Monitoraat op Maat Academisch Nederlands 1 E-MAILS SCHRIJVEN 1. Algemeen De basisregel luidt: Houd het bericht kort en bondig. Wees echter ook niet té bondig: je ontvanger moet voldoende informatie hebben om de boodschap te kunnen begrijpen. Geef antwoord op de 5 w s en het hoe: wat? wie? wanneer? waar? waarom? hoe(veel)? Antwoord binnen een redelijke termijn, d.i. 2 à 3 dagen. Let op dat je niet onnodig een hele groep beantwoordt. Kijk na of je allen beantwoorden (reply to all) of beantwoorden (reply) hebt gekozen. Gebruik voor de correspondentie met docenten je UA-mailadres. 2. Subjectregel Schrijf altijd het onderwerp van je mail de ontvanger heeft een onderwerp nodig om je boodschap te kunnen situeren e-mails zijn later gemakkelijk terug te vinden op onderwerp Geef in de subjectregel zoveel mogelijk het volgende aan: - het doel van je mail - het onderwerp Bijvoorbeeld: 3. Aanhef Subject: Vraag over de paper voor sociologie In het bovenstaande voorbeeld weet de ontvanger meteen dat hij een vraag moet beantwoorden in verband met de opdracht voor het vak sociologie : Kies een gepaste aanspreking. Een formele e-mail begin je met Geachte heer + achternaam of Geachte mevrouw + achternaam. Geachte heer Vermaelen Geachte mevrouw Verdonck
Monitoraat op Maat Academisch Nederlands 2 Als de persoon een titel heeft, kan je die ook gebruiken: Geachte professor Jacobs Ken je de achternaam van de persoon niet, dan schrijf je: Geachte mevrouw Geachte heer Docenten schrijf je dus steeds aan met Geachte heer + achternaam of Geachte mevrouw + achternaam. Als de docent de titel van professor heeft, kan je hem ook aanspreken met Geachte professor + achternaam. 4. Afsluiting Een formele e-mail sluit je af met en je naam. is altijd goed. Hoogachtend is in de meeste gevallen te formeel. Het is handig voor de ontvanger als je onder je naam je contactgegevens zet. In correspondentie met docenten vermeld je je studiejaar en studierichting. Annemie Van Daele 1 ste ba Rechten 5. Body Stuur één mail per onderwerp: Vele ontvangers sorteren e-mails door ze te scannen op onderwerp. Op die manier wordt het tweede/derde etc. onderwerp van je mail over het hoofd gezien. Zet in je e-mail steeds voldoende informatie: Wanneer je bij de afzender (relatief) onbekend bent, geef je eerst informatie over jezelf: - Wie ben jij? - Waarom stuur jij deze mail? Geef eerst de belangrijkste informatie of de actie die je van de ontvanger verwacht. Werk het bericht daarna verder uit. In onderstaande mail maakt de zender de ontvanger eerst duidelijk dat die twee vragen moet beantwoorden. Vervolgens worden deze vragen geconcretiseerd en toegelicht:
Monitoraat op Maat Academisch Nederlands 3 Geachte professor Torfs RE: Vragen: examenopdracht Taalontwikkeling van het kind Ik volg bij u het vak Taalontwikkeling van het kind. Ik heb twee vragen in verband met de examenopdracht die we moeten maken: 1) We moeten één kind observeren dat twee jaar is en één kind dat drie jaar is. Ik kan geen kind vinden van twee jaar. Ik heb echter wel de mogelijkheid om een kind dat 20 maanden oud is te observeren. Is dat ook goed? 2) Ik heb in de bibliotheek het volgende boek gevonden: Pathways to language (2002), Kyra Karmiloff & Annette Karmiloff-Smith. Harvard University Press. Dit boek bevat een checklist voor observatie van kindertaal. Kan u mij deze checklist aanbevelen? Alvast bedankt voor uw antwoord. Vriendelijke groet Anja Luyten Ba 3 Nederlands/Engels Schrijf de tekst in korte, overzichtelijke tekstblokken. Maak daarbij gebruik van witregels en opsommingen. Vergelijk de volgende e-mails: Mail 1: Geachte mevrouw Smits Op 2 juni hebt u ons gevraagd of u stage kan lopen bij ons talencentrum. Wij hebben reeds vele jaren ervaring opgebouwd, en zijn bereid om ook starters een kans te geven om ervaring op te doen bij ons talencentrum. De stage die we u kunnen aanbieden, is een stage op het domein van zakelijke communicatie. Meer bepaald zal u de volgende taken moeten uitvoeren: - Het reviseren van zakelijke teksten. - Het vertalen van zakelijke teksten naar het Frans. - Het vertalen van zakelijke teksten naar het Engels. U zal tijdens uw stage begeleid worden door Robin Peeters en Hakima Elmessaudi. Zij hebben expertise in zakelijke communicatie en hebben het boek Effectief schrijven voor bedrijven geschreven. Gelieve spoedig contact op te nemen met Robin Peeters op het nummer 052 65 81 12 voor verdere praktische afspraken. Sara Leemans taalcoördinator
Monitoraat op Maat Academisch Nederlands 4 Mail 2: Geachte mevrouw Smits Op 2 juni hebt u ons gevraagd of u stage kan lopen bij ons talencentrum. Wij hebben reeds vele jaren ervaring opgebouwd, en zijn bereid om ook starters een kans te geven om ervaring op te doen bij ons talencentrum. De stage die we u kunnen aanbieden is een stage op het domein van zakelijke communicatie. Meer bepaald zal u de volgende taken moeten uitvoeren: het reviseren van zakelijke teksten, het vertalen van zakelijke teksten naar het Frans en naar het Engels. U zal tijdens uw stage begeleid worden door Robin Peeters en Hakima Elmessaudi. Zij hebben expertise in zakelijke communicatie en hebben het boek Effectief schrijven voor bedrijven geschreven. Gelieve spoedig contact op te nemen met Robin Peeters op het nummer 052 65 81 12. voor verdere praktische afspraken. Sara Leemans taalcoördinator Zoals je ziet, biedt de eerste mail meer overzicht en rust. 6. Bijlage(n) Zet in de inhoud wat de bijlagen zijn. Ga er niet automatisch vanuit dat de ontvanger de bijlagen wel ziet. Controleer of je de bijlage effectief hebt bijgevoegd. Taaltip: in bijlage is Belgisch Nederlands. Algemeen Nederlands zijn in de bijlage en als bijlage : In de bijlage vindt u mijn literatuurstudie. Het bouwplan heb ik als bijlage toegevoegd. Wees zuinig met bijlagen: niet iedereen heeft een snelle verbinding. 7. Taal E-mail is een snel medium. Kies je woorden met aandacht: bekijk nauwkeurig of wat je geschreven hebt, niet fout geïnterpreteerd kan worden. Lees je mail aandachtig na: reflecteer en herformuleer de zinnen waarover je niet tevreden bent. Houd voor ogen dat, als je ontvanger je niet kent, je mail een eerste indruk over jou geeft. Let bij een formele e-mail op het correcte gebruik van grammatica en spelling. Het correct gebruik van hoofdletters en leestekens zorgt voor een betere leesbaarheid. Vermijd te lange zinnen.
Monitoraat op Maat Academisch Nederlands 5 Deel lange zinnen op in meerdere zinnen en gebruik nooit meer dan één bijzin. Naar aanleiding van de stage die ik in juni bij uw bedrijf heb mogen lopen en die erg interessant en leerrijk was voor mij, wil ik graag solliciteren voor de job van financieel analist die bij u openstaat. In juni heb ik stage gelopen bij uw bedrijf. Deze stage was voor mij erg leerrijk en interessant. Ik solliciteer dan ook graag voor de betrekking van financieel analist. Ik zou u willen vragen of u mij enkele boeken in verband met dit thema kan aanbieden. Kunt u mij enkele boeken aanbevelen? Schrijf actief: Kan ik door uw dienst ook ondersteund worden bij het schrijven van papers? Kunt u mij ook ondersteunen bij paperopdrachten? 8. Veiligheid Open geen e-mails met onbekende afzender en vreemd onderwerp, maar verwijder ze onmiddellijk. Deze mails zijn meestal spam en bevatten vaak virussen. Referenties E-mails schrijven en versturen, Dohle, Max (2005). In: Taalanker, hoe formuleer ik het? vol. 49, Alphen aan den Rijn: Kluwer. http://taaladvies.net/taal/advies/tekst/89/opmaak_van_een_zakelijke_email/ [6/7/2009]