PROTOCOL WAARNEMING TER PLAATSE (WTP) Vastgesteld door het CCvD: 22 januari 2015 Ingangsdatum: 22 januari 2015 Stichting Normering Arbeid (SNA) Versie 14-01: SNA 2015 sna.div.736-1
Inleiding De inspecties voor het SNA-keurmerk worden in principe uitgevoerd bij de te inspecteren onderneming. Op basis van een aanpassing in het reglement kan als onderdeel van de reguliere inspectie een waarneming ter plaatse (praktijkonderzoek) door de inspectie-instelling worden uitgevoerd (artikel 9 lid 3 van het Reglement Inspectie-instellingen). Op deze wijze is het mogelijk om zaken zoals de feitelijke aard van de werkzaamheden van de onderneming en/of werknemers beter vast te stellen. Dit betekent overigens niet dat bij iedere inspectie ook een waarneming ter plaatse uitgevoerd moet worden. Gezien onder meer de ervaringen van de Inspectie SZW is het zinvol om voor het SNA-keurmerk in sommige uitzonderlijke/specifieke gevallen ook de mogelijkheid van een waarneming ter plaatse te hebben. In dit protocol wordt beschreven in welke situaties en voor welke normelementen het toepassen van een waarneming ter plaatse wenselijk is. De vijf beschreven situaties zijn gekozen omdat in deze situaties een waarneming ter plaatse de inspectie-instelling direct kan helpen om vast te stellen of de geïnspecteerde onderneming aan de specifieke normonderdelen voldoet. De waarneming ter plaatse kan dan in het verlengde van de reguliere inspectie uitsluitsel geven of de onderneming in het register conform Wml, Wav en Belastingwetgeving handelt. Voor het uitvoeren van een waarneming ter plaatse hebben SNA en de inspectieinstellingen geen juridische grondslag. Een inlener/opdrachtgever kan dus weigeren een inspectie-instelling toe te laten tot de werkplek. Dit punt valt niet door SNA te ondervangen. Indien door de opdrachtgever de medewerking of de toegang wordt geweigerd dient dit onmiddellijk te worden gemeld bij SNA. SNA kan hiervan melding doen bij de Inspectie SZW. In het kader van de pilot die tot 1 juli 2015 loopt zal het niet meewerken aan een waarneming ter plaatse niet worden gemeld bij Inspectie SZW. Veiligheid Tijdens een waarneming ter plaatse wordt de werkelijkheid getoetst. Ondernemingen die op papier een constructie hebben vastgelegd die er feitelijk niet is en/of personen die niet rechtmatig te werk zijn gesteld kunnen een grote invloed hebben op de veiligheid van de inspecteur tijdens het uitvoeren van een waarneming ter plaatse. Voorop staat de veiligheid van de personen die de waarneming ter plaa tse uitvoeren. Behalve de fysieke veiligheid van de inspecteur dient, bij de uitvoering van een waarneming ter plaatse, ook rekening sna.div.736-2
te worden gehouden met hygiëneregels en de veiligheidregels van de te bezoeken opdrachtgever. Evaluatie Pilot Op basis van het door het Centraal College van Deskundigen vastgestelde protocol worden, middels een pilot, in specifieke situaties waarnemingen ter plaatse uitgevoerd. Na een halfjaar (juli 2015) zal het instrument waarnemingen ter plaatse worden geëvalueerd. Bij de evaluatie zal specifiek worden gekeken naar de toegevoegde waarde en eventuele belemmeringen en knelpunten die ontstaan bij het uitvoeren van een waarneming ter plaatse. Daarbij kan onder meer worden gedacht aan belemmering in kennis en ervaring van de inspecteurs, bevoegdheid en mogelijkheid tot binnentreden en andere knelpunten om een waarneming ter plaatse zinvol, veilig en succesvol af te ronden. De pilot is dus gericht om ervaring op te doen met het middel waarneming ter plaatse en de toegevoegde waarde, alsmede de haalbaarheid van het middel te toetsen. sna.div.736-3
Situaties waarbij een waarneming ter plaatse kan worden ingezet 1. Contracting/aanneming van werk Indien er tijdens de inspectie twijfels ontstaan over het feit dat er daadwerkelijk sprake is van contracting/aanneming van werk dan dient er een waarneming ter plaatse te worden uitgevoerd. Tijdens de waarneming ter plaatse kan worden vastgesteld of er geen sprake is van het verkapt ter beschikkingstellen van arbeidskrachten. Bij het toepassen van het middel waarneming ter plaatse kan dit leiden tot een 4.2.3.1.2 Alle van toepassing zijnde parameters en persoonsgebonden gegevens juist zijn ingevoerd in de loonadministratie; 4.2.3.1.4 Tenminste volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml) wordt betaald en bij einde dienstverband de vakantiebijslag en niet opgenomen vakantiedagen worden uitgekeerd; 4.2.3.3.1 De aangifte loonheffingen volgens wet- en regelgeving juist tijdig afdragen. In de separate notitie contracting is een aantal triggers uitgewerkt wanneer het zinvol kan zijn om een waarneming ter plaatse in te zetten. Vanuit SNA zal in het kader van controle op cao-elementen onder andere de volgende 3 zaken worden uitgevraagd bij nieuwe en gecertificeerde ondernemingen: 1) Is er een (arbeidsvoorwaardelijke) cao van toepassing? 2) Neemt de onderneming deel aan een pensioenregeling? 3) Is de onderneming aangesloten bij een sociaal fonds cao? Als de (kandidaat-) gecertificeerde onderneming die aan aanneming van werk doet (contracting) aangeeft dat er geen cao van toepassing is, dan moet die onderneming voordat een inspectie kan worden uitgevoerd aanvullende vragen beantwoorden. Als alle vragen met nee worden beantwoord, kan een reguliere inspectie worden uitgevoerd. Op het moment dat één of meerdere vragen met ja worden beantwoord, zal er voor rekening van de desbetreffende onderneming sna.div.736-4
een uitvoerige inspectie worden uitgevoerd. De onderneming moet dan aantonen dat er sprake is van aanneming van werk en niet van het verkapt ter beschikking stellen van arbeid (TBA). Nadrukkelijk wordt bepaald dat een waarneming ter plaatse onderdeel kan uitmaken van de uitvoerige inspectie. 2. Is er sprake van een ZZP er? Op basis van de tijdens de inspectie overlegde stukken kunnen er twijfels ontstaan over het feit of de persoon die te werkgesteld wordt als zelfstandige wel arbeid verricht als zelfstandige. Voorde vaststelling of er daadwerkelijk sprake is van een zelfstandige kan een waarneming ter plaatste uitsluitsel geven. Bij het toepassen van het middel waarneming ter plaatse kan dit leiden tot een 4.2.3.3.1 De aangifte loonheffingen volgens wet- en regelgeving juist tijdig afdragen; 4.2.5.3.1 De onderneming werk heeft aangenomen of aan de onderneming een opdracht is verstrekt; 4.2.5.3.3 De onderneming daarnaast beschikt over een kopie VAR-wuo (winst uit onderneming), VAR-dga (directeur groot aandeelhouder) met een correcte geldigheidsduur of ander document waaruit blijkt dat de ZZP er is aan te merken als zelfstandige of zelfstandig ondernemer op grond van de toepasselijke fiscale wetgeving. 3. Lage kwaliteit urenregistratie Door een lage kwaliteit van de urenregistratie kan het mogelijk zijn dat de daadwerkelijk gewerkte uren niet overeenstemmen met de gefactureerde en verloonde uren. Om uitsluitsel te kunnen krijgen over of de gewerkte uren overeenstemmen met de daadwerkelijk gewerkte uren kan een waarneming ter plaatse zinvol zijn. Hierbij geldt dat een interview met werknemer over gewerkte uren en vastlegging kan helpen bij de vaststelling van een conformiteit of nonconformiteit. sna.div.736-5
Bij het toepassen van het middel waarneming ter plaatse kan dit leiden tot een 4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie; 4.2.3.1.5 De opgave van de door de werknemers gewerkte uren juist, volledig en tijdig is verwerkt in de urenregistratie; 4.2.3.1.6 De methode voor urenregistratie een sluitende urenadministratie en controle daarop mogelijk maakt.; 4.2.3.2.1 De gewerkte uren en gefactureerde uren met elkaar in overeenstemming zijn; 4.2.3.2.2 De gewerkte uren, verloonde uren en uitbetaalde uren met elkaar in overeenstemming zijn(..). 4. Veel kasbetalingen + vergoedingen en inhoudingen Indien er tijdens de inspectie naar voren komt dat er veel kasbetalingen worden gedaan van netto lonen of voorschotten van loon bestaat er de mogelijkheid dat de netto lonen niet volledig worden uitbetaald. Het is namelijk makkelijker om kwitanties te vervalsen dan overboekingen bij de bank. Verder kan er gefraudeerd worden of concurrentievoordeel behaald worden met het geven van vergoedingen en het doen van inhoudingen. Bij het toepassen van het middel waarneming ter plaatse kan dit leiden tot een 4.2.3.3.1 De aangifte loonheffingen volgend wet- en regelgeving juist tijdig afdragen; 4.2.4.4.1 Ongebruikelijke transacties volledig zijn te verklaren; 4.2.4.4.2 De kwitering van transacties volledig is; 4.2.3.1.12 Onbelaste vergoedingen zijn toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en beleidsregels dan wel in overeenstemming met ondernemingsspecifieke afspraken met de Belastingdienst; 4.2.3.1.4 ten minste volgens Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml) wordt betaald en bij einde dienstverband de vakantiebijslag en niet opgenomen vakantiedagen worden uitgekeerd; sna.div.736-6
4.2.3.3.1 De aangifte loonheffingen volgens wet- en regelgeving juist tijdig afdragen. 5. Gefingeerde dienstverbanden en verhoogd risico van "look-a-likes" Indien er bij de inlener personen werkzaam zijn die op naam van iemand anders werken bestaat de mogelijkheid dat de inlener aansprakelijk wordt gesteld voor de nog te betalen loonheffingen. Indien er sprake is van iemand die niet in Nederland mag werken dan kan de inlener een boete krijgen in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen. Met een waarneming ter plaatse kan dit worden vastgesteld. Indien er sprake is van een slechte identiteitscontrole van uitzendkrachten is er een verhoogd risico op look-a-likes. Hiervoor kan het middel waarneming ter plekke worden ingezet. Bij het toepassen van het middel waarneming ter plaatse kan dit leiden tot een 4.2.2.1.1 t/m 8 Het voeren van een adequate personeelsadministratie; 4.2.3.1.2 alle van toepassing zijnde parameters en persoongebonden gegevens juist zijn ingevoerd in de loonadministratie; 4.2.3.1.6 De methode voor urenregistratie een sluitende urenadministratie en controle daarop mogelijk maakt; 4.2.3.3.1 De aangifte loonheffingen volgens wet- en regelgeving juist 4.2.3.3.2 De aangifte loonheffingen aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie; tijdig afdragen. sna.div.736-7
Wijze van het uitvoeren van een waarneming ter plaatse Een waarneming ter plaatse is onderdeel van een inspectie, in die zin dat de waarneming ter plaatse (praktijkonderzoek) in het verlengde van de inspectie wordt uitgevoerd. Op basis van hetgeen een inspecteur bij een inspectie heeft vastgesteld wordt door de inspecteur (de inspectie-instelling) bepaald of een waarneming ter plaatse gewenst is. Een waarneming ter plaatse dient zo snel mogelijk na de reguliere inspectie, uiterlijk binnen 2 weken, plaats te vinden. De uitkomsten van de waarneming ter plaatse worden opgenomen in het inspectieresultaat. Het is aan de inspectie-instelling om te bepalen hoe en met wie de waarneming ter plaatse wordt uitgevoerd. Eventueel kan door de inspectie-instelling (telefonisch) contact worden opgenomen met (voormalig) werknemers van de te inspecteren onderneming. De waarneming ter plaatse zal dus als middel alleen worden ingezet ter verificatie van de twijfel over de (non) conformiteit van een specifiek normelement die ontstaan is bij de reguliere inspectie. Na uitvoering van een waarneming ter plaatse kan een non-conformiteit alleen worden vastgesteld als uit de waarneming ter plaatse met (grote) zekerheid blijkt dat er sprake is van een nonconformiteit. Aangezien een waarneming ter plaatse onderdeel is van een inspectie, zijn de kosten voor het uitvoeren van een waarneming ter plaatse voor rekening van de te inspecteren onderneming. Voordat een waarneming ter plaatse wordt uitgevoerd, zal de geïnspecteerde onderneming door de inspectie-instelling op de hoogte worden gebracht van het voornemen om een waarneming ter plaatse bij één of meerdere inleners uit te voeren. De onderneming heeft dan een week de tijd om de geselecteerde inleners op de hoogte te stellen van de mogelijkheid dat er door de inspectie-instelling een waarneming ter plaatse bij de inlener, in het kader van certificering van de geïnspecteerde onderneming, plaats kan vinden. Indien een waarneming ter plaatse wordt uitgevoerd in het kader van de vaststelling of er sprake is van aanneming van werk (contracting) of terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, dan is er geen sprake van een inlener en zou in principe een waarneming ter plaatse altijd uitgevoerd moeten kunnen worden. De waarneming ter plaatse richt zich dan op het feit of de papieren werkelijkheid overeenstemt met de werkelijkheid en de vaststelling bij wie in de praktijk de leiding en toezicht op de werkzaamheden ligt. sna.div.736-8
Gevolgen van niet meewerken aan een waarneming ter plaatse In artikel 9 lid 6 van het reglement Registratie is geregeld dat de te inspecteren onderneming die voor certificering in aanmerking wenst te komen de inspectieinstelling alle medewerking dient te verlenen alsmede informatie dient te verstrekken die noodzakelijk is voor de uitvoering van de inspectie. Indien door de desbetreffende onderneming geen medewerking wordt verleend aan de waarneming ter plaatste dan kan de registratie van de onderneming op basis van artikel 15 lid 2 sub b van het Reglement Registratie worden opgeschort. Aangezien de inspectie-instellingen geen rechtsgrond hebben om een waarneming ter plaatse af te dwingen, kan een waarneming ter plaatse alleen worden uitgevoerd met toestemming van de inlener/opdrachtgever. Indien de inlener /opdrachtgever en/of de door de inspectie-instelling te inspecteren onderneming geen toestemming of medewerking verleent aan de waarneming ter plaatse volgt melding bij SNA. SNA kan de desbetreffende ondernemingen melden bij de Inspectie SZW en/of ministerie SZW en/of Belastingdienst. In het kader van de pilot die tot 1 juli 2015 loopt zal, het niet meewerken aan een waarneming ter plaatse niet worden gemeld bij Inspectie SZW en/of Belastingdienst. De inspectie-instelling zal bij de doormelding van de weigering tot medewerking moeten aangeven in hoeverre er sprake is van een redelijke weigering. Bij de evaluatie van de pilot zal gekeken worden in hoeverre de redenen tot weigering van de medewerking opgeheven kunnen worden door nadere maatregelen. sna.div.736-9