Challenges and perspectives of the Department of Finance (Défis et perspectives pour le département des Finances - Uitdagingen en perspectieven voor het departement Financiën) SLIDES of the lecture by Mr. Hans D'Hondt Chairman of the Executive Committee of the Federal Public Service Finance On Monday 12 March 2012 in the Auditorium of the National Bank of Belgium
Service public fédéral FINANCES 1
Fiscaliteit Personeel en Organisatie Inning en Invordering Begroting en Beheerscontrole Fraudebestrijding db (BBI) Douane en Accijnzen Patrimoniumdocumentatie Thesaurie ICT Strategische Coördinatie en Communicatie Logistiek Beleidsexpertise en Ondersteuning 2
Fiscalité Personnel et Organisation Perception et Recouvrement Budget et Contrôle de Gestion Lutte contre la Fraude (ISI) S) Douane et Accises Documentation patrimoniale ICT Coordination Stratégique et Communication Logistique Trésorerie Expertise et Support stratégique 3
Rechtvaardige en juiste inning van de belastingen Financiering van de Staat en beheer van de schuld, financiële regelgeving excl. toezichthouders Rechtszekerheid verzekeren bij de juridische omloop van goederen Toezicht op in, uit, en doorvoer van goederen en bescherming reguliere handel Bestrijding fraude Beleidsondersteuningl d d 4
Perception juste et correcte des impôts Financement de l Etat et gestion de la dette, réglementation financière excl. régulateurs Assurer la sécurité juridique (immobilier) Contrôle des importations, exportations et transit. ta st. Protection o du commerce ce régulier Lutte contre la fraude Support aux décisions politiques 5
Organisatie: verantwoordelijk, dlk performant en professioneel Attitude: integer, loyaal, flexibel, billijk Gebruiker: respectvol, open, transparant Regelgeving: gelijkheid, id respect voor privacy 6
Organisation: responsable, performant et professionnel Attitude: intégrité, loyauté, flexibilité, équité Utilisateur: respect, ouverture, transparance Régulation: égalité, respect pour la protection ti de la vieprivée ié 7
27.000 FTE * 22.400 statutair * 4.800 contractueel > 400 vestigingen Kredieten +/ 2.000 mio Personeel +/ 1.400 mio Werkingskosten 294 mio ICT+/ 120 mio Beleidskredieten: +/ 166 mio 8
27.000 ETP * 22.400 statutaires * 4.800 contractuels > 400 unités d établissement Crédits +/ 2.000 mio Personnel +/ 1.400 mio Fonctionnement 294 mio ICT+/ 120 mio Autres crédits: +/ 166 mio 9
Fiscaliteit: 10.000 Inning en Invordering: 3.100 Fraudebestrijding: 530 Patrimoniumdocumentatie: 4.300 Douane en Accijnzen: 3.600 Thesaurie: 520 10
Fiscalité: 10.000 Perception et recouvrement: 3.100 Lutte contre la fraude: 530 Documentation patrimoniale: 4.300 Douane et Accises: 3.600 Trésorerie: 520 11
Personeel en Organisatie: i 890 Logistiek: 740 ICT: 470 Begroting en beheerscontrole: 144 Strategische Coördinatie en Communicatie: 35 BEO en Voorzitter: 310 Hulppersoneel: 2.200200 12
Personnel et Organisation: i 890 Logistique: 740 ICT: 470 Budget et contrôle de gestion: 144 Coordination stratégique et Communication: 35 Expertise et Support Stratégique et Président: 310 Personnel auxiliaire: 2.200200 13
Omvang van de organisatie Hiërarchische h structuur t Reglementair kader Onzekerheid Motivering na tien jaar herstructureren Traditie versus vernieuwing 14
Taille de l organisation Structuret hiérarchique Cadre réglementaire Insécurité Motivation après 10 ans de restructuration Tradition versus innovation 15
Leadership Change management Verenging fiscaliteit < > departement IT driven Stop and go Vertrouwen onzekerheid 16
Leadership Change management Réduction fiscalité< > département IT driven Stop and go Confiance insécurité ité 17
Eenheid van visie Kruispunt van strategische informatie Technische competenties Innoverende IT omgeving Internationaal ti en Europees kader Capaciteit en geografische spreiding Maatschappelijk draagvlak voor wezenlijke opdrachten 18
Unité de vision Lieu d informations stratégiques Compétences techniques Environnement TIC innovante Cd Cadre international ti et européen Capacité en répartition géographique Appui de la société pour les missions essentielles ill 19
Effectiviteit Human resources management Gebruikersgerichtheid Beperkt vermogen creativiteit, innovatie en proactiviteit Rigiditeit Demografie Kennisbeheer te organiseren 20
Effectivité Gestion des ressources humaines Attention pour l utilisateur Capacités limitées en matière de créativité, innovation et proactivité Rigidité Démographie Gestion de la connaissance à organiser 21
Invoering nieuwe structuur t Twee stappen: eerst personeel bij juiste algemene administratie / stafdienst, daarna intern juist toewijzen Feitelijke < > juridische structuur Problemen overgang coperfin IMBY premies, vergoedingen IT driven 22
Instauration ti nouvelle structure t Deux phases: d abord affecter le personnel au service, ensuite affectation à l intérieur de celui ci ci Structure juridique< > de fait Problèmes transition coperfin IMBY primes, indemnités IT driven 23
Herstructurering Professionalisering 24
Restructuration Professionnalisation 25
Juridische Onderbouw Opheffing blokkering voorlopige pg cel Organiek reglement Loopbaan personeel Toelagen / vergoedingen Regels voor overgang Randvoorwaarden: Standplaatsen mutaties 26
Base juridique Suppression blocage cellule provisoire Règlement organique Carrière du personnel Primes/ indemnités Règles de transition Autres conditions: Résidence administrative Mutations 27
Fase 1: iedereen bij de juiste pijler Fase 2: Van een specifieke naar een generieke functie Fase 3: aanduiding van iedereen op een plaats in de nieuwe organisatie Voorafgaand: uittekenen nieuwe structuur voor elke pijler 28
Phase 1: chacun auprès du bon pilier Phase 2: d une dunefonction spécifique vers une fonction générique Phase 3: affectation de chacun(e) dans la nouvelle organisation Au préalable: fixation d une nouvelle structure pour chaque pilier 29
Overgang g naar de nieuwe structuur Juridisch Feitelijke status quo Belangrijke eerste stap Overeenstemming juridische en feitelijke organisatie Belangrijke impact op interne toepassingen (rollen) 30
Transition vers la nouvelle structure Juridique Status quo de fait Premier pas important Correspondance situations juridiques et de fait Impact important sur les applications internes (rôles) 31
Omzetting van specifieke naar algemene functies Functiecartografie 1.750 functies 250 specifiek financiën Specificiteit carrière & technische opleidingen (brevetten) 32
Conversion des fonctions spécifiques éifi vers des fonctions génériques Cartographie de fonctions 1.750 fonctions 250 finances Spécificité carrière & formations techniques (brevets) 33
Definitieve aanwijzing in de nieuwe structuur Op basis van aangepaste functiebeschrijvingen (Coperfin) Methodiek: verglijding gof kandidaatstelling? Beheersmatige uitdaging 34
Désignation définitive dans la nouvelle structure Sur la base de descriptions de fonction adaptées (Coperfin) Méthode: glissement ou postulation? Défi de gestion 35
Omvang van de operatie Continuïteit it van de activiteiten it it Administratieve omgeving Sociaal overleg 36
Taille de l opération Continuité itéd des activités ité Cadre administratif Concertation sociale 37
ICT Projectopvolging Bh Beheerscontrole Interne controle Audit Ontwikkelcirkels Leadership Communicatie 38
ICT Suivi des projets Contrôle de gestion Contrôle interne Audit Cercles de développement Leadership Communication 39
Zeer veel kritieke toepassingen Grote complexiteit Onderling afhankelijke applicaties Functionele analyse Opstartproblemen Testing Progressieve verbetering 40
Beaucoup d applications critiques Complexité éimportante Applications liées Analyse fonctionnelle Problèmes de démarrage Testing Amélioration progressive 41
Systematische monitoring Gebruik centrale tool Business reviews per kwartaal, geïntegreerd g met opvolging g beheers en interne controle Afhankelijkheden 42
Monitoring systématique Utilisation outil central Business reviews par trimestre avec une intégration du contrôle de gestion dépendances 43
Meetbaarheid Vergelijkbaarheid : plaats / tijd Opvolging KPI s tot op niveau gewestelijke directiesi Sturen teams op concrete meetbare doelstellingen Door te trekken naar persoonlijke doelstellingen (ontwikkelcirkels) 44
Mesurabilité Comparabilité: temps/ lieu Suivi des KPI jusqu au niveau des directionsi régionales Pilotage des équipes sur la base de données mesurables concrètes Lien avec les objectifs personnels (cercles de développement) 45
Identificatie risico s s op essentiële processen Kd Kader: federaal auditcomité ité Wezenlijke voorwaarde voor afbouw van de a prioricontroles Kwantificering risico en maatregelen Audit: verdere uitrol na interne controle Carrièreperspectieven auditors 46
Identifier les risques sur les processus essentiels Cd Cadre: comité d auditdit fédéral Condition préalable pour abandonner les contrôles a priori Quantifier les risques et mesures Audit: extension après contrôle interne Perspectives de carrière pour les auditeurs 47
Sluit aan op beheerscontrole Sturen op concrete meetbare doelstellingen lli i.p.v. administratieve iit ti aangelegenheden g Leerproces Omvang van het departement 3 golven Belang van formulering duidelijke doelstellingen 48
Lien avec le contrôle de gestion Gérer sur base d objectifs concrets mesurables Processus d apprentissage Taille du département 3 vagues Importance de formuler des objectifs clairs 49
Middle management Algemeen probleem overheid traditie van technische vorming Bevordering op basis van expertise Weinig vorming inzake people management 3 golven 50
Middle management Problème général dans le secteur public tradition de formation technique Promotions basées sur l expertise Peu de formation en matière de people p management 3 vagues 51
Strategische onderbouw Intern en extern Transparantie en duidelijkheid Beperking kanalen bv. aantal websites van het departement Eenvormigheid e Ambtelijke woordvoerder(s) 52
Basée sur la stratégie Interne et externe Transparente et claire Limitation des canaux: p.ex. sites web du département Uniformité ité Porte parole administratif 53
Scharniermoment Laatste kans Human Resources is uitdaging nummer 1 Minimaliseren impact van de transitie op de productie Aflijning tijdsbestek CULTUURVERANDERING 54
Moment clé Dernière chance Ressources humaines constituent le défi numéro 1 Minimaliser l impact limpactde la transition sur la production Limité dans le temps CHANGEMENT DE CULTURE 55
De juiste acties? Goed uitgevoerd? Kostenefficiëntie? ië i 56
Les bonnes actions? Bien exécutées? Efficacitéi coûts? 57
= basisopties : wat zijn de doelstellingen en wat is de prioritisering Allocatie van middelen Evaluatie is minder eenduidig Ontwikkelen beleidsondersteuning: bv inzake vereenvoudigen en transparanter maken (wetgeving, procedures, ) 58
= options de base: quels sont les objectifset t les priorités? ité Allocation des moyens Evaluation est moins simple Développer l appui à la décision politique: pex p.ex. En matière de simplification ou de transparence (législation, procédures) 59
Transparantie Duidelijkheid en vereenvoudiging i Rechtvaardig Optimaal aanwenden beschikbare middelen Loyaal en enthousiast 60
Transparence Clarté et simplification Juste Utilisation optimale des moyens disponibles Loyauté et enthousiasme 61
Gigantisch transitietraject maar haalbaar Uitdaging professionalisering maar al goed op weg Human resources is sleutelelement 62
Transition énorme mais faisable Défi professionnalisation mais sur la bonne voie Ressources humaines constituent l élément lélément clé 63
Service public fédéral FINANCES 64