Inhoudsopgave 1. Positionering... 2 2. Loopbaancheques... 2 3. Opleidingscheques... 6 4. Stimuleringsfinanciering:... 7 5. Onderaanneming... 7 6. BTW... 9 7. Kwaliteitslabel... 11 8. Overcompensatie... 11 9. Doelgroep... 12 10. Registratie... 13 11. Uitbetaling... 15 12. Professionele deskundigheid... 16 13. Ondertekeningsbevoegdheid... 17 FAQ s LBB -gemandateerde centra 1/17
1. Positionering 1.1. Kunnen onderlinge afspraken worden gemaakt om per regio doelgroepen af te bakenen? De klant kiest vrij waar hij zijn loopbaanbegeleiding wil volgen. Het is de gemandateerde organisatie toegestaan zich te richten naar specifieke doelgroepen. Het is echter niet toegestaan om een begeleidingsvraag te weigeren op basis van discriminerende drempels, noch om het aanbod op de regionale of doelgroep specifieke markt te beperken door onderlinge afspraken te maken tussen gemandateerde organisaties. 1.2. Bestaat er iets equivalent aan de Franstalige/Waalse zijde? Voor zover VDAB weet bestaat er geen alternatief aan Franstalige zijde. 1.3. Wij profileren ons als loopbaancentrum onder een andere naam. Mogen wij in het contract onze werkingsnaam gebruiken? Juridisch is het beter om de officiële naam te vermelden met het overeenstemmende ondernemingsnummer. Er is niets op tegen om deze officiële naam te laten voorafgaan door de werkingsnaam. In de rest van het document kan u dan verder spreken over het loopbaancentrum onder de werkingsnaam. 2. Loopbaancheques 2.1 Er is sprake van een code die gekoppeld is aan de loopbaancheque. Kan deze verloren gaan? Op de cheque die de klant digitaal of per brief krijgt staan twee codes: een chequenummer en een klantnummer. Wanneer een klant deze cheque toegewezen krijgt, is zijn recht gewaarborgd gedurende de geldigheidsperiode van de loopbaancheque. Zelfs al verliest hij de mail of brief, zijn recht blijft gelden; hij kan deze cheque gewoon opnieuw laten versturen via Edenred. Als centrum heb je bij het eerste gesprek zowel de chequenummer als het klantnummer nodig om het dossier van de klant te openen in de registratiemodule. 2.2 Wat met mensen die hun laatste gesprek willen uitstellen? Kan dit dan tot einde van de 3 maanden geldigheid van de cheque? Wanneer beslist het loopbaancentrum om de cheque af te sluiten? Tussen twee gesprekken van één pakket kan maximaal 12 maanden zitten. Zowel het centrum als de klant, krijgen na 9 maanden een mail met de melding dat er geen gesprekken meer geregistreerd zijn de voorbije maanden. Bovendien meldt deze mail dat indien er binnen de 12 weken geen gesprek meer geregistreerd wordt, het dossier automatisch wordt afgesloten. Het recht van de klant op de eventuele niet gebruikte uren, vervalt. Een loopbaancheque is geldig voor minimaal 4 uur, maar als een klant en het centrum in onderling overleg de begeleiding eerder afronden, registreert het centrum de code stopzetting/synthese (wat van toepassing is). De overige uren vervallen dan. Maak hierover goede afspraken met de klant, bij voorkeur schriftelijk bv via mail. 2.3 Wat gebeurt er met de cheque, als je je 4 uren niet zou opmaken? Ben je deze dan sowieso kwijt, blijft er een saldo open staan? Indien een klant beslist om de begeleiding af te sluiten vooraleer hij zijn 4 uur begeleiding opgenomen heeft, wordt het pakket afgesloten door het centrum (zie ook punt 2.2). De resterende uren zijn dan effectief verloren. Noch de klant, noch het centrum heeft recht op een openstaand saldo (noch uren, noch geld). Het is wel belangrijk dit mee te delen aan de klant; eventueel via mail. Deze regelgeving heeft te maken met de Europese wetgeving: de VDAB mag enkel vergoeden wat ook effectief gepresteerd is. Wenst de burger opnieuw een begeleiding te volgen, al dan niet bij een ander centrum, dan maakt hij gebruik van zijn tweede loopbaancheque. FAQ s LBB -gemandateerde centra 2/17
2.4 Een loopbaanadviseur heeft een klant die na een uur de begeleiding op haar advies zal stopzetten, omdat hij beter eerst in begeleiding gaat bij een psycholoog. De vraag die de klant zich stelt is: Wat als de loopbaanbegeleiding op stop gezet wordt na één uur en hij later opnieuw wil starten. Wordt het resterende bedrag van de loopbaancheque tussentijds teruggestort? Indien een klant beslist om de begeleiding af te sluiten vooraleer hij zijn 4 uur begeleiding opgenomen heeft, wordt het pakket afgesloten door het centrum (in registratiemodule: stopzetting/synthese). Zie ook punten 2.2 en 2.3. De resterende uren zijn dan effectief verloren. Noch de klant, noch het centrum heeft recht op een openstaand saldo (noch uren, noch geld). Deze regelgeving heeft te maken met de Europese wetgeving: wij mogen enkel vergoeden wat ook effectief gepresteerd is. Wenst de burger opnieuw een begeleiding te volgen, al dan niet bij een ander centrum, dan kan hij gebruik maken van zijn tweede loopbaancheque. Er kan tussen twee gesprekken maximaal 12 maanden tijd zitten. Na 9 maanden krijg je en mail met de boodschap dat er al 9 maanden geen registraties meer gebeurd zijn voor deze loopbaancheque. Wanneer er binnen de 3 maand geen registraties meer gebeuren, wordt je loopbaancheque afgesloten. 2.5 Stel dat een klant, al dan niet na afsluiten van een eerste traject na 2 uur opgenomen te hebben van een pakket, besluit om te stoppen. Wij zijn dan uitbetaald door Edenred voor die twee uur. Blijven deze sommen verworven ook al halen we de 4 uur én het POP niet? Zijn er in dat geval sancties voorzien voor het Bureau en of de klant? In het BVR staat dat er voor elke loopbaancheque minimaal 4 uur begeleiding kan aangeboden worden. Het is niet verplicht om deze vier uren op te nemen. De begeleiding kan in samenspraak sneller afgesloten worden. In de praktijk wordt een centrum betaald per registratie en niet pas na einde van het pakket. Dus in dit geval worden het centrum voor 2 uur betaald. Een pakket kan wel gedurende 1 jaar open blijven staan. Ben je gedurende de loopbaanbegeleiding samen met je klant niet tot een POP gekomen, dan kan dit een probleem vormen. Je voldoet als centrum dan niet meer aan de administratieve verplichtingen zoals deze opgesteld zijn in het BVR en het draaiboek. Mogelijks vordert VDAB dan een gedeelte van het ontvangen bedrag terug. Zorg dat je samen met de klant toch een ondertekende weliswaar- in dat specifieke geval - gedeeltelijke POP hebt opgemaakt. Beslist de klant om vroegtijdig de begeleiding te stoppen, dan verliest hij de niet opgebruikte resterende uren. Hij kan geen gedeelte van zijn persoonlijk aandeel terugvorderen. 2.6 BVR art 3 2 betreffende de 6 jaar: Wat als men maar 1 cheque gebruikt in jaar 1. Kan de tweede cheque dan bv nog na 5 jaar worden aangevraagd en geldt de aanvraag van de eerste cheque als referentiedatum? Absoluut. 2.7 Kan een klant twee pakketten tegelijk aanvragen? Neen 2.8 Art. 12 (in BVR d.d. 17 mei 2013): de vergoeding wordt verrekend a rato van de prestaties: als iemand bvb na 6 uur niet meer opdaagt, krijgt het loopbaancentrum dan cheque 1 volledig en cheque 2 voor de helft terugbetaald? Loopbaancentra worden per uur betaald. Je krijgt dan effectief 6 uur uitbetaald. 2.9 Als een klant al loopbaanbegeleiding gevolgd heeft de voorbij zes jaar, heeft hij dan nog recht op het tweede pakket? Voor de begeleidingen die gestart zijn vóór 1 juli 2013 gelden de regels volgens ESF. Heeft de burger loopbaanbegeleiding gevolgd voor 1 juli 2013 (minimum 6u bereikt) dan is je recht opgebruikt voor de komende 6 jaar.. De periode van 6 jaar start op de datum van het 1 ste geregistreerde gesprek. Wanneer je de 6 uur niet bereikt hebt, is het recht bijgevolg niet opgenomen en behoudt de burger het recht op 2 x 4 uur begeleiding vanaf 1 juli 2013. 2.10 Is een loopbaancheque aftrekbaar van de belastingen? Neen FAQ s LBB -gemandateerde centra 3/17
2.11 Een klant heeft nog geen loopbaancheque besteld. Maar zij vroeg zich af of het mogelijk was om binnen één pakket/loopbaancheque van centrum te veranderen en hoe dit dan in zijn werk gaat. Momenteel heeft zij een info gesprek gehad met twee centra. Voor haar was het belangrijk te weten of het mogelijk was te veranderen van centra moest het haar toch niet liggen bij het eerste. In principe ondertekent de klant de overeenkomst ná de intake nl. bij het tweede contact. Tot dan kan hij inderdaad nog van centrum veranderen. Daarna niet meer. Hij kan pas weer veranderen bij de aanvraag van het tweede pakket. Dus als hij nu (na de infogesprekken) kiest voor een loopbaancentrum, kan hij een afspraak maken voor een intakegesprek en op het einde van dat gesprek beslissen of ze met dat centrum verder wilt of niet. 2.12 Wat de formele criteria voor loopbaancheques betreft : denk je dat er een mogelijkheid bestaat om een uitzondering te maken op het feit dat mensen werkend/zelfstandig moeten zijn op moment dat ze de cheques aanvragen? Hier zijn we gebonden aan wat de wetgeving ons voorschrijft. We kunnen en mogen hier niet van afwijken in het kader van het toekennen van de loopbaancheques. 2.13 Kan een werkgever loopbaancheques bestellen of terugbetalen aan de medewerker? Een werkgever kan geen loopbaancheques rechtstreeks bestellen of betalen. Het is de burger die beslist of hij/zij al dan niet zijn recht op loopbaanbegeleiding opneemt. Wat wel kan: de burger kan een beroep doen op de derdebetalersregeling. Hij kan zijn persoonlijk aandeel laten betalen of sponsoren door een organisatie/persoon. Dat kan dus ook de werkgever zijn. Maar: er mag op geen enkele manier druk uitgeoefend worden op de burger om verplicht zijn recht op loopbaanbegeleiding op te nemen in het kader van bedrijfsprocessen waarvoor eigenlijk andere dienstverleningen bestaan. 2.14 Mag een loopbaancentrum de loopbaancheque promoten bij een werkgever? Kan een werkgever de loopbaancheques promoten bij zijn werknemers? De volgende communicatie wordt hieromtrent naar zowel de burger, de werkgever als het loopbaancentrum gevoerd: Als werknemer kies je zelf waar en wanneer je een loopbaancheque aanvraagt voor je persoonlijke loopbaanbegeleiding. Het is niet de bedoeling dat je werkgever dit beslist in jou plaats. Tenslotte is loopbaanbegeleiding een middel voor jou om een inzicht te krijgen over waar jij naartoe wil met je loopbaan. Jij hebt de touwtjes in handen. De loopbaancheque kan dus niet gebruikt worden voor interne opleiding, training, begeleiding, ontslagbegeleiding, outplacement, werving of selectie, herstructureringsbegeleiding, Privacy Je loopbaanbegeleider is gebonden aan een strenge gedragscode die jouw privacy beschermt. Je gegevens worden dus strikt vertrouwelijk behandeld. Er mag geen uitwisseling zijn tussen het loopbaancentrum en je werkgever over je begeleiding of de inhoud van je begeleiding. Anderzijds mag een werkgever de loopbaancheque promoten bij zijn werknemer, op voorwaarde dat hij zich houdt aan onderstaande regels en deze ook duidelijk communiceert aan zijn werknemers: - Een werkgever of loopbaancentrum mag geen druk uitoefenen op de werknemers om zijn loopbaancheque op te nemen. - Een werknemer mag kiezen op welk moment hij zijn cheque aanvraagt en effectief gebruikt. - Een werknemer mag kiezen bij welk centrum hij zijn cheque gebruikt. Deze keuze mag geen gevolgen hebben voor de werknemer. - Een werknemer moet er zich van bewust zijn dat hij slechts recht heeft op twee loopbaancheques van vier uur gedurende 6 jaar. Indien hij deze gebruikt kan hij pas opnieuw een cheque aanvragen zes jaar na de start van de eerste begeleiding. - Er mag geen uitwisseling zijn tussen de werkgever en het loopbaancentrum over de begeleiding of de inhoud van de begeleiding. - De begeleiding die je als werknemer via de loopbaancheque krijgt, mag in geen geval begeleiding vervangen die je via je werkgever zou moeten krijgen (zoals bijvoorbeeld outplacement). FAQ s LBB -gemandateerde centra 4/17
Voor de Loopbaancentra bestaat er een standaardtekst waarmee men de loopbaancheque voorstelt aan werkgevers/ bedrijven. Er bestaat ook een standaardtekst die de werkgever kan gebruiken om de loopbaancheque te promoten bij zijn werknemers. Deze staan op de afgeschermde url en zijn verplicht en integraal te gebruiken. De loopbaancentra hebben de rol de burger te ondersteunen en af te schermen van misbruik. Zij worden verondersteld deze onderrichting dus mee te bewaken. Voor meer informatie of ondersteuning kan u zich altijd wenden tot de dienst regie loopbaanbegeleiding of de projectopvolgers. 2.15 Mag een loopbaancheque gebruikt worden tijdens een outplacementproces? Mag een loopbaancheque tijdens een outplacementproces aangeboden worden door een werkgever? Indien een burger op eigen initiatief een loopbaancheque aangevraagd heeft en hij heeft de loopbaanbegeleiding gestart vooraleer het outplacement start, kan de loopbaanbegeleiding verder lopen. In andere situaties is de regel dat een outplacementproces moet afgerond zijn vooraleer een loopbaancheque aangevraagd kan worden. Een outplacementproces is een initiatief van een werkgever, naar aanleiding van bedrijfsprocessen en volgt na ontslag, en is dus een service aangeboden door de werkgever. Een loopbaancheque is een individueel initiatief van de werkende burger, vrij te kiezen op welk moment en bij welk loopbaancentrum hij deze begeleiding volgt. Dit zijn twee verschillende processen en moeten principieel gescheiden blijven. 2.16 Er zijn situaties waarin de loopbaancheque een aanvulling kan vormen op het outplacementproces: Voor de start van het outplacement kan een burger al loopbaanbegeleiding starten. Immers, een herstructurering komt nooit uit de lucht vallen. Meestal zien de verschillende partijen dit aankomen. Proactief kan een burger op eigen initiatief een loopbaancheque aanvragen en gebruiken om loopbaanbegeleiding te volgen. Een werkgever mag als derdebetaler fungeren. Als extra maatregel of aanvulling bovenop het outplacement aanbod kan een werkgever voorstellen het persoonlijk aandeel van een loopbaancheque terug te betalen aan zijn werknemers. Parallel hieraan zijn bvb initiatieven om beroepsopleidingen terug te betalen. In geen geval mag een loopbaancheque formeel deel uitmaken van het outplacementaanbod of dit vervangen. De loopbaancentra hebben de rol de burger te ondersteunen en af te schermen van misbruik. Zij zullen deze onderrichting dus mee bewaken. Voor meer informatie of ondersteuning kan u zich altijd wenden tot de dienst regie loopbaanbegeleiding of bij de SIA s van VDAB. 2.17 Een situatie van een klant: hij werkte via een interim-contract maar kreeg een arbeidsongeval. Hij staat nu onder de verzekering van het interimkantoor, maar heeft geen contract meer. Komt hij dan nog in aanmerking voor loopbaanbegeleiding? In dit geval heeft hij geen recht op een loopbaancheque. Zijn arbeidsovereenkomst liep af op het moment dat het interim contract stopt. Hij blijft dagvergoedingen ontvangen tot het dossier geconsolideerd wordt. Maar hij is dus geen werknemer indien hij nu een cheque zou aanvragen en komt bijgevolg niet in aanmerking. 2.18 Ziet de burger bij het aanvragen van de cheque of hij in aanmerking komt voor loopbaanbegeleiding? Bijv: sommige burgers weten niet meer hoe lang geleden ze loopbaanbegeleiding volgden en of de 6 jaar al is verstreken. Ze zien het niet onmiddellijk. De burger kan eenvoudig de loopbaancheque aanvragen. Op dat moment wordt het recht door het systeem gecontroleerd. Indien de burger in de voorbije 6 jaar reeds loopbaanbegeleiding (minimum 6 u) volgde, volgt de weigering meteen. Mogelijks beschikken wij niet automatisch over de gegevens ivm hun arbeidsverleden. In dit geval vragen wij deze op bij de kruispuntdatabank; dit duurt minimaal één nacht, maximaal twee weken. Indien zij geen recht hebben, krijgen zij ook een mail/brief met vermelding van de reden. Indien de burger evenwel kan aantonen dat hij wel voldoet aan de voorwaarden of indien hij bijkomende inlichtingen wenst, kan hij contact opnemen met de cel loopbaancheques van de VDAB via lb.cheque@vdab.be of op het nummer 02/506 12 05. 2.19 Wat doen wij best als mensen hun gegevens niet up-to-date houden bij de VDAB waardoor ze zogezegd niet in aanmerking komen. Bijvoorbeeld veranderde werksituatie wordt dan niet aangegeven. Ze staan nog als werkloos te boek, terwijl ze werken. Verwijzen we hen dan best door naar de werkwinkel, of is aanpassen in mijn loopbaan ook mogelijk? FAQ s LBB -gemandateerde centra 5/17
VDAB vraagt hun gegevens op, of een dossier volledig is of niet maakt eigenlijk niet uit. Is het niet raadzamer hier de raad te geven dat de klant zijn dossier vervolledigt. 2.20 Als een klant zijn tweede cheque bij eenzelfde loopbaancentrum wil opnemen (al dan niet dadelijk als vervolg op de 1 ste cheque), moet er dan opnieuw een loopbaancontract van VDAB ondertekend worden? Per pakket moet een contract ondertekend worden. Enerzijds omdat de twee pakketten verspreid in de tijd opgenomen kunnen worden. Anderzijds is het niet de bedoeling dat er (al dan niet stilzwijgend) vanuit gegaan mag worden dat het tweede pakket sowieso bij hetzelfde loopbaancentrum opgenomen wordt. De klant heeft het recht om te kiezen waar hij zijn 2 loopbaancheques opneemt. 2.21 Een klant vind de e-mail van Edenred met gegevens voor betaling van zijn loopbaancheque niet meer terug... wat doet hij? In Mijn Loopbaan, tabblad loopbaancheque aanklikken; hier staat de bestelling van de loopbaancheque vermeld. Op het einde van de bestelregel klikt hij op "Detail". Daar vind hij de unieke code voor de cheque en het rekeningnummer van EdenRed en kan hij zo zijn betaling van het persoonlijk aandeel uitvoeren. 2.22 Een klant heeft per ongeluk 2 x 40 euro gestort voor de loopbaancheque die hij aangevraagd heeft. Wordt de 40 euro terug gestort. Een dubbele betaling of een verkeerd bedrag wordt automatisch teruggestort op het rekeningnummer waarop deze betaald is. 2.23 Wordt de termijn van de geldigheid van de cheque verlengd? Neen. 2.24 Wat wordt er precies verstaan onder "de loopbaanbegeleiding moet overwegend individueel zijn"? (overgenomen uit de gedragscode) Concreet wil dit zeggen dat er per loopbaancheque minimaal 2,5 uur individuele begeleiding moet geregistreerd worden (en dus maximaal 1,5 u begeleiding in groep) OF gespreid over twee opeenvolgende loopbaancheques minimaal 5 uur individuele begeleiding moet geregistreerd worden met minimaal 2,5 uur individuele begeleiding op de eerste cheque (en dus maximaal 3 uur begeleiding in groep). Uiteraard moet dit ook zo terug te vinden zijn op het ondertekende aanwezigheidsbewijs van de burger. 2.25 Mag ik als centrum een begeleiding eenzijdig stopzetten? De klant heeft namelijk wel het recht om dit te doen, waarom een centrum niet? De klant kan en mag als eigenaar van de loopbaancheque ten allen tijde afzien van verdere begeleiding. Hetzij omdat hij de reeds gevolgde begeleiding voldoende acht, hetzij omdat hij niet tevreden is over de begeleiding, hetzij om andere redenen. Het centrum mag geen druk uitoefenen op deze beslissing. Een centrum mag ook de begeleiding eenzijdig stopzetten, maar enkel mits grondige reden. Deze grondige reden moet door het centrum omschreven en gestoffeerd worden. Indien je wil overgaan tot dergelijke stappen, overleg je altijd met je provinciale projectopvolger voor advies. Indien je als loopbaancentrum een begeleiding eenzijdig stopzet moet je dit sowieso melden aan je projectopvolger. 3. Opleidingscheques 3.1 Een klant heeft loopbaancheques aangevraagd maar moest opleidingscheques hebben. Hoe krijgt hij dit terugbetaald? Het bedrag van een loopbaancheque wordt altijd teruggestort indien de cheque niet binnen de twaalf weken opgenomen wordt. 3.2 Is het in het nieuwe landschap nog steeds mogelijk om opleidingscheques aan te vragen voor een opleiding die opgenomen is in je persoonlijk ontwikkelplan naar aanleiding van een loopbaanbegeleiding? FAQ s LBB -gemandateerde centra 6/17
Ja. Voor meer uitleg: zie draaiboek voor gemandateerde centra. 3.3 Weten jullie of mensen die opleidingscheques willen bestellen op basis van een POP ook effectief hun POP moeten opsturen naar de cel opleidingscheques? Zie antwoord 3.1 4. Stimuleringsfinanciering: 4.1 Wat als een burger, die tot een kansengroep behoort, zijn twee pakketten bij verschillende loopbaancentra volgt, kan het tweede centrum dan aanspraak maken op de stimuleringsfinanciering? Neen. Tenzij het eerste centrum de drempel van het 30%-bereik kansengroepers niet haalt. Dan zal deze begeleiding meetellen voor het tweede loopbaancentrum. 4.2 Wat als een klant bij het eerste pakket niet tot een kansengroep behoort maar bij aanvang van het tweede pakket wel (bv 50+)? Krijgt het centrum waarbij de klant het tweede pakket volgt stimuleringsfinanciering? Ja 4.3 Als er ook stimuleringsfinanciering voor kansengroepen aangevraagd wordt, maar de gevraagde quota (min. 30% van de begeleide personen) wordt niet gehaald voor een bepaald jaar, zijn daar dan sancties aan verbonden? Of is het enige gevolg dan dat de stimuleringsfinanciering niet uitgekeerd wordt? Indien de quota niet behaald worden, wordt de stimuleringsfinanciering niet uitbetaald. Er zijn inderdaad geen andere gevolgen/sancties aan verbonden. 5. Onderaanneming 5.1 Wat als ik als organisatie een nieuwe freelancer/onderaannemer aantrek? Wat moet ik dan in orde brengen? Er moet een onderaannemingsverklaring ingediend worden voor deze onderaannemer en deze hoort aan de VDAB (provinciale contactpersonen) bezorgd te worden via aangetekend schrijven/mail, als aanvulling op uw mandateringsdossier. 5.2 Als freelancers voor ons werken, ontvangen wij dan de volle 550 euro voor 4 gesprekken. Betekent dat met andere woorden dat we achteraf ook geen terugvordering krijgen omdat klanten begeleid door freelancers alleen vergoed worden via kostenvergoeding. VDAB betaalt 550 als pakketprijs (indien een loopbaancentrum BTW plichtig is, een verhoogd bedrag) ongeacht of zij zelf de prestaties leveren of deze geleverd worden door een freelancer. Er zijn geen bepalingen rond de vergoeding van de inzet van freelancers. Dit zijn afspraken die gemaakt worden tussen het loopbaancentrum en de freelancer/werknemer. 5.3 Mogen voor de uitvoering van de loopbaanbegeleiding ook andere medewerkers ingeschakeld worden dan diegene die in het aanvraagdossier werden opgegeven (om onze ervaring aan te tonen)? En indien ja, mogen dit ook freelancers zijn waarmee wij een samenwerkingsakkoord hebben? In principe mag iedereen binnen de organisatie loopbaanbegeleiding uitvoeren. Freelancers mogen dat indien jullie een onderaannemingsverklaring voor die freelancer toegevoegd hebben aan jullie dossier. Als loopbaancentrum sta je garant voor de effectieve beschikbaarheid van jullie bewezen deskundigheid voor iedereen die als loopbaanbegeleider voor jullie centrum werkt; als regisseur zullen we dit controleren/bewaken. 5.4 Mogen onderaannemers loopbaanbegeleiding via loopbaancheques volgen bij de eigen mandaatorganisatie?" FAQ s LBB -gemandateerde centra 7/17
NEEN. Omwille van mogelijke belangenvermenging en het recht van elke medewerker op zo groot mogelijke objectiviteit en neutraliteit wordt dit niet toegestaan. Het gaat hier over eigen werknemers zowel als onderaannemers die voor het loopbaancentrum opdrachten uitvoeren. Indien een burger loopbaanbegeleiding volgt en nadien bij datzelfde loopbaancentrum in dienst treedt (onder contract - als vaste werknemer - of als onderaannemer) moet er duidelijk aangetoond worden dat het om een effectieve loopbaanvraag ging volledig op initiatief en vraag van de burger. Het volledige traject/proces/evolutie van de begeleiding resulteert in het POP van de burger waaruit deze carrière switch duidelijk blijkt. Deze bewijsvoering wordt aan de provinciale projectopvolger bezorgd vóór het ondertekenen van de onderaannemingsverklaring. 5.5 Kan de kost van onderaannemers/freelancers integraal als personeelskost opgenomen worden? Alle bewijsbare en toewijsbare kosten voor de opdracht kunnen in rekening gebracht worden voor zover zij marktconform zijn en proportioneel zijn toegewezen aan de uitvoering van de opdracht. De VDAB kan bijkomende richtlijnen uitvaardigen om de transparantie van de kostenstructuur te verhogen. De personeelskosten maken formeel deel uit van de pakketprijs. Er kunnen van VDAB geen andere kosten teruggevorderd worden dan de pakketprijs. 5.6 Maakt de tegemoetkoming op vlak van pensioenplannen daar ook deel van uit? Zijn er bij de berekening van personeelskost plafonds ingesteld? Kan dit bij controle ter plaatse meegedeeld / vastgesteld worden en ook een terugbetaling inhouden? Zie antwoord vorige vraag 5.7 Moeten de verklaringen betreffende onderaanneming al bij het dossier gevoegd worden of mag dit achteraf? Hoe vollediger het dossier bij aanvraag, hoe beter. Indien deze onderaannemers niet gekend zijn bij de aanvraag van het mandaat, bezorg je het document onderaannemingsverklaring voorafgaand aan de inzet van de onderaannemers. Deze onderaannemingsverklaring moet er wel van in het begin bij zijn als de expertise van de onderaannemer ingezet wordt als bewijs van deskundigheid. 5.8 Moet ik als onderaannemer ook een mandatering aanvragen? Niet noodzakelijk. Indien de onderaannemers zich willen inschrijven onder het mandaat van een gemandateerde organisatie hebben zij ofwel een eigen mandaat, of voegen ze de onderaannemingsverklaring toe. 5.9 Moet de onderaannemer dezelfde deskundigheid aantonen of is het voldoende dat de hoofdorganisatie voldoende ervaring heeft? De onderaannemer bevestigt in zijn onderaannemingsverkaring Loopbaanbegeleiding dat het gemandateerde centrum ofwel GEEN beroep doet op zijn professionele deskundigheid ofwel WEL een beroep doet op de professionele deskundigheid van de onderaannemer. In het eerste geval moet de onderaannemer zijn professionele deskundigheid niet bewijzen en is het gemandateerde centrumverantwoordelijk voor zijn professionele aanpak. Het gemandateerde centrum moet wel een FTE professionele deskundigheid beschikbaar hebben. We raden echter aan onderaannemers in te schakelen die wel over relevante deskundigheid beschikken. In het tweede geval moet de onderaannemer zijn professionele deskundigheid aantonen aan de hand van een portfolio en bovendien zijn professionele deskundigheid beschikbaar stellen voor het gemandateerde centrum. 5.10 Ik ben een éénmanszaak, kan ik mij ook laten mandateren? Ja, indien u voldoet aan alle voorwaarden gesteld in het Besluit van de Vlaamse regering van 17 mei 2013 aangaande loopbaanbegeleiding. FAQ s LBB -gemandateerde centra 8/17
5.11 Wat met grotere bedrijven met meerdere vestigingen? Moeten wij één mandateringsdossier indienen met meerdere vestigingsmogelijkheden, of een dossier per vestiging? De aanvraag gebeurt op ondernemingsnummer. Dus in principe het hoofdbureau, tenzij het met franchise is. 5.12 Als freelancers voor ons werken, ontvangen wij dan de volle 550 euro voor 4 gesprekken. Betekent dat met andere woorden dat we achteraf ook geen terugvordering krijgen omdat klanten begeleid door freelancers alleen vergoed worden via kostenvergoeding. VDAB betaalt 550 als pakketprijs (indien een loopbaancentrum BTW plichtig is, een verhoogd bedrag van 665,5, ongeacht of zij zelf de prestaties leveren of deze geleverd worden door een freelancer. 5.13 Kan een onderaannemer ook een eigen website hebben op de VDAB-website? NEE, het zijn enkel de gemandateerde centra die hun website hebben op de VDAB-website. 5.14 Wat indien een niet-btw plichtig loopbaancentrum werkt met onderaannemers? Moeten wij dan BTW aanrekenen? Op welke pakketprijs heb ik als erkend loopbaancentrum recht?" Het uit te betalen bedrag door VDAB, wordt bepaald door het statuut van het loopbaancentrum. Een niet BTW plichtig centrum zal 550 betaald krijgen, ongeacht door wie de opdracht effectief uitgevoerd wordt. De overeenkomst tussen het loopbaancentrum en mogelijke onderaannemers is geen onderdeel van het controledomein van VDAB en is aan geen voorwaarden onderhevig. Dit is dus een aangelegenheid tussen onderaannemer en loopbaancentrum. Naargelang de relatie tussen onderaannemer en loopbaancentrum kan er geen, gedeeltelijk of volledige BTW worden aangerekend. In elk geval kan het loopbaancentrum als niet BTW-plichtig de BTW betaald aan de onderaannemer niet recupereren. 6. BTW 6.1 Is onze vergoeding (vergoeding voor het aanbieden van loopbaanbegeleiding) onderworpen aan btw? Ja, de btw-vrijstelling voor onderwijs (artikel 44, 3, 4 van het Belgisch btw-wetboek) geldt immers enkel wanneer (i) de verstrekker niet systematisch het maken van winst beoogt en geen winsten uitkeert en (ii) de opleiding als school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of -herscholing kwalificeert. De loopbaanbegeleidingssessies worden eerder als adviesverlenende diensten gekwalificeerd en beantwoorden niet aan de definitie van school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of herscholing waardoor bovenvermelde btw-vrijstelling niet van toepassing is. Hierdoor is de vergoeding onderworpen aan 21% btw. Echter, indien je als organisatie niet btw-plichtig bent, betaalt VDAB per loopbaancheque 550 uit (zonder BTW). Bij je mandaataanvraag geef je aan of je al dan niet Btw-plichtig bent. Organisaties die wel btwplichtig zijn, krijgen van ons een hoger bedrag uitgereikt, zij dragen 21% af. Op deze manier worden beide organisaties gelijk vergoed. 6.2 Wat is het precieze bedrag van de btw en waarop wordt dit berekend (maatstaf van heffing)? De belastbare vergoeding omvat alles wat het loopbaanbegeleidingscentrum als tegenprestatie ontvangt van de particulier of een derde. In casu is dit alles wat het loopbaanbegeleidingscentrum ontvangt van de uitgever van de loopbaanbegeleidingscheques, Edenred, bij de inning van de loopbaancheque. Dit omvat de eigen bijdrage van de particulier (40 EUR), alsook op de subsidie van de VDAB (maximaal 625,50 EUR): samen 665,50 EUR (bedrag inclusief btw) voor de volledige loopbaanbegeleiding van 4 uur. De maatstaf van heffing voor btw-doeleinden bedraagt in dit geval dus maximaal 550 EUR (i.e. 665,50 EUR / 1,21) per pakket loopbaanbegeleiding. De btw die door het centrum middels de btw-aangifte zal moeten worden afgedragen bedraagt dan maximaal 115,50 EUR (i.e. 550 EUR x 21%). In het rooster 03 van de periodieke btw-aangifte van het centrum moet in bovenstaand geval 550 EUR worden opgenomen en in het rooster 54 een bedrag van 115,50 EUR. FAQ s LBB -gemandateerde centra 9/17
6.3 Moeten wij een factuur uitreiken? Zo ja, aan wie? Boekhoudkundig moet tegenover elke betaling een factuur staan. Edenred bezorgt geen facturen. Wat moeten we doen? Het centrum kan in geen geval facturen uitreiken aan Edenred, noch aan de VDAB, aangezien er in die relaties geen belastbare handelingen plaatsvinden; dit betreffen louter financiële verrichtingen. De prestaties inzake loopbaanbegeleiding worden immers verricht voor particulieren. Hiervoor bestaat geen verplichting tot facturatie. Het is voldoende dat: een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan de particulier waarin vermeld staat dat de loopbaanbegeleiding werd of moet worden voldaan met een loopbaanbegeleidingscheque. Dit gebeurt automatisch door Edenred aan de burger. een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan Edenred (40 EUR + 625,50 EUR). Dit verzoek tot betaling gebeurt automatisch op basis van de registratie via Mijn VDAB van de prestaties van het loopbaancentrum. Deze stappen neemt VDAB voor zijn rekening en deze documenten zijn verder niet aan formele vormvoorwaarden onderworpen. Wenst het centrum toch een btw-conforme factuur uit te reiken aan de particulier of derdebetaler, dan moet deze factuur de volledige maatstaf van heffing (maximaal 550 EUR) en de daarover verschuldigde btw (maximaal 115,50 EUR) vermelden. Gezien de mogelijke verwarring die hieromtrent kan ontstaan (i.e. de particulier moet namelijk niet het volledig gefactureerde bedrag betalen, maar slechts 40 EUR inclusief btw), adviseren wij het centrum om geen factuur uit te reiken. 6.4 Hoe moet een centrum de inkomsten verkregen uit loopbaanbegeleiding inboeken in hun BTW aangifte? Voorziet VDAB/Edenred een fiscaal attest? De prestaties inzake loopbaanbegeleiding worden verricht voor particulieren. Hiervoor bestaat geen verplichting tot facturatie. Het is voldoende dat: een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan de particulier waarin vermeld staat dat de loopbaanbegeleiding werd of moet worden voldaan met een loopbaanbegeleidingscheque en een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan Edenred (40 EUR + 625,50 EUR - Dit gebeurt in de vorm van het ingeven van prestaties in de registratiemodule van VDAB). Deze documenten zijn verder niet aan formele vormvoorwaarden onderworpen. De aangifte van de BTW gebeurt niet op basis van de facturatie, maar op basis van de incassering. In de praktijk is dit het verzoek tot betaling aan de particulier en/of aan Edenred. In tegenstelling tot de factuur zijn er voor een verzoek tot betaling geen vormvoorschriften. Het is dus afdoende dat het loopbaancentrum zijn inkomsten ingeeft. Als verklaring hiervoor telt het aantal uren loopbaanbegeleidingen per maand. (BTW werkt via maandaangifte). Het centrum kan dit stofferen met de overzichtscijfers ter beschikking gesteld door VDAB. Dit kan dus voorafgaan aan de datum van de bankafschriften. De maatstaf van heffing voor btw-doeleinden bedraagt per pakket 550 EUR. (i.e. 665,50 EUR / 1,21). De btw die door het centrum middels de btw-aangifte zal moeten worden afgedragen bedraagt dan maximaal 115,50 EUR (i.e. 550 EUR x 21%). In het rooster 03 van de periodieke btw-aangifte van het centrum moet in bovenstaand geval 550 EUR worden opgenomen en in het rooster 54 een bedrag van 115,50 EUR. 6.5 Is de jaarlijkse stimuleringsfinanciering onderworpen aan BTW? De jaarlijks stimuleringsfinanciering toegewezen door de VDAB aan het loopbaanbegeleidingscentrum betreft een werkingstoelage die NIET aan btw onderworpen is. Bijgevolg kan ook hiervoor geen factuur worden opgemaakt aan de VDAB. Deze stimuleringsfinanciering moet ook niet in de btw-aangifte van het loopbaanbegeleidingscentrum gerapporteerd worden. 6.6 Een loopbaancentrum is tot op heden nooit BTW plichtig geweest. Wanneer de situatie verandert en het centrum ook BTW plichtig wordt, is de vraag hoe dit nu aanpakken en hoe het zit met de reeds verworven subsidies? FAQ s LBB -gemandateerde centra 10/17
VDAB zal dit niet met terugwerkende kracht regulariseren. Dat wil zeggen dat wij dit veranderde statuut pas in voege zullen laten gaan bij aanvang van het volgende aangiftekwartaal. (dus per 1 januari - 1 april - 1 juli - 1 oktober). Het volstaat hiervoor een mail te sturen met het correcte BTW nummer naar uw projectopvolger. Wij voegen dit document toe aan uw mandaatdossier en passen de betalingen aan uw loopbaancentrum aan zodat u vanaf de correcte datum niet 137,5 per uur (niet BTW plichtig tarief) betaald wordt, maar wel 166,37 per uur. Het totale bedrag dat een centrum voor één pakket ontvangt, zal voor de pakketten die lopende zijn op deze datum dan ook afwijken van het standaardbedrag van 550 of 665,50. 6.7 Hoe wordt de 550 verdeeld, Bevat dit ook de loonkost? Binnen de perken van de goedgekeurde jaarlijkse begroting en volgens de voorwaarden, vermeld in het BVR van 17/05/2013, krijgt de gemandateerde onderneming een vergoeding voor loopbaanbegeleiding, verstrekt aan de professioneel actieve persoon. De vergoeding per pakket loopbaanbegeleiding bedraagt maximaal 550 exclusief btw en vertegenwoordigt: de personeelskosten van de loopbaanbegeleider voor de loopbaanbegeleiding, vermeld in artikel 4; werkingskosten die maximaal 25 procent van de personeelskosten bedragen; Een winstaandeel van maximaal 6 procent van de loon- en werkingskosten. In het tweede lid, 2, wordt verstaan onder werkingskosten: de uitgaven die rechtstreeks betrekking hebben op de planning, uitvoering, monitoring en evaluatie van de loopbaandienstverlening; en de uitgaven die als overhead betrekking hebben op de organisatie van de onderneming. 7. Kwaliteitslabel 7.1 Bij wie kan ik terecht voor inhoudelijke vragen rond het (opstap)label van ESF? U kan contact opnemen met Erik Conings, 02 546 22 49, 0476/66 87 70, Erik.conings@esf.vlaanderen.be 7.2 Moet de opstaplabel al goedgekeurd zijn door ESF bij aanvraag van het mandaat? Het opstaplabel is geen kwaliteitslabel. De raad van bestuur besliste, in het kader van heroriëntatie van de ESF werking kwaliteitscertificaten, om de ESF opstap voor beperkte tijd en duur gelijk te stellen aan het ESF kwaliteitslabel (maximum 1 jaar tot het behalen van een nieuw certificaat). Een mandaataanvraag die slechts de bewijsvoering van een aanvraag van een kwaliteitscertificaat bevat, kan pas positief geadviseerd worden nadat het betreffende certificaat werd toegekend. 7.3 Kan u meer info geven over de "kmop-norm"? Zie www.agentschapondernemen.be/.../kmopmbauditbureaus20130214 7.4 Kan de onderaannemer zich beroepen op het kwaliteitslabel van de hoofdaannemer? Ja, mits ondertekening van de verplichte onderaannemingsverklaring. De hoofdaannemer draagt dan ook de verantwoordelijkheid van het mandaat. 8. Overcompensatie 8.1 Wat gebeurt er als men bij controle ter plaatse vaststelt dat er meer of minder winst wordt gemaakt? Als er bv. 12 % winst zou behaald worden door efficiëntie verhoging moeten er dan bij de eind- of tussenafrekening 6 % terug betaald worden? Of is die 6 % enkel gebruikt om een objectief bedrag samen te stellen van wat een begeleiding werkelijk kost? We verwijzen hier naar de brief aangaande overcompensatie dd april 2014. Hierin wordt het officiële standpunt gedetailleerd uiteengezet. Deze kan u eveneens terugvinden in het draaiboek. FAQ s LBB -gemandateerde centra 11/17
9. Doelgroep 9.1 BVR art 14: de gemandateerde onderneming kan geen loopbaanbegeleiding aanbieden aan eigen werknemers. Geldt dit dan ook voor interimbedrijven? Ja, het geldt ook voor hen. 1. voor de werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij het interimkantoor 2. de interimkrachten worden voor de duur van een interim door het interimkantoor tewerkgesteld. Zij worden uitgeleend aan een derde, het is echter het interimkantoor dat de werkgever blijft en dus ook geen loopbaanbegeleiding mag aanbieden aan zijn interimkrachten. Echter, als iemand in loopbaanbegeleiding is bij een uitzendkantoor en tijdens de begeleiding een aanbod krijgt van het kantoor voor uitzendwerk en de klant wil daarop ingaan, is er geen probleem, zolang de carrière switch voortvloeit uit het opgemaakte POP. 9.2 Interimwerk: welke termijnen gelden hier voor de werkervaring? Lees BVR art 3 paragraaf 1 punt 3: Hij heeft werkervaring van minimaal twaalf maanden opgebouwd in de loop van de 24 maanden voorafgaand aan de aanvraag van de loopbaancheque. Als zijn werkervaring een periode van vier weken ononderbroken tewerkstelling omvat als uitzendkracht als vermeld in de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers, volstaat een werkervaring van negen maanden in de loop van de 24 maanden voorafgaand aan de aanvraag van de loopbaancheque. 9.3 Welke datum wordt voor een 50+ in acht genomen om als kansengroep in aanmerking te komen? De leeftijd wordt telkens bij de start van het pakket bepaald, dus indien hij bij zijn eerste pakket nog geen 50 is maar bij zijn 2de pakket wel, dan zal hij vanaf het 2de pakket effectief gelabeld worden als kansengroep (en het eerste pakket dus nog niet). De vaststelling of iemand al of niet een arbeidsmarkthandicap heeft, gebeurt bij de start van een pakket. Gedurende een pakket mag deze situatie niet wijzigen, vanaf het 2de pakket kan dat terug wel omdat telkens met de startdatum van het pakket wordt gewerkt. 9.4 Kan ik als Franstalige een loopbaanbegeleiding volgen? Indien een Franstalige burger die in Vlaanderen woont een loopbaanscheque aanvraagt en voldoet aan alle formele voorwaarden, dan zal hij een loopbaancheque toegewezen krijgen. In de uitvoeringsvoorwaarden van het BVR staat dat de loopbaanbegeleiding in het Nederlands moet aangeboden worden. Het loopbaancentrum moet dus een begeleiding aanbieden in het Nederlands, alle formele documenten horen opgemaakt te worden in het Nederlands. De klant kan zich evenwel in een andere taal uitdrukken tegenover de begeleider. 9.5 Mag ik klanten weigeren? Op basis van mijn specialisatie als loopbaancentrum? Je mag in principe geen klanten weigeren. Het BVR stelt ook dat er geen sprake kan zijn van discriminatie. Maar je kan als centrum natuurlijk in een bepaalde doelgroep gespecialiseerd zijn. En dus focus leggen op een doelgroep, zoals je dat ook kan op een bepaalde methodiek, locatie,... om zo klantgericht mogelijk te werken. Niets houdt je als centrum tegen om dit te doen en ook zo te communiceren. Een burger moet zo klantvriendelijk mogelijk zijn weg vinden in het aanbod van de loopbaancentra. In die zin raden wij als regisseur ook aan om zo gericht mogelijk klanten te werven en dus burgers te begeleiden in hun keuze om voor het correcte loopbaancentrum te kiezen, op basis van het aanbod en klantvriendelijke toelichting hierover. Je kan dus samen met de burger bespreken waarom jouw loopbaancentrum al dan niet aansluit op zijn of haar wensen. Wees als centrum waakzaam in de communicatie naar en met burgers. Je mag ook toeleiden naar andere loopbaancentra indien dit opportuun lijkt voor de burger in functie van zijn of haar specifieke nood. 9.6 Welke werknemers komen in aanmerking voor loopbaanbegeleiding? alle categorieën gelijkgesteld met werkenden (cfr BVR) vind je terug in het draaiboek hoofdstuk 4. Heb je hierover nog vragen of twijfel je over een bepaalde situatie, neem dan contact op met de cel loopbaancheques, via het nummer 02/506 12 05. FAQ s LBB -gemandateerde centra 12/17
9.7 Komen werknemers in hun opzegtermijn in aanmerking voor loopbaanbegeleiding? Komen werknemers met een verbrekingsvergoeding in aanmerking voor loopbaanbegeleiding? Tijdens hun opzegtermijn ontvangen de ontslagen werknemer een verbrekingsvergoeding. Hij blijft voorlopig voor de duur van de opzegtermijn als werknemer beschouwd en heeft bijgevolg recht op loopbaanbegeleiding. Betrokkene heeft normaliter een C4 op het ogenblik van de betekening van de verbreking. Het kan zijn dat zijn vergoeding in schijven wordt uitgekeerd maar dat heeft geen invloed op zijn status. 9.8 Kunnen deeltijds werkenden ook loopbaanbegeleiding volgen? Zo ja, vanaf hoeveel procent werkend? Het BVR zegt professioneel actieven, dus JA, ongeacht het percentage tewerkstelling. 10. Registratie 10.1 Indien een loopbaanbegeleider een onderaannemer is, dient deze dan te registreren of mag dit op naam van een medewerker? De uitvoerder van loopbaanbegeleiding hoeft niet de registrator te zijn. Het is wel aangeraden om bij de registratie naam van de loopbaanbegeleider (in dit geval een onderaannemer/freelancer) te vermelden. Dit is waardevol bij een kwaliteitscheck. 10.2 Kan ik correcties aanbrengen nadat een pakket per ongeluk afgesloten is. NEEN. Afgesloten pakketten kunnen in GEEN geval opnieuw opengesteld worden. 10.3 Kan ik registreren met terugwerkende kracht? Zolang een loopbaancheque op beschikbaar staat, kan er met terugwerkende kracht geregistreerd worden. Maar een loopbaancheque is bij aanvang slechts 3 maanden geldig. Als deze periode verlopen is (zonder dat er een of meerdere gesprekken geregistreerd zijn) stort Edenred automatisch de eigen bijdrage terug aan de klant en wordt de cheque geannuleerd. Vanaf het moment dat er minstens 1 registratie op de cheque gebeurd is, blijft de cheque 1 jaar beschikbaar, ook al verandert het statuut van de klant vb naar werkzoekend. De gesprekken moeten correcte chronologisch geregistreerd worden. Immers, indien er een gesprek ingegeven wordt dat plaatshad vóór het eerste geregistreerde gesprek, zal dat automatisch leiden tot afsluiting van het pakket (omdat de chronologie niet gerespecteerd wordt). In dit geval zal u eerst een waarschuwing krijgen vooraleer u kan afsluiten. Indien u deze waarschuwing negeert en het pakket wordt afgesloten, kunnen wij niet ingaan op de vraag om het pakket opnieuw open te stellen. U bent verantwoordelijk voor het negeren van de waarschuwing. 10.4 Kunnen we meer dan 4u registreren per pakket, excl. Nazorg, wetende dat we niet meer betaald worden? Je kan inderdaad altijd meer registreren, zonder dat je voor meer dan 4 uur betaald wordt. Maar eens je een pakket afgesloten hebt, kan er enkel nog nazorg geregistreerd worden. 10.5 Is er een minimum periode nodig tussen afronden pakket 1 of 2 en start van de nazorg? Er is geen minimum voorzien. Pakket 1 moet afgesloten zijn vooraleer pakket 2 aangevraagd kan worden. De nazorg is tot maximum een jaar na afsluiten van het pakket voorzien. 10.6 Synthese-gesprek Dit is dus het laatste gesprek. Je weet niet altijd of een gesprek het laatste gesprek is, iemand kan immers later nog terugkomen (vb 6 vd 8 uur opgebruikt). Als iemand zijn eerste pakket afgerond is, en de begeleiding gaat verder. Is dan het laatste gesprek van het eerste pakket ook een synthese gesprek? Als je weet dat er nog een pakket volgt, eindig je het eerste pakket met een synthese. Het tweede pakket start je met het volgende verdiepend gesprek. 10.7 En voor alle zekerheid in dit kader: mogen enkel effectieve gesprekken geregistreerd worden, of kan ook de tijdsbesteding die besteed wordt aan telefonische coaching of coaching via e-mail (bv. feedback en tips mbt cv) geregistreerd worden? Enkel en alleen de effectieve gesprekken waarvoor de klant het bewijs van deelname heeft ondertekend, kunnen geregistreerd worden, in de vorm van individueel gesprek/groepsgesprek/e-coaching. Voorbereidingstijd/telefonische contacten zitten standaard in de pakketprijs vervat. Deze mogen niet geregistreerd worden. FAQ s LBB -gemandateerde centra 13/17
10.8 Jullie registratieformulier spreekt over effectieve coachingsuren. De ervaring uit het verleden leert dat je soms af te rekenen hebt met mensen die hun afspraak (herhaaldelijk) niet annuleren als ze niet kunnen komen. Hiervoor reserveer je als centrum toch de nodige tijd, die dan niet ingevuld wordt. Wij zouden graag als bijkomende regel invoeren in het contract dat cliënten die niet opdagen 1 coachingsuur wordt aangerekend. Kan dat? Dat is NIET mogelijk. Enerzijds omdat we juist vanuit de Europese regelgeving enkel mogen uitbetalen bij effectief geleverde prestaties. Vandaar ook de betaling per prestatie en niet per pakket. Anderzijds is de hoogte van de pakketprijs berekend op de volledige tijdsbesteding van de begeleiding. Niet enkel op de 4 uur effectieve begeleiding. Infoverstrekking, voorbereiding, administratie, methodiekontwikkeling, tijd nodig voor verplaatsingen, enz... zitten hierin vervat. 10.9 Is de start steeds een intake of kan je hier ook kiezen voor eerste verdiepend gesprek? Eerste registratie = intake. 10.10 Wordt een intakegesprek beschouwd als een verkennend gratis gesprek? Een intakegesprek is NIET het eerste kennismakingsgesprek of infogesprek. Een intakegesprek is een verdiepend gesprek dat tot de loopbaanbegeleiding hoort. Maw, een intakegesprek hoort tot het pakket en wordt uitbetaald. 10.11 Samenvatting bij het laatste gesprek. Hier KAN je vermelden of het een reflexief of actiegericht POP is. Mag je dit vermelden of MOET je dit vermelden? We raden aan om het te vermelden. 10.12 Kan je op 1 dag zowel het laatste gesprek van pakket registreren als het eerste gesprek van pakket 2? De vraag omwille van het feit dat wij werken met gesprekken van 1,5 uur en dus vaak een derde gesprek op zullen splitsen in 1 uur (van pakket 1) en 0.5 uur van pakket 2. Het kan. 10.13 Op het "Bewijs van deelname" wordt ook de mogelijkheid aangeboden om "e-coaching" als werkvorm aan te duiden. Nergens vinden wij echter bijkomende informatie over wat hieronder wordt verstaan. Kan u hierrond duidelijkheid verschaffen? "e-coaching", daaronder vallen gesprekken via skype, google-hangout. (Voeg in dit geval zeker een print screen toe van dit gesprek aan het papieren dossier.) 10.14 Ik heb volgende situatie met een cliënt: ik had na twee gesprekken reeds 3u30 behaald. Het derde gesprek duurde een uur, hiermee zat ik dus over de 4u. Het feit is ook dat de begeleiding nog niet rond is en betrokkene nog een 2e cheque zal aanvragen. Maar hoe moet dit nu geregistreerd worden? Registreren we voor mijn laatste gesprek een half uur in het eerste pakket en een half uur in het 2e pakket? En wat is het onderwerp van dit half uur in het eerste pakket, synthese of gewoon 3e verdiepend gesprek? En kan het half uur in het 2e pakket ook terug verdiepend gesprek zijn? Pakket 1 (in dit geval dus ½ uur) moet afgesloten zijn met synthese. Dan pas kan de klant een tweede cheque aanvragen. Het eerste gesprek van een tweede pakket mag geregistreerd worden als verdiepend gesprek - zoals in de realiteit dus. Mits dit ook zo terug te vinden is op het ondertekende aanwezigheidsbewijs in het dossier van de klant. 10.15 Een klant heeft vier gesprekken gehad. Deze klant werd overgenomen van een coach die langdurig ziek werd. Er is nog geen registratie gedaan door de vorige coach. De klant zijn cheque werd terugbetaald doordat er geen registratie is geweest. Kan deze sinds 31/12/2013 werkloze man alsnog die eerste cheque waar hij toendertijd recht op had nog geactiveerd krijgen. Technisch gezien kunnen wij niet meer aan deze gegevens. Dit dossier behoort toe aan een werkloze, dus we kunnen niets doen om zijn loopbaancheque (recht van een werkende) opnieuw te activeren. En zelfs al zouden we het technisch kunnen, dan zouden we fraude plegen omdat we de bepalingen van het BVR niet volgen. Tijdige en correcte registratie is de verantwoordelijkheid van het centrum. 10.16 Moet het POP ondertekend worden en in het klantdossier bewaard worden? Het POP moet in het klantendossier bewaard worden, is ondertekend en bevat ook de datum van opmaak. 10.17 Moeten wij kopie s bijhouden in het klantdossier van de oefeningen die we gedaan hebben met de deelnemers? De oefeningen moeten niet bewaard worden in het klantendossier. Het mag wel, maar is niet verplicht. FAQ s LBB -gemandateerde centra 14/17