Financiële richtlijnen: activiteitensubsidie gezondheidspromotie Het invullen van het financieel plan (aanvraagformulier) Op het aanvraagformulier vindt u een financieel plan. In dit plan vult u de verwachte uitgaven en inkomsten van uw activiteit of activiteitenreeks in. Vul het financieel plan zo realistisch mogelijk in. De redelijkheid, transparantie en volledigheid van de verwachte uitgaven zijn belangrijke argumenten bij de beoordeling. Uitgaven Verplichte toelichting Kostprijs (A) totaal uitgaven Inkomsten Verplichte toelichting Kostprijs (A) (B) = Totaal aangevraagd subsidiebedrag (max. 750 euro) (B) totaal inkomsten Tabel van de uitgaven Vermeld alle uitgaven voor uw activiteit of activiteitenreeks in de eerste kolom. Licht elke uitgave toe in de tweede kolom (bv. rubriek publiciteit: druk 200 flyers). Schrijf de totale kostprijs van de uitgave in de derde kolom. Tel alle uitgaven op en schrijf onderaan het totaal van de uitgaven (A). Tabel van de inkomsten Vermeld alle inkomsten voor uw activiteit of activiteitenreeks in de eerste kolom. Licht elke inkomst toe in de tweede kolom (bv. inkomgeld, eigen bijdragen, andere subsidies, ). Schrijf het totale bedrag van de inkomst in de derde kolom. Tel alle inkomsten op en schrijf onderaan het totaal van de inkomsten (B) In de laatste rij schrijft u het totaal aangevraagd subsidiebedrag = (A) - (B). Dit bedrag mag maximaal 750 euro bedragen. 1 / 5
Het invullen van de afrekening (verslagformulier) U moet een inhoudelijk en financieel verslag van uw activiteit of activiteitenreeks maken. U moet deze verslagen ten laatste twee maanden na de activiteit aan de dienst gezondheid bezorgen. U kan een formulier met afrekeningstabel gebruiken. In afrekeningstabel vermeldt u alle uitgaven die u met de subsidie heeft betaald. U mag rijen toevoegen in de tabel. Belangrijk: Verantwoord alle uitgaven met geldige bewijsstukken zoals facturen, kastickets of ontvangstbewijzen. Kleef kleine bewijsstukken op een papier en nummer de bewijsstukken zoals de nummers van de overzichtstabel. Nr. bewijsstuk Verplichte toelichting Bedrag 1 euro 2 euro 3 euro 4 euro 5 euro 6 euro 7 euro Totaal verantwoorde uitgaven euro Gebruik per uitgave een lijn in de overzichtstabel. Nummer de bewijsstukken in de eerste kolom. De nummers op de bewijsstukken moeten overeenstemmen met het nummer van de afrekeningstabel. Licht de producten of diensten waar u voor betaalde toe in de tweede kolom. Vermeld het bedrag dat u betaalde in de derde kolom. Voeg de genummerde bewijsstukken toe als bijlage. s en facturen bevatten minstens: de naam, adres en btw-nummer van de winkel een beschrijving van de aangekochte producten of diensten de datum van de aankoop. Voorbeelden van onkostennota s voor onder andere transport en telefoonkosten vindt u op www.antwerpen.be (zoek op subsidies gezondheid ). 2 / 5
Extra richtlijnen U kan enkel kosten inbrengen die rechtstreeks betrekking hebben op de activiteit of activiteitenreeks en die overeenstemmen met de goedgekeurde begroting. De ingediende kosten mogen niet dubbel gesubsidieerd worden. U kan na het indienen van het afrekeningsdossier geen nieuwe bewijsstukken meer indienen, tenzij anders is afgesproken met de dienst gezondheid. U moet alle originele administratieve en boekhoudkundige bewijsstukken 10 jaar op de zetel van uw vzw bewaren. De dienst gezondheid aanvaardt alleen uitgaven waarvoor een schriftelijk bewijsstuk in het Nederlands wordt voorgelegd. Deze kosten kan u niet betalen met de subsidie: personeels- en investeringskosten, boetes, financiële sancties, schulden, waarborgen en gerechtskosten. Voor uitgaven boven de 25 euro is een factuur op naam van de vereniging wenselijk. 3 / 5
Voorbeelden van uitgaven en bewijsstukken Uitgaverubriek Toelichting Bewijsstuk Publiciteit activiteit Kosten voor het ontwerpen, kopiëren of drukken van folders of affiches. Advertentiekosten. Aankoop klein materiaal Klein bureaumateriaal, demonstratiemateriaal en decoratiemateriaal. Huur lokaal activiteit Huur en nutsvoorzieningen. Huur materiaal Eten en drinken Maximale subsidie 150 euro. Vervoer Inkomtickets deelnemers Maximale subsidie 5 euro per persoon. Geluidsinstallatie, projectiemateriaal, podium, tafels en stoelen. Ingrediënten, drank, snacks en kosten cateringbedrijf. Verplaatsingskosten gezamenlijke uitstap, vervoer materiaal en vervoer medewerkers. Inkomtickets van musea, parken en podiumkunsten Ontvangstbewijs met naam, route, reden van verplaatsing, datum en kostprijs met tickets openbaar vervoer of kilometervergoeding met de auto. Kosten van openbaar vervoer kunnen volledig ingebracht worden. Voor vervoer met de auto geldt het fiscale maximum. Betalingsbewijs van de reservatie. Als dit niet mogelijk is gelden de inkomtickets samen met een deelnemerslijst met handtekeningen. / 5
Verzekeringen Uitgaverubriek Toelichting Bewijsstuk Verzekering voor deelnemers, vrijwilligers, derden of infrastructuur. SABAM Wanneer muziek of voorstellingen worden gespeeld van artiesten met auteursrechten. Niet Telefoonkosten nodig als het enkel achtergrondmuziek is. Telefoongesprekken in het kader van de activiteit. van het telefoonbedrijf op naam van de vereniging met toelichting bij de ingebrachte kosten. Voor telefoonkosten van vrijwilligers gebruikt u een ontvangstbewijs met vermelding van de naam en reden van de telefoongesprekken en de betreffende herlaadkaarten of facturen. Verzendingskosten Portkosten brieven, uitnodigingen postkantoor Fotokopies Brieven, info- of werkbladen voor deelnemers, verslagen en andere documenten. Vergoeding externe deskundigen Spreker, lesgever of gids. Ontvangstbewijs Artiesten Muzikanten, acteurs of beeldende kunstenaars. Beide moeten volgende info bevatten: Geleverde prestatie Datum Start en einde Naam en adres van de ontvanger Naam en adres van de uitvoerder Naam en adres van uw vereniging Datum en handtekening voor ontvangst 5 / 5