JAARVERSLAG 2014 Middelburg, 26 augustus 2015

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2014 Middelburg, 26 augustus 2015

2 Inhoudsopgave Voorwoord Organisatie Zorg Medewerkers Vrijwilligers Klachten Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Financieel Jaarverslag Colofon

3 Voorwoord Stichting DOOR heeft enkele woelige jaren achter de rug. Meerdere zaken speelden daarbij een grote rol. Bestuurlijke en organisatorische veranderingen (vanaf 2012), verhuizingen (in 2013) en extreme wijzigingen in de financiering van onze voorziening (met ingang van 2014) bepaalden lange tijd het moeizame levensritme. Deze grote veranderingen hielden Stichting DOOR in de greep waardoor noodzakelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering vertraging hebben opgelopen. Gelukkig is in de loop van het kalenderjaar van binnenuit een veranderingsimpuls gekomen die ertoe heeft geleid dat energie vrijkwam om Stichting DOOR toekomstbestendig te maken. De eerste, belangrijke stap in het veranderingsproces is in november 2014 gezet met de installatie van een nieuwe Raad van Toezicht. De RvT zette de lijnen uit voor de toekomst van Stichting DOOR. Directie, medewerkers en vrijwilligers gingen aan de slag en zorgden ervoor dat er op de korst mogelijke termijn een Plan van Aanpak lag. Dit plan is besproken met het Ministerie van Veiligheid en Justitie en ketenpartners en op basis daarvan zijn contractafspraken voor 2015 bekrachtigd geworden. De bedrijfsvoering is er thans volledig op gericht om als intramurale voorziening optimaal te functioneren. Daarvoor werkt Stichting DOOR nauw samen met partners in onze omgeving, zoals de reclasseringsorganisaties, welzijns en zorgorganisaties, gemeenten en instellingen die zich met het werk voor dezelfde doelgroep bezighouden. Stichting DOOR ziet haar toekomst met vertrouwen tegemoet. Medewerkers, vrijwilligers en Raad van Toezicht dragen samen bij aan het slagen van haar missie: een organisatie te zijn die door opvang en ontmoeting resocialisatie bewerkstelligt. Graag wil ik hierbij allen bedanken die in zich 2014 hebben ingezet voor Stichting DOOR, haar bewoners en cliënten. Ik wens u veel leesplezier. B.J. (Ben) van Belzen, directeur 3

4 1. Organisatie Waar 2013 in het teken stond van verandering onder grote financiële druk was 2014 het jaar waarin een nieuw evenwicht moest worden gevonden. Met de extreme afslanking van de organisatie in 2014 werd de druk bij de medewerkers aanzienlijk vergroot. Keuzes moesten worden gemaakt ten aanzien van belangrijke zaken als dagbesteding, veiligheid, begeleiding en taakverdeling. Voor wat betreft de dagbesteding werd ervoor gekozen om 1 functionaris op de boerderij met de cliënten aan de gang te laten gaan. De trajectbegeleiders hadden daarbij een ondersteunende rol. In de loop van het jaar kwam vast te staan dat deze manier van werken erg kwetsbaar is. Tegen het einde van 2014 is daarom besloten om extra capaciteit (formatie) in te zetten zodat de continuïteit van het dagbestedingsprogramma minder in het gedrang kon komen. Door alle veranderingen is het niet mogelijk gebleken om de trajectbegeleiding anders in te richten. In 2014 is er een aanbesteding geweest voor het leveren van ambulante zorg aan ex gedetineerden in Zeeland. Na zorgvuldige afweging van allerlei voorwaarden is de opdracht gegund aan het Leger des Heils. In verband hiermee heeft Stichting DOOR contact gezocht met deze organisatie om de overdracht van de begeleiding van vertrekkers te structureren. Al heel wat jaren is Stichting DOOR in het Veiligheidshuis vertegenwoordigd door een (daar gedetacheerde) medewerkster. Bij de herschikking van gelden is ervoor gekozen om deze functie met ingang van 1 januari 2015 op te nemen in de werkorganisatie van het Veiligheidshuis. In 2014 heeft Stichting DOOR afscheid genomen van haar directeur, de heer Swart. Na zo n 14 jaar voor onze organisatie te hebben gewerkt heeft de heer Swart elders een functie aanvaard. Verder nam Stichting DOOR in november 14 afscheid van de interim directeur, de heer Eijlander. In mei 14 heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven voor de jaarverantwoording Voor de eerder genoemde noodzakelijke reorganisatie bij Stichting DOOR heeft het Ministerie van Veiligheid en Justitie financieel bijgedragen om deze reorganisatie mogelijk te maken. Stichting DOOR kwam positief in het regionale nieuws vanwege haar bijdrage aan het opknappen van het schoolplein in Goes. 4

5 2. Zorg Eind 2014 is een start gemaakt met het gestructureerd vastleggen van gegevens over de cliënten van Stichting DOOR ten behoeve van het jaardocument. Onderstaande informatie geeft de lezer enig inzicht in onze doelgroep en het resultaat van ons werk. Enkele interessante gegevens over de cliënten van Stichting DOOR in Jongste cliënt 19 jaar Oudste cliënt 72 jaar Gemiddelde leeftijd 33 jaar Gemiddelde verblijfsduur 243 dagen Totaal aantal trajecten 67 Goed afgeronde trajecten 20 Voortijdig beëindigde trajecten 19 Cliënten die vertrokken tegen ons advies in 6 Nog lopende trajecten, overgang 2014 naar Uitbreiding van het aantal zorgplaatsen In 2014 heeft Ministerie van Veiligheid en Justitie Stichting DOOR gecontracteerd voor 18 plaatsen. Dit is een uitbreiding met 2 RIBW plaatsen ten opzichte van het jaar ervoor. Eind 2014 is met het Ministerie van Veiligheid en Justitie afgesproken dat deze contractering voor 18 plekken wordt gecontinueerd. Bezetting Over 2014 bedroeg de gemiddelde bezetting van de toegewezen plaatsen 90%. ZZP Het belang van goede registratie van zorg werd eind 2014 duidelijk toen het Ministerie van Veiligheid en Justitie verantwoording vroeg over onze productiecijfers over Met een uiterste inspanning van medewerkers in het primaire proces is duidelijkheid verkregen over deze zo belangrijke gegevens. Er is een door de medewerkers in het primaire proces een systeem ontwikkeld waarmee op ieder gewenst moment verantwoording kan worden afgelegd over de productie. Iedere maand wordt thans gerapporteerd en intern worden de ontwikkelingen nauwlettend gevolgd. 5

6 3. Medewerkers Op 31 december 2014 waren er 15 personen in loondienst. Dat zijn 12 personen minder dan een jaar ervoor). Voor financieel management en advies was op 31 december 14 één functionaris ingehuurd. De HR taken zijn eind 2014 geïntegreerd in de functie van Directeur. Functies Stichting DOOR kende op 31 december 14 de navolgende functies (loondienst); 1. Directeur (0,56 Fte) 2. Beleidsmedewerker (0,56 Fte) 3. Coördinator Vrijwilligerswerk (0,89 Fte) 4. Financieel Administratief Medewerker (0,56 Fte) 5. Trajectbegeleiding 4,28 Fte) 6. Coördinator Nazorg Ex gedetineerden (0,89 Fte) 7. Jobcoach/re integratieconsulent (0,78 Fte) 8. Nachtwaker (2,25 Fte) Samen: 10,77 FTe In de loop van 2014 zijn vanwege de reorganisatie, die reeds in 2013 was ingezet, de navolgende zes functies komen te vervallen: 1. Financieel Manager/beleidsmedewerker 2. Financieel Administratief Medewerker/secretaresse 3. Administratief Medewerker 4. Coördinator 5. 1 e Arbeidstrainer 6. Arbeidstrainer Eind 2014 is als uitvloeisel van de eerder genoemde reorganisatie aangekondigd dat ook de functies van beleidsmedewerker en coördinator vrijwilligerswerk zijn te vervallen ten gunste van de functies in het primaire proces. Mannen en vrouwen Op 31 december 14 waren er 7 mannen en 8 vrouwen in loondienst. Ten opzichte van het 31 december 13 is deze balans nauwelijks verstoord. Toen waren er 14 mannen in dienst en 13 vrouwen. Leeftijd van de medewerkers De gemiddelde leeftijd van de medewerkers bedroeg op 31 december ,5 jaar. Een jaar ervoor was dat 44,8 jaar. Lengte van het dienstverband De gemiddelde lengte van het dienstverband bedroeg op 31 december ,4 jaar. Een jaar ervoor was dat 4,4 jaar. Komen en gaan In 2013 zijn 4 medewerkers in dienst getreden en 8 medewerkers vertrokken. In 2014 trad er 1 nieuwe medewerker in dienst en vertrokken er 9. 6

7 Vertrek van de oprichter Door de reorganisatie zag Stichting DOOR zich gedwongen om afscheid te nemen van 8 medewerkers, waaronder de oprichter, de heer J. Swart. Stichting DOOR is hem veel dank verschuldigd voor de wijze waarop hij zich op bezielende wijze sinds december 2000 heeft ingezet voor de doelgroep. Verzuimontwikkelingen Net als in 2013 werd het ziekteverzuim in 2014 voor het grootste deel bepaald door de gevolgen van de reorganisatie die in het voorgaande jaar was ingezet. Het verzuimpercentage over 2014 bedroeg 10,52% (inclusief gedeeltelijke re integratie). De begeleiding van de langdurig zieken verliep volgens plan. De bedrijfsarts (dr. Martin Ton van ArboNed) heeft de medewerkers die in verband met voornoemde reorganisatie hun functie zijn kwijtgeraakt naar vermogen bijgestaan. Van frequent verzuim (verzuim boven drie meldingen per jaar) was in 2014 geen sprake. Scholing, training, opleiding en deskundigheidsbevordering Ook in 2014 is er voor het vakinhoudelijk (bij)scholen van medewerkers nauwelijks aandacht geweest. Uiteraard hebben alle medewerkers met een operationele functie (trajectbegeleiders, jobcoach en nachtwakers) bijscholing gevolgd op het gebied van de bedrijfshulpverlening. Verder is er een scholingstraject uitgevoerd dat verband hield met de reorganisatie. Op 30 juni 2014 en op 10 september 2014 kwamen groepen medewerkers bijeen om onder deskundige leiding van Perflectie om na te denken over organisatie en persoonlijke doelstellingen nu de organisatie zo n verandering heeft ondergaan. In de evaluatie van het traject werd door de medewerkers gesteld dat deze dagen bij hebben gedragen aan het versterken van het teamgevoel. In het evaluatieverslag van de eerste bijeenkomst staat bijvoorbeeld dat het vertrouwen in de toekomst is vergroot en het besef er is ontstaan dat het team nog kan groeien. Functiebeschrijvingen In het eerste kwartaal van 2014 zijn 8 functies door een externe partij beschreven en gewaardeerd. De grote veranderingen die de organisatie op korte termijn heeft doorgemaakt zorgden ervoor dat tegen het einde van 2014 de verschillende functies nogal wat inhoudelijke veranderingen ten opzichte van het beschrijvingsmoment hebben ondergaan. Hiervoor hebben medewerkers aandacht gevraagd. Arbeidsvoorwaardenontwikkeling Begin 2014 is een nieuwe cao voor de sector Welzijn gepubliceerd. Met groot enthousiasme voor de inhoudelijke wijzigingen publiceerden de cao partners met ronkende teksten het behaalde resultaat. Zo wordt er gesproken over een fundamentele heroverweging. De nieuwe cao moet verleiden ( de sector aantrekkelijk maken voor werknemers en werkgevers ), differentiëren ( tegemoet komen aan de diversiteit in de sector ), dereguleren ( van individuele rechten naar faciliteiten ) en ontzorgen ( uitgaat van wederkerigheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid ). Of dat bereikt is met de nieuwe CAO, is een kwestie van ervaren. Vooralsnog werd het grootste winstpunt voor medewerkers 7

8 de salarisstijging en de eenmalige uitkering gevonden. Feitelijke flexibilisering moet nog vorm en inhoud krijgen. Arbodienst Met ingang van 1 januari 2014 heeft Stichting DOOR een contract met ArboNed in verband met de zorg en begeleiding voor de medewerkers. ArboNed was voor een jaar gecontracteerd op verrichtingenbasis. De ervaringen met deze arbodienst zijn in de loop van het derde kwartaal geëvalueerd en dit heeft ertoe geleid dat het contract voor 2015 is verlengd met een jaar. De goede wederzijdse ervaringen hebben er zeker toe bijgedragen dat Stichting DOOR met ArboNed verder wil gaan. 8

9 4. Vrijwilligers Op 31 december 2014 telde Stichting DOOR 35 vrijwilligers. Groepsgesprek 5 Gastheer/ vrouw 8 Moestuin 1 Activiteiten 5 Bezoekvrijwilliger Torentijd 4 Goed nieuws groep 3 PR 2 Maatje 2 Diversen 5 TOTAAL 35 Wat vrijwilligers van Stichting DOOR kenmerkt is hun betrokkenheid en gedrevenheid. Vanwege langdurige afwezigheid van de vrijwilligerscoördinator zijn in 2014 relatief weinig specifiek op vrijwilligs gerichte activiteiten uitgevoerd. Gestructureerd gezamenlijk overleg is niet gevoerd. In plaats daarvan is ervoor gekozen om individuele vrijwilligers te begeleiden naar behoefte. Eind 2014 is vanwege een organisatorische verandering met de vrijwilligers afgesproken dat er vanaf 2015 gestructureerd overleg met hen zou plaatsvinden. Het Plan van Aanpak 2015 voorziet voor wat betreft het vrijwilligerswerk bij Stichting DOOR verder in een aantal concrete afspraken: het formuleren van (vernieuwd) vrijwilligersbeleid de organisatie en uitvoering van gestructureerd gemeenschappelijk overleg onderzoek doen naar het instellen van een vrijwilligersraad het uitvoeren van tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers het organiseren van concrete scholingsactiviteiten voor vrijwilligers Verder is met twee vrijwilligers afgesproken dat zij vanwege specifieke ervaring en deskundigheid plaats zullen nemen in de in 2015 op te richten cliëntenraad. Met dit plan van aanpak, dat hen allemaal met een toelichting erop is toegestuurd, hebben de vrijwilligers eind 2014 ingestemd. Twee medewerkers (een trajectbegeleider en een coördinator van de dagbesteding) zijn eind 2014 belast met de vrijwilligerscoördinatie. Zij zorgen onder andere voor het contact met (potentiële) vrijwilligers, stellen plannen in verband met vrijwilligerswerk voor Stichting DOOR op, organiseren overleg en scholing en treden verder op naar buiten als ambassadeurs voor het vrijwilligerswerk van onze instelling. Eind 2014 hebben de vrijwilligers als dank voor hun inzet een kerstattentie ontvangen. 9

10 5. Klachten Stichting DOOR hecht veel belang aan goede verhoudingen met cliënten, medewerkers en vrijwilligers en doen er al het mogelijke aan om die goede verhoudingen te bevorderen. Desondanks is het mogelijk dat zaken niet naar tevredenheid verlopen. Indien een cliënt, medewerker of vrijwilliger daarmee worstelt biedt Stichting DOOR uiteraard gelegenheid om daarover in gesprek te gaan. Wanneer ook dat niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan een klacht langs formele lijnen worden ingediend. Stichting heeft een klachtenreglement. In eerste instantie worden klachten aangehoord door de directeur. Deze bekijkt of bemiddeling tussen partijen tot een passende oplossing kan leiden. Wanneer dit echter niet mogelijk blijkt te zijn, wordt de klacht desgewenst voorgelegd aan een onafhankelijke (externe) klachtencommissie. Deze commissie doet op grond van haar onderzoek aanbevelingen aan de directie. In het verslagjaar zijn er geen formele klachten ingediend door cliënten, medewerkers of vrijwilligers die voorgelegd moesten worden aan de klachtencommissie. Wel heeft een cliënt in december 14 nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de wijze waarop persoonlijke informatie door de stichting wordt vergaard en vastgelegd. In een uitgebreide (deels juridische) brief aan cliënt is uitleg gegeven over de werkwijze en is aannemelijk gemaakt dat onze werkwijze correct is. 10

11 6. Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Eind 2013 telde de Raad van Toezicht van Stichting DOOR nog slechts twee leden. Dit was in strijd met de Statuten van de Stichting. In de loop van 2014 vertrokken voornoemde twee leden waardoor vanaf augustus 14 Stichting DOOR zonder Raad van Toezicht was. Op initiatief van de medewerkers is er een nieuwe Raad van Toezicht geformeerd zodat Stichting DOOR weer volwaardig kon functioneren. Op 1 december 2014 is deze Raad van Toezicht, samen met de nieuwe Raad van Bestuur, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In de Raad van Bestuur hebben de navolgende personen zitting: Mevrouw E.J.M. van Rijswijk, voorzitter De heer F.C.K. de Bruin, secretaris Mevrouw N.M. van Luijk, Duivenvoorde, lid De heer C.C.W. van Oevelen, lid De Raad van Toezicht heeft de heer B.J. van Belzen met ingang van 1 december 2014 aangesteld als Raad van Bestuur. 11

12 7. Financieel Jaarverslag Stichting Door heeft financieel zware jaren gekend. In 2014 is een start gemaakt met het financieel gezond maken van onze stichting. Met name de besparing op de salariskosten zorgen ervoor dat in 2015 een financieel gezonde organisatie kan worden geëxploiteerd. Onderstaand zal ik een korte toelichting geven op de balans en de staat van baten en lasten over 2014 in het kader van het gevoerde financiële beleid. Tenslotte wordt een aantal opmerkingen geplaatst over de financiële weerstand van Stichting DOOR. Solvabiliteit Door de enorme achteruitgang in financiën staat de solvabiliteit, als ratio om op lange termijn aan de verplichtingen te kunnen voldoen, onder druk. Eind 2014 heeft de Stichting, waarbij een meerwaarde in het gebouw aan de Stationsstraat te Middelburg wordt meegenomen van , een solvabiliteit van circa 23%. Rekening houdend met een jaarlijkse toename van de bestemmingsreserve van minimaal 5% zal het financiële beleid van de stichting erop gericht zijn om de solvabiliteit binnen drie jaar te laten stijgen naar minimaal 35%. Liquiditeit Door de verantwoording van de lening op het pand aan de Stationsstraat te Middelburg onder de kortlopende schulden is de liquiditeit, als ratio om op korte termijn aan de verplichtingen te kunnen voldoen, niet goed. Eind 2014 is de liquiditeit (vlottende activa/ kortlopende schulden) van de Stichting 0,59. Door het toepassen van een maandelijkse reservering van 5% van onze subsidie streven wij ernaar dat de liquiditeitspositie sterk zal verbeteren. Staat van baten en lasten Wij verwachten dat het saldo van baten en lasten vanaf 2015 een positief resultaat gaat laten zien. Wij zien dit als randvoorwaarden om als stichting bestaansrecht te houden. Voor 2015 is een verdere versobering van de personele lasten doorgevoerd. Met name de overhead is verder teruggebracht. Daarnaast is er ruimte gemaakt om in het primaire proces (Trajectbegeleiding) te investeren. Enerzijds in personeel en anderzijds in kwaliteit. Conclusies De liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit van de stichting zullen vanaf 2015 middels duidelijke management informatie maandelijks scherp worden gemonitord. Het financiële beleid van de stichting zal gericht zijn op een gezonde verhouding tussen de beschikbare middelen aan de ene kant en de liquiditeiten aan de andere kant. Daarnaast zal jaarlijks minimaal 5% van de subsidiegelden van het Ministerie worden gereserveerd om ons weerstandsvermogen te verhogen, hetgeen zal leiden tot een solvabele organisatie. Per saldo leidt dit beleid tot een financieel gezonde organisatie. Door Accountantskantoor Christ van Tilburg is een samenstellingsverklaring afgegeven. Deze verklaring bevestigd dat op basis van de verstrekte gegevens de jaarrekening is samengesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet en regelgeving. In het vervolg van het financiële jaarverslag over 2014 treft u de balans en staat van baten en lasten. De jaarrekening, inclusief een uitgebreide toelichting op de balans, de staat van baten en lasten en de grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat is op te vragen bij Stichting Door of te downloaden vanaf de website www. stichtingdoor.nl. 12

13 BALANS ACTIVA Materiële Vaste Activa Totaal vaste activa Voorraden 0 0 Vorderingen Liquide middelen Totaal vlottende activa Totaal Activa PASSIVA Reserves en fondsen Bestemmingsreserves Overige reserves Totaal reserves Voorzieningen Langlopende schulden 0 0 Kortlopende schulden Totaal passiva STAAT VAN BATEN EN LASTEN BATEN Subsidiebaten Overige baten Som der baten BEHEER EN ADMINISTRATIE Personeelskosten Afschrijvingen Overige bedrijfslasten SOM DER LASTEN SALDO BATEN MINUS LASTEN Financiele baten en lasten SALDO VAN DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN Onttrekking/dotatie bestemmingsreserves RESULTAAT

14 Colofon Dit jaarverslag is een uitgave van Stichting DOOR te Zeeland Tekst De heer B.J. van Belzen De heer F.J. Lemsom De heer V. Bakker Mevrouw M. Kuyper Contactgegevens Bezoekadres: Stichting DOOR Golsteinseweg 4 (centraal bureau) 4333 RA Middelburg Postadres: Stichting DOOR Postbus KB Vlissingen Telefoon : Fax : Website : info@stichtingdoor.nl Disclaimer: Deze publicatie is zuiver informatief. Er kunnen geen rechten aan ontleend worden. 14