NIEUWSBRIEF : OKTOBER 2013 - BTW Sedert geruime tijd worden we overspoeld met informatie over de al dan niet aftrekbaarheid van de btw op wagens en andere bedrijfsmiddelen die we ook voor privé-doeleinden gebruiken. Maar hoe zit dat nu precies in elkaar? Hoeveel btw kunnen we in aftrek nemen op onze personenwagen, lichte vrachtwagen, GSM, Iphone, PC, laptop, Ipad,? Reeds op 01 januari 2011 werden er nieuwe bepalingen in het BTWwetboek opgenomen die het recht op aftrek van de btw aan banden moest leggen. Het is altijd de bedoeling geweest om de investeringen en kosten aan te pakken die niet 100% beroepsmatig gebruikt worden (lees : deels ook privé gebruikt worden). De concrete uitwerking van deze bepalingen hebben echter lang op zich laten wachten. Tegen eind 2012 heeft de btw-administratie haar addendum gepubliceerd met een aantal praktische richtlijnen. Dit moest ons in staat stellen om via de voorgestelde methodes gemakkelijk het beroepsgebruik te bepalen. Op die manier kon de aftrekbare btw rechtstreeks berekend worden. Er waren evenwel nog veel onduidelijkheden. De administratie heeft uiteindelijk op 09 september 2013 een beslissing gepubliceerd die de voorgestelde methodes verduidelijkt en preciseert.
We geven hieronder een verduidelijking op de toepassing van deze richtlijn en wat deze voor u zou kunnen betekenen. Vervoermiddelen Laten we starten met de meest voor de hand liggende investering/kost die niet uitsluitend voor de economische activiteit wordt gebruikt : het vervoermiddel. (Cilinderinhoud >48cc cfr. moto s of vermogen >7,2 kilowatt) Welke vervoermiddelen worden bedoeld? 1 ste categorie : personenwagens (verder afgekort : PW) 2 de categorie lichte vrachtwagens (verder afgekort : LV), die deels privé gebruikt worden, zowel door bedrijfsleider of werknemer. Opm 1 :Onder deze maatregel vallen NIET : de vrachtwagens (meer dan 3500kg), aanhangwagens, bussen, ziekenvervoer, campers, enz Opm 2 : Op personenwagens geldt altijd een maximum van 50% aftrekbare btw. Welke methodes kunnen gebruikt worden? Er zijn 2 categorieën te onderscheiden, die ook verschillend behandeld worden. PERSONENWAGENS. Laten we dit telkens toetsen aan een voorbeeld : * Peter woont in Ieper is werknemer bij firma XXXX te Roeselare * Aantal km : Ieper Roeselare 25 km (=woon/werkverkeer) Methode 1 : Rittenadministratie Hierbij houdt men manueel een rittenboekje bij of wordt er via een geautomatiseerd systeem (track- and trace) een rittenadministratie bijgehouden. Dit veronderstelt het dagelijks volledig bijhouden van alle verplaatsingen voor beroepsdoeleinden, met vermelding van datum, beginadres, eindadres, aantal kilometers. Op die manier kan perfect het aantal beroepsmatige kilometers worden bepaald. Vb : Peter is vertegenwoordiger en beschikt in zijn PW over een track-and tracesysteem. Per jaar rijdt hij 30 000 km. De rittenadministratie geeft aan dat hij 18000 km voor zijn werk heeft afgelegd (!het woon-werkverkeer NIET meegerekend). Beroepsgebruik :18000 km/30000 km = 60% Recht op aftrek wordt evenwel beperkt tot 50% - betreft een PW 2 / 6
Methode 2 : Forfaitaire regeling formule woon/verkeer Hierbij wordt geen rittenadministratie bijgehouden, maar wordt het privégebruik bepaald door volgende formule. Worden als privé-kilometers beschouwd : het woon-werkverkeer, alsook het gewoon privégebruik. Privé-km = (Afstand woon-werkverkeer X 2 X200) + 6000km Bepaling beroepsgebruik = totaal km privé km Vb : Peter is vertegenwoordiger en rijdt nog altijd in een PW maar beschikt niet over een rittenadministratie. Per jaar rijdt hij 30 000 km. Privégebruik volgens de formule : (25km X 2 X 200) + 6000km = 16000 km Beroepsgebruik = 30000km-16000km = 14000km = 46,67% Recht op aftrek wordt bepaald op 46,67% (47 % afronden naar boven) Methode 3 : Forfaitaire regeling 35 % Hierbij wordt geen rittenadministratie bijgehouden, en wordt er geen rekening gehouden met woon-werkverkeer of het totaal aantal gereden km per jaar. Het beroepsmatig gebruikt wordt forfaitair vastgelegd op 35% zonder meer. Vb : Peter is vertegenwoordiger en rijdt nog altijd in een PW, hij beschikt niet over een rittenadministratie en wenst geen gebruik te maken van methode 2. Recht op aftrek wordt bepaald op 35% BELANGRIJKE OPMERKINGEN : Met betrekking tot de personenwagens kunnen methode 1 en methode 2 vrij door elkaar gebruikt worden en moeten jaarlijks herrekend worden. De btw-plichtige kan hierin elk jaar kiezen welke methode per wagen het voordeligst is. Methode 2 kan toegepast worden op voorwaarde dat er één vaste gebruiker per wagen is. Bij meerdere gebruikers is methode 1 of methode 3 van toepassing. Bij gebruik van methode 3 geldt volgende beperkingen : - ze kan niet gecombineerd worden met methode 1 en methode 2 en dient op alle personenwagens te worden toegepast. - methode 3 moet minstens gedurende 4 kalenderjaren worden toegepast. 3 / 6
LICHTE VRACHTWAGENS Deze maatregel geldt enkel voor de camionettes die ook door de bedrijfsleider/werknemers wordt meegenomen naar huis of voor privéverplaatsingen gebruikt worden. Ter verduidelijking : de lichte vrachtwagens die 100% voor beroepsdoeleinden gebruikt worden, vallen buiten deze toepassing. Hierbij maakt de administratie onderscheid tussen de lichte vrachtwagens ingericht voor economische activiteit enerzijds en de fiscale lichte vrachtwagens anderzijds. Het verschil spreekt voor zich Categorie lichte vrachtwagens ingericht voor economische doeleinden. Methode 1 : Rittenadministratie idem als bij personenwagens Net zoals bij personenwagens, houdt men manueel een rittenboekje bij of wordt er via een geautomatiseerde systeem (track- and trace) een rittenadministratie bijgehouden. Dit veronderstelt het dagelijks volledig bijhouden van alle verplaatsingen voor beroepsdoeleinden, met vermelding van datum, beginadres, eindadres, aantal kilometers. Op die manier kan perfect het aantal beroepsmatige kilometers bepaald worden. Methode 4-85% : Beroeps = 85% Hierbij wordt geen rittenadministratie bijgehouden en aanvaardt de administratie dat 85% van het aantal gereden kilometers beroepsmatig is. De aftrekbare btw wordt dan ook op die manier berekend. Categorie lichte vrachtwagens NIET ingericht voor economische doeleinden. Methode 1 : Rittenadministratie idem als bij personenwagens Net zoals bij personenwagens, houdt men manueel een rittenboekje bij of wordt er via een geautomatiseerd systeem (track- and trace) een rittenadministratie bijgehouden. Op die manier kan perfect het aantal beroepsmatige kilometers bepaald worden. Methode 4-35% : Beroeps = 35% Hierbij wordt geen rittenadministratie bijgehouden en aanvaardt de administratie dat 35% van het aantal gereden kilometers beroepsmatig is. De aftrekbare btw wordt dan ook op die manier berekend. 4 / 6
BELANGRIJKE OPMERKING Bij gebruik van methode 4-85% en methode 4-35% gelden volgende beperkingen : - ze kan niet gecombineerd worden met methode 1 (rittenadministratie) en dient dus op alle lichte vrachtwagens met gemengd gebruik te worden toegepast. - deze methode moet minstens gedurende 4 kalenderjaren worden toegepast - bij gebruik van methode 4-85% en methode -35% moet deze toegepast worden op alle lichte vrachtwagens binnen deze categorie. ENKELE TOELICHTINGEN - Woon- werkverkeer : Om het woon-werkverkeer te berekenen, is de plaats van de economische uitoefening van de activiteit bepalend. Stel een zaakvoerder van een bouwonderneming heeft zijn privé-adres aangeduid als maatschappelijke zetel, maar het atelier en de kantoren bevinden zich 20 kilometer verderop. Dan bedraagt het woon-werkverkeer 20 km. - Methode 2 : semi-forfaitaire maatregel; Het woon-werkverkeer wordt vermenigvuldigd met 200 dagen (werkdagen) en met factor 2 (heen en terug). 200 dagen : hiervan wordt niet afgeweken ook niet wegens ziekte, onbetaald verlof, X 2 : ook indien de verplaatsing 4 maal daags gebeurt, wordt de factor 2 aangehouden. Hierop is geen afwijking mogelijk. - Toepassingsgebied. De beperking van de btw moet worden toegepast op het bedrag van de investering, maar ook op alle kosten (onderhoud, herstel, brandstof, GPS, ) 5 / 6
Overige roerende goederen Naast de vervoermiddelen, worden ook andere goederen geviseerd. Hierbij moet vooral gedacht worden aan PC, laptop, Ipad, tablet, GSM, IPhone. Deze gebruiksgoederen worden in de meeste gevallen ook voor privé-doeleinden gebruikt. Bijgevolg heeft de wetgever ook voor deze goederen een btw-beperking opgelegd. In tegenstelling tot de vervoermiddelen, zijn de voorgesteld methodes om het beroepsgebruik vast te stellen minder uitgebreid, en heeft men zich tot 2 methodes beperkt. Methode 1 : Forfaitaire regeling 75% Indien het beroepsgebruik niet of moeilijk kan bewezen worden, gaat de administratie ervan uit dat deze 75% bedraagt. Op alle aankopen en bijhorende kosten moet de aftrekbare btw beperkt worden tot 75%. Er dient verder niets te worden bewezen. Methode 2 : Werkelijk gebruik Indien de btw-plichtige kan aantonen dat het beroepsgebruik lager hoger ligt dan de vooropgestelde 75%, dan kan dit beroepspercentage worden toegepast op de aftrekbare btw op aankopen en bijhorende kosten. Het percentage beroepsmatig gebruikt moet elkaar terug aangetoond en eventueel aangepast worden. 6 / 6