Deloitte. GESCAND OP 1 O JUNI 2010 Gemeente Wormerland Gemeente Wormerland Verslag van bevindingen voor het verslagjaar eindigend op 31 december 2009 9 juni 2010
Deloitte. Deloitte Accountants B.V. Comeniusstraat8 1817 MS Alkmaar Postbus 270 1800 AG Alkmaar Tel (088)2882888 Fax (088)2889702 www.deloitte nl Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Wormerland Postbus 20 1530 AA WORMER i.a.a. het college van burgemeester en wethouders Datum 9 juni 2010 Behandeld door N.R. Fritz RA Onderwerp Verslag van bevindingen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2009 Ons kenmerk 100517 R/MG/3112310280 Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons verslag van bevindingen bij de door ons gecontroleerde jaarrekening 2009 van uw gemeente. Dit verslag geeft onze belangrijkste bevindingen weer, in overeenstemming met artikel 213, lid 2 en 4 van de Gemeentewet en de rapportagevereisten volgens de door u vastgestelde controleverordening. De jaarrekening 2009 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Bij deze jaarrekening hebben wij op 9 juni 2010 een goedkeurende accountantsverklaring verstrekt. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en stellen het zeer op prijs om dit verslag met de controlecommissie te bespreken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Coll: MG TTsse RA Op alle opdrachten verncht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing Deloitte Accountants B V is ingeschreven m het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853 Memberof Deloitte Touche Tohmatsu
Deloitte. Inhoud 1. De verantwoording van onze controlewerkzaamheden aan u als onze opdrachtgever 2 1.1. De accountantsverklaring bij de jaarrekening 2009 is goedkeurend 2 1.2. De opdracht die u ons heeft verstrekt, is uitgevoerd 2 1.3. Korte uitleg van onze controle-aanpak 2 1.4. De verslaggevingsvoorschriften en rechtmatigheidsbepalingen zijn nageleefd 3 1.5. Wat zijn de beperkingen van onze controle 4 1.6. Bewaak intern de follow-up van onze aanbevelingen 4 1.7. Het (interne en externe) controleproces is moeizaam en in goed overleg verlopen 4 1.8. Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd 5 1.9. Frauderisico's in uw gemeente hebben voldoende aandacht 5 2.1. Het resultaat na bestemming is voordelig 6 2.2. Het eigen vermogen is in 2009 toegenomen 7 4. Wat viel ons op in uw jaarrekening 2009 8 4.3. Actualiseren beheerplannen en afstemming met getroffen voorziening 9 4.4. Bewaak de voortgang van de grondexploitatie bibliotheek 9 4.5. Single information, Single audit (SiSa) 10 4.5.1. Het opstellen en controleren van de SiSa-bijlage is soepel verlopen 10 4.6. Het (interim-)dividend Houdstermaatschappij EZW leverde u in 2009 4,6 miljoen op.. 11 5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing 2009 12 5.1. De Administratieve Organisatie en Interne Beheersing is toereikend 12 6. Controle rechtmatigheid 12 6.1. De implementatie rechtmatigheid binnen uw gemeente is inmiddels grotendeels afgerond 12 6.2. Er zijn geen materiële rechtmatigheidsfouten 13 6.3. De toetsing van begrotingsrechtmatigheid leidt niet tot signalering van rechtmatigheidsfouten 13
Deloitte 100517 R - 2. 1. De verantwoording van onze controlewerkzaamheden aan u als onze opdrachtgever 1.1. De accountantsverklaring bij de jaarrekening 2009 is goedkeurend Wij hebben een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening afgegeven. Deze accountantsverklaring is reeds afzonderlijk naar u verzonden. De accountantsverklaring is opgenomen achter de jaarrekening in de jaarstukken 2009. 1.2. De opdracht die u ons heeft verstrekt, is uitgevoerd Wij hebben van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2009 van uw gemeente te controleren. In de opdrachtbevestiging d.d. 26 augustus 2009 met kenmerk 09/220 is deze opdracht in detail verder uitgewerkt en zijn de onderlinge rechten en verplichtingen en vaktechnische aspecten vastgelegd. Daarnaast zijn bepalend voor onze controle: het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG); uw controleverordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet; het Controleprotocol 2009 voor de accountantscontrole van het boekjaar 2009 zoals door de raad is vastgesteld op 8 december 2009. De jaarstukken van elke gemeente bestaan uit twee delen. Het meer financieel getinte deel is de jaarrekening. De verantwoording over de beleidsuitvoering is opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording en de paragrafen. Wij wijzen u erop dat het jaarverslag geen onderwerp is van de accountantscontrole. Het jaarverslag hebben wij uitsluitend beoordeeld op verenigbaarheid van de informatie in het jaarverslag met de cijfers in de jaarrekening. 1.3. Korte uitleg van onze controle-aanpak Onze controle start met het maken van een analyse van de risico's waar u als gemeente mee te maken heeft. Deze risico-analyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeente (college en management) en maakt deel uit van ons (interne) pre-auditgesprek. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico's in de financiële processen die relevant zijn voor de totstandkoming van de jaarrekening. In onze controle-aanpak zoomen wij extra in op deze risico's en voeren daarop gerichte controles uit.
Deloitte 100517 R - 3. Onze controle-aanpak richt zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne heheersing dat verankerd is in uw administratieve organisatie. In het kader van uw besturende en toezichthoudende taak bent u in belangrijke mate afhankelijk van de betrouwbaarheid van de ontvangen informatie. Deze betrouwbaarheid valt of staat bij de kwaliteit van het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare financiële informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds (waaronder kademota en najaarsbijstelling) als in de jaarrekening. Om deze reden heeft u als raad ook een groot belang bij een goede interne beheersing. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle in het najaar de proces- en omgevingsrisico's om te bepalen of hiervoor voldoende beheersingsmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter waarin aanwezige risico's zijn toegelicht en aanbevelingen zijn gedaan ter verbetering van de interne beheersing. De managementletter is op 1 februari 2010 aan het college van burgemeester en wethouders uitgebracht. Het nu voorliggende verslag van bevindingen is specifiek gericht op de jaarrekeningcontrole. 1.4. De verslaggevingsvoorschriften en rechtmatigheidsbepalingen zijn nageleefd Onze accountantscontrole omvat, naast de gebruikelijke controle van de getrouwe weergave van het vermogen en de baten en de lasten, mede een onderzoek naar de toepassing/naleving van de geldende verslaggevings voorschriften (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, hierna: BB V). Ook stellen wij onderzoeken in naar de vraag of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Voor onze rechtmatigheidscontrole hanteren wij als norm de wetten en regels van hogere overheden (Rijk en Europa) alsmede het door u vastgestelde normenkader van gemeentelijke verordeningen en regels. Ook controleren wij of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht en of het jaarverslag verenigbaar is met de jaan'ekening. Zoals wij hiervoor aangaven, is het jaarverslag geen onderwerp van de accountantscontrole. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag en de jaarrekening met elkaar verenigbaar zijn. De programmaverantwoording en de paragrafen geven op hoofdlijnen een toereikend beeld over de beleidselementen met belangrijke financiële betekenis. Per programma is opgenomen "wat willen wij bereiken?", "wat hebben wij in 2009 gedaan?", "wat heeft het gekost". Bij de alle programma's zijn prestatie-indicatoren opgenomen die de realisatie van de doelstelling "wat willen wij bereiken" moeten weergeven. Wij zien hier nog verbetermogelijkheden. Door het verder ontwikkelen van het meetbaar (SMART) formuleren van de doelstellingen "wat willen wij bereiken" en door kwantitatieve gegevens toe te voegen kan de uiteindelijke realisatie afgezet worden tegen de beoogde doelstelling en geconcludeerd worden of de doelstellingen daadwerkelijk zijn behaald en het maatschappelijk effect is bereikt.
Deloitte 100517 R-4. 1.5. Wat zijn de beperkingen van onze controle Onze controle houdt niet in dat wij alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en zoals die door u zijn overgenomen in het Controleprotocol 2009. Het besluit gaat er vanuit dat afwijkingen binnen deze materialiteitsgrenzen geen invloed hebben op het beeld van de jaarrekening. 1.6. Bewaak intern de follow-up van onze aanbevelingen De belangrijkste controlebevindingen en de daarmee samenhangende adviezen hebben wij in hoofdstuk 3 tot en met 5 van dit verslag opgenomen. Wij vragen de komende periode aandacht voor het opvolgen van de gegeven adviezen die naar onze mening bijdragen aan een verbetering van de verslaglegging, het inzicht in de financiële positie dan wel de verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. Wij adviseren u om de follow-up van de bevindingen te bewaken, bijvoorbeeld door hiervan een vast agendapunt te maken in de vergadering van de controlecommissie. 1.7. Het (interne en externe) controleproces is moeizaam en in goed overleg verlopen Aan het begin van elk controlejaar maken wij met de betrokkenen binnen uw organisatie afspraken over tijdsplanning, te halen termijnen, kwaliteit van interne controle, de kwaliteit van de aan ons aan te leveren bewijsstukken en specificaties en analyses, alsmede over het opsteldossier van de jaarrekening. Wij gaan bij deze afspraken uit van een goede kwaliteit (mede uit oogpunt van efficiency). Bij de start van de controle was deze kwaliteit nog niet geheel voldoende. Na zorgvuldig overleg zijn prioriteiten gesteld en is in goede samenwerking het jaarrekeningtraject afgerond, inclusief een goedkeurende accountantsverklaring. Binnen de financiële functie zijn de afgelopen jaren veel wisselingen geweest. Voorgaand jaar zijn de jaarstukken opgesteld door een extern ingehuurde medewerker. Belangrijk is dat een voldoende overdracht van werk wordt gerealiseerd. Ons inziens is dat niet het geval geweest, met als gevolg kennisachterstand en extra uitzoekwerkzaamheden. Bij de start van onze controle waren de jaarstukken derhalve nog niet gereed en de opsteldossiers nog niet gevuld. In overleg met uw hoofd financiën is de controle naar achteren verschoven. De mate waarin het controleproces wel of niet soepel verloopt, is mede indicatief voor de kwaliteit van uw interne beheersing. Rond het jaarrekeningtraject is dit nog onvoldoende op orde. De beantwoording van onze vragen, de interne analyse en onderbouwing van tussenrekeningen, duurt lang en leidt tot correcties. Informatie moet van veel verschillende medewerkers of afdelingen komen zonder dat één persoon de totale verantwoordelijkheid en kennis heeft om dit goed te kunnen categoriseren en te verwerken. Wij adviseren u hiermee rekening te houden in de nieuwe organisatie-opzet binnen Over-gemeenten.
Deloitte 100517 R - 5. 1.8. Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De voorschriften in het kader van onafhankehjkheid zijn binnen de beroepsorganisatie van registeraccountants (het NIVRA) opgenomen in de "Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant" (hierna: NVO) en vormen het stramien, waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed door middel van strakke procedures. Op basis van onze toetsing aan de desbetreffende beroepsregels concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant van uw gemeente in 2009 voldoende is gewaarborgd. 1.9. Frauderisico's in uw gemeente hebben voldoende aandacht Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NIVRA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico's, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam, met de controlecommissie en management van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het college hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het "omzeilen" van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico's van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Verder hebben wij van u geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 2. Uw resultaat en eigen vermogen In de volgende paragrafen geven wij onze analyse van het resultaat en het eigen vermogen van uw gemeente.
Deloitte< 100517 R-6. 2.1. Het resultaat na bestemming is voordelig Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, onderscheidt resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen volgens het BBV geen baten of lasten rechtstreeks ten gunste of ten laste van het eigen vermogen worden verantwoord. Het feitelijke saldo van baten en lasten in eenjaar wordt weergegeven als resultaat vóór bestemming. Daarnaast kent de gemeente ook het resultaat na bestemming. Dit is het resultaat vóór bestemming plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. Deze stortingen en onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het resultaat na bestemming is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente (bedragen x 1.000): De totale baten van uw gemeente over 2009 bedragen 29.016 De totale lasten van uw gemeente over 2009 bedragen 27.456 Het overschot bedraagt ("resultaat vóór bestemming ") 1.560 Gedurende het jaar heeft u al voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Deze gelden zijn in de reserves gestort 6.300 Tevens hebt u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit reserves. Over 2009 betreft dit: 4.791 Per saldo gedurende het jaar gelden toegevoegd aan reserves 1.509 Resultaat na bestemming (voordelig) 51 Het nog te bestemmen resultaat is als "resultaat na bestemming" afzonderlijk opgenomen in de balans. Dit is het resultaat waarover uw raad bij de behandeling van de jaarrekening nog een besluit moet nemen. Over 2009 betreft dit dus het bestemmen van het resterende overschot. Over het boekjaar 2008 bedroeg het voordelig resultaat na bestemming 1.804.000. Op bladzijde 124 is de programmarekening (staat van Baten en Lasten) opgenomen. Voor een nadere toelichting op de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten wordt verwezen naar de toelichtingen per programma. Volledigheidshalve verwijzen wij u hiernaar.
Deloitte. 100517 R-7. 2.2. Het eigen vermogen is in 2009 toegenomen Onder verwijzing naar hoofdstuk 2.1 hebben wij in het hierna volgende overzicht de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x 1.000): Ontwikkeling Eigen Vermogen (bedragen x 1.000) Stand van de reserves per 1 januari 12.666 13.229 Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening Totaal (=resultaat vóór bestemming) -/- 1.242 1.804 563 1.509 51 1.560 Stand per 31 december 13.229 14.789 De omvang van uw reserves bedraagt ultimo 2009 42 % van het balanstotaal (2008: 38% van het balanstotaal). De hoogte van het noodzakelijke weerstandvermogen is door de raad vastgesteld op een minimaal (gewenst) niveau van 10 % van het uitgavenniveau van de jaarbegroting. Dit zou 2,3 miljoen bedragen (10 % primaire begroting 2009). Ultimo 2009 is deze dekking met de algemene reserve van 3,8 miljoen ruimschoots behaald. De samenstelling van het eigen vermogen (bedragen x 1.000) is als volgt: Algemene reserves Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming 3.029 8.396 1.804 13.229 3.785 10.954 51 14.789 Het weerstandsvermogen kan niet los worden gezien van risico's. Het berekende profiel van de risico's is de optelsom van alle door uw college en u benoemde risico's. In de paragraaf Weerstandsvermogen is aangegeven dat er momenteel geen risico's zijn die concreet financieel vertaald moeten worden. Wij adviseren u een nadere inventarisatie naar de risico's te laten plaatsvinden en deze in de paragraaf te benoemen. Met het benoemen en kwantificeren wordt het inzicht in uw weerstandscapaciteit vergroot. Te noemen valt bijvoorbeeld de risico's op de door de gemeente gewaarborgde geldleningen (zie balans, creditzijde buiten de telling 13,1 miljoen) of de risico's voortkomende uit aangegane belangen (gemeenschappelijke regelingen), zie de paragraaf verbonden partijen.
Deloitte. 100517 R-8. Verder adviseren wij een gemeentebrede risico-analyse (integraal risicomanagement) uit te voeren. Met het doel te komen tot een structurele inbedding van risicomanagement in de bedrijfsvoering. Dit is dan de basis voor een meer structurele aanpak van bet signaleren van risico's, het kwantificeren van risico's en het verbeteren van managementinformatie en de paragraaf weerstandsvermogen. Op deze wijze geeft de paragraaf, u als raad, inzicht in kansen en bedreigingen voor de komende jaren. 3.3. Garantstellingen Aan de passiefzijde van de balans heeft u buiten de balanstelling opgenomen het bedrag waartoe u aan rechtspersonen borgstellingen of garantstellingen heeft verstrekt. Hierover loopt u als gemeente derhalve een financieel risico. Per ultimo 2009 gaat dit om een bedrag van 13,1 miljoen. Garanties zijn onder meer afgegeven aan verschillende stichtingen en een woningcorporatie. Het verdient aanbeveling om ook het komend jaar bij alle instellingen saldobevestigingen op te vragen en uw administratie daarmee af te stemmen. Verder verdient het aanbeveling om de solvabiliteit "mate waarin de instelling aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen" van de verschillende instellingen te beoordelen en vast te leggen. Uw gemeente heeft een achtervangpositie in het kader van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Het betreft een achtervangpositie aangezien primaire zekerheid ligt bij de corporaties en secundair bij het WSW (in de vorm van een borgstellingreserve). Vervolgens staat het Rijk en de gemeente elk voor 50 % garant voor leningen die zijn verstrekt aan woningcorporaties. De financiële soliditeit van woningcorporaties wordt jaarlijks getoetst door het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting en het WSW. Hieraan wordt een kwalificatie toegekend. Deze kwalificatie wordt gepubliceerd op de site van het Centraal Fonds. Wij adviseren u deze informatie te benutten voor uw toezicht op de verstrekte garanties. Op basis hiervan kunnen eventuele risico's worden onderkend wat u in staat stelt om daarop tijdig te anticiperen en te rapporteren. Wellicht ten overvloede merken wij op dat ook de woningcorporaties in Nederland last hebben van de economische tegenwind en overheidsmaatregelen op het gebied van de vennootschapsbelasting, waardoor de vermogensposities ook daar onder druk staan. 4. Wat viel ons op in uw jaarrekening 2009 In dit hoofdstuk rapporteren wij u onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2009. Hierbij is de rapporteringstolerantie van 100.000 uit het Controleprotocol 2009 aangehouden. 4.1.Geen ongecorrigeerde fouten of onzekerheden groter dan 100.000 Er zijn geen fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van 100.000 overschrijden. In goed overleg zijn alle relevante fouten gecorrigeerd. Op grond van de omvang van de bij onze controle geconstateerde, niet-gecorrigeerde fouten en onzekerheden geven wij een goedkeurende accountantsverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid af.
Deloitte 100517 R-9. 4.2. Jaarverslaggeving (BBV) De jaarverslaggeving 2009 van uw gemeente maakt een redelijke goede indruk, maar moet nog verder worden verbeterd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar. De verslaggevingsvoorschriften zijn op hoofdlijnen nageleefd, maar zijn met name in de toelichtende sfeer (bijvoorbeeld de aard van de opgenomen reserves) voor verbetering vatbaar. Overigens zijn, ten opzichte van 2008, in de jaarstukken wel verbeteringen doorgevoerd. Om een volgende stap te maken vragen wij specifieke aandacht voor het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de door de commissie BBV uitgebrachte notities. Wij hebben uw medewerkers onze checklist jaarverslaggeving 2009 verstrekt zodat u uw jaarverslaggeving verder in overeenstemming kunt brengen met de verslaggevingsvoorschriften. Wij adviseren u hier tijdig mee te starten. De ervaring leert dat dit in het vooijaar vanwege de drukte niet lukt. 4.3. Actualiseren beheerplannen en afstemming met getroffen voorziening Voor het inzicht in de financiële positie is het van belang dat u de relatie weet tussen de stand van het onderhoud aan kapitaalgoederen enerzijds en de meerjarig beschikbare middelen voor groot onderhoud aan kapitaalgoederen anderzijds. Dit belang wordt ook door uw gemeente onderkend. Desondanks is de interne en externe controle van de post voorzieningen een arbeidsintensief proces geweest, welke tot meerdere correcties heeft geleid op verschillende voorzieningen. Voor diverse onderdelen (meerjarenonderhoudsplan gebouwen, integraal wegbeheer, bruggen en kunstwerken en groenstructuurplan) beschikt u over (beknopte) beheerplannen. Het komt voor dat de uitvoering van werkzaamheden niet in de pas loopt met de planning zoals deze in het beheerplan is opgenomen. Dit vraagt om een periodieke analyse van de gevolgen van uitgestelde of eerder uitgevoerde werken en de financiële effecten daarvan. Bij voorkeur moet jaarlijks een analyse van de effecten worden uitgevoerd en moet periodiek (eens in de vier jaar) het onderliggende beheerplan ook worden geactualiseerd. Voor "bruggen en kunstwerken", "wegen" en het meerjarenonderhoudsplan gebouwen geldt in ieder geval dat in 2010 actualisatie moet plaatsvinden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de paragraaf "Onderhoud kapitaalgoederen" en de toelichting op de balans bij de post voorzieningen. 4.4. Bewaak de voortgang van de grondexploitatie bibliotheek Het project Bibliotheek kent volgens de huidige calculatie een toekomstig verlies van 39.000. Dit verlies is, in tegenstelling tot wat de verslaggevingsvoorschriften aangeven, nog niet voorzien. In onze foutenevaluatie hebben wij dit verlies dan ook meegenomen. Wij adviseren het project goed te volgen, de calculatie te actualiseren en indien nodig komend jaar een voorziening te treffen.
Deloitte 100517 R-10. 4.5. Single information, Single audit (SiSa) 4.5.1. Het opstellen en controleren van de SiSa-bijlage is soepel verlopen Het samenstellen en het controleren van de SiSa-bijlage is, met uitzondering van een enkele regeling (zwerfafval en ISV), soepel verlopen. Er is geen interne controle op de diverse regelingen uitgevoerd. Op een relatief laat moment worden de benodigde stukken verzameld. Wij adviseren u dit voortaan eerder op te pakken, temeer omdat het in de praktijk vaak ook lastig is om de noodzakelijke informatie van derden (tijdig) beschikbaar te hebben. Wij adviseren het college erop toe te zien dat de vakafdelingen eerder met de interne acties starten en dat deze tijdig worden afgerond. Bij de interim-controle 2010 zullen wij vaststellen wat de stand van zaken is. Het is hierbij ook van belang dat de afdelingen kennis nemen van de (steeds) veranderende richtlijnen van het Rijk. In de zogenaamde "vraag- en antwoordmbriek" van het ministerie van BZK kan uw gemeente nuttige informatie vinden waarmee bij interne acties en het opstellen van de indicatoren rekening gehouden moet worden. 4.5.2. Er zijn geen resterende fouten en onzekerheden SiSa Op grond van het BAPG, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2009 vallen onder SiSa. Wij doen dit door middel van een tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door het college opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2009. Hierbij zijn de volgende financiële fouten of onzekerheden geconstateerd: Specifieke uitkering 27 Zwerfafval Fout of onzekerheid Fnianciële omvang in euro's Toelichting fout/onzekerheid 50C Investering stedelijke vernieuwing (ISV) 53 Tijdelijke stimuleringsregeling woningbouwprojecten 2009 72 Wet sociale werkvoorziening (Wsw) 74 Wet Werk en Bijstand (WWB) (inkomensdeel) 75 Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers (IOAW)
Deloitte. 100517 R- 11. 76 Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (10 AZ) 78 79 82 83 94 Bijstandverlening Zelfstandigen (Bbz) 2004 Wet werkloosheidsvoorziening Participatiebudget Schuldhulpverlening Brede doeluitkerine Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG) Totaal 4.6. Het (interim-)dividend Houdstermaatschappij EZW leverde u in 2009 4,6 miljoen op Uw gemeente is aandeelhouder van de N.V. houdstermaatschappij EZW, welke aandelen NUON bezit. De gezamenlijke aandeelhouders hebben ingestemd met het voorstel de aandelen, in meerdere tranches, van het productie- en leveringsbedrijf van NUON te verkopen. Per 1 juli 2009 zijn de overeenkomsten tussen Vattenfall en de (oud) aandeelhouders ondertekend. De overeenkomst gaat met terugwerkende kracht in op 1 januari 2009. Door ondertekening van de overeenkomst wordt NUON Energy vanaf 1 januari 2009 voor rekening en risico van Vattenfall gedreven. De betaling van de koopsom vindt in gedeelten plaats. In uw situatie is de houdstermaatschappij EZW de rechtstreekse aandeelhouder van NUON. Uw gemeente participeert in de houdstermaatschappij EZW. De opbrengst van uit de aandelenverkoop wordt door de Houdstermaatschappij EZW gefaseerd in de vorm van "interim-dividend" uitgekeerd. De eerste uitbetaling (49 %) heeft in 2009 plaatsgevonden. Uw gemeente heeft een bedrag van 4,6 miljoen ontvangen. De overige dividenduitkeringen vinden plaats in de jaren 2011 (15 %), 2013 (15 %) en 2015 (21 %). Conform het raadsbesluit van 15 september 2009 is met de opbrengst van de verkoop van de NUON aandelen zijn reeds geactiveerde "materiële vaste activa in de openbare ruimte met maatschappelijk nut" vervroegd afgeschreven. Bij de overdracht is bepaald dat de oud aandeelhouders voor 400 miljoen garanties afgeven aan Vattenfall. Dit bedrag is in zogenoemd "escrow" gezet. Dit is een zekerheidstelling voor de koper als er uit de NUON periode nog tegenvallers blijken. Voor de escrow is een schema van afwikkeling overeengekomen, waarbij in 2010 een bedrag van 200 miljoen vervalt, in 2011 100 miljoen en tot slot in 2012 het restant, bestaande uit 100 miljoen plus de opgebouwde rente over de escrows. Eventuele positieve afrekeningen worden door de houdstermaatschappij via de dividenduitkering naar rato van uw belang aan uw gemeente uitbetaald.
Deloitte. 100517 R- 12. 5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing 2009 5.1. De Administratieve Organisatie en Interne Beheersing is toereikend Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole voerden wij in het najaar van 2009 een interim-controle uit. Deze interim-controle is in belangrijke mate gericht op de opzet, het bestaan (het geïmplementeerd zijn) en de werking (het functioneren in de dagelijkse praktijk) van maatregelen van Administratieve Organisatie en de Interne Beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in een gedetailleerde managementletter welke definitief is uitgebracht op 1 februari 2010. Uit de managementletter blijkt dat uw gemeente diverse stappen heeft gezet om de interne beheersing van de financiële processen verder vorm te geven. Bij de meeste processen is uw gemeente "in control". In de managementletter is tevens ingegaan op het verzoek van de controlecommissie om de notitie grondexploitatie te beoordelen en eventuele aandachtspunten, risico's en kansen te rapporteren. Wij verwijzen u graag naar de door ons uitgebrachte managementletter. 6. Controle rechtmatigheid 6.1. De implementatie reehtmatigheid binnen uw gemeente is inmiddels grotendeels afgerond Op 8 december 2009 heeft uw raad het Controleprotocol 2009 met bijbehorend normenkader vastgesteld. Het normenkader vormt de basis voor de nadere uitwerking in de zogenaamde toetsingskaders. In het normenkader komt een aantal verordeningen voor, waarvan de financiële impact naar verhouding (wellicht) gering is. Het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) heeft aangegeven dat het niet de bedoeling is om handelingen en besluiten te controleren waarvan de financiële consequenties van ondergeschikt belang zijn. Het PRPG heeft de voorkeur voor een praktische gedragslijn en geeft in overweging om hiervoor een grens vast te stellen die in overleg tussen de raad en accountant kan worden bepaald. Het bepalen van een grens is per situatie verschillend. Dit raakt met name het voorwaardencriterium. De vermelding van een grensbedrag heeft een gunstige invloed op de omvang van de interne controlewerkzaamheden. Wij geven u in overweging dit aspect in 2010 mee te nemen in het vast te stellen normenkader. Om een grensbedrag te bepalen, adviseren wij u om per verordening (globaal) aan te geven hoeveel euro's per verordening aan baten c.q. lasten wordt gerealiseerd en wat de mogelijke (politieke) risico's zijn. Op grond van een dergelijke analyse kan dan een overwogen besluit genomen worden over het vast te stellen grensbedrag.
Deloitte 100517 R- 13. Na redelijk roerige beginjaren sinds de introductie in 2004 is ook de jaarlijks nieuwe jurisprudentie rondom rechtmatigheid in rustiger vaarwater terecht gekomen. In 2009 heeft het Platform Rechtmatigheid (een onafhankelijk adviesorgaan) geadviseerd om de verantwoordelijkheid van raad en college voor gemeentelijke regels scherp af te bakenen. Kaderstellende collegebesluiten vallen als regel niet onder de rechtmatigheidstoetsing door de accountant, tenzij deze besluiten voorvloeien uit hogere wet- of regelgeving of raadsbesluiten/verordeningen. Het advies van het platform is om collegebesluiten die niet zouden vallen onder de rechtmatigheidstoetsing ook niet via opname in het normenkader of in het controleprotocol alsnog door de accountant te laten controleren. Het is immers niet logisch dat, als de raad het nemen van dergelijke besluiten heeft opgedragen aan het college (die daarvan zelf mag afwijken), de raad de accountant vraagt te controleren of er afwijkingen zijn en dit mee te nemen in het accountants oordeel. Uw gemeente heeft in het controleprotocol de collegebesluiten van controle uitgesloten, hiermee volgt u het advies van het PRPG. In het normenkader zijn de collegebesluiten nog opgenomen. Wij adviseren u om deze expliciet te verwijderen uit het normenkader zodat ondubbelzinnig duidelijk is dat deze niet vallen onder de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole. 6.2. Er zijn geen materiële rechtmatigheidsfouten Bij de uitgevoerde (interne) controle op de toepassing van de wet- en regelgeving bij de uitvoering van financiële beheershandelingen, zijn geen afwijkingen vastgesteld boven de rapportagetolerantie op de aspecten recht, hoogte en duur van het voorwaardencriterium. Dit betekent dat alle financieel (materieel) relevante aspecten van wetgeving en verordeningen door het college zijn nageleefd. 6.3. De toetsing van begrotingsrechtmatigheid leidt niet tot signalering van rechtmatigheidsfouten De begrotingsrechtmatigheid is door de wetgever geïntroduceerd als controlemiddel van de raad om eventuele begrotingsoverschrijdingen (op programmaniveau) duidelijk zichtbaar te maken en om daar vervolgens met het college discussie over te kunnen voeren. Op voorhand kunnen er door de raad spelregels worden geformuleerd in welke gevallen een overschrijding wel als rechtmatigheidsfout (meetellend voor het oordeel van de accountant) worden gezien en wanneer niet. Deze spelregels zijn in uw gemeente opgenomen in het controleprotocol. Het is op voorhand natuurlijk beter om te voorkomen dat zich begrotingsoverschrijdingen voordoen. Dit moet worden geborgd door een systeem van budgetbeheer en -bewaking waardoor de baten en lasten binnen de begroting blijven en waardoor belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan uw raad, zodat u tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kunt nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan uw raad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van uw raad.
Deloitte. 100517 R- 14. De verantwoordelijkheid van het college is dat lastenoverschrijdingen goed herkenbaar in de jaarrekening moeten zijn opgenomen. In het kader van de hegrotingsrechtmatigheid moet op totaal programmaniveau gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen. Op 50% van de diverse programma's (inclusief financierings- en dekkingsmiddelen) zijn begrotingsoverschrijdingen op de lasten te constateren. Dit is relatief veel. Wij adviseren dan ook de tijdige melding beter te borgen in uw planning- en controlsysteem. De begrotingsuitputting van de lasten in de programmarekening geeft het volgende beeld: I Begrote lasten I Werkelijke lasten 01 ruimt penbare O c ir, landsc hap e 3 3 4_l CD z. pelijke partiicipati Q. re c ublieksdilenste o. :elijke Or denin '3 cc dj r en orgïinisati 3 ^-* OJ &o en hancihavin eid QJO : l/l derwij 0 c auo/v\ c erk en inkonne Milie T3 inancieel1 belei d nancierlings-e U- M i^ 0 ul/l nï ra Pr 3gramm In de paragraaf rechtmatigheid is door het college van burgemeester en wethouders een analyse gemaakt van de relevante begrotingsoverschrijdingen, waarbij is aangegeven dat geen van de begrotingsoverschrijdingen als onrechtmatig is aan te merken. In het kader van begrotingsrechtmatigheid hebben wij tevens de investeringskredieten beoordeeld. Overschrijding op één onderzocht krediet is als onrechtmatig aangemerkt. Deze overschrijding ligt ruim lager dan de rapporteringstolerantie. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en stellen het erg op prijs om dit verslag met u te bespreken en uw eventuele vragen te beantwoorden.