code INV PR 03 versie 02 ingangsdatum 23-09-2014 pag. 1 van 5 versie datum toelichting 0.1 19-09-2013 Eerste versie, concept voor nieuw document ter vervanging van INV PR 03 en 05. Met ingang van dit document vervallen INV PR 03 en 05. 0.2 23-09-2014 Aanpassing tekst onder 8 Arbo, milieu en veiligheid 1. Procedure WV import controles Deze procedure beschrijft de gang van zaken m.b.t. wettelijk verplichte controles op het moment van binnenbrengen en/ of vrijmaking van zendingen levensmiddelen (LM), diervoeders (DV) en op productveiligheid (PV). Doel van deze procedure is te beschrijven hoe de controle op documenten (D), op overeenstemming (O) en/of op materiële goederen (M) moet worden uitgevoerd als een zending is geselecteerd op basis van de wettelijke controleverplichting aan de buitengrens. 2. Wettelijke basis Verordening (EG) Nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor voedselveiligheidsaangelegenheden Verordening (EG) nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake officiële controles op de naleving van de wetgeving inzake diervoeders en levensmiddelen en de voorschriften inzake diergezondheid en dierenwelzijn Zie IVO voor een uitgebreider overzicht van relevante wetgeving op productbasis. 3. Begrippen Een uitgebreide lijst met definities en afkortingen is opgenomen in het Werkhandboek Import Niet veterinair (WHB-INV). Het handboek staat op de NVWA website. Een aantal begrippen komen veelvuldig in deze procedure terug en worden daarom hierna omschreven. Documentencontrole Een onderzoek van documenten die overeenkomstig de (D-controle) wetgeving de zending moeten vergezellen. Eventueel aangevuld door de handelsdocumenten. Overeenstemming Verificatie door een visuele controle van de overeenstemming controle (O-controle) tussen de wettelijk verplichte documenten of andere bij wetgeving voorgeschreven documenten en de producten. Materiële controle Controle van de niet-veterinaire producten, die controles van de (M-controle) verpakking en de etikettering, alsmede bemonstering en laboratoriumonderzoek omvat.
code INV PR 03 versie 02 ingangsdatum 23-09-2014 pag. 2 van 5 4. Benodigdheden D controle O & M controle Laboratorium onderzoek Afhandeling dossier Toegang tot VGC X X X Toegang tot ISI X X X Monstermaterialen Plastic zakken, Verzegeling labels Analyse materialen Fotocamera Als beschreven in de guidance voor deze analyse 5. Werkwijze 5.1. D-controle De Douane voert de eerste lijns controle uit op alle documenten waarvoor de wettelijke verplichting geldt deze te overleggen. Welke documenten het betreft en een leeg voorbeeld daarvan is per product/ land terug te vinden in IVO (Import Veterinair Online). Aan de te overleggen documenten gaat meestal een verplichte vooraanmelding vooraf. In Nederland loopt de vooraanmelding elektronisch via de applicatie VGC. Elk dossier heeft in de applicatie een uniek nummer waaronder alle relevante data opgeslagen worden. In alle gevallen geldt dat de wettelijk verplichte documenten onderling én aan het GDB te linken moeten zijn. Commerciële documenten moeten desgevraagd overlegd worden, als extra informatie. Als er een OM controle verplicht is (zending valt in de steekproef) werkt de Douane het GDB nog niet af. In de andere gevallen wordt het GDB afgewerkt en wordt de zending toegelaten. Zendingen kunnen een bestemming in een andere lidstaat hebben. Of zendingen na de documenten controle overgebracht mogen worden naar de plaats van bestemming is o.a. afhankelijk van de relevante specifieke wetgeving. In IVO is per product/ land te vinden of deze Overbrenging toegestaan is. Meer informatie over Overbrenging staat in voorschrift INV VS 08. 5.2. O-controle De selectie van zendingen, die voor een OM controle in aanmerking komen, voert VGC geautomatiseerd uit. Het VGC systeem selecteert volledig geautomatiseerd en ad random (willekeurig) conform het wettelijk verplichte percentage. De O-controle wordt altijd in overeenstemming met de wettelijk geldende voorschriften uitgevoerd.
code INV PR 03 versie 02 ingangsdatum 23-09-2014 pag. 3 van 5 Bij een Overeenstemmingcontrole wordt een visuele inspectie uitgevoerd om na te gaan of de gegevens zoals vermeld op de wettelijk verplichte documenten overeenstemmen met de fysieke zending. Indien de zending niet aan de documenten gekoppeld worden kan stopt de officiële controle en wordt er niet over gegaan tot materiële controle. 5.3. M controle Aan een materiële controle gaat altijd een conforme documenten en overeenstemming controle vooraf. De M-controle, de bemonstering en analyse, wordt altijd in overeenstemming met de wettelijk geldende voorschriften uitgevoerd. De NVWA inspecteur neemt monsters mee en zorgt dat deze bij het monstertransport terecht komen. Of zendingen in afwachting van het analyse resultaat naar hun plaats van bestemming mogen worden vervoerd na monsterneming, is o.a. afhankelijk van de relevante specifieke wetgeving. In IVO is per product/ land te vinden of dit Verder vervoer toegestaan is. Meer informatie over Verder vervoer staat in voorschrift INV VS 07. De NVWA medewerker informeert de bevindingen aan de belanghebbende schriftelijk (per email) na het bekend worden van de analyse resultaten. Indien de bevindingen leiden tot een verzoek om tegenexpertise, wordt gehandeld conform INV VS 02. Zendingen mogen pas ten invoer worden aangegeven als de officiële controles zijn afgerond, er geen afwijkende bevingen zijn het verplichte document (meestal een GDB) door de NVWA is afgehandeld in VGC. 5.4. Controle niet conform 5.4.1. D controle niet conform Indien de D controle niet conform is probeert de douane medewerker de eenvoudige omissies zelf op te lossen. In alle andere gevallen draagt de douane medewerker het dossier over aan de NVWA. De communicatie met de belanghebbende loopt via email of OTP berichten. Indien de belanghebbende niet binnen drie werkdagen op de omissie bij de D controle reageert of de omissie niet hersteld wordt, volgt er mogelijk een RASFF melding toepassing van het maatregelenbeleid. 5.4.2. O of M controle niet conform Indien de zending niet aan de documenten gekoppeld worden kan stopt de O-controle en wordt er niet over gegaan tot materiële controle.
code INV PR 03 versie 02 ingangsdatum 23-09-2014 pag. 4 van 5 Er kan een aanleiding zijn waardoor er bij de O- of M controle een risico vermoed wordt. Afhankelijk van de situatie wordt de O- of M controle gestaakt. In zo een geval wordt de zending direct officieel in bewaring genomen. Op basis van de analyse resultaten kan een zending bij de M controle niet conform bevonden worden. Een niet conforme of afwijkende zending wordt officieel in bewaring genomen. De officiële inbewaringneming wordt opgeheven indien de geconstateerde afwijking weggenomen is, omdat de goederen vernietigd zijn of nadat er (weder)export plaats gevonden heeft. 5.5. Opleiding TO import/export verzorgt de opleidingen die vereist zijn om deze controles juist en volledig uit te voeren. Zij verzorgt minimaal 4 x per jaar een bijeenkomst voor alle inspecteurs. De teamleider van TU Import zorgt ervoor dat de inspecteurs in de gelegenheid zijn aan deze bijeenkomsten deel te nemen. Voor het geval een inspecteur niet aanwezig kan zijn verzorgt de teamleider dat hij/zij achteraf alsnog geïnformeerd wordt over de inhoud van de bijeenkomst. 6. Registratie en archivering Bevindingen van de O en M-controle worden vast gelegd door de inspecteur in zijn boekje en in relevante systemen zoals bijv. ISI voor monsterneming. Het dossier wordt op de afdeling bewaard tot de officiële controle afgerond is en wordt daarna gearchiveerd. Indien er sprake is van een afwijkende zending wordt er, afhankelijk van de afwijking een RASFF of RAPEX notificatie opgemaakt. 7. Interventie Het maatregelbeleid is van toepassing. 8. Arbo, milieu en veiligheid Werknemersbescherming: Controles vinden op uiteenlopende locaties en onder verschillende omstandigheden plaats. De controlerende inspecteur moet zich bewust zijn van de eventuele risico's en alle voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van zijn/ haar gezondheid. Indien de inspecteur twijfelt aan de omstandigheden ten aanzien van zijn/haar veiligheid of de uitvoerbaarheid van de werkzaamheden, worden de werkzaamheden gestaakt.
code INV PR 03 versie 02 ingangsdatum 23-09-2014 pag. 5 van 5 Een specifiek risico bij import controles zijn gevaarlijke gassen in/van lading. Containers kunnen actief begast zijn maar schadelijke gassen kunnen ook afkomstig zijn uit verpakkingsmateriaal of lading zelf. Enkele voorbeelden hiervan staan onder de tekst. De primaire verantwoordelijkheid voor de afdekking van dit risico ligt bij het bedrijfsleven. In alle gevallen geldt dat de inspecteur géén container opent of betreedt. Bij het openen van een container blijft de inspecteur op veilige afstand, op minimaal 5 meter van de container. De inspectie is gericht op de lading, het lossen van lading dient de belanghebbende zelf te verzorgen. Als getwijfeld wordt of lading na lossen wel veilig aangeboden wordt, vraagt de inspecteur om de afwezigheid van schadelijk gas aan te tonen. Gasmeetrapporten ouder dan 2 uur bieden geen enkele garantie op de afwezigheid van schadelijke gassen. 9. Divers