plan van aanpak openingsbalans VWA januari 2005 Dhr. P.C. Pegels Dhr. drs. R.C. de Lange RC
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING...3 1.1 CONTEXT...3 1.2 UITGANGSPUNTEN OPENINGSB ALANS 2006...4 1.3 WAARDERINGSGRONDSLAGEN...5 1.4 ORGANISATIE EN WER KWIJZE...6 2. DE BALANS...8 2.1 RISICOANALYSE P ER BALANSP OST EN TE V ERRICHTEN ACTIVITEITEN...8 1.2 PLANNING ACTIVITEITEN...11 1.3 TEKENBLAD...13 2
1. INLEIDING 1.1 Context Een ov erheidsorganisatie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie tot een dienst die een baten-lastenstelsel v oert om te v ormen. De belangrijkste redenen hierv oor zijn v ergroting v an de doelmatigheid en kwantificering v an de bijdrage van dat organisatieonderdeel aan de overkoepelende beleidsdoelstelling. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analyses uit te v oeren, afspraken te maken, processen v ast te leggen, producten v ast te leggen en de administratie daarop in te richten. Dit is v astgelegd in de instellingseisen v an het Ministerie v an Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende w erkgroepen hebben aan de instellingeisen gewerkt; dit is vastgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in ov erzicht w elke notities beschikbaar zijn. Al deze notities zijn bedoeld voor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeuren-generaal (DG s), beleidsdirecties, DG VWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis van een baten-lastendienst w ordt daarmee bekend verondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegev en door de Rijksacademie voor Financiën en Economie in 2004. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenv atting beschikbaar. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenv atting beschikbaar. omgev ingsanalyse producten en diensten beschrijv ing processen kostprijsmodel kw aliteitsindicatoren p&c cyclus risicobeleid PVA OPENINGS BALANS pv a financieel beheer pv a baten-lasten administratie pv a resultaatgericht besturen accountantsv erklaring Om de overgang naar een baten-lasten dienst te maken, moet er een openingsbalans zijn. Op een balans w orden de bezittingen en schulden getoond. Hiermee kan de financiële w aarde v an een bedrijf, onderneming of organisatie bepaald w orden. De openingsbalans toont deze w aarden in het eerste bestaansjaar v an het bedrijf, de onderneming of organisatie. Hieronder w ordt het draaiboek beschreven v oor het opstellen van de definitiev e openingsbalans v an de VWA 2006. Deze openingsbalans maakt onderdeel uit v an de fusie v an de VWA/CE, VWA/Kv W en VWA/RVV tot één baten-lastendienst per 1 januari 2006. 3
Gezien het feit dat de desbetreffende organisatieonderdelen reeds beschikken ov er een balans, een kasstroomoverzicht en een meerjarige financierings- en inv esteringsplanning, is dit draaiboek primair gericht op de consolidatie van de balansposten, het uniformeren van de grondslagen en het op elkaar afstemmen v an de jaarafsluitingsprocedures. Nieuwe elementen op grond v an het risicobeleid VWA 2006 w orden uiteraard ook meegenomen (bijvoorbeeld ten aanzien v an v oorzieningen). Het draaiboek kent de volgende belangrijke mijlpalen zoals deze zijn voorgeschrev en in de instellingsv oorw aarden, te weten: 1 juli 2005: opstellen proefopeningsbalans; 1 januari 2006: opstellen definitiev e openingsbalans met goedkeurende accountantsv erklaring. In het draaiboek is zoals aangegeven niet meegenomen het opstellen v an een indicatiev e openingsbalans, de staat v an baten en lasten en het kasstroomov erzicht. Deze zijn vanuit de huidige baten-lastenstelsels reeds aanw ezig. De consolidatie erv an bestaat dus uit het samenvoegen van de drie organisatieonderdelen. 1.2 Uitgangspunten openingsbalans 2006 Wettelijk kader Het gebruikte w ettelijk kader bestaat uit: de comptabiliteitsw et; de instellingsv oorwaarden van het Ministerie v an Financiën; de Rijksbegrotingv oorschriften en administratie. Deze v oorschriften w orden gevolgd, maar in de opzet w orden v erder ook de richtlijnen v oor jaarv erslaglegging uit het Burgerlijk Wetboek II titel 9 gehanteerd. Dit betekent dat v oor de posten op de staat v an baten/lasten, het kasstroomoverzicht en de meerjaren financiële en inv esteringsplanning de modellen van de Rijksbegrotingsvoorschriften w orden gev olgd. In de bijlagen zijn dergelijke modellen toegev oegd. Begroting en verantwoording De begroting en v erantw oording dienen te geschieden op basis v an baten en lasten, dit w il zeggen dat het tijdstip v an v erbruik van de ingezette productiemiddelen bepalend is v oor de toerekening aan een periode. Door het kunnen v olgen v an de kostenontw ikkeling in de tijd w ordt de bedrijfsv oering transparanter. Hierdoor w ordt inzicht verkregen in alle kostencomponenten v an de organisatie w elke met name van belang zijn v oor het bepalen van kostendekkende kostprijzen. Risicobeleid Het risicobeleid VWA 2006 is conform de criteria v an het Ministerie v an Financiën uitgew erkt in het document risicobeleid d.d. oktober 2004. Per risico is aangegev en w elk organisatieonderdeel er de v erantw oording v oor draagt en hoe en waar het risico afgedekt wordt. 4
De risico s zijn geïnv entariseerd en geclassificeerd naar markt (maatschappelijk en politiek), ex ploitatie en personeel. De geïnv entariseerde risico s zijn verw erkt tot: financiële gev olgen die niet gekwantificeerd w orden naar balansposten maar w el toegew ezen zijn naar v erantw oordelijken; balansposten die gekw antificeerd worden bij het opstellen v an de openingsbalans (v oorzieningen); niet uit de balansposten blijkende verplichtingen. Tev ens dient het risicobeleid te voldoen aan de accountingprincipes. Door het voldoen aan deze principes w orden de financiële risico s zoveel mogelijk uitgesloten. Een opsomming van de accountingprincipes wordt onderstaand gegev en: Accountingprincipes Voorzichtigheidsbeginsel: Bij toepassing van de grondslagen dient het v oorzichtigheidsprincipe in acht te w orden genomen. Dit betekent dat v erliezen en risico s die hun oorsprong vinden voor het einde v an het jaar genomen moeten w orden, zodra deze voorzienbaar zijn; Realisatiebeginsel: Winsten mogen slechts worden genomen op het moment dat ze gerealiseerd zijn; Toerekeningsbeginsel: Dit is een toerekeningsprincipe voor kosten, waarbij deze zov eel mogelijk worden toegerekend aan de periode, w aarin de opbrengsten v an het operationele proces, waarv oor de kosten zijn gemaakt, als baten w orden v erantw oord; Beginsel v an bestendige gedragslijn: De w ijze van waardering van activ a en passiv a, de inrichting v an de begroting en de financiële v erantw oording mogen niet v an jaar tot jaar afw ijken ten opzichte v an het v oorgaande jaar; Continuïteitsbeginsel: Bij de w aardering en resultaatbepaling w ordt v erondersteld dat het geheel v an de werkzaamheden wordt v oortgezet. Is deze veronderstelling onjuist of aan tw ijfel onderhev ig dan zal in de toelichting op de jaarrekening dit uiteengezet w orden, met v ermelding v an de invloed op het v ermogen en het resultaat: Afschrijv ing en w aardevermindering onafhankelijk van het resultaat; Afschrijv ingen en (buitengew one) waardev erminderingen moeten, ongeacht het resultaat, in aanmerking w orden genomen. 1.3 Waarderingsgrondslagen Algemeen Activ a en passiva worden voor zov er niet anders vermeld gew aardeerd tegen nominale waarde inclusief BTW. Bedragen zijn opgenomen in EUR. 5
Materiële vaste activa De materiële v aste activ a worden gewaardeerd tegen aanschafw aarde inclusief BTW, v erminderd met de lineaire afschrijv ingen. Hierbij geldt als uitgangspunt dat: het actief langer dan 1 jaar w ordt gebruikt v oor de bedrijfsv oering v an de VWA; het economische eigendom ligt bij de VWA; Verder geldt v oor de aanschafw aarde van de individuele goederen dat deze gelijk is of groter dan 500,--. Hierbij gelden de v olgende afschrijvingstermijnen: Gebouw en en terreinen nv t; Immateriële activ a: softw are 3 jaar computers 3 jaar; Installaties 7 jaar; Inv entaris 7 jaar; Verv oermiddelen (dienstauto s) 5 jaar; Hulpapparatuur 5 jaar. De w aarderingsgrondslagen v an de VWA/Kv W en de VWA/RVV waren verschillend van opzet. Met name op het gebied v an Inv entaris en Installaties w erden verschillende termijnen gehanteerd. Aangezien de VWA per 2006 één organisatie is dient er ook v oor een zelfde grondslag gekozen te worden. Na overleg is men tot bov enstaande grondslag gekomen. Er dient echter w el aangetekend te worden dat deze grondslagen v oor de VWA/Kv W een vermindering v an de afschrijvingstermijn tot gev olg hebben w aardoor de afschrijv ingsbedragen hoger worden. De financiële gev olgen hierv an dienen nog in kaart te w orden gebracht. Grofw eg geldt dat voor de VWA/Kv W de rente en afschrijving hoger zullen w orden; hier staat tegenov er dat voor de VWA/RVV de rente en afschrijv ing lager zullen uitpakken. De harmonisatie van de w aarderingsgrondslagen v ormt een voorw aarde voor de consolidatie v an de openingsbalansen. Voorraden De v oorraden w orden gew aardeerd tegen aanschafw aarde, onder aftrek v an een voorziening incourantheid. 1.4 Organisatie en werkwijze Onder opdrachtgev erschap van de directeur Bedrijfsv oering en Bestuursondersteuning (B&B) is er v ia de projectgroep baten-lastenv orming een w erkgroep openingsbalans gevormd die alle activ iteiten v oor de openingsbalans binnen de VWA zal organiseren en coördineren. De w erkgroep bestaat uit: Paul Pegels, v oorzitter w erkgroep; Rias de Lange; Ron v an Oost; Feike Hoekstra; Jeroen Pleijsier; Arnold Sondern. 6
De w erkw ijze is als volgt. Aan de hand v an de door VWA/CE, VWA/Kv W en VWA/RVV gev olgde procedures inzake de jaarafsluiting en het v ormen v an het balansdossier zal w orden bezien op w elke wijze de jaardagsluitingsprocedure v oor VWA 2006 kan w orden v ormgegev en. Immers de geconsolideerde balansen v an de afzonderlijke VWA onderdelen vormen (grotendeels) de openingsbalans v an de VWA per 2006. Hiertoe zullen procedures en formats op elkaar w orden afgestemd. Daarnaast w ordt specifiek gekeken, mede op basis v an de resultaten v an de projectgroep financiële bedrijfsv oering die bekijkt naar w elk financieel systeem w ordt overgegaan, op w elke wijze consolidatie v an de (sub)administraties kan w orden v ormgegev en. Het gaat hierbij met name om consolidatie van de stamgegevens alsmede de gegev ens vanuit de subadministraties debiteuren, crediteuren, v oorschotten en materiële v aste activ a. De v erantw oordelijkheid voor het toezicht op de overall voortgang v an het pv a openingsbalans als onderdeel v an het traject baten-lastenv orming ligt bij de directeur B&B. De verantw oordelijkheid voor de planning en de feitelijke coördinatie tussen de onderdelen van het traject baten-lastenv orming ligt bij de projectleider v an dat traject. De projectleiders van meerdere grote organisatiev eranderingstrajecten nemen zitting in het zgn. projectenbureau. Afstemming, samenw erking en het stroomlijnen v an de besluitv orming in deze afzonderlijke projecten wordt door dit bureau gegarandeerd. De verantw oordelijkheid voor het uitzetten v an de activ iteiten uit dit plan v an aanpak en de tijdige oplev ering v an zaken ligt bij de v oorzitter v an de werkgroep. 7
2. DE BALANS 2.1 Risicoanalyse per balanspost en te verrichten activiteiten Bij de definitief opgestelde openingsbalans 1 januari 2006 door de VWA dient de Auditdienst v an het ministerie v an LNV een goedkeurende accountantsv erklaring te v erstrekken. Dit betekent dat de Auditdienst v an het ministerie v an LNV v oldoende zekerheid dient te v erkrijgen omtrent de posten in de openingsbalans. Van belang v oor de VWA is om de risico s goed in beeld te hebben, zodat afdoende maatregelen kunnen w orden genomen om: de juistheid en volledigheid van de balansposten te waarborgen. Ook het (economische) eigendom is v an belang; de correcte waardering te kunnen bepalen; de presentatie en toelichting te laten v oldoen aan de eisen. Ook de dossiervorming v an de balansposten v erdient de aandacht (balansdossier onder andere ten behoev e v an de accountantscontrole). De balansposten zijn conform Model 4.66 v anuit de RijksBegrotingsVoorschriften gerubriceerd (zie bijlage). Deze rubricering vormt het uitgangspunt voor het rekeningschema VWA 2006 (ten aanzien van de balansrekeningen). Voor de planning en v erantw oordelijkheden w ordt voor de te v errichten activ iteiten in de volgende tabellen aangesloten bij de processen zoals beschrev en in de documenten: Handboek kw artaalafsluiting en de Checklist maandafsluiting december (zie bijlage). Daar waar de activ iteiten niet in deze bijlagen terugkomen, zal via het projectbureau w orden gecoördineerd opdat geen onderw erpen tussen wal en schip raken. Resumerend w orden v oor de consolidatie per apart organisatieonderdeel (i.c. VWA/RVV, VWA/Kv W en VWA/CE) de vastgelegde processen gevolgd. Voor consolidatie v an de drie onderdelen samen, dus tot één VWA geldt dat dit samenkomt door het hanteren v an één grootboekschema, hetgeen onder de v erantw oordelijkheid van het projectbureau v alt. De geplande einddatum hiervoor is 1 mei 2005. Balans Activazijde Risico s Te verrichten activiteiten Immateriële Vaste Activ a (IVA): standaard softw are en maatw erkapplicaties Het onterecht activ eren van niet in gebruik zijnde standaard- en maatw erksoftw are, of het niet archiv eren van bestaande softw are Onv olledige projectdossiers per informatiesy steem Onjuiste toepassing w aarderingsgrondslagen Inv entariseren en categoriseren applicaties door VWA per 2006 (gekochte softw are en zelf gebouw de applicaties) Keuze v oor w el/niet activ eren (per applicatie) Bepalen te activ eren kosten immateriële v aste activ a alsmede lev ensduur (onderbouwen met facturen en projectdossier) 8
Materiële Vaste Activ a (MVA) Het onterecht activ eren van kosten, of het niet archiv eren van kosten Inv esteringen als kosten v erantw oorden. Het onjuist inschatten v an de lev ensduur van de div erse MVA Het niet opnemen in de MVA v an aanschaffingen met boekw aarde 0 Hoogte drempel v oor opnemen MVA. Rubriceren materiële v aste activ a in activ aklassen (harmoniseren sy stematiek VWA/KVW, VWA/CE, VWA/RVV) Consolideren activ a in activ a- administratie v an de nieuw e organisatie. Harmoniseren grondslagen (afschrijv ingstermijnen) Harmoniseren procedures: aanschaf activ a, afschrijv ingen, inv entarisatieprocedures, desinv esteringen en jaarafsluitingsprocedures (aansluiting grootboek, v erbandscontroles, etc.) Uitv oeren inv entarisatie ultimo 2005 ter controle juistheid administratie Balans Activazijde Risico s Te verrichten activiteiten Voorraden (laboratorium, certificaten) Voorschotten en v ooruitbetaalde bedragen Tussenrekeningen Onjuiste afgrenzing v an: zow el inkopen waarv an de goederen nog niet ontv angen zijn, maar w el reeds in voorraad is v erantw oord als reeds ontv angen voorraden die niet zijn v erantw oord Voorraden zijn verantw oord, w aarvan men geen eigenaar is Afschrijv ing voor incourantheid te hoog/te laag Juistheid opgenomen v oorschotten, (oninbare v oorschotten v an medew erkers uit dienst) en v ooruitbetaalde bedragen Onjuiste presentatie tussenrekening (kosten onterecht niet ten laste/ten gunste v an resultaat gebracht) Consolideren voorraden in v oorraadadministratie VWA per 2006 Harmoniseren procedures: aanschaf en afboeken v oorraden, inv entarisatieprocedures, (aansluiting grootboek, v erbandscontroles, etc.) Uitv oeren inv entarisatie op v oorraad ter controle op juistheid v oorraadadministraties (laboratorium, certificaten, et cetera) Consolideren v oorschotadministraties Harmoniseren procedures inzake v erstrekken v oorschotten, afletteren v oorschotten en afboeken oninbare bedragen Analyseren en v erklaren saldi tussenrekening en aangev en te ondernemen actiepunten Harmoniseren stelsel en boekingsgang tussenrekeningen t.b.v. balans VWA per 2006 9
Debiteuren Nog te ontv angen bedragen De juiste bepaling v an de v ermoedelijke oninbaarheid Afgrenzing v an de gelev erde diensten die (nog niet) zijn gefactureerd. Het risico dat facturen in de onjuiste periode w orden v erantw oord is aanw ezig. Creditnota s nieuw e periode/jaar die betrekking hebben op v orige periode/boekjaar Aandacht v oor correcte afgrenzing v an de afboeking v an ontv angsten op bankafschriften Niet aansluiten v an de subadministratie Juiste afgrenzing van gelev erde prestaties: w at niet is gefactureerd, maar w el betrekking heeft op v orig boekjaar, zow el ten aanzien v an LNV, VWS als derden (nog te factureren retributies) Consolideren debiteurenadministratie VWA per 2006 Harmoniseren procedures: opboeken debiteuren, aanmaningsprocedures, afboeken debiteuren, jaarafsluiting (aansluiting grootboek, v erbandscontroles) Harmoniseren systematiek VWA/RVV en VWA/Kv W Balans Activazijde Risico s Te verrichten activiteiten Liquide middelen en rekening courant v erhoudingen Niet alle bankrekeningen w orden v erantw oord Betalingen/Ontv angsten w orden niet of te laat/te v roeg v erantw oord Niet alle Kasgelden w orden v erantw oord Eigen Vermogen Ex ploitatiereserv e: Ex ploitatiereserv e dient ter dekking van de risico s, w elke conform het v astgestelde risicobeleid door de VWA w orden gedragen. De ex ploitatiereserv e is max imaal 5% van de in het eerste jaar geraamde omzet Opschonen draairekeningen (één rekening courant met ministerie v an Financiën en één draairekening voor de VWA per 2006) Reguliere aansluiting kas, bank in balansdossier Elimineren onderlinge rekening courant v erhoudingen Samenv oegen eigen v ermogen VWA/RVV, VWA/CE en VWA/Kv W Bepalen toereikendheid eigen v ermogen VWA per 2006 10
Voorzieningen Niet alle aanw ezige risico s meegenomen Onv oldoende toegelicht Harmoniseren grondslagen v oor berekenen v oorzieningen Vanuit risicobeleid VWA berekenen v oorzieningen VWA per 2006 Balans passivazijde Risico s Te verrichten activiteiten Leningen bij het Ministerie v an Financiën Crediteuren Vooruitontv angen bedragen Nog te betalen bedragen Niet v astleggen van betreffende schuld in een ov ereenkomst Subadministratie sluit niet aan met balanspositie Afgrenzing v an v erantw oorde inkoopfacturen niet correct gebeurd Juiste v erantw oording v an facturen, v erschuiv ingrisico naar DierGezondheidsFonds Ten onrechte v erantw oorden v ooruitontv angen bedragen ten gunste v an resultaat lopend boekjaar Niet alle rechten zijn meegenomen en financieel gemaakt. Tev eel rechten zijn meegenomen. Afgrenzing v an v erantw oorde inkoopfacturen niet correct. Niet alle reeds ontv angen goederen en diensten, w aarvan nog geen factuur is ontv angen zijn opgenomen. Omzetten leningsov ereenkomsten VWA/Kv W en VWA/RVV naar VWA Afsluiten nieuw e ov ereenkomsten immateriële v aste activ a (indien van toepassing) Aansluiten subadministraties grootboek Consolideren subadministraties Opstellen specificaties v ooruitontv angen bedragen Afstemmen met desbetreffende organisaties Inv entariseren rechten personeel (v akantierechten, compensatiev erlof, ov erwerk, afbouw plannen vanuit v erleden v oor o.a. reiskosten) Inv entariseren openstaande inkoopv erplichtingen Naheffingen (o.a. fiscalisering) 2.2 Planning activiteiten Voor de planning van activ iteiten zoals genoemd in paragraaf 2.1 zal v oor het ov ergrote deel worden aangesloten bij de processen zoals beschrev en in de documenten: Handboek kw artaalafsluiting en de Checklist maandafsluiting december (zie bijlage). Daar waar het de v oorgeschreven procedures overstijgt, zal v ia het projectbureau worden gecoördineerd. 11
De planning v oor het opstellen v an de openingsbalans VWA 2006 is op hoofdlijnen als v olgt. Omschrijving activiteit Datum gereed Vaststellen w ijze v an consolidatie stamgegev ens en subadministraties 1 oktober 2005 debiteuren, crediteuren, voorschotten en materiële v aste activ a Harmoniseren procedures inzake jaarafsluiting 2005 1 juli 2005 Opstellen openingsbalans aan de hand v an activ iteitenov erzicht paragraaf 2.1 nov ember 2005 februari 2006 12
Bijlage 1: Modellen RBV staat v an baten/lasten het kasstroomoverzicht meerjaren financiële en inv esteringsplanning Bijlage 2: draaiboek oplev ering kwara 4 (jaarafsluiting) Bijlage 3: checklist maandafsluiting december (jaarafsluiting) 14