Rapport Financieel onderzoek Bibliotheek Eindhoven Uitgebracht aan stuurgroep toekomst bibliotheekfuncties d.d. 7 februari 2013
Inhoudsopgave 1 INLEIDING... 2 2 OPDRACHTFORMULERING... 2 3 VERRICHTE WERKZAAMHEDEN... 2 4 UITKOMSTEN... 3 4.1 (FINANCIËLE) UITGANGSPUNTEN TOEKOMSTVISIE BIBLIOTHEEKFUNCTIES... 3 4.2 FINANCIËLE OVERZICHTEN... 3 4.2.1 Exploitatieoverzicht begroting 2017... 4 4.2.2 Frictiekosten en overige eenmalige innovatie en reorganisatiekosten... 5 4.2.3 Huisvesting... 6 4.2.4 Ruilbibliotheek en sociale wijkbibliotheek... 8 5 UITKOMSTEN VOORKEURSVARIANT 2... 8 5.1 SUBSIDIEBEHOEFTE PER JAAR VARIANT 2... 8 5.2 VERMOGENSPOSITIE... 10 5.3 LIQUIDITEITSPOSITIE... 12 6 RISICOPARAGRAAF... 13 7 BESTUURSAMENVATTING... 15 8 TOT SLOT... 17 BIJLAGE 1: FINANCIËLE UITGANGSPUNTEN TOEKOMSTVISIE BIBLIOTHEEKFUNCTIES BIJLAGE 2: SPECIFICATIE BEGROTING 2017 (PRIJSPEIL 2013) BIJLAGE 3: SPECIFICATIE FRICTIEBUDGET BIJLAGE 4: SPECIFICATIE RUILBIBLIOTHEEK EN SOCIALE WIJKBIBLIOTHEEK 1
1 Inleiding Ingevolge uw opdracht van 23 november 2012 doen wij u hierbij onze rapportage toekomen naar aanleiding van de verrichte werkzaamheden. 2 Opdrachtformulering De stuurgroep toekomst bibliotheekfuncties waarin de bibliotheek Eindhoven (hierna te noemen: BE) en de gemeente Eindhoven zijn vertegenwoordigd, is op zoek naar een ervaren en gekwalificeerde partij die haar kan ondersteunen bij het verrichten van een financieel onderzoek met betrekking tot de toekomstige bibliotheekfuncties in Eindhoven. Dit resulteert in de volgende doelstelling van het onderzoek: Het onderzoek heeft als doel te komen tot een solide financiële vertaling en inzicht in impact en consequenties van de planning van activiteiten aangaande de toekomstige bibliotheekfuncties in Eindhoven. Voor het onderzoek zijn de volgende uitgangspunten/kaders van toepassing: De toekomstvisie voor de bibliotheekfuncties zoals verwoord in het rapport Zonder Kaft en Ezelsoren?. De uitwerkingen van BE van de twee geprioriteerde programmalijnen te weten Educatief Programma en Kenniswerkplaats. Betrek hierbij de evaluatiegegevens van de onderwijspilot in Tongelre. De standpunten zoals geformuleerd door de gemeenteraad van Eindhoven aangaande het in stand houden van de beschikbaarheid van het fysieke boek voor volwassenen en senioren. Betrek hierbij de evaluatiegegevens van de pilot Berckelhof. De relevante informatie uit het stappenplan tot en met 2017 zoals weergegeven in de z.g. Roadmap 2013-2017. Verder verwijzen wij naar uw email van 12 november 2012 met daarin een opdrachtformulering voor het financieel onderzoek. 3 Verrichte werkzaamheden Conform de geformuleerde doelstelling onderkennen wij de volgende fasen in het plan van aanpak: 1. Inventariseren van de huidige situatie. 2. Uitwerken uitgangspunten toekomstvisie rekening houdend met visie, prioriteiten en de kwalitatieve niveaus zoals vastgesteld door de stuurgroep. Resultaat fase 2: (Financiële) uitgangspunten toekomstvisie bibliotheekfuncties, vastgesteld door de stuurgroep. 2
3. Financieel vertalen van de geformuleerde uitgangspunten. Resultaat fase 3: Financiële vertaling van de uitgangspunten, onder meer resulterende in de structurele subsidiebehoefte per programma per ambitieniveau Voor een juiste interpretatie van de resultaten uit dit onderzoek, is het belangrijk de formele kaders te vermelden waarbinnen het onderzoek is uitgevoerd. Dit onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV-COS) 5500N Transactiegerelateerde diensten. Dit houdt in dat op de in dit onderzoek gebruikte financiële informatie geen accountantscontrole is toegepast en tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid van dit cijfermateriaal kan worden ontleend. Onze opdracht is niet gericht op het ontdekken van fraude en/of onjuistheden of onwettig handelen. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en/of onjuistheden berust bij de leiding van de BE. Zoals wij in de opdrachtbevestiging hebben aangegeven, informeren wij u wel op het moment dat we dergelijke zaken constateren. Derhalve melden wij hier dat wij bij het uitvoeren van dit onderzoek geen aanwijzingen voor fraude of onjuistheden hebben geconstateerd. 4 Uitkomsten 4.1 (Financiële) uitgangspunten toekomstvisie bibliotheekfuncties De financiële uitgangspunten zijn vastgelegd en vastgesteld door de stuurgroep in haar vergadering van 29 november 2012. In bijlage 1 bij dit rapport zijn de vastgestelde financiële uitgangspunten opgenomen. 4.2 Financiële overzichten De geformuleerde uitgangspunten resulteren in de volgende financiële overzichten: 1. Exploitatieoverzicht begroting 2017: in dit overzicht wordt per variant de structurele begroting 2017 opgenomen, opgebouwd naar de in de toekomstvisie opgenomen programmalijnen/producten/thema s; 2. Overzicht van de frictiekosten en overige eenmalige innovatie- en reorganisatiekosten; 3. Overzicht van de subsidiebehoefte voor de voorkeursvariant; 4. Overzicht van de vermogenspositie van de BE (voor voorkeursvariant); 5. Overzicht van de liquiditeitspositie van de BE (voor voorkeursvariant). 3
4.2.1 Exploitatieoverzicht begroting 2017 De financiële consequenties van de in het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 Odyssee BE 2013-2017 opgenomen varianten zijn in het onderstaande financiële overzicht uitgewerkt. De volgende varianten worden onderscheiden: Variant 1: uitwerking van zonder kaft en ezelsoren ; Variant 2: een versoberde variant met toekomstperspectief; Variant 3: overgang zonder investeringen. De varianten zijn beschreven zoals deze in 2017 gerealiseerd kunnen worden na een volledige implementatie, transitie, afbouw en uitrol. Het overzicht geeft de structurele begrotingscijfers 2017 weer, gebaseerd op het prijspeil van 2013. Voor een inhoudelijke beschrijving van de varianten verwijzen wij u naar het genoemde programma. In het overzicht is inzicht gegeven in het met de uitwerking van de programmalijnen samenhangende exploitatieresultaat (kolom Totaal ). Begroting variant 1 Omschrijving Educatief programma Kenniswerkplaats Totaal Totaal Kosten 3.077 3.299 6.376 Totaal Opbrengsten -64-1.086-1.150 Exploitatieresultaat -3.013-2.213-5.226 Begroting variant 2 Omschrijving Educatief programma Sobere bibliotheek Totaal Totaal Kosten 2.590 2.180 4.770 Totaal Opbrengsten -64-573 -637 Exploitatieresultaat -2.526-1.607-4.133 4
Begroting variant 3 Omschrijving Bibliotheek op school Sobere bibliotheek Totaal Totaal Kosten 1.489 1.793 3.282 Totaal Opbrengsten 0-243 -243 Exploitatieresultaat -1.489-1.550-3.039 Overzicht 1. Exploitatie begroting 2017 (x 1.000) In bijlage 2 is per variant een specificatie opgenomen opgebouwd naar de in de toekomstvisie genoemde programmalijnen/producten/thema s. Ook is een inhoudelijke toelichting opgenomen. 4.2.2 Frictiekosten en overige eenmalige innovatie en reorganisatiekosten In de onderstaande overzichten zijn de frictiekosten 1 en de kosten samenhangend met innovatie en reorganisatie per variant uitgewerkt. Frictiekosten Variant 1 Variant 2 Variant 3 Afvloeiing personeel 436 468 657 Desinvesteringen + afkoop contracten 473 473 473 Totaal 909 941 1.130 Overzicht 2. Frictiekosten (x 1.000) Kosten reorganisatie Variant 1 Variant 2 Variant 3 Outplacement/advies personeel X 2 114 114 138 Verhuis- en opruimkosten 1e en 2e verdieping X 396 374 258 Vertraagd sluiten vestigingen 3 988 988 988 Totaal 1.498 1.476 1.384 Overzicht 3. Kosten reorganisatie(x 1.000) 1 Frictiekosten worden in dit kader gedefinieerd als afbouw kosten die eenmalig gemaakt worden. Expliciet hierbuiten vallen investeringen die gedaan worden in het kader van het transitieplan. De met deze investeringen samenhangende afschrijvingskosten zijn in de structurele begroting opgenomen. De kosten samenhangend met de reorganisatie en innovatie zijn afzonderlijk opgenomen. 2 Een x geeft een bedrag aan waarvoor een indicatieve toelichting is gemaakt, maar een nadere onderbouwing van deze bedragen aan de hand van offertes ca. dient (deels) nog plaats te vinden. 3 Vertraagd sluiten vestigingen zoals vermeld in brief gemeente Eindhoven kenmerk EC/KC/NR.I2uit05735). In de ingediende begroting 2013 van de BE is reeds rekening gehouden met een bedrag van 546.000. Per saldo resteert derhalve 442.000 als extra subsidiebehoefte samenhangend met het vertraagd sluiten van de vestigingen. Zie verder onderdeel 5.1. van dit rapport. 5
De kosten die samenhangen met het vertraagd sluiten van de vestigingen ontstaan doordat de gemeente Eindhoven de oorspronkelijke sluitingsplanning weliswaar heeft goedgekeurd maar vertraagde sluiting noodzakelijk vindt om geen gat in de dienstverlening te laten vallen. Het vertraagd sluiten van de vestigingen is daarom gekoppeld aan de inrichting van de Bibliotheken op School en daarom ook gekwalificeerd als reorganisatie. Hierdoor is de continuïteit in het aanbod van boeken en leermiddelen voor kinderen gegarandeerd. Kosten innovatie Variant 1 Variant 2 Variant 3 Transitiemanagement X 350 350 350 Inrichting BOS 2.148 1.627 1.627 Totaal 2.498 1.977 1.977 Overzicht 4. Kosten innovatie (x 1.000) Resumerend Variant 1 Variant 2 Variant 3 Frictiekosten 909 941 1.130 Kosten reorganisatie X 1.498 1.476 1.384 Kosten innovatie X 2.498 1.977 1.977 Totaal 4.905 4.394 4.491 Overzicht 5. Totaal frictiekosten en overige eenmalige kosten (x 1.000) Het overzicht geeft aan dat, afhankelijk van de gekozen variant, ter dekking van de frictiekosten en de met de reorganisatie en innovatie samenhangende kosten, eenmalig een bedrag benodigd is van 4.394.000 (variant 2), 4.491.000 (variant 3) tot 4.905.000 (variant 1). In bijlage 3 is een specificatie gegeven van de posten waaruit het frictie en eenmalige reorganisatie- en innovatiekosten zijn opgebouwd. 4.2.3 Huisvesting Onderdeel van de frictiekosten zijn de huisvestingkosten als gevolg van het niet benutten van de met het huidige huurcontract samenhangende m2. De frictiekosten huisvesting zijn als volgt berekend: Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 Aantal m2 7.000 7.000 7.000 Aantal m2 nodig 7.000 2.528 2.056 Aantal m2 frictie 0 4.472 4.944 Prijs per m2 per jaar 125 125 125 Frictiekosten huisvesting per jaar 4 0 559.000 618.000 Overzicht 6. Frictiekosten huisvesting 4 Op de frictiekosten huisvesting is geen prijsindexatie toegepast. De huur is immers contractueel zonder indexatie. Voor de overige variabele kostencomponenten (servicekosten, energiekosten etc.) is als uitgangspunt gehanteerd dat de afname van deze variabele kosten (door het lager aantal benodigd m2) vrijwel gelijk is aan toename door prijsindexatie. 6
De frictiekosten huisvesting in de varianten 2 en 3 betreffen de jaarlijks niet gedekte huisvestingskosten die doorlopen tot het einde van de looptijd van het huidige huurcontract. Het huurcontract heeft een looptijd tot 2028. Wanneer er een alternatieve bestemming wordt gevonden voor deze ruimte, inclusief een daarvoor betalende partner of huurder, vervallen deze jaarlijkse kosten. Er is in variant 3 structureel minder behoefte aan m2 huisvesting met als gevolg hoge frictiekosten. In variant 2 wordt er meer m2 huisvesting dan in variant 3 gebruikt door de bibliotheek (circa 475m2), om een fundament te leggen die een organische groei van de kenniswerkplaats in de toekomst mogelijk maakt. Indien deze groei plaatsvindt worden de frictiekosten verminderd als gevolg van extra structurele subsidie of deelname van partners. In het volgende overzicht is inzicht gegeven in het met de uitwerking van de programmalijnen samenhangende exploitatieresultaat als rekening wordt gehouden met de optredende frictiekosten huisvesting. Begroting variant 1 Omschrijving Educatief programma Kenniswerkplaats Totaal Huisvesting Totaal incl. frictie huisvest Totaal Kosten 3.077 3.299 6.376 0 6.376 Totaal Opbrengsten -64-1.086-1.150 0-1.150 Exploitatieresultaat -3.013-2.213-5.226 0-5.226 Begroting variant 2 Omschrijving Educatief programma Sobere bibliotheek Totaal Huisvesting Totaal incl. frictie huisvest Totaal Kosten 2.590 2.180 4.770 559 5.329 Totaal Opbrengsten -64-573 -637 0-637 Exploitatieresultaat -2.526-1.607-4.133-559 -4.692 7
Begroting variant 3 Omschrijving Bibliotheek op school Sobere bibliotheek Totaal Huisvesting Totaal incl. frictie huisvest Totaal Kosten 1.489 1.793 3.282 618 3.900 Totaal Opbrengsten 0-243 -243 0-243 Exploitatieresultaat -1.489-1.550-3.039-618 -3.657 Overzicht 7. Exploitatie begroting 2017 (x 1.000) 4.2.4 Ruilbibliotheek en sociale wijkbibliotheek De ruilbibliotheek en de sociale wijkbibliotheek zijn vanuit verschillende perspectieven zeer wenselijke ontwikkelingen. Voor het realiseren van beiden is er additionele subsidie noodzakelijk buiten de noodzakelijke subsidies voor het realiseren van de varianten 1, 2 en 3. De met de sociale wijkbibliotheek samenhangende additionele subsidie bedraagt 15.000 per locatie per jaar. Voor wat betreft de introductie van een ruilbibliotheek - als dienstverleningsmodel dat op termijn een ongesubsidieerd alternatief kan vormen voor de leenbibliotheek - is door de BE een pilotvoorstel uitgewerkt. De eenmalige kosten hiervoor bedragen 365.000 (plan van aanpak, ontwerp en inrichting in 2013: 235.000, uitvoering in 2014 en 2015: 125.000 en afronding eind 2015: 5.000). In bijlage 4 is een nadere toelichting c.q. specificatie opgenomen. 5 Uitkomsten voorkeursvariant 2 5.1 Subsidiebehoefte per jaar variant 2 In het onderstaande overzicht is de subsidiebehoefte per jaar voor de voorkeursvariant 2 zichtbaar gemaakt. De subsidiebehoefte is gebaseerd op de in het transitieplan opgenomen roadmap. Gestart wordt met de door de BE aangevraagde subsidie (lees: de subsidiebehoefte) over 2013 ad 4.612.000. Vervolgens wordt per jaar aangegeven welke activiteiten plaatsvinden volgens het transitieplan en welke financiële consequentie dit heeft op de subsidiebehoefte. In het overzicht is geen rekening gehouden met de additionele subsidie voor de ruilbibliotheek en de sociale wijkbibliotheek. In 2015 wordt het structurele subsidieniveau van circa 4,7 miljoen (inclusief frictie huisvesting ad 559.000) behaald. 8
Omschrijving 2013 2014 2015 2016 2017 Beginsaldo subsidie 2013 5 4.612 4.360 4.138 4.133 4.133 Opbouw Educatief programma 150 1.333 157 0 0 Afbouw wijkbibliotheken -39-568 -98 0 0 Besparing personeel -178-170 0 0 0 Besparing overhead -32-255 -32 0 0 Besparing collectie/leenrechten centrale (excl. EP/incl. vestigingen) -52-104 -52 0 0 Afbouw centrale huisvesting 0-571 0 0 0 Besparing overige huisvesting -6-83 -14 0 0 Daling omzet door afname betalende leners 13 196 34 0 0 Mutatie overige (voorzieningen/dwdm) -108 0 0 0 0 Totaal subsidiebehoefte exploitatie 4.360 4.138 4.133 4.133 4.133 Subsidiebehoefte frictie huur 0 559 559 559 559 Totaal subsidiebehoefte incl. frictie huisvesting 4.360 4.697 4.692 4.692 4.692 Overige eenmalige en frictiekosten 2.189 2.042 162 0 0 Correctie reeds verwerkte kosten vertraagd sluiten vestigingen in begroting 2013 Totaal subsidiebehoefte incl. eenmalige Overzicht 8. Subsidiebehoefte per jaar variant 2 (x 1.000) -546 6.003 6.739 4.854 4.692 4.692 De verwerkte correctie van 546.000 zijn de reeds in de begroting 2013 opgenomen kosten die samenhangen met het vertraagd sluiten van de vestigingen. Deze kosten maken derhalve deel uit van het beginsaldo subsidie 2013. De totale kosten die samenhangen met het vertraagd sluiten van de vestigingen bedragen 988.000. Per saldo resteert derhalve 442.000 als extra subsidiebehoefte. 5 Betreft de reguliere subsidie van de gemeente Eindhoven. 9
5.2 Vermogenspositie Het vrij besteedbare eigen vermogen moet van zodanige omvang zijn, dat de BE zelf in staat is om de bedrijfsrisico s te dragen (bijvoorbeeld minder leden, wegvallen c.q. verminderen van inkomsten/subsidies, e.d.). In het algemeen kan gesteld worden dat er niet één afdoende benadering is voor het bepalen van het vrij besteedbare eigen vermogen. Als landelijke vuistregel voor het bepalen van het eigen vermogen voor bibliotheken wordt veelal als norm 10% van de omzet gehanteerd. De VNG stelt dat het gebruikelijk is de algemene reserve of het weerstandsvermogen van een bibliotheek te bepalen op ca. 10 % van het structurele subsidiebedrag, wat voor de bibliotheek neerkomt op circa 8% van de omzet. Bij gemeenten wordt ten aanzien van het noodzakelijke weerstandsvermogen bij gesubsidieerde instellingen een percentage aangehouden van 5% tot maximaal 15% van de omzet. De gemeente Eindhoven zelf hanteert 5% van de omzet. Ook omdat de BE zich de komende jaren zeker niet in een situatie van stabiele dienstverlening en bedrijfsvoering zal bevinden maar te maken zal krijgen met diverse niet op voorhand in te schatten mee- en tegenvallers, wordt er op grond van het bovenstaande in dit onderzoek uitgegaan van een percentage van 10% van de omzet. De financiële positie per 31 december 2011 kan als volgt worden weergegeven: Balans per 31 december 2011 (jaarrekening 2011) 6 Activa 31-dec Passiva 31-dec Vaste activa 2.975.515 Eigen vermogen 1.120.430 Immateriële vast activa 942.556 Materiele vaste activa 973.814 Vreemd vermogen 2.573.750 Financiële vaste activa 1.059.145 Voorzieningen 660.134 Langlopende schulden 1.913.616 Vlottende activa 2.502.282 Vlottende passiva 1.783.617 Vorderingen 767.695 Kortlopende schulden 1.783.617 Liquide middelen 1.734.587 Totaal activa 5.477.797 Totaal passiva 5.477.797 Overzicht 9. Balans per 31 december 2011 In variant 2 (voorkeursvariant) bedraagt de totale omzet, inclusief gemeentelijke subsidie maar exclusief frictie huisvesting, circa 4,7 miljoen (zie overzicht 7). Uitgaande van de norm van 10% betekent dit dat tenminste een bedrag van 470.000 als eigen vermogen nodig is. 6 Dit betreft de balans zoals opgenomen in de jaarrekening 2011, rekening houdend met een nagekomen correctie (na vaststellen van de jaarrekening 2011) van het resultaat van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. van 51.446 (50% aandeel) over 2011. 10
De jaarrekening 2012 is ten tijde van dit rapport nog niet opgesteld. Op basis van de administratie zal naar verwachting van de BE het resultaat 2012 200.000 nadelig zijn. Dit resulteert in een eigen vermogen van circa 920.000 ultimo 2012. Mede bepalend voor de hoogte van het te verwachten resultaat 2012 is het resultaat van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. en de waardering van de goodwill. Hierbij merken wij op dat de waardering van de deelneming op dit moment nog niet definitief bekend is. Wel is de verwachting dat jaarrekening 2012 van de Witte Dame Monumenten B.V. zal resulteren in een negatief resultaat. De BE is voor 50% aandeelhouder; 50% van het nadelig saldo zal ten laste gaan van de reserve herwaardering deelneming. Bij de berekening van het vrij beschikbare vermogen is hiermee rekening gehouden. De reserve herwaardering deelneming (onderdeel van het eigen vermogen en ultimo 2011 664.000) is niet vrij beschikbaar is. De reeds toegewezen bestemming van de overige bestemmingsreserves zijn door de raad van toezicht te wijzigen en zijn in beginsel vrij besteedbaar. Uitgaande van een noodzakelijk weerstandsvermogen van 10% is er sprake van een tekort van 104.000. Ter vergelijking: bij toepassing van de gemeentelijke norm van 5% is er sprake van een vrij beschikbaar vermogen van 131.000: Omschrijving Vrij beschikbaar bij 10% norm Vrij beschikbaar bij 5% norm Verwachting eigen vermogen ultimo 2012 920.000 920.000 Reserve herwaardering De Witte Dame 554.000 554.000 Aanwezig weerstandsvermogen 366.000 366.000 Noodzakelijk EV/weerstandsvermogen 470.000 235.000 Vrij beschikbaar -104.000 131.000 Overzicht 10. Vrij beschikbaar vermogen Verder is onder de langlopende schulden een niet rentedragende lening van de gemeente Eindhoven opgenomen van 1.588.230. Bij besluit van de gemeenteraad van Eindhoven op 18 december 2012 is van deze lening een bedrag van 1.213.230 beschikbaar voor innovatie en transitie van de bibliotheekfuncties. Het resterende nog niet afgeloste deel van de lening ( 375.000) is vooralsnog niet inzetbaar. Tenslotte is ultimo 2011 een bedrag van circa 152.000 opgenomen als kortlopende verplichting ter dekking van de reorganisatiekosten. 11
Gegeven: - de transitieperiode waarin de BE zich bevindt en de daarmee samenhangende instabiele situatie, - de zachtheid van de te hanteren norm van 10% of 5% en - de onzekerheden met betrekking tot de waardering van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V., adviseren wij u geen bijdrage in te boeken uit het eigen vermogen van de BE. Verder adviseren wij u jaarlijks de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de BE te beoordelen om na te gaan of een eventuele bijdrage vanuit het eigen vermogen dan wel aanzuivering van het eigen vermogen dient plaats te vinden. Resumerend is in totaal is een bedrag van circa 1,4 miljoen beschikbaar ter dekking van de subsidiebehoefte. Dit bedrag is als volgt samengesteld: Aanzuiveren eigen vermogen nihil Bijdrage uit omzetting lening (afgerond) 1.213.000 Voorziening reorganisatiekosten 152.000 Totaal 1.365.000 5.3 Liquiditeitspositie De ontwikkeling van de kredietbehoefte 2013-2017 is in het volgende verzicht weergegeven. Hierbij is uitgegaan van de geraamde uitgaven en inkomsten van voorkeursvariant 2. Wij merken aanvullend op dat: De netto uitgaven zijn gecorrigeerd voor de desinvesteringen ( 443.000) en de afschrijvingskosten ( 745.000) 7 ; In de netto uitgaven niet de uitgaven zijn meegenomen die samenhangen met de mogelijke additionele subsidie voor de ruilbibliotheek ( 365.000) en sociale wijkbibliotheek ( 15.000 per locatie); De jaarlijkse aflossingsverplichting van de lening bij de Rabobank bedraagt ca. 24.000 en heeft een looptijd tot en met 2018; De minimale liquiditeitsbehoefte is bepaald op de gemiddelde omvang van de uitgaven in 2 maanden (uitgangspunt is dat er ter overbrugging van een situatie waarbij er sprake van geen inkomende geldstromen er tenminste een buffer aanwezig moet zijn om de out of pocket kosten van 2 maanden te kunnen betalen). 7 Hierbij merken we op dat de met deze afschrijvingskosten samenhangende investeringen voor wat betreft de Bibliotheek op School zijn meegenomen in de berekening van de kredietbehoefte. De overige investeringen zijn niet opgenomen, maar hebben uiteraard op termijn wel een cash out effect. 12
Omschrijving 2013 2014 2015 2016 2017 Beginsaldo 1-1-2013 2.046 353 91 357 623 Netto uitgaven -5.778-6.449-4.564-4.402-4.402 Aflossingen -24-24 -24-24 -24 Subsidieontvangsten 4.638 6.739 4.854 4.692 4.692 Investeringen 2013-2015 BOS (kasten, lendomaten, etc.) -529-528 Subtotaal (+ overschot, - tekort) 353 91 357 623 889 Minimale liquiditeitsbehoefte 800 800 800 800 800 Kredietbehoefte (+ overschot, - tekort) -447-709 -443-177 89 Overzicht 11. Liquiditeitsbehoefte (x 1.000) Het overzicht geeft aan dat er, gegeven de genoemde uitgangspunten, een maximale kredietbehoefte bestaat van 709.000 (in 2014), die afloopt naar 2017. Gezien de huidige marktomstandigheden is onze verwachting dat de BE niet zelfstandig in staat is in deze kredietbehoefte te voorzien. Wij adviseren u samen met de gemeente Eindhoven te bezien in hoeverre aan de kredietbehoefte tegemoet gekomen kan worden. In de structurele exploitatie c.q. subsidiebehoefte (zoals opgenomen in paragraaf 4.2.1) is overigens geen rekening gehouden met financieringskosten. 6 Risicoparagraaf Onzekerheid effecten varianten. Afhankelijk van de te kiezen variant zal bij de BE de komende jaren een reorganisatie moeten plaatsvinden. Deze reorganisatie betreft onder meer de verdere afslanking van de organisatie wat betreft personeel. De huidige formatieomvang zal in de scenario s sterk moeten worden teruggebracht. Afhankelijk van de te kiezen variant zal er ook veel gaan veranderen in de huisvesting en het klantenbestand. De gevolgen van een dergelijke operatie en de omvang van de risico s zijn moeilijk te voorspellen omdat er niet of nauwelijks sprake is van een vergelijkbare operatie. Noodzakelijke eigen vermogen/weerstandsvermogen. Er is geen sprake van een vrij besteedbaar vermogen. Gegeven de transitiefase waarin de BE zich bevindt en de onzekerheid met betrekking tot de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V (zie hierna) is de ontwikkeling van de vermogenspositie een belangrijk aandachtspunt. 13
Deelneming en goodwill De Witte Dame Monumenten B.V. De waardering van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. (ultimo 2011 circa 736.000) en de goodwill (ultimo 2011 circa 943.000) zijn afhankelijk van de resultaten die de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. behaalt en gaat behalen in de toekomst. Slechte marktomstandigheden hebben uiteraard effect op het resultaat en kunnen indien er sprake is van een structureel nadelige situatie gevolgen hebben voor de waardering van de deelneming, de goodwill en de vermogenspositie van de BE. Wij verwijzen u verder naar onderdeel 4.2. van dit rapport. Als gevolg van deze onzekerheden is er in de berekening van het structurele exploitatieresultaat (zoals opgenomen in paragraaf 4.2.1) geen rekening gehouden met de opbrengsten en kosten van de deelneming. Btw-positie bibliotheken. Met ingang van 1 januari 2007 is de wet voor de omzetbelasting op een belangrijk punt gewijzigd. Per deze datum komt btw op kosten in beginsel alleen voor aftrek in aanmerking indien deze kosten worden gemaakt ten behoeve van btw-belaste activiteiten. De wetswijziging roept de vraag op of de aftrek van btw op kosten bij bibliotheken beperkt zou worden door de gratis uitleen van boeken aan kinderen. Indien dit het geval zou zijn, dan zou dit tot een aanzienlijke kostenverhoging kunnen leiden bij de bibliotheken. Het ministerie heeft in het nieuwe besluit een aparte paragraaf gewijd aan de btw-positie van bibliotheken om de onzekerheid op dit punt weg te nemen: Naast activiteiten die bibliotheken tegen vergoeding verrichten lenen alle bibliotheken gratis boeken uit aan kinderen die lid zijn. Voor deze boeken worden wel bedragen als boete geïnd als de uitleentermijn is verstreken. Deze boeken worden ook uitgeleend aan volwassenen die daarvoor wel een vergoeding betalen. Voorts is aannemelijk dat het om-niet uitlenen van boeken mede plaatsvindt met het oogmerk om kinderen vertrouwd te maken met, en te binden aan, de bibliotheekactiviteiten als zodanig waardoor zij zich nadien aanmelden als betalend lid. Onder deze omstandigheden leiden de gratis uitleenhandelingen niet tot een inperking van het recht op vooraftrek." Nog onduidelijk is of de BE met betrekking tot Boeken op School nu volledig aan deze voorwaarden voldoet. Voorziening groot onderhoud. Bij de bepaling van de structurele subsidiebehoefte is er geen rekening gehouden met een jaarlijkse storting in de voorziening groot onderhoud. Ultimo 2012 sluit de voorziening groot onderhoud met een bedrag van 593.000. Dit is in overeenstemming met de in het beheerplan onderhoud opgenomen voorzieningenniveau (in 2018). Dit beheerplan is echter gebaseerd op de huidige situatie. Na besluit van de gemeenteraad in april 2013 is uiteraard actualisatie van het plan noodzakelijk. Dit zal financiële consequenties hebben voor de begroting van de BE. 14
7 Bestuursamenvatting Het uitgangspunt bij de financiering van de bibliotheekvisie is dat door eenmalige investeringen te plegen een proces start dat leidt tot een innovatieve bibliotheekfunctie en structurele besparingen. Volgens de berekening is de volgende subsidiebehoefte in de periode 2013-2017 nodig. Hierbij is uitgegaan van c.q. rekening gehouden met: het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 Odyssee BE 2013-2017 ; de door de stuurgroep vastgestelde financiële uitgangspunten; de begroting voor de voorkeursvariant 2 sluitend met een exploitatieresultaat van 4.133.000 (excl. frictie huur); de frictiekosten en de met de reorganisatie en innovatie samenhangende kosten eenmalig een bedrag benodigd is van 4.394.000 (voorkeursvariant 2); de door de gemeente reeds beschikbaar gestelde bijdrage van circa 1,2 miljoen voor de innovatie en transitie van de bibliotheekfuncties; de beschikbare overige eigen middelen van de BE van 152.000; de dekking van de huurverplichtingen van De Witte Dame (frictie huur) van 559.000 door een additionele gemeentelijke subsidie. Dit resulteert in het volgende samenvattend overzicht waarin de subsidiebehoefte van 2013 tot en met 2017, inclusief de bijdrage uit eigen middelen, is weergegeven: Omschrijving 2013 2014 2015 2016 2017 Beginsaldo subsidie 2013 4.612 4.360 4.138 4.133 4.133 Opbouw Educatief programma 150 1.333 157 0 0 Afbouw wijkbibliotheken -39-568 -98 0 0 Besparing personeel -178-170 0 0 0 Besparing overhead -32-255 -32 0 0 Besparing collectie/leenrechten centrale (excl. EP/incl. vestigingen) -52-104 -52 0 0 Afbouw centrale huisvesting 0-571 0 0 0 Besparing overige huisvesting -6-83 -14 0 0 Daling omzet door afname betalende leners 13 196 34 0 0 Mutatie overige (voorzieningen/dwdm) -108 0 0 0 0 Totaal subsidiebehoefte exploitatie (Te transporteren) 4.360 4.138 4.133 4.133 4.133 15
Omschrijving 2013 2014 2015 2016 2017 Totaal subsidiebehoefte exploitatie (Transport) 4.360 4.138 4.133 4.133 4.133 Subsidiebehoefte frictie huur 0 559 559 559 559 Totaal subsidiebehoefte incl. frictie huisvesting 4.360 4.697 4.692 4.692 4.692 Overige eenmalige en frictiekosten 2.189 2.042 162 0 0 Correctie reeds verwerkte kosten vertraagd sluiten vestigingen in begroting 2013-546 Totaal subsidiebehoefte incl. eenmalige 6.003 6.739 4.854 4.692 4.692 Bijdrage uit eigen middelen BE 2013 2014 2015 2016 2017 Bijdrage uit omzetting lening -1.213 0 0 0 0 Bijdrage uit voorzieningen -152 0 0 0 0 Bijdrage uit of aanzuiveren van eigen vermogen 0 0 0 0 0 Totaal bijdrage uit eigen middelen BE -1.365 0 0 0 0 Totaal 4.638 6.739 4.854 4.692 4.692 Overzicht 12: samenvattend overzicht(x 1.000) Uit het overzicht blijkt het volgende: Het oorspronkelijke subsidiebudget in 2010 bedroeg 6,0 miljoen. In 2015 zal de structurele subsidiebehoefte van 4.138.000 (excl. frictie huur) bereikt worden. De noodzakelijke investeringen, bij een keuze voor variant 2, zullen dus leiden tot structurele besparing (excl. frictie huur) van circa 1.900.000 vanaf 2015. Inclusief de additionele subsidie ter dekking van de huurverplichtingen is vanaf 2015 een maximale gemeentelijke subsidie nodig van 4.697.000. Maximaal omdat de inzet van de beschikbare m2 aan derde partijen de frictiekosten verlagen. 16
Verder concluderen wij dat: Er een maximale kredietbehoefte bestaat bij de BE van 709.000 (in 2014). Gezien de huidige marktomstandigheden is onze verwachting dat de BE niet zelfstandig in staat is in deze kredietbehoefte te voorzien. Wij adviseren de stuurgroep het college van B&W te adviseren te bezien in hoeverre aan de kredietbehoefte tegemoet gekomen kan worden. Een voor de gemeente budgettair neutrale oplossing is hierbij uitgangspunt. Voor een juiste interpretatie van de cijfers rekening gehouden dient te worden met (financiële) risico s die samenhangen met de onzekerheid van de effecten van de varianten, de btw-positie, de waardering van de deelneming en de goodwill De Witte Dame Monumenten B.V. en het nog te actualiseren beheerplan groot onderhoud. Tenslotte adviseren wij u: Het college van B&W te adviseren jaarlijks de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de BE te beoordelen om na te gaan of een eventuele bijdrage vanuit het eigen vermogen dan wel aanzuivering van het eigen vermogen dient plaats te vinden. 8 Tot slot Deze rapportage is opgesteld voor de stuurgroep toekomst bibliotheekfuncties. Wij hebben de inhoud van deze rapportage op 6 februari 2013 besproken met de stuurgroep. U heeft aangegeven dat het uw doel deze rapportage bij te voegen bij het (openbare) onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep opgestelde innovatie- en transitieprogramma BE 2013-2017 Odyssee BE 2013-2017. Hiervoor verlenen wij onze toestemming. Onze rapportage maakt derhalve integraal deel uit van innovatie- en transitieprogramma BE 2013-2017 Odyssee BE 2013-2017. Onze rapportage of een deel daarvan kan daarom niet als zelfstandig rapport geïnterpreteerd of gebruikt worden. 17
Bijlage 1: Financiële uitgangspunten toekomstvisie bibliotheekfuncties Dit memo geeft inzicht in welke uitgangspunten gehanteerd worden en de wijze waarop de begroting volgens de toekomstvisie van BE is opgebouwd. Structuur van de begroting voor structurele exploitatie In onderstaande plaatje is weergegeven hoe de begroting wordt opgebouwd. Subsidie gemeente Kosten die die direct toegewezen kunnen worden aan product: Personeel (o.b.v. FTE) Materieel (inkoop) Materieel (afschrijving) Restant toerekenen op basis van verbruik per programma/product Product 2 Product 1 Kosten en opbrengsten Programma Wordt toegerekend aan programma s Inkomsten Overheadkosten Materiele kosten huisvesting Prijs 125 per m 2 Huisvestingskosten per m 2 Overhead vloeroppervlakte Formatie overhead Materiële kosten overhead o.b.v. analyse W&V 2011 figuur 1: Samenstelling van de begroting Hieronder wordt per onderdeel een toelichting gegeven op dit overzicht en wordt ingegaan op de uitgangpunten die hierbij gehanteerd zijn. Algemene uitgangspunten - Begroting sluit aan bij eindsituatie van toekomstvisie 2017; - Het exploitatieresultaat wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het begrotingsjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de in de richtlijnen jaarverslaggeving (richtlijn 640) vermelde waarderingsgrondslagen; I
- Op investeringen wordt naar tijdsgelang afgeschreven, m.u.v. collectie (gaat rechtstreeks t.l.v. exploitatie); - Lasten die aan een programmalijn/product/thema kunnen worden toegerekend, worden verdeeld op basis van bedrijfseconomische criteria en een bestendige gedragslijn; - Loon- en prijsindexering 2% prijspeiljaar 2013. Huisvestingskosten BE heeft een langdurig huurcontract voor 7.000 m 2. Dit contract is aangegaan in nauw overleg met gemeente Eindhoven. BE is risicodrager voor de kosten van de huur en de aan de huur gerelateerde kosten. De huisvestingskosten worden op basis van een integrale kostprijs doorberekend aan de programmalijnen/producten/thema s. De prijs die hiervoor gehanteerd wordt, is 125 per m 2 op basis van een bezetting van 7.000 m 2. Niet noodzakelijke m 2 worden opgenomen in de frictiekosten. Overheadkosten Overhead heeft betrekking op algemeen ondersteunende activiteiten en (door)ontwikkeling van een nieuwe visie op de bibliotheek waar geen directe relatie te leggen is met programmalijnen/producten/thema s. Toerekening vindt plaats naar 2 programmalijnen op basis van totale kosten per programmalijn. Formatie overhead Bij het bepalen van de personele bezetting gaan we er van uit dat zoveel mogelijk personeel wordt toegewezen aan de verschillende programmalijnen/producten/thema s. Verder wordt er bij de uitwerking van de overhead (aantal fte s voor de algemene ondersteunende activiteiten) uitgegaan van de eindsituatie volgens de toekomstvisie. Materiële kosten overhead De materiële kosten van de overhead worden gebaseerd op een analyse van de vastgestelde winst & verliesrekening 2011. Bij deze analyse wordt bepaald of: - Kosten nog van toepassing zijn in de toekomst; - Kosten betrekking hebben op de overhead; - Welke posten in aanmerking komen voor frictiekosten. Alleen de voor de toekomst relevante kosten die vallen onder overhead worden meegenomen in deze materiële kosten. De frictiekosten worden apart benoemd. Inkomsten De inkomsten worden op basis van de geleverde input vanuit de organisatie zo goed mogelijk geschat en toegerekend aan de programmalijnen/producten/thema s. Rekening houdend met onder meer: - Prognose landelijk verloop uitleningen en abonnees; - Sluiting van vestigingen; - Wijzigen van abonnementsvormen. II
Gevolg: meer dan halvering van de betalende leden en teruglopende abonnementsgelden. Directe kosten per programmalijn/product/thema De direct kosten per product/thema worden meegenomen in de productcalculatie. Daarbij worden zoveel mogelijk kosten toegerekend aan de producten. In de productcalculaties wordt rekening gehouden met: - Personele inzet eigen personeel; - Interne doorbelasting van personeel; - Inhuur derden (externen); - Collectie / media; - Huisvesting op basis van 125 per m 2 per jaar; - Automatisering; - Transport; - Overige kosten. Personele kosten Gehanteerde uitgangspunten: - Voor de personeelskosten wordt uitgegaan van de CAO 2012 op basis van de maximum trede binnen de schaal en de effecten van het herplaatsen van personeel; - Voor de berekening van het uurtarief wordt uitgegaan van het netto beschikbaar aantal uur van een medewerker. De bruto uren worden daarom gecorrigeerd voor: vakantie- en feestdagen, improductieve uren en ziekteverzuim. - Een medewerker is per jaar 1.470 uur direct inzetbaar; - Er wordt uitgegaan van een flexibele inzet van personeel. Dit betekent dat waar van toepassing bij een product of thema het contract van de medewerker het seizoenpatroon van de opdrachtgever volgt; - Het opleidingsbudget wordt uitgedrukt in een percentage van de brutoloonsom (incl. werkgeverslasten); - Bij de overige indirecte personeelskosten wordt een vast bedrag per fte toegerekend naar de programmalijnen/producten/thema s. Overige uitgangspunten Naast de eerder genoemde uitgangspunten wordt rekening gehouden met de per variant geformuleerde inhoudelijke uitgangspunten per programmalijn, zie hoofdstuk 5 Drie varianten van het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 Odyssee BE 2013-2017. Toegepast model Begroting wordt opgebouwd naar de in de toekomstvisie opgenomen programmalijnen/producten/thema s volgens de varianten vermeld in hoofdstuk 5 Drie varianten. Vervolgens worden deze getotaliseerd naar het door de Vereniging van Openbare Bibliotheken gehanteerde financiële model (betreffende begroting, tussentijdse en eindejaarsrapportages). III
Bijlage 2: Specificatie begroting 2017 (prijspeil 2013) (X 1.000) Begroting variant 1 EDUCATIEF PROGRAMMA KENNISWERKPLAATS Bibliotheek Beter lezen Mediawijsheid Totaal Basis- actief werken Persoonlijke Dialoog & Mediatechn. Lezen & Totaal Overhead Totaal Omschrijving op school en voorlezen EP faciliteiten en studeren ontwik.& carr Debat en advies boeken KWP Bestuur en Organisatie 0 4 0 4 0 0 0 0 0 0 0 68 72 Huisvesting 86 0 0 86 24 0 0 0 0 22 46 0 132 Doorbelasting huisvesting 69 3 0 72 123 123 122 122 122 131 743 63 878 Personeel 359 325 305 989 243 0 0 0 0 303 546 997 2.532 Overige personeelskosten 0 8 0 8 0 0 0 0 0 0 0 222 230 Administratie + kantoorkosten + 183 0 0 183 0 0 0 0 0 0 0 109 292 syst.mat. Automatisering 159 1 32 192 3 0 0 0 0 23 26 155 373 Collectie en Media 683 0 31 714 0 0 0 0 0 468 468 0 1.182 Marketingkosten 20 0 0 20 0 0 0 0 0 10 10 15 45 Project/activiteiten budget 0 0 0 0 0 128 128 128 128 0 512 0 512 Overige Kosten 0 3 0 3 79 0 0 0 0 0 79 46 128 Totaal Kosten 1.559 344 368 2.271 472 251 250 250 250 957 2.430 1.675 6.376 Doorbelasting overheadkosten 553 122 131 806 168 90 90 90 90 341 869-1.675 0 Totaal Kosten 2.112 466 499 3.077 640 341 340 340 340 1.298 3.299 0 6.376 Opbrengsten abonnementen en 0 0 0 0 0 0 0 0 0-806 -806 0-806 leengelden Overige opbrengsten 0-64 0-64 -239 0 0 0 0 0-239 0-303 consumentenmarkt Opbrengsten zakelijke markt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Subsidies 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Diverse Baten 0 0 0 0-41 0 0 0 0 0-41 0-41 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Totaal Opbrengsten 0-64 0-64 -280 0 0 0 0-806 -1.086 0-1.150 Exploitatieresultaat -2.112-402 -499-3.013-360 -341-340 -340-340 -492-2.213 0-5.226 IV
Begroting variant 2 EDUCATIEF PROGRAMMA SOBERE BIBLIOTHEEK Bibliotheek Beter lezen Mediawijsheid Totaal Basis- actief werken Persoonlijke Dialoog & Mediatechn. Lezen & Totaal Overhead Totaal Omschrijving op school en voorlezen EP faciliteiten en studeren ontwik.& carr Debat en advies boeken KWP Bestuur en Organisatie 0 4 0 4 0 0 0 0 0 0 0 68 72 Huisvesting 72 0 0 72 24 0 0 0 0 22 46 0 118 Doorbelasting huisvesting 0 3 0 3 122 0 0 0 0 131 253 63 319 Personeel 262 325 305 892 243 0 0 0 0 303 546 997 2.435 Overige personeelskosten 0 8 0 8 0 0 0 0 0 0 0 194 202 Administratie + kantoorkosten + 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 109 109 syst.mat. Automatisering 159 1 1 161 3 0 0 0 0 23 26 155 342 Collectie en Media 508 0 31 539 0 0 0 0 0 468 468 0 1.007 Marketingkosten 20 0 0 20 0 0 0 0 0 10 10 15 45 Project/activiteiten budget 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Overige Kosten 0 0 0 0 79 0 0 0 0 0 79 42 121 Totaal Kosten 1.021 341 337 1.699 471 0 0 0 0 957 1.428 1.643 4.770 Doorbelasting overheadkosten 536 181 175 892 248 0 0 0 0 503 751-1.643 0 Totaal Kosten 1.557 522 512 2.591 719 0 0 0 0 1.460 2.179 0 4.770 Opbrengsten abonnementen en 0 0 0 0 0 0 0 0 0-293 -293 0-293 leengelden Overige opbrengsten 0-64 0-64 -239 0 0 0 0 0-239 0-303 consumentenmarkt Opbrengsten zakelijke markt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Subsidies 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Diverse Baten 0 0 0 0-41 0 0 0 0 0-41 0-41 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Totaal Opbrengsten 0-64 0-64 -280 0 0 0 0-293 -573 0-637 Exploitatieresultaat -1.557-458 -512-2.527-439 0 0 0 0-1.167-1.606 0-4.133 V
Begroting variant 3 BIBLIOTHEEK OP SCHOOL SOBERE BIBLIOTHEEK Bibliotheek Beter lezen Mediawijsheid Totaal Basis- actief werken Persoonlijke Dialoog & Mediatechn. Lezen & Totaal Overhead Totaal Omschrijving op school en voorlezen EP faciliteiten en studeren ontwik.& carr Debat en advies boeken KWP Bestuur en Organisatie 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 55 55 Huisvesting 72 0 0 72 0 0 0 0 0 22 22 0 94 Doorbelasting huisvesting 0 0 0 0 98 0 0 0 0 131 229 31 260 Personeel 109 109 109 327 189 0 0 0 0 279 468 580 1.375 Overige personeelskosten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 117 117 Administratie + kantoorkosten + 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 71 71 syst.mat. Automatisering 158 0 0 158 0 0 0 0 0 23 23 151 332 Collectie en Media 458 0 0 458 0 0 0 0 0 468 468 0 926 Marketingkosten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 10 0 10 Project/activiteiten budget 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Overige Kosten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 42 42 Totaal Kosten 797 109 109 1.015 287 0 0 0 0 933 1.220 1.047 3.282 Doorbelasting overheadkosten 372 51 51 474 135 0 0 0 0 438 573-1.047 0 Totaal Kosten 1.169 160 160 1.489 422 0 0 0 0 1.371 1.793 0 3.282 Opbrengsten abonnementen en 0 0 0 0 0 0 0 0 0-243 -243 0-243 leengelden Overige opbrengsten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 consumentenmarkt Opbrengsten zakelijke markt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Subsidies 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Diverse Baten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Totaal Opbrengsten 0 0 0 0 0 0 0 0 0-243 -243 0-243 Exploitatieresultaat -1.169-160 -160-1.489-422 0 0 0 0-1.128-1.550 0-3.039 VI
Naast in de in bijlage 1 genoemde financiële uitgangspunten zijn bij de berekening onder meer de volgende uitgangspunten c.q. basisgegevens gehanteerd: Personeel Op dit moment zijn er 59,13 fte s in dienst bij de BE. Het aantal fte s nodig in de verschillende varianten is berekend en in het onderstaande overzicht weergegeven: Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 Aantal fte's nodig in variant 8 43,43 41,91 24,22 Personeelskosten 2.532.000 2.435.000 1.375.000 Gemiddeld personeelskosten/fte 58.300 58.100 56.800 Het aantal fte s in variant 2 is noodzakelijk om het Educatief Programma en een basis voor de Kenniswerkplaats te kunnen uitvoeren. In variant 1 wordt er met bijna dezelfde vaste formatie gewerkt maar daar bovenop wordt een flexibele schil ingezet bij de bibliotheek of vanuit de partners. De flexibele inzet is zeer gewenst om het innovatieve en veranderende karakter van de Kenniswerkplaats optimaal vorm te kunnen geven. Virtueel is de formatie in variant 1 circa 10 fte hoger. Toerekening/omvang overhead De omvang van de overhead 9 voor de nieuwe situatie is bepaald op basis van wat in de desbetreffende sector gebruikelijk is op basis van beschikbare kentallen en/of benchmarks. Op basis van benchmarkgegevens van de G4 hebben we een vergelijk gemaakt. Dit resulteert in het volgende overzicht: BIBLIOTHEEK Totaal fte Inwoners fte/inwoner Overhead fte % Amsterdam 238,40 790.110 0,030% 33,00 13,8% Rotterdam 230,00 616.260 0,037% 39,90 17,3% Den Haag 187,50 502.055 0,037% 34,30 18,3% Utrecht 132,00 316.275 0,042% 20,24 15,3% Eindhoven 10 44,53 217.225 0,020% 6,77 15,2% 8 Bij de berekening van het aantal benodigde fte s per variant is rekening gehouden met het aantal fte s dat wordt ingezet voor kostendekkende activiteiten (gesubsidieerd uit andere bronnen), inclusief personeel op contractbasis. 9 Onder overhead wordt in dit vergelijk verstaan: management/leidinggevenden, management assistent, P&C functie en P&O-functie. Hieronder vallen dus niet de kosten I en A, communicatie, juridische ondersteuning en huisvesting. 10 Cijfers voorkeursvariant 2. VII
Hieruit blijkt dat de overhead bij de G4 gemiddeld een percentage van 16,0% beloopt; in Eindhoven is dat 15,2%. De overhead totaal, vergeleken met de G4, zit in Eindhoven lager dan het gemiddelde. Op basis van de benchmarkgegevens kan geconcludeerd worden dat de overhead van de BE vergelijkbaar is met de G4. Collectie en media De kosten (x 1.000)met betrekking tot de collectie en media is als volgt te specificeren: Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 EP KWP EP KWP EP KWP Collectie en media 714 468 539 468 458 468 Specificatie Educatief programma (x 1.000) Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 Aantal boeken 160.000 117.000 117.000 Waarde boeken 2.503 1.811 1.811 Afschrijving (5 jaar) 500 363 363 Leenrecht 95 95 95 Abonnementen leerkrachten 88 50 BOS 683 508 458 Mediawijsheid 31 31 0 Totaal EP 714 539 458 In variant 1 is er in tegenstelling tot varianten 2 en 3 sprake van een achtergrondcollectie van ca. 43.000 boeken. Specificatie KWP (Lezen & Boeken) (x 1.000) Omschrijving Variant 1, 2 en 3 Aantal boeken (KWP) 31.000 Waarde collectie boeken 269 Waarde collectie dvd's, tijdschriften en dagbladen 81 Overige kosten 98 Bewerkingskosten/plakmaterialen 10 Overige operationele kosten 10 Totaal KWP 468 VIII
Project/activiteitenbudget Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 Project-/activiteitenbudget(x 1.000) 512 0 0 In variant 1 wordt volgens het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 Odyssee BE 2013-2017 een activiteitenbudget van 500.000 (inclusief prijsindexatie 512.000) beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling van de kenniswerkplaats. Dit budget wordt ingezet voor flexibel personeel, aanschaf media en cofinanciering extern funded-projects. Ontwikkeling opbrengsten de opbrengsten per opbrengstencategorie (x 1.000) kunnen als volgt gespecificeerd worden: Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 Opbrengsten abonnementen en leengelden Overige opbrengsten consumentenmarkt EP KWP Totaal EP SB Totaal BOS SB Totaal 0 806 806 0 293 293 0 243 243 64 239 303 64 239 303 0 0 0 Opbrengsten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 zakelijke markt Subsidies 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Diverse baten 0 41 41 0 41 41 0 0 0 Totaal opbrengsten 64 1.086 1.150 64 573 637 0 243 243 De ontwikkelingen in omzet en omzetverschillen zijn als volgt te verklaren: Door de sluiting van de vestigingen en de beperkte openingstellingen zal er t.o.v. de huidige situatie naar verwachting sprake zijn van een aanzienlijke daling van het aantal abonnees. Nu is er sprake van ca. 24.000 abonnees (inclusief leraren, tientjes leden); In variant 1 is er sprake van oplopende gebruikerstarieven naar een niveau dekkend voor directe kosten (personeel, collectie, ict en leenrecht). In varianten 2 en 3 blijven de gebruikerstarieven op het huidige niveau; Ook zijn in variant 1 ruime openingstijden gegarandeerd. In varianten 2 en 3 is er sprake van beperkte gegarandeerde openingstijden (6 dagen, 12.00-18.00). IX
Dit resulteert in de onderstaande specificatie v.w.b. de opbrengsten abonnementen en leengelden ( omzet excl. btw x 1.000). Abonnement vorm Variant 1 Variant 2 Variant 3 Aantal abonn ees Tarief (incl. btw) Omzet excl. btw Aantal abonn ees Tarief (incl. btw) Omzet excl. btw Aantal abonn ees Tarief (incl. btw) Omzet excl. btw Volwassen M/basis 2.000 59,40 114 1.000 32,50 31 1.000 32,50 31 Volwassen L/basis + optie 2.000 83,40 161 1.000 38,50 37 1.000 38,50 37 Volwassen XL/plus 5.000 95,40 459 2.500 48,50 117 2.500 48,50 117 Overige omzet 73 108 58 Totaal 806 293 243 X
Bijlage 3: Specificatie frictiebudget 3.1. Frictiekosten Toelichting personeelskosten Omschrijving Variant 1 Variant 2 Variant 3 Brutoloon (gemiddeld over personeelsbestand CAO schaal 7 eind trede) 2.775 2.775 2.775 Vakantiegeld 8% 222 222 222 Eindejaarsuitkering 1,5% 42 42 42 Totaal per maand per fte 3.039 3.039 3.039 Totaal per jaar per fte 36.464 36.464 36.464 Aantal fte's in dienst 59,13 59,13 59,13 Aantal fte's nodig 11 38,94 37,42 28,67 Aantal fte's frictie 20,19 21,71 30,46 Sociaalplan schrijft voor aanvulling WW-uitkering naar 100%, maximaal 24 maanden. Duur is afhankelijk van dienstverband. Betekent maximaal voor 24 maanden (mits geen medewerkers boven maximum dagloon) Eerste 2 maanden 25 % van gemiddelde loonkosten 25% 30.675 25% 32.984 25% 46.278 3e tot 24ste maand 30% 30% 404.909 30% 435.392 30% 610.873 Frictiekosten afvloeiing personeel 435.584 468.377 657.151 Frictiekosten afvloeiing personeel afgerond 436.000 468.000 657.000 11 Hierbij is rekening gehouden met de aan te trekken leesconsulenten en het overig personeel op contractbasis. XI
Toelichting frictiekosten vaste activa + contractverplichtingen Omschrijving Toelichting Frictiekosten variant 1, 2 en 3 Afschrijving verbouwingsinrichting Verbouwing entree 171.000 Centrale 12 Verbouwing centrale 41.000 Kopieerapparaten Afschrijving kantoorapparatuur Overtollige inrichting en interieur 1) 51.000 Exploitatielast van minimale kosten van kopieercontracten vestigingen Versnelde afschrijving betaalautomaten van 11 betaalautomaten vanwege de sluiting van de vestigingen 12.000 95.000 Onderhoud en rep. kantoorapparatuur Op de 8 betaalautomaten (Xafax) die niet meer gebruikt worden zijn onderhoudscontract afgesloten, hiervoor geldt nog een verplichting 18.000 Afschrijving uitleenapparatuur Versnelde afschrijving Lendomaten vanwege de sluiting van de vestigingen en niet herbruikbaar in scholen 85.000 Totaal 473.000 Waarvan: Totaal frictie versnelde afschrijvingen 443.000 Totaal frictie afkoop contracten 30.000 1) Overtollige inrichting en interieur: Totaal activa centrale bibliotheek: Meubilair centrale 29.000 Inrichting centrale (rekken, verlichting ca.) 51.000 Beveiligingsapparatuur centrale 11.000 91.000 Huidig aantal m2 centrale, ca. 5.500 Noodzakelijk aantal m2 (incl. paradigma) 2.400 Hergebruik (2400/5500* 91.000) 40.000 Afschrijving verbouwingsinrichting centrale 51.000 12 In 2011 heeft de gemeente een lening verstrekt ter financiering van de verbouwing. De looptijd van de lening is 16 jaar. De lening draagt een rente van 2,4% en is aflossingsvrij tot 1 februari 2027. XII