REGIONALE AFSPRAKEN MEDICATIEOVERDRACHT REGIO NIJMEGEN E.O. Deelnemers: Apothekersvereniging Het Rijk van Nijmegen Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis CIHN Dienstapotheek Nijmegen e.o./farmazorg LHV Huisartsenkring Nijmegen e.o. INR Trombosedienst Nijmegen Maasziekenhuis Pantein Nijmeegse Tandartsen Vereniging Sint Maartenskliniek St. De Waalboog St. Kalorama Radboudumc ZZG Zorggroep Dienstapotheek / Poliklinische Apotheek Maasheggen. Juni 2014 1
Inhoud Inleiding 3 Model medicatieoverdracht in de keten Nijmegen 4 1 Contact huisarts 7 1b Contact tandarts 8 2 Contact trombosedienst 9 3 Contact kliniek/polikliniek 10 4 Contact verpleeghuizen 12 Bijlage 1 Verantwoordelijkheden en randvoorwaarden bronapotheek 13 2
Inleiding Op initiatief van de Inspectie voor de Gezondheidszorg is in april 2008 de richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten opgesteld. Reeds vanaf 1-1-2011 worden zorgverleners geacht de richtlijn toe te passen in hun dagelijkse praktijk en per 1-1-2012 dienen organisaties de richtlijn volledig geïmplementeerd te hebben. (Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten, Actiz e.a., 25 april 2008) De richtlijn heeft als doel Het voorkomen van fouten bij overdracht van medicatiegegevens en het vergroten van de patiëntveiligheid doordat zorgprofessionals in de samenwerkende keten altijd over een actueel medicatieoverzicht beschikken. De richtlijn schrijft voor dat organisaties de volgende zaken door middel van protocollen regelen: 1. Bij elk contact met een voorschrijver is er altijd een actueel medicatieoverzicht beschikbaar waarop het medisch handelen wordt gebaseerd. 2. Bij een spoedopname is er zo snel mogelijk, maar zeker binnen 24 uur, een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. 3. Bij overdracht naar de volgende schakel is zo snel als nodig is voor verantwoorde zorg, maar zeker binnen 24 uur, het actuele medicatieoverzicht beschikbaar. In de dagelijkse praktijk zijn er echter de nodige knelpunten bij het implementeren van deze richtlijn. In de regio Nijmegen e.o. is sinds 2011 de Regiotafel Medicatieoverdracht actief waarin diverse zorgverleners (zie deelnemende partijen) met elkaar kennis delen, overleggen en werken aan regionale afspraken om de overdrachtsmomenten te verbeteren. De richtlijn is daarbij het doel, maar de nadruk ligt op het realiseren van haalbare afspraken. De diverse deelnemende partijen zijn verantwoordelijk voor communicatie over deze afspraken naar hun achterban. In de Regiotafel Medicatieoverdracht zijn in de afgelopen periode knelpunten besproken en is men op basis van input per beroepsgroep of instelling gekomen tot dit document waarin afspraken over de verantwoordelijkheden per beroepsgroep of instelling bij diverse overdrachtsmomenten voor de regio kort worden beschreven. De Regiotafel Medicatieoverdracht heeft daarbij besloten de volgende uitgangspunten te hanteren: 1. De patiënt heeft een eigen verantwoordelijkheid in de medicatieoverdracht, die onder andere bestaat uit het bij zich hebben van een actueel medicatieoverzicht bij elk bezoek aan een zorgverlener. 2. De patiënt kiest een bronapotheek. Het is mogelijk voor een patiënt om te wisselen van bronapotheek. 3. Artsen, overige voorschrijvers en transmurale organen hebben een verantwoordelijkheid in het actueel houden van het medicatieoverzicht door nieuwe medicatie, wijzigingen in de medicatie en het stoppen van medicatie rechtstreeks door te geven aan de bronapotheek. Ad 3. Meermalen is gediscussieerd over de rol van de patiënt bij de overdracht. In de ideale situatie is de patiënt zich bewust van het belang en verantwoordelijk voor zijn eigen medicatiedossier. Omwille van het feit dat juist patiënten uit risicogroepen vaak niet goed in staat te zijn zelf over hun medicatie te communiceren is gekozen voor communicatie van zorgverlener naar zorgverlener en daar de eindverantwoordelijkheid neer te leggen. Tevens is afgesproken een prioriteitsstelling te maken. In dit document worden afspraken voor: 1 opstellen actueel medicatieoverzicht 2 start nieuwe medicatie 3 wijzigen of stoppen medicatie 3
1 e lijn Thuis / verzorgingshuis Apotheek/ dienstapotheek / politheek Huisarts / tandarts / verzorgingshuis Apotheek / dienstapotheek Trombosedienst Politheek 2 e lijn Ziekenhuis / GGZ / Polikliniek Ziekenhuis/klin. farmacie Polikliniek Model Medicatieoverdracht in de keten Nijmegen 3 e lijn Verpleeghuis/GGZ Kliniek Specialist ouderengeneeskunde / Voorschrijver GGZ Overige AWBZ instellingen versie 17062013 Definitieve versie 1.0 d.d. 16 juni 2014 MODEL MEDICATIEOVERDRACHT IN DE KETEN NIJMEGEN De diverse communicatielijnen tussen zorgverleners en de bron zijn weergegeven in het Model Medicatieoverdracht in de Keten Nijmegen e.o.. Hierbij geldt als uitgangspunt dat elke interventie van een zorgverlener gerelateerd aan geneesmiddelen, wordt doorgegeven aan de bron. De gang door de keten beschrijft dus de informatie over de medicatie en niet de aflevering van de geneesmiddelen. Toestemming van de patiënt voor het uitwisselen van gegevens wordt geregistreerd o.b.v. de opt-in afspraken. Huisarts / tandarts HAP/SEH PATIËNT BRONAPOTHEEK / REGIEVOERDER MEDICATIEDOSSIER 4
De navolgende organisaties zijn de beschreven overdracht overeengekomen: Apothekersvereniging Het Rijk van Nijmegen B. van der Arend, apotheker en voorzitter Apothekersvereniging Mw. M. Warlé, apotheker en onderzoeker IQ UMCN Mw. L. Van Reenen, regiomanager Apothekersvereniging Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis Y.H. Kho, ziekenhuisapotheker K. Kramers, internist-klinisch farmacoloog J. Schouten, internist-intensivist V. Rijntjes, apotheker Mw. S. Linskens, ATC coördinator CIHN O. Ouwendijk, huisarts, medisch adviseur en lid commissie automatisering Huisartsenkring Dienstapotheek Nijmegen e.o./farmazorg J. Maliepaard, apotheker A.E.J. van Nistelrooij, apotheker INR Trombosedienst Nijmegen Mw. L. Bloem, arts en coördinator medische zaken LHV Huisartsenkring Nijmegen e.o. Mw. E. van Elk, huisarts en bestuurslid Huisartsenkring Maasziekenhuis Pantein M. van Soest, ziekenhuisapotheker Poliklinische Apotheek Maasheggen / dienstapotheek Mw. E. Sweep, apotheker Nijmeegse Tandartsen Vereniging W. Kluter, tandarts verbonden aan Kalorama en Berchmanianum Sint Maartenskliniek B. Benraad, apotheker St. De Waalboog Mw. J. Bossers, specialist ouderengeneeskunde 5
St. Kalorama Mw. M. Benraad, specialist ouderengeneeskunde Radboudumc Mw. S. Natsch, ziekenhuisapotheker, klinisch farmacoloog (voorzitter regiotafel) M. Warlé, chirurg K. Kramers, internist-klinisch farmacoloog B. van Vlijmen, apotheker Robuust Mw. J. Philipsen, strategisch adviseur ZZG Zorggroep Mw. I. Cox, specialist ouderengeneeskunde, medisch directeur Mw. R. Van Hulst, beleidsmedewerker 6
1. Contact huisarts Protocol 1. Opstellen actueel medicatieoverzicht Huisarts Zo nodig opvragen medicatieoverzicht bij bronapotheek. Zo nodig doornemen medicatieoverzicht met patiënt. Aanpassen medicatieoverzicht inclusief (evt. voor bronapotheek nog onbekende) contra-indicaties en allergieën en doorgeven aan bronapotheek. Registreren van het actueel medicatieoverzicht in HIS. Ontvangen en verwerken van retourinformatie van bronapotheek. Protocol 2. Starten nieuwe medicatie Huisarts Geven van mondelinge uitleg aan patiënt over geneesmiddel(en). Uitschrijven medicatievoorschrift. Registreren van het actueel medicatieoverzicht in HIS. Zorgen dat medicatievoorschrift bij bronapotheek komt. In geval van voorbehouden handelingen bij medicatie een schriftelijke machtiging maken (BIG). Protocol 3. Wijzigen of stoppen medicatie Huisarts Geven van mondelinge uitleg aan patiënt over reden van wijziging of stoppen geneesmiddel(en). Uitschrijven wijzig- of stopmedicatievoorschrift (ook bij telefonische consulten, en ook als geen levering nodig is). Als het stoppen een gevolg is van ernstige bijwerkingen of allergie, dit op het medicatievoorschrift vermelden. Registreren van het actueel medicatieoverzicht, inclusief ernstige bijwerkingen en allergieën in HIS. Zorgen dat wijzig- of stopmedicatievoorschrift bij bronapotheek komt. 7
1.b Contact tandarts Protocol 1. Opstellen actueel medicatieoverzicht Tandarts Zo nodig medicatie-overzicht opvragen bij bronapotheek. Zo nodig doornemen medicatie-overzicht met patiënt. In geval van invasieve tandheelkundige ingrepen en behandelingen beleid vaststellen ten aanzien van wel/niet stoppen met antistollingsmedicatie (indien van toepassing: in overleg met trombosedienst). Hierbij wordt de richtlijn van ACTA gevolgd (Academisch Centrum Tandheelkunde Amsterdam). Protocol 2. Starten nieuwe medicatie Tandarts Geven van mondelinge uitleg aan patiënt over geneesmiddel(en). Uitschrijven medicatievoorschrift. Registreren van het actueel medicatieoverzicht in tandarts informatie systeem (dossier). Zorgen dat medicatievoorschrift bij bronapotheek komt. De tandartsen hebben tot 1.1.15 een vrijstelling voor het elektronisch recept (dus op papier, mail of fax). Protocol 3. Wijzigen of stoppen medicatie Tandarts In geval van invasieve tandheelkundige ingrepen en behandelingen waarbij antistollingsmedicatie tijdelijk gestopt moet worden, dit bespreken met patiënt en (indien van toepassing) melden bij de trombosedienst, die aan patiënt een aangepast doseeradvies geeft. 8
2. Contact Trombosedienst 1. Opstellen actueel medicatieoverzicht Trombosedienst Dient te beschikken over een actueel medicatie-overzicht bij tenminste elke (her-) aanmelding. Verwijzer (huisarts, Meegeven actueel medicatie-overzicht bij verwijzing naar specialist OG of trombosedienst (via patiënt of rechtstreeks). specialist) (Bron)apotheek Meenemen actueel medicatie-overzicht bij elke (her-) aanmelding. Op aanvraag verstrekken actueel medicatie-overzicht aan patiënt dan wel rechtstreeks aan trombosedienst. 2. Start nieuwe medicatie Trombosedienst Bericht over nieuw gestarte medicatie (ontvangen via patiënt, voorschrijver of apotheek) bijwerken in eigen dossier. Door (bron)apotheek conform gemaakte afspraken doorgegeven interacties volgens protocol verwerken. Arts trombosedienst Recept uitschrijven en faxen naar (bron)apotheek. informeren m.b.t. start nieuwe medicatie Informeren huisarts. Medicatie ophalen bij apotheek en innemen volgens voorschrift. (Bron)Apotheek Nieuw gestarte interacterende medicatie conform gemaakte afspraken melden aan trombosedienst. Afleveren medicatie op recept arts trombosedienst. Bijwerken actueel medicatie-overzicht. Huisarts / Spec. Bericht over start van door arts trombosedienst gestarte medicatie ouderengeneeskunde verwerken. 3. Wijzigen of stoppen medicatie Trombosedienst Alle medicatiewijzigingen gedurende de antistollingsbehandeling bijwerken in eigen dossier. Door (bron)apotheek gemelde stopberichten omtrent interacterende medicatie volgens protocol verwerken. Arts Trombosedienst Nieuw en/of gewijzigd doseervoorschrift orale anticoagulantia vaststellen op dag van bloedafname. Doseervoorschrift en hercontrole-advies schriftelijk verstrekken aan patiënt. In opdracht van verwijzer te stoppen medicatie (ASA, LMWH bij goede INR, orale antistolling bij verstreken behandelduur) doorgeven aan patiënt, huisarts en/of verwijzer. Doorgeven gewijzigde of gestopte medicatie aan trombosedienst, tenminste bij elke bloedafname. (Bron)Apotheek Verwerken ontvangen stopbericht van trombosedienst en bijwerken actueel medicatieoverzicht. Huisarts en/of verwijzer -verwerken ontvangen stopbericht van trombosedienst. 9
3. Contact Polikliniek / Kliniek 1 Opstellen actueel medicatieoverzicht (polikliniek en kliniek) Bronapotheker Zorgt ervoor dat medicatieoverzicht voortdurend up-to-date is. Doet op verzoek een medicatiecheck voor electieve opname. Verstrekt op aanvraag actueel medicatie-overzicht aan patiënt dan wel rechtstreeks aan arts op polikliniek of kliniek. Krijgt na ontslag uit de kliniek volledig medicatieoverzicht van de arts of van de poliklinische apotheek. Arts of dedicated Verifieert medicatie (bij opname en op polikliniek) aan de hand van de medewerker lijst van de bronapotheek. Beschikt over een actueel medicatie-overzicht bij ieder poliklinisch bezoek. Beschikt over een actueel medicatie-overzicht bij iedere opname. Verifieert medicatie (bij opname en op polikliniek) aan de hand van de lijst van de bronapotheek. In overleg met de (ziekenhuis)apotheker worden afspraken gemaakt om het actuele medicatieoverzicht op te stellen. Zorgt voor adequate communicatie over actueel medicatieoverzicht bij ontslag of na polikliniekbezoek met bronapotheek, huisarts en de patiënt. Communiceert indien van toepassing ook contra-indicaties, allergieën en indicaties voor nieuwe geneesmiddelen met de patiënt, huisarts of specialist ouderengeneeskunde en de bronapotheek. Neemt actueel medicatie-overzicht mee bij ieder poliklinisch bezoek. Ontvangt volledig medicatieoverzicht, indicaties en informatie over belangrijke bijwerkingen en allergieën op de polikliniek en bij ontslag van de polikliniek. 2 Start nieuwe medicatie (geldt alleen voor de polikliniek) Voorschrijvend arts Communiceert start nieuwe medicatie en indicatie met patiënt, huisarts, specialist ouderengeneeskunde en bronapotheek. Geeft bij deze communicatie volledig medicatieoverzicht mee. Zorgt ervoor dat medicatieoverzicht wat hij meeneemt bij bezoeken zorgverlener up-to-date is. Neemt medicatie in volgens voorschrift. Bronapotheek Werkt actueel medicatieoverzicht bij. Huisarts Verwerkt nieuw medicatieoverzicht in dossier (eventueel via bronapotheek). 3 Wijzigen of stoppen medicatie (geldt alleen voor de polikliniek) Voorschrijvend arts Communiceert start nieuwe medicatie (en indicatie)met patiënt, huisarts, specialist ouderengeneeskunde en bronapotheek. Geeft bij deze communicatie volledig medicatieoverzicht mee. Zorgt ervoor dat medicatieoverzicht wat hij meeneemt bij bezoeken zorgverlener up-to-date is. Neemt medicatie in volgens voorschrift. Bronapotheek Werkt actueel medicatieoverzicht bij. Huisarts Verwerkt nieuw medicatieoverzicht in dossier (eventueel via 10
bronapotheek). 11
4. Contact Verpleeghuizen Bronapotheker Specialist Ouderengeneeskunde Zorgt ervoor dat medicatieoverzicht voortdurend up-to-date is. Verstrekt op aanvraag actueel medicatie-overzicht aan patiënt dan wel rechtstreeks aan de instelling. Krijgt na ontslag uit het verpleeghuis volledig medicatieoverzicht van de instelling. Beschikt over een actueel medicatie-overzicht bij iedere opname. Verifieert medicatie (bij opname) aan de hand van de lijst van de bronapotheek of vanuit de medicatieoverdracht van de medisch specialist in het ziekenhuis. Zorgt voor adequate communicatie over actueel medicatieoverzicht bij bezoek polikliniek ziekenhuis aan medisch specialist. Zorgt voor adequate communicatie over actueel medicatieoverzicht bij ontslag met bronapotheek, huisarts en de patiënt. Communiceert indien van toepassing ook contra-indicaties, allergieën en indicaties voor nieuwe geneesmiddelen met de patiënt, huisarts en de bronapotheek. Meenemen actueel medicatie-overzicht bij ieder poliklinische bezoek. Ontvangt volledig medicatieoverzicht, indicaties en informatie over belangrijke bijwerkingen en allergieën op de polikliniek en bij ontslag van de polikliniek. 12
Bijlage 1 Verantwoordelijkheden en randvoorwaarden bronapotheek Naar aanleiding van besluitvorming in de regiotafel van 13 januari 2014 zijn de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden aan een bronapotheek als volgt te formuleren: 1. De bron moet 24 uur bereikbaar zijn voor het aannemen van berichten. Toelichting: berichten komen binnen via mail, via elektronische communicatieberichten (zoals EDIfact, HL7 etc.), via fax, via telefoon, via de patiënt zelf, via de mantelzorger, via de thuiszorg. Al deze actoren geven deze wijzigingen door op het moment dat zij willen zenden. Bronapotheek moet hiervoor dus 24 uur faciliteiten open hebben staan, variërend van een telefoon met antwoordapparaat, papier in fax, ICT verbindingen tussen zorgverleners (LSP) etc. 2. Het raadplegen van de bron moet 24 uur per etmaal beschikbaar zijn voor een geautoriseerde behandelaar, mits de patiënt hiervoor toestemming heeft gegeven. 3. De bron moet actueel zijn, met uitzondering van maximaal 72 uur, in verband met het weekend. Toelichting: Dit houdt in dat een zorgverlener m.n. de medicatie van de laatste 72 uur moet verifiëren. 4. In apotheken dient men FTE s vrij te maken om alle informatie in het medicatiedossier vast te leggen. 5. Allergieën en contra-indicaties zullen in het medicatiedossier worden vastgelegd nadat deze op kwaliteit zijn getoetst. Toelichting: door de veelheid aan loze contra-indicaties wil je patiënten enerzijds niet uitsluiten van behandeling, maar als het een terechte contra-indicatie is, is deze wel zeer relevant. Allergieën komen pas in het medicatiedossier na verificatie door de bronapotheek. De bronapotheker is eindverantwoordelijk voor de kwaliteitseis. Aandachtspunten: Bespreken met ICT leveranciers Financiering door zorgverzekeraars Communicatie patiënten en zorgverleners (separate werkgroep) 13