CHEOPS REPORT IT-uitdagingen van groeiende KMO s KMO s hebben geen kleine problemen
2 Samenvatting De IT-behoeften van KMO s lijken minder ingewikkeld dan de ITuitdagingen waarmee grote ondernemingen of instellingen geconfronteerd worden. Toch blijft de complexiteit van IT vandaag nog steeds een grote uitdaging voor de KMO. IT-problemen wegen zwaar door op de productiviteit van elke organisatie. Een reactieve aanpak is dan ook ontoereikend. Door proactief IT te beheren kunnen potentiële problemen tijdig worden gedetecteerd en opgelost. Op die manier kunnen KMO s hun gemaakte IT-investeringen optimaal laten renderen. Hoe kunnen KMO s het best omgaan met die groeiende complexiteit van IT? Waarom zouden ze overwegen om samen te werken met externe ITspecialisten? Wordt alles in eigen beheer doen niet stilaan een onmogelijke taak voor de KMO? Antwoorden op die vragen vindt u in dit rapport.
3 Productiviteitsverlies door IT-problemen Een recente studie heeft aangetoond dat een gemiddelde werknemer met pc tot 8% van de tijd verliest door gebrekkige digitale vaardigheden en slecht functioneren van de apparatuur. De omvang van dit probleem lijkt noch bij de werknemers noch bij de leidinggevenden gekend te zijn. Het lijkt duidelijk dat het versterken van de rol van de helpdesk en het ondersteunen van de IT-omgeving het productiviteitsverlies door IT-problemen kunnen terugdringen. De grafiek hieronder brengt het procentueel aandeel van de voornaamste problemen op de IT-helpdesk in kaart. (bron: CRTL ALT DELETE. Productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende vaardigheden op het werk, Universiteit Twente,2012) Reactief en ontoereikend IT-beheer Systeemdefecten komen vaak voor bij kleine en middelgrote bedrijven omdat die vaak niet over de interne kennis en middelen beschikken om essentiële beheertools te implementeren of routinematige beheertaken uit te voeren. Bovendien vormen de dreigingen van computervirussen, malware, spyware en andere aanvallen op de databeveiliging van de organisatie een voortdurende zorg. KMO s spenderen nog te veel tijd aan het oplossen van problemen in plaats van hun IT-omgeving te optimaliseren en IT maximaal te laten renderen om hun zakelijke doelstellingen te helpen realiseren. KMO s bekijken IT-problemen dan ook vaak op een reactieve manier. Ze spenderen nog te veel tijd aan het oplossen van problemen in plaats van hun IT-omgeving te optimaliseren en IT maximaal te laten renderen om hun zakelijke doelstellingen te helpen realiseren. Veel KMO s overbelasten bijvoorbeeld onopzettelijk en onwetend hun servers, wat onverbiddelijk leidt tot crashes met storingen en dataverlies als mogelijk gevolg.
4 Lage ROI Zelfs wanneer hun IT-systemen en bedrijfstoepassingen vlot draaien, zijn KMOleidinggevenden niet altijd zeker of ze de beste prestaties of het beste rendement uit hun investering (de return on investment of ROI) in die bedrijfskritieke IT krijgen. Vele kleine en middelgrote bedrijven maken bijvoorbeeld juist niet genoeg gebruik van hun servercapaciteit, wat onnodige extra kosten en moeite voor aankoop, installatie en onderhoud van overtollige apparatuur en software creëert. KMO s gebruiken in veel gevallen slechts 10 tot 30% van hun servercapaciteit, maar zijn daarvan niet op de hoogte omdat de apparatuur slecht geconfigureerd is. Dit vertaalt zich direct in een slechte ROI voor cruciale componenten uit de IT-omgeving. Geen monitoring en proactief beheer Heel veel ondernemingen zijn niet in staat om de prestaties van hun systemen rond de klok te meten of te controleren, omdat ze daar de geschikte software of IT-vaardigheden niet voor hebben. Zo missen ze de belangrijkste indicatoren die hen in staat stellen om mogelijke problemen en kostbare downtime proactief te voorkomen. De discontinuïteit in de ITafdeling maakt vele KMObedrijven kwetsbaarder voor systeemstoringen en veiligheidsvraagstukken. Tools, mensen en kennis Het verhelpen van problemen met IT-beheer is zeker niet eenvoudig. KMO s moeten niet alleen ervaren medewerkers in huis hebben, die de juiste IT-beheersoftware kunnen selecteren en implementeren. Ze moeten ook over voldoende IT-medewerkers beschikken die een correcte configuratie en continue controle van de oplossing kunnen garanderen. Bovendien zijn veel IT-professionals heel sterk in het installeren van hardware en gemeenschappelijke zakelijke toepassingen. Slechts weinig experts hebben de vaardigheden, ervaring en toewijding om voortdurend IT-tendensen te evalueren die mogelijke risico s blootleggen. Daardoor missen zij de effectieve toegevoegde waarde van de oplossing. IT-personeel behouden KMO s hebben doorgaans meer te kampen met personeelsverloop dan grote organisaties, waar er vaak meer interne carrièremogelijkheden zijn. Omdat het IT-personeel binnen de KMO ook minder tijd heeft om het werk te documenteren, kan dat personeelsverloop ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers minder snel ingewerkt raken. De discontinuïteit in de ITafdeling maakt vele KMO-bedrijven kwetsbaarder voor systeemstoringen en veiligheidsvraagstukken.
5 In het verleden zouden zij consequent hun inefficiëntie op het vlak van IT compenseren door te zoeken naar hulp van buitenaf. In dat geval kiezen ze ofwel voor IT-consultants die hun ITproblemen op een parttime basis aanpakken, ofwel voor IT-dienstleveranciers om specifieke systemen of software te ondersteunen. Toch kunnen geen van beide alternatieven de IT-behoeften van KMO s volledig en grondig invullen. Individuele IT-consultants beschikken niet over de reikwijdte aan kennis, ervaring en tijd die vereist zijn om alle noden in te vullen. De traditionele ITdienstverleners richten zich meestal op specifieke producten of toepassingen. Doorgaans reageren zij op problemen in plaats van de IT-activiteiten permanent proactief te beheren. Heel veel bedrijven missen voor de hand liggende kansen om IT als een echte differentiator in te zetten. Een groeiend aantal KMO s beschouwt dan ook vandaag Managed Services als een strategische oplossing voor hun uitdagingen op het vlak van IT-beheer. Het Managed Services-concept laat een meer flexibele vorm van uitbesteding toe. De formule is gericht op KMO s die (delen van) hun IT-beheer uit handen willen geven en een voorspelbare maandelijkse kost voor IT wensen. Voordeel halen uit IT IT is vandaag voor vele KMO s nog te veel een zaak van zorgen en kosten. Hoewel ze een performante IT nodig hebben om te groeien, missen heel veel bedrijven voor de hand liggende kansen om IT als een echte differentiator in te zetten. De IT-problemen van kleine en middelgrote bedrijven zijn niet minder belangrijk dan die van grote bedrijven. Een proactieve aanpak en beheer ervan kunnen KMO s op weg helpen om vandaag en morgen het verschil te maken. -------- Voor meer informatie, neem contact op met Cheops Technology, T: +32 3 880 23 00, E: marketing@cheops.be, www.cheops.be