C7 Vertrek op (geldige) reisdocumenten of identiteitsbewijzen

Transcriptie

1 Procesprotocol C7 Vertrek op (geldige) reisdocumenten of identiteitsbewijzen Datum 30 augustus 2013 Versie Definitief, versie 2.2 Doel Afbakening Beschrijving van het werkproces van het van vreemdelingen op door henzelf of derden overgelegde en op naam van betrokkenen afgegeven reisdocumenten of identiteitspapieren, anders dan met: 1. een guiding/covering letter. Zie hiervoor procesprotocol C1 2. een EU-staat. Zie hiervoor procesprotocol C4 3. een Dublin Laissez Passer. Zie hiervoor procesprotocol C5 4. een laissez passer. Zie hiervoor procesprotocol C 6.0 t/m C 6.3 Bedoeld voor Ingangsdatum (sr) regievoerders (bijzonder), (sr) administratief medewerkers, (sr) medewerkers afdeling LP, stafmedewerkers (sr) medewerkers procesbeheer, (sr) beleidsmedewerkers, beleidsadviseur, (sr) medewerkers feitelijk Datum herziening Ingangsdatum + 1 jaar Eigenaar procesprotocol Procesbeheer DT&V Pagina 1 van 8

2 Versiebeheer Datum en Opmerking versienummer Eerste concept Tweede concept, voorgelegd voor comm. aan regievoerders gebruikersgroep en aan BVB Reacties van gebruikersgroep verwerkt, voorgelegd aan HSIO voor commentaar Reacties van HSIO verwerkt, voorgelegd aan Bedrijfsvoering Reactie IS-TV bedrijfsvoering verwerkt Hoofd Bedrijfsvoering accoord. Voorleggen aan DStaf Accoord Directeur Staf Aangepast n.a.v. intern overleg Aangepast n.a.v. opm. HSIO Def. vastgesteld voor 1e versie op Internet Def. vastgesteld voor 2e versie op Internet Def. vastgesteld voor 3e versie op Internet Def. vastgesteld voor 4e versie op Internet Aangepast n.a.v. hyperlink per activiteit Def. Vastgesteld voor 5e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 6e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 7e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 8e versie op Internet Goedkeuring Datum Functie Directeur Staf Pagina 2 van 8

3 Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris 3 Inhoudsopgave/administratieve afhandeling 4 0 Algemeen 4 1 Vertrek op een verlopen residocument of een (verlopen) identiteitsbewijs, (sr) administratief medewerker Boekingen, 5 2 Verlengen geldigheidsduur vane en verlopen paspoort, (sr) medewerker LP 6 3 Contacten regievoerder met diplomatieke vertegenwoordiging, (sr) medewerker LP 8 Toelichting activiteiten Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt, dat de gebruikelijke administratieve handelingen zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.) Pagina 3 van 8

4 Procesprotocol Activiteiten Nr. Activiteit/ processtap ICT ondersteuning Functionaris 0 Algemeen Om vast te stellen of het mogelijk is of vreemdelingen kunnen terugkeren naar het land van herkomst op andere documenten dan een geldig reisdocument of een Laissez Passer, bijvoorbeeld op een reisdocument, waarvan de geldigheidsduur is verlopen, of een (al dan niet verlopen) identiteitsbewijs, wordt het betreffende land in LAVIN geraadpleegd. In dit protocol worden verschillende situaties beschreven, waarbij er geen noodzaak is om een LP-opdracht op te starten. Voor wat betreft de routing en overdracht van in dit document genoemde (reis- )documenten wordt verwezen naar het procesprotocol G1 ontvangst, beheer, teruggave en verzending van documenten van vreemdelingen. 1 Vertrek op een verlopen reisdocument of een (verlopen) identiteitsbewijs 1.1 In LAVIN is per land vastgelegd of een vreemdeling kan terugkeren op een verlopen reisdocument of op een (al dan niet verlopen) identiteitsbewijs. Is zulks het geval, dan kan een vlucht geboekt worden. Zie verder procesprotocol J1 boeken en annuleren van vluchten. 1.2 Indien een luchtvaartmaatschappij, ondanks het feit dat de betreffende autoriteiten geen bezwaar hebben tegen de toegang van de vreemdeling op een verlopen paspoort of een (al dan niet verlopen) identiteitsbewijs, toch een boekingsverzoek niet in behandeling wenst te nemen, dan draagt de afdeling Bijzonder Vertrek & Boekingen zorg voor het aanmaken van een EU-staat. (Zie procesprotocol C4 Gebruik maken van een EU-staat.) De door de afdeling Boekingen aangemaakte EU-staat wordt gevoegd bij het paspoort of het (al dan niet verlopen) identiteitsbewijs en de boeking wordt alsnog uitgevoerd. 1.3 Geeft LAVIN geen antwoord op de vraag of een vreemdeling kan terugkeren op een verlopen paspoort of (verlopen) identiteitsbewijs, dan wordt door de regievoerder aan de afdeling LP per bericht aan de LP- box, (DT&V-LP-SIO) verzocht om bij de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging na te gaan of de vreemdeling tot zijn land zal worden toegelaten op een verlopen paspoort. De afdeling LP neemt hierover contact op met de diplomatieke vertegenwoordiging. Indien LAVIN géén informatie verstrekt over terugkeer op een (al dan niet verlopen) identiteitsbewijs, dan mag ervan worden uitgegaan dat dit niet mogelijk is en dient een lp-opdracht te worden opgemaakt. Navraag bij de afdeling LP is altijd mogelijk. Gegevens omtrent deze (nieuwe) documenten worden vastgelegd in IS-TV (aanpassen/aanvullen basisgegevens van vreemdeling) + Vastleggen in Formulier Vertrekplan van het Proces B1, opstellen, onderhouden en afsluiten plan, (sr) administratief medewerker Boekingen Pagina 4 van 8

5 Nr. Activiteit/ processtap ICT ondersteuning Functionaris 1.4 Blijkt uit het antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging dat de vreemdeling inderdaad op een verlopen paspoort of een (al dan niet verlopen) identiteitsbewijs kan ken, dan wordt de regievoerder hierover geïnformeerd. De regievoerder draagt zorg voor het organiseren van het voorgenomen van de vreemdeling op het verlopen paspoort of (verlopen) identiteitsbewijs, inclusief de plaatsing op een UC. Zie 1.1 en evt 1.2 van dit procesprotocol. 1.5 Indien het antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging een algemeen antwoord betreft en niet alleen op de betreffende zaak, dan wordt via de redactieraad LAVIN een verzoek ingediend om LAVIN dienovereenkomstig aan te passen. 1.6 Indien 1.5 van toepassing is, wordt SIO geinformeerd via de mailbox van SIO. SIO maakt hierover c.q. bevestigt de afspraken met de betreffende vertegenwoordiging. 2 Verlengen geldigheidsduur van een verlopen paspoort 2.1 Indien de betreffende autoriteiten hebben aangegeven dat de geldigheidsduur van het paspoort verlengd dient te worden, dan wordt dit verzoek met voorrang door de afdeling LP afgehandeld. Deze actie wordt vastgelegd procesprotocol C7 Vertrek op (geldige) reisdocumenten of identiteitsbewijzen. De regievoerder draagt ervoor zorg, dat het paspoort per koerier wordt toegezonden aan de afdeling LP. Afdeling LP tekent voor ontvangst van het paspoort. 2.2 Afdeling LP zorgt dat de afhandeling van het verzoek ter verlenging met voorrang wordt voorgelegd en maakt met de diplomatieke vertegenwoordiging afspraken over datum en tijdstip van het ophalen van het verlengde paspoort. 2.3 Afdeling LP zorgt dat het door de diplomatieke vertegenwoordiging verlengde paspoort per koerier wordt verzonden aan het onderdeel Boekingen op Schiphol van de afdeling Bijzonder Vertrek & Boekingen. Gegevens omtrent deze (nieuwe) documenten worden vastgelegd in IS-TV (aanpassen/aanvullen basisgegevens van vreemdeling) + Vastleggen in Formulier Vertrekplan van het Proces B1, opstellen, onderhouden en afsluiten plan Vul in het proces C7, Vertrek op (geldige) reisdocumenten of identiteitsbewijzen stap Verlengen geldigheidsduur verlopen paspoort Gegevens omtrent de verlenging van de geldigheidsduur van het reisdocument worden vastgelegd in IS-TV (aanpassen/aanvullen basisgegevens van vreemdeling), (sr) regievoerder, (sr) medewerker feitelijk (sr) beleidsmedewerker, Pagina 5 van 8

6 Nr. Activiteit/ processtap ICT ondersteuning Functionaris 2.4 Wordt een verlopen paspoort aangetroffen nadat een lp-aanvraag al bij een diplomatieke vertegenwoordiging is ingediend, dan wordt door de afdeling LP aan de diplomatieke vertegenwoordiging gevraagd of betrokken vreemdeling op het verlopen paspoort kan ken. Wordt deze vraag met 'nee' beantwoord dan volgt 2.1. De LP-aanvraag wordt ingetrokken. De regievoerder wordt hierover geïnformeerd. 3 Contacten regievoerder met diplomatieke vertegenwoordiging 3.1 Indien een in vreemdelingenbewaring gestelde vreemdeling wenst te spreken met zijn diplomatieke vertegenwoordiging, dan wordt een verzoek daartoe altijd ingewilligd. Het contact kan er ook toe leiden dat versneld een verlopen reisdocument wordt verlengd, dan wel dat versneld een vervangend reisdocument wordt afgegeven. Dit wordt vastgelegd in het verslag van het gesprek en in de M120. Faciliteiten voor het kunnen contactleggen met diplomatieke vertegenwoordiging worden beschikbaar gesteld in iedere detentielocatie door DJI. De regievoerder neemt geen actieve positie in dit proces van het contact leggen van de vreemdeling met diens diplomatieke vertegenwoordiging en stelt zich terughoudend op in dit proces. Hij legt wel de hem bekende acties vast in het gesprek c.q. M Het telefoongesprek tussen de vreemdeling en zijn diplomatieke vertegenwoordiging kan leiden tot een persoonlijk gesprek. Indien de diplomatieke vertegenwoordiging er de voorkeur aan geeft om dit vervolggesprek plaats te laten vinden op de bewaringslocatie, dan is dit uiteraard mogelijk. Ook in dit contact tussen de diplomatieke vertegenwoordiger en de vreemdeling stelt de regievoerder zich terughoudend op. Dat geldt ook voor de overdracht van documenten. Foto's en vingerafdrukken en andere documenten kunnen op verzoek van de vreemdeling verstrekt worden aan de vreemdeling die deze zelf doorgeleidt aan de diplomatieke vertegenwoordiging. Alvorens een overdracht van documenten plaatsvindt, wordt door de regievoerder een controle uitgevoerd of geen asielgerelateerde informatie wordt overdragen aan een diplomatieke vertegenwoordiging. De regievoerder legt deze acties vast in het verslag van het gesprek c.q. M Indien het onderhoud tussen vreemdeling en zijn diplomatieke vertegenwoordiging plaats dient te vinden op een diplomatieke vertegenwoordiging, hetgeen niet de voorkeur geniet, en dit onderhoud gerelateerd is aan de afgifte van vervangende reisdocumenten, dan is dit onderhoud te beschouwen als een presentatie en zal de planning en de uitvoering lopen via de afdeling LP. De regievoerder neemt Registratie in het gesprek cq journaal (sr) medewerker lp Pagina 6 van 8

7 Nr. Activiteit/ processtap ICT ondersteuning Functionaris contact op met de afdeling LP om te beoordelen of een LP-opdracht nodig is. Zie procesprotocollen Laissez Passer. Pagina 7 van 8

8 Procesprotocol Toelichting activiteiten Nr Activiteit/Processtap 0 Ten aanzien van vreemdelingen, die in het bezit zijn van een geldig paspoort, kan direct een vlucht worden geboekt. In een aantal situaties is het mogelijk om ook vreemdelingen op korte termijn te laten ken op door hen of derden overgelegde - al dan niet verlopen - reisdocumenten of identiteitsbewijzen. In deze gevallen behoeft geen LP-opdracht te worden opgestart. Immers, een LP-aanvraag hoeft pas te worden opgestart indien er geen andere mogelijkheden aanwezig zijn. Om te bezien of zulks mogelijk is, dient het betreffende land in LAVIN te worden geraadpleegd. 2 en 3 Indien een in vreemdelingenbewaring verblijvende vreemdeling te kennen geeft contact te willen hebben met zijn diplomatieke vertegenwoordiging, dan dient hij daartoe in de gelegenheid te worden gesteld. Dit is bovenal een recht van de vreemdeling. Een dergelijke contact zou er ook toe kunnen leiden dat er versneld een vervangend reisdocument wordt verstrekt of dat een diplomatieke vertegenwoordiging de geldigheidsduur van een verlopen reisdocument met voorrang verlengt. Betrokken vreemdeling kan dit zelf, al dan niet met behulp van een terugkeerfunctionaris van DJI of met een medewerker van de IOM, verder organiseren. In beginsel is de afdeling LP de enige afdeling binnen de DT&V, die in individuele zaken contact onderhoudt met een diplomatieke vertegenwoordiging inzake de afgifte van vervangende reisdocumenten. Om die reden is het niet de bedoeling dat een regievoerder zelf contact legt met een diplomatieke vertegenwoordiging en dient hij zich terughoudend op te stellen tegenover een diplomatieke vertegenwoordiger, wanneer deze zich -op verzoek van een vreemdeling- meldt op een bewaringslocatie of zich telefonisch meldt, bijvoorbeeld om de geldigheidsduur van een verlopen paspoort te verlengen of anderszins te bemiddelen bij een versneld uit Nederland. Pagina 8 van 8