IntegriteitCode De Woningstichting De Woningstichting, gevestigd te Wageningen Vastgesteld door het bestuur d.d. 24 juni 2008
1. Integriteitcode 1.1. Inleiding De AedesCode verplicht woningcorporaties in het kader van integer ondernemen tot het formuleren van een integriteitbeleid met heldere normen en sancties. De Governance Code Woningcorporaties (GCW) stelt dezelfde eisen aan een integriteitbeleid maar voegt daar nog een verplichte klokkenluiderregeling aan toe. De wetgever heeft integriteit omschreven als een gezindheid van onkreukbaarheid, rechtschapenheid, betrouwbaarheid, onpartijdigheid, objectiviteit en rechtvaardigheid. Na inventarisatie van bestaand beleid dat aan integriteit raakt, heeft de Woningstichting in 2006 een risicoanalyse naar fraudebestendigheid laten uitvoeren door Deloitte. Op grond van deze analyse zijn aanbevelingen gedaan over bewustzijn, gevoeligheid en beheersing. Al deze ingrediënten zijn verwerkt in dit integrale integriteitbeleid. 1.2. Doel De Woningstichting wil integer ondernemen. Dit betekent dat zij eerlijk, oprecht en transparant wil ondernemen en belangenverstrengeling niet tolereert. Dit integriteitbeleid is een afgeleide van de visie om integer te ondernemen. Dit beleid is vertaald in een gedragscode die duidelijkheid biedt over de spelregels voor alle betrokkenen. Een tweede doel is om uit het oogpunt van goed werkgeverschap het bewustzijn van integriteit bij werknemers te vergroten zodat onze stichting zo min mogelijk risico loopt. Op deze manier wordt gestreefd om risico s voor zowel werknemer als voor het bestuur (werkgever) te beperken. 1.3. Definities Stichting: de Woningstichting, gevestigd in de gemeente Wageningen. RvT: de Raad van Toezicht van de Woningstichting. Bestuur: de statutair Directeur van de Woningstichting. Werknemer: degene die al dan niet in dienstverband of op (ingeleende) contractbasis werkzaam is ten behoeve van de stichting zoals uitzendkrachten, stagiaires, ingeleende derden en leden van de Raad Van Toezicht. Auditcommissie: de vaste voorbereidingscommissie van de Raad van Toezicht die onder andere toeziet op de naleving van wet- en regelgeving en gedragsregels. Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de stichting waar de werknemer werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met:
a) een (dreigend) strafbaar feit; b) een (dreigende) schending van wetten en/of regels; c) een schending van binnen de stichting geldende gedragsregels; d) een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; e) een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; f) een (dreigende) verspilling van overheidsgeld of g) (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. 1.4. Werkingssfeer De gedragscode is van toepassing op alle werknemers, het bestuur en op de leden van de Raad Van Toezicht. 1.5. Algemene uitgangspunten De werknemer houdt zich aan wettelijke voorschriften en algemeen aanvaarde gedragsregels. De gedragscode, de klokkenluiderregeling en de mandateringsregeling worden regelmatig onder de aandacht gebracht van werknemers. De gedragscode en de klokkenluiderregeling worden op internet (extern) en intranet (intern) gepubliceerd. De mandateringsregeling wordt op intranet gepubliceerd. Bij indiensttreding van nieuwe werknemers wordt de integriteitcode toegelicht en uitgereikt. De code wordt door de huidige werknemers en nieuwe werknemers ondertekend. De gedragscode bevat de belangrijkste aspecten van het integrale integriteitbeleid. In die gevallen waarin deze code onvoldoende voorziet of bij een verschil van inzicht, wordt van de werknemer verwacht dat hij contact opneemt met de direct leidinggevende en/of met de stafwerknemer P&O. Uiteindelijke besluitvorming in dergelijke situaties is voorbehouden aan het bestuur van de Woningstichting. Het bestuur is verantwoordelijk voor de integriteitcode. De auditcommissie van de Raad Van Toezicht c.q. de Raad Van Toezicht zien daarop toe.
2. Gedragscode Integriteitbeleid raakt beleidsterreinen zoals personeel & organisatie, veiligheid en financiën. Het beleid op deze drie terreinen is uitgewerkt in deze gedragscode. 2.1. Houding en gedrag ten aanzien van personeel & organisatiebeleid Artikel 1 Herijken primaire bedrijfsprocessen Om risico s systematisch te inventariseren en te beperken, verplicht de stichting zich tot het frequent herijken van de primaire bedrijfsprocessen en dit te communiceren naar werknemers. De stichting verplicht zich door interne controle de bedrijfsprocessen frequent te toetsen op de werking, waarna opnieuw herijking plaats kan vinden. De werknemer heeft de plicht zich op de hoogte te stellen van de actuele primaire bedrijfsprocessen (procedures) en hiernaar te handelen. Artikel 2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De werknemer is bij de uitoefening van zijn functie gehouden aan de mandateringsregeling van de stichting. De stichting verplicht zich tot een reguliere evaluatie en bijstelling van deze regeling en communiceert dit, onder meer via intranet, aan werknemers. De werknemer heeft de plicht zich op de hoogte te stellen van de actuele mandateringsregeling. Artikel 3 Belangenverstrengeling en aanbesteding De werknemer conformeert zich uit hoofde van de functie aan het inkoopbeleid van de stichting. Het aanbestedingsbeleid van de stichting met betrekking tot klachtenonderhoud, mutatieonderhoud, planmatig onderhoud en nieuwbouw maakt hier deel van uit. Dit beleid maakt deel uit van het totale inkoopbeleid. De werknemer doet opgaven van mogelijke financiële belangen in ondernemingen waarmee de stichting zakelijke betrekkingen onderhoudt. De werknemer die in welke zin dan ook familie- of vriendschapsbetrekkingen of andere persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de organisatie, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. De werknemer doet geen privé-transacties met leveranciers van de stichting, tenzij dit gebeurt met schriftelijke toestemming en onder de voorwaarden van het bestuur. De werknemer maakt voor persoonlijk gebruik geen gebruik van de inkoopcondities die de stichting bij een leverancier heeft bedongen.
Artikel 4 (Poging) tot omkoping Omkoping en het accepteren van smeergeld, al dan niet in natura, wordt niet getolereerd. Wanneer een werknemer hiermee geconfronteerd wordt, moet het bestuur worden geïnformeerd. Artikel 5 Vertrouwelijke informatie en geheimhoudingsplicht De werknemer laat na werktijd geen vertrouwelijke informatie op het bureau liggen en bewaart dergelijke documenten in een afgesloten kast. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan: die documenten waar door verdwijning of door het lezen door derden schade kan worden berokkend aan individuele personen dan wel aan de stichting. De werknemer sluit de computer na werktijd helemaal af. Werknemers die vanuit de thuiswerkplek toegang hebben tot het netwerk van de stichting, laten anderen niet toe tot het netwerk, verstrekken hun pincode en vascosleutel niet aan anderen en sluiten het netwerk af zodra de werkzaamheden zijn beëindigd. De werknemer laat eventuele (elektronische) gegevensdragers (zoals dossiers, USB stick, back-ups etc.) tijdens de privé-reistijd, in de (bedrijfs)auto of op de thuiswerkplek, niet onbeheerd. De werknemer verstrekt geen naam, adres, woonplaatsgegevens en telefoonnummer over collega s aan derden, tenzij deze informatie openbaar is via telefoongids of internet. Is dat niet het geval, dan kunnen gegevens alleen verstrekt worden wanneer de betreffende collega hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. De werknemer verstrekt geen vertrouwelijke informatie over klanten aan een derde partij, anders dan aan die instanties met wie de stichting samen werkt bij het uitvoeren van onze diensten. Onder klanten worden huurders, zakelijke relaties en personeel verstaan. Die werknemers die de verantwoordelijkheid dragen voor personele aangelegenheden (w.o. salarissen) hebben een strikte geheimhoudingsplicht. Informatie die de werknemer vanuit de taakoefening heeft gekregen, wordt niet in eigen voordeel aangewend. Zonder toestemming van het bestuur kan over (vertrouwelijke) zaken niet met de media worden gesproken tenzij dit als expliciete taak is vastgelegd in de functiebeschrijving van de desbetreffende werknemer (zie mandateringsregeling). Artikel 6 Representativiteit en gedrag op de werkplek De werknemer houdt bij de uitoefening van zijn werkzaamheden rekening met de maatschappelijke functie van de stichting en van klanten in het bijzonder. Dit komt tot uiting in professioneel gedrag, in verbale en non-verbale communicatie, in kleding en houding en gedrag.
In houding en gedrag wordt van werknemers binnen en buiten werktijd verwacht dat zij collega s, klanten en overige relaties met respect benaderen en met respect over hen praten. Wanneer een intieme privé relatie (al dan niet van seksuele aard) met een collega van invloed is op de uitoefening van werkzaamheden, en daarmee op het functioneren van de stichting, is dit niet wenselijk voor de stichting. De werknemer meldt dit bij de leidinggevende. Wanneer een intieme privé relatie (al dan niet van seksuele aard) met een ondergeschikte of met een leidinggevende van invloed is op de uitoefening van gezagsverhoudingen, van werkzaamheden, en daarmee op het functioneren van de organisatie, is dit niet wenselijk voor de organisatie. De werknemer meldt dit bij het bestuur. Artikel 7 Huishoudelijk reglement Werknemers houden zich aan de huishoudelijke spelregels conform het Huishoudelijk Reglement van de stichting. Artikel 8 Persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen De werknemer neemt geen kantoorartikelen of andere inventaris dan wel gereedschappen of materialen mee voor privé gebruik. Werknemers houden zich met het gebruik van internet, e-mail, sms, msn, hyves etc. op de werkplek aan het Protocol elektronische media van de stichting. Het gebruik van de zakelijke telefoon(s), kopieerapparaat, printers en overige facilitaire apparatuur voor privé doeleinden is in beginsel niet toegestaan. Uitzondering vormt een zeer beperkt gebruik voor privé doeleinden. Bij privé doeleinden zijn de volgende criteria van kracht: a) gebruik is beperkt tot de eigen gezinssituatie en b) dit gebruik vindt plaats in eigen tijd. Werknemers die buiten hun werktijd een studie volgen die verwant is aan het werk, wordt de mogelijkheid geboden tot het gebruik van kopieerapparaat, printers en overige facilitaire apparatuur. Dit gebruik wordt vooraf afgestemd met de direct leidinggevende. Het gebruik van dienstauto s voor eigen doeleinden is niet toegestaan. De dienstauto s worden niet gebruikt als transportmiddel naar cursussen en dergelijke. Artikel 9 Persoonlijk gebruik van privémiddelen en moedertaal Het gebruik van persoonlijke middelen als mobiele telefoon op de werkplek moet beperkt blijven tot uitzonderingen, incidenten of calamiteiten en geen belemmeringen vormen in het dagelijks functioneren. De Nederlandse taal is voertaal in ons bedrijf.
Artikel 10 Nevenwerkzaamheden Een werknemer moet voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) altijd vooraf schriftelijke toestemming vragen aan het bestuur. Het bestuur geeft hiervoor toestemming, tenzij sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Als het bestuur geen toestemming geeft, dan deelt hij dat binnen veertien dagen nadat hij het verzoek van de werknemer heeft ontvangen, schriftelijk mee aan de werknemer. Daarna overleggen bestuur en werknemer over de voorwaarden waaronder wel toestemming kan worden gegeven. Voor nadere informatie over nevenwerkzaamheden wordt verwezen naar het artikel nevenwerkzaamheden in de CAO Woondiensten. Artikel 11 Relatiegeschenken De werknemer aanvaardt geen geld (voordeel) of geschenken die worden aangeboden in het kader van de relatie die tussen de leverancier en de stichting bestaat of mogelijk zal gaan bestaan. Relatiegeschenken die ondanks het 1 e lid van dit artikel toch zijn ontvangen of afgeleverd, worden altijd ingeleverd bij het Directiesecretariaat. Deze geschenken worden verloot onder de werknemers. Artikel 12. Excursies, werkbezoeken, reizen, congressen, lunches, diners, recepties Excursies, werkbezoeken, studiereizen, congressen, lunches, diners en recepties moeten functioneel zijn, in het belang van de stichting en passend bij de stichting als maatschappelijke organisatie waarbij de grenzen van redelijkheid in acht worden genomen. Deze excursies e.d. worden afgestemd met de direct leidinggevende. Voor het accepteren van een uitnodiging wordt toestemming gevraagd aan de leidinggevende. Tijdens interne vergaderingen binnen de reguliere werktijd in het bedrijfsgebouw van de stichting, worden geen lunches en snacks besteld. Wanneer een werknemer gebruik maakt van verschoven arbeidstijden of na de reguliere werktijd overwerkt en niet in de gelegenheid is vanwege woon/werkafstand thuis te eten, wordt hij in de gelegenheid gesteld om s avonds te eten in een restaurant dan wel het eten te laten bezorgen op de werkplek. De kosten die hiervoor worden gemaakt, liggen binnen aanvaardbare en redelijke grenzen. Wanneer de etenstijd ligt binnen het afgesproken dienstverband, worden geen kosten vergoed voor de (avond)maaltijd.
2.2. Houding en gedrag ten aanzien van veiligheidsbeleid Artikel 13 Veiligheid De werknemer heeft de plicht zich op de hoogte te stellen van het arbeidsomstandigheden en veiligheidsbeleid van de stichting. Het bestuur draagt zorg voor actuele informatie hieromtrent. Sleutels, toegangsdruppel, legitimatiekaart en wachtwoorden zijn persoonlijk aan werknemers overhandigd en mogen niet aan collega s of derden bekend worden gemaakt. Verlies van de hiervoor genoemde zaken dient direct te worden gemeld bij het Directiesecretariaat. Werknemers verschijnen niet onder invloed van alcohol of drugs op het werk. Tijdens de uitoefening van de functie is het gebruik van alcohol en drugs verboden. Alleen in bijzondere gevallen kan het bestuur toestemming geven om alcohol te schenken naast niet alcoholische dranken; bijvoorbeeld op een receptie. Wanneer de werknemer na een receptie nog moet werken, kan er geen sprake zijn van het nuttigen van alcoholische drank. Ter voorkoming van seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie houden werknemers zich aan het Reglement ter voorkoming van seksuele intimidatie, agressie en geweld en discriminatie van de stichting. Werknemers houden zich aan de spelregels van het Agressieprotocol van de stichting met betrekking tot het omgaan met agressie in relatie tot klanten. Om risico s te beperken is het voor de stichting van belang dat zij bij werving & selectie voldoende informatie verkrijgt over de potentiële kandidaat. Hiertoe wordt voor aanstelling een (beperkt) antecedentenonderzoek, zoals door de stichting is vastgesteld, uitgevoerd. 2.3. Houding en gedrag ten aanzien van financieel beleid Artikel 14 Financieel belang De werknemer meldt persoonlijke financiële belangen van hemzelf of, voor zover bekend, van familieleden, met of in ondernemingen waarmee de stichting zaken doet, aan zijn leidinggevende. Artikel 15 Declaraties Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond door de werknemer en de uitgave niet ondoelmatig is. Een uitgave is functioneel als deze is gedaan in het belang van de stichting en de uitgave voortvloeit uit de functiebevoegdheden en past binnen de vastgestelde begroting. Een uitgave is doelmatig als deze in overeenstemming is met de functie van de werknemer en het doel dat met de uitgave moet worden bereikt. Wanneer voor de uitoefening van de functie gebruik wordt gemaakt van het openbaar vervoer, vindt vergoeding plaats op grond van het reizen per 2 e klas.
Declaraties worden uitsluitend ingediend met het daarvoor bestemde declaratieformulier, voorzien van officiële betalingsbewijzen en ondertekening voor akkoord door de desbetreffende leidinggevende. Artikel 16 Facturen Bij het aangaan van verplichtingen en bij het tekenen van facturen uit hoofde van de functie, is de werknemer gehouden aan de mandateringsregeling. Wanneer een ander dan de betrokken werknemer budgetverantwoordelijk is, vraagt hij vooraf toestemming aan de desbetreffende budgetverantwoordelijke of kosten gefactureerd kunnen worden. De uitgave moet functioneel en doelmatig zijn en moet passen binnen de vastgestelde begroting (zie artikel 15). Artikel 17 Creditcards Werknemers die hiertoe bevoegd zijn, kunnen gebruik maken van tankpasjes voor de bedrijfsauto s van de organisatie. De passen worden niet voor privé-doeleinden gebruikt.
3. Meldingen 3.1. Vertrouwenspersonen Artikel 18 Vertrouwenspersonen Als vertrouwenspersoon is in eerste instantie de direct leidinggevende beschikbaar. Ook kunnen werknemers zich wenden tot de stafwerknemer P&O en/of de leden van het managementteam onder wiens verantwoordelijkheid de werknemer valt en/of het bestuur. 3.2. Meldingsprocedure Het intern melden van vermoedens van misstanden vinden plaats aan het bestuur van de stichting. Wanneer het melden van vermoedens van misstanden betrekking heeft op het bestuur, zal de melding plaats vinden aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Van de meldingen dient door de desbetreffende verantwoordelijke verslag te worden gemaakt. Artikel 19 Klokkenluider regeling Ter zake van het melden van (vermoedens van) misstanden, wordt verwezen naar de klokkenluiderregeling. 3.3. Sancties Het bestuur zal bij overtreding van deze gedragscode overgaan tot het bepalen van sancties. Afhankelijk van de ernst van de situatie, kunnen deze sancties variëren van berisping, boete, schorsing, ontslag of ontslag op staande voet door dringende redenen op grond van het Burgerlijk Wetboek.
4. Communicatie 4.1. Intern Nadrukkelijk is van belang dat het integriteitbeleid bij alle werknemers bekend is, ook leeft en bewustzijn wordt gestimuleerd. Dit beleid zal ook op het Intranet van de stichting worden geplaatst. Implementatie en communicatie gebeurt door het agenderen van dit thema in werkoverleg en personeelsbijeenkomsten als ook tijdens functionering- en beoordelingsgesprekken met werknemers. 4.2. Extern Het integriteitbeleid is openbaar. Dat wil zeggen dat deze code op de website van stichting wordt gepubliceerd. De code wordt tevens aan aannemers, leveranciers en huurders bekend gemaakt.
5. Tot slot 5.1. Onvoorziene gevallen Wanneer een bepaalde houding of gedrag niet in deze code is beschreven, maar mogelijk wel in strijd met de geest van deze integriteitcode, beslist het bestuur over de toepasselijkheid van de code. 5.2. Slotbepaling Deze regeling is tot stand gekomen met instemming van de Ondernemingsraad van de stichting. De regeling treedt in werking op 1 juli 2008.