White Paper In de wolken met uw nieuwe telefonieomgeving? :: Alles wat u moet weten over cloudtelefonie De laatste jaren maken steeds meer bedrijven, met name uit het mkb, de overstap van traditionele naar cloudtelefonie. Niet gek, want cloudtelefonie, ook wel cloudbellen genoemd, biedt met name kleine en middelgrote bedrijven (<500 medewerkers) diverse voordelen. De voordelen van cloudtelefonie in een notendop: Bereikbaarheid Door de uitgebreide functionaliteiten van cloudtelefonie is uw organisatie beter bereikbaar. Kostenbesparingen Met cloudtelefonie hebt u geen eigen telefooncentrale nodig. Dat betekent geen kosten van aanschaf, afschrijvingen of onderhoud. Omdat uw medewerkers onderling gratis bellen, bespaart u ook flink op uw maandelijkse belkosten. Voorspelbaarheid Voor cloudtelefonie betaalt u een vast bedrag per gebruiker/werkplek per maand. Zo houdt u grip op uw telefoniekosten. Schaalbaarheid en flexibiliteit Cloudtelefonie is schaalbaar. Het aantal aansluitingen is gemakkelijk te vermeerderen of juist verminderen. De infrastructuur is ook eenvoudig uit te breiden of mee te nemen naar een andere locatie. Betrouwbaarheid en veiligheid De virtuele telefooncentrale waarvan cloudtelefonie gebruikmaakt, wordt gehost in twee beveiligde, volledig redundante datacenters. In deze whitepaper leggen we uit wat cloudtelefonie precies is, zoomen we verder in op de voordelen, kijken we naar de functionaliteiten en helpen we u bij het beantwoorden van de vraag of cloudtelefonie een geschikte oplossing is voor uw organisatie. WAT IS CLOUDTELEFONIE? Om uit te leggen wat cloudtelefonie is, kunnen we het beste eerst verduidelijken wat IP-telefonie is. Die twee begrippen worden namelijk nog wel eens ten onrechte door elkaar gebruikt, terwijl ze niet exact hetzelfde betekenen. IP-telefonie (VoIP) IP-telefonie, ook wel Voice over IP genoemd of kortweg VoIP, staat in het kort voor spraaktransport over een IP-verbinding, zoals het internet. IP-telefonie wordt daarom soms ook abusievelijk internetbellen genoemd, maar het is in principe mogelijk op elk IPnetwerk. IP-telefonie staat dus in het kort voor bellen over een dataverbinding in plaats van over een traditionele telefoonlijn (een analoge of ISDN-lijn). Dat wordt mogelijk gemaakt door een communicatieprotocol: Session Initiation Protocol (SIP). Belangrijke toepassingen van dit protocol zijn, naast telefoneren, videobellen en Instant Messaging ( chatten ). Voor IP-telefonie heb je net als gewone telefonie een telefooncentrale nodig. Alleen geen traditionele telefooncentrale, maar een IP-centrale. Die kan zich op locatie bevinden, maar ook worden gehost in de cloud. In dat laatste geval spreken we van cloudtelefonie.
Cloudtelefonie Hebt u enig idee waar de elektriciteitscentrale staat die uw elektriciteit produceert? Waarschijnlijk niet. En toch vertrouwt u er blindelings op dat er stroom uit het stopcontact komt. Tenzij u een ziekenhuis bent en over een aggregaat beschikt om in noodgevallen zelf elektriciteit op te wekken. Cloudtelefonie werkt min of meer op dezelfde manier. Bij cloudtelefonie staat er geen telefooncentrale bij u op locatie. In plaats daarvan maakt u gebruik van een gevirtualiseerde communicatieserver uw virtuele telefooncentrale die op een externe locatie wordt gehost. Van daaruit wordt telefonie als een schaalbare dienst aangeboden. Vanwege het afstandelijke en ongrijpbare karakter van dit concept, spreken we van de cloud. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN CLOUDTELEFONIE? Met cloudtelefonie krijgt u de beschikking over een professionele telefonieomgeving zonder dat u hoeft te investeren in een eigen telefooncentrale. In plaats daarvan maakt u gebruik van een virtuele telefooncentrale die wordt gehost in onze twee redundante datacenters. Doordat u deze telefooncentrale als het ware huurt, hebt u ook geen kosten van aanschaf, afschrijvingen en onderhoud. Voor cloudtelefonie betaalt u namelijk enkel voor het aantal gebruikers/werkplekken. Alle voordelen van cloudtelefonie op een rijtje: Uitgebreide functionaliteiten Met cloudtelefonie krijgt u de beschikking over een arsenaal aan functionaliteiten, zoals uitgebreide doorschakelopties, beeldbellen, chatten et cetera. Zaken waardoor uw medewerkers beter bereikbaar zijn, klantgerichter te werk kunnen gaan en beter kunnen samenwerken. Geen aanschaf- en onderhoudskosten Een van de grootste voordelen van cloudtelefonie is dat u niet hoeft te investeren in een eigen telefooncentrale en dus ook geen omkijken hebt naar het beheer en onderhoud ervan. Daardoor is cloudtelefonie vooral interessant voor mkb-bedrijven zonder eigen ICTafdeling. Lagere belkosten Met cloudtelefonie is bellen binnen uw eigen telefonieomgeving helemaal gratis. Ook tussen verschillende vestigingen. Daardoor kunt u flink besparen op uw maandelijkse belkosten. Vanzelfsprekend profiteren organisaties met een groot belvolume hier het nadrukkelijkst van. Toekomstvast Cloudtelefonie is in principe al mogelijk vanaf één werkplek en is eenvoudig op te schalen tot een praktisch onbeperkt aantal werkplekken. Ook nieuwe vestigingen zijn betrekkelijk makkelijk aan te sluiten. Daardoor is cloudtelefonie een toekomstvaste oplossing voor bedrijven die een sterke groei doormaken of verwachten. Betrouwbaarheid Met cloudtelefonie krijgt u de beschikking over een betrouwbare en stabiele telefonieomgeving. Uw virtuele telefooncentrale wordt gehost in twee redundante, streng beveiligde datacenters. Als er zich in een van deze centers een incident voordoet stroomuitval of een hardwareprobleem bijvoorbeeld dan merkt u hier idealiter helemaal niets van en blijft uw telefonieomgeving gewoon functioneren. Integraties Cloudtelefonie maakt het mogelijk uw bedrijfssoftware (ERP) en klantsoftware (CRM) te integreren in uw telefonieomgeving. Het is zelfs mogelijk te bellen vanuit uw ERP/CRM-systeem. En bij een inkomende oproep wordt automatisch de klantkaart tevoorschijn getoverd.
FUNCTIONALITEITEN KREUZE CLOUDTELEFONIE Voor uw abonnement op Kreuze Cloudtelefonie, onze eigen cloudtelefonieoplossing, betaalt u een vast bedrag per gebruiker/werkplek. Dat bedrag is afhankelijk van de gewenste functionaliteiten. Wij hebben twee abonnementen: Kreuze Cloudtelefonie Basis en Kreuze Cloudtelefonie All-in, met uitgebreidere functionaliteiten én een aantal extra opties voor klantcontactcentra en bedrijven die hun gesprekken professioneel willen afhandelen. Wij adviseren u graag welk abonnement het meest geschikt is voor uw organisatie. Functionaliteiten Omschrijving Basis All In Lijsten (herhaal, gemist, succesvol) Account voor IP-toestel (SIP) Softwareapplicatie met USB-headset Bellen vanuit iedere toepassing Presence Outlook-integratie Telefoonboek Uitgebreide doorschakelopties (routering) Parallel meerinkelen van mobiele telefoon Videobellen Vrij programmeerbare sneltoetsen Chat (Instant Messaging) Voicemail naar e-mail Wachtmuziek Conference calls (max. 3 deelnemers) Vast toestel aansturen met software Vrije skins Toepassingen delen (collaboration) Menuopties (IVR) Vast-mobiel aansturen met gebruik van mobiele app Fax ontvangen per e-mail en versturen via software Gespreksopname Mobiele telefoon of externe telefoon als audioapparaat gebruiken iqueue KCC-oplossing Conference calls uitgebreid (> 3 deelnemers) Optie Optie
IS CLOUDTELEFONIE EEN GESCHIKTE OPLOSSING VOOR U? In de keuze voor een (nieuwe) telefonieomgeving spelen tal van factoren een rol. Zaken als bedrijfsgrootte, belvolume en de gewenste functionaliteiten bepalen of de voorkeur uitgaat naar een telefooncentrale op locatie of cloudtelefonie. De keuze voor cloudtelefonie is dus zeker niet op voorhand bepaald. Om een gefundeerde beslissing te kunnen nemen, is het belangrijk uw huidige situatie en wensen in kaart te brengen. Toch kunnen we in het algemeen iets zeggen over welke organisaties kunnen profiteren van de voordelen van cloudtelefonie. Het mkb Cloudtelefonie is een ideale oplossing voor startende bedrijven en mkb'ers, voor wie een investering in een eigen telefooncentrale onrendabel is. Ook grote organisaties, die niet aanhikken tegen zulke investering, kunnen profiteren van cloudtelefonie. (Snel)groeiende bedrijven Ook bedrijven die veel flexibiliteit verwachten van hun telefooncentrale bedrijven met veel mobiele of thuiswerkers en bedrijven die een flinke groei doormaken profiteren nadrukkelijk van cloudtelefonie, doordat nieuwe aansluitingen eenvoudig te realiseren zijn en de infrastructuur ook betrekkelijk eenvoudig is uit te breiden naar nieuwe vestigingen. Bedrijven met een groot belvolume Als laatste, maar zeker niet onbelangrijk, spelen het belvolume en de vereiste functionaliteiten een rol. Een bedrijf met een gering belvolume, dat het gros van functionaliteiten toch niet gebruikt, kan mogelijk beter op zoek gaan naar een alternatief voor cloudtelefonie. Het is belangrijk alle genoemde factoren in samenhang te bekijken alvorens voor een bepaald telefoniesysteem te kiezen. OVERSTAPPEN OP KREUZE CLOUDTELEFONIE? Ondanks de vele en onmiskenbare voordelen, zijn sommige bedrijven nog ietwat huiverig om over te stappen op cloudtelefonie. Helemaal niet nodig, want met Kreuze Cloudtelefonie kiest u voor een uitermate betrouwbaar en veilig platform voor uw telefonie. Een van de unieke voordelen van Kreuze Cloudtelefonie is dat uw telefonieomgeving wordt gehost in een private cloud, daar waar andere cloudaanbieders vaak kiezen voor een publieke cloud, die u moet delen met andere afnemers. Private cloud In de private cloud krijgt u de beschikking over een eigen, gevirtualiseerde server met dedicated resources die u met niemand anders hoeft de delen. Dat komt ten goede aan de kwaliteit en prestaties, en verschaft u maximale controle, flexibiliteit en veiligheid. Onderhoud en updates kunnen bijvoorbeeld in samenspraak met u worden gepland en er is maatwerk mogelijk wat betreft functionaliteiten. Geen hoge eenmalige investeringen Doordat uw telefooncentrale in de cloud wordt gehost, hebt u geen kosten van aanschaf, afschrijvingen of onderhoud. U betaalt alleen voor uw abonnement. Het enige dat u nodig hebt om gebruik te kunnen maken van cloudtelefonie, is een hoogwaardige IP-lijn, speciale IP-telefoontoestellen en mogelijk een speciale softwareapplicatie. Omdat er geen fysieke telefooncentrale hoeft te worden geïnstalleerd, is de implementatie van Kreuze Cloudtelefonie betrekkelijk eenvoudig en snel te realiseren. Ook het opschalen van de dienst en het toevoegen van nieuwe telefoonnummers is relatief eenvoudig en vergt geen extra investeringen in hard- of software.
TOT BESLUIT Cloudtelefonie is voor veel organisaties een prima alternatief voor een telefooncentrale op locatie en biedt met name bedrijven uit het mkb voordelen. Geen hoge investeringen, eenvoudig te implementeren, uitgebreide functionaliteiten en kostenbesparingen, om er maar een paar te noemen. Kreuze Cloudtelefonie voegt daar nog de betrouwbaarheid en zekerheid van hosting in een private cloud aan toe. Wilt u weten of Kreuze Cloudtelefonie de meest geschikte oplossing is voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op. Een van onze adviseurs komt graag bij u langs om uw situatie en wensen in kaart te brengen. KREUZE, professionals in telecom Amerikalaan 14 6199 AE Maastricht Airport Telefoon: 043-358 57 57 E-mail: info@kreuze.nl Website: www.kreuze.nl