Uitgebreide Toelichting op de Flowchart Bachelor & Master Eindprojecten. 1. Oriënteren (Blackboard/websites/studiegids/ rondleiding/etc.) Het is van groot belang dat het onderwerp van het eindproject zorgvuldig gekozen wordt, omdat zowel de duur als de impact van grote omvang is. In het geval van een Master Eind Project gaat het zelfs over 7 tot 9 maanden fulltime werkzaam zijn binnen één en de zelfde sectie. Een gedegen oriëntatie bij meerdere secties wordt dus met klem aangeraden. Probeer op z n minst met twee verschillende secties een verkennend gesprek te voeren over de mogelijkheden bij die sectie een project te doen. Er zijn verschillende informatiebronnen beschikbaar: Internet: de sites van de secties. Er staat een helder overzicht van alle departementen en hun secties op het Eindprojecten Blackboard. Of zie www.tnw.tudelft.nl (via afdelingen of departments ). Studiegidsen: in de studiegids van de opleiding is vaak een stuk opgenomen over de secties. Ook staan daarin de contactgegevens genoemd. Prikborden in de gangen: De meeste secties hebben informatieborden hangen in de gangen. Hierop worden dikwijls ook de beschikbare projecten genoemd en het geeft een goed beeld van het lopende onderzoek van de groep. Even binnenlopen bij het secretariaat voor vragen is natuurlijk ook altijd een optie. Rondleidingen: Met enige regelmaat organiseren de studieverenigingen presentaties van of rondleidingen langs de secties. www.vvtp.tudelft.nl / www.svlife.nl / www.tg.tudelft.nl De VvtP heeft ook een boekje uitgebracht over de TN-secties. Deze is bij hun balie te verkrijgen. 2. Voeren van verkennende gesprekken bij meerdere secties Wanneer er enigszins een idee gevormd is over het soort project en het onderzoeksveld, kunnen er afspraken gemaakt worden met de secties voor een oriënterend gesprek met een van de wetenschappelijk medewerkers. Contactgegevens van de secties staan in de studiegids of op de TNW-website. 2a. Aanmoedigen student zich breed te oriënteren De docenten worden verzocht de studenten te stimuleren zich bij meerdere secties te laten informeren en de studenten te voorzien van suggesties welke groepen er qua onderzoeksgebieden aansluiten op de interesse van de student. 3. Opvragen behaalde vakkenlijst bij Servicepunt TNW (TN-gebouw) De begeleidende docent dient op de hoogte te zijn van de kennis en vaardigheden die de student reeds bezit. Hiervoor is de behaalde vakkenlijst in het leven geroepen. Dit is een overzicht van alle vakken die de student behaald heeft, maar dan zonder de cijfers er bij te vermelden. In feite een cijferlijst zonder cijfers dus. Je kunt de behaalde vakkenlijst opvragen bij het servicepunt van TNW in het TN-gebouw op de begane grond, bij de hoofdingang. De lijsten zijn zowel in het Engels als het Nederlands verkrijgbaar.
4. Tonen vakkenlijst en invullen aanmeldformulier (te downloaden van Blackboard) Voordat het Eindproject gestart wordt, dient de student samen met de begeleidend docent het aanmeldformulier in te vullen. Dit aanmeldformulier is te vinden op de eindprojecten administratie blackboard. Tevens dient de behaalde vakkenlijst aan de docent te worden voorgelegd. De docent bekijkt de vakkenlijst en bepaalt of de voorkennis aansluit bij en voldoende is voor het beoogde project. Bij akkoord tekent de docent de vakkenlijst en het aanmeldformulier af. Samen met de student wordt het aanmeldformulier compleet ingevuld. Wanneer niet alle leden van de beoordelingscommissie aan het begin van het project bekend zijn, is dit geen probleem. De namen kunnen later alsnog worden doorgegeven (per email: Eindprojecten-tnw@tudelft.nl). Vanzelfsprekend mogen wijzigingen in de beoordelingscommissie ook altijd nog (per mail) worden doorgegeven. De docent geeft ook aan of de student een pasfoto moet inleveren bij het sectie-secretariaat. Tevens worden er eventueel kopieën gemaakt ten behoeve van de sectieadministratie. 7. Inleveren ondertekende vakkenlijst en aanmeldformulier bij: Eindproject Administratie - O&S TNW Lorentzweg 1, kamer A 216 De afgetekende vakkenlijst en aanmeldformulier dienen te worden ingeleverd bij het onderwijs secretariaat van TNW. TN-gebouw (Lorentzweg 1) Kamer 216. De formulieren kunnen natuurlijk ook in de brievenbus naast de deur gedeponeerd worden als er niemand aanwezig is. De formulieren kunnen ook opgestuurd worden per post : Postbus 5046, 2600 GA Delft. Bij de Eindprojecten Administratie worden de op het aanmeldformulier ingevulde gegevens in een systeem opgeslagen. Hiermee wordt geregistreerd welke studenten welk project doen bij welke sectie en in welke tijdsduur. De vakkenlijsten worden gearchiveerd. 9a. Bewaken voortgang
Tijdens het project zorgen docent en student samen dat de voortgang gewaarborgd blijft. Met name bij projecten die zich ten dele buiten de onderzoeksgroep afspelen, is regelmatig contact tussen de TNW-begeleiders en studenten belangrijk. Bij problemen kan de studieadviseur geraadpleegd worden door zowel de student als de docent. 9b. Op de hoogte houden verantwoordelijk docent van voortgang project Tijdens het project zorgen docent en student samen dat de voortgang gewaarborgd blijft. Met name bij projecten die zich ten dele buiten de onderzoeksgroep afspelen, is regelmatig contact met de TNW-begeleiders belangrijk. Bij problemen kan de studieadviseur geraadpleegd worden door zowel de student als de docent. Voor een BEP moet een beoordelingscommissie bestaan uit twee personen: Beiden vast wetenschappelijk personeel (docenten). Deze twee docenten mogen uit dezelfde sectie komen. Sommige afdelingen/secties kiezen ervoor om de commissie uit te breiden. Dit is vanzelfsprekend prima, maar de minimumeis ligt op twee vast wetenschappelijk personeel. Voor een MEP moet een beoordelingscommissie bestaan uit drie personen: Naast de sectie waar het onderzoek plaatsvindt, dient er nog een tweede sectie te worden betrokken bij de beoordeling. De derde beoordelaar dient dus uit een andere sectie te komen. Één van de drie beoordelaars in de commissie dient hoogleraar te zijn (prof). Alle commissieleden dienen vast wetenschappelijk personeel (docenten) te zijn. Bij alle beoordelingscommissies geldt dat : Niet vast wetenschappelijk personeel zoals de PhD s of PostDoc s uit de groep in eerste instantie niet kunnen optreden als beoordelaar. Gezien het feit dat de dagelijkse begeleiding wel vaak in hun handen ligt, is hun feedback bij de beoordeling natuurlijk wel degelijk van belang. Voor niet-vast-wetenschappelijk personeel zoals collega s van een andere faculteit cq universiteit, wetenschappelijke instituten of zelfs van bedrijven, geldt dat in eerste instantie niet als examinator voor onze opleidingen kunnen optreden en dus niet kunnen deelnemen als examinator in de beoordelingscommissie. Echter: De Examencommissie kan op verzoek deskundigen van buiten de instelling aanwijzen als bevoegd examinator. Afwijkingen op de gestelde minimumeisen kunnen tevens worden voorgelegd aan de Examencommissie. Voor eindprojecten die zich afspelen binnen het P&E-lab van de faculteit 3ME is er (door de Examencommissie TNW) afgesproken dat er in de beoordelingscommissie tenminste één vast wetenschappelijk staflid van de faculteit TNW moet plaatsnemen. Dat betekent dus bij de BEP : 1 3ME er en 1 TNW er (beiden vast WP) en bij de MEP : 2 3ME ers en 1 TNW er met daarbij de aanvullende eis dat er tenminste een hoogleraar in de commissie moet zitten.
11. Doorgeven namen commissieleden aan de Eindproject Administratie van O&S TNW Mochten er op het aanmeldformulier nog niet alle leden van de beoordelingscommissie zijn vermeld, omdat de samenstelling toen nog niet bekend was, dan dient dit uiterlijk één maand voor de voorziene einddatum aan eindprojecten-tnw@tudelft.nl doorgegeven te worden. Alhoewel het de verantwoordelijkheid is voor de student om de namen van de beoordelaars door te geven, is het de verantwoordelijkheid voor de eerstverantwoordelijk docent om de commissie samen te stellen. Wijzigingen kunnen vanzelfsprekend ook via dit emailadres doorgeven worden. Mocht er om welke reden dan ook, uitloop plaatsvinden met het project en zijn daardoor nog niet alle leden van de beoordelingscommissie bekend zijn, stuur dan ook even een mailtje. Anders komt er (onterecht) een reminder vanuit de Eindprojecten Administratie zie het volgende punt. Eén maand voor de voorziene einddatum (de einddatum die is ingevuld op het aanmeldformulier) wordt door de Eindproject Administratie gecheckt of alle leden van de beoordelingscommissie bekend zijn. Wanneer dit niet het geval is, stuurt de Eindproject Administratie nog even een mailtje aan de student. Alhoewel het de verantwoordelijkheid is voor de student om de namen van de beoordelaars door te geven, is het de verantwoordelijkheid voor de eerstverantwoordelijk docent om de commissie samen te stellen. Het kan natuurlijk voorkomen dat het project enigszins uitloopt en dat daardoor de commissie nog niet compleet is. Dit soort uitloop dient dus ook even aan de Eindproject Administratie gemeld te worden, zodat er geen zinloze mailtjes verstuurd worden. Wanneer blijkt dat de voorziene projecttermijn overschreden wordt (ter beoordeling aan de opleidingsdirecteur) kan de opleidingsdirecteur contact opnemen met docent en/of student over de stand van zaken van het eindproject. 13. Insturen rapport naar leden beoordelingscommissie twee weken voor presentatie De docenten die plaatsnemen in de beoordelingscommissie hebben natuurlijk voldoende tijd nodig om zich voor te kunnen bereiden op de eindpresentatie. Lever het definitieve verslag daarom ruim twee weken van te voren bij hen in. Vanzelfsprekend kan deze termijn in overleg tussen de beoordelaars en de student gewijzigd worden.
14. Organiseren presentatie in samenwerking met sectie-secretariaat Wanneer het rapport af is en is ingestuurd naar de beoordelaars, zal de student in samenwerking met het sectiesecretariaat een ruimte reserveren voor de presentatie, met eventueel apparatuur zoals een beamer. Voor het prikken van een datum zal er vanzelfsprekend rekening gehouden moeten worden met de agenda s van de verschillende beoordelaars. Daarom is het aan te raden hier vroeg mee te beginnen! De student dient ook niet te vergeten de beoordelaars en anderen geïnteresseerden tijdig op de hoogte te stellen van de datum en ruimte van de eindpresentatie. Alle sectiesecretariaten zijn in het bezit van beoordelingsformulieren. Hierop wordt de beoordeling van de commissie genoteerd met enige toelichting. Dit formulier geldt als cijferbriefje en moet dus door de docent bij de Eindproject Administratie ingeleverd worden. Het formulier dient dus niet rechtstreeks te worden verzonden naar de cijferadministratie (SSC O&S Jaffalaan), want hier zal het cijfer dan niet verwerkt worden. De Eindproject Administratie van TNW (Lorentzweg 1 kamer A 216) zal voor de verwerking van het cijfer zorgdragen. Wanneer de beoordeling is vastgesteld, zorgt de docent voor de inlevering hiervan (zie punt 15a). De student is zelf verantwoordelijk voor het inleveren van het verslag bij de Eindproject Administratie. Dit inleveren mag digitaal (en dus per email op eindprojecten-tnw@tudelft.nl) maar vanzelfsprekend ook hard copy wanneer student en/of docent dit prefereren. De verslagen worden op een centrale beveiligde schijf opgeslagen of in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte. Documenten zijn absoluut veilig en alleen ter inzage aan de Visitatiecommissie, die voorafgaand een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Tevens krijgt de student een uitnodiging per mail om een enquête in te vullen over het project. Deze enquête is anoniem en de gegevens worden gebruikt om dit deel van de opleiding in de toekomst nog verder te verbeteren. Het invullen duurt slechts enkele minuten en de opleiding is de student erg dankbaar voor de te nemen moeite!
16. Doorsturen cijfer naar de cijferadministratie wanneer aan alle verplichtingen voldaan is Opslaan verslagen in een beveiligde omgeving Wanneer het verslag (digitaal) is ingeleverd en de enquête is ingevuld wordt het cijfer doorgestuurd naar de cijferadministratie. Wanneer er spoed vereist is vanwege een diploma-uitreiking kan hier natuurlijk van afgeweken worden.