< 2 de ZITTING Openbaar Centrum voor VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Maatschappelijk Welzijn VAN 17 FEBRUARI 2010 2950 KAPELLEN Zitting geopend om 20.30 uur Aanwezig: Mevrouw An Stokmans Voorzitter De dames en heren Vera Gilis, Marc Van Tilborg, Dirk Verbist, Jacobus Verhoeven, Eric Dilliën, Sven Kerremans, Joanna Vandensande, Inge Wagemans, Ingrid Mees en Michel Michielsen Leden Mevrouw Paula Verhoeven Verontschuldigd: De dames Inge Wagemans en Ingrid Mees, verontschuldigd Secretaris. Leden Openbare zitting AGENDA 1. Goedkeuring notulen openbare raadszitting van 11 december 2009 en 20 januari 2010 2. Informatieveiligheidsplan 2010-2010: maatregelen en tijdspad m.b.t. de aanbevelingen van de veiligheidscoördinator 3. Wijziging samenwerkingsovereenkomst met Kina voor juridische bijstand voor de dienst schuldbemiddeling 4. Dienstencentra t Bruggeske en t Ertbrandje: a. Goedkeuring retributiereglement voor gebruik cafetariaruimte dienstencentrum t Bruggeske b. Goedkeuring retributiereglement voor gebruik dienstencentrum t Ertbrandje c. Goedkeuring gebruiksreglement voor gebruik cafetariaruimte dienstencentrum t Bruggeske d. Goedkeuring gebruiksreglement voor gebruik dienstencentrum t Ertbrandje e. Organisatie Zorgbeurs 2010 f. Organisatie Opendeurdag dienstencentrum t Bruggeske 2010 g. Organisatie jaarlijkse uitstap beide dienstencentra Besloten zitting 1. Goedkeuring notulen besloten raadszitting van 20 januari 2010 2. Goedkeuring notulen bijzondere comités voor de sociale dienst van 4 en 25 januari 2010 3. Akteneming briefwisseling
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 2 4. Personeel: 5. Sociale tewerkstellingen Openbare zitting 1. GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 11 DECEMBER 2009 EN 20 JANUARI 2010 De notulen van de openbare raadszittingen van 11 december 2009 en 20 januari 2010 werden goedgekeurd. 2 INFORMATIEVEILIGHEIDSPLAN 2010-2010: MAATREGELEN EN TIJDSPAD M.B.T. DE AABEVELINGEN VAN DE VEILIGHEIDS- COÖRDINATOR De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op artikel 61 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gelet op het raadsbesluit van 23 september 20096 betreffende de goedkeuring van het informatieveiligheidsbeleidplan opgemaakt door Luc Van Bogaert, informatie veiligheidsconsulent; De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008, inzonderheid artikel 38 par. 1, 2 en volgende; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Gelet op de wet van 15 januari 1990 behoudende de oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, inzonderheid artikels 24, 25 en volgende; Gelet op het KB van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid, inzonderheid artikels 2, 3 en 4 waarin onder meer bepaald wordt dat over de schriftelijke en gemotiveerde adviezen vanwege de informatieveiligheidsdienst uiterlijk binnen een termijn van 90 kalenderdagen beslist wordt; Gelet op de minimale normen inzake de veiligheid op het niveau van de instellingen die deel uitmaken van het netwerk van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid;
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 3 Overwegende dat de raad een beslissing dient te treffen over de aanbevelingen opgenomen in het informatieveiligheidsbeleid met aanduiding van een tijdspad voor realisatie; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T Artikel 1 Min veiligheidsnorm 9.1. van de KSZ waardoor het OCMW verplicht is om maatregelen te treffen m.b.t. de preventie, de bescherming, de detectie, het blussen en de interventie in geval van brand, inbraak of waterschade. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Schriftelijke onderrichtingen aan het personeel in verband met Wat te doen bij het verlaten van het gebouw voor het administratief gebouw en het dienstencentrum t Bruggeske (brandpreventie). Uitvoering Opmaak onderrichtingen wat te doen bij het verlaten van het gebouw worden uitgevoerd - voor kantoorruimte OCMW - voor dienstencentrum t Bruggeske Aanbevelingen veiligheidsconsulent Branddetectie en brandmelding met doormelding van alarm in het administratief gebouw. (apart systeem voor het administratief gebouw of in samenwerking met eigenaar/beheerder van het gebouw). Uitvoering Advies brandweer wordt opgevraagd. Vervolgens prijs vragen voor alarm brandmelding. Contact opnemen met beheercentrale Promenade voor eventuele samenwerking ivm branddetectie. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Nazicht en herstelling van het brandsysteem in het dienstencentrum. Uitvoering Advies brandweer wordt opgevraagd. Vervolgens offerte opvragen voor herstelling branddetectiesysteem of prijsofferte voor nieuw systeem Bespreking op overlegcomité tussen gemeente en OCMW. Artikel 2 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Min veiligheidsnorm 9.1. van de KSZ waardoor het OCMW verplicht is om maatregelen te treffen mbt de preventie, de detectie, de bescherming, het blussen en de interventie in geval van brand, inbraak of waterschade.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 4 de toegang tot de gebouwen en lokalen te beperken tot de geautoriseerde personen en een controle erop verrichten zowel tijdens als buiten de werkuren. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Problematiek in de kelder va het dienstencentrum met het OCMW archief ten opzichte van: - -de brandveiligheid (stookplaats) - -toegangscontrole tijdens de kantooruren - -toegangscontrole na de kantooruren - -mogelijke wateroverlast (wasmachines) Een totaaloplossing is noodzakelijk! Uitvoering Problematiek kelder dienstencentrum: plaatsen op overlegagenda tussen gemeente en OCMW. Advies brandweer opvragen. Procedures voor toegangscontrole tijdens dienst uren worden uitgeschreven. Artikel 3 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Min veiligheidsnorm 9.1. van de KSZ waardoor het OCMW verplicht is om de toegang tot de gebouwen en lokalen te beperken tot de geautoriseerde personen en een controle erop verrichten zowel tijdens als buiten de werkuren. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Toepassing van het clean desk principe ten aanzien van individuele dossiers en documenten met persoonsgegevens in het dienstencentrum. (cliënten worden ontvangen in de kantoren). Uitvoering Clean desk principe wordt niet ingevoerd. Wel dienen de burelen steeds gesloten te worden bij afwezigheid. Elke medewerker ontvangt sleutel van eigen kantoor. Cliënten worden ontvangen aan aparte ontvangsttafel en niet aan eigen bureel zodat geen directe inzage is in vertrouwelijke dossiers die zich op het bureel zouden bevinden. Artikel 4 Min veiligheidsnorm 9.1. van de KSZ waardoor het OCMW verplicht is om de toegang tot de gebouwen en lokalen te beperken tot de geautoriseerde personen en een controle erop verrichten zowel tijdens als buiten de werkuren. Aanbevelingen veiligheidsconsulent
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 5 Schriftelijke onderrichtingen aan het personeel in verband met Wat te doen bij het verlaten van het gebouw voor het administratief gebouw en het dienstencentrum t Bruggeske (toegangscontrole na de kantooruren). Uitvoering Opmaak onderrichtingen wat te doen bij het verlaten van het gebouw worden uitgevoerd - voor kantoorruimte OCMW - voor dienstencentrum t Bruggeske Aanbevelingen veiligheidsconsulent Anti-diefstalsysteem met bewegingsdetectors en doormelding van alarm. Plaatsen van anti-diefstalsysteem in het -administratief gebouw (gedeelte door OCMW gebuikt) en in het dienstencentrum of tenminste in het gedeelte dat door de sociale diensten van het OCMW wordt gebruikt. Uitvoering Advies brandweer wordt opgevraagd. Vervolgens prijs vragen voor alarm brandmelding. Contact opnemen met beheercentrale Promenade voor eventuele samenwerking ivm branddetectie. Artikel 5 Min veiligheidsnorm 8.1. en 8.2. waardoor het OCMW verplicht is om een gedragscode op te stellen en toe te passen voor internet en e-mailgebruik en om de medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens, op de hoogte te stellen van de vertrouwelijkheids- en veiligheidsplichten t.a.v. deze gegevens. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Ondertekening van een zgn. confidentieverklaring door de interne en externe personeelsleden die bij de uitoefening van hun functie in contact komen met de verwerking van persoonsgegevens. Uitvoering De modellen confidentie verklaringen worden ter ondertekening voorgelegd aan alle personeelsleden die bij de uitoefening van hun functie in contact komen met de verwerking van persoonsgegevens. Artikel 6 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Aanpassing van het intake-formulier dat door de sociale diensten wordt gebruikt aan de wettelijke verplichtingen in de privacywet. - melding van een aantal coördinaten en mededelingen. - toestemming betrokkene voor de verwerking van persoonsgegevens van gevoelige aard en de communicatie van persoonsgegevens aan derden.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 6 Uitvoering De aanpassingen van het intake formulier worden besproken op team overleg met sociale dienst en vervolgens toegepast. Artikel 7 Min veiligheidsnorm 11.4. van de KSZ waardoor het OCMW verplicht is om de gepaste maatregelen te nemen indien persoonsgegevens opgeslagen worden op mobiele media die de beveiligingsperimeter van het OCMW gebouw kunnen verlaten. Aanbevelingen veiligheidsconsulent Identificatie van externe digitale gegevensdragers en opname in een inventaris met registratie van het identificatienummer, de identiteit van de geautoriseerde gebruiker(s) en de plaats(en) van bewaring. Uitvoering Een procedure zal uitgeschreven worden. 3. OVEREENKOMST SAMENWERKINGSVERBANDRECHTHULP EN SCHULDBEMIDDELING De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op artikel 61 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gelet op het decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning van de instellingen voor schuldbemiddeling in de Vlaamse Gemeenschap; Gelet op het MB van 16 september 1998 houdende erkenning van het OCMW van Kapellen als instelling voor schuldbemiddeling met erkenningnummer 14AB/74/98047, inmiddels twee keer verlengd bij besluiten van de directeurgeneraal van 8 augustus 2001 en 28 augustus 2007; Gelet op het raadsbesluit van 25 mei 2004 houdende goedkeuring oprichting subregionaal samenwerkingsverband schuldbemiddeling via Kina; Gelet op de wet betreffende de collectieve schuldenregeling van 5 juli 1998; Gelet op het de samenwerkingsovereenkomst tot oprichting van het subregionaal samenwerkingsverband schuldbemiddeling tussen de OCMW van Ranst, Zandhoven, Wijnegem, Schilde en Zoersel en KINA pv, afgesloten op 14 mei 2004; Gelet op het raadsbesluit van 11 juni 2008 betreffende de goedkeuring uitbreiding uren juriste in het subregionaal samenwerkingsverband schuldbemiddeling via Kina; Overwegende het raadsbesluit van 22 april 2009 betreffende de formatiewijziging van het OCMW personeel waarbij de dienst schuldbemiddeling werd uitgebreid met een halftijds maatschappelijk assistent (e);
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 7 Gelet op het raadsbesluit van 4 november 2009 waarbij Debbie Vermeersch werd aangesteld als maatschappelijk assisistente voor de dienst schuldbemiddeling met 28,5/38 prestaties; Gelet op de administratieve ondersteuning van de dienst schuldbemiddeling met twee deeltijdse administratieve medewerkers, Eun Loonen, 19/38 en Tina De Prest 27/38; Overwegende dat door de uitbreiding van de personeelsbezetting in onze dienst schuld bemiddeling het niet langer vereist is om juridische ondersteuning met 8 uren prestaties per week; Overwegende de vergadering met KINA en de OCMW s d.d. 23 oktober 2006 rond het project schuldbemiddeling waarbij, door de toenemende vraag van de OCMW s naar juridische begeleiding voor schuldbemiddeling en het onslag van Hanneke Boets als juriste, de tewerkstellingsregeling diende herbekeken te worden; Gelet op het ontwerp van samenwerkingsverband opgemaakt door Kina voor de juridische hulp schuldbemiddeling; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T Tussen de OCMW s van Boechout, Borsbeek, Brecht, Edegem, Hove, Kapellen, Malle, Ranst, Schilde, Wijnegem, Zandhoven en Zoersel en KINA p.v., vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris, handelend krachtens besluit van hun respectievelijke raden wordt een overeenkomst afgesloten die de hiernavolgende bepalingen bevat. Artikel 1 De partijen maken deel uit van het subregionaal samenwerkingsverband rechtshulp -schuldbemiddeling. Artikel 2: Doel Dit samenwerkingsverband houdt zich bezig met de uitbouw van een dienst juridische hulp -schuldbemiddeling. Onder uitbouw van een dienst juridische hulp - schuldbemiddeling wordt verstaan het aanwerven van één of meerdere juristen waarover de OCMW s kunnen beschikken à rato van een afgesproken verhouding en worden betaald volgens een breuk van het afgesproken urencontingent (zie artikel 6) in de poging om in een snelle interventie in juridische en schulddossiers te voorzien. Artikel 3:Tewerkstelling KINA p.v. neemt het juridisch werkgeverschap op zich voor de participerende OCMW s bij de aanwerving en tewerkstelling van een jurist, om de doelstelling, bepaald in artikel 2, te realiseren. Artikel 4 KINA p.v., als juridisch werkgever, coördineert de afspraken in verband met de infrastructuur, de werkplaatsen, de tewerkstellingsvoorwaarden en de
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 8 dienstverleningsmodaliteiten van de aangeworven jurist, met dien verstande dat elke contractpartij ter plaatse kosteloos de nodige infrastructuur beschikbaar stelt voor de jurist(en). Artikel 5: Taken De jurist van KINA p.v. zal instaan voor volgende taken: M.b.t. de juridische hulpverlening: - Juridische ondersteuning dagelijkse werkzaamheden van de sociale dienst - Eerstelijns juridisch advies voor inwoners van de gemeente M.b.t. de schuldhulpverlening: - Grondig nazicht van de contracten binnen de wet op het consumentenkrediet - Voeren van onderhandelingen met schuldeisers - Betalingsafspraken maken - Budgetbegeleiding van cliënten - Opvolging dossiers - Advies verstrekken aan cliënten - Advies verstrekken aan de maatschappelijk assistent - Opstellen verzoekschriften collectieve schuldenregeling Artikel 6: Financiering De participerende OCMW s verbinden zich ertoe om een forfaitair bedrag per jaar te storten op een hiertoe bestemde zichtrekening (091-0105444-34) van KINA p.v. De prestaties van de jurist worden verstrekt a rato van de inbreng. Boechout 5.500 (0,5 dag per week), Borsbeek 11.000 (1 dag per week), Brecht 16.500 (1,5 dag per week) Edegem 11.000 (1 dag per week), Hove 5.500 (0,5 dag per week), Kapellen 2.750 (0,5 dag per 14 dagen), Malle 5.500 (0,5 dag per week), Ranst 26.125 (2,5 dag per week), Schilde 5.500 (0,5 dag per week), Wijnegem 2.750 (0,5 dag per 14 dagen), Zandhoven 5.500 (0,5 dag per week), Zoersel 5.500 (0,5 dag per week). Vermelde forfaitaire bedragen zijn onderworpen aan het indexcijfer van de consumptieprijzen, waarvan de basisindex 108,10 (november 2007- basis 2004 = 100) is. De vooropgestelde tijdsinvestering wordt onderbroken in verlofperiodes en bij afwezigheid (ziekte, ) van het personeel. Artikel 7 Een eventueel negatief saldo, ingevolge de ontoereikendheid van de ingebrachte middelen volgens artikel 6 van deze overeenkomst, zal overeenkomstig artikel 11 van de gecoördineerde statuten van KINA p.v. bijgepast worden door de participerende OCMW s. Behoudens een andersluidende en bij deze overeenkomst gevoegde contractuele afspraak tussen deze partijen, zal het negatief saldo, a rato van de inbreng, door de participerende OCMW s gedragen worden.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 9 Artikel 8: Duur van de overeenkomst De overeenkomst geldt voor een periode van 1 jaar. Het werkjaar gaat in vanaf 1 januari 2010 en wordt bij stilzwijgen automatisch voor een zelfde termijn verlengd. Artikel 9: Uittreding Elke contracterende partij, die uit dit subregionaal samenwerkingsverband wenst te treden, kan dit alleen indien ze deze intentie ten laatste 4 maanden voor het verstrijken van het werk-jaar bij aangetekend schrijven aan alle andere partijen bij deze overeenkomst kenbaar maakt. Artikel 10: Schadevergoeding De partij die met miskenning van de uittredingsmodaliteiten voortijdig uit de samenwerkingsovereenkomst treedt, is gehouden tot de betaling van een schadevergoeding die gelijk is aan de helft van de inbreng. Artikel 11: Coördinatie en overleg KINA p.v. verzorgt de coördinatie van het subregionaal samenwerkingsverband. Artikel 12: Verslag Jaarlijks bezorgt de jurist een geschreven activiteitenverslag. Artikel 13: Overgangsbepalingen OCMW Ranst treedt op 1 juli 2010 uit het samenwerkingsverband. Hun bijdrage voor 2010 wordt pro rata vastgelegd op 13.062,50. Voor OCMW Kapellen werd het aantal uren met ingang van 1 januari 2010 gewijzigd van 1 dag per week naar een halve dag per week om de veertien dagen. Hun bijdrage voor 2010 bedraagt dan 2.750. Artikel 14: Slotbepalingen De jurist(-en), die in het raam van deze samenwerkingsovereenkomst worden aangeworven, zullen bij het afsluiten van hun arbeidsovereenkomst uitdrukkelijk akte nemen van deze samenwerkingsovereenkomst en zullen uitdrukkelijk moeten instemmen met het gegeven dat zij, met inachtneming van artikel 4 van deze overeenkomst, op de locaties van de contracterende OCMW s zullen worden tewerkgesteld. Artikel 15 Bij beëindiging van de reglementering dient de verderzetting van het samenwerkingsverband opnieuw besproken te worden. Artikel 16: opheffingsbepalingen Na ondertekening door alle partijen van deze overeenkomst, wordt de overeenkomst van 1 juli 2008 betreffende de oprichting van een samenwerkingsverband schuldbemiddeling opgeheven en integraal vervangen door huidige overeenkomst.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 10 Artikel 17 Alle partners garanderen de kwaliteit van de tewerkstelling door het naleven van de in bijlage gevoegde organisatienota. Opgesteld te Malle op 1 januari 2010, 17 artikels tellend, in zoveel exemplaren als er partijen zijn, waarvan elke partij verklaart een exemplaar ontvangen te hebben. Namens het OCMW Boechout - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Borsbeek - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Brecht - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Edegem - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Hove - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Kapellen - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Malle - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Ranst - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Schilde - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Wijnegem - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Zandhoven - De Secretaris De Voorzitter Namens het OCMW Zoersel - De Secretaris De Voorzitter Namens KINA p.v. Jan Hendrickx Secretaris Axel BoenDe Voorzitter 4. DIENSTENCENTRA T BRUGGESKE EN T ERTBRANDJE 4.A. GOEDKEURING RETRIBUTIEREGLEMENT VOOR GEBRUIK CAFETARIARUIMTE DIENSTENCENTRUM T BRUGGESKE De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gezien het feit dat het OCMW regelmatig de vraag krijgt van verenigingen en particulieren om de cafetariaruimte van het dienstencentrum t Bruggeske in Kapellen te verhuren; Overwegende dat er in Kapellen weinig andere openbare lokalen te huur zijn; Gezien het feit dat het dienstencentrum buiten de openingsuren momenteel niet gebruikt wordt; Gezien het feit dat het verhuren van het dienstencentrum resulteert in extra inkomsten voor het OCMW; Overwegende dat het dienstencentrum t Bruggeske een lokaal sociaal ankerpunt wil zijn en dat het verhuren van het cafetaria van het dienstencentrum bijdraagt aan de sociale doelstelling van het dienstencentrum; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen; Artikel 1: Vanaf 1 maart 2010 tot en met 31 december 2013 worden retributies, volgens volgende bepalingen geheven op het gebruik van de cafetariaruimte van het dienstencentrum t Bruggeske Hoevensebaan 12 in Kapellen. De cafetariaruimt wordt aangeboden exclusief de keuken.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 11 Artikel 2 : De cafetariaruimte van het dienstencentrum t Bruggeske wordt enkel verhuurd op weekdagen na 17.30 uur. In het weekeinde en op feestdagen kan de cafetariaruimte van 't Bruggeske gehuurd worden voor een volledige dag. Artikel 3: Het cafetaria van t Bruggeske beschikt over sanitair, toog en koeling. Tijdens de verhuring is het gebouw verwarmd. Artikel 4 De gebruiker betaalt de gangbare prijzen van een consumptie in het dienstencentrum. Deze prijslijsten hangen uit achter de toog. Artikel 5 De sleutel voor de verhuring wordt in het dagdeel voorafgaand aan de verhuring opgehaald bij de centrumleider en het dagdeel na de verhuring terug overhandigd aan de centrumleider. Artikel 6 De retributie voor de huur van de cafetariaruimte van t Bruggeske wordt bepaald volgens dag, aard van de activiteit en categorie van de gebruiker die als volgt wordt onderverdeeld: cat. A Kapelse adviesraden, gemeentebestuur Kapellen, gemeentelijke openbare instel-lingen en organisaties waarmee het dienstencentrum t Bruggeske een samen-werkingsovereenkomst heeft afgesloten cat. B cat. C cat. D Kapelse verenigingen aangesloten bij een adviesraad, politieke partijen uit de gemeenteraad, scholen uit de gemeente Verenigingen binnen de gemeente niet aangesloten bij een adviesraad (dit zijn verenigingen waarbij de secretaris en de voorzitter in Kapellen wonen of waarbij 1/3 van de leden te Kapellen woont) Bedrijven, particulieren of niet-kapelse verenigingen. Voor deze categorie wordt geen onderscheid gemaakt in de aard van de gebruik Bij gebruik van catering en/of muziek in de zaal is er spraken van een activiteit. Zonder catering is er sprake van een vergadering VERGADERING Cat A Cat B Cat C Dagdeel 0 5 15 Hele dag 0 10 30 Reiniging 0 0 0
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 12 ACTIVITEIT Cat A Cat B Cat C Cat D Dagdeel 0 10 25 50 Hele dag 0 20 50 100 Reiniging 0 45 45 45 Artikel 7 Er wordt een borg gevraagd van 50,00 die betaald dient te worden ten laatste bij over-handiging van de sleutel. Artikel 8 De retributie is verschuldigd door de persoon die de gebruiksaanvraag indient. De retributies met betrekking tot het gebruik van het cafetaria van het dienstencentrum t Bruggeske worden achteraf per factuur betaald. Artikel 9 Elke aanvraag tot verhuring van de cafetariaruimte van 't Bruggeske dient door de raad van maatschappelijk welzijn van Kapellen goedgekeurd te worden. Artikel 10 Het aanvraagformulier dient ten laatste anderhalve maand voorafgaand aan de verhuring ingevuld overhandigd te worden aan de centrumleider die het ter beslissing voorlegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Aanvragen tot verhuring kunnen niet eerder dan zes maanden voor de verhuurdatum ingediend worden. Artikel 11 De drankstock van de cafetaria van het dienstencentrum zal voorafgaand aan de verhuring geteld worden. Voor een verhuring doordeweeks gebeurt dit om 16.45 uur de dag van de verhuring. Voor een verhuring in het weekend gebeurt dit op vrijdag om 16.45 uur. Voor een verhuring op een feestdag gebeurt dit op de voorafgaande laatste werkdag om 16.45 uur. De eerste werkdag na de verhuring zal om 9.30 uur weer stock geteld worden. De huurder heeft het recht om bij de stocktellingen aanwezig te zijn. Bij afwezigheid wordt de huurder geacht de stocktellingen uitgevoerd door het personeel onvoorwaaardelijk te aanvaarden en kunnen deze niet meer betwist worden. Vervolgens krijgt de huurder thuis een factuur met de afrekening van de huur van de zaal alsook van de verbruikte drank. Artikel 12 Voor elke betwisting is het Vredegerecht van Kapellen bevoegd. Artikel 13 Een gebruiksreglement zal opgemaakt worden evenals een formulier met de prijzen. De huurder dient deze documenten vooraf voor akkoord te tekenen.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 13 4.B. GOEDKEURING RETRIBUTIEREGLEMENT VERHURING T ERTBRANDJE De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gezien het feit dat het OCMW regelmatig de vraag krijgt van verenigingen en particulieren om het dienstencentrum t Ertbrandje in Putte-Kapellen te verhuren; Overwegende dat er in Putte-Kapellen weinig andere openbare lokalen te huur zijn; Gezien het feit dat het dienstencentrum buiten de openingsuren momenteel niet gebruikt wordt; Gezien het feit dat het verhuren van het dienstencentrum resulteert in extra inkomsten voor het OCMW; Overwegende dat het t Ertbrandje een lokaal sociaal ankerpunt wil zijn en dat het verhuren van het dienstencentrum bijdraagt aan de sociale doelstelling van het dienstencentrum; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1: Vanaf 1 januari 2010 tot en met 31 december 2013 worden retributies, volgens volgende bepalingen geheven op het gebruik van het dienstencentrum t Ertbrandje - Ertbrandstraat 239 in Kapellen. Artikel 2 Dienstencentrum t Ertbrandje wordt enkel verhuurd op weekdagen na 17.30 uur. In het weekeinde en op feestdagen kan 't Ertbrandje gehuurd worden voor een volledige dag. Artikel 3: Het dienstencentrum t Ertbrandje voorzien van een aparte ingang, sanitair, toog, koeling en internettoegang wordt ter beschikking gesteld. Tijdens de verhuring is het gebouw verwarmd. Artikel 4: De gebruiker betaalt de gangbare prijzen van een consumptie in het dienstencentrum. Deze prijslijsten hangen uit achter de toog. Artikel 5: De sleutel voor de verhuring wordt in het dagdeel voorafgaand aan de verhuring opgehaald bij de centrumleider en het dagdeel na de verhuring terug overhandigd aan de centrumleider. Artikel 6 De retributie voor de huur van het dienstencentrum t Ertbrandje wordt bepaald volgens dag, aard van de activiteit en categorie van de gebruiker die als volgt wordt
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 14 onderverdeeld: cat. A Kapelse adviesraden, gemeentebestuur Kapellen, gemeentelijke openbare instellingen en organisaties waarmee het dienstencentrum t Ertbrandje een samen-werkingsovereenkomst heeft afgesloten cat. B cat. C cat. D Kapelse verenigingen aangesloten bij een adviesraad, politieke partijen uit de gemeenteraad, scholen uit de gemeente Verenigingen binnen de gemeente niet aangesloten bij een adviesraad (dit zijn verenigingen waarbij de secretaris en de voorzitter in Kapellen wonen of waarbij 1/3 van de leden te Kapellen woont) Bedrijven, particulieren of niet-kapelse verenigingen. Voor deze categorie wordt geen onderscheid gemaakt in de aard van de gebruik Bij gebruik van catering en/of muziek in de zaal is er spraken van een activiteit. Zonder catering is er sprake van een vergadering. VERGADERING Cat A Cat B Cat C Dagdeel 0 5 15 Hele dag 0 10 30 Reiniging 0 0 0 ACTIVITEIT Cat A Cat B Cat C Cat D Dagdeel 0 10 25 50 Hele dag 0 20 50 100 Reiniging 0 45 45 45 Artikel 7 Er wordt een borg gevraagd van 50,00 die betaald dient te worden ten laatste bij overhandiging van de sleutel Artikel 8 De retributie is verschuldigd door de persoon die de gebruiksaanvraag indient. De retributies met betrekking tot het gebruiken van het lokaal worden achteraf per factuur betaald. Artikel 9 Elke aanvraag tot verhuring van het dienstencentrum 't Ertbrandje dient door de raad van maatschappelijk welzijn van Kapellen goedgekeurd te worden. Artikel 10 Het aanvraagformulier dient ten laatste anderhalve maand voorafgaand aan de verhuring ingevuld overhandigd te worden aan de centrumleider die het ter beslissing voorlegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 15 Aanvragen tot verhuring kunnen niet eerder dan zes maanden voor de verhuurdatum ingediend worden. Artikel 11 De drankstock aanwezig in het dienstencentrum zal voorafgaand aan de verhuring geteld worden. Voor een verhuring doordeweeks gebeurt dit om 16.45 uur de dag van de verhuring. Voor een verhuring in het weekend gebeurt dit op vrijdag om 16.45 uur. Voor een verhuring op een feestdag gebeurt dit op de voorafgaande laatste werkdag om 16.45 uur. De eerste werkdag na de verhuring zal om 9.30 uur weer stock geteld worden. De huurder heeft het recht om bij de stocktellingen aanwezig te zijn. Bij afwezigheid wordt de huurder geacht de stocktellingen uitgevoerd door het personeel onvoorwaardelijk te aanvaarden en kunnen deze niet meer betwist worden. Vervolgens krijgt de huurder thuis een factuur met de afrekening van de huur van de zaal alsook van de verbruikte drank. Artikel 12 Voor elke betwisting is het Vredegerecht van Kapellen bevoegd. Artikel 13 Een gebruiksreglement zal opgemaakt worden evenals een formulier met de prijzen. De huurder dient deze documenten vooraf voor akkoord te tekenen. 4.C. GOEDKEURING GEBRUIKSREGLEMENT BIJ VERHUUR CAFETARIARUIMTE VAN HET DIENSTENCENTRUM T BRUGGESKE De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gelet op het raadsbesluit van heden houdende de goedkeuring van het retributieregelement voor de verhuring van de cafetaria ruimtevan het dienstencentrum t Bruggeske; Gelet op de gevoerde bespreking B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1: De aanvrager dient een gebruikersformulier in te vullen en te overhandigen aan de centrumleider, ten laatste anderhalve maand voorafgaand aan de verhuring van de cafetaria ruimte Aanvragen tot verhuring kunnen niet eerder dan zes maanden voor de verhuurdatum ingediend worden. Bij het toekennen van de toelating tot gebruik worden de volgende criteria toegepast: - De aanvragen worden chronologisch behandeld.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 16 - Bij gelijktijdige aanvraag wordt de volgorde bepaald van cat. A tot D. Artikel 2 Het maximum aantal toegelaten aanwezigen is vastgelegd op 100 personen. De huurder ziet erop toe dat dit maximum aantal niet overschreden wordt. Artikel 3 Bij elk gebruik, dient het volgende in acht genomen te worden: De toog netjes achtergelaten. Uitkeren van de cafetariaruimte en desgevallend ook de inkomhal. Alles wordt teruggeplaatst volgens plan en inventaris. Het afwassen en afdrogen van drank- of eetgerief. Het opruimen van de aldaar geplaatste toestellen. Verwijderen van alle materialen die men binnenbrengt in de cafetariaruimte Verwijderen van alle aangebrachte decoraties Restafval dient in de daarvoor bestemde containers gedeponeerd te worden. Glas, PMS, papier en karton worden terug meegenomen om reden dat er geen selectieve verzameling van dit afval is voorzien in de dienstencentra. Bij het verlaten alle ramen en deuren sluiten Voor de afwas worden afwasproduct, sponsje en handdoeken ter beschikking gesteld. Artikel 4 Indien er materialen zijn beschadigd, of serviesstukken zijn gebroken dienen deze vergoed te worden. Ontbrekende materialen zoals bestek, serviesstukken, handdoeken, afwasproduct enz. dienen eveneens vergoed te worden volgens de tarieven opgelegd door het bestuur. Artikel 5 Het OCMW kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materiaal dat achtergelaten wordt door de gebruiker of voor mogelijke diefstallen of beschadigingen. De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor: het behoud van de goede orde in het gebouw en op het terrein elke schade van welke aard ook -tijdens de periode dat de cafetariaruimte ter beschikking is gesteld door hemzelf, een deelnemer aan een manifestatie of door bezoekers, aangebracht aan de bebouwing, het gebruikte materiaal, of materiaal behorende aan derden, ongeacht het recht van verhaal door het OCMW van Kapellen aan diegene die de schade veroorzaakt De aangifte bij SABAM en de betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boeten. De eerbiediging van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en beteugeling van de dronkenschap De verplichting opgelegd door het Wetboek van inkomstenbelasting inzake bedrijfsvoorheffing op de beloning van artiesten De verzekering inzake burgerlijke of contractuele aansprakelijkheid e.a
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 17 Het OCMW draagt hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Artikel 6 Beschadigingen aan de lokalen of het meubilair en ontbrekende materialen moeten onmiddellijk gesignaleerd worden aan de centrumleider. Wat zijn de gevolgen van nalatigheid? Beschadigingen zullen door de huurder moeten worden vergoed. De prijs van de herstellingswaarde of de vervangingswaarde, werkuren, zal hem aangerekend worden en met de borg verrekend worden. Indien hoger dan de borg zal dit in rekening gebracht worden. Bij grove nalatigheid of recidieven kan er beslist worden decafetariaruimte niet meer te verhuren aan de betrokken partij voor een bepaalde periode. Artikel 7 Men dient zich te houden aan de politie- en gemeentewetgeving en aan de VLAREM- wetgeving. Deze behandelt o.a. de beheersing van geluidshinder. Het is uitdrukkelijk verboden de nooduitgangen te belemmeren of voorziene in -en uitgangen af te sluiten. De opschriften nooduitgang en/of betreffende pictogrammen in groen/wit licht mogen niet bedekt of verborgen worden en moeten duidelijk zichtbaar blijven. De toegang tot hydraten (watertoevoer, brandblussers, ) moet steeds vrijgehouden blijven. De ingang van het dienstencentrum moet voortdurend bereikbaar zijn voor de brandweer en andere hulpdiensten. Alle toegangswegen dienen verkeersvrij te zijn, zodat het materieel en de voertuigen van de brandweer en hulpdiensten veilig kunnen rijden en werken. De organisators zullen te allen tijde toegang tot de inrichting verlenen aan de OCMW-raadsleden en/of de bevoegde ambtenaren. Artikel 8 Het is de gebruiker verboden in het cafetaria van het dienstencentrum: enige wijziging aan te brengen aan de elektriciteitsleiding, de installatie of de lichtpunten met toebehoren. de verwarmingsinstallatie te bedienen in het cafetaria of in de aangrenzende ruimten werken uit te voeren waarvoor door de verhuurder geen uitdrukkelijke toelating werd verleend. bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen en te gebruiken. te roken
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 18 4.D. GOEDKEURING GEBRUIKSREGLEMENT BIJ VERHUUR DIENSTENCENTRUM T ERTBRANDJE De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; Gelet op het raadsbesluit van heden houdende de vaststelling van het retributieregelement voor de verhuring van het dienstencentrum t Ertbrandje; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen; Artikel 1: De aanvrager dient een gebruikersformulier in te vullen en te overhandigen aan de centrumleider, ten laatste anderhalve maand voorafgaand aan de verhuring. Aanvragen tot verhuring kunnen niet eerder dan zes maanden voor de verhuurdatum ingediend worden. Bij het toekennen van de toelating tot gebruik worden de volgende criteria toegepast: - De aanvragen worden chronologisch behandeld. - Bij gelijktijdige aanvraag wordt de volgorde bepaald van cat. A tot D. Artikel 2 Het maximum aantal toegelaten aanwezigen is vastgelegd op 100 personen. De huurder ziet erop toe dat dit maximum aantal niet overschreden wordt. Artikel 3 Bij elk gebruik, dient het volgende in acht genomen te worden: De toog netjes achtergelaten. Uitkeren van het dienstencentrum t Ertbrandje. Alles wordt teruggeplaatst volgens plan en inventaris. Het afwassen en afdrogen van drank- of eetgerief. Het opruimen van de aldaar geplaatste toestellen. Verwijderen van alle materialen die men binnenbrengt in het dienstencentrum Verwijderen van alle aangebrachte decoraties Restafval dient in de daarvoor bestemde containers gedeponeerd te worden. Glas, PMS, papier en karton worden terug meegenomen om reden dat er geen selectieve verzameling van dit afval is voorzien in de dienstencentra. Bij het verlaten alle ramen en deuren sluiten. Voor de afwas worden afwasproduct, sponsje en handdoeken ter beschikking gesteld. Artikel 4 Indien er materialen zijn beschadigd, of serviesstukken zijn gebroken dienen deze vergoed te worden. Ontbrekende materialen zoals bestek, serviesstukken, handdoeken, afwasproduct enz. dienen eveneens vergoed te worden volgens de tarieven opgelegd door het bestuur.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 19 Artikel 5 Het OCMW kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materiaal dat achtergelaten wordt door de gebruiker of voor mogelijke diefstallen of beschadigingen. De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor: het behoud van de goede orde in het gebouw en op het terrein elke schade van welke aard ook -tijdens de periode dat het dienstencentrum t Ertbrandje ter beschikking is gesteld door hemzelf, een deelnemer aan een manifestatie of door bezoekers, aangebracht aan de bebouwing, het gebruikte materiaal, of materiaal behorende aan derden, ongeacht het recht van verhaal door het OCMW van Kapellen aan diegene die de schade veroorzaakt De aangifte bij SABAM en de betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boeten. De eerbiediging van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en beteugeling van de dronkenschap De verplichting opgelegd door het Wetboek van inkomstenbelasting inzake bedrijfsvoorheffing op de beloning van artiesten De verzekering inzake burgerlijke of contractuele aansprakelijkheid e.a Het OCMW draagt hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Artikel 6 Beschadigingen aan de lokalen of het meubilair en ontbrekende materialen moeten onmiddellijk gesignaleerd worden aan de centrumleider. Wat zijn de gevolgen van nalatigheid? Beschadigingen zullen door de huurder moeten worden vergoed. De prijs van de herstellingswaarde of de vervangingswaarde, werkuren, zal hem aangerekend worden en met de borg verrekend worden. Indien hoger dan de borg zal dit in rekening gebracht worden. Bij grove nalatigheid of recidieven kan er beslist worden het dienstencentrum t Ertbrandje niet meer te verhuren aan de betrokken partij voor een bepaalde periode. Artikel 7 Men dient zich te houden aan de politie- en gemeentewetgeving en aan de VLAREM- wetgeving. Deze behandelt o.a. de beheersing van geluidshinder. Het is uitdrukkelijk verboden de nooduitgangen te belemmeren of voorziene in -en uitgangen af te sluiten. De opschriften nooduitgang en/of betreffende pictogrammen in groen/wit licht mogen niet bedekt of verborgen worden en moeten duidelijk zichtbaar blijven. De toegang tot hydraten (watertoevoer, brandblussers, ) moet steeds vrijgehouden blijven. De ingang van het dienstencentrum moet voortdurend bereikbaar zijn voor de brandweer en andere hulpdiensten. Alle toegangswegen dienen verkeersvrij te zijn, zodat het materieel en de voertuigen van de brandweer en hulpdiensten veilig kunnen rijden en werken.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 20 De organisators zullen te allen tijde toegang tot de inrichting verlenen aan de OCMW-raadsleden en/of de bevoegde ambtenaren. Artikel 8 Het is de gebruiker verboden in het dienstencentrum: enige wijziging aan te brengen aan de elektriciteitsleiding, de installatie of de lichtpunten met toebehoren. de verwarmingsinstallatie te bedienen in het dienstencentrum of in de aangrenzende ruimten werken uit te voeren waarvoor door de verhuurder geen uitdrukkelijke toelating werd verleend. bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen en te gebruiken. te roken 4.E. ORGANISATIE ZORGBEURS 2010 De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, beslist om in 2010 een Zorgbeurs te organiseren op zaterdag 19 juni 2010 in winkelcentrum De Promenade. Doel: Alle partners in de hulp- en dienstverlening de mogelijkheid bieden om hun aanbod van hulpverlening, diensten, premies en tegemoetkomingen kenbaar te maken aan de inwoners van Kapellen. Aan de geïnteresseerden kan de nodige informatie geboden worden zodat zij zich een duidelijk beeld kunnen vormen van de verschillende mogelijkheden van zorg- en hulpverlening. Doelgroep: De beurs is gericht op senioren, personen met een handicap en hun mantelzorgers. Mede-organisatoren: I.s.m. de gemeente Kapellen en de gezondheidsraad zal de valbus opgesteld worden op het Dorpsplein. Hier zal info gegeven worden over valpreventie. De bezoekers van de valbus zullen doorgeleid worden naar de Zorgbeurs en omgekeerd. Deelnemers: De informatie betreffende deelnemers, technische voorzieningen, kostprijs en communicatie en drukwerk zal in een volgende zitting beslist worden. 4.F. ORGANISATIE JAARLIJKSE UITSTAP BEIDE DIENSTENCENTRA De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting beslist om de jaarlijkse uitstap van de dienstencentra te organiseren op donderdag 20 mei 2010. Als bestemming wordt de stad Gent gekozen. De daguitstap dient een boottocht te bevatten met een duur, variërend van 40 minuten tot 1uur.
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 21 Aan de centrumleider wordt opdracht gegeven en dagprogramma uit te werken met eventueel een begeleide wandeling, een bezoek aan het Patershol of het Begijnenhof. Voor de lunch dient een van de dienstencentra contact op te nemen met één van de dienstencentra van het OCMW van Gent. 4.G. ORGANISATIE OPENDEURDAG DIENSTENCENTRUM T BRUGGESKE 2010 De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting beslist om de jaarlijkse opendeurdag te organiseren voor dienstencentrum t Bruggeske op zaterdag 12 juni 2010. Het programma wordt als volgt goedgekeurd: Middagmenu restaurant: - Aspergeroomsoep - Koude schotel: tomaat-garnaal en frietjes - Warme schotel: Koninginnehapje, salad bar en frietjes - Koffie / thee met een praline Voor het menu (warm of koud) wordt een bedrag van 10,00 gevraagd; Namiddagprogramma In de feestzaal: om 14.00 uur optreden van Duo Melody of Patrick De Deken (keuze naar beschikbaarheid en prijs); Buiten: demonstratie tafeltennis of badminton van 14.00-17.00 uur; In het dienstencentrum + hal feestzaal: tentoonstelling en demonstratie van activiteitengroepen van 14.00 17.00 uur. Doorlopend dessertenbuffet - Coupe t Bruggeske (ijs met verse banaan met chocoladeschilfers en advocaatsaus) - Coupe Dame Blanche (ijs met chocoladesaus) - Pannenkoeken met ijs of suiker of siroop - Cake: diverse soorten Besloten zitting Zitting gesloten om 22.40 uur De Secretaris, De Voorzitter, Paula VERHOEVEN An STOKMANS
Notulen ocmw raad 17 februari 2010 - blz. 22 Openbare zitting... 2 1. GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 11 DECEMBER 2009 EN 20 JANUARI 2010... 2 2 INFORMATIEVEILIGHEIDSPLAN 2010-2010: MAATREGELEN EN TIJDSPAD M.B.T. DE AABEVELINGEN VAN DE VEILIGHEIDS-COÖRDINATOR... 2 3. OVEREENKOMST SAMENWERKINGSVERBANDRECHTHULP EN SCHULDBEMIDDELING... 6 4. DIENSTENCENTRA T BRUGGESKE EN T ERTBRANDJE... 10 4.A. GOEDKEURING RETRIBUTIEREGLEMENT VOOR GEBRUIK CAFETARIARUIMTE DIENSTENCENTRUM T BRUGGESKE... 10 4.B. GOEDKEURING RETRIBUTIEREGLEMENT VERHURING T ERTBRANDJE... 13 4.C. GOEDKEURING GEBRUIKSREGLEMENT BIJ VERHUUR CAFETARIARUIMTE VAN HET DIENSTENCENTRUM T BRUGGESKE... 15 4.D. GOEDKEURING GEBRUIKSREGLEMENT BIJ VERHUUR DIENSTENCENTRUM T ERTBRANDJE... 18 4.E. ORGANISATIE ZORGBEURS 2010... 20 4.F. ORGANISATIE JAARLIJKSE UITSTAP BEIDE DIENSTENCENTRA... 20 4.G. ORGANISATIE OPENDEURDAG DIENSTENCENTRUM T BRUGGESKE 2010... 21 Besloten zitting... 21