VOORSTEL AAN DIJKGRAAF EN HEEMRADEN

Transcriptie

1 datum vergadering 5 juli 2011 auteur Paul van Roekel telefoon pvanroekel@wve.nl onderwerp Elektronisch bekendmaken en aanpassing advertentiebeleid agendapunt registratienummer paraaf directie afgestemd met afdeling(en)/na(a)m(en) AZ: Peter van Eck VH: Roos Zondag IV: Jaap Buddingh Staf: Esther Janssen VOORSTEL AAN DIJKGRAAF EN HEEMRADEN Inhoud voorstel: 1. Met ingang van 1 september 2011 officiële bekendmakingen, met uitzondering van de aankondigingen van de AB-vergaderingen, elektronisch publiceren in het elektronisch Waterschapsblad van Waterschap Vallei & Eem en daarbij burgers en bedrijven de mogelijkheid te geven zich te abonneren via Twitter, RSS-feed en/of Hiervoor het internetadres aan te wijzen. 3. Team Communicatie (Afdeling AZ) opdracht te verlenen om in samenspraak met waterschap Veluwe te komen tot een nieuw advertentiebeleid vanaf Deze werkwijze na één jaar te evalueren. Probleemstelling: Waterschap Vallei & Eem plaatst met regelmaat advertenties in huis-aan-huisbladen. Het gaat deels om verplichte advertenties (bekendmaking van bijvoorbeeld verordeningen, vergunningen en vergaderingen Algemeen Bestuur), deels om informatieve advertenties. Met deze plaatsingen zijn aanzienlijke kosten gemoeid. In 2010 bedroegen de advertentiekosten ruim voor verplichte advertenties (waarvan voor AB-advertenties) en ruim voor nietverplichte advertenties (waarvan voor personeelsadvertenties). In 2009 werd aan verplichte en aan niet-verplichte advertenties uitgegeven. Ad. 1 en 2 De Wet Elektronische Bekendmaking (WEB, 1 juli 2009) biedt de mogelijkheid voor alle overheden hun bekendmakingen door middel van een elektronisch Waterschapsblad uitsluitend elektronisch (via internet) te publiceren. Deze mogelijkheid is nu nog een bevoegdheid, maar zal later bij Koninklijk Besluit en in overleg met de overheden, worden omgezet in een verplichting. Waterschap Vallei & Eem maakt voor het onderhouden van de websites gebruik van het zogenaamde WaterschapsNet systeem. Dit systeem, dat centraal wordt onderhouden door het Waterschapshuis en waaraan bijna alle waterschappen deelnemen, voldoet aan de (technische) eisen voor elektronisch publiceren van officiële bekendmakingen. In feite worden de bekendmakingen al jaren lang ook op de website gepubliceerd. De WEB maakt het nu mogelijk de internetsite als enig en officieel kanaal hiervoor aan te wijzen. De interne Werkgroep WEB (samengesteld uit de afdelingen AZ, VH, IV) heeft alle juridische (zie bijlage 1), communicatieve en technische aspecten onderzocht. Ad. 3 en 4 De financiële middelen die vrijkomen door gebruik te maken van het elektronisch Waterschapsblad, kunnen eventueel (gedeeltelijk) aangewend worden om ons waterschap op een aansprekende(r) wijze via advertenties bij de bevolking onder de aandacht te brengen. Het Algemeen Bestuur heeft de wens uitgesproken dat de aankondigingen van de ABvergaderingen aantrekkelijker worden dan nu het geval is. De besparingen die door de WEB mogelijk zijn, zouden vanaf 2012 daarvoor aangewend kunnen worden. Het getuigt bovendien van behoorlijk bestuur indien inwoners - zeker direct na invoering van het elektronisch waterschapsblad er regelmatig via advertenties in kranten en huis-aan-huisbladen op worden gewezen dat officiële bekendmakingen van het waterschap niet meer in de krant, maar elektronisch worden gepubliceerd. Pagina 1

2 Daarnaast zal het fusieproces ook om meer externe communicatie vragen. Het is van belang bewoners van het gebied op de hoogte te houden van de ontwikkelingen naar één nieuw waterschap. Daarom wordt voorgesteld om voor het jaar 2012, samen met waterschap Veluwe, een nieuw advertentiebeleid op te stellen, waarin met bovenstaande rekening wordt gehouden. Eerdere besluiten / beleidskaders: geen Oplossingsrichting en alternatieven: 1. De AB-vergaderingen op de gebruikelijke wijze via advertenties in de dagbladen en huisaan-huisbladen blijven aankondigen en verder met ingang van 1 september 2011 gebruik maken van de mogelijkheden van de WEB. Dit eventueel nog aangevuld met periodieke advertenties via kranten en huis-aan-huisbladen. Hierdoor kan nog voor het jaar 2011 een besparing van minimaal worden bereikt. Deze oplossingsrichting sluit ook goed aan bij de keuze van waterschap Veluwe voor wat betreft de WEB. 2. Optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de WEB door alle verplichte advertenties van het waterschap uitsluitend elektronisch te publiceren (via de website). Om de vergaderingen van het Algemeen Bestuur voortaan alleen elektronisch bekend te kunnen maken, is een wijziging van het Reglement van Orde nodig. Hoe wordt rekening gehouden met MVO: (Zie het MVO-kompas op intranet) Consequentie van de besluitvorming m.b.t. geld, personeel en organisatie, OR, communicatie Implementatie van de mogelijkheden van de Wet Elektronische Bekendmaking leidt tot een besparing op de advertentiebudgetten. Door gebruik te maken van een elektronisch Waterschapsblad kan met optie 1. met ingang van 2012 een bedrag van ongeveer worden bespaard (namelijk minus AB-advertentiekosten). Bij optie 2. kan ook de besparing op advertentiekosten ten behoeve van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur worden gerealiseerd. De kosten voor het realiseren van een elektronisch Waterschapsblad zijn nihil. Risico s en hoe die te beperken: De uitval van het internetpublicatiesysteem (cms) waardoor de verplichte bekendmakingen niet tijdig kunnen worden gepubliceerd en dus niet tijdig in werking kunnen treden. Met de leverancier zijn via het Waterschapshuis voor alle waterschappen goede afspraken gemaakt over een hoge mate van beschikbaarheid. Dit risico is uitermate gering. Ambtelijk advies: 1. De interne werkgroep WEB adviseert te kiezen voor oplossingrichting 1. Waterschap Vallei & Eem kan aan alle eisen die gesteld worden aan een elektronisch Waterschapsblad voldoen. 2. Team Communicatie te laten onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om (een gedeelte van) de besparingen in te zetten voor een aansprekend advertentiebeleid vanaf Daarvoor zal na de zomer van 2011 een advies aan u kunnen worden gegeven. Voorstel informatie aan het Algemeen Bestuur: Ter kennisname te agenderen voor de eerstvolgende AB vergadering Behandelend bestuurder: Evelien Blom Beslissing bestuur: Pagina 2

3 Bijlage 1 Notitie juridische aspecten van elektronische bekendmaking van besluiten Op 1 juli 2009 is de Wet elektronische bekendmaking in werking getreden. Deze wet regelt onder andere de elektronische bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften (verordeningen) van het waterschap. De bekendmaking van de overige besluiten van het waterschap is niet in deze in deze wet geregeld. Hieronder wordt ingegaan welke soorten van besluiten van het waterschap er zijn en of deze besluiten op elektronische wijze bekend kunnen worden gemaakt. De bekendmaking van besluiten/mededelingen van het waterschap is onder te verdelen in de volgende zes categorieën: 1. Wettelijk verplichte bekendmakingen van besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht. Het gaat hierom de wettelijk verplichte bekendmaking van besluiten van algemene strekking (algemeen verbindende voorschriften (verordeningen, beleidsregels en sommige plannen). Voor dergelijke besluiten is kennisgeving van het besluit noodzakelijk om het in werking te laten treden. Voor bekendmaking van deze besluiten is in artikel 3:42 lid 2 en 3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) een algemene regel opgenomen. Artikel 3:42 lid 2 luidt: De bekendmaking van besluiten van een niet tot de centrale overheid behorend bestuursorgaan die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, geschiedt door kennisgeving van het besluit of van de zakelijke inhoud ervan in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad, dan wel op een andere geschikte wijze. Elektronische bekendmaking vindt uitsluitend plaats in een van overheidswege uitgegeven blad, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. Artikel 3:42 lid 3 luidt: Indien alleen van de zakelijke inhoud wordt kennisgegeven, wordt het besluit tegelijkertijd ter inzage gelegd. In de kennisgeving wordt vermeld waar en wanneer het besluit ter inzage ligt. Voor algemeen verbindende voorschriften (verordeningen o.a. de Keur) is in artikel 73 van de Waterschapswet nog een aanvullende regeling opgenomen. Artikel 73 van de Waterschapswet luidt: 1. Besluiten van het waterschapsbestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer zij zijn bekendgemaakt. 2. De bekendmaking geschiedt: a. door plaatsing in het op een algemeen toegankelijke wijze uit te geven waterschapsblad; b. bij gebreke van een waterschapsblad, door terinzagelegging voor de tijd van twaalf weken op de secretarie van het waterschap of op een andere door het waterschapsbestuur te bepalen plaats en door het doen van mededeling daarvan in een plaatselijk verschijnend dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad. 3. Het waterschapsblad kan elektronisch worden uitgegeven. Na de uitgifte blijft het waterschapsblad elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze beschikbaar. Indien elektronische uitgifte geheel of gedeeltelijk onmogelijk is, voorziet het waterschapsbestuur in een vervangende uitgave. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden omtrent het bepaalde in de eerste en tweede volzin nadere regels gesteld. 4. Voor het inzien van een overeenkomstig het tweede lid bekendgemaakt besluit worden geen kosten in rekening gebracht. 5. Bij de bekendmaking van een besluit dat aan goedkeuring is onderworpen, wordt tevens de dagtekening vermeld van het besluit waarbij de goedkeuring is verleend of wordt mededeling gedaan van de omstandigheid dat ingevolge artikel 10:31, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht een besluit tot goedkeuring wordt geacht te zijn genomen. Is voor deze categorie besluiten/kennisgevingen een elektronische bekendmaking mogelijk? Onder meer artikel 3:42 Awb en artikel 73 van de Waterschapswet zijn als gevolg van de Wet elektronische bekendmaking gewijzigd. Dit betekent dat de in deze categorie vallende besluiten elektronisch bekendgemaakt mogen worden. Bekendmaking moet plaatsvinden in een elektronisch uit te geven waterschapsblad, dat aan een aantal wettelijke voorwaarden moet voldoen. Artikel 73 van de Waterschapswet bepaalt dat algemeen verbindende voorschriften (verordeningen) integraal in het waterschapsblad moeten worden opgenomen. De overige besluiten van algemene strekking Pagina 3

4 kunnen op grond van artikel 3:42 lid 2 Awb integraal of met vermelding van de zakelijke inhoud van het besluit in het waterschapsblad worden opgenomen. 2. Wettelijk verplichte kennisgeving van bepaalde ontwerp-besluiten. De Waterwet bepaalt dat sommige vergunningen of plannen met toepassing van de uniforme openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 van de Awb moeten worden voorbereid. Op grond van artikel 3:11 van de Awb worden de ontwerp-besluiten ter inzage gelegd. Van het ontwerp van een besluit moet volgens artikel 3:12 lid 1 Awb verplicht een kennisgeving worden gepubliceerd om derden te informeren en de gelegenheid te geven een zienswijze in te dienen. Bekendmakingen van de hiervoor genoemde kennisgevingen kan op basis van artikel 3:12 lid 1 Awb plaatsvinden in dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen of op een andere geschikte wijze. Is voor categorie besluiten/kennisgevingen een elektronische bekendmaking mogelijk? De bekendmaking van besluiten in deze categorie mag ook op een andere geschikte wijze worden gedaan. De vraag is of publicatie in een elektronisch waterschapsblad hieronder valt. In de circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 19 mei 2009 staat De kennisgeving van (de zakelijke inhoud) van een ontwerp-besluit op grond van artikel 3:12 Awb geschiedt in een dag-, nieuws-, of huis-aan-huisblad, danwel op een andere geschikte wijze. Ook deze keuzemogelijkheid blijft bestaan na inwerkingtreding van deze wet Kennisgeving in een elektronisch blad kan onder omstandigheden nu en na inwerkingtreding van de wet een andere geschikte wijze zijn. Naar aanleiding hiervan zijn er door gemeenten vragen gesteld aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het Ministerie geeft aan dat: Daar waar een publicatie gebaseerd is op een wettelijke bepaling die spreekt over een 'andere geschikte wijze' of in het geheel niet gebaseerd is op een wettelijke grondslag, is het aan het bestuursorgaan zelf om af te wegen of de huidige elektronische publicatiewijze voldoet. De wet stelt dan niet de eis van publicatie in een blad of een gemeenteblad. Over de vraag wanneer een elektronische publicatie een andere geschikte wijze is kan geen eenduidig antwoord worden gegeven. Jurisprudentie ontbreekt. Wel is duidelijk dat het bereik van een internetpublicatie in vergelijking met het bereik van een dag- nieuws- of huis-aan-huisblad hierbij van groot belang is. In de discussie over de vraag of een internetpublicatie een andere geschikte wijze is wordt wel naar voren gebracht: - dat weliswaar niet iedereen over internet beschikt maar dat een huis-aan-huisblad door bezorgproblemen en door brievenbusstikkers geen ongedesemd drukwerk ook niet iedereen bereikt; - dat het bereikt van een internetpublicatie kan worden vergoot door het aanbieden van een e- mail attendering of abonnement - dat het bereik van een internetpublicatie kan worden vergroot door voldoende publiciteit en door naast de elektronische bekendmaking bij wijze van service ook in andere media (kabelkrant, huis-aan-huisblad) mededeling te doen van (elektronische) bekendmakingen. Op dit punt zal elk bestuursorgaan echter zelf een afweging moeten maken. De conclusie is dat besluiten van deze categorie elektronisch bekendgemaakt kunnen worden in een waterschapsblad. Het lijkt er gezien het antwoord van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op vragen van gemeenten op dat publicatie op een website voor deze categorie van besluiten/kennisgevingen ook te beschouwen is als op een andere geschikte wijze. 3. Wettelijke verplichte kennisgeving van keurvergunningen en overige beschikkingen waarop afdeling 3.4 van de Awb niet van toepassing is. De Awb bepaalt in artikel 3:41 Awb lid 1 dat besluiten die tot één of meer belanghebbenden zijn gericht (onder andere keurvergunningen, subsidiebeschikkingen) moeten worden bekendgemaakt door uitreiking of toezending aan hen, onder wie begrepen de aanvrager. Artikel 3:41 lid 2 bepaalt dat indien de bekendmaking van het besluit niet kan geschieden op de wijze als voorzien in lid 1, de bekendmaking van het besluit geschiedt op een andere geschikte wijze. Pagina 4

5 Is voor deze categorie besluiten een elektronische bekendmaking mogelijk? Wat bij categorie 2 staat over het publiceren van besluiten als in een wetsartikel op een andere geschikte wijze staat, geldt ook voor deze categorie besluiten. De conclusie is dat besluiten uit deze categorie in een elektronisch waterschapsblad kunnen worden gepubliceerd. Het lijkt er gezien het antwoord van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op vragen van gemeenten (zie categorie 2) op dat publicatie op een website voor deze categorie van besluiten ook te beschouwen is als op een andere geschikte wijze. 4. Wettelijk verplichte kennisgevingen van overige besluiten, mededelingen en overige aankondigingen. a. Kennisgeving vergadering van het Algemeen Bestuur. Op grond van artikel 7 lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur wordt de vergadering van het Algemeen Bestuur door aankondiging in een of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen, alsmede op de internetsite van het waterschap ter openbare kennis gebracht; b. Artikel 5.1 van de Keur 2009 van Waterschap Vallei & Eem bepaalt dat het bestuur de datum van de schouw ten minste twee weken tevoren bekendmaakt door kennisgeving ervan in een dag-, nieuws-, of huis-aan-huisblad, danwel op een andere geschikte wijze; c. De ontwerp-begroting (artikel 100 lid 2 van de Waterschapswet), besluiten tot wijziging van de begroting( artikel 102 lid 2 van de Waterschapswet) en de jaarrekening (artikel 103 lid 3 van de Waterschapswet).dienen ter openbare kennis te worden gegeven; d. Ontwerp-besluiten waarop de inspraakverordening van toepassing is worden door het dagelijks bestuur tijdig bekendgemaakt in de daarvoor in aanmerking komende dag-, week-, of huis-aan-huisbladen (artikel 4 lid 1 Inspraakverordening Waterschap Vallei & Eem. Is voor deze categorie besluiten, mededelingen en overige aankondigingen een elektronische bekendmaking mogelijk? Indien bekendmaking in dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen niet verplicht is, omdat er geen voorgeschreven wijze van bekendmaken is of er is een mogelijkheid tot bekendmaking op andere geschikte wijze dan is bekendmaking van deze categorie besluiten, mededelingen en overige aankondigingen in een elektronisch waterschapsblad mogelijk. Het lijkt er gezien het antwoord van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op vragen van gemeenten (zie categorie 2) op dat publicatie op een website voor deze categorie van besluiten, mededelingen en overige aankondigingen ook te beschouwen is als op een andere geschikte wijze. 5. Wettelijk verplichte kennisgeving van besluiten zonder keuzemogelijkheid. Het gaat hier om beslissingen van het stembureau op basis van het Waterschapsbesluit (onder andere artikel 2.11 en 2.12 van het Waterschapsbesluit). Is voor deze categorie besluiten een elektronische bekendmaking mogelijk? Voor de besluiten uit deze categorie bestaat er geen mogelijkheid om deze elektronisch bekend te maken. De toepasselijke wettelijke bepalingen bepalen dat van deze besluiten mededeling moet worden gedaan in een plaatslijk verschijnend dag- of nieuwsblad. 6. Overige mededelingen Bijvoorbeeld kennisgeving dat het waterschap gesloten is op een lokale feestdag. Is voor deze categorie besluiten een elektronische bekendmaking mogelijk? Pagina 5

6 Het waterschap kan de overige mededelingen zonder wettelijke verplichting publiceren op een wijze die het zelf wil. Eisen aan een elektronisch waterschapsblad Op grond van artikel 3 lid 1 van het Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden bepalen Dijkgraaf en Heemraden het internetadres waarop het elektronisch waterschapsblad wordt geplaatst. Op grond van artikel 3 lid 2 van dit besluit moeten Dijkgraaf en Heemraden er zorg voor dragen dat het elektronisch waterschapsblad na uitgifte elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze beschikbaar blijft en dat daarbij wordt vermeld wanneer het is uitgegeven. In de circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 19 mei 2009 over de gevolgen van de inwerkingtreding van de Wet elektronische bekendmaking staat dat een elektronisch waterschapsblad de aanduiding waterschapsblad, de naam van het uitgevende bestuursorgaan, de datum van publicatie en een nummer moet bevatten. Het is gebruikelijk dat elke publicatie in een afzonderlijke aflevering van waterschapsblad wordt opgenomen. Daarbij kunnen meerdere bladen op één dag worden uitgegeven. De Regeling elektronische bekendmaking en beschikbaarstelling decentrale regelgeving overheden geeft voorschriften met betrekking tot de betrouwbaarheid en beveiliging van een waterschapsblad. Het gaat om de volgende voorschriften: a. De publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden in het bestandsformaat PDF/A-1a (ISO :2005). Publicaties die persoonsgegevens bevatten waarbij het uit een oogpunt van privacybescherming ongewenst is dat deze door middel van een zoekmachine kunnen worden gevonden, kunnen in afwijking van de eerste volzin worden uitgegeven en beschikbaar gehouden in het bestandsformaat PDF/A-1b (ISO :2005). b. Het systeem voor gegevensverwerking waarmee de publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden, voldoet aan hoge continuïteitseisen. c. Het systeem voor gegevensverwerking waarmee de publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden, is volgens algemeen aanvaarde nationale en internationale standaarden voor informatiebeveiliging ingericht. d. Alle mutaties in het systeem voor gegevensverwerking waarmee de publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden, worden geregistreerd en deze registratie wordt buiten dit systeem opgeslagen. e. Van elke publicatie wordt een elektronische kopie gemaakt, die wordt opgeslagen buiten het systeem voor gegevensverwerking waarmee de publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden. Zie verder het rapport Naar een Elektronisch Waterschapsblad, De gevolgen van de Wet elektronische bekendmaking voor waterschappen van Het Waterschapshuis van februari Pagina 6