Bijzonder bestek nr. VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Bijzonder bestek nr. VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. Uiterste indieningsdatum voor de offertes: maandag 18 mei 2015.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 2 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN...4 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 4 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 4 C. GUNNINGSWIJZE... 4 D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 5 F. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 G. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 H. PRIJSBEPALING... 7 I. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 7 J. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 7 K. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES... 8 L. TAALGEBRUIK... 8 M. GUNNINGSCRITERIA... 8 N. VERBINTENISTERMIJN... 9 O. UITVOERING VAN DE DIENSTEN... 9 P. BORGTOCHT... 10 Q. BETALINGSMODALITEITEN... 10 R. GESCHILLEN.... 10 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN... 11 A. SITUERING VAN DE OPDRACHT... 11 B. CONCRETE VEREISTEN... 12 C. IMPLEMENTATIE EN TIMING... 14 D. OPLEIDING... 14 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER... 15 DEEL 4 - BIJLAGEN... 17 BIJLAGE A. WIREFRAMES: HOMEPAGE, LANDINGSPAGINA EN INHOUDSPAGINA... 17 BIJLAGE B. SITE-MAP... 17 BIJLAGE C. DESIGN... 17

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 3 OPGELET, ZEER BELANGRIJK!!! De Vlaamse Gemeenschapscommissie is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Gevolg hiervan is dat offertes die niet conform de wetgeving zijn niet in overweging kunnen genomen worden. Gelieve dan ook, vóór de offerte in te dienen, volgende zaken goed te controleren: Zorg dat alle documenten gedateerd en ondertekend zijn. Voeg een bewijs bij de offerte waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden : - aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes. - of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes... Gebruik het bijgevoegde offerteformulier.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 4 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kunt u een bericht zenden naar aankoop@vgc.be. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen in gemeenschapscentra in speelpleinen, jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen,... en gezondheidszorg. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft: Deel 1: het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal van de VGC Deel 2: het onderhoud (drupal support) van het aangepaste intranet Meer info over de opdracht staat beschreven in deel 2 Technische bepalingen. De opdracht omvat één enkel perceel. C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op de dag na kennisgeving van de opdracht. Deel 1 van de opdracht (ontwikkelen van het intranet in het CMS-platform Drupal) wordt uitgevoerd binnen een termijn van ongeveer 3 maanden. Deel 2 van de opdracht (drupal support) wordt afgesloten bij contract van onbepaalde duur. De overeenkomst is door beide partijen jaarlijks opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 5 E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE De offerte wordt bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoop T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De uiterste indieningsdatum is maandag 18 mei 2015. Offertes kunnen op papier ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Een digitale kopie wordt per e-mail verstuurd naar aankoop@vgc.be of op digitale drager (bij voorkeur USB-stick) in de omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten en waar de volgende vermeldingen op aangebracht worden: - het adres van de bestemmeling; - het nummer van het bestek: VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62; - de uiterste indieningsdatum; - het woord offerte in de linkerbovenhoek. F. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 5. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 6. het onderhavig bijzonder bestek VGC2015/DFB/AANKOOP/AB/62; 7. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1 tot 4 vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://16procurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. G. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met bijlagen. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 6 tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in één papieren exemplaar en één digitale kopie opgemaakt. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; het telefoon-, faxnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden; het btw-nummer; het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen; het registratienummer bij de RSZ. Financiële gegevens - de globale prijs voor het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal, (exclusief btw) en het bedrag van de btw; - het dagtarief voor het profiel van een drupal-ontwikkelaar, in functie van het onderhoud van het intranet (drupal support). De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Technische gegevens De inschrijver geeft een gedetailleerde omschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en die de opdrachtgever in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen. Concreet bevat de offerte een uitvoerige beschrijving van: - de functionele en technische waarde van de ontwikkeling; - de inhoud van het onderhoudscontract drupal support. Documenten te voegen in bijlage: - Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden :

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 7 aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes.; of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes...; - het overzicht van de omzetcijfers van de jaren 2012, 2013 en 2014; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel (projectleider en ontwikkelaar(s)) dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten gedateerd en ondertekend worden door de inschrijver. H. PRIJSBEPALING Dit is een gemengde opdracht. Deel 1 van de opdracht (ontwikkelen van het intranet in het CMS-platform Drupal) wordt gegund tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. Deel 2 van de opdracht (drupal support) wordt gegund tegen eenheidsprijs. De inschrijver geeft in zijn offerte het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een drupal-medewerker die het onderhoud zal uitvoeren. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. I. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. J. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1. Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Indien nodig zal zij de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 8 Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. 2. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De financiële en economische draagkracht wordt beoordeeld op basis van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren. De inschrijver voegt bij de offerte het overzicht van deze omzetcijfers van de jaren 2012, 2013 en 2014; de jaarrekening. De inschrijver hoeft de jaarrekening niet bij de offerte te voegen. De aanbestedende overheid raadpleegt deze via elektronische weg voor de inschrijvers die hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank. Indien blijkt dat de jaarrekening niet kan geraadpleegd worden via deze weg, wordt ze na ontvangst van de offerte opgevraagd. 3. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte: een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel (projectleider en ontwikkelaar(s)) dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. K. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. L. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een vertaling eisen. M. GUNNINGSCRITERIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: Gunningscriterium 1: De prijs weging 40% Voor de beoordeling van de prijs wordt de helft van de punten toegekend voor deel 1 van de opdracht en de andere helft voor deel 2 van de opdracht. Beide scores worden opgeteld om de eindscore voor het criterium prijs te bepalen. De prijs wordt beoordeeld op basis van de ingediende prijzen, exclusief btw en op basis van de volgende formule:

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 9 Voor deel 1: P = 20 X Pm/Po, waarbij Pm = de prijs van de laagste offerte Po = de prijs van de onderzochte offerte 20 = het aantal toe te kennen punten Voor deel 2: P = 20 X Pm/Po, waarbij Pm = de prijs van de laagste offerte Po = de prijs van de onderzochte offerte 20 = het aantal toe te kennen punten Gunningscriterium 2: De functionele waarde weging 50% De functionele waarde van de offerte wordt beoordeeld op basis van de gedetailleerde beschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en waarin de functionele waarde van de ontwikkeling uitvoerig wordt beschreven, rekening houdend met de functionele vereisten, zoals bepaald in deel 2 van onderhavig bestek. Gunningscriterium 3: De technische waarde weging 10% De technische waarde van de offerte wordt beoordeeld op basis van de gedetailleerde beschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en waarin de technische waarde van de ontwikkeling uitvoerig wordt beschreven, rekening houdend met de technische vereisten, zoals bepaald in deel 2 van onderhavig bestek. De quotering voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. N. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. O. UITVOERING VAN DE DIENSTEN Termijnen De opdracht moet worden uitgevoerd binnen een termijn van ongeveer 3 maanden te rekenen vanaf de dag die volgt op de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Er wordt uitgegaan van onderstaand chronologisch tijdschema: 1. toewijzing 2. kick-off binnen de twee weken na de toewijzing 3. start implementatie 4. ontwikkeling Intranet-website 5. evaluatie en bijsturing

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 10 Personeel Indien het personeelslid dat in de offerte wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht, door omstandigheden buiten de wil van de opdrachtnemer, de opdracht niet kan uitvoeren, kan een vervangend personeelslid aangesteld worden. De identiteit en de studie- en beroepskwalificaties van het personeelslid dat voorgesteld wordt, worden schriftelijk bezorgd aan het opdrachtgevend bestuur. Het vervangend personeelslid kan uitsluitend in overleg met en na akkoord van het opdrachtgevend bestuur aangesteld worden voor het uitvoeren van de opdracht. Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. P. BORGTOCHT Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist. Q. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van deel 1 van de opdracht, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Voor de prestaties geleverd op basis van het onderhoudscontract loopt de verificatietermijn (max. 30 dagen) per uitgevoerde opdracht. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, na het beëindigen van de keuring/voorlopige oplevering van de opdracht. De prestaties in uitvoering van het onderhoudscontract (deel 2 van de opdracht) kunnen per afzonderlijke opdracht gefactureerd worden. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro. R. GESCHILLEN. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 11 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT 1. Huidige toestand Het huidige intranet is sinds 2001 online. Deze site is een statische html-site die gehost wordt op een server binnen de VGC en enkel toegankelijk is via het netwerk van de VGC (Toegang via Active Directory/LDAP): - voor de personeelsleden van de VGC in het administratiegebouw aan de Emile Jacqmainlaan; - voor de personeelsleden van de VGC in de externe gebouwen (gemeenschapscentra, OCB, eigen onderwijsinstellingen.) via digi-pass op een beperkt aantal PC s. De updates van het intranet gebeuren nu door het team digitale communicatie. Voor deze updates is specifieke html-kennis en toegang tot de servers nodig. Het intranet is opgebouwd volgens de interne structuur van de organisatie met een aparte personeelsrubriek. Voor de inhoud van de site zijn de verschillende directies/diensten zelf verantwoordelijk. De huidige VGC-websites voor het internet zijn ontwikkeld in Drupal 7.x. Er is technische kennis van Drupal aanwezig binnen het team digitale communicatie. Een aantal sites zijn volledig ontwikkeld door het team digitale communicatie. 2. Opdracht Deze opdracht betreft fase 2 van het intranet. Het doel in deze fase blijft nog steeds het elektronisch delen van informatie binnen een organisatie. Het is nog niet de bedoeling om naar een soort samenwerkingsplatform te gaan zoals met Sharepoint ontwikkeld kan worden. Dat vraagt een grondige functionele analyse, een wijziging in de werkprocessen, grote betrokkenheid van personeelsleden en een groot budget. We voorzien dit voor een volgende fase. In fase 2 wordt enkel de statische site technisch aangepast aan het nieuwe CMS-platform Drupal van de VGC. Tegelijkertijd wordt van de gelegenheid gebruik gemaakt om de structuur grondig te verbeteren en enkele nieuwe functionaliteiten in te bouwen dankzij Drupal-modules. Deze stap heeft de volgende voordelen: - toegang via internet voor alle personeelsleden van de VGC mits koppeling met Active Directory en een paswoord voor externe collega s (gemeenschapscentra, eigen schoolinstellingen, MuntPunt, kabinetten.); - de toegang kan aangepast worden per groep gebruikers, indien nodig met specifieke leesrechten (bvb. gebaseerd op dienst, per gebouw ); - ontwikkeling met beperkt budget en betrokkenheid van een beperkt aantal personeelsleden; - ontwikkeling in korte tijd; - de webredacteurs van de verschillende diensten kunnen de inhoud van het intranet zelf aanpassen (tijdwinst, betrokkenheid ); - informatie-structuur wordt herbekeken in functie van thema s en taken; - gebruiksvriendelijker; - nieuwe en verbeterde functionaliteiten. 3. Doelgroepen - alle VGC-personeelsleden, ongeacht de standplaats: administratie

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 12 o Emile Jacqmainlaan o Technologiestraat Huis van het Onderwijs, Marcqstraat 22 gemeenschapscentra: o VGC-personeelsleden o personeelsleden van vzw s gemeenschapscentrum eigen onderwijsinstellingen: o Zaveldal o Kasterlinden o CLB kabinetten MuntPunt: o VGC-personeelsleden jeugdcentrum Aximax revalidatiecentrum De Poolster 4. Grondige voorbereiding door het team digitale communicatie van de VGC zal gebeurd zijn voor datum van de gunning uitwerking wireframes FSD vormgeving analyse verschillende contenttypes analyse verschillende views B. CONCRETE VEREISTEN Deel 1 van de opdracht bestaat concreet uit de ontwikkeling en installatie van de intranet-website in Drupal: 1. Projectleider De opdracht moet onder toezicht van een projectleider uitgevoerd worden. De projectleider wordt door de opdrachtnemer aangesteld. 2. Technisch - ontwikkeling in Drupal 7.x. De Inschrijver zal met Core en Contributed Drupal modules werken. Het gebruik van Custom modules is niet toegelaten, tenzij na grondige analyse en in overleg met de VGC; - alle gewenste functionaliteiten kunnen geïmplementeerd worden in een standaard Drupal; - integratie met Active Directory / LDAP: de site intern hosten op de Drupal-server van de VGC, zodat integratie LDAP daar waar nodig mogelijk is; opmerking: niet alle users zitten in LDAP; de toegang kan aangepast worden per groep gebruikers, indien nodig specifieke leesrechten (bvb. gebaseerd op dienst, per gebouw ); - beheer toegang : door ICT van de VGC; - interne toepassingen die toegankelijk zijn via het VGC-netwerk blijven enkel toegankelijk voor gebruikers van het VGC-netwerk. 3. Structuur navigatie De wireframes en de site-map zullen in detail worden uitgewerkt door de VGC: - wireframes : homepage, landingspagina en inhoudspagina s met gerelateerde info (enkele voorbeelden in bijlage A); - site-map (bijlage B).

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 13 4. Functionaliteiten - online formulieren (e-loket): waar nodig eerst doelgroep aanduiden; met goedkeuringsmechanisme; - waar nodig documenten online via workflow; - kalender: verschillende types/rubrieken waarop gefilterd kan worden: vorming, collegedata, evenementen ; mogelijkheid om een maandoverzicht te krijgen; te relateren aan een inhoudspagina; - (dienst)mededelingen : Wat je zeker zou moeten weten : visueel verschil tussen: gelezen / ongelezen; deadline aan (dienst)mededeling hangen (datum tot ); inclusief archief; te relateren aan een inhoudspagina; - mogelijkheid om filmpjes te plaatsen; - telefoongids: LDAP synchronisatie; moet werken als een gouden gids : opzoeken via trefwoorden; bepaalde velden in eigen profiel kunnen aanpassen: foto, hoofdactiviteit, weekdagen niet/wel aanwezig; e-mailen naar een geselecteerde groep; lijst trekken van een geselecteerde groep, gesorteerd op 3 niveaus, zelf te bepalen (bv naam, directie, locatie.); contactpersoon te relateren aan een inhoudspagina; migratie van huidige databank naar het contenttype personeelsleden ; - betere/uitgebreide zoekmachine: zoeken op een woord of een combinatie van woorden ook pdf, doc, excel doorzoekbaar filteren op soort documenten van A tot Z; - inhoudspagina: gerelateerde info aan een inhoudspagina kunnen aanduiden via taxonomie; contact, e-loket (formulieren), dienstmededelingen, documenten (handleidingen.), kalender-item (overzicht); - faq (veelgestelde vragen): techniek met antwoord of uitleg die uitschuift ; - nieuwsbriefmodule Simplenews aan intranet hangen om op eenvoudiger wijze de nieuwsbrieven op te stellen en te versturen; - views: dienstmededelingen; in de kijker (verschillende rubrieken : Brusseltip, taaltips, collega in de kijker, ); vormingsaanbod; vacatures (interne mobiliteit); - broodkruimel; - google analytics; - media gallery: er moet een bibliotheek van documenten, afbeeldingen, video s, thematisch kunnen aangemaakt worden. Deze kan dan aangewend worden om te linken vanuit verschillende contenttypes; - eventueel zakelijk sociaal medium zoals bv. Yammer integreren. 5. Vormgeving Design is ontwikkeld door de VGC (voorbeeld van de homepage bijlage C).

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 14 Deel 2 van de opdracht betreft het onderhoudscontract drupal support Het onderhoudscontract moet minimaal bevatten: - upgrades van Drupal-modules 7.x; - oplossen van bugs die zijn vastgesteld buiten de garantieperiode; - oplossen van implementatiefouten; - ondersteuning als de admin-gebruiker niet meer weet hoe hij verder moet en ondersteuning wenst. De inschrijver dient : - de diensten die in het onderhoudscontract vervat zijn te omschrijven met inbegrip van hun servicelevel; - de procesflow van een interventievraag te beschrijven. C. IMPLEMENTATIE EN TIMING Voor de implementatie en opstart kan beroep gedaan worden op interne medewerkers met de nodige ervaring en kennis. Bij de dienst digitale communicatie is de kennis van Drupal aanwezig en kunnen bepaalde contenttypes, views enz intern ontwikkeld worden. De analyse met site-map, wireframes, FSD (functionaliteiten, content-types, views) zullen reeds in detail uitgewerkt zijn door het team digitale communicatie van de VGC, evenals de vormgeving (zie bijlage A, B en C). Om dit project te realiseren wordt uitgegaan van volgend chronologisch tijdschema: 1. toewijzing 2. kick-off binnen de twee weken na de toewijzing 3. start implementatie 4. ontwikkeling Intranet-website 5. evaluatie en bijsturing D. OPLEIDING De opleiding van de webredacteurs in Drupal gebeurt intern en zal door de dienst digitale communicatie gegeven worden.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 15 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE - Aankoop Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal Bestek nr. VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 1. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap: (firmanaam of benaming) Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van: Vertegenwoordigd door: ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Ondernemingsnummer: Registratienummer bij de RSZ: verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal. Naam:. Handtekening: Datum:. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is INGEVULD TERUG TE STUREN

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 16 2. FINANCIËLE GEGEVENS - de globale prijs voor het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal, (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.. - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een drupal-ontwikkelaar, in functie van het onderhoud van het intranet (drupal support), (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. 3. TECHNISCHE GEGEVENS De inschrijver geeft een gedetailleerde omschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en die de opdrachtgever in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen. Concreet bevat de offerte een uitvoerige beschrijving van: - de functionele en technische waarde van de ontwikkeling; - de inhoud van het onderhoudscontract drupal support. 4. BIJLAGEN Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: - een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden : aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes.; of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes... - het overzicht van de omzetcijfers van de jaren 2012, 2013 en 2014; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek.; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel (projectleider en ontwikkelaar(s)) dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten gedateerd en ondertekend worden door de inschrijver. INGEVULD TERUG TE STUREN

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/62 4/5/2015 17 5. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN Zowel in de offerte als in de bijlagen moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt. Naam:. Handtekening: Datum:. DEEL 4 - BIJLAGEN BIJLAGE A. WIREFRAMES: HOMEPAGE, LANDINGSPAGINA EN INHOUDSPAGINA BIJLAGE B. SITE-MAP BIJLAGE C. DESIGN INGEVULD TERUG TE STUREN