1 Financieel en Materieel beleid * Maatregelen voor interne controles Procedure GEBRUIK GEBOUWEN EN INFRASTRUCTUUR VOLTIJDSE VERHURINGEN EN INHURINGEN, NASCHOOLSE VERHURINGEN EN HOSPITERINGEN Datum Herziening 14-10-2005 Beschrijving herziening 1
INHOUDSTAFEL Doelstelling... 4 Inhoud... 4 Referentie... 4 Verantwoordelijkheidsmatrix... 5 Aansluiting wet... 7 Procedure... 8 Controlepunten... 11 8. Veranderingen Verbouwingen... 28 9. Plaatsbeschrijving... 28 10. Registratie... 28 3. Onroerende voorheffing... 29 4. Waarborg... 29 5. Onderhoud en herstellingen... 29 6. Richtprijzen... 30 7. Registratie... 30 Artikel 1 - Verhuurd goed... 30 Artikel 2 - Bestemming... 31 Artikel 3 - Duur... 31 Artikel 4 - Huurprijs... 32 Artikel 5 - Indexatie... 32 Artikel 6 - Kosten en lasten... 32 Artikel 7 - Belastingen... 32 Artikel 8 - Overdracht van huur en onderhuur... 33 Artikel 9 - Waarborg... 33 Artikel 10 - Herstellingen en onderhoud... 33 Artikel 11 - Dringende herstellingen... 33 Artikel 12 - Veranderingen - Verbouwingen... 33 Artikel 13 - Herkenningstekens - publiciteit... 34 Artikel 14 - Wanbetaling... 34 Artikel 15 - Brandverzekering... 34 Artikel 16 - Verbreking... 34 Artikel 17 - Onteigening... 34 Artikel 18 - Ontruiming - plaatsbeschrijving - huurschade... 34 2
Artikel 19 - Registratie... 34 Artikel 20 - Keuze van woonplaats... 35 Artikel 21 - Bijzondere voorwaarden... 35 BIJLAGE 4: OMZENDBRIEF (ARGO/730/N/-92-11)... 35 BIJLAGE 6: STANDAARDFORMULIER AANVRAAG GEBRUIK GEBOUWEN EN INFRASTRUCTUUR... 12 BIJLAGE 7: VERHUUR INFRASTRUCTUUR, MODEL REGISTER... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3
DOELSTELLING Het doel van deze procedure is het beschrijven van de organisatie van : 1. Voltijdse verhuringen (minder dan 9 jaar) van gebouwen en infrastructuur gebruikt van het Gemeenschapsonderwijs en de geldstromen die er aan verbonden zijn. 2. Voltijdse inhuringen* van gebouwen en infrastructuur minder dan 9 jaar gebruikt door het Gemeenschapsonderwijs en de geldstromen die er aan verbonden zijn. 3. Naschoolse verhuringen van gebouwen en infrastructuur van het Gemeenschapsonderwijs en de geldstromen die er aan verbonden zijn. 4. Hospitering van een scholengroep in de gebouwen van een andere scholengroep en de geldstromen die er aan verbonden zijn. Vallen niet onder deze procedure: 1) verhuringen en inhuringen van meer dan 9 jaar 2) gehele domeinen beschikbaar voor verhuring 3) protocolakkoorden met de VAH Voor 1) en 2) moet de aanvraag worden ingediend bij Rago Centraal ( zie Bijzonder decreet betreffende het gemeenschapsonderwijs van 14 juli 1998 art. 23 1.ten 4 punt g ) INHOUD Financiën & Controle Registratie ontvangsten Gebruik gebouwen en infrastructuur Hospitering Verwante procedures: NIHIL REFERENTIE Voltijdse verhuringen betreft lokalen of gebouwen die voor de duur van de verhuring niet meer gebruikt worden door de school. 4
VERANTWOORDELIJKHEIDSMATRIX 1. Voltijdse verhuringen en inhuringen minder dan 9 jaar. Functie Niveau Verantwoordelijkheid Naam Raad van Bestuur Scholengroep Behandelen aanvragen en opstellen van contracten voor gebruik gebouwen of infrastructuur Hoofd Boekhouding of FME Hoofd Boekhouding of FME Directeur Raad van Bestuur Scholengroep Scholengroep Entiteit/domein Scholengroep Opvolging betalingen huur en verzekering (*) meedelen aan entiteit/domeinverantwoordelijk e afgesloten contracten Verrichten boekingen Opvolging betalingen (*) Verstrekken van informatie nodig voor berekenen verdeelsleutel Controleplaatsbeschrijving en registratie verrichten Beslissing toe te passen tarieven verhuringen en waarborgen geïndexeerde richtprijzen (bijlage 1) Beslissing toe te passen modaliteiten Behandelen klachten (*): De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de betalingen, ook deze van de verzekering, kan zowel bij de FME als bij de SGR liggen. Dit is afhankelijk van de rekening waarop de overschrijving gebeurt, respectievelijk de werkrekening van de entiteit of de rekening van de scholengroep. Inhuringen groter dan 25.000 EURO kunnen aan Rago Centraal worden voorgelegd ( zie punt 3.2 omzendbrief 2017) 2. Naschoolse verhuringen Functie Niveau Verantwoordelijkheid Naam 5
Entiteitsdomeinverantwoordelijke of gedelegeerde* Algemeen directeur of gedelegeerde Financiële medewerker entiteit (= FME) Hoofd Boekhouding Financiële medewerker scholengroep (= FMS) Raad van Bestuur (= RvB) of gedelegeerde Entiteit/Domein Scholengroep Entiteit/Domein/of gedelegeerde Scholengroep Scholengroep Scholengroep Behandelen aanvragen en opstellen van overeenkomsten voor gebruik gebouwen of infrastructuur Verlenen van toegang tot de gebouwen of infrastructuur na voorlegging betalingsbewijzen Kennisneming van de aanvragen Opvolging betalingen (*) meedelen aan fin. Cel afgesloten overeenkomsten Verrichten boekingen + controle Opvolging betalingen (*) Controle boekingen Beslissing toe te passen tarieven verhuringen en waarborgen tarieven Beslissing toe te passen modaliteiten Behandelen klachten klachten (*): De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de betalingen kan zowel bij de FME als bij de SGR liggen. Dit is afhankelijk van de rekening waarop de overschrijving gebeurt, respectievelijk de werkrekening van de entiteit of de rekening van de scholengroep. * Domeinverantwoordelijke: De domeinverantwoordelijke wordt aangesteld door de Algemeen Directeur,, die deze functie schriftelijk bekend maakt aan de verantwoordelijken van de entiteiten binnen éénzelfde domein bij de indiensttreding van diens ambt.(zie BDGO art. 30 4) Als er slechts één verantwoordelijke entiteit per domein is, is deze automatisch domeinverantwoordelijke. Deze taakbeschrijving wordt eveneens schriftelijk door de Algemeen Directeur bekend gemaakt bij de indiensttreding in diens ambt als domeinverantwoordelijke. Hospitering Functie Niveau Verantwoordelijkheid Behandelen aanvragen Raad van Bestuur (= RvB) of hospitering/opstellen van Scholengroep gedelegeerde overeenkomsten 6
Hoofd Boekhouding of FME Hoofd Boekhouding of FME Directeur Scholengroep Scholengroep Entiteit / domein Opvolging betalingen (*)+ sturen van rappels Verrichten boekingen + controle boekingen Opmaken inventaris Verstrekken van informatie nodig voor berekenen verdeelsleutel (*): De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de betalingen kan zowel bij de FME als bij de SGR liggen. Dit is afhankelijk van de rekening waarop de overschrijving gebeurt, respectievelijk de werkrekening van de entiteit of de rekening van de scholengroep. AANSLUITING WET Omzendbrief van 15 februari 2000 kenmerk Argo/VAD/2000-017 betreffende de implementatie van het Nieuw bijzonder decreet (kosten en baten van inhuringen en verhuringen) bijlage 2 Omzendbrief van 18 april 2000 kenmerk Argo/VAD/2000-026 betreffende lasten ten gevolge van huurschade en teruginstaatstellingswerken bij het beëindigen van de huurovereenkomst. bijlage 3 Omzendbrief van 20 mei 2003 kenmerk Argo/730/N/-92-11 betreffende het gebruik van de Gemeenschapsscholen, met uitzondering van de zwembaden bijlage 4. Voor zwembaden gelden de basisprincipes van deze omzendbrief aangevuld met door de Raad van Bestuur vastgelegde bepalingen (tarieven, verzekeringen, e.d.). 7
Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 1999 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de scholengroepen en het centrale niveau van het Gemeenschapsonderwijs.(verder afgekort als BVR) Bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het Gemeenschapsonderwijs vastlegging van de bevoegdheden op financieel vlak. (verder afgekort als BDGO) 1. Voltijdse verhuringen en inhuringen minder dan 9 jaar. Voorafgaandelijke beslissingen door de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur dient de goedkeuring te geven aan elke aanvraag tot voltijdse verhuring. De Raad van Bestuur legt de modaliteiten en modelbepalingen vast. Van de bepalingen die in de omzendbrieven zijn opgenomen, kan niet worden afgeweken. Alle beslissingen van de Raad van Bestuur worden schriftelijk kenbaar gemaakt aan de verantwoordelijken van de betrokken entiteiten. ( Controlepunt 1) 8 PROCEDURE Na de goedkeuring van de Raad van Bestuur, sluit de algemeen directeur het contract af en brengt hij de financiële cel SGR en de domeinverantwoordelijke hiervan op de hoogte met een kopie van het contract. (Controlepunt 2 ). Het contract wordt bewaard op de administratie van de SGR. In geval van een voltijdse verhuurovereenkomst is het verplicht om een contract af te sluiten volgens het model huurovereenkomst in bijlage 5. De registratie van de huurovereenkomst is ten laste van de huurder (zie artikel 19 van model huurovereenkomst). Bij iedere ingebruikname moet er voorafgaandelijk een plaatsbeschrijving ondertekend worden. De plaatsbeschrijving omvat een beschrijving van o.a.: vloeren, plafond, muren, deuren, ramen, verwarming, verlichting, ingebouwde kasten, vaste uitrusting De aanvragen worden door de financieel medewerker van de SGR sequentieel genummerd en geklasseerd onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. (controlepunt 3) Om eventuele schade te dekken kan de SGR bijkomend een waarborg vragen voor het gebruik van de gebouwen en infrastructuur. (bijlage 6) De waarborg wordt terugbetaald door de SGR na afloop van het gebruik en nadat door de financieel medewerker van de scholengroep werd vastgesteld dat er geen verdere schulden zijn van de huurder ten opzichte van de SGR, de entiteit of het domein. De financieel medewerker van de scholengroep voegt daarom een bewijs van de historiek van de klant toe aan het document voor terugbetaling. Het hoofd van de boekhouding/de financieel directeur van de SGR controleert en keurt de terugbetaling goed op het document van de waarborg. (controlepunt 4) Bij iedere ingebruikname moeten de verschuldigde bedragen, zowel voor waarborg, voorschotten als verzekeringen per overschrijving betaald zijn.(geen cashgeld) (zie artikel 9) De financiële cel wordt belast met de opvolging van de te ontvangen /of te betalen gelden. De financiële medewerker van de scholengroep dient aanmaningen te sturen naar wanbetalers. (zie procedure debiteurenbeheer) In het geval van verhuring is de financiële cel verantwoordelijk voor een aanpassing van de huurindexprijzen en de financieel medewerker van de scholengroep geeft deze jaarlijks per verjaring van het contract door aan de huurder. ( Controlepunt 5)
2. Naschoolse verhuringen Voorafgaandelijke beslissingen Raad van Bestuur: Naschoolse verhuringen Van de bepalingen die in de omzendbrief als richtgevend zijn opgenomen, zoals de gebruikte tarieven, waarborgen en de praktische modaliteiten, kan afgeweken worden. De Raad van Bestuur van de scholengroep beslist welke tarieven, waarborgen en andere praktische modaliteiten worden toegepast. Bij ontstentenis van beslissing van de Raad van Bestuur zijn de bepalingen in de omzendbrief van 20 mei 2003 van toepassing. De nieuwe bepalingen dienen per beslissing van de Raad van Bestuur formeel vastgelegd te worden en schriftelijk meegedeeld te worden aan de verschillende entiteiten van de scholengroep. ( Controlepunt 1 ) PROCEDURE De verenigingen en personen die in aanmerking komen voor het gebruik van de infrastructuur richten hun aanvraag voor het plaatsvinden van de activiteit aan de domeinverantwoordelijke of de door hem schriftelijk bevestigde gedelegeerde, die instaat voor de infrastructuur welke ter beschikking kan worden gesteld. De aanvraag gebeurt door het invullen van een standaardformulier Aanvraag gebruik gebouwen en infrastructuur (zie Bijlage 7). Elk formulier tot aanvraag krijgt een verkoopfactuur en wordt verwerkt in de officiële boekhouding. (controlepunt 2) Om eventuele schade te dekken kan de entiteit of de SGR bijkomend een waarborg vragen voor het gebruik van de gebouwen en infrastructuur. De waarborg zal terugbetaald worden na afloop van het gebruik en nadat vastgesteld wordt dat er geen verdere schulden zijn van de huurder ten opzichte van de entiteit of het domein. De rekenplichtige voegt daarom een kopie van de historiek van de klant aan het document voor terugbetaling toe. De verantwoordelijke entiteit controleert en keurt de terugbetaling goed op het waarborgdocument. De domeinverantwoordelijke of de door hem schriftelijk bevestigde gedelegeerde vervolledigt, ondertekent en dateert de aanvraag voor goedkeuring. Er wordt duidelijk vermeld vanaf welke datum de verhuurovereenkomst in werking treedt. Op het aanvraagdocument staat het bankrekeningnummer vermeld waarop de huurder de verschuldigde bedragen dient te storten. (controlepunt 3) De toestemming wordt verleend op voorwaarde dat de aanvrager er zich toe verbindt vóór de ingebruikneming: a) de verschuldigde som, berekend op basis van de vastgestelde tarieven, samen met de eventuele waarborg, te storten op de werkrekening van de entiteit of op de rekening van de scholengroep. b) de verschuldigde som, vastgesteld overeenkomstig de bepalingen van de afgesloten polis, te storten voor de verzekering tegen brand aan Ethias te Hasselt of het betalingsbewijs van een verzekeringsmaatschappij die een zelfde dekking verleent. c) de verschuldigde som, vastgesteld overeenkomstig de afgesloten polis, te storten voor de verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid aan Ethias te Hasselt 9
(indien de gebruiker zelf geen verzekeringspolis voorlegt) of het betalingsbewijs van een verzekeringsmaatschappij die een zelfde dekking verleent. De verschuldigde bedragen moeten minstens vijftien dagen vóór de datum van ingebruikneming op de daartoe aangegeven bankrekening van de entiteit te worden gestort. Er worden geen cashbetalingen aanvaard. De domeinverantwoordelijke voegt de betalingsbewijzen aan het aanvraagformulier toe, alsook het bewijs dat de noodzakelijke verzekeringen in orde en betaald zijn. Het origineel wordt chronologisch bijgehouden door de verantwoordelijke. (controlepunt 4) Vervolgens gaat één kopie naar de aanvrager en wordt de andere kopie van het aanvraagformulier ter kennisgeving verstuurd naar de financiële cel van de scholengroep. Op basis van het ontvangen formulier worden in de financiële cel van de scholengroep de nodige boekingen gedaan. (controlepunt 5) De FME of de financiële cel doet de verdere opvolging van de betalingen en geeft indien voorkomend de nodige indexaanpassingen door aan de huurder. De gebruiker wordt enkel toegang verleend tot de gebouwen of de infrastructuur indien: ( Controlepunt 6) a) een bewijs van betaling van alle verschuldigde sommen voorgelegd wordt. b) Indien waarborg gevraagd: een bewijs van betaling van de waarborg kan worden voorgelegd c) een afschrift van de afgesloten polissen wordt voorgelegd waaruit blijkt dat deze voorzien in dezelfde waarborgen als deze die door het Gemeenschapsonderwijs bij Ethias zijn onderschreven plus het betalingsbewijs. d) de aanvrager in kennis wordt gesteld van de ter zake geldende voorwaarden en reglementen. e) de voorgeschreven antwoordbrief (zoals vermeld in de omzendbrief Hoofdstuk III, Gemeenschappelijke bepalingen punt 2) tijdig opgestuurd wordt naar Ethias. Wordt de toestemming geweigerd, dan deelt de domeinverantwoordelijke of de door hem schriftelijk bevestigde gedelegeerde de reden van weigering mee op het aanvraagformulier. De aanvrager kan tegen deze weigering beroep aantekenen. Hij bezorgt zijn bezwaar aan de domeinverantwoordelijke of gedelegeerde en een afschrift hiervan aan de Raad van Bestuur of gedelegeerde. Dezelfde procedure kan worden gevolgd indien de aanvrager oordeelt dat de door de scholengroep vastgestelde tariefstructuur niet correct wordt toegepast. ( Controlepunt 7 ) De financiële cel van de scholengroep kan ten allen tijde steekproefgewijs ter plaatste controle uitoefenen of alle geregistreerde aanvragen correct georganiseerd worden. Deze controle dient minstens 2 keer per jaar onaangekondigd plaats te vinden. (Controlepunt 8) 3. Hospitering Definitie hospitering: een overeenkomst tussen twee scholengroepen waarin wordt gesteld dat beide scholengroepen van een zelfde net gebruik kunnen maken van de schoolinfrastructuur binnen de respectievelijke scholengroepen, zonder dat zij daarvoor huur betalen/ontvangen maar waar zij mogelijk wel een kostenvergoeding voor betalen/ontvangen. 10
Beslissingsbevoegdheid op niveau van Raad van Bestuur De Raad van Bestuur is bevoegd voor het sluiten van overeenkomsten inzake de huur en de verhuring van gebouwen, de duur van de overeenkomsten inzake verhuring van gebouwen is niet langer dan 9 jaar. (BZD art.23$1 g) De scholengroep is slechts de gebruiker van de onroerende goederen die hij nodig heeft voor zijn onderwijs. Voor de periodes dat scholengroep -y een gebruik maakt van (gedeelte van) gebouwen toegewezen aan scholengroep -x, kan de scholengroep -x slechts een tussenkomst vragen voor reëel gemaakte werkings -/exploitatiekosten (nutskosten, poetsen, ). PROCEDURE De domeinverantwoordelijke dient de nodige informatie aan de financiële cel aan te reiken, teneinde de verdeelsleutel op te stellen. De kostenverdeelsleutel wordt het best door een overeenkomst tussen partijen bepaald. Indien dit niet mogelijk blijkt, is het aangewezen dat de financiële cel zich laat leiden door de (analytische) boekhouding. ( Controlepunt 1 ) De Raad van Bestuur stelt de overeenkomst op en na goedkeuring van de Raden van Bestuur van beide partijen, wordt een kopie van de beslissing door beide partijen aan de hen respectievelijke domeinverantwoordelijken en financiële cellen. ( Controlepunt 2) De financiële cel boekhouding in de SGR wordt belast met de financiële opvolging. ( Controlepunt 3 ) EINDE VAN DE PROCEDURE CONTROLEPUNTEN 1.Voltijdse verhuringen en inhuringen Ref. Beschrijving van de controle Door CP-1 Goedkeuring door de Raad van Bestuur (de RvB kan een aantal modaliteiten en modelbepalingen vastleggen) Raad van Bestuur CP-2 Goedkeuren van het contract Raad van Bestuur CP-3 Opvolgen van de betalingen, controle bewijs van verzekering, waarborg en betalingen. Boekhouding SGR 24 2.Naschoolse verhuringen 11 Ref. Beschrijving van de controle Door CP-4 Formele goedkeuring door de Raad van Bestuur (tarieven; waarborgen; modaliteiten, delegatie )indien afgeweken wordt van de richtgevende bepalingen zoals vermeld in de Omzendbrief met kenmerk Raad van Bestuur Argo/730/N/-92-11 CP-5 Goedkeuren aanvraag naschoolse verhuringen domeinverantwoordelijke CP-6 Opvolgen van de betalingen Financiële medewerker entiteit of Boekhouding SGR 24 CP-7 Behandelen van klachten Raad van Bestuur CP-8 Controle bewijs van betaling van huur, verzekeringspolissen en eventuele domeinverantwoordelijke waarborg
3.Hospitering Ref. Beschrijving van de controle Door CP-9 Opmaken van de overeenkomst en doorgeven kopies aan financiële cel en domeinverantwoordelijke Raad van Bestuur CP-10 Doorgeven informatie financiële cel domeinverantwoordel ijke CP-11 Opvolgen van de betalingen en boekingen Hoofd boekhouding Bijlage 6: Standaardformulier Aanvraag gebruik gebouwen en infrastructuur Het Gemeenschapsonderwijs Volledige benaming en adres van de Scholengroep Aanvraag gebruik van de gebouwen infrastructuur van de Gemeenschapsscholen I. In te vullen door de aanvrager Ondergetekende, Naam: Voornaam:. Adres:.. handelend in naam van en verantwoordelijk voor 1 :....................................................................................................................... vraagt het gebruik van volgende infrastructuur:......... van de onderwijsinrichting:.................. gelegen te:. behorende tot de scholengroep:........................ tijdens volgende uren, dagen, maanden:....................................... Doel van het gebruik:.. Ondergetekende gaat de verbintenis aan zich te houden aan de ter zake geldende voorwaarden en reglementen waarvan hij (zij) kennis genomen heeft. Datum:.. Naam: 12
Handtekening:... 1 voor de verenigingen de benaming voluit schrijven II. In te vullen door de entiteits- domeinverantwoordelijke of gedelegeerde a) De toestemming wordt verleend op voorwaarde dat de aanvrager er zich toe verbindt: 1. de som van EUR te storten op rekeningnummer. van de scholengroep met als reden van betaling gebruik infrastructuur en naam gebruiker. 2. de som van..eur te storten voor verzekering tegen brand op rekeningnummer 091-0035530-57 van Ethias te Hasselt. ( indien de gebruiker zelf geen verzekeringspolis voorlegt ) 3. de som van..eur te storten voor verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid op hetzelfde rekeningnummer (indien de gebruiker zelf geen verzekeringspolis en polisnummer voorlegt). b) De toestemming wordt niet verleend om volgende reden: De aanvrager kan tegen deze weigering beroep aantekenen. Hij bezorgt zijn bezwaar aan de entiteits- domeinverantwoordelijke of gedelegeerde en een afschrift hiervan aan de Raad van Bestuur of gedelegeerde. Dezelfde procedure kan worden gevolgd indien de aanvrager oordeelt dat de door de scholengroep vastgestelde tariefstructuur niet correct wordt toegepast c) Berekening van de vergoeding d) Waarborg Datum: Handtekening entiteits- domeinverantwoordelijke of gedelegeerde Datum van betaling 1 voor de verenigingen aangeduid met afkorting e.d : ook de benaming voluit schrijven. 13
Boekingsschema s 1. Voltijdse verhuringen en inhuringen 1.1 Inhuring Goedkeuring inhuring Dt 6165 Huur gebouwen en lokalen (periodieke betaling huur) @ Ct 55 kredietinstellingen Betaling waarborg Dt 288 Borgtochten betaald in contanten @ Ct 55 Kredietinstellingen Terugbetaling waarborg Dt 55 Kredietinstellingen @ Ct 288 Borgtochten betaald in contanten Eindejaarsverrichtingen Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig geboekt ( de huur met betrekking tot de maand december wordt maar in januari geboekt) Dt 6165 Huur gebouwen en lokalen @ Ct 492 Toe te rekenen kosten - Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds geboekt ( vb. de huur voor de maand januari zit al verrekend in de factuur van december) Dt 490 Over te dragen kosten @ Ct 6165 Huur gebouwen en lokalen Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. 1.2 Voltijdse verhuring bij afsluiten contract en storting van de waarborg 55 Kredietinstellingen @ 488 Borgtochten ontvangen in contanten na afsluiten contract, op moment dat termijnbetalingen ontvangen worden 55 Kredietinstellingen @ 74300 verhuring gebouwen Bij terugbetaling waarborg 488 Borgtochten ontvangen in contanten @ 55 Kredietinstellingen Eindejaarsverrichtingen Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig ontvangen (de huur van december wordt pas in januari geboekt) Dt 491 Verkregen opbrengsten 14
@ Ct 74300 verhuring gebouwen - Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds ontvangen (de huur van januari wordt reeds in december geboekt) Dt 74300 verhuring gebouwen @ Ct 493 Over te dragen opbrengsten Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. 2. Naschoolse verhuringen Bij goedkeuring verhuring en opstellen factuur: Dt 40 Vorderingen @ Ct 74310 verhuring schoolinfrastructuur Bij opmaak creditnota Dt 74310 verhuring schoolinfrastructuur @ Ct 40 Vorderingen Bij huurontvangst Dt 55 Kredietinstellingen @ 40 Vorderingen Bij betaling waarborg: Dt 55 Kredietinstellingen @ Ct 488 Borgtochten ontvangen in contanten (waarborg). Terugbetaling waarborg: Dt 488 Borgtochten ontvangen in contanten @ Ct 55 Kredietinstellingen Dubieuze debiteuren: Dt 407 Dubieuze vorderingen @ Ct 40 Vorderingen Bij elk nieuw boekjaar wordt de waardering van de vordering herzien. (zie eindejaarsverrichtingen) De dubieuze vorderingen worden gewaardeerd. Dt 634100 Waardevermindering op handelsvorderingen @ Ct 409 Geboekte waardevermindering (-) Indien blijkt dat de reeds geboekte waardeverminderingen te hoog ingeschat werden. Dt 409 Geboekte waardevermindering @ Dt 634100 waardevermindering op handelsvorderingen De Raad van Bestuur beslist dat de dubieuze vordering volledig als verloren beschouwd wordt: Dt 642 minderwaarde op de realisatie van werkingsvorderingen Dt 409 geboekte waardeverminderingen(-) (zie eindejaarsverrichtingen) @ 407 Dubieuze debiteuren Indien de huurder toch nog een deel van de factuur betaald bij beslissing van de Raad Dt 55 Kredietinstellingen Dt 409 Geboekte waardeverminderingen (-) Dt 642 minderwaarde op de realisatie van werkingsvorderingen @ 407 Dubieuze debiteuren Indien de volledige debiteur afgeboekt werd als waardevermindering maar er wordt toch nog betaald door de huurder Dt 55 Kredietinstellingen Dt 409 Geboekte waardeverminderingen (-) @ Ct 742 Geboekte meerwaarde op de realisatie van werkingsvorderingen @ Ct 407 Dubieuze debiteuren 15
Eindejaarsverrichtingen Op 31/12 werd de factuur nog niet opgemaakt maar vóór de jaarafsluiting opgemaakt werd, werd de factuur intussen wel opgemaakt. - Dt 414 Te innen opbrengsten @ Ct 74310 verhuring schoolinfrastructuur Op 31/12 werd de creditnota nog niet opgemaakt maar vóór de jaarafsluiting opgemaakt werd, werd de creditnota intussen wel opgemaakt. - Dt 74310 verhuring schoolinfrastructuur @ Ct 445 op te maken creditnota Deze boeking wordt rechtgezet bij de opmaak van de definitieve factuur/ creditnota Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de factuur voor de periode tot op 31/12/N nog niet geboekt (vb. de factuur van december wordt pas geboekt in N+1) Dt 491 Verkregen opbrengsten @ Ct 74310 verhuring schoolinfrastructuur - Op 31/12/N werd de factuur voor de periode na 31/12/N reeds geboekt (vb. de factuur van januari werd reeds geboekt in december) Dt 74310 verhuring schoolinfrastructuur @ Ct 493 Over te dragen opbrengsten Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. Dubieuze vorderingen: Bij elk nieuw boekjaar wordt de waardering van de vordering herzien. (zie eindejaarsverrichtingen) De dubieuze vorderingen worden gewaardeerd. Dt 634100 Waardevermindering op handelsvorderingen @ Ct 409 Geboekte waardevermindering (-) Indien blijkt dat de reeds geboekte waardeverminderingen te hoog ingeschat werden. Dt 409 Geboekte waardevermindering @ Dt 634100 waardevermindering op handelsvorderingen 3. Hospiteren 3.1 Opbrengsten uit hospitering Bij opmaak factuur hospiteren Dt 40 Vorderingen op gebruik infrastructuur (per debiteur) @ Ct 74305 Inkomsten uit hospitering Bij opmaak creditnota 16
Dt 74305 Inkomsten uit hospitering @ 40 Vorderingen Bij betaling factuur door andere SGR Dt 55 Kredietinstellingen @ Ct 40 Vorderingen op gebruik infrastructuur (per debiteur) Eindejaarsverrichtingen Op 31/12 werd de factuur nog niet opgemaakt maar voor de opmaak van de jaarafsluiting werd de factuur intussen wel opgemaakt. - Dt 414 Te innen opbrengsten @ Ct 74305 Inkomsten uit hospitering Op 31/12 werd de creditnota met betrekking nog niet opgemaakt maar voor de opmaak van de jaarafsluiting werd de creditnota intussen wel opgemaakt. - Dt 74305 Inkomsten uit hospitering @ Ct 445 Op te maken creditnota s Deze boeking wordt rechtgezet bij de opmaak van de definitieve factuur/creditnota Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig geboekt. (vb. de huur van december wordt pas in januari geboekt) Dt 491 Verkregen opbrengsten @ Ct 74305 Inkomsten uit hospitering - Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds geboekt (vb. de huur van januari wordt in december geboekt. ) Dt 74305 Inkomsten uit hospitering @ Ct 493 Over te dragen opbrengsten Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. 3.2.Kosten als gevolg van hospiteren Bij ontvangst factuur Dt 61651 Hospitering VAH of SGR @ Ct 44 Leveranciers Bij ontvangst creditnota Dt 44 Leveranciers @ Ct 61651 Hospitering VAH of SGR Bij betaling factuur: Dt 44 Leveranciers @ Ct 55 Kredietinstellingen Eindejaarsverrichtingen Op 31/12 werd de factuur met betrekking tot december nog niet ontvangen maar in de periode voor jaarafsluiting, werd de factuur intussen wel ontvangen. Dt 61651 hospitering VAH of SGR @ 444000 te ontvangen facturen Op 31/12 werd de creditnota met betrekking tot de periode voor 31/12/N nog niet ontvangen maar voor de opmaak van de jaarafsluiting werd de creditnota intussen wel ontvangen. - Dt 4141 Te ontvangen creditnota @ Ct 61651 hospitering VAH of SGR 17
Deze boeking wordt rechtgezet bij de opmaak van de definitieve factuur/creditnota Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig geboekt. (vb. de factuur van december wordt pas in januari geboekt) Dt 61651 Hospitering VAH of SGR @ Ct 492 Toe te rekenen kosten - Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds geboekt (vb. de factuur van januari wordt reeds in december geboekt. ) Dt 490 Over te dragen kosten @ Ct 61651 Hospitering VAH of SGR Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. Gelieve bij onduidelijkheden over de boekingswijzen contact op te nemen met Rago centraal. BIJLAGEN Bijlage1 MINIMUMPRIJZEN. Geïndexeerde Richtprijzen ( index mei 2005 ) De minimum richtprijzen, op jaarbasis, voor de verhuur van eigendommen voor het gemeenschapsonderwijs bedragen voor : 18
1. Duurzaam instapklare gebouwen met eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder 24,99/m² 2. Duurzaam instapklare gebouwen zonder eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder 18,74/m² 3. Voorlopig instapklare gebouwen met eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder 14,05/m² 4. Voorlopig instapklare gebouwen zonder eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder 11,71/m² 5. Groenzones 0,78/m² 6. Verharde gedeeltes 1,56/m² 19
Materiële en financiële organisatie gebouwen materieel beheer Bijlage 2 1040 Brussel, 15 februari 2000 Titel: Implementatie van het Nieuwe bijzonder decreet. Kosten en baten van inhuring en verhuringen. Aanwending van de middelen verkregen door verkoop van onroerende goederen. Ons kenmerk: ARGO/VAD/2000 017 Doelgroep(en): afgevaardigd bestuurder instellingshoofd lokale bestuursorganen basisonderwijs buitengewoon basisonderwijs voltijds secundair onderwijs buitengewoon secundair onderijs deeltijds beroepssecundair onderwijs Deeltijds kunstonderwijs centraal bestuurde onderwijsinstellingen autome internaten psycho-medisch-sociale centra pedagogische begeleidingsdienst onderwijs voor sociale promotie Inlichtingen: Verhuring/Inhuringen: Patrick Körmöczi/Daniël De Mey (050)39 39 29 Vervreemding: Rudy Gheyskens: (09)242 48 08 VAD / 2000-017 Pagina 1 van 4 versie 1.0 geldig vanaf 01-01-2000 Vindplaats: 33.12.RH 20