Procesprotocol B2 Verzamelproces plannen en registreren vertrekgesprekken Datum 30 augustus 2013 Versie Definitief, versie 4.6 Doel Het voorbereiden, voeren en afhandelen van vertrekgesprekken. Afbakening Dit proces wordt uitgevoerd door alle medewerkers Bedoeld voor (sr) regievoerder (bijzonder) vertrek, (sr) administratief medewerker, (sr) medewerker feitelijk vertrek Ingangsdatum 1 januari 2007 Datum herziening Ingangsdatum + 1 jaar Eigenaar procesprotocol Procesbeheer DT&V Pagina 1 van 22
Versiebeheer Datum en Opmerking versienummer 20060922 0.1 20061005 0.2 20061019 0.3 Nummering aangepast 20061020 0.4 Voorgelegd aan IS-TV 20062025 0.5 Aangepast n.a.v. opm. HSIO, Reactie IS-TV nog niet ontvangen. 20061115 0.6 Aanpassing n.a.v. testscript ISTV (noodvoorziening) 20061204 1.0 ICT ondersteuning gevuld en definitief gesteld. 20061220 1.1 n.a.v. overleg Super Users d.d. 20-12 20070502 1.2 Aanpassing n.a.v. opm. Algemeen Directeur (zie intranet 1 mei 2007) 20070806 1.3 Aanpassingen n.a.v. Nationale ombudsman-rapport Transparantie bij presentatie. 20070807 1.4 Aanpassing n.a.v. informatievoorziening aan vr.ling inzake moment en wijze van het vertrek uit Nederland. 20070928 1.5 Aanpassing n.a.v. besluit DirectieBeraad inzake gebruik tolken en terugkoppeling van presentatie in persoon (N.O.). 20080123 1.6 Aanpassing n.a.v. ontwikkelingen op medisch terrein. 20080804 1.7 Def. vastgesteld voor 1e versie op Internet 20080923 1.8 Aangepast n.a.v. de brochure vreemdeling in bewaring 20081008 1.9 Aangepast n.a.v. nieuwe release 11 oktober 2008. Voorgelegd aan bedrijfsvoering 20081009 2.0 Aanpassingen tbv IS-TV / Beheer verwerkt, voorgelegd aan Hbedrijfsvoering 20081009 2.1 Akkoord Hbedrijfsvoering, op intranet plaatsen (14/10) 20090219 2.2 Def. vastgesteld voor 2e versie op Internet 20090511 2.3 Aanpassing nav klacht nationale Ombudsman 20090616 2.4 Stroomschema aangepast 20090702 2.5 Aangepast nav op en aanmerkingen SIO. Voorgelegd aan HSIO 20090803 2.6 Aangepast nav. opm.hsio. Voorleggen DStaf. 20090812 2.7 Voorgelegd aan DStaf 20080813 2.8 Akkoord DStaf, geplaatst op intranet 20100315 2.9 Def. vastgesteld voor 3e versie op Internet 20100602 3.0 Aangepast n.a.v. wijziging scancodes 20100625 3.1 Aangepast n.a.v Programma Invoering Verbeterde Asielprocedure 20100629 3.2 Voorgelegd aan Bedrijfsvoering m.b.t. eventuele IS-TV consequenties 20100705 3.3 Akkoord Bedrijfsvoering. 20100715 3.4 Plaatsing intranet Pagina 2 van 22
20101001 3.5 Def. vastgesteld voor 4 e versie op Internet 20101221 3.6 Scanlijst aangepast 20110107 3.7 Aangepast n.a.v. hyperlink per activiteit 20101001 3.8 Def. vastgesteld voor 5e versie op Internet 20110923 3.9 Scanlijst aangepast n.a.v. DECOS Gebruikersraad 20111231 4.0 Def. vastgesteld voor 6 e versie op Internet 20120404 4.1 Aangepast n.a.v. een uitspraak van de RvSt (27.3.2012). 20120404 4.2 Voorgelegd aan gebruikersgroep. 20120411 4.3 Geen op- of aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep ontvangen. 20120801 4.4 Def. vastgesteld voor 7e versie op Internet 20130315 4.5 Proc esprotocol aangepast nav IS-TV wijziging 20130830 4.6 Def. vastgesteld voor 8e versie op Internet Goedkeuring Datum Functie 20070501 Algemeen Directeur DT&V 20090812 Directeur Staf Pagina 3 van 22
Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris 3 Inhoudsopgave/administratieve afhandeling 5 Legenda procesdiagram 6 0 Algemeen -Verzamelproces plannen en registreren vertrekgesprekken 8 1 Bepalen soort (vertrek-)gesprek (sr) regievoerder vertrek 9 2 Annuleren vertrekgesprek (sr) regievoerder (bijzonder) vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker 10 3 Annuleren vertrekgesprek door TVcN (sr) regievoerder (bijzonder) vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker 11 4 Eerste vertrekgesprek: de regievoerder vertrek heeft zich door middel (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) van het opstellen van een vertrekplan voorbereid op het eerste gesprek administratief medewerker 14 5 Optioneel: LP-gesprek (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker 17 6 Vervolg vertrekgesprek(ken) (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker 20 7 Eindgesprek (sr) regievoerder vertrek, (sr) administratief medewerker 22 8 Vertrekgesprek in UC (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.) Pagina 4 van 22
Legenda procesdiagram Pagina 5 van 22
Procesprotocol Activiteiten 0 Algemeen Elk vertrekgesprek is onderdeel van het vertrekplan en wordt dus geregistreerd. De regievoerder vertrek en medewerker feitelijk vertrek voeren in het kader van casemanagement vertrekgesprekken met de vreemdeling. Deze zullen niet altijd een formeel karakter hebben. Ook voor informele gesprekken geldt dat hiervan verslaglegging wordt gemaakt in IS TV, indien hier zaken aan de orde zijn gekomen die van belang zijn voor de uitvoering van het vertrekplan. Bijvoorbeeld over de mate van medewerking bij vertrek. De regievoerder vertrek en de medewerker feitelijk vertrek voeren de regie op het vertrekproces van een vreemdeling. Hierdoor zijn zij het directe en natuurlijke aanspreekpunt voor de vreemdeling en derden, zoals advocatuur, procesvertegenwoordigers van de IND, casemanagers van het COA, terugkeerfunctionarissen van de DJI, medewerkers van de IOM, hulpverleners, etc. Voor de communicatie richting deze contacten geldt dan ook dat zij goed bereikbaar moeten zijn. De regievoerder vertrek en de medewerker feitelijk stellen daarom, direct bij het eerste contact, hun werk-telefoonnummer ter beschikking aan de vreemdeling en de genoemde organisaties/instanties. Dit geldt ook voor het nummer van de werkmobiel, indien men hierover beschikt. De vreemdeling dient tijdig op de hoogte te worden gesteld van het moment van vertrek uit Nederland. Aan betrokkene wordt aangegeven hoe (de voorbereiding tot) het feitelijke vertrek zal gaan verlopen. Onder tijdig wordt hier verstaan in beginsel 24 uur voor het vertrek uit Nederland. Ook over de plaats van bestemming wordt de vreemdeling geïnformeerd. Voor wat betreft de inzet van tolken wordt verwezen naar Deel 3: toelichting activiteiten van het protocol en naar procesprotocollen A5 Plannen vertrekgesprek, hoorruimte en tolk en N1 Plannen en betalen tolken. Uitgangspunt, zoals vastgelegd in de diverse procesprotocollen, is dat de gesprekken gevoerd worden met een tolk, met name om communicatieproblemen te voorkomen en om een goede afweging te kunnen maken of overgelegde en te vertalen documenten asielgerelateerd zijn en al dan niet aan een diplomatieke vertegenwoordiging worden overgedragen. Het is duidelijk dat goede communicatie tussen regievoerder of medewerker feitelijk vertrek en vreemdeling primair noodzakelijk is om een gesprek te kunnen voeren. Ook zorgvuldigheid van het vertrekproces is van groot belang. Als bekend, is het niet toegestaan om documenten die asielgerelateerd zijn ter beschikking te stellen aan een diplomatieke vertegenwoordiging. Alle documenten die worden gevoegd bij een LP-aanvraag moeten worden beoordeeld op asielgerelateerde informatie. Dit alles volgt direct uit de aanbevelingen van de commissie Havermans uit 2005 en de debatten rond Syrië uit 2006 en de aanbevelingen van de NO uit 2007. De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek is verantwoordelijk voor het bepalen of een tolk/vertaler noodzakelijk is bij de gesprekken die hij voert. Hij is degene die bepaalt of zijn kennis van de betreffende taal of de kennis van de vreemdeling van de Nederlandse taal voldoende is om te beoordelen of een goed gesprek mogelijk. Tevens is hij is degene die bepaalt of hij voldoende kennis heeft van de betreffende taal om te kunnen beoordelen of er bij het opmaken van een LP-opdracht geen asielgerelateerde informatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging terecht komt, dus dat de overgelegde documenten 'Havermans-proof' zijn. Zie hiervoor tevens procesprotocol C 6.0 LP/LP- Opdracht. Het is niet altijd nodig om een tolk in te zetten bij vertrekgesprekken, bij een LP-gesprek of bij het vertalen van documenten. Dat kan twee redenen hebben: Pagina 6 van 22
1. Vreemdeling zelf spreekt voldoende Nederlands of Engels (of er is een andere taal die vreemdeling en regievoerder voldoende beheersen) 2. Regievoerder vertrek beheerst voldoende de taal van de vreemdeling in woord en geschrift. Door het DirectieBeraad (25 september 2007) is besloten dat de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek toestemming dient te hebben van zijn afdelingsmanager om een vertrekgesprek te voeren zonder de aanwezigheid van een tolk, dan wel om een vertaling c.q. omschrijving van documenten te maken zonder aanwezigheid van een tolk of een vertaalbureau. Verzamelproces plannen en registreren vertrekgesprekken In het verzamelproces zitten de processen A.5.1 plannen vertrekgesprek en B2.1 registreren vertrekgesprek. In dit verzamelproces staan alle planningen van vertrekgesprekken en registratie van de vertrekgesprekken gedurende de hele vertrekprocedure. Een verzamelproces dient één keer opgevoerd te worden en heeft een doorlopend karakter. M.a.w. zodra de vertrekprocedure 'verhuist', 'verhuist' ook dit verzamelproces mee. Het verzamelproces blijft gedurende de vertrekprocedure openstaan. Indien de vertrekprocedure wordt doorgestuurd naar een andere afdeling wordt automatisch het verzamelproces B2.0 Plannen en registreren vertrekgesprekken doorgestuurd naar de betreffende afdeling. Indien de vertrekprocedure wordt doorgestuurd binnen dezelfde afdeling wordt het verzamelproces B2.0 Plannen en registreren vertrekgesprekken niet automatisch doorgestuurd en dient de men het verzamelproces handmatig door te sturen. Pagina 7 van 22
1 Bepalen soort (vertrek-)gesprek 1.1 Vastgesteld moet worden om wat voor een gesprek het gaat: - vertrekgesprek - betreffende een LP-aanvraag (optioneel) - vanwege taalanalyse (optioneel) - vanwege een bemiddelingsverzoek voor een reisdocument (optioneel) - vanwege een bij de IND ingediende aanvraag VVR Buiten Schuld. (optioneel) - voortgangsgesprek(ken) - eindgesprek HVB/voorbereiden vertrek - vertrekgesprek in UC Zie procesprotocol B1 Opstarten, onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 8 van 22
2 Annuleren vertrekgesprek 2.1 Een vertrekgesprek kan in relatie tot een geplande tolk door verschillende oorzaken door de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek geannuleerd worden. Voor het verwerken van de annulering moet er een onderscheid gemaakt worden in: Annuleren van de tolkdienst op de dag dat het vertrekgesprek plaatsvindt. Annuleren van de tolkdienst vóór de dag dat het vertrekgesprek plaatsvindt. Zie procesprotocol A5. 2.2 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek stelt TVcN op de hoogte van deze annulering. 2.3 Indien het gesprek geannuleerd wordt op de dag dat het vertrekgesprek moet plaatsvinden dan wordt deze verwerkt in het proces B2.1. De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek wijzigt de status van het vertrekgesprek in het gesprek is geannuleerd met daarbij de desbetreffende annuleringsreden. 2.4 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit vervolgens het proces B2.1 registeren vertrekgesprek" af. 2.5 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek vult op het werkbriefje in dat het gesprek is geannuleerd. 2.6 Van het werkbriefje wordt een kopie gemaakt. De kopie wordt in het vertrekdossier gevoegd, het originele werkbriefje wordt bij de administratie ingeleverd. Pagina 9 van 22
3 Annuleren vertrekgesprek door TVcN 3.1 Een reservering van een vertrekgesprek kan door TVcN geannuleerd worden. Voor het verwerken van de annulering moet er een onderscheid gemaakt worden in: Annuleren van de tolkdienst op de dag dat het vertrekgesprek plaatsvindt. Annuleren van de tolkdienst vóór de dag dat het vertrekgesprek plaatsvindt. Zie procesprotocol A5. 3.2 De administratief medewerker stelt de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek op de hoogte van deze annulering 3.3 Indien het gesprek geannuleerd wordt op de dag dat het vertrekgesprek moet plaatsvinden dan wordt deze verwerkt in het proces B2.1. 3.4 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek wijzigt de status van het vertrekgesprek in het gesprek is geannuleerd met daarbij de desbetreffende annuleringsreden. 3.5 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit vervolgens het proces B2.1 registeren vertrekgesprek" af. 3.6 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek vult op het werkbriefje in dat het gesprek is geannuleerd. 3.7 Van het werkbriefje wordt een kopie gemaakt. De kopie wordt in het vertrekdossier gevoegd, het originele werkbriefje wordt bij de administratie ingeleverd. Pagina 10 van 22
4 Eerste vertrekgesprek: de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek heeft zich door middel van het opstellen van een vertrekplan voorbereid op het eerste gesprek 4.1 Informeren van de vreemdeling over doel en redenen van het gesprek en de vertrekprocedure. Bij het eerste contact met de vreemdeling worden de contactgegevens, inclusief telefoonnummer van kantoor en werkmobiel verstrekt. Hierdoor is de regievoerder het directe en natuurlijke aanspreekpunt voor de vreemdeling en derden. 4.2 Bewaringslocaties. Tijdens het eerste vertrekgesprek worden de brochures Informatie van de Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) voor vreemdelingen die in vreemdelingenbewaring/strafdetentie verblijven en "Interview met een diplomatieke vertegenwoordiging in het kader van uw terugkeer" uitgereikt. De brochures zijn in verschillende talen gepubliceerd op intranet: http://dtvweb.minjus.nl/primairproces/informatieblade n/ Voorbereiden Vertrek. AA-procedure: De brochures "Uw asielaanvraag is afgewezen en u woont op een asielzoekerscentrum van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers AA" en "Interview met een diplomatieke vertegenwoordiging in het kader van uw terugkeer" worden gelijktijdig met de uitnodiging voor de vertrekgesprekken aan de vreemdeling toegezonden. VA-procedure: De brochures "Uw asielaanvraag is afgewezen en u woont op een asielzoekerscentrum van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers VA" en "Interview met een diplomatieke vertegenwoordiging in het kader van uw terugkeer" worden gelijktijdig met de uitnodiging voor het eerste vertrekgesprek aan de vreemdeling toegezonden of uitgereikt. De brochures zijn in verschillende talen gepubliceerd op intranet: http://dtvweb.minjus.nl/primairproces/informatieblade n/ Pagina 11 van 22
4 Eerste vertrekgesprek: de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek heeft zich door middel van het opstellen van een vertrekplan voorbereid op het eerste gesprek 4.3 De analyse van de vertrekmogelijkheden wordt gedeeld met de vreemdeling en door hem onderschreven dan wel bijgesteld. 4.4 Vreemdeling informeren over IOM (HRT-regeling, e.d.). Zie procesprotocol B6 IOM-contact. 4.5 Beoordeling bereidheid tot medewerking vreemdeling aan zijn vertrek: ja/nee. Indien betrokken meewerkt, wordt vastgelegd welke acties en binnen welke termijn betrokkene gaat ondernemen teneinde zijn terugkeer te bespoedigen. Hierbij wordt de vreemdeling daar waar mogelijk gefaciliteerd door de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek. Pagina 12 van 22
4 Eerste vertrekgesprek: de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek heeft zich door middel van het opstellen van een vertrekplan voorbereid op het eerste gesprek 4.6 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek maakt een verslag van het vertrekgesprek. 4.7 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek print het verslag van het vertrekgesprek uit. 4.8 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit het proces af in IS-TV. 4.9 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek voegt het verslag in het vertrekdossier. Pagina 13 van 22
5 Optioneel: LP-gesprek 5.1 Indien de vreemdeling niet beschikt over de benodigde reisbescheiden en er zijn ook geen andere vertrekmogelijkheden (zie pp's C1 t/m C4 en C7), dan wordt er door de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek samen met de vreemdeling voorbereidingen getroffen ten behoeve van het opstarten van een LPaanvraag. Een LP-gesprek maakt altijd deel uit van het eerste vertrekgesprek indien evident is dat een LP nodig is om de vreemdeling te laten vertrekken. 5.2 Voor wat betreft het feitelijke indienen van de LPopdracht en -aanvraag wordt verwezen naar procesprotocollen C6.0 t/m C 6.3. 5.3 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek maakt een verslag van het vertrekgesprek. 5.4 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek print het verslag van het vertrekgesprek uit. 5.5 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit het proces af in IS-TV. Pagina 14 van 22
5 Optioneel: LP-gesprek 5.6 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek voegt het verslag in het vertrekdossier. 5.7 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek stelt na het gesprek de LP-set samen. Hiermee wordt bedoeld: - (Aanvraag-)formulier ten behoeve van de ambassade; Zie LAVIN - Foto's - Nationaliteitsverklaring - Kopieën van identiteitsdocumenten ter onderbouwing van de LP-aanvraag - Vingerafdrukken (indien noodzakelijk; zie LAVIN) Zie tevens procesprotocol C6.0 LP-opdracht. 5.8 Een kopie van de LP-set wordt tijdens het volgende vertrekgesprek overhandigd aan de vreemdeling. Zie procesprotocol B1 Opstellen, onderhoud en afsluiten vertrekplan voor het registreren van het uitreiken van de kopie LP-set. Pagina 15 van 22
Pagina 16 van 22
6 Vervolg vertrekgesprek(ken) 6.1 Vastleggen of betrokkene inmiddels of nog steeds bereid is om te werken aan zijn vertrek. Dit is ook van belang ten behoeve van een goede dossieropbouw voor de in bewaring verblijvende vreemdelingen ter toetsing van de rechtmatigheid van de inbewaringstelling. De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek bepaalt de datum van het vervolg gesprek, zie procesprotocol A5 Plannen (vertrek-)gesprek. 6.2 Uitwisseling van resultaten van de ingezette acties, zowel van de vreemdeling als van de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek, waaronder het resultaat van een LP-aanvraag. Nieuwe acties en termijnen worden vastgelegd en geregistreerd. Dit is ook van belang bij zaken waarin een reguliere aanvraag loopt, m.n. bij buitenschuldzaken. 6.3 Indien een vreemdeling bij zijn diplomatieke vertegenwoordiging is gepresenteerd, dan voert de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek een evaluatiegesprek met de betrokkene. Doel van dit gesprek is om van de vreemdeling een terugkoppeling te krijgen hoe de feitelijke presentatie bij die vertegenwoordiging is verlopen en of betrokken vreemdeling hierover op- of aanmerkingen heeft. (Het betreft hier een aanbeveling van de Nationale ombudsman in 2007, die door de Staatssecretaris van Justitie is overgenomen.) Het door de medewerker LP opgemaakte verslag van de presentatie kan hierbij worden betrokken. De door de vreemdeling gemaakte op- c.q. aanmerkingen worden vastgelegd in het gespreksverslag. Pagina 17 van 22
6 Vervolg vertrekgesprek(ken) 6.4 Aspecten in het kader van door de vreemdeling aangevoerde elementen in relatie tot schrijnendheid, buiten schuld, artikel 64 Vw2000, mensenhandel of gescheiden uitzetting, worden vastgelegd in een van de vervolggesprekken. 6.5 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek schrijft een verslag van het vertrekgesprek. 6.6 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek print het verslag van het vertrekgesprek uit. 6.7 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit het proces af in IS-TV. Pagina 18 van 22
6 Vervolg vertrekgesprek(ken) 6.8 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek voegt het verslag in het vertrekdossier. Pagina 19 van 22
7 Eindgesprek 7.1 Het eindgesprek vindt plaats indien het vertrek uit Nederland van de vreemdeling kan worden geëffectueerd. De diplomatieke vertegenwoordiging heeft bijvoorbeeld een toezegging gedaan tot afgifte van een LP. Zie procesprotocol C6.5 LP / In behandeling bij vertegenwoordiging. 7.2 Met de vreemdeling wordt in dit gesprek onder meer gesproken over zijn reisbestemming en over de datum en tijdstip van vertrek, indien zulks op dat moment al bekend is. Tevens wordt, indien daarvan sprake is, ingegaan op mogelijke medische aspecten die een rol zouden kunnen spelen bij het vertrek. De bestemming wordt vastgelegd in het vertrekplan. 7.3 Bewaring in een HvB: Tevens wordt de vreemdeling geïnformeerd over de overplaatsing naar een UC. 7.4 Niet in bewaring: Betrokkene wordt geïnformeerd over de wijze waarop hij Nederland verlaat, het reisdoel en -indien bekend - het tijdstip en datum van vertrek. De regievoerder maakt afspraken met de betrokken vreemdeling over zijn vertrek via de luchthaven en faciliteert zo nodig bij het overbrengen naar de luchthaven. 7.5 De regievoerder maakt een verslag van het eindgesprek. 7.6 De regievoerder print het verslag van het eindgesprek uit. 7.7 De regievoerder sluit het proces af in IS-TV. Pagina 20 van 22
7 Eindgesprek 7.8 De regievoerder voegt het verslag in het vertrekdossier. Pagina 21 van 22
8 Vertrekgesprek in het UC 8.1 In het vertrekgesprek in het UC wordt de vreemdeling in elk geval tijdig gewezen op: het moment (datum en tijdstip) en route van vertrek, in beginsel 24 uur vóór het vertrek en dat zijn gemachtigde (voor zover bekend) hierover reeds is geïnformeerd. Zie procesprotocol J1 Boeken en annuleren van vluchten. het feit dat hij zelf verantwoordelijk is voor de overdracht van zijn medische gegevens en medicijnen (indien van toepassing) mogelijke nog niet bekende medische aspecten, die een rol zouden kunnen spelen bij de verwijdering. zijn eigen verantwoordelijkheid indien hij asielgerelateerde informatie of documenten meeneemt naar het land van bestemming (indien van toepassing) het feit dat een maximum van 20 kg aan bagage per persoon mag worden meegenomen. Vorenstaande wordt hem meegedeeld in een voor hem verstaanbare taal. 8.2 In het vertrekgesprek wordt tevens actief aandacht besteed aan de mate van medewerking van de vreemdeling aan zijn vertrek. Dit kan aanleiding zijn de M 118 tot escortering aan te passen. Indien dat het geval is, wordt bureau Boekingen van Bijzonder Vertrek en Boekingen hierover geïnformeerd. 8.3 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek maakt een verslag van het eindgesprek. 8.4 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit het proces af in IS-TV. 8.5 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek voegt het verslag in het vertrekdossier Pagina 22 van 22