Hoe de juiste IT-partner kiezen?

Transcriptie

1 CHEOPS REPORT Hoe de juiste IT-partner kiezen? Een IT-leverancier of een IT-partner?

2 2 Samenvatting Een partnership aangaan vergt heel wat voorbereiding. Hoe kiest u een IT-partner die afgestemd is op uw huidige én toekomstige noden? Die uw zakelijke noden begrijpt en technologisch jargon ook weet om te zetten in voor u begrijpelijke taal? Die ervaring en kennis heeft en transparant is over prestaties, procedures en prijs? Met de aandachtspunten die u in dit rapport voorgeschoteld krijgt, gaat u goed voorbereid op zoek naar een IT-leverancier die u helpt uw bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

3 3 Hoge verwachtingen Leveranciers en IT-afdelingen moeten vandaag het hoofd bieden aan hoge verwachtingen die de snelle evolutie in de markt met zich meebrengt. Zo staan bijvoorbeeld de verdere opmars van cloud computing en die van mobility, met mobiele toestellen (laptops en tablets) en draadloze netwerken, hoog op de agenda bij Belgische bedrijven (1). In een bedrijfscontext hangt een groot deel van de tevredenheid over IT af van de performantie van de IT-infrastructuur. ITproblemen wegen op de productiviteit van de medewerker. Volgens een recent onderzoek (2) verliest een medewerker tot 8% van zijn tijd door gebrekkige digitale vaardigheden en slecht functioneren van de apparatuur. Het is net door slimme investeringen, geavanceerde monitoring, proactief onderhoud en een efficiënte helpdesk dat het gebruikerscomfort stijgt en de downtime daalt. De stijgende tevredenheid over de IT volgt. In een bedrijfscontext hangt een groot deel van de tevredenheid over IT af van de performantie van de ITinfrastructuur KMO s kunnen zich niet altijd fulltime interne IT-medewerkers veroorloven om zich over ITbeheer te ontfermen. Vaak is de verantwoordelijkheid over IT gecombineerd met een andere functie. Als KMO s maximaal profijt uit hun IT-systeem willen halen, dan moeten ze ondersteuning krijgen op verschillende niveaus, van selectie en installatie tot en met probleemoplossing en toekomstige groei. Checklist voor IT-ondersteuning Het kiezen van de juiste partner voor IT-ondersteuning lijkt op het eerste gezicht moeilijk. Hieronder vindt u enkele belangrijke punten die KMO s kunnen helpen bij het maken van de juiste keuze. 1. Selectie Allereerst moet u een aantal geschikte specialisten selecteren. Fabrikanten zoals HP en Microsoft hebben vaak lijsten met aanbevolen partners die een goed uitgangspunt kunnen zijn. Praat ook met collega's, zakelijke contacten en leveranciers om te zien of zij iemand kunnen aanraden. (1) Smart Business Strategies, augustus (2) : CRTL ALT DELETE. Productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende vaardigheden op het werk, Universiteit Twente,2012

4 4 Verfijn uw selectie indien nodig ook op regio en zorg ervoor dat uw IT-partner u indien nodig snel en afdoend ondersteuning kan bieden bij u op kantoor. Als een supportmedewerker van te ver moet komen, zal dat niet enkel doorwegen in de kosten, maar ook veel meer kostbare tijd vergen. 2. Referenties Elke potentiële leverancier moet beschikken over een combinatie van formele kwalificaties en ervaring in zijn gebied. Ga daarom praten met de specialisten en ontdek of ze begrijpen welke eisen een groeiende onderneming stelt. Vraag informatie over hun klantenbestand, hun projecten en hun ondersteuningscapaciteit. Controleer referenties. Stel vragen over hun vermogen om projecten op tijd en binnen budget op te leveren. 3. Dienstverlening Zoek een eerlijk antwoord op uw vragen over dienstverlening. Vraag of de leverancier alleen interne medewerkers inzet of ook projectwerk uitbesteedt. Beantwoordt de breedte van het dienstenaanbod van de IT-leverancier aan de huidige en toekomstige noden? 4. Capaciteit van de organisatie Bekijk of de organisaties die u als IT-partner overweegt de schaal hebben om u nu of bij toekomstige groei de ondersteuning te bieden die u nodig heeft. Controleer hoe snel ze reageren op verzoeken voor ondersteuning en welke garanties of service level agreements (SLA's) ze afgeven. 5. Begrip van zakelijke doelstellingen Een gemiddelde IT-specialist spreekt de taal van de technologie. Een goede IT-partner vertaalt dat jargon in voor u begrijpelijke en relevante taal. Hij snapt hoe de technologie u helpt uw huidige en toekomstige zakelijke doelstellingen te realiseren. 6. Offerte U moet een heldere offerte ontvangen waarin elk project van briefing tot en met implementatie aan de orde komt, inclusief een specificatie van de totale kosten, leveringsvoorwaarden en tijdschema's. Er moet ook worden aangegeven welke input van u verwacht wordt. Let op periodiek overleg of updates om u op de hoogte te houden. Laat beide partijen een formeel contract tekenen om uw belangen te beschermen. 7. Kosten Ga na hoe het werk in rekening zal worden gebracht. Het kan zijn dat u een vast maandbedrag, een vaste prijs per project of een vastgesteld uur- of dagtarief moet betalen. Betaling bij mijlpalen kan het risico en de cashflow spreiden.

5 5 Totale kost van IT-beheer Een belangrijk aspect waar alle ondernemingen vandaag rekening mee moeten houden is de prijs-kwaliteitverhouding en de totale kosten voor IT-beheer. Het is te kort door de bocht om enkel naar uurtarieven te kijken of naar de prijs voor bepaalde hard- of software. Een IT-partner die met u meedenkt om operationele kosten te verlagen, geniet de voorkeur. Door ervaring weet hij overbodige kosten te vermijden. Procedures en best practices helpen om taken sneller en beter uit te voeren. Een IT-leverancier met zekere omvang bedingt bovendien betere aankoopprijzen voor hardware en is goed op de hoogte van lopende promoties en licentiestructuren. Een IT-partner die met u meedenkt om operationele kosten te verlagen, geniet de voorkeur. Sommige IT-partners weten de kostenbesparing van IT-oplossingen ook tastbaar te maken aan de hand van rekenmodules in een audit, die peilt naar de Total Cost of Ownership (TCO). Een relatief nieuw begrip is Managed Services. Voor een vast bedrag per maand wordt ITbeheer verzorgd. 24x7 worden de computers, servers en netwerkapparatuur van de organisatie gecheckt. Vanop afstand worden alle apparaten en aangemelde problemen bekeken en opgelost. Het voordeel van zo n oplossing is dat de organisatie exact weet welke kosten er gemoeid zijn met het beheer en helpdesk van de IT-omgeving. Klein, groot of te groot? Het aantal zelfstandige eenmanszaken is de afgelopen jaren sterk gegroeid, ook binnen de ICT. Het aantal IT-leveranciers met meerdere personen is daarentegen veel kleiner. Daarnaast zijn er een aantal zeer grote IT-bedrijven die zich specialiseren in het detacheren van specialisten of oplossingen aanbieden voor andere grote ondernemingen. Bij de keuze van een IT-leverancier voor hun IT-infrastructuur en beheer dienen KMO s zich de volgende vragen te stellen: Is het bedrijf bekend met de problematiek van de KMO? Zijn er meerdere mensen op de hoogte van de situatie binnen de eigen organisatie? Is er een helpdesk of andere methode waar ik mijn vragen/problemen kwijt kan? Kan een medewerker snel ter plekke zijn indien nodig? Voor kleinere bedrijven is het een groot voordeel wanneer de IT-partner het aanspreekpunt is voor alle IT-zaken. In projectleiding kruipt immers ook heel wat tijd en het ontbreekt hen vaak aan specifieke kennis. KMO s kiezen dus best een IT-partner die groot genoeg is om het volledige IT-beheer op zich te nemen.

6 6 Hoe ver wenst u te gaan? Tal van IT-leveranciers bieden passieve monitoringdiensten aan die nog steeds de verantwoordelijkheid bij de KMO leggen om te reageren op een melding. Aanbieders van Managed Services werkten een proactief end-to-end IT-beheer uit dat de KMO volledig ontneemt van de onzekerheden en problemen die gepaard gaan met de dagdagelijkse ITactiviteiten. Het dienstenaanbod en de capaciteiten van de IT-partner moeten verder reiken dan uw huidige behoeften. De IT-partner moet in staat zijn om de volle breedte van uw ITactiviteiten te ondersteunen zodat ze kunnen inspelen op uw veranderende zakelijke behoeften. De partner moet ook de volledige waaier van de IT-beheercyclus weten aan te pakken, inclusief de planning en het ontwerp, implementatie en integratie, permanent beheer en onderhoud, en het permanent up-to-date houden van systemen en standaardapplicaties. IT is vandaag meer dan ooit een manier voor bedrijven om zich te differentiëren. De dienstenleverancier moet ook blijk geven van volgende kwaliteiten: Een sterk platform voor IT-beheer. Een waterdicht beleid om uw vertrouwelijke informatie te beschermen. Duidelijke processen die tot daadwerkelijke oplossingen leiden. Ervaren medewerkers die proactieve ondersteuning kunnen bieden. Volledige transparantie over prestaties en inzicht in kostenbesparing. Tot slot moet de IT-partner de financiële kracht hebben om de investeringen te doen in technologie en personeel, die nodig zijn om zijn diensten op een betrouwbare en rendabele manier te leveren. Dat betekent niet alleen dat hij over een adequaat beheersysteem moet beschikken, maar ook dat hij moet investeren in de juiste personeelsvaardigheden en het verfijnen van procedures. IT is vandaag meer dan ooit een manier voor bedrijven om zich te differentiëren. De lat ligt hoog om proactief om te gaan met uitdagingen zoals bedrijfscontinuïteit, databescherming, netwerkbeveiliging, kostenbeheer en met nieuwe marktontwikkelingen. De keuze van de juiste IT-partner is dus meer dan ooit een essentiële keuze Voor meer informatie, neem contact op met Cheops Technology, T: , E: cheops@cheops.be,