agendapunt 5.b Aan Delfland Management Team ELEKTRONISCHE BEKENDMAKINGEN Datum 7 juli 2010

Transcriptie

1 agendapunt 5.b Aan Delfland Management Team ELEKTRONISCHE BEKENDMAKINGEN Verantwoordelijk DMT Baeten, P.J.R. Datum 7 juli 2010 Aard bespreking Besluitvormend Naam steller Vroegindeweij, L.J. Afstemming BCC/BO MID/JOVG BCC/CCB VHH/RP MID/IGIS MID/ICT Bijlagen 0 Zaaknummer Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit DMT PFO Hae (Geen) - DMT PFO Hae PFO Hae D&H DMT I (Geen) - D&H PFO Hae Gewijzigd akkoord - DMT D&H H - - Gevraagd besluit Delfland Management Team Instemmen met het voorleggen van de volgende besluiten aan het college: I. Instemmen met het vanaf 1 augustus 2010 digitaal publiceren van kennisgeving voorafgaande aan de terinzagelegging van ontwerpbesluiten, besluiten gericht aan één of meer belanghebbenden en overige bekendmakingen via hhdelfland.nl/bekendmakingen (mits dit technisch kan). II. Instemmen met het vanaf 1 augustus 2010 beperken van bekendmakingen in de advertentiepagina tot de officiële bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht. III. Instemmen met de beschikbaarheids- en integriteitseisen die Delfland aan elektronische publicatie stelt en deze op te laten nemen in de inkoopprocedure voor 2011 en verder. IV. Instemmen met aanbesteden van het elektronisch publiceren van bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, zodat dit per 1 januari 2011 kan worden gerealiseerd. Korte toelichting: NB1: uitvoering van dit besluit vindt altijd plaats en binnen het voorgestelde tijdspad. In het vervolgproces wordt zorgvuldig uitgewerkt hoe Delfland dit zelf kan realiseren. Mocht daaruit iets

2 anders blijken, wordt e.e.a. alsnog en tijdig uitbesteed. NB2: er zal overlap plaats vinden in augustus (papier en digitaal om bewoners altijd te kunnen informeren) en in het vierde kwartaal (digitaal via zowel de huidige als de nieuwe software). Na afronding van de audit wordt het besluit genomen om volledig over te gaan tot elektronische bekendmakingen. Dit wordt in december opnieuw voorgelegd. Besluit Delfland Management Team Voorstel PFO Michiel van Haersma Buma De portefeuillehouder wordt gevraagd in te stemmen met het voorleggen van de volgende besluiten aan het college: 1. Instemmen met het vanaf 1 augustus 2010 digitaal publiceren van kennisgeving voorafgaande aan de terinzagelegging van ontwerpbesluiten, besluiten gericht aan één of meer belanghebbenden en overige bekendmakingen via hhdelfland.nl/bekendmakingen (mits dit technisch kan). 2. Instemmen met het vanaf 1 augustus 2010 beperken van bekendmakingen in de advertentiepagina tot de officiële bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht. 3. Instemmen met het aangaan van een contract met MediaBalance voor het publiceren van de onder 2 genoemde bekendmakingen in de advertentiepagina tot 31 december 2010 en de overdracht van de tot 1 augustus 2010 gepubliceerde overige bekendmakingen. 4. Instemmen met de beschikbaarheids- en integriteitseisen die Delfland aan elektronische publicatie stelt en deze op te laten nemen in de inkoopprocedure voor 2011 en verder. 5. Instemmen met aanbesteden van het elektronisch publiceren van bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, zodat dit per 1 januari 2011 kan worden gerealiseerd. Advies PFO Michiel van Haersma Buma Gevraagd besluit - de beslispunten 1, 2, 4 en 5 moeten ter instemming aan het college voorgelegd worden. Beslispunt 3 is geen collegebeslispunt. - Gevraagd besluit - beslispunt 3 laten vervallen uit het collegevoorstel. - Kopje 6 - Financiën - onder het kopje Financiën wordt een zinsnede opgenomen waaruit blijkt dat tegenover de benodigde investeringen de besparingen staan die hiermee gepaard gaan. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Besluit Delfland Management Team Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Advies PFO Michiel van Haersma Buma Advies PFO Michiel van Haersma Buma Besluit Delfland Management Team

3 Advies PFO Michiel van Haersma Buma zie 2.z Besluit Delfland Management Team

4

5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ELEKTRONISCHE BEKENDMAKINGEN Portefeuillehouder Michiel van Haersma Buma Datum 20 juli 2010 Aard bespreking Besluitvormend Bijlagen Zaaknummer Gremia Datum Aard Advies/ besluit Parafering PFO 29 juni 2010 I DMT 7 juli 2010 I D&H 20 juli 2010 B Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Instemmen met het vanaf 1 augustus 2010 digitaal publiceren van kennisgeving voorafgaande aan de terinzagelegging van ontwerpbesluiten, besluiten gericht aan één of meer belanghebbenden en overige bekendmakingen via hhdelfland.nl/bekendmakingen (mits dit technisch kan). 2. Instemmen met het vanaf 1 augustus 2010 beperken van bekendmakingen in de advertentiepagina tot de officiële bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht. 3. Instemmen met de beschikbaarheids- en integriteitseisen die Delfland aan elektronische publicatie stelt en deze op te laten nemen in de inkoopprocedure voor 2011 en verder. 4. Instemmen met aanbesteden van het elektronisch publiceren van bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, zodat dit per 1 januari 2011 kan worden gerealiseerd. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 2010

6 Elektronische bekendmakingen 1. Probleemstelling context Delfland publiceert sinds januari 2008 vijf soorten bekendmakingen via de tweewekelijkse advertentiepagina in huis-aan-huisbladen: a. Besluiten tot vaststelling van algemeen verbindende voorschriften, zoals de Keur b. Besluiten tot vaststelling van andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, zoals beleidsregels, peilbesluiten c. Kennisgeving voorafgaande aan de terinzagelegging van ontwerpbesluiten d. Besluiten gericht aan één of meer belanghebbenden, zoals vergunningen, beschikkingen e. Overige bekendmakingen, zoals aankondiging van de schouw. Delfland stelt een digitale kopie van deze bekendmakingen beschikbaar. Op de website van Delfland wordt de bezoeker via Actueel/Bekendmakingen geleid naar de website bekendmakingen.admaker.nl. Ook via de landelijke portal Overheid.nl zijn deze bekendmakingen in te zien. De daarbij horende stukken worden (al dan niet op grond van de Waterschapswet dan wel de Inspraakverordening Delfland 2008) ter inzage gelegd in het Gemeenlandshuis, secretariën van de binnen Delfland s beheersgebied gelegen gemeenten en (in sommige gevallen) op Delftechpark. De stukken zijn ook in te zien op de website van Delfland via Actueel/Stukken ter inzage. In de notitie Zichtbaar dichtbij, digitaal tenzij heeft het college het uitgangspunt vastgesteld dat communicatie effectiever en efficiënter kan door deze voornamelijk via digitale weg te laten verlopen. Hierin werd ook het overgaan tot volledig digitale publicatie van bekendmakingen genoemd. Om hiertoe over te kunnen gaan is volgens de Wet Elektronische Bekendmakingen (WEB) een collegebesluit nodig en moet voldaan worden aan de gestelde eisen t.a.v. de publicatie. De huidige leverancier van de advertentiepagina in huis-aan-huisbladen, MediaBalance, heeft echter aangegeven niet aan de (in de WEB en door Delfland) gestelde eisen te kunnen voldoen. Hierdoor is volledig digitaal aanbieden van alle bekendmakingen op korte termijn niet haalbaar. Conform de werkwijze in de Kadernota wordt daarom voorgesteld de elektronische publicatie van bekendmakingen te splitsen: - alleen de bekendmakingen onder c t/m e (zijnde 90-95% van alle bekendmakingen) zo snel mogelijk via de website van Delfland te publiceren en daarmee een besparing te realiseren. - de bekendmakingen a en b (hieronder algemene besluiten genoemd) na aanbesteding uiterlijk 1 januari 2011 elektronisch te publiceren. Voorwaarde voor de aanbesteding is verhelderen van de door Delfland te stellen eisen. Hiertoe worden de beschikbaarheids- en integriteitseisen voorgelegd ter vaststelling. 2. Beoogd effect Delfland zet met dit besluit een eerste stap in het elektronisch publiceren van alle bekendmakingen. De advertentiepagina bevat vanaf 1 augustus 2010 alleen de officiële bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht ( algemene besluiten ). De overige bekendmakingen worden vanaf 1 augustus 2010 zodra het technisch mogelijk is via de site van Delfland gepubliceerd. Deze bekendmakingen kunnen dan dagelijks worden gepubliceerd. Bovendien wordt een aanzienlijke besparing gerealiseerd. De tweede stap is de elektronische publicatie van de algemene besluiten. Delfland kan deze dienst niet zelf leveren. Hiervoor is daarom een aanbesteding nodig bij een externe leverancier. Doelstelling is deze elektronische publicatie per 1 januari 2011 te realiseren. 2

7 Vanaf 1 januari 2011 wordt een besparing van op jaarbasis gerealiseerd. Door over te gaan naar publicatie van bekendmakingen via een elektronisch Waterschapsblad en website, vervallen namelijk de kosten voor publicatie van de advertentiepagina in huis-aanhuisbladen. Tot slot kan Delfland met de elektronische publicatie van de bekendmakingen werken aan het verder verbeteren van deze dienstverlening. Dit betreft een optimale koppeling aan overheid.nl en aan de service die deze site biedt, en het koppelen van plaatsgebonden bekendmakingen aan een digitale kaart. 3. Kernboodschap Het Hoogheemraadschap van Delfland maakt vanaf 1 augustus 2010 alleen algemene besluiten bekend via de advertentiepagina. Dit zijn bekendmakingen van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, bijvoorbeeld Keur, verordeningen, beleidsregels en peilbesluiten. Alle andere bekendmakingen, zoals de kennisgeving voorafgaande aan de terinzagelegging van ontwerpbesluiten, vergunningen en aankondiging van de datum van de schouw, zijn vanaf 1 augustus 2010 (zodra het technisch mogelijk is) uitsluitend te vinden via Verder stelt Delfland de beschikbaarheids- en integriteitseisen vast, waaraan de website voor de bekendmaking van algemene besluiten moet voldoen. Dit besluit is een eerste stap naar volledig elektronisch publiceren van alle bekendmakingen van Delfland, voorzien per 1 januari Door elektronisch bekend te maken, kunnen alle bewoners dagelijks bekendmakingen inzien. Ook kunnen bewoners de bekendmakingen via een service (via Overheid.nl) ontvangen of via een persoonlijke internetpagina (via Mijnoverheid.nl) inzien. Sinds 1 februari 2010 informeert Delfland bewoners over deze aankomende stap via de advertentiepagina in huis-aan-huisbladen. 4. Historie eerdere besluitvorming Er is sinds juni 2009 diverse malen over de juridische eisen aan elektronisch publiceren overlegd met team JOVG, waarvan het overleg op 18 mei 2010 de meest recente is. Daarnaast is regelmatig overlegd met de sector V&H vanwege het belang voor hun bekendmakingen (namelijk bekendmaking van vergunningen en schouw). Op 27 oktober 2009 heeft Delfland in het college de notitie Zichtbaar dichtbij, digitaal tenzij vastgesteld. Deze notitie is 11 en 25 november 2009 besproken in het DMT. Op 14 december 2009, 29 maart en 29 juni 2010 is dit onderwerp besproken met de portefeuillehouder, dijkgraaf Michiel van Haersma Buma. Er heeft overleg plaats gevonden met ICT-Services en Informatiebeveiliging over de eisen die de WEB stelt aan veiligheid en continuïteit. Tot slot is overlegd met Inkoop over aanbesteding en contract met een leverancier. Op 15 maart 2010 is de nieuwe werkwijze besproken met vertegenwoordigers van verschillende sectoren. Op 14 april 2010 is het voorstel behandeld in de Stuurgroep I&A. Het vervolgtraject wordt via AWI en Stuurgroep I&A behandeld. Op 7 juli 2010 is dit voorstel behandeld in het Delfland Management Team. 3

8 5. Beleid Dit voorstel is een uitwerking van de vastgestelde notitie Zichtbaar dichtbij, digitaal tenzij (27 oktober 2009). Met het voorstel zet Delfland een eerste stap om te voldoen aan het Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling decentrale regelgeving (9 december 2008) en aan de Regeling elektronische bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden (10 december 2008). De WEB (1 juli 2009) maakt het voor waterschappen mogelijk om een waterschapsblad elektronisch uit te geven. Deze mogelijkheid wordt op een nader te bepalen moment een verplichting. Hierover wordt door het ministerie van BZK en de Unie van Waterschappen overlegd. Het voorstel past binnen de Kadernota 2011, waarin is afgesproken om taken slimmer, goedkoper en gefaseerd uit te voeren. 6. Financiën Om over te gaan tot digitaal publiceren van bekendmakingen zijn de volgende investeringen nodig: a. Hardware - Dubbel uitvoeren van de internetverbindingen (uitvoering ingepland september 2010) - Dubbel uitvoeren van San en servercapaciteit: aanschaffen en implementeren extra San en server - Archiefmogelijkheden bekendmakingen op servers NB: aan de overige technische eisen die de wet hieraan stelt, wordt door Delfland al voldaan. b. Software - Aanpassingen aan software MediaBalance om tijdelijk continuïteit in en kwaliteit van de publicatie van bekendmakingen te borgen - Aanschaf en implementatie nieuwe module IPROX om intern (eenvoudiger) de publicatie van bekendmakingen te kunnen verzorgen Structureel: - Afspraken over de beschikbaarheid van technische en inhoudelijke ondersteuning buiten werktijden om aan continuïteitseisen te kunnen voldoen - Jaarlijkse audit door een externe organisatie op de kwaliteit van de technische en organisatorische inrichting van de elektronische bekendmakingen. Hiermee wordt een extra check op continuïteit en integriteit van de bekendmakingen ingebouwd. De eerste audit vindt plaats na uitvoering van alle aanpassingen. Deze investeringen leveren als baten op: - Besparing op advertentiekosten Voor 2010 wordt een aanzienlijke kostenbesparing voorzien door de bekendmakingen via de advertentiepagina vanaf (waarschijnlijk) 1 augustus 2010 te beperken tot de officiële bekendmakingen. Op jaarbasis wordt besteedt aan advertentiekosten. Naar verwachting neemt dit vanaf 1 augustus 2010 met 90-95% af door de beperking tot bekendmaking van officiële besluiten. Dit betekent voor 2010 dat de uitgaven voor de advertentiepagina met zo n afnemen. Vanaf 1 januari 2011 wordt een kostenbesparing voorzien van 100%, dus per jaar. - Besparing op personeelskosten Binnen team Communicatie komt voor 2010 naar schatting 12 uur per maand vrij op het niveau van managementondersteuning. Het is namelijk per 1 augustus alleen nodig om de officiële bekendmakingen te verzamelen, te versturen naar MediaBalance voor opmaak en 4

9 deze vervolgens te (laten) controleren. Dit levert tegen een gemiddeld tarief van 60 per uur voor 2010 een kostenbesparing van Totaaloverzicht geschatte kosten voor 2010: Kosten Baten Investeringskosten Extra San en server Aanpassingen software MediaBalance Aanschaf IPROX-module Exploitatiekosten Audit najaar Publicatie advertentiepagina* Capaciteit PM Uren TOTAAL Є * Baten zijn gebaseerd op betaalde advertentiepagina s in De Waterwet kan tot gevolg hebben dat het aantal bekendmakingen in 2010 e.v. nog stijgt t.o.v Totaaloverzicht voor 2011 en verder: Kosten Baten Exploitatiekosten Onderhoud San en server Jaarlijkse audit Publicatie advertentiepagina Capaciteit PM Uren communicatie Opmaak pagina s TOTAAL Є Organisatorische en personele consequenties Dit besluit heeft de volgende gevolgen voor de organisatie. Publiceren van de overige bekendmakingen: veranderingen vanaf 1 augustus - de sectoren publiceren deze bekendmakingen zelf rechtstreeks via het cms Iprox op de website van Delfland. De module bekendmakingen in IPROX met push technologie wordt september 2010 opgeleverd. Een implementatieplan wordt voorbereid. - Besluiten gericht aan één of meer belanghebbenden (o.a. watervergunningen) dienen, naast de publicatie op de website, te worden toegezonden of uitgereikt aan hen, onder wie de aanvrager (artikel 3.41 Awb). De verzendkosten komen voor rekening van de sectoren. - Team Communicatie heeft vanaf 1 augustus 2010 geen rol meer in het publiceren van deze bekendmakingen Publiceren van de bekendmaking van algemene besluiten: geen veranderingen - De sectoren (vooral B&O, V&H, PIB en Middelen) zijn en blijven verantwoordelijk voor het juist en tijdig aanleveren van de bekendmakingen bij team Communicatie. - Team Communicatie blijft deze sectoren ondersteunen door het verzorgen van deze bekendmakingen. - Team Communicatie blijft ook applicatiebeheerder van de hiervoor benodigde software. 8. OR/GO n.v.t. 9. Risico- en beheersmaatregelen 5

10 Juridische risico s t.a.v. rechtmatigheid van bekendmakingen Delfland publiceert sinds januari 2008 vijf soorten bekendmakingen via de tweewekelijkse advertentiepagina in huis-aan-huisbladen: a. Besluiten tot vaststelling van algemeen verbindende voorschriften, zoals Keur b. Besluiten tot vaststelling van andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, zoals beleidsregels, peilbesluiten c. Kennisgeving voorafgaande aan de terinzagelegging van ontwerpbesluiten d. Besluiten gericht aan één of meer belanghebbenden, zoals vergunningen, beschikkingen e. Overige bekendmakingen, zoals aankondiging van de schouw. Besluiten treden pas in werking nadat een besluit op de wettelijk voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 3:40 Awb). De WEB handelt ten aanzien van bekendmaking alleen over algemeen verbindende voorschriften. Voldaan moet worden aan de eisen die bij of krachtens de WEB zijn gesteld. Voor de besluiten onder (a) is wettelijk vastgelegd (artikel 73 Waterschapswet) dat deze bekend kunnen worden gemaakt in een uit te geven elektronisch waterschapsblad. Op een nader te bepalen moment wordt deze mogelijkheid een verplichting. In de Regeling elektronische bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden worden eisen gesteld aan de elektronische publicatiewijze. In het Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling decentrale regelgeving wordt vereist dat het dagelijks bestuur van het waterschap het internetadres bepaalt van het elektronische waterschapsblad en dat het dagelijks bestuur zorgt voor beschikbaarheid van het blad en dat de datum van uitgifte wordt vermeld. Voor bekendmaking van besluiten onder (b) geldt dat wanneer deze elektronisch worden bekendgemaakt dit uitsluitend plaatsvindt in een van overheidswege uitgegeven blad (artikel 3.42 Awb). Het elektronisch uitgegeven Waterschapsblad kan daartoe dienen. Hiervoor gelden dan dezelfde eisen als voor de besluiten onder (a). Ontwerpbesluiten (c) en overige bekendmakingen (e) worden bekend gemaakt in dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte wijze (respectievelijk artikel 3.12 Awb en artikel 5.1 Keur Delfland 2010). Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft hierover het volgende aangegeven. Daar waar bekendmaking op een andere geschikte wijze is aangegeven, dan is die geschikte wijze met ingang van 1 juli 2009 de elektronische weg. Daar waar in een van gemeentewege uitgegeven blad is aangegeven, dan kan dit blad vanaf 1 juli 2009 worden aangemerkt als elektronisch gemeenteblad. De VNG heeft deze zienswijze bevestigd. Dit betekent dat er geen juridische belemmeringen zijn om deze bekendmakingen op de website te publiceren. De besluiten onder (d) kennen over het algemeen geen wettelijke plicht tot bekendmaking, anders dan toezending of uitreiking aan hen, onder wie de aanvrager (artikel 3.41 Awb). 6

11 Het college kan daarom besluiten ook deze bekendmakingen onder (c) en (e) en ook de besluiten onder (d) digitaal te publiceren. Beheersmaatregelen: Juridisch bevat deze stap geen risico s. Wel is het nodig om de volgende stappen te zetten: - Voldoen aan de eisen die worden gesteld aan een elektronisch uitgegeven Waterschapsblad. Naast de eisen t.a.v. continuïteit en informatiebeveiliging gaat het om eisen t.a.v. de publicatie (beschikbaar stellen in pdf-format, aanduiden van publicatiedatum) en t.a.v. bijhouden van mutaties en kopieën. - Zorgen voor zorgvuldige communicatie richting bewoners, zodat zij tijdig kennis kunnen nemen van het besluit. - Daar waar het gaat om besluiten die betrekking hebben op een of meer (bekende) belanghebbenden, zoals gebruikelijk, deze besluiten aan deze belanghebbenden toesturen. Risico: het niet voldoen aan wettelijke eisen op het gebied van continuïteit en informatiebeveiliging. De Regeling elektronische bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden stelt o.a. de volgende eisen aan de technische realisatie van elektronische bekendmakingen: Het systeem voor gegevensverwerking waarmee publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden voldoet aan hoge continuïteitseisen Het systeem voor gegevensverwerking waarmee publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden is volgens algemeen aanvaarde standaarden voor informatiebeveiliging ingericht. Deze bepalingen zijn niet in meer detail uitgewerkt en laten dus ruimte voor interpretatie. T.a.v. de standaarden voor informatiebeveiliging Het 'Beheerkader Informatiebeveiliging' is in juni 2008 door de directie vastgesteld. Dit beleid t.a.v. informatiebeveiliging is gebaseerd op de volgende standaarden: Code voor informatiebeveiliging; NEN ISO en NEN ISO Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) Dit beleid stelt dat de integraal manager van een proces en/of informatiesysteem moet aangeven aan welke beveiligingseisen dit systeem moet voldoen en vervolgens moet zorgdragen dat adequate informatiebeveiligingsmaatregelen worden geïmplementeerd om aan deze eisen te voldoen. Delfland stelt de volgende eisen op het gebied van informatiebeveiliging aan de technische oplossing voor elektronische bekendmakingen - Beschikbaarheid (continuïteit): hoog. Zie uitwerking hieronder - Integriteit (betrouwbaarheid): hoog. De gepubliceerde informatie moet immers 100% correct zijn. - Vertrouwelijkheid: laag. De informatie is immers openbaar. Beheersmaatregel: In het vervolgtraject wordt uitgewerkt hoe de bijbehorende maatregelen uit het informatiebeveiligingsbeleid van Delfland worden geïmplementeerd. Hierbij gaat het om - het nemen van technische en organisatorische maatregelen om aan deze eisen te voldoen. - bekijken of deze maatregelen na implementatie en vervolgens jaarlijks door een extern bureau beoordeeld kunnen worden als onderdeel van een reguliere audit. T.a.v. de hoge continuiteitseisen De wet stelt dat het systeem moet voldoen aan hoge continuïteitseisen, maar stelt niet hoe hoog. Dit laat ruimte voor interpretatie en hierbij moet een afweging worden gemaakt tussen de kosten en de risico's. Een gegarandeerde continuïteit van bijvoorbeeld 99% van 24*7 met een maximale down-time van 1 uur klinkt mooi, maar brengt een forse investering met zich mee. Er moet immers gezorgd worden dat systemen twee of driedubbel worden uitgevoerd 7

12 zodat ze nooit uitvallen en dat storingen altijd binnen het uur worden opgelost; ook midden in de nacht en in het weekend. Daarom wordt voorgesteld de volgende eisen te stellen aan de leverancier op het gebied van continuïteit: Een gegarandeerde beschikbaarheid van 98% op werkdagen van 8-22 met een maximale down-time van 4 uur. Dit betekent dat de site in de piekuren op jaarbasis maximaal 72 uur niet beschikbaar mag zijn met een maximum duur van 4 uur per keer. Een gegarandeerde beschikbaarheid van 90% in de overige uren met een maximale down-time van 24 uur. Dit betekent dat de site er in de daluren op jaarbasis maximaal 512 uur niet beschikbaar mag zijn met een maximum duur van 24 uur per keer. Dit betekent een fors hogere beschikbaarheid ten opzichte van het huidige systeem met de huis-aan-huisbladen, maar zorgt dat de ondersteuning en beheer betaalbaar blijft. Beheersmaatregel: In het vervolgtraject wordt uitgewerkt hoe de bijbehorende maatregelen uit het informatiebeveiligingsbeleid van Delfland worden geïmplementeerd. Risico op imagoschade Overstappen van publiceren in huis-aan-huisbladen naar elektronische publicaties betekent dat Delfland een duidelijke keuze maakt voor dit kanaal. Dat besluit is al genomen door het college. Gevolg van de overstap is dat het bereik via huis-aan-huisbladen wordt beperkt tot het bereik via internet. Hierdoor zou het beeld kunnen ontstaan dat Delfland doelgroepen bewust uitsluit, omdat niet iedereen beschikt over internet. Dit risico is echter om drie redenen beperkt: 1. In Nederland beschikt echter minimaal 70% van de huishoudens over internet. Dit aantal is bovendien groeiende en daarmee groeit ook het potentiële bereik. 2. De stap naar elektronische bekendmakingen past in een modern waterschap, die burgers (en bedrijven) betrekt bij het werk op een manier die past bij deze tijd 3. De stap past in een kostenbewust waterschap, die zorgvuldig afweegt hoe bewoners optimaal kunnen worden geïnformeerd over voor hen relevante besluiten. Beheersmaatregelen: - de overgang naar elektronisch publiceren van bekendmakingen wordt zorgvuldig voorbereid en gecommuniceerd - de mogelijkheden om ook bij gemeenten of bibliotheken deze voorziening aan te bieden, wordt nog onderzocht. Financiële risico s De financiële gevolgen van het niet beschikbaar hebben van de digitale officiële bekendmakingen (zie boven) zijn geminimaliseerd door de genomen technische en organisatorische maatregelen, waardoor Delfland de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de bekendmakingen volledig in eigen hand houdt. Mocht in het vervolgproces blijken dat deze bekendmakingen toch uitbesteed moeten worden, dan worden in overleg met afdeling Inkoop de financiële gevolgen afgedekt door - opname van de inkoopvoorwaarden bij het contract met de leverancier - aangevuld met een stimuleringsboete Deze voorwaarden worden dan samen met de technische voorwaarden opgenomen in de aanbesteding. 8

13 10. Communicatie (in- en extern) Bewoners worden geïnformeerd over de veranderde plaatsing van bekendmakingen. - via de advertentiepagina s worden bewoners sinds 1 februari 2010 geïnformeerd over de komende verandering. - het besluit van het college wordt opgenomen en verspreid in de elektronische nieuwsbrief op 20 juli bij plaatsing van bekendmakingen van algemene besluiten in huis-aan-huisbladen wordt naar de website verwezen en vice versa. - op informatiepagina s die mogelijk vanaf 1 augustus 2010 verschijnen, wordt gerefereerd aan de in dat gebied recent gepubliceerde bekendmakingen. - regelmatig worden bewoners verwezen naar de site met de bekendmakingen en geattendeerd op de service via Overheid.nl en de persoonlijke internetpagina via MijnOverheid.nl. - als extra dienstverlening wordt bekeken of bewoners via publicaties in gemeentepagina s geïnformeerd kunnen worden over recente bekendmakingen van Delfland. 11. Bevoegd orgaan Het voorstel wordt ingebracht in vergaderingen van de portefeuillehouder (PFO Michiel), DMT en College. Het college van dijkgraaf en hoogheemraden besluit uiteindelijk over de wijze waarop Delfland de verschillende bekendmakingen publiceert. 12. Toelichting In de afgelopen periode zijn zowel de juridische als de technische mogelijkheden voor elektronisch publiceren van bekendmakingen verkend. Hieronder volgt hierover een kort overzicht van het onderzoek naar techniek. 1. Elektronisch publiceren van bekendmakingen door huidige leverancier Met de huidige leverancier van bekendmakingen in de advertentiepagina, MediaBalance, is gesproken over een contract voor het volledig elektronisch publiceren van bekendmakingen en over de manier waarop zij voldoen aan de door de WEB en Delfland gestelde eisen. De leverancier heeft echter laten weten niet aan deze eisen te kunnen voldoen en daarom geen offerte te kunnen aanbieden die leidt tot een contract. 2. Elektronisch publiceren door Delfland Nu de huidige leverancier niet kan voldoen, wordt met ICT-Services bekeken of Delfland zelf alle bekendmakingen conform de gestelde eisen op het gebied van continuïteit en betrouwbaarheid kan publiceren. Indien Delfland zelf alle bekendmakingen (technisch) kan publiceren, zal een Businesss Case worden opgesteld en ingebracht in de AWI en de Stuurgroep I&A. 3. Elektronisch publiceren via sites van derden Als Delfland zelf niet kan publiceren conform de gestelde eisen, dan wordt dit aanbesteed in overleg met de afdeling Inkoop. Doelstelling is dan om uiterlijk 1 januari 2011 alle bekendmakingen elektronisch te publiceren. Het college wordt dan voorgesteld te besluiten - de officiele bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht bekend te maken door plaatsing van de volledige tekst in het Waterschapsblad dat elektronisch wordt uitgegeven. - 9

14 het Waterschapsblad elektronisch uit te geven door plaatsing op het (nader te bepalen) internetadres Vier verschillende alternatieve oplossingen zijn in dit verband onderzocht op haalbaarheid: - het Waterschapshuis - de website Overheid.nl - de website MijnOverheid.nl - de website van de Staatscourant, officielebekendmakingen.nl. Het Waterschapshuis is op korte termijn geen alternatief. In de notitie Naar een Elektronisch Waterschapsblad (februari 2010) van het Waterschapshuis worden de gevolgen van de WEB geschetst. Hierin wordt aangegeven dat binnen uiterlijk twee jaar gekeken wordt naar aanpassing van de bestaande Bekendmakingenmodule uit het CMS Waterschapsnet. Hiervoor is echter consensus nodig over de technische voorwaarden. Daarnaast is de toekomst van dit CMS ongewis. De websites Overheid.nl en Mijnoverheid.nl bieden bewoners toegang tot wet- en regelgeving (Overheid.nl) en diensten (MijnOverheid.nl). Beide sites zijn portals en bieden toegang tot internetsites en/of informatiebronnen die door andere overheidsorganisaties worden onderhouden. Deze sites zijn daarom ook niet te benutten als dé locatie voor de bekendmakingen van Delfland. De website officiëlebekendmakingen.nl publiceert de officiële bekendmakingen uit de Staatscourant, het Staatsblad en het Tractatenblad. Vanuit ICTU is aangegeven dat met de Unie van Waterschappen wordt overlegd over uitbreiding van de dienstverlening van deze site naar publicatie van bekendmakingen van de waterschappen en de benodigde financiering hiervan. Een planning is niet bekend, zodat deze mogelijkheid op korte termijn niet reëel lijkt. 10