Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
De missie van VenJ is als volgt verwoord Het ministerie van Veiligheid en Justitie zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, ongeacht hun levensstijl of opvattingen. Veiligheid en Justitie werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te geven en waar nodig in te grijpen in hun leven. Soms is dat een ingrijpende maatregel, soms worden nieuwe perspectieven geopend. Altijd zijn het ingrepen die alleen Veiligheid en Justitie kan en mag doen. Recht raakt mensen.
Voorwoord Dit document gaat over het maken van afspraken over het stroomlijnen en moderniseren van bedrijfsprocessen en de informatiehuishouding. Afspraken die niet alleen ondersteuning bieden aan programma s zoals Kwaliteit & Innovatie, Digitaal Werken in de Strafrechtketen, Uitvoering Strafrechtelijke Beslissingen en Keteninformatisering in de Vreemdelingenketen, maar ook aan programma s die binnen de afzonderlijke organisatieonderdelen worden uitgevoerd. Deze programma s hebben als doel om vanuit VenJ een betere prestatie neer te zetten, zoals een veiliger en rechtvaardiger Nederland en verbetering van de slachtofferhulp. Binnen VenJ worden via dergelijke programma s en projecten grote veranderingen voorbereid en doorgevoerd. Tijdens de Ronde Tafelbijeenkomsten over onderdelen van het I-Plan is (nogmaals) de behoefte naar voren gekomen aan heldere keuzes voor in te zetten oplossingen, zeker als het gaat over de samenwerking tussen organisatieonderdelen onderling en samenwerking met andere overheidsorganisaties. De keuzes voor gezamenlijke oplossingen leggen we vast in afspraken. Daarbij maken we ook gebruik van afspraken die al binnen onderdelen en samenwerkingsverbanden ontwikkeld zijn. En daardoor Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 1
kunnen we beter intern samenwerken, de klant beter bedienen of de crimineel eerder op het spoor komen en vervolgen. We trekken lessen uit de bevindingen van de Commissie Elias: maak goede afspraken vooraf en begin dan pas met het uitvoeren van projecten. In dit document worden de belangrijkste afspraken kort genoemd. Ze zijn gebaseerd op afspraken die in (rijks)overheidsverband gemaakt zijn en op de eerder door de Bestuursraad vastgestelde Gouden Regels : een basisset van architectuurprincipes. Het geheel van afspraken noemen we de VenJ Enterprise Architectuur. In het I-Plan 2014-2017 is afgesproken om een VenJ Enterprise Architectuur op te stellen op basis van de Gouden Regels. Het resultaat ligt nu in sterk verkorte vorm voor u. Met goede afspraken alleen zijn we er nog niet. Daarom geven we aan het eind van dit document aan welke andere activiteiten worden uitgevoerd en hoe we de juiste toepassing van de afspraken gaan borgen. Nicole Stolk psg en CIO VenJ 2 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Inhoud 1 Afspraken voor de bedrijfsinrichting 5 1.1 Dienstverlening voor een veilige en rechtvaardige samenleving 6 1.2 Samenwerken in ketens en netwerken 7 1.3 Een betrouwbare digitale informatiehuishouding 13 1.4 Een robuuste infrastructuur als fundament 15 2 Gouden Regels 17 3 Toepassing van de afspraken 25 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 3
Door de inzet van ICT-middelen op cel vergroten we de zelfredzaamheid van gedetineerden. Ze kunnen zich zo beter voorbereiden op terugkeer in de samenleving en dat helpt Hans Huizer Vestigingsdirecteur Penitentiaire Inrichting Vught recidive te verminderen.
Afspraken voor de bedrijfsinrichting Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 5
1 Afspraken voor de bedrijfsinrichting In dit hoofdstuk schetsen we een beeld van de toekomstige bedrijfsinrichting van VenJ: het Huis van VenJ, zoals op het omslag van dit document is weergegeven. Dit beeld is gebaseerd op afspraken die in (rijks)overheidsverband zijn gemaakt en op een uitwerking in hoofdstuk 2 van de Gouden Regels. De toekomstige bedrijfsinrichting en bijbehorende informatievoorziening zorgen er voor dat VenJ haar dienstverlening aan de maatschappij doelgericht en efficiënt kan blijven vervullen. 1.1 Dienstverlening voor een veilige en rechtvaardige samenleving De dienstverlening van VenJ aan de samenleving is gericht op het verhogen van de veiligheid, rechtshandhaving, criminaliteitspreventie, slachtofferhulp en verblijf van vreemdelingen. Dagelijks staan we in contact met duizenden burgers, bedrijven, mede overheden en ketenpartners. We stellen de hulpvragende burger, de ondernemer, de vreemdeling, de verdachte, het slachtoffer en de justitiabele centraal in ons werk. We noemen dit persoonsgericht werken en de informatievoorziening moet dit goed ondersteunen. In navolging van veel andere overheidsorganisaties willen we ook zaakgericht kunnen werken. Er kunnen veel aanleidingen zijn voor een zaak: een asielverzoek, een aangifte, een vergunningsaanvraag, een beroep, enzovoorts. VenJ wil per zaak zorgen voor een effectieve, correcte en efficiënte afhandeling. Daarom richten we de informatievoorziening zodanig in dat ook gestuurd kan worden op de afhandeling van zaken. Een zaak kan betrekking hebben op meerdere personen en soms is een persoon betrokken bij meerdere zaken. Daarom moeten we langs beide lijnen ons werk kunnen sturen: persoonsgericht en zaakgericht. De Rijksoverheid stelt zich ten doel om in 2017 alle diensten digitaal te leveren. Ook VenJ zal nog de nodige stappen moeten zetten om dit doel te kunnen bereiken. Zo zullen we bijvoorbeeld de definitie van belangrijke begrippen gelijk moeten trekken en processen en systemen op elkaar moeten laten aansluiten. Door de afspraken uit dit document toe te passen, brengen we een verdergaande digitalisering dichterbij. 6 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
1.2 Samenwerken in ketens en netwerken VenJ gaat professioneel om met al haar contacten. We werken transparant, correct, effectief en efficiënt. Ondanks het feit dat VenJ uit meerdere organisatieonderdelen bestaat, verlopen de contacten gestroomlijnd. Eén missie verbindt immers de diverse onderdelen van VenJ. Dat vereist dat de werkzaamheden van meerdere organisatieonderdelen naadloos op elkaar aansluiten. Er ontstaat een helder traject voor de klant of voor de afhandeling van een zaak. Daarom denken we in ketens en netwerken voor onder meer strafrecht, vreemdelingen en jeugd. In de onderstaande figuur staan de belangrijkste keten- en bedrijfs processen die VenJ uitvoert. Bij de uitvoering ervan zijn vaak meerdere organisatieonderdelen van VenJ betrokken. Figuur 1 Ketenprocessen binnen het domein van VenJ (op hoofdlijnen) Ketenprocessen Vreemdelingen toegang toezicht toelating regulier toelating asiel opvang bewaring terugkeer Strafrecht (inclusief jeugd) casusregie afdoening opsporing vervolging berechting executie nazorg Slachtoffer aangifte zorg schadeafhandeling afhandeling Jeugdbescherming onderzoek advies besluit uitvoering nazorg zorg KMAR DGPOL DGVZ DGJS DGRR VWS Derden Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 7
Bedrijfsprocessen van organisatieonderdelen moeten naadloos op elkaar aansluiten. Zij vormen de schakels in de dienstverleningsketens. Gegevens worden niet opnieuw uitgevraagd, maar aan andere organisatieonderdelen beschikbaar gesteld; uiteraard binnen wettelijke kaders. Om dit te bereiken, moet er nog veel werk verzet worden. We moeten onze processen beter op elkaar afstemmen. We moeten de gegevensuitwisseling verbeteren. Het moet duidelijk zijn wie welke bijdrage aan een bedrijfsproces levert. We moeten zorgen voor een heldere verantwoordelijkheidsstelling met betrekking tot aansturing van klantprocessen of de afhandeling van zaken. Ook de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gegevens en documenten moet eenduidig belegd worden. We willen, kortom, de dienstverlening verbeteren en de efficiëntie verhogen. Dat doen we door afspraken te maken, structuur aan te brengen en zaken goed te ordenen. In vaktaal noemen we dit bedrijfsarchitectuur. We kijken naar processen en organisaties in termen van functies. Functies worden belegd binnen organisatieonderdelen. Hiermee brengen we duidelijke, functionele verantwoordelijkheden aan binnen en tussen verschillende organisatieonderdelen. Een functie levert een of meerdere helder omschreven diensten. Als we dit op elektronische wijze doen, spreken we over services. Deze diensten zijn de basis voor tal van bedrijfsprocessen. Zoals bijvoorbeeld DigiD (identificatie- en authenticatiefunctie) en de GBA (registratiefunctie) elk hun gespecialiseerde bijdrage leveren aan vele processen van overheidsorganisaties. Functies zijn de bouwblokken voor een moderne en solide bedrijfsinrichting. Door ons werk op te delen in functies die diensten leveren, ontstaat de benodigde flexibiliteit in de manier waarop we processen en organisaties kunnen inrichten. Figuur 2 laat zien welke functies we op het hoogste niveau onderscheiden. 8 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Het gebruik van overheidsbrede diensten zoals DigiD en E-herkenning zorgt ervoor dat de overheid één gezicht heeft naar de klant. Jan Paul van Alphen Projectleider Klantdirectie Regulier Centraal Immigratie en Naturalisatie Dienst
Figuur 2 Hoofdfuncties van VenJ 1 Klantcontacten Functies Dataopslag Besturing Beleid & wetgeving Beleidsvorming Beleidsimplementatie Beleidsevaluatie/-onderzoek Communicatie Management informatie Documenten Uitvoering Preventie, handhaving, opsporing Vervolging Straffen Reclassering Slachtofferzorg Terrorismebestrijding Jeugd Vreemdelingen Rampenbestrijding Rechtsspreken...... Toezicht / Inspectie Interne dienstverlening HRM, Financiën, IV/ICT, Faciliteiten, etc. Personeel Financieel Vanuit het Bestuursdepartement worden in de eerste plaats de bewindspersonen ondersteund. Hierbij dient aangetekend te worden dat voor de Rechtspraak, het Openbaar Ministerie en de Nationale Politie bijzondere governance-afspraken zijn gemaakt, voortvloeiend uit de trias politica. 1 Let op de grootte van een blokje zegt niets over het politiek-bestuurlijke belang er van, het betrokken budget of het aantal mensen dat binnen de genoemde functie werkzaam is. 10 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
De bewindspersonen beschikken over een staf die beleid ontwikkelt en zorgt voor de voorbereiding van het aanpassen of vernieuwen van wetgeving. Een deel van de staf is belast met de beleidsimplementatie en het uitvoeren van beleidsevaluaties en -onderzoek. Bij dit laatste speelt onder meer het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum een belangrijke rol. De bewindspersonen sturen ook de uitvoering aan en worden daarbij ondersteund door een aantal functies die vooral in het kerndepartement zijn ondergebracht. Eén van die functies betreft communicatie. Hierbij spelen het geven van voorlichting en het onderhouden van perscontacten een belangrijke rol. De beleidsuitvoering kan in een aantal functionele gebieden worden opgesplitst. Deze gebieden vallen voor een belangrijk deel samen met organisatieonderdelen van VenJ. De Inspectie VenJ heeft als functie toe te zien op de kwaliteit van de taakuitvoering en de naleving van regels en normen. Zij signaleert risico s en zet organisaties aan tot verbetering. Tenslotte is er een aantal dienstverlenende functies op terreinen zoals personeel, financiën, IV/ICT, faciliteiten en inkoop. Functies leveren elkaar diensten en voeren daarmee ketenprocessen uit. Figuur 3 illustreert dit in het algemeen en met een vereenvoudigd voorbeeld. Figuur 3 Dienstverlenende functies binnen ketenprocessen: algemeen en met een vereenvoudigd voorbeeld van gebeurtenis Ketenproces (algemeen) tot dienst Vraag Melding Incident Zaak bedrijfsproces organisatie onderdeel koppelvlak bedrijfsproces organisatie onderdeel koppelvlak bedrijfsproces organisatie onderdeel Product Beslissing Actie Sanctie tot dienst tot dienst Aanranding Ketenproces (voorbeeld) tot dienst aanhouding Nationale Politie koppelvlak voorgeleiding Openbaar Ministerie koppelvlak bewaring DJI Slachtofferhulp Melding advocaat Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 11
Nu ik een ipad heb is het mogelijk om onafhankelijk van tijd en plaats te werken. Bijvoorbeeld tijdens mijn treinreizen. Berliyanti Masfirdaus Projectsecretaris Projecten Dienst Huisvesting
Functies zijn toegewezen aan organisatieonderdelen. Elk organisatieonderdeel voert daarmee een deel van het ketenproces uit. Vaak leidt dit ook tot tussenproducten of diensten. Door de bedrijfsprocessen van elk organisatieonderdeel op elkaar af te stemmen, afspraken te maken over uit te wisselen informatie, de aard en de kwaliteit van de te leveren dienst en het standaardiseren van de koppelvlakken tussen de organisatieonderdelen wordt een gestroomlijnde samenwerking in de keten mogelijk. Organisaties werken vaak in meerdere ketens en daarom spreken we ook wel over netwerken. 1.3 Een betrouwbare digitale informatiehuishouding VenJ is een organisatie waarbinnen het draait om informatie. Betrouwbare gegevens zijn onmisbaar voor een goed functionerend VenJ. We maken zoveel mogelijk samen gebruik van gegevens waarover we beschikken. Gegevens waarover de overheid al beschikt, worden niet opnieuw aan burgers en bedrijven gevraagd. Om dit mogelijk te maken, moeten we afspraken maken over de betekenis, de kwaliteit, de beschikbaarstelling en het gebruik van gegevens, binnen wettelijke kaders. We moeten ook afspreken welk organisatieonderdeel de zorg draagt voor het actueel houden van bepaalde gegevens. Veel gegevens worden bijgehouden door middel van applicaties. Een logisch samengesteld applicatielandschap bestaat bij voorkeur uit standaard bouwblokken. Dubbele opslag van gegevens en dubbele functionaliteit van applicaties moet zoveel mogelijk worden voorkomen. Het is duur en leidt vaak tot fouten. Soms is het echter onvermijdelijk. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gegevens en de functionaliteit van applicaties kan het beste belegd worden bij de verschillende bedrijfsfunctie-eigenaren. Op grond van dit uitgangspunt kunnen dan ook applicaties hun bijdrage leveren aan de bedrijfs- en ketenprocessen, zoals in figuur 4 vereenvoudigd is weergegeven. Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 13
Figuur 4 Bijdrage van applicaties aan de bedrijfs- en ketenprocessen van gebeurtenis Bedrijfsproces tot dienst Vraag Melding Incident Zaak werkproces functie werkproces functie werkproces functie Product Beslissing Actie Sanctie services services services applicatie applicatie applicatie gegevens gegevens gegevens 14 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Een goede afbakening van applicaties biedt een hoge mate van flexibiliteit. Applicaties leveren digitaal diensten (services) aan hun omgeving. Daardoor kunnen meerdere organisatieonderdelen gebruik maken van de werking van bepaalde applicaties. We maakten al eerder de vergelijking met DigiD: één voorziening, waarvan enkel honderden overheidsorganisaties gebruik maken. Een fijne service! 1.4 Een robuuste infrastructuur als fundament Het fundament waarop de informatievoorziening staat, is voor veel gebruikers onzichtbaar. Er is door de Rijksoverheid hard gewerkt aan het neerzetten van het fundament: er is een gestandaardiseerde werkplek, er zijn vier datacenters, er zijn goed beveiligde netwerken, we werken toe naar een gemeenschappelijke, besloten Rijkscloud. Al deze voorzieningen staan ter beschikking van alle organisaties van het Rijk. VenJ maakt van steeds meer rijksvoorzieningen gebruik. Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 15
Informatie delen is het nieuwe hebben. Als je het niet kunt delen heeft het minder waarde. Yola Park Enterprise architect Raad voor de Rechtspraak
Gouden Regels Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 17
2 Gouden Regels De door de Bestuursraad vastgestelde Gouden Regels zijn verder uitgewerkt in ruim 30 afspraken. En dat maakt ze realiseerbaar. In dit hoofdstuk worden deze afspraken in verkorte vorm opgesomd. In de Enterprise Architectuur van VenJ worden ze nader uitgewerkt en toegelicht. Gouden Regel 1 Eén missie verbindt de verschillende onderdelen van VenJ Een noodzakelijke voorwaarde om deze Gouden Regel te kunnen realiseren, is de onderlinge informatie-uitwisseling. Organisatieonderdelen van VenJ moeten onderling en naar externe actoren eenvoudig en betrouwbaar informatie kunnen uitwisselen. Om dit mogelijk te maken zijn de volgende afspraken nodig: In- en externe actoren hebben - binnen wettelijke kaders en voor zover nodig voor hun functie - 24 * 7 digitaal toegang tot gegevens en documenten. Bij de presentatie van informatie, moet de bruikbaarheid ervan voor de actor voorop staan. De betekenis van begrippen en gegevens ligt vast in een gegevenswoordenboek. Elk gegeven kent één eigenaar en die zorgt voor de kwaliteit ervan. VenJ gebruikt wettelijk vastgestelde authentieke gegevens uit wettelijk vastgestelde authentieke registraties (Nederlandse Basisregistraties). Gegevens en documenten die door meerdere organisatieonderdelen worden gebruikt, worden vastgelegd in VenJ-kernregistraties. Vermeende onjuistheden in aangeleverde gegevens, worden teruggemeld aan de registratiehouder. VenJ hanteert door de overheid vastgestelde coderingen voor de identificatie van personen, bedrijven, organisaties, e.d. Gegevens en documenten worden van metadata voorzien op basis van rijksstandaarden. Gegevens die digitaal worden uitgewisseld, voldoen aan de eisen van het gemeenschappelijk datamodel. VenJ past de door het College Standaardisatie vastgestelde standaarden toe voor berichten, services en uitwisseling daarvan tussen partijen. 18 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Gouden Regel 2 VenJ levert kwalitatief hoogwaardige diensten Om deze Gouden Regel te kunnen realiseren, zijn onder meer de volgende zaken noodzakelijk: De dienstverlening van VenJ is inzichtelijk voor iedereen die met VenJ te maken heeft. Het gedrag van VenJ is voorspelbaar: de dienstverlening van VenJ verloopt via wel doordachte en herhaalbare routines. Figuur 5 Voorbeelden VenJ-diensten Afnemers Kanalen Welke diensten verlenen we zoal? burger bedrijf beroepsgroep overheid Hulp verlenen Handhaven Opsporen Vervolgen Berechten Straffen Re-integreren Terrorismebestrijding Slachtofferhulp Vreemdelingen opvangen Asiel verlenen Terugzenden Jeugdbescherming Jeugdzorg Rampenbestrijding Etc. Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 19
Om dit mogelijk te maken zijn afspraken nodig over de volgende onderwerpen: Elk organisatieonderdeel beschikt over een actuele en via internet toegankelijke producten- en dienstencatalogus, inclusief een beschrijving van de kwaliteit van de dienstverlening. De bedrijfsprocessen van VenJ maken zaak- én persoonsgericht werken mogelijk. Gegevens en documenten die betrekking hebben op één persoon of één zaak, worden - voor zover relevant voor hun taak of rol en passend binnen wettelijke kaders - in samenhang en doelgebonden aan in- en externe actoren aangeboden. Keten- en bedrijfsprocessen zijn transparant en in hoge mate gedigitaliseerd. We werken digitaal. Bedrijfsprocessen van organisatieonderdelen sluiten zonder oponthoud of dubbel werk op elkaar aan. Gouden Regel 3 VenJ is een betrouwbare partner Om deze regel te kunnen realiseren, moet het gedrag van VenJ voorspelbaar zijn. Afspraak is afspraak is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Om dit mogelijk te maken zijn de volgende afspraken nodig: Ketenprocessen waarin meerdere organisatieonderdelen van VenJ en externe organisaties een rol spelen, zijn gebaseerd op gezamenlijk afspraken over het aanstellen van een keten(proces)manager of -regisseur. Bedrijfsprocessen die per organisatieonderdeel worden uitgevoerd, kennen functionarissen die een rol van bedrijfsprocesmanager of dienst-/productmanager uitvoeren. De besturing van de afhandeling van zaken via bedrijfsprocessen wordt optimaal geautomatiseerd. Vergelijkbare werkprocessen worden gebundeld in domeinen of functies (capabilities). Elke functie kent één eigenaar: een lijnmanager 2. Functies verlenen externe afnemers én elkaar vooraf overeengekomen diensten, zoveel als mogelijk digitaal. Organisatieonderdelen werken op basis van eerder aangegeven eigen verantwoordelijkheid waar mogelijk in federatief verband samen. Bestuurlijke en managementdoelen worden vertaald in meetbare Kritieke Prestatie Indicatoren. De meetgegevens worden verzameld in managementinformatie- en rapportagesystemen en afgezet tegen de vastgestelde KPI s. (Business Intelligence functie). 2 Op het hoogste hiërarchische niveau is de Directeur-Generaal eindverantwoordelijk. 20 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Prachtig dat informatie over wetgeving en jurisprudentie tegenwoordig digitaal beschikbaar is. Dat bespaart heel veel tijd. Marion van t Klooster Gerechtsauditeur Centrale Raad van Beroep plaatsvervangend Rechter Rechtbank Oost-Brabant
Samenwerken betekent dat we vertrouwen hebben in de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid van informatie die we van andere organisatieonderdelen ontvangen. Het stelt ook hoge eisen aan de integriteit in het gebruik van informatie. Informatiebeveiliging en privacy zijn gegarandeerd. In dat kader zijn de volgende afspraken nodig: VenJ volgt de Rijksrichtlijnen voor informatiebeveiliging (VIR, VIRBI, BIR). VenJ hanteert een gemeenschappelijke standaard voor rubricering en risicoclassificatie van gegevens en documenten. VenJ hanteert door de overheid ontwikkelde standaarden voor authenticatie van in- en externe actoren. Systemen, gegevens en documenten kunnen slechts door geautoriseerde personen worden aangepast. Aanpassingen zijn herleidbaar tot personen. Autorisatienormen worden ontleend aan wetgeving (zoals Wbp). VenJ voert een gezamenlijke werkwijze in waardoor - indien nodig - onweerlegbaar kan worden aangetoond dat verzonden informatie door de juiste actor ontvangen is. Gouden Regel 4 We verbeteren continu Deze Gouden Regel leidt niet tot architectuurafspraken, maar is relevant voor het procesmatige aspect van het beheerst veranderen van organisaties. Dit is grotendeels meegenomen in het I-Plan. Het betreft de volgende onderwerpen: Business- en informatieplanning als onderdeel van de jaarplancyclus. Hoogwaardig informatiemanagement. Werken met bedrijfsarchitectuur. Programma- en projectmanagement. Project portfoliomanagement. Professioneel ontwerpen van diensten, processen, applicaties en infrastructuur. Professioneel beheer van diensten, processen, organisatie, applicaties en infrastructuur. Een ruimhartig opleidingsbeleid voor deze ontwikkel- en beheerfuncties. Gouden Regel 5 VenJ maakt optimaal gebruik van technologie Moderne informatie- en communicatietechnologie is onmisbaar voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de VenJ-taken. 22 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Figuur 6 Landschap van informatie- en communicatietechnologie waarbinnen de VenJ-taken worden uitgevoerd Dataopslag, servercapaciteit, netwerken, beveiligingsvoorzieningen Rijksoverheidsnetwerk Internet & Openbare clouds Datacenter Noord Gesloten Rijkscloud Datacenter West Rijksapplication Store Datacenter Oost Burger Bedrijf Diginetwerk Rijk Datacenter Zuid Provincie Waterschap Gemeente Voor een optimale toepassing van informatietechnologie zijn afspraken nodig over de volgende onderwerpen: De informatiehuishouding is digitaal en open, tenzij rechtmatigheid en doelmatigheid zich hiertegen verzetten. Functies zijn bepalend voor de afbakeningen binnen het applicatielandschap. VenJ standaardiseert op de Rijkswerkplek. VenJ consolideert haar rekencentra binnen de Rijksdatacenters 3. VenJ standaardiseert op een intern digitaal netwerk, dat is verbonden met het besloten Rijksoverheidsnetwerk (inclusief de Rijkscloud) of Diginetwerk 4. Geclassificeerde gegevens worden buiten VenJ alleen in de gesloten Rijkscloud opgeslagen. 3 De Nationale Politie blijft vooralsnog buiten deze afspraak. 4 Via het Diginetwerk worden overheidsorganisaties buiten het Rijk bereikt. Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 23
Via kanalen als Facebook, Skype en Twitter komen we gemakkelijker in contact met de burgers. Deze laagdrempeligheid zorgt voor een groter gevoel van veiligheid. Dirk-Jan Grootenboer Hoofdagent basisteam Drechtsteden binnen eenheid Rotterdam
Toepassing van de afspraken Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht 25
3 Toepassing van de afspraken De afspraken die in dit document zijn vastgelegd worden verder uitgewerkt in de Enterprise Architectuur van VenJ. Dit wordt een naslagwerk met afspraken die van belang zijn als er bijvoorbeeld gewerkt wordt aan het (her)inrichten van keten- en bedrijfsprocessen, het aanschaffen of aanpassen van applicaties en het verbeteren van de kwaliteit van gegevens. Met andere woorden: programma s en projecten die we uitvoeren om verbeteringen en vernieuwingen door te voeren, krijgen via de Enterprise Architectuur een set van sturende afspraken mee. Hierdoor ontstaat samenhang in de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering van VenJ. Soms moeten bestaande afspraken, regelingen of wettelijke kaders worden aangepast om de afspraken uit dit document consequent te kunnen toepassen. Dit doen we niet op voorhand, want dat zou een theoretische oefening zijn. We handelen in dit opzicht volgens het Engelse gezegde: We ll pass that bridge, when we get there. Om de afspraken uit dit document te implementeren, dienen nieuwe programma s en projecten bij de start een projectstartarchitectuur 5 op te stellen. Dit is een document dat op basis van de Enterprise Architectuur de nodige richtlijnen aan een programma of project mee geeft, zodat het resultaat ervan goed aansluit bij andere projectresultaten. Daarmee wordt de nodige samenhang tussen programma s en projecten tot stand gebracht. Levert het werken met de Enterprise Architectuur een extra belasting op voor programma s en projecten? Staan al deze afspraken een vlotte uitvoering ervan niet in de weg? Integendeel! Juist omdat we voor een groot aantal situaties heldere afspraken maken, worden onnodige discussies vermeden, kunnen we projecten goed op weg helpen en zijn minder vertaalslagen nodig om effectief samen te kunnen werken, zowel binnen VenJ als met andere overheidsorganisaties. 5 De Commissie Elias spreekt over ontwerp en legt uit dat architectuurprincipes en andere richtlijnen, bijvoorbeeld beveiligingseisen, daartoe behoren. 26 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Sinds anderhalf jaar werken we met een elektronisch patiëntendossier. Dit bevat alle relevante informatie zoals rapportages en aandachtspunten over de gedetineerde patiënt. Dit stelt ons in staat de juiste zorg en begeleiding te bieden. Ferry Vink Forensisch therapeutisch medewerker Penitentiaire Inrichting Haaglanden Locatie Scheveningen
Het gebruik van de VenJ Enterprise Architectuur draagt ook bij aan het bundelen van onze kennis en bevordert het hergebruik van al ontwikkelde oplossingen. De Enterprise Architectuur biedt een solide basis voor het ontwikkelen en inzetten van generieke en gemeenschappelijke componenten en vormt een stevig fundament voor de sourcingsstrategie. Lijnmanagers, opdrachtgevers voor projecten, programmamanagers en projectmanagers, stuurgroepen, CIO s en informatiemanagers dienen er op toe te zien dat de afspraken uit de Enterprise Architectuur consequent worden toegepast ( comply or explain ). In het I-Plan van VenJ worden mede met het oog hierop werkzaamheden aangekondigd die bijdragen aan Gouden Regel 4: we verbeteren continu. Deze werkzaamheden moeten leiden tot meer grip op de voorbereiding en uitvoering van projecten, zodat de gewenste resultaten tegen afgesproken kosten worden gerealiseerd. 28 Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht
Dit is een uitgave van Ministerie van Veiligheid en Justitie Postbus 20301 2500 EH Den Haag Directie Informatisering & Inkoop Programmabureau I-Plan VenJ 2014-2017 I-Plan@minvenj.nl Maart 2015