Procuratieregeling. Bestuurszaken. Afdeling. Datum 10 januari Kenmerk 18-05//lm/kij. Versie 6.0

Transcriptie

1 Procuratieregeling Afdeling Bestuurszaken Datum 10 januari 2018 Kenmerk 18-05//lm/kij Versie 6.0

2 P r o c u r a t i e r e g e l i n g Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Governance kaders 2 Uitgangspunten 3 4. Procuratie 4 1. Inleiding Het college bestuur (hierna CvB) vertegenwoordigt de Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Arnhem, ingeschreven in het handelsregister de Kamer Koophandel onder nummer , (hierna Rijn IJssel). Het is voor het CvB onmogelijk en onwenselijk om alle (rechts)handelingen te verrichten. Het CvB wil daarom en kan volgens de statuten (artikel 5 lid 7) aan het management de bevoegdheid verlenen om mondeling of schriftelijk in naam en verantwoordelijkheid het CvB te handelen. Binnen Rijn IJssel is sprake drie managementlagen: College Bestuur, clusterdirecteuren/ s en teamleiders. Met deze door het CvB vastgestelde procuratieregeling aan het management schriftelijk de bevoegdheid verleend om bepaalde (rechts)handelingen te verrichten. De aangewezen personen moeten steeds de voorwaarden zoals opgenomen in deze regeling in acht nemen. Het CvB houdt de bevoegdheid om de genoemde (rechts)handelingen zelf te verrichten. Deze procuratieregeling staat op de website en is geregistreerd bij de Kamer Koophandel. Daarmee bereikt Rijn IJssel dat deze regeling ook externe werking heeft. 2. Governance kaders Statuten De statuten, getekend op 31 december 2015, zijn de basis voor de vertegenwoordigingsbevoegdheid. In artikel 7 de statuten is de vertegenwoordigingsbevoegdheid het voltallige CvB alsmede ieder lid afzonderlijk beschreven. Daarnaast bepaalt artikel 6 lid 2 en lid 3 de statuten dat het CvB volledig bevoegd is te besluiten tot het aangaan overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring registergoederen en tot het aangaan overeenkomsten waarbij Rijn IJssel zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld een ander verbindt mits de raad toezicht (hierna RvT) hieraan voorafgaand schriftelijk verleent. Artikel 6 lid 5 beschrijft besluiten die altijd onderworpen zijn aan of advies de RvT. Het betreft besluiten tot: a. het vaststellen of wijzigen de statuten; b. het oprichten een werkmaatschappij; c. het ontbinden de stichting, alsmede fusie en splitsing de stichting; d. het vaststellen het jaarplan/activiteitenplan en bijhorende begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het strategisch meerjarenplan de stichting;

3 e. het vaststellen/wijzingen reglementen; f. de aangifte faillissement en aanvraag surséance betaling; g. het aannemen en/of ontslaan een aanmerkelijk aantal werknemers; h. het verrichten rechtshandelingen, die afwijken de vastgestelde tevens een belang vijfhonderdduizend euro ( ,00) te boven gaan. Tot slot bepalen de statuten (artikel 15 lid 4 en artikel 16) dat het CvB de RvT in ieder geval schriftelijk vraagt voor: - de vaststelling, wijziging en intrekking het bestuursreglement, het directiestatuut en het medezeggenschapsstatuut; - besluiten tot het wijzigen de statuten; - besluiten tot het instellen commissies; - besluiten tot het ontbinden de stichting; - besluiten tot het aanvragen faillissement en surséance betaling; - besluiten tot het aangaan fusies en formele samenwerkingsvormen. Overige documenten Daarnaast is er nog een aantal andere documenten dat de vertegenwoordigersbevoegdheid inkadert, zoals het bestuursreglement, het treasurystatuut en de Branchecode goed bestuur in het mbo. Uitgangspunten De procuratie houdt geen vrijbrief in tot het onbeperkt verrichten (rechts)handelingen. De gevolmachtigde managementfunctionarissen moeten zich steeds afvragen of onderstaande uitgangspunten in acht worden genomen: - De gevolmachtigde oefent de bevoegdheid uit binnen de kaders de volmacht en met inachtneming deze regeling; en, - De gevolmachtigde oefent de bevoegdheid steeds uit met in achtneming het belang Rijn IJssel; en, - Tot de kaders waarbinnen een bevoegdheid kan worden uitgeoefend behoren ook de geldende wet- en regelgeving, de goedgekeurde begroting, het (inkoop)beleid, (beleids)regels, richtlijnen en aanwijzingen het CvB. De relete wet- en regelgeving bekend verondersteld. Er zijn en blijven interne regelingen en beleidsdocumenten in ontwikkeling. Gaandeweg zullen ook deze, na vaststelling door het CvB, in de procuratieregeling worden vermeld. Echter, ook zonder expliciete vermelding zijn vastgestelde regelingen en richtlijnen onverkort toepassing. Indien hiertoe naar het oordeel het CvB gegronde redenen bestaan, kan het CvB een volmacht aan een functionaris te allen tijde intrekken respectievelijk wijzigen. Tot slot. Deze procuratieregeling is individueel toegesneden, maar doet niets af aan normale afstemming met betrekking tot de concernverantwoordelijkheid de betreffende gevolmachtigde. Deze afstemming kan in de praktijk gerealiseerd worden in de hiervoor geëigende overlegstructuren.

4 4. Procuratie Het CvB Rijn IJssel verleent volmacht aan uitsluitend de volgende managementfunctionarissen om bepaalde (rechts)handelingen (met juridische en financiële consequenties jegens derden) te verrichten mits deze verplichtingen de vastgestelde maxima niet overschrijden. Verplichtingenplafond per overeenkomst per functie: Functie Bevoegdheden Clusterdirecteuren (hierna tezamen DIR) Cluster 1: Rijn IJssel Zorg & Welzijn ,-- Cluster 2: Rijn IJssel Vakschool Wageningen ,-- Cluster 3: Rijn IJssel CIOS & Veiligheid ,-- Cluster 4: Rijn IJssel Creatieve ,-- Industrie Cluster 5: Rijn IJssel Economie & Uiterlijke ,-- Verzorging Cluster 6: Rijn IJssel Techniek & ICT ,-- Cluster 7: Rijn IJssel Entree & Maatwerk ,-- Teamleiders (hierna TL) 500,--, na afstemming met clusterdirecteur Stafmanagers (hierna tezamen STAF) Stafmanager Bestuurszaken ,-- Stafmanager Controlling & Kwaliteit ,-- Stafmanager Informatiemanagement ,-- Stafmanager Studentzaken ,-- Stafmanager HR Management & Development ,-- Stafmanager Financiën ,-- Stafmanager Onderwijs & Examinering ,-- Stafmanager Marketing & Communicatie ,-- Stafmanager Facility Management ,-- De in de procuratieregeling genoemde bedragen gelden voor het totale bedrag de gehele looptijd de af te sluiten overeenkomst, inclusief btw (Bijvoorbeeld, een bepaalde tijd overeenkomst drie jaar met een waarde 9.000, -- per jaar vertegenwoordigt aldus conform de procuratie een

5 waarde , --. Dat deze overeenkomst wellicht tussentijds opzegbaar is, doet daaraan niet af. Alleen de Facility Management is bevoegd een dergelijke overeenkomst aan te gaan). Is de looptijd een overeenkomst onbepaald? Dan de waarde vastgesteld op 48 keer het maandbedrag (of vier keer het jaarbedrag). Verplichtingen mogen niet worden gesplitst in meerdere kleinere verplichtingen (opknippen). Is de waarde niet vast te stellen, dan is slechts het CvB bevoegd. Bij verging is het zo dat eenieder die de gevolmachtigde rechtmatig in zijn/haar functie vergt, ook de bevoegdheden deze gevolmachtigde uit hoofde die functie mag uitoefenen. De volmacht kan niet worden overgedragen aan een ondergeschikte. Uit onderstaand schema volgt welke bevoegdheden het CvB heeft verleend aan welke managementfunctionaris. Dit in aanvulling op bovenstaand schema. Oftewel, de genoemde functionaris is bevoegd de (rechts)handeling te verrichten en ook al overschrijden die de hiervoor genoemde maxima. Uit het schema volgt eveneens welke bevoegdheden het CvB aan zichzelf voorbehoud. Ook de bevoegdheden die niet in procuratieregeling zijn opgenomen, blijven voorbehouden aan het CvB. Zoveel als mogelijk is aangegeven of voorafgaand (schriftelijke) de RvT is vereist of wanneer de ondernemersraad (OR) een advies- of instemmingsrecht heeft. 1 Instellingsbrede contracten CvB DIR TL STAF Voorwaarde 1. Afsluiten, indien 1 instellingscontracten (waaronder gezamenlijke inkoop met andere ROC s) > 500: 1. Investeringen, uitgaven, indien 2 en contracten en samenwerkingsovereenko OR bij het msten doen een > 500of investering indien (WOR: art. formele 25, lid 1 sub samenwerki h) ngsvorm aangegaan:

6 1. Aangaan en, indien 3 vertegenwoordiging gedurende een rechtszaak > 500: 1. Aanvragen, indien 4 publiekrechtelijke besluiten (zoals bouwvergunning) > 500: 1. Uitbrengen offertes, indien, mits 25, mits 10 5 > 500: 1. Verwerkersovereenkomst. na 6 door de functionaris voor de gegevensbes cherming

7 2 Samenwerkingsovereenko CvB DIR TL STAF msten ten behoeve Voorwaarde onderwijs 2. 1 Rijn IJssel breed, indien > 500 of indien formele samenwerki ngsvorm aangegaan: 2. 2 Ten behoeve cluster, mits 25 Na schriftelijke door CvB 3 Onderwijs en studenten CvB DIR TL STAF Voorwaarde 1 Beslissen niet toelaten tot de opleiding Vaststellen model onderwijsovereenkomst en model BPV overeenkomst individuele student Aangaan en beëindigen onderwijsovereenkomst of cursuscontact met individuele student Aangaan BPV overeenkomst met individuele student

8 Vaststellen 5 studentenstatuut Vaststellen ST-OER, 6 generieke gedeelte Vaststellen ST-OER, 7 bijzonder opleidingsdeel Vaststellen 8 opleidingsportfolio OR over het aanbod opleidingen Vaststellen generieke 9 keuzedelen Vaststellen keuzedelen 10 per opleiding Verantwoording 11 onderwijstijd Verantwoorden 12 verzuimmelding studenten Aanvraag extra 13 vakantieverlof studenten Aanvraag verlof voor, tenzij 14 bijzondere bijzonder omstandigheden verlof > 10 studenten werkdagen bij een minderjarige student, want dan leerplichtcon sulent Vaststellen aanvullende 15 opleidingskosten Kwijtschelden, indien, mits 10 Slechts 16 vorderingen (zoals studentenbijdrage ne financiën mits 10

9 wettelijk les- en cursusgeld) > 500: Besluit tot schorsing Procedure 17 studenten conform algemene voorwaarden bij de onderwijsove reenkomst en het studentenstat uut Besluit tot verwijdering Procedure 18 studenten conform algemene voorwaarden bij de onderwijsove reenkomst en het studentenstat uut (negatief) bindend 19 studieadvies Benoemen 20 vertrouwenspersonen en klachtencommissie 4 Huisvesting CvB DIR TL STAF Voorwaarde

10 4. Verkrijging, vervreemding, 1 en bezwaring registergoederen (Aan- en verkoop grond, gebouwen en het vestigen een hypotheek daarvoor) 4. Facilitaire contracten, indien Slechts 2 (Schoonmaak, catering, energie, onderhoud e.d.) Facility Management mits 50 bij > 500:goedkeu ring RvT vereist 4. Investeringen, exploitatie, indien Slechts 3 en onderhoud in huisvesting Facility OR bij het (Nieuw- en verbouw) Management doen een mits 50 bij > investering 500:goedkeu (WOR: art. ring RvT 25, lid 1 sub vereist d) 4. Huurcontracten (Aangaan indien Slechts 4 of opzeggen huurcontracten) Facility Management mits 50 bij > 500: 5 Goederen en diensten CvB DIR TL STAF Voorwaarde 5. Inkopen goederen en, indien, mits 25, mits 0.5, mits 10 1 diensten en na en na en (Leermiddelen instemming afstemming na OR bij het Scholing met de instemming doen een Investeringen clusterdirecte

11 Etc.) bij > 500: informatiema ur en de informatiema nagement nagement investering Informatiema nagement Neem inkoopbeleid en aanbesteding srecht in acht 5. Inkoop software, mits 25, mits 0.5, mits 10 2 en na en na en instemming afstemming na OR bij het met de instemming doen een informatiema clusterdirecte nagement ur en de informatiema investering nagement Informatiema Neem nagement inkoopbeleid en aanbesteding srecht in acht 5. Aanschaf vervoermiddelen Slechts 3 Facility OR bij het Management doen een mits 50 investering Neem inkoopbeleid en aanbesteding srecht in acht 6 Aanvraag subsidies en sponsorgelden 6. Aanvraag subsidies 1 Verantwoording subsidies 6. Verzoek indienen bij CvB 2 voor aanvraag CvB DIR TL STAF Voorwaarde Na advies subsidieloket Na advies subsidieloket

12 Zorgdrager voor uitvoering verantwoordingsdocumen tatie subsidie Verantwoordingsdocumen tatie subsidie 6. Het binnenhalen 5 sponsorgelden t.b.v. Rijn IJssel 7 Betalingsverkeer CvB DIR TL STAF Voorwaarde Bankzaken Openen/wijzi gen bankrekening Aanvraag bankpassen Creditcard Aangaan leningen (Aantrekken externe financiering) als Rijn IJssel zich als borg of hoofdelijk medeschulde naar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsste lling voor een schuld een derde verbindt OR bij het aantrekken een

13 belangrijk krediet Binnen de regels het Treasury statuut 7. 3 Verstrekken een lening OR bij het verstrekken een belangrijk krediet en het stellen zekerheid 8 Personeel CvB DIR TL STAF Voorwaarde 1 2 Aannemen personeel (d.m.v. arbeidsovereenkomsten) niet zijnde clusterdirecteuren en s voor bepaalde en onbepaalde tijd, met inbegrip stageovereenkomst, leerarbeidsovereenkomst en studieplan, mits eigen den, mits eigen stafleden bij het aannemen een aanmerkelijk aantal werknemers OR bij uitbreiding de werkzaamhed en Aannemen clusterdirecteuren en s (d.m.v. arbeidsovereenkomsten) bij het voor bepaalde en aannemen onbepaalde tijd een

14 aanmerkelijk aantal werknemers OR bij uitbreiding de werkzaamhed en Ontslag personeel niet 3 zijnde clusterdirecteuren, s en teamleiders met bij ontslag dienstverband voor een bepaalde of onbepaalde aanmerkelijk tijd, ook tijdens proeftijd, aantal waarbij een financiële werknemers vergoeding aan het personeelslid verstrekt OR bij inkrimping de werkzaamhed en en overleg vakbonden conform cao Ontslag personeel niet, mits eigen, mits eigen 4 zijnde clusterdirecteuren stafleden en s met den dienstverband voor bij ontslag bepaalde of onbepaalde een tijd, ook tijdens proeftijd, aanmerkelijk waarbij geen financiële aantal vergoeding aan het werknemers personeelslid verstrekt

15 OR bij inkrimping de werkzaamhed en en overleg vakbonden conform cao Ontslag 5 clusterdirecteuren en s bij ontslag een aanmerkelijk aantal werknemers OR bij inkrimping de werkzaamhed en en overleg vakbonden conform cao Ontslag op staande voet, mits eigen den en na HRM & D, mits eigen stafleden en na HRM & D Mededeling over al dan niet voortzetten dienstverband voor bepaalde tijd Verlengen dienstverband, mits eigen, mits eigen stafleden den

16 bij het aannemen een aanmerkelijk aantal werknemers OR bij uitbreiding de werkzaamhed en Inhuur externen en, indien, mits eigen, mits eigen 9 uitleen medewerkers Rijn stafleden, na IJssel (via overeenkomst den, na OR bij het opdracht) HRM & D en groepsgewijz HRM & D en mits 10. e werven of bij > mits 25 inlenen 500:goedkeu arbeidskracht ring RvT en of bij de vereist inhuur een deskundige voor een adviesopdrac ht i.v.m. een technologisch e voorziening, de zorg voor het milieu of het zelf dragen risico ex artikel 40 wet financiering sociale verzekeringen

17 Vaststellen en toekennen, mits eigen, mits eigen 10 arbeidsvoorwaarden stafleden en medewerkers o.a. den en na na bijzondere (tijdelijke) toeslagen HRM & D HRM & D (arbeidsmarkttoelage, projecttoeslag, extra periodieke verhoging) Verlenen algemeen en bijzonder verlof Conform cao Aanpassing de Conform cao omg de arbeidsduur Werkverdeling Conform cao Formatie Conform cao Opdragen tot het Conform cao verrichten overwerk en overwerkverlof Vaststellen aang en Conform cao einde de vakantie Toestemming verlenen voor het verrichten nevenwerkzaamheden Conform cao Belasten met EHBO Voeren Overeenkoms functioneringsgesprekken tig de / voortgangsgesprekken daarvoor en gelden beoordelingsgesprekken procedure binnen Rijn IJssel

18 20 Disciplinaire maatregelen medewerkers (Schriftelijke berisping, schorsing of overplaatsing (voor ontslag als disciplinaire maatregel zie hiervoor) Herplaatsen een, mits eigen, mits eigen 21 personeelslid in een stafleden functie met een lager den salaris Benoemen een, mits eigen, mits eigen 22 teamleider stafleden en den en na na CvB CvB Benoemen 23 vertrouwenspersonen en klachtencommissie Cursussen, trainingen en, indien, mits eigen, mits eigen, mits eigen 24 opleidingen teamleden en stafleden en (Opdragen tot en den en mits toestemming geven voor 25 Stafmanager het volgen cursussen, HRM & D is toekenning voor bij > 500: bevoegd tot vergoeding en verlof voor 500 cursussen, inkoop opleidingen en inkoop diensten trainers) Declaraties medewerkers, indien, mits eigen, mits eigen, mits eigen 25 (Reis- en verblijfskosten teamleden en stafleden en Studievergoedingen den en mits 0.5 mits 10. binnen studiecontract en 25 Stafmanager onkosten conform regels HRM & D is Rijn IJssel bij > 500: bevoegd tot Woon-werkdeclaraties 500 etc.)

19 9 Overige CvB DIR TL STAF Voorwaarde Afhandeling klachten Met inachtneming klachtregelin gen Doen aangifte bij een strafbaar feit 9. 3 Melden als slachtoffer in een strafzaak 9. Inhuren externe Slechts 4 juridische adviseurs bestuurszake n 9. Afwikkelen 5 schade(vergoedingen)/ve rzekeringskwesties 9. Tekenen procedurele Slechts 6 documenten bestuurszake n