INSPECTIENORM PADDENSTOELENTELERS BELGIE INSPECTIENORM PADDENSTOELENTELERS NEDERLAND

Transcriptie

1 INSPECTIENORM PADDENSTOELENTELERS NEDERLAND Auditor : Maak keuze... Registratienummer : Datum audit : Naam onderneming : Contactpersoon audit : Auditadres : Postcode + woonplaats auditadres : Soort audit : Maak keuze... Aanvangstijd audit : uur Eindtijd audit : uur KBO nummer : RSZ nummer :

2 A Deel A: Eisen aan de onderneming A.1 De onderneming is een identificeerbare entiteit en: a. Er is een uittreksel KBO ter beschikking gesteld niet ouder dan één jaar; b. De onderneming heeft een RSZ-nummer. A.2 De oplevering van controlerapporten van een overheidslichaam vindt plaats als de inspectie-instelling daarom verzoekt. A.3 A.4 A.5 A.6 Indien er sprake is van een holding met werkmaatschappijen dienen alle rechtspersonen in Nederland en België (met teelt en/of handelsactiviteiten) in het bezit te zijn van een Fair Produce NL certificaat. Een andere entiteit/ telersbedrijf/rechtspersoon/op wat voor manier dan ook gelieerde onderneming, al dan niet gevestigd op hetzelfde adres, zonder Fair Produce certificaat is niet toegestaan. De onderneming verstrekt een recent organigram waarbij inzichtelijk wordt gemaakt hoe de organisatiestructuur is van de holding en de werkmaatschappijen en alle teeltlocaties welke in gebruik zijn. Bij nog niet eerder gecertificeerde onderneming: Er loopt geen (strafrechtelijk) (voor)onderzoek van enig overheidslichaam tegen de onderneming en/of de eigenaar van deze onderneming en/of gelieerde ondernemingen en/of de natuurlijke perso(o)nen van de (gelieerde) ondernemingen, tenzij het onderzoek betrekking heeft en is aangevangen op een datum minimaal zes maanden voordat de aanvraag voor het Fair Produce certificaat is ingediend. Bij reeds gecertificeerde onderneming: De onderneming heeft direct bij aanvang van het (stafrechtelijk) (voor)onderzoek van enig overheidslichaam tegen de onderneming en/of de eigenaar van deze onderneming en/of gelieerde ondernemingen en/of de natuurlijke perso(o)nen van de (gelieerde) ondernemingen, een melding hiervan gedaan bij de Stichting Fair Produce In de 2 maanden voorafgaand aan de inspectie is binnen de onderneming geen structurele wijziging in de bedrijfsvoering rond de inzet van arbeid geweest. Is dit wel het geval: welke? van

3 van B1 Deel B.1: Eisen aan de personeelsadministratie B1.1 Het voeren van een adequate personeelsadministratie De onderneming voert een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie. Daartoe is vereist dat van alle personen die voor de onderneming arbeid verrichten of hebben verricht bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst gecontroleerd is of zij in het bezit zijn van een geldig en authentiek identificatiedocument, dat werknemers niet hebbende de Belgische nationaliteit zijn gecontroleerd op het gerechtigd zijn om arbeid te verrichten en hierop opnieuw worden gecontroleerd nadat hun identificatiedocument verlopen is en dat van ieder de identiteit ook fysiek is gecontroleerd teneinde gevaar van "look-a-likes" tegen te gaan. De onderneming moet daarnaast waarborgen dat voor alle personen die voor de onderneming arbeid verrichten/hebben verricht tot vijf jaar na de laatste verloning een papieren en/of elektronisch dossier beschikbaar blijft, waaruit blijkt dat is gecontroleerd of men gerechtigd is/was arbeid te verrichten: a. een kopie geldig identificatiedocument, waaruit de gerechtigdheid tot arbeid gedurende het totale dienstverband blijkt; b. een (kopie van de) arbeidskaart/arbeidsvergunning, indien noodzakelijk; c. een schriftelijke arbeidsovereenkomst; d. de arbeidsovereenkomst wordt, bij werknemers met een niet Belgische nationaliteit, ook verstrekt in de Engelse en/of moedertaal van de werknemer en is vertaald door een beëdigd vertaler; e. de werknemer wordt voor aanvang van de werkzaamheden geïnformeerd over vereiste (beroeps) kwalificaties en (de omgang met) mogelijke aanwezige veiligheidsrisico s; f. de personeelsadministratie zeven jaar wordt bewaard. B2 Deel B.2: Eisen aan de loonadministratie B2.1 Het voeren van een adequate loonadministratie De onderneming voert een juiste, volledige en tijdige loonadministratie. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat: B2.1.1 Alle van zijnde parameters en persoonsgebonden gegevens juist zijn ingevoerd in de loonadministratie; B2.1.2 Er mag geen all-in loon worden toegepast; B2.1.3 Een procedure is vastgesteld, is ingevoerd en wordt onderhouden om de relevante lonen toe te passen; a. de juiste inschaling in de salarisschaal behorende bij de functiegroep op basis van leeftijd en functiejaren; b. de reservering van de vakantietoeslag en van opgebouwde vakantiedagen respectievelijk uitbetaling van zowel vakantietoeslag en vakantiedagen bij einde dienstverband; B2.1.4 De urenregistratie van de werknemers juist, volledig en tijdig is verwerkt.

4 van B2.1.5 De methode voor urenregistratie een sluitende urenadministratie en controle daarop mogelijk maakt. De werkbriefjes/urenlijsten en loonstroken van zowel de eigen als de ingeleende werknemers moeten daarom minimaal zijn voorzien van de volgende gegevens: a. naam werknemer; b. week-, periode- of maandnummer verrichte arbeid; c. aantal gewerkte uren; B2.1.6 De verlofregistratie juist, volledig en tijdig is. B2.1.7 De gewerkte uren, verloonde uren en uitbetaalde uren met elkaar in overeenstemming zijn (daarbij, voor zover van, rekening houdend met verlofuren, ziekte-uren, compensatie-uren en leegloopuren). B2.1.8 Onbelaste vergoedingen zijn toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en beleidsregels. B2.1.9 Inhouding huisvesting in redelijkheid is met een maximum van 70 per week. B Inhouding vervoer woon-werk in redelijkheid is tot de aangeboden mobiliteit. B Er geen boetes worden ingehouden. B2.2 Verplichtingen inzake bedrijfsvoorheffing De onderneming geeft de verplichtingen inzake bedirijfsvoorheffing juist, volledig en tijdig aan. De onderneming moet hiervoor waarborgen, dat: B2.2.1 De aangiften bedrijfsvoorheffing volgens wet- en regelgeving juist worden uitgevoerd, waaronder begrepen de juiste opgave en indeling van risicogroepen; B2.2.2 De aangiften bedrijfsvoorheffing aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie; B2.2.3 De aangiften bedrijfsvoorheffing tijdig worden ingediend en afgedragen. C Deel C: Pensioenen C.1 De onderneming voldoet aan haar verplichtingen inzake pensioen. C.2 De onderneming heeft zijn pensioenverplichtingen tijdig en volledig voldaan. D D1 D2 D3 D4 Deel D: Uitbesteding van werk aan andere ondernemingen Uitzenden van werknemers is alleen toegestaan indien aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan: Het uitzenden wordt schriftelijk vastgelegd; De uitzendonderneming een geldige vergunning heeft, uitgegeven door het gewest waar gewerkt wordt; De uitzending voor een periode is van maximaal 6 maanden; Informatie over uitzenden minimaal 1 maal per 6 maanden wordt gerapporteerd aan de ondernemingsraad;

5 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D15 De verloning van de uitzendkrachten loontabel paritair comité plaats vindt; Van elke uitzendkracht een Dimona melding is gedaan (door het uitzendbureau); De uitzendkracht gerechtigd is om te werken. Voor niet-eer onderdanen is een arbeidskaart/arbeidsvergunning vereist. De inlener dient tijdens de hele duur van de tewerkstelling een kopie te houden van de arbeidskaart/-vergunning; Het uitzendbureau is aangesloten bij een kinderbijslagfonds; Het uitzendbureau een verzekering voor arbeidsongevallen heeft; De gewerkte en gefactureerde (inkoop)uren komen met elkaar overeen. Aannemen van werk is alleen toegestaan indien aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan: Er een onderaannemerovereenkomst is; In deze overeenkomst afspraken zijn gemaakt over instructies. Instructies van opdrachtgever dienen het werkgeversgezag van de onderaannemer niet uit te hollen. Instructies over welzijn op het werk, instructies die te maken hebben met de kwaliteit van het werk en de geldende bedrijfsregels zijn wel toegestaan; De feitelijke situatie dient volledig in overeenstemming te zijn met het bepaalde in de onderaannemerovereenkomst; Het bestaan van de overeenkomst moet gemeld zijn aan de ondernemingsraad, het comité van preventie en bescherming op het werk of de syndicale afvaardiging. De inhoud hoeft niet overlegd te worden; Instructies met de volgende elementen zijn verboden: o Aanwervingsbeleid o Beleid met betrekking tot loons- en arbeidsvoorwaarden o Voortgangscontrole en rapportering met het oog op voortgangscontrole o Beleid inzake training, vorming en opleiding, uitgezonderd deze die noodzakelijk zijn voor het vervullen van de opdracht en die specifiek zijn aan de opdrachtgever o Controle van de arbeidstijd en het bepalen van de eventuele overuren, rustpauzes en inhaalrustdagen o Toelating en rechtvaardiging van afwezigheid (ziekte, kort verlof, vakantie, ) o Beleid inzake disciplinaire sancties en ontslag o Evaluatie- en functioneringsgesprekken o Functiebepalingen. van D16 D17 D18 D19 D20 Van elke werknemer een Dimona melding is gedaan door de onderaannemer van het werk; De werknemer gerechtigd is om te werken. Voor niet-eer onderdanen is een arbeidskaart/arbeidsvergunning vereist. De opdrachtgever dient tijdens de gehele duur van de tewerkstelling een kopie te houden van de arbeidskaart/vergunning; De onderaannemer van het werk aangesloten is bij een kinderbijslagfonds; De onderaannemer van het werk een verzekering voor arbeidsongevallen heeft afgesloten; De werknemer van het bedrijf dat het werk aanneemt de bij de onderaannemer van zijnde loontabel wordt verloond. Het gaat om de loontabel die overeenkomt met de hoofdactiviteit van de onderaannemer.

6 van E E.1 E.2 E.3 E.4 Deel E: Goederenstroom Voor zover het gaat om sourcing (geen eigen teelt)/ verkoop van producten met Fair Produce NL keurmerk, worden aan de goederenstroom de volgende eisen gesteld: Inkoop van in Nederland geteelde champignons mag alleen geschieden bij Fair Produce NL gecertificeerde telers en/of groothandelaren; Inkoop van niet in Nederland geteelde champignons blijft een buitenlands product met aanduiding van land van herkomst en kan nooit als Fair Produce NL keurmerk product worden aangemerkt; Verkoop met behoud van Fair Produce NL keurmerk kan alleen bij verkoop aan Fair Produce NL gecertificeerde telers en/of groothandelaren/afzetorganisatie; Verkoop met behoud van Fair Produce NL keurmerk bij verkoop aan niet Fair Produce NL gecertificeerde telers en/ of groothandelaren/ afzetorganisatie kan maar de producten verliezen dan het Fair Produce NL keurmerk; E.5 Verkoop met behoud van Fair Produce NL keurmerk kan bij rechtstreekse levering aan consumenten; E.6 Verkoop met behoud van Fair Produce NL kerumerk kan bij rechtstreekse levering aan de Nederlandse detailhandel/ foodservice; E.7 Verkoop met behoud van Fair Produce NL keurmerk kan bij rechtstreekse levering aan buitenlandse retailers en foodservice (bij export aan buitenlandse groothandelaren/tussenhandelaren/importeurs vervalt het Fair Produce keurmerk); E.8 Op de (inkoop- en)verkoopfactuur moet het land van oorsprong vermeld zijn. F Deel F: Huisvesting Indien de onderneming woonruimte ter beschikking stelt wordt het volgende in acht genomen: F.1 Werkgever heeft een actueel en gecontroleerd huisvestingsoverzicht (aantal plus naam arbeidsmigranten); F.2 Indien sprake is van verstrekking van huisvesting: Werkgever voldoet aande eisen met betrekking tot (brand)veiligheid).