateraar kiezen. Kiest hij voor de cateraar aangesteld door de provincie, dan geniet deze 10% korting op de tarieven voor het gebruik van de ruimten. 3. De catering wordt vastgelegd door de organisator met de cateraar. 4. De catering dient te passen binnen het onderwerp van de activiteit waarvoor de toelating werd bekomen. Art Parking 1. Bezoekers kunnen gebruik maken van de bezoekersparking van het provinciehuis en mits naleving van het parkingreglement. 2. Voor avondactiviteiten en activiteiten in het weekend wordt de personeelsparking opengesteld. 3. De provincie garandeert geen parkeerplaats. Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement:

24 Art Veiligheidsmaatregelen 1. De organisator verklaart kennis te hebben genomen van de veiligheidsprocedures in het provinciehuis. 2. Bij elke calamiteit moet de organisator onmiddellijk de nodige maatregelen nemen. Hij moet de balieverantwoordelijke van de provincie waarschuwen en in voorkomend geval andere hulpdiensten verwittigen. 3. De toegangsdeuren, nooduitgangen en evacuatiewegen moeten steeds vrij zijn. De noodverlichting mag niet bedekt, noch uitgeschakeld worden. 4. De organisator en de genodigden moeten ten alle tijde de aanwijzingen en richtlijnen opvolgen die hun door de verantwoordelijke dienst worden gegeven, teneinde de veiligheid van personen en de goede werking van de installaties te verzekeren. 5. In het provinciehuis geldt een algemeen rookverbod. Art Schade 1. De organisator is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt aan het materiaal en de ruimten die ter beschikking worden gesteld door de provincie. 2. De organisator is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt aan derden en hun bezittingen tijdens of door de door de organisator georganiseerde activiteiten. 3. Elke schade moet ter plaatse worden vastgesteld door de verantwoordelijke dienst van de provincie enerzijds en de organisator anderzijds. 4. De provincie is niet aansprakelijk voor het uitvallen van de elektrische en technische installaties. De organisator verbindt er zich toe geen schadevergoeding te eisen in het geval het materiaal of de technische installaties gebreken zouden vertonen of niet naar behoren zouden werken. 5. De provincie is niet aansprakelijk voor diefstal of schade van materiaal dat zich in één van de ruimten bevindt. 6. De provincie wijst elke aansprakelijkheid af voor ongevallen en beschadiging of verlies van het materiaal of de installaties meegebracht door de organisator. Art.18 - Verzekeringen 1. De provincie heeft bij een in België erkende verzekeringsmaatschappij een brandpolis afgesloten waarbij de verzekeraar voorziet in afstand van verhaal ten opzichte van de gebruiker, behalve in geval van kwaadwilligheid. In de door de provincie afgesloten brandpolis zijn volgende gevaren opgenomen: brand (elektriciteitsschade, bliksem, ontploffing inbegrepen), storm-, water- en glasschade. Bijgevolg is de gebruiker niet verplicht zijn aansprakelijkheid te laten verzekeren. De gebruiker blijft echter aansprakelijk voor de vrijstelling opgenomen in de polis van de provincie. 2. De gebruiker verplicht er zich toe om een dekking BA organisator af te sluiten voor de evenementen die hij organiseert in de lokalen van de provincie. Art Afwijkingen Elke vraag om een uitzondering op de algemene voorwaarden moet schriftelijk worden ingediend bij de provincie. De uitzondering is slechts toegestaan na de schriftelijke bevestiging door de provincie. Art Toepasselijk recht en bevoegdheid 1. Het niet naleven van dit reglement kan leiden tot het stopzetten van de activiteit door de provincie, zonder vordering tot schadevergoeding jegens de organisator. 2. Alle geschillen vallen uitsluitend onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Leuven. Art Opheffingsbepaling Het gebruiksreglement voor de ruimten in het provinciehuis Vlaams-Brabant van dd. 24 juni 2003, en gewijzigd door de Provincieraad van respectievelijk 2 december 2003 en 28 juni 2005, wordt opgeheven. Artikel 22 - Inwerkingtreding Dit reglement trad in werking op 1 mei 2015 en is gewijzigd door de provincieraad van 5 december Datum van van het reglement: Datum van inwerkingtreding van het reglement: