Besluit Op 24 augustus 2010 heeft ons college het volgende besluit genomen:

Transcriptie

1 Raadsinformatiebrief Onderwerp Elektronisch gemeenteblad Inleiding/aanleiding In de periode januari tot en met juni 2010 is onderzoek verricht naar de juridische en praktische (on)mogelijkheden van de Wet elektronische bekendmaking (WEB) voor de gemeente Oirschot. Deze wet is op 1 juli 2009 in werking getreden. Uit de wet vloeien een aantal gevolgen voor zowel de centrale overheid als decentrale overheden voort, waaronder de bevoegdheid tot rechtsgeldige elektronische bekendmaking van besluiten voor decentrale overheden. Besluit Op 24 augustus 2010 heeft ons college het volgende besluit genomen: 1. in te stemmen met rechtsgeldige publicatie van bekendmakingen in het Elektronisch gemeenteblad, waarbij de huidige vorm van publicaties in het Oirschots Weekjournaal vervalt; 2. in te stemmen met als het internetnetadres waarop het Elektronisch gemeenteblad wordt ontsloten; 3. in te stemmen met de datum van 5 januari 2011 als de datum waarop het eerste Elektronisch gemeenteblad wordt gepubliceerd; 4. in te stemmen met het aanmerken van het Oirschots Weekjournaal als vervangend publicatiemedium van bekendmakingen, wanneer in het geval van calamiteiten elektronische uitgifte van het gemeenteblad geheel of gedeeltelijk onmogelijk is; 5. Afdeling 3.4 Uniforme Openbare Voorbereidingsprocedure (U.O.V) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing te verklaren op de voorbereiding van dit besluit. Argumenten De volgende argumenten hebben ons college tot het genomen besluit doen komen: 1.1 Met de conversie naar het Elektronisch gemeenteblad verdwijnt de service in het Oirschots Weekjournaal niet volledig. Allereerst blijft de publicatie van nieuwsberichten op de Gemeentepagina s in het Oirschots Weekjournaal bestaan. Daarnaast wordt wekelijks op dezelfde Gemeentepagina s in een duidelijk en beknopt onderwerpenoverzicht mededeling van de actuele bekendmakingen gedaan Raadsinformatiebrief Elektronisch ge \blz. 1

2 1.2 De bevoegdheid tot publicatie in een Elektronisch gemeenteblad wordt in de nabije toekomst een wettelijke verplichting. De WEB treedt gefaseerd in werking. De circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties benadrukt dat artikel XII WEB waarin de verplichting tot elektronische bekendmaking van besluiten voor gemeenten is neergelegd- op een nader te bepalen tijdstip in werking zal treden. Alhoewel het op dit moment nog niet duidelijk is wanneer deze verplichting van kracht wordt, anticipeert de gemeente Oirschot met de conversie naar een Elektronisch gemeenteblad tijdig op deze wettelijke plicht. 1.3 Door de opkomst van elektronische media groeit de toegankelijkheid en transparantie van overheidsinformatie. De toegankelijkheid en kenbaarheid overheidsbesluiten zijn essentieel voor een goed functionerende rechtsorde. Iedere burger wordt immers geacht de wet te kennen. Met het elektronisch bekendmaken van besluiten wordt de transparantie en toegankelijkheid van relevante overheidsinformatie voor inwoners vergroot. De elektronische publicaties zijn namelijk op elk gewenst moment, vanuit veel plaatsen, snel, gemakkelijk en kosteloos te raadplegen. Daarnaast worden er voorzieningen gerealiseerd waardoor alle inwoners van de gemeente Oirschot op een toereikende en toegankelijke wijze kennis kunnen nemen van de bekendmakingen via het Elektronisch gemeenteblad. Hierbij wordt gebruik gemaakt van (de overlap van) bestaande en nieuwe media. Het gaat hierbij concreet om de volgende voorzieningen: De attenderingsservice van Overheid.nl. Na aanmelding voor deze gratis service ontvangen burgers wekelijks de bekendmakingen - op basis van postcode en/of interesseprofiel - per . Het gebruik van deze service wordt op dit moment al gestimuleerd via de gemeentelijke website en artikelen in het Oirschots Weekjournaal ; Het beschikbaar stellen van de computer in de publiekshal van het gemeentehuis voor het raadplegen van de bekendmakingen tijdens openingstijden; Door wekelijks op de Gemeentepagina s van het Oirschots Weekjournaal in een beknopt onderwerpenoverzicht mededeling van de bekendmakingen te doen, zal de reikwijdte van de internetpublicatie toenemen; Daarnaast kan het bereik van de elektronische publicatie worden vergroot door wekelijks enkele afschriften ter inzage te leggen bij de receptie van het gemeentehuis. Deze kunnen tijdens openingstijden van het gemeentehuis worden ingezien. Voor kennisname van (de zakelijke inhoud van) besluiten buiten de openingstijden, kan op beroep op het publicatiebord tegenover het gemeentehuis worden gedaan. Daarnaast kan, indien hier door de burger expliciet om wordt verzocht, eventueel tegen een vergoeding van ten hoogste de kostprijs, een afschrift van het elektronische exemplaar worden toegezonden. Dit kan een goede vangnetvoorziening zijn voor senioren of burgers met bepaalde fysieke beperkingen. In de gemeente Loon op Zand maken momenteel 6 inwoners gebruik van deze voorziening. In de gemeente Amstelveen zijn dit er 4. Elektronisch gemeenteblad\blz. 2

3 De gemeente kan op de pagina waarop het elektronisch gemeenteblad wordt ontsloten het gebruik van de iphone en ipad applicatie interactief Gemeentelijk Geografisch Informatie Systeem (iggis) promoten. Deze gratis applicatie toont gemeentelijke informatie op basis van geografische coördinaten. Er wordt op dit moment al een downloadlink naar de applicatie aangeboden op de pagina waarop de bekendmakingen nu als service worden ontsloten. Een voorleeshulp vergroot de toegankelijkheid voor inwoners met een visuele of leesbeperking. De voorleeshulp is in juli 2010 gerealiseerd. Met RSS ofwel Really Simple Syndication (vrij vertaald: eenvoudige gelijktijdige publicatie ) is een eenvoudige manier om automatisch een laagdrempelig op de hoogte te blijven van de bekendmakingen op Met een gratis abonnement worden de bekendmakingen automatisch verzameld in de vorm van een krantenkop en korte samenvatting. Wanneer een inwoner zich abonneert krijgt hij automatisch en direct een melding van veranderingen op de website, zonder dat hij hiervoor de website hoeft te bezoeken. Deze functie is in juli 2010 gerealiseerd. 1.4 Het bekendmaken van besluiten in een Elektronisch gemeenteblad maakt gemeente informatie toegankelijker voor inwoners met een visuele- of leeshandicap. De in juli 2010 gerealiseerde voorleeshulp, RSS functie en de mogelijkheid om het lettertype van de teksten op de website te vergroten, maken de publicatie in een Elektronisch gemeenteblad toegankelijker voor inwoners met een visuele- of leeshandicap. Het gaat hierbij niet alleen om dyslectici of slechtzienden maar ook bijvoorbeeld om anderstaligen. Dit is daarnaast een concrete activiteit op het gebied van bevordering van gelijkheid tussen burgers met en zonder beperking. Deze zorgplicht voor alle overheden is neergelegd in de 22 standaardregels van de Verenigde Naties (Agenda 22). 1.5 De conversie naar elektronische bekendmaking is financieel aantrekkelijk. Deze conversie betekent een structurele bezuiniging. Voor het jaar 2011 betekent dit allereerst grofweg een bezuiniging tussen en Elektronische publicatie maakt maatwerk / persoonlijke benadering mogelijk. Door het gebruik van het massamedium internet te combineren met RSS en de attenderingservice van Overheid.nl kunnen inwoners van de gemeente Oirschot, die zich voor deze service aanmelden de bekendmakingen op grond van postcode en/of interesseprofiel wekelijks zonder inspanningsverplichting ontvangen. 1.7 Bekendmakingen in het Elektronisch gemeenteblad zijn beter en sneller doorzoekbaar dan de bekendmakingen in het Oirschots Weekjournaal. Met het gebruik van de uitgebreide zoekfunctie kan snel de gewenste bekendmaking worden gezocht en geraadpleegd. 1.8 Elektronische publicatie maakt een archieffunctie mogelijk. Een archief maakt het snel doorzoeken en raadplegen van eerdere bekendmakingen voor zowel inwoners als de medewerkers gemakkelijker. Dit bevordert de rechtszekerheid voor de inwoners van onze gemeente. Elektronisch gemeenteblad\blz. 3

4 1.9 Publicatie van bekendmakingen in het Elektronisch gemeenteblad past binnen de e- dienstverleningstrategie van de gemeente Oirschot. Met deze strategie wordt, uit het oogpunt van dienstverlening, beoogd zoveel mogelijk relevante informatie via de gemeentelijke website te ontsluiten. Het elektronisch aanbieden van de bekendmakingen sluit hierbij aan Het Elektronisch gemeenteblad stimuleert de koppeling tussen bekendmakingen aan relevante regelgeving, producten en andere informatie. Door het plaatsen van interne links op de pagina waarop het Elektronisch gemeenteblad wordt ontsloten wordt een complete service aangeboden. Dit sluit aan bij de klant- en burgergerichte manier van werken in de gemeente Oirschot. Het gaat hierbij om links naar: relevante producten in het digitaal loket, zoals het indienen van een elektronisch bezwaarschrift. Deze service wordt vanaf 1 september 2010 aangeboden; wet- en regelgeving, zoals verordeningen en beleidsstukken; relevante informatie, zoals informatie over het indienen van zienswijzen, het instellen van beroep, de zittingdata van de bezwaarschriftencommissie of tips voor het aanvragen van een vergunning; onderhavige stukken bij het (voor)genomen besluit, zoals openbare rapporten of adviezen. Door de realisatie van deze koppelingen wordt tevens voldaan aan een concrete eis van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor e-dienstverlening van gemeenten Elektronische bekendmaking past binnen duurzaam en verantwoord ondernemen. In vergelijking met papieren publicatie kost elektronische publicatie minder grondstoffen. De besparing betekent een nieuwe stap naar een energieneutrale gemeente Oirschot in Het College van burgemeester en wethouders bepaalt het internetadres waarop het Elektronisch gemeenteblad wordt ontsloten. Artikel 1 van het Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden stelt dat elektronische uitgave van het gemeenteblad geschiedt door plaatsing op een door het college te bepalen internetadres. 2.2 De website is sinds 1998 al de officiële gemeentelijke website. Uit de Beheersorganisatie internet en intranet blijkt dat de gemeente de waarde erkent van een goede, complete en toegankelijke website, waar inwoners laagdrempelig aan actuele informatie kunnen komen. Het verdient dan ook de aanbeveling om aan te merken als het internetadres waarop het Elektronisch gemeenteblad wordt ontsloten. 3.1 De voorgenomen publicatiedatum biedt voldoende ruimte voor een zorgvuldige juridische en praktische voorbereiding (zie: planning en procedure). Elektronisch gemeenteblad\blz. 4

5 4.1 In het Oirschots Weekjournaal worden op de Gemeentepagina s nog wekelijks de nieuwsberichten geplaatst. Het Oirschots Weekjournaal blijft nog het vertrouwde medium voor de gemeentelijke nieuwsberichten. Het contract met de Kempen Pers, dat na 2011 afloopt, is gebaseerd op afname per millimeter. Het contract biedt dus de ruimte om incidenteel bekendmakingen te publiceren. Ook uit het oogpunt van rechtszekerheid voor burgers is het raadzaam om het Oirschots Weekjournaal aan te wijzen als vervangend publicatiemedium. 5.1 Door afdeling 3.4 Awb op dit besluit van toepassing te verklaren wordt de (juridische) zorgvuldigheid van het besluit geborgd. Een overheidsbesluit dient zorgvuldig tot stand te komen. Bij een zorgvuldige voorbereiding past het om burgers mogelijk te maken te reageren en hun zienswijzen over dit besluit kenbaar te maken voordat een definitief besluit volgt. Planning en procedure Om de overgang naar het Elektronisch gemeenteblad zorgvuldig te laten verlopen, hanteren we de volgende planning en procedure: 1. 1 september 2010 (week 35): Kennisgeving van het ontwerpbesluit in Oirschots Weekjournaal; Startartikel van artikelenreeks Elektronisch gemeenteblad in Oirschots Weekjournaal; Lancering informatiepagina Elektronisch gemeenteblad op 2. Week 36 t/m : Artikelenreeks Elektronisch gemeenteblad in Oirschots Weekjournaal oktober Einde termijn naar voren brengen zienswijzen; november Besluit van het college van burgemeester en wethouders (na het beantwoorden van zienswijzen); 5. 1 december 2010 (week 48); Bekendmaking van het besluit in Oirschots Weekjournaal; Start countdownartikelen in Oirschots Weekjournaal en op gemeentelijke website januari 2011 (week 1) - Publicatie van het eerste Elektronisch gemeenteblad; Bijlagen ter inzage Geen Oirschot, d.d. 24 augustus 2010 Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, Paula Perriëns, Secretaris Ruud Severijns, Burgemeester Elektronisch gemeenteblad\blz. 5