Overstappen van traditionele telefonie naar VoIP telefonie
Inhoudsopgave Overstappen op VoIP!!!!! 3. De mogelijkheden!!!!!! 4. VoIP converter!!!!!! 5. Telefooncentrale in de Cloud!!! 6. Fysieke telefooncentrale!!!! 8. Betrouwbaarheid VoIP!!!!! 10. Telefoonnummer(s)!!!!! 12. Internetverbinding!!!!!! 13. Conniption ICT!!!!!! 14. 2.
Overstappen op VoIP Bellen via VoIP (Voice over IP) heeft een groot aantal financiële en functionele voordelen. Maar wat is VoIP en moet ik investeren in een nieuwe telefooncentrale om van deze voordelen gebruik te kunnen maken? Verschil tussen VoIP en traditioneel bellen Het technische verschil tussen traditioneel bellen en VoIP zit in het transporteren van het gesprek. Bij de traditionele methode wordt een gesprek vervoerd over een analoge/isdn telefoonlijn en bij VoIP via een streng beveiligd, afgeschermd deel op het internet. Wanneer u overstapt op VoIP verandert er op het eerste gezicht niets. U behoudt uw telefoonnummer(s) en de kwaliteit van de telefoongesprekken blijft zoals u gewend bent, of beter. Waarom dan toch overstappen op VoIP? Minder vaste kosten Bellen via VoIP levert u een flinke kostenbesparing op. Wanneer u gebruik maakt van traditionele telefoonlijnen betaald u in de huidige situatie een vast bedrag per maand voor het gebruik van deze lijnen. Een VoIP telefoonnummer is gemiddeld tussen de 60% tot 90% goedkoper. Minder belkosten Het transporteren van een telefoongesprek via VoIP is vele malen goedkoper dan bij traditioneel bellen. De besparing op belkosten is gemiddeld tussen de 30% tot 70%. Locatieonafhankelijk Omdat VoIP communiceert via een internetverbinding zijn de mogelijkheden letterlijk grenzeloos. Het is mogelijk om meerdere vestigingen (zelfs in het buitenland) op hetzelfde telefonieplatform te koppelen, zonder dat u daarvoor extra telefonie kosten krijgt. Toekomst De grootste telecomprovider heeft aangekondigd te gaan stoppen met het aanbieden van analoge telefonie. Nieuwe klanten van deze provider worden veelal bij aanvang al op VoIP aangesloten. Feitelijk is het dus niet de vraag óf u overstapt op VoIP, maar wánneer u overstapt en gaat besparen. 3.
De mogelijkheden Om te kunnen bellen via VoIP bieden wij drie mogelijkheden: Uw huidige telefooncentrale en of toestellen behouden door het gebruik van een analoog naar VoIP converter Gebruik maken van een telefooncentrale in de Cloud (Hosted VoIP) Investeren of leasen van een nieuwe VoIP telefooncentrale Welke mogelijkheid het beste bij uw organisatie past is afhankelijk van een aantal factoren. Hierbij zijn uw wensen, eventuele koppelingen of integraties en het aantal gebruikers van groot belang. Hoewel wij in deze brochure de drie mogelijkheden verder toelichten, kan onderstaand overzicht als leidraad worden aangehouden. 1. Uw huidige hardware behouden 2. Telefooncentrale in de Cloud 3. Een fysieke VoIP telefooncentrale + Besparen op vaste kosten + Besparen op belkosten + Gratis bellen op hetzelfde VoIP platform + Mogelijkheid om uw huidige toestellen te behouden standaard + + Onbeperkt aantal gesprekken per nummer + Wachtrij functie + Voicemail naar e-mail + Welkomstboodschap + Keuzemenu + Statistieken per gebruiker + Koppeling met mobiel + locatieonafhankelijk + Integratie buitenlands telefoonnummer + Maatwerk + Integratie met andere bedrijfsprocessen + Extra back-up mogelijkheden + Telecomprovider onafhankelijk + Vergaderen via beeld & geluid + SMS module voor klantdoeleinden + (t.o.v.1) (t.o.v.1&2) 4.
VoIP converter Het is mogelijk uw huidige telefooncentrale of alleen uw toestellen en andere hardwarecomponenten zoals fax, frankeermachine, deurintercom en/of pinautomaat te laten communiceren via internet (VoIP) door het gebruik van een analoog naar VoIP converter. Analoog naar VoIP converter Door het toepassen van een analoog naar VoIP converter is het mogelijk gebruik te maken van de modernste VoIP technieken, zonder dat u uw huidige hardwarecomponenten hoeft te vervangen. Het ombouwen is, uiteraard afhankelijk van uw wensen, zeer eenvoudig. Wij plaatsen een converter tussen uw huidige hardwarecomponent(en) en sluiten die aan op het internet. Hierdoor verandert er niets in de functionaliteiten, maar kunt u toch fors besparen. Hybride oplossing bij een verouderde infrastructuur In sommige gevallen is het wenselijk gebruik te maken van een combinatie tussen traditionele- en moderne VoIP technieken. Denk bijvoorbeeld aan verouderde (of geen) internetbekabeling, zoals CAT3, in uw bedrijfspand, fabriek of hotel. Vaak is het investeren in moderne bekabeling een dure optie. In dit soort gevallen maken we gebruik van een hybride oplossing. We sluiten (nieuwe) analoge telefoontoestellen aan op de verouderde bekabeling en sluiten het uiteinde van de bekabeling aan op een moderne VoIP communicatieserver die weer in verbinding staat met het internet. Zo kunt u toch profiteren van de voordelen en functionaliteiten van VoIP. 5.
Cloud telefooncentrale Alle voordelen van VoIP, maar dan zonder te investeren in een telefooncentrale. Een fysieke telefooncentrale is met Hosted VoIP (telefooncentrale in de Cloud) namelijk niet meer nodig omdat u een telefooncentrale in een datacentrum huurt. Dit biedt een groot aantal voordelen. Minder kosten U hoeft niet te investeren in een telefooncentrale, maar gaat een vast laag bedrag per maand betalen voor het gebruik van Hosted VoIP. Ook onderhoudskosten, upgrades en backups van uw telefooncentrale behoren daarmee tot het verleden, want uw Hosted VoIP omgeving is altijd up-to-date. Locatie onafhankelijk Doordat u de telefooncentrale via het internet benaderd, maakt het niet meer uit waar vandaan u dit doet. Tijdelijk een andere werkplek of naar het buitenland? Het enige wat u hoeft te doen is de stekker uit het toestel halen, het toestel meenemen en op een andere locatie weer aansluiten. U blijft bereikbaar op uw eigen nummer en kunt uitbellen tegen dezelfde lage kosten. Zeker wanneer u meerdere vestigingen heeft zijn er grote functionele voordelen en belt u onderling gratis. Flexibel en schaalbaar Uitbreiden of inkrimpen? Geen probleem met Hosted VoIP want u betaalt per gebruiker. Daarnaast is het via de webinterface gemakkelijk om op gebruikersniveau een rapportage in te zien met informatie over het aantal gesprekken, de gebelde telefoonnummers en de duur van de gesprekken. Ook het blokkeren van telefoonnummers op gebruikersniveau is gemakkelijk in te stellen. Aantal gelijktijdige gesprekken (standaard) Bij de meeste telecomaanbieders en in de wereld van traditionele telefonie is het slechts mogelijk twee gelijktijdige gesprekken te voeren over één telefoonnummer. Bij Conniption is dat onbeperkt zodat al uw medewekers over hetzelfde telefoonnummer tegelijkertijd kunnen bellen en gebeld kunnen worden. Uiteraard heeft een internetverbinding op den duur haar beperkingen. 6.
Vervolg pag. 6 Telefoonboek (standaard) In de webinterface is het mogelijk uw persoonlijke- en een bedrijfstelefoonboek te beheren. Wanneer u op een naam of telefoonnummer klikt gaat uw telefoon automatisch uitbellen. Ook gemiste oproepen zijn op deze manier gemakkelijk terug te vinden en op te volgen. Welkomstboodschap, keuzemenu en VoiceMail (standaard) Conniption biedt standaard de mogelijkheid binnenkomende bellers te verwelkomen met bijvoorbeeld de tekst welkom bij.... Ook is het mogelijk een keuzemenu in te stellen zodat uw klant direct bij de juiste afdeling uitkomt. Ook een Voicemail functie is standaard ingebouwd. Uiteraard hoeft u een VoiceMail bericht niet meer op een antwoordapparaat af te luisteren, maar krijgt u het VoiceMail bericht in uw e-mail als geluidsbestand binnen. Wachtrij (standaard) Wanneer u onverhoopt even de telefoon niet kunt aannemen, is het mogelijk binnenkomende bellers in een wachtrij te plaatsen. Tijdens het wachten kunnen de bellers geluidsbestanden horen, zoals het aantal wachtenden voor hun, de verwachte duur, reclame boodschappen of een wachtmuziek. Beheerdersportal (standaard) Elke gebruiker krijgt een unieke log-in voor de beheerdersportal. Hier kunt u eenvoudige gespreksrouteringen, bedrijfssluitingen of andere instellingen toevoegen of wijzigen en uw opgenomen telefoongesprekken beluisteren. Ook uw telefoonboek, statistieken en oproepenlijst kunt u eenvoudig inzien of gebruiken. Internetverbinding In tegenstelling tot veel andere aanbieders maken wij vaak gebruik van uw huidige internetverbinding, door een kleine aanpassing toe te voegen, zodat u geen extra kosten heeft. Uiteraard moet uw internetverbinding voldoende snelheid hebben om het aantal gelijktijdige gesprekken aan te kunnen. 7.
Fysieke telefooncentrale Voor grotere organisaties of wanneer u behoefte heeft aan maatwerk kan het wenselijk zijn te investeren in een fysieke telefooncentrale (IP PBX). In sommige situaties kan een telefooncentrale wel degelijk voordeel bieden ten opzichte van een telefooncentrale in de Cloud (Hosted VoIP). Fysieke telefooncentrale versus Hosted VoIP Met een fysieke telefooncentrale kunnen we minimaal dezelfde functies bieden als met ons Hosted VoIP platform. Maar er kan nog meer, een fysieke telefooncentrale is namelijk maatwerk. Denk hierbij aan koppelingen, aansturing en integraties met andere bedrijfsprocessen. Daarnaast bent u met een fysieke telefooncentrale niet gebonden aan een telecomprovider of een Cloud platform, wat overstappen naar een voordeligere provider eenvoudig maakt. Aastra en ClearVox Conniption is gecertificeerd partner van het Canadese beursgenoteerde merk Aastra en het Nederlandse merk ClearVox. Beide merken hebben unieke eigenschappen. Aastra is wereldwijd marktleider op het gebied van zakelijke communicatie en biedt haar klanten een volledig gamma van communicatie-oplossingen gebaseerd op industriestandaarden. ClearVox is een relatief jong merk en ontwikkeld voor de Nederlandse markt. Omdat het een Nederlands product is en wij rechtstreeks contact hebben met de ontwikkelaars is elk denkbare koppeling of aansturing mogelijk. ClearVox levert alleen IP telefooncentrales, maar doordat de techniek is gebaseerd op Open Standaarden kunnen we nagenoeg elk merk telefoontoestellen koppelen. Koppelingen en integraties Met een telefooncentrale is nagenoeg elke koppeling denkbaar. Denk hierbij aan outlookintegratie, boekhoudprogramma s, integratie met CRM/databases of een deurintercom. 8.
Vervolg pag. 8 Integratie mobiele telefoons Met een fysieke telefooncentrale is het mogelijk smartphones te integreren. Wanneer uw smartphone verbonden is met Wi-Fi of het 4G netwerk kunt u bellen met of gebeld worden op uw vaste telefoonnummer(s). Hierdoor kunt u waar ook ter wereld tegen de lage VoIP tarieven bellen of gebeld worden met uw smartphone. Vergaderen en communicatie in beeld en geluid Vergaderen, videobellen of zorg verlenen via uw smartphone, (tablet)computer, TV scherm of een telefoontoestel. Het is allemaal mogelijk met een fysieke telefooncentrale. De oplossing die Conniption levert is volgens Open Standaarden, waardoor het mogelijk is te communiceren met andere merken en platformen zoals bijvoorbeeld Skype. Een virtuele vergadering is gemakkelijk op te zetten. Wanneer u een afspraak met één of meerdere personen maakt voor een vergadering, stuurt u diegene een e-mail met tijdstip, datum, telefoonnummer en unieke pincode. Wanneer er op de afgesproken datum naar het telefoonnummer gebeld wordt, kan iemand na het intoetsen van de pincode deelnemen aan de virtuele vergadering. SMS module Door een GSM gateway aan te sluiten op de telefooncentrale kunt u vanuit de gebruikersportal eenvoudig SMS berichten versturen. Denk hierbij aan autogarage die op een eenvoudige en zeer efficiënte manier een klant informeert dat de auto gereed staat. Ook SMS berichten ontvangen is mogelijk. U krijgt dan een e-mail met het smsbericht in uw e-mailbox. Flexwerken Het is mogelijk om desktop telefoontoestellen als flexwerkplek te gebruiken. Dit houdt in dat de gebruiker op een willekeurig toestel inlogt met zijn of haar toestelnummer en pincode. Vervolgens is de medewerker onder zijn of haar eigen nummer bereikbaar op dit toestel. Wanneer op een ander toestel wordt ingelogd, logt het eerste toestel automatisch uit en het nieuwe toestel in. Buitenlandse telefoonnummers Wanneer u veel belt naar het buitenland kan het een groot financieel voordeel opleveren om buitenlandse telefoonnummers te registreren op uw telefooncentrale. Zo kunt u met het buitenlandse telefoonnummer bellen en gebeld worden tegen nationale tarieven die gelden in desbetreffend land. 9.
Betrouwbaarheid VoIP Hoe betrouwbaar is VoIP ten opzichte van ISDN? Ben ik niet meer bereikbaar als er onverhoopt een internetstoring is? Wij zijn van mening dat u beter bereikbaar bent met VoIP dan met traditionele telefonie zoals ISDN. Hoewel ISDN zich in de loop der jaren bewezen heeft als een betrouwbaar communicatiemiddel, is ISDN duur en verre van flexibel. Als er onverhoopt een kabel geraakt wordt in uw omgeving, kan het voorkomen dat u uren niet bereikbaar bent. Betrouwbaarheid VoIP Uiteraard kan het voorkomen dat er onverhoopt een internetstoring optreed, maar dat betekent nog niet dat u met VoIP van Conniption niet meer bereikbaar bent! Met VoIP telefonie is er op meerdere manieren een back-up mogelijk. Om dieper op dit onderwerp in te kunnen gaan, moeten we drie zaken onderscheiden, namelijk; de telefoonverbinding, de (Cloud)telefooncentrale en de internetverbinding. Stabiliteit VoIP telefoonverbinding Een VoIP telefoonverbinding (ook wel SIP trunk genoemd) wordt aangestuurd vanuit een datacentrum. De telefoonverbindingen die Conniption levert meten continu of gesprekken aankomen en of de telefoonverbinding actief is. Het datacentrum waar de telefoonverbinding is ondergebracht staat continu gespiegeld met een ander datacentrum. Als er een internetstoring optreed in het ene datacentrum, zorgt het andere datacentrum voor een back-up en wordt de telefoonlijn in tienden van seconden overgezet naar het andere datacentrum waardoor u bereikbaar blijft. Betrouwbaarheid Cloud telefooncentrale (Hosted VoIP) Het kan uiteraard voorkomen dat er onverhoopt een storing optreed in de Cloud telefooncentrale. Ook hier geldt weer dat de telefoonverbinding controleert of de gesprekken aankomen en of de telefoonverbinding actief is. Wanneer er onverhoopt een storing optreed, zorgt de (Cloud) telefooncentrale er voor dat al het inkomende telefoonverkeer omgeleid wordt naar een vooraf ingesteld telefoonnummer, wat vaak een mobiele telefoon is of een andere vestiging. 10.
Vervolg pag. 10 Betrouwbaarheid fysieke VoIP telefooncentrale Bij een fysieke telefooncentrale werkt het net zoals bij Hosted VoIP. Wanneer u nog een extra back-up wenst, is het mogelijk een extra telefoonlijn van een andere VoIP provider te programmeren of zelfs een ISDN-lijn in stand te houden. Zelfs wanneer er iets met de telefooncentrale gebeurd, zoals het verloren gaan bij brand of diefstal, zorgen wij voor optimale bereikbaarheid. Elke nacht maken wij een back-up van uw gegevens en instellingen zodat we die gemakkelijk in kunnen lezen in een nieuwe telefooncentrale. Internetstoring Om te voorkomen dat u niet meer bereikbaar bent als de internetstoring zich bij u op locatie voordoet, kunnen we de routering van de telefooncentrale dusdanig programmeren dat wanneer de telefoon niet binnen de norm tijd word opgenomen, deze automatisch doorschakelt naar één of meerdere mobiele telefoons. Back-up internetverbinding Ook is het mogelijk een back-up te maken van uw internetverbinding, door een extra internetverbinding te configureren via een andere internetprovider of via een andere technologie zoals via de satelliet. Daarbij spiegelen we beide modems zodat de instellingen hetzelfde blijven. Het internetmodem controleert continu of er verbinding is. Wanneer blijkt dat er een storing is, wordt er automatisch overgeschakeld naar het gespiegelde modem. 11.
Telefoonnummer(s) Regionale- en bedrijfsnummers Wij leveren nieuwe regionale nummers (netnummers) en nummerblokken van elke regio in Nederland. Uiteraard is het ook mogelijk uw bestaande nummer te behouden. Ook kunt u kiezen voor een 085-nummer. Deze nummers worden gezien als een landelijk bedrijfsnummer. Overige telefoonnummers Ook leveren wij 088-nummers, 0800-nummers en 0900-nummers. Het verschil tussen een 085-nummer en een 088-nummer is dat de eerste per nummer geleverd kan worden en een 088-nummer per 100-blok. Bij een 0800-nummer betaald een beller geen gesprekskosten maar zijn die kosten voor uw organisatie. Bij een 0900-nummer betaald de beller een door u bepaald tarief per minuut. Internationale nummers en vestigingen in het buitenland Naast Nederlandse nummers leveren wij ook internationale regionale nummers. Maar het is ook mogelijk Nederlandse telefoonnummers te programmeren bij uw vestiging in het buitenland, waardoor u een forse kostenbesparing realiseert. 12.
Internetverbinding Wij zijn van mening dat wanneer we een zeeschip midden op de oceaan kunnen voorzien van internet, wij dat zeker moeten kunnen op elke willekeurige locatie op land. Internetverbindingen Bij VoIP maken we gebruik van internet en veelal kunnen we uw bestaande internetverbinding gebruiken. In andere gevallen is het wenselijk een gescheiden internetverbinding te hanteren om een zo stabiel mogelijk netwerk te creëren. U moet te allen tijde bereikbaar zijn en het is niet wenselijk dat gesprekken wegvallen. Daarom stellen wij in het modem in dat spraak altijd voorrang moet krijgen op data en testen wij vooraf of de internetverbinding voldoet aan de eisen die wij eraan stellen. De internetverbindingen die wij leveren zijn ADSL, VDSL, SDSL, Glasvezel, Extended Ethernet, internet via de satelliet, internet via radiofrequentie en internet via UMTS techniek. Meer informatie hierover kunt u vinden op www.conniption.nl. Uw locatie niet geschikt voor VoIP? Toegegeven moet worden dat via de grond niet op alle locaties een normale internetverbinding met voldoende snelheid beschikbaar is. Dit kan worden veroorzaakt doordat de afstand tot de wijkcentrale te groot is, waardoor een verlies optreed. Dat betekent niet dat er geen mogelijkheden zijn voor VoIP! Neem contact op met één van onze medewekers om u te laten informeren overer mogelijk is op uw locatie. 13.
Conniption ICT Graag stellen wij ons aan u voor... Wij zijn een grensverleggend bedrijf ind e Telecom & ICT sector. Wereldwijd leveren wij innovatieve telecom-, video- en internetoplossingen aan bedrijven en instellingen. Wij geloven in een wereld met telecom oplossingen die geschikt zijn voor zowel spraak, data, foto en video communicatie op elk gewenst moment en op elke gewenste plek. Pieter Blok Daarnaast geloven wij in een wereld waarbij een camera niet meer alleen voor beveiligingsdoeleinden wordt ingezet, maar ook gebruikt kan worden als hightech marketingmodule of om handelingen gemakkelijker te maken. Mark Minnaard Wij zijn in staat om altijd en overal internet te leveren; op het land, de zee en in de lucht. De vraag is niet óf maar hóe. Omdat wij alleen hoge kwaliteit willen leveren, werken wij uitsluitend met absolute topmerken en zijn daarom gecertificeerd partner van Aastra, ClearVox en Mobotix/ Bij ons is een klant nog echt klant. Direct contact, korte communicatielijnen en één vast contactpersoon, dat is Conniption. Stefan Kaspers Conniption ICT Schuitweg 21 4431 BA s-gravenpolder The Netherlands Noraly Kreukniet contact@conniption.nl +31(0)88 2666 444 www.conniption.nl