Loket.nl de meest robuuste online oplossing voor salaris en personeel

Transcriptie

1 Loket.nl de meest robuuste online oplossing voor salaris en personeel werkgevers werknemers 75+ koppelingen >>

2 In deze brochure lees je over Robuuste software 6 Loket.nl de betrouwbare keuze van meer dan ondernemers in Nederland en ruim werknemers Vereenvoudigen van personeelsprocessen 10 Efficient communiceren 18 Overstappen naar Loket.nl 22

3 Inleiding Als ondernemer heb je een groot aantal interesses en passies, maar de kans is groot dat het bijhouden van je salaris- en personeelsadministratie er niet één van is. En waarom zou je daar veel tijd aan moeten besteden? We kunnen tegenwoordig auto s voor een groot deel zelfstandig laten rijden. Alle beslissingen die wij normaal nemen, worden in een splitsecond genomen door een van de aanwezige computersystemen. Als dit allemaal mogelijk is, dan moet je salaris- en Zo rekenen wij o.a. automatisch de woon-werkafstand uit door een koppeling met Google Maps en halen wij alle gegevens op bij het RDW als je het kenteken invult. Ook kun je een tijdregistratie- en financieel systeem laten koppelen aan Loket.nl, zodat uren automatisch worden ingelezen in de salarisadministratie en de journaalpost automatisch wordt aangeboden aan je financiële systeem. Loket.nl heeft al ruim 75 actieve koppelingen met andere bedrijfsapplicaties. personeelsadministratie toch ook veel eenvoudiger kunnen? Wij zien het als onze missie om jou als ondernemer zoveel mogelijk te ontzorgen. Dit doen wij door salarisprocessen te automatiseren, koppelingen te maken met andere applicaties en de samenwerking met je werknemers te optimaliseren. Waarom Loket.nl? Alles rondom je salaris en personeel in een overzichtelijke online applicatie. Zo voorkom je het dubbel vastleggen van gegevens. Wij koppelen met meer dan 75 veelgebruikte applicaties. Jij kiest de pakketten waar je graag mee werkt. Jij bepaalt precies wie welke administratieve taken vervult. Van je accountant tot werknemers. In Loket.nl ben jij aan zet. 4 5

4 Optimale performance Salarisverwerking moet goed en op tijd gebeuren. De performance moet hoog zijn. Om dit waar te maken, investeren wij jaarlijks flink in functionaliteiten en maken we het werk voor salarisadministrateurs en ondernemers eenvoudiger en minder foutgevoelig. Daarnaast investeren we fors in de infrastructuur. Voor een optimale beschikbaarheid staan twee geheel redundante datacenters ter beschikking. Een unicum in de sector. Van alle salarispakketten is Loket.nl het snelste, maar ook het meest robuuste pakket. Robuuste salarissoftware De snelheid en robuustheid van Loket.nl zie je onder meer terug in de performance bij het verwerken van loonstroken. Als je loonstroken aan het verwerken bent, heb je geen zin en tijd om lang te wachten. In Loket.nl zijn loonstroken binnen enkele seconden gereed. Kom je erachter dat je een fout hebt gemaakt in de mutaties? Dan staan de nieuwe loonstroken binnen enkele seconden weer voor je klaar. De verloningsengine van Loket.nl is zo krachtig dat deze ook de meest ingewikkelde berekeningen automatisch voor je kan doen. Van terugwerkende kracht berekeningen tot het automatisch berekenen van gebroken perioden. Zo zorgen wij ervoor dat je niks over het hoofd ziet en is de foutkans minimaal. Om foutloze loonstroken te garanderen, laten we op elke salarisverwerking ruim 250 controles los. Daarnaast hebben we nog meer dan controles op de vastlegging van gegevens en de inrichting. Deze controles lopen uiteen van de juiste kleur van de loontabel tot de samenhang van gegevens. In 10 seconden verwerkt Loket.nl 150 loonstroken 6 7

5 Veilig Informatiebeveiliging staat bij ons voorop: salaris- en personeelsgegevens zijn vertrouwelijk en moeten daarom goed beveiligd zijn. Loket.nl neemt vergaande maatregelen voor de kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid. Veiligheidsbeleid Alle data van Loket.nl wordt vanzelfsprekend versleuteld verzonden via SSL-gecertificeerde verbindingen. We doen er alles aan om te voorkomen dat we slachtoffer worden van cybercriminaliteit, lekken of kwetsbaarheden. We toetsen de applicatie dagelijks op kwetsbaarheden en gaan heel ver in onze maatregelen. Preventie - een beveiligde verbinding, Naast veiligheid voor onze eigen systemen laten we klanten proactief het belang van veiligheid weten. In hoeverre hebben zij zelf maatregelen genomen en hebben andere partners in hun keten dit ook gedaan? In combinatie met de veiligheid van Loket.nl is dat de optimale veiligheid. Zeker-OnLine Als eerste applicatie voor salaris en HR heeft Loket.nl het keurmerk Zeker-OnLine in ontvangst Kwaliteit Loket.nl is ISAE 3402 type II gecertificeerd. Wij waren een van de eerste online applicaties voor personeels- en salarisadministratie die ISAE gecertificeerd werd. Met deze certificering houden we de dienstverlening van Loket.nl betrouwbaar en in control. Beschikbaarheid Om de beschikbaarheid te garanderen, zijn de datacenters van Loket.nl helemaal redundant uitgevoerd. Als het ene datacenter uitvalt, kan het andere doordraaien. Dat houdt ook monitoring in: de twee datacenters moeten onder de 50 procent belasting blijven draaien. De datacenters zijn over twee locaties in Nederland verdeeld, allebei met een ISO certificering. Hiermee garanderen we de opslag en bereikbaarheid van gegevens. virusscanners en rewall up-to-date Detectie - continue monitoring op dataverkeer en actie als het afwijkt, penetratietesten en scans via WhiteHat Sentinel Dynamic Forensisch - direct uitgebreid onderzoek na een onregelmatig patroon, lek of kwetsbaarheid Communicatie - een draaiboek waarin staat wie wat op welk moment moet weten, zodat gebruikers niet in onwetendheid zitten genomen. Zeker-OnLine is een onafhankelijk en transparant keurmerk voor online diensten. Als keurmerkhouder bewijst Loket.nl dat er voldaan wordt aan alle normen op het gebied van betrouwbaarheid, veiligheid, juridische zekerheid en continuïteit. 8 9

6 HRM-functionaliteiten Bij het in dienst hebben van werknemers komt meer kijken dan alleen salarisverwerking. Loket.nl heeft uitgebreide HRM-functionaliteiten in de applicatie ingebouwd. Of het nu gaat om het bijhouden van het ziekteverzuim, Vereenvoudigen van personeelsprocessen Loket.nl heeft als missie om ondernemers in het MKB met personeel zorgeloos te laten ondernemen. Van het invoeren van salarismutaties tot het verrassen van werknemers op hun verjaardag. Alles wat wij ontwikkelen is erop gericht om ondernemers administratief te ontzorgen. Wij richten ons op alles wat komt kijken bij het in dienst hebben van personeel en geloven dat er altijd een manier is om administratieve personeelsprocessen verder te verbeteren en te vereenvoudigen. het vastleggen van verstrekkingen of het laten aanvragen van verlof. Met de praktische HRM oplossing regel je het eenvoudig. Dit leidt tot waardevolle management- en stuurinformatie. Koppelingen Loket.nl heeft meer dan 75 actieve koppelingen met andere bedrijfsapplicaties. Zo rekent Loket.nl bijvoorbeeld automatisch de woon-werkafstand uit door een koppeling met Google Maps. Het haalt gegevens op bij de RDW als je het kenteken invult. Vanuit tijdregistratiesystemen worden uren automatisch ingelezen in de salarisadministratie en worden journaalposten automatisch ingelezen in het financiële systeem

7 Verlof Door je verlofregeling toe te voegen aan de applicatie, hebben jij en je werknemers altijd inzicht in het verlof. Je hebt een overzichtelijke verlofkalender en je werknemers hebben inzicht in hun actuele verlofsaldo en kunnen eenvoudig verlof aanvragen. Verzuim Door ziekmeldingen van je werknemers vast te leggen, heb je inzicht in het actuele verzuimpercentage. Dit biedt jou de mogelijkheid om preventieve acties te ondernemen. De applicatie is hiervoor eenvoudig te koppelen aan verzuimapplicaties zoals Workbee, Absentiemanager en VerzuimSignaal. Digitale dossiers Als ondernemer heb je te maken met een grote hoeveelheid documenten. Deze documenten worden op verschillende manieren en plaatsen opgeslagen. Op je desktop, laptop, netwerkschijven, USB-sticks, personeelsdossiers en diverse online applicaties. En met alle verschillende contracten, rekeningen, jaarrekeningen, arbeidscontracten en kopieën is het moeilijk het overzicht te bewaren. Loket.nl heeft daarom uitgebreide mogelijkheden om te werken met overzichtelijke en veilige digitale HR dossiers

8 Signalen Door de standaard signaalfunctie in Loket.nl vergeet je nooit meer een jubileum of een contract dat verloopt. De signalen herinneren je aan alle belangrijke gebeurtenissen binnen je organisatie. Naast een ruime selectie aan standaard signalen is het mogelijk om eigen signaalmomenten in te bouwen. Bij een verjaardag of jubileum kun je ook direct een boeket bloemen laten bezorgen bij de werknemer. Managementinformatie Alle belangrijke management- en stuurinformatie die je nodig hebt rondom je personeel kun je eenvoudig downloaden vanuit Loket.nl. In elke Altijd up-to-date Aad Meijer, personeelsfunctionaris en salarisadministrateur bij CONO Kaasmakers. Met Loket.nl zijn we altijd up-to-date. Geen contract verloopt en geen medewerker jubileert zonder dat ik daar ruim van tevoren van op de hoogte wordt gesteld. In zulke gevallen geeft de applicatie een signaal. Ik krijg nu bijvoorbeeld een melding een half jaar voordat een leasecontract afloopt. gewenste vorm kun je informatie gepresenteerd krijgen. Werknemerloket Voor je werknemers is er een persoonlijke online omgeving waarin ze alles rondom hun werk kunnen regelen en raadplegen. Van het indienen van declaraties tot het inzien van het persoonlijke dossier

9 75+ Koppelingen met Loket.nl Een greep uit: 16 Bekijk alle koppelingen op: 17

10 Efficiënt communiceren met je werknemers Het Werknemerloket zorgt voor een efficiënte communicatie met je werknemers door processen en documenten te digitaliseren. Van het indienen van een verlofaanvraag tot het toevoegen van een bonnetje aan een declaratie. In het Werknemerloket maak je werknemers hiervoor eenvoudig verantwoordelijk. Nooit meer een jaaropgave kwijt of rondslingerende loonstroken. Maak je werknemers meer zelfredzaam en bespaar jezelf onnodige administratieve werkzaamheden. Als ondernemer bepaal je welke informatie voor werknemers toegankelijk is. Voor werknemers is het prettig als ze zelf belangrijke informatie kunnen opzoeken en beheren. De voordelen op een rij Declareren Heeft een werknemer geluncht buiten de deur of gereisd met het openbaar vervoer, dan kan het bonnetje worden gedeclareerd door er een foto van te maken. Na een goedkeuring van de declaratie wordt het direct meegenomen in de salarisverwerking. Digitaal dossier Deel op een veilige wijze personeelsdossiers met je werknemers. Met het Werknemerloket kunnen werknemers hun dossier op elk gewenst moment bekijken en bovendien voldoet het aan wet- en regelgeving

11 De voordelen op een rij Verlof Laat werknemers hun verlofaanvraag indienen via het Werknemerloket. Als ondernemer kun je aanvragen met behulp van een overzichtelijke kalender goedkeuren of afwijzen. Ook kunnen werknemers een verzoek indienen voor opbouw van verlof. Denk hierbij aan uren of tijd voor tijd die Browser in App Werknemers kunnen het Werknemerloket raadplegen in de browser en als app voor ios en Android. De browservariant past zich ook automatisch aan het formaat van het scherm aan, zodat het prettig werkt op zowel de telefoon als de laptop. een werknemer wil doorgeven aan zijn werkgever na overwerk. Overal inzage in personeelsdossier Linda van Berkel, directielid CVB Ecologistics. CVB Ecologistics legt personeelsgegevens vast in Loket.nl. Werkgevers zijn verplicht om werknemers inzage te geven in hun dossier. Dat is met Loket.nl makkelijk in de praktijk te brengen. Medewerkers kunnen altijd en overal hun actuele verlofsaldo en loonstroken bekijken of bijvoorbeeld hun contract inzien

12 Klantcase Kraamzorg VDA Het is niet van: hier heb je een pakket en ga maar aan de gang. De geboorte van een kind en de eerste periode daarna zijn een intieme belevenis. De kraamzorg moet daarom warm, betrokken en deskundig zijn. Je bent bij ons geen nummer, vertelt Harold van der Heijden, Financieel manager bij Kraamzorg VDA. Wij verzorgen de kraamzorg hier in de regio Eindhoven en omstreken met zo n 170 kraamverzorgenden in dienst. Aangezien bevallingen niet te plannen zijn, hebben medewerkers van Kraamzorg VDA te maken met onregelmatige werktijden. Dat maakt de salarisadministratie ook wat complexer. Je krijgt te maken met onregelmatigheidstoeslagen, speciale regelingen en ingewikkelde cao s. Gelukkig word ik hierin door Loket.nl ontzorgd, vertelt Harold. Sinds april 2017 is Kraamzorg VDA onderdeel van Zorgmed. De moedermaatschappij is Zorgmed en bij Zorgmed werkten ze al naar tevredenheid met Loket.nl. Het was een logische stap dat wij voor de salarisadministratie ook gebruik zouden gaan maken van Loket.nl. Harold maakte toen voor de eerste keer kennis met de applicatie. Samen met de mensen van Loket.nl ben ik aan de slag gegaan om de implementatie in gang te zetten. Voor mij was het allemaal nieuw, dus we hebben het stapje voor stapje ingericht. Als back-up had Kraamzorg VDA nog het oude systeem, zodat ze er in ieder geval vanuit konden gaan dat de medewerkers ook de eerste periode van de overgang netjes betaald zouden worden. We hadden verwacht dat we misschien nog een periode langer moesten wachten om definitief te kunnen verlonen, maar dat was niet het geval. We zijn eigenlijk één op één overgegaan en de eerste periode hebben we dan ook direct vanuit Loket.nl verloond, zegt Harold tevreden. Door onder andere onregelmatigheidstoeslagen, kilometervergoedingen en speciale regelingen komt er heel wat bij kijken om het allemaal correct in te richten. Daar zijn we goed mee ondersteund. Er wordt echt meegedacht met ons, welke oplossingsrichtingen we moeten kiezen. Het is niet van: hier heb je een pakket en ga maar aan de gang

13 Om tijdig uit te betalen, is een goed beschikbare en snelle applicatie een must. Ik heb nog nooit problemen gehad dat het vertraagd was, dat ik er niet bij kon of dat de performance slecht was. De performance ziet Harold ook duidelijk terug bij het draaien van loonruns. Hebben we een fout gemaakt in een bepaalde mutatie? Dan is er in enkele seconden een nieuwe proefrun gedraaid. De Tijdig én correct betalen De salarissen van medewerkers op tijd én correct betalen, vindt Harold het allerbelangrijkste. Daar hoef ik me geen zorgen over te maken. De cao die wij gebruiken, wordt ondersteund door Loket.nl. De pensioenpremies en salarisschalen zitten erin. Ik hoef niet over deze randzaken na te denken, vertelt Harold. Daarnaast maken koppelingen met andere applicaties de invoer Harold van der Heijden, Financieel manager bij Kraamzorg VDA van gegevens nog minder foutgevoelig en eenvoudiger. Wij maken gebruik van imuis als boekhoudprogramma. De koppeling tussen imuis en Loket.nl maakt het mogelijk om de journaalposten vanuit Loket.nl naar imuis te verzenden. Dat gaat geautomatiseerd. doorlooptijd van een grote salarisrun is een seconde of twintig tot een halve minuut. Je kunt heel snel correcties doorvoeren en een nieuwe run draaien. Dat hoef je niet te plannen. Als ik s morgens om acht uur hier zit, kan ik om acht uur draaien, wil ik om drie uur draaien, dan draai ik om drie uur. Dat is fijn, want als je een correctie hebt en je moet weer zitten wachten, is dat echt vervelend. Als ik nu iets zie, dan pas ik het meteen aan. Ik corrigeer het en draai direct een nieuwe loonrun

14 Geen zware bevalling Ook voor mensen die niet helemaal thuis zijn in de salarisadministratie is het volgens Harold geen zware bevalling om met Loket.nl te leren werken. We hebben nu een medewerker in dienst die mij gaat ondersteunen met het invoeren van nieuwe medewerkers en dat sjabloon werkt ook voor mensen die niet helemaal thuis zijn in de loonwereld. Zij kunnen toch de stappen volgen en een nieuwe medewerker opvoeren. Het is een intuïtief pakket. Je hebt het snel onder de knie. Bekijk de video van dit klantverhaal via onderstaande knop 26 27

15 Overstappen Stap met een gerust hart makkelijk en veilig over Als ondernemer wil je voorkomen dat je werknemers aan je bureau staan met een foutieve loonstrook. Dat beseffen wij als geen ander. Daarom nemen wij de overstap naar een nieuwe applicatie voor salaris en personeel heel serieus. Met onze begeleiding bij de conversie stap je zonder zorgen over

16 1 Doelstelling & planning Samen met jou bespreken we jullie doelstellingen op het gebied van salaris en personeel. Op basis hiervan maken we gezamenlijk een plan. 2 Inrichten en voorbereiden van conversie Het moment van overstappen is een belangrijk moment om eens goed stil te staan bij de inrichting van je salaris- en personeelsadministratie. Welke keuzes zijn in het verleden gemaakt en zijn dit nog steeds de juiste? In een gesprek inventariseren wij alle relevante informatie. Ook geven wij aan welke gegevens we nodig hebben om te converteren. Een duidelijk stappenplan 3 Conversie 4 Training 5 Live met Loket.nl Wij zorgen ervoor dat Loket.nl goed wordt Voordat je daadwerkelijk start met Alle stappen zijn doorlopen en je kunt starten ingericht naar aanleiding van de gesprekken Loket.nl krijg je een training waarin je in Loket.nl. Als er nog onduidelijkheden zijn, en samen met jou complementeren we de uitgebreid kennis maakt met de applicatie. kun je het helpdeskportaal raadplegen of een gegevens, zodat je op het gewenste moment vraag stellen. kunt starten met de applicatie converteren

17 Reitseplein AA Tilburg Postbus AD Tilburg T E. info@loket.nl