Agenda voor de vergadering van het Algemeen Bestuur van de FUMO Datum: 13 maart 2014 Tijd: 15.00 17.00 uur Plaats: FUMO, J.W. de Visserwei 10 in Grou 1. Opening en vaststelling van de agenda 2. Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur op 2 december 2013 (ter goedkeuring) 3. Mededelingen en in- en uitgaande stukken 4. Meervoudig stemrecht algemeen bestuur 5. Wijziging GR: stukken volgen na DB-vergadering 6 maart. 6. Begroting 2014: stukken volgen na DB-vergadering 6 maart. 7. Aantrekken lening 8. Vergadering algemeen bestuur op 26 juni 2014 9. Rondvraag en sluiting
Verslag vergadering algemeen bestuur FUMO Aanwezig Afwezig Kopie : de heer R. Bos, gemeente Dantumadiel de heer A. van der Ploeg, gemeente Dongeradiel Mevrouw S. Poepjes, provinsje Fryslân De heer W. de Haan, Wetterskip Fryslân De heer G. Gerbrandy, Achtkarspelen Mevrouw M. le Roy, Harlingen De heer S. Siebenga, Heerenveen Mevrouw. J. Osinga, Franekeradeel De heer K. de Boer, Littenseradiel De heer L. Bijleveld, Kollumerland Mevrouw H. Rijpstra, Tytsjerksteradiel De heer L. Pen, Menameradiel Mevrouw N. Haarsma, Het Bildt + vervanger van de heer J. Keizer, Leeuwarderdeel Mevrouw N. Ketelaar, Smallingerland De heer D. Durksz, De Friese Meren Mevrouw M. Jager, Boarnsterhim Mevrouw I. Diks, Leeuwarden De heer M. van der Wal, FUMO De heer T. van Bergen, FUMO Mevrouw J. Schaafsma, FUMO : De heer J. Keizer, Leeuwarderadeel Mevrouw I. Groeneveld, Terschelling Mevrouw J. Weeda, Vlieland De heer E. ter Keurs, Tytsjerksteradiel Mevrouw, L. Wiersma, Schiermonnikoog : FUMO-contactpersonen Notulist : Jeltsje Hospes Telefoon : Fax : E-mail : j.hospes@fumo.nl Plaats : Grou, raadszaal Datum : 2 december 2013 Ons kenmerk : JH/2014/0015 1. Opening en vaststellen agenda Als eerste verontschuldigt mevrouw Diks zich voor haar verlate aankomst. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2. Verslag Mevrouw Rijpstra geeft aan dat op blz 5 bij agendapunt 5 staat dat er ambtelijke overeenstemming is met Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen. Dit is wat al te rooskleurig weergegeven; er is onvoldoende ambtelijke overeenstemming. Naar aanleiding van het verslag merkt de heer Siebenga op dat voorkomen moet worden dat er onnodige discussies ontstaan. Het bedrijfsplan moet worden vastgehouden. De heer Durksz onderstreept dit. Mevrouw Diks meldt dat er 3 december een ambtelijke bijeenkomst plaatsvindt waarbij de DVO s en de afbakening van de taken onderwerp zijn. Alle contactpersonen van de FUMO zijn daarvoor uitgenodigd. Actuele onderwerpen worden daar besproken dus ook de DVO s en de afbakening van taken. Zij stelt voor om af te wachten wat daar uit komt. De heer De Boer mist een procesvoorstel. De heer Van der Wal merkt op dat er gekozen is voor een ambtelijke insteek en dat er gepoogd zal worden om iedereen op één lijn te krijgen. In de tussentijd zijn er nieuwe ontwikkelingen (Brief Mansveldt, Verklaring geen Bezwaar, Algemene Maatregel van Bestuur etc.). Het procesvoorstel is het instellen van een commissie van wijzen die, met als uitgangspunt het bedrijfsplan 2012, de financiële consequenties in kaart brengt. Alle deelnemers zijn gevraagd, via de contactpersonen, om deel te nemen aan de bijeenkomst van morgen. De heer De Boer vindt dat de opmerkingen die gemaakt worden meer passen bij de agendapunt 4 stand van zaken/begroting. De heer Bos doet een beroep op de Friese politieke lobby. Er moet worden nagedacht over het voor het voetlicht brengen van de Friese situatie binnen de VNG. De heer Bijleveld sluit daar bij aan en merkt op dat er wel ruimte zit in de voorstellen die uit Den Haag komen. Deze ruimte moet benut worden. Mevrouw Diks geeft aan dat er nog een landelijk overleg komt omdat er landelijk gezien ook nog wat losse eindjes zijn. Zij zal daarbij de Friese situatie naar voren brengen. Mevrouw Haarsma vraagt zich af of de volgorde wel juist is. Het is beter om eerst ambtelijk te bespreken en daarna bestuurlijk te behandelen. De heer Van der Wal merkt op dat er voor wat betreft de voortgang bedrijfsplan/begroting geen besluit nodig is op dit moment. De heer Durksz heeft het gevoel dat de deelnemers met z n allen in een fuik zwemmen. De agendapunten zijn ambtelijk nog niet voorbereid dus de volgorde zou anders moeten. Mevrouw Rijpstra ondersteunt dit. Mevrouw Osinga vertelt dat de gemeente Franekeradeel wel op de hoogte is en graag verder meewerkt. De heer Van der Wal geeft aan dat de FUMO en de deelnemers voor het hanteren van andere kengetallen afhankelijk zijn van de wetgeving en wat de deelnemers willen. Wat deelnemers onderling willen, kan financiële consequenties hebben voor andere deelnemers. Mevrouw Ketelaar benadrukt dat de tijd genomen moet worden voor ambtelijke voorbereiding. Het verslag wordt vastgesteld met de gemaakte opmerkingen. - 2 / 4 -
3. Mededelingen en in- en uitgaande stukken a. Ambtelijke bijeenkomst deelnemers GR, 3 december 2013. Het begrotingsvoorstel is ambtelijk gereed om naar het DB te gaan, daarna volgt AB. Extra opgenomen is een controllersoverleg 9 januari 2014. Dit controllersoverleg wordt straks structureel. b. Officiële opening dinsdag 7 januari 2014 (6 januari start medewerkers FUMO). c. Extra AB-vergadering d.d. 27 februari 2014 i.v.m. wijzing GR en begroting 2014 (Inmiddels gewijzigd in: 13 maart 2014 15.00 17.00 uur). d. Ingekomen brief OWO-gemeenten d.d. 26 november 2013 (De OWO-gemeenten vragen om eerst agendapunt 8 te behandelen en dan agendapunt 7). Het AB bepaalt of ze hiermee akkoord kunnen gaan. Mevrouw Ravesteijn stelt dat de wijzigingen die in de brief staan alle deelnemers betreffen. De OWO-gemeenten wilden dit duidelijk aangeven. De uitgezette lijn is: nieuwe deelnemers treden eerst toe en daarna wordt de regeling gewijzigd. Volgens de brief zou er geen overleg geweest zijn, terwijl er toch minstens 3x overleg is geweest. De heer Kramer stelt voor dit punt inhoudelijk verder bij punt 8 te bespreken. Dit voorstel wordt gevolgd. 4. Stand van zaken (ter informatie) a. Voorbereiding begroting 2014. (Zie bijlage 4a). Eind deze week gaat de begroting naar het DB. Hierna wordt de begroting naar de deelnemers gestuurd zodat er voldoende tijd is voor terugkoppeling naar de colleges en de raden (in plaats van 6 weken wordt 9 weken de tijd gegeven). Tijdens de volgende AB-vergadering kan het AB besluiten over de begroting. b. Informatieve bijeenkomst op 9 januari 2014. Onderwerp: concept-begroting 2014. De heer Pen vraagt welke normen uitgangspunt zijn voor de begroting. De heer Van der Wal antwoord dat dit het bedrijfsplan 2012 is geweest. Verder is er vacatureruimte. De formatie kan dus worden aangepast. Mevrouw Haarsma vraagt of de raden geïnformeerd moeten worden over bijvoorbeeld de toename van de personeelslasten. Mevrouw Diks geeft aan dat eerst de uitwerking goed moet zijn en dat de finale bespreking volgt op de volgende AB-vergadering. 5. Directiestatuut (ter kennisname) Het dagelijks bestuur heeft het directiestatuut vastgesteld en legt nu de regeling ter kennisname voor aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur heeft geen vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van het directiestatuut. 6. Regeling vervanging secretaris/directeur (ter vaststelling) Het algemeen bestuur stemt in met de Regeling vervanging secretaris/directeur. 7. Toetreding partijen tot GR FUMO (ter behandeling) Aan alle deelnemers wordt verzocht om in de maand december een besluit te nemen over het toetreden van de nieuwe partijen. Dit punt is verder helder. - 3 / 4 -
8. Wijziging GR FUMO Mevrouw Ravesteijn krijgt het woord. Van de voorstellen van de OWO-gemeenten is alleen art. 19 overgenomen. Het instellen van een financiële commissie is voor de OWO-gemeenten erg belangrijk. De heer Siebenga vraagt naar de overwegingen van het DB om de regeling op dit punt niet te wijzigen. Het DB twijfelt aan de toegevoegde waarde. Er zijn voldoende andere mogelijkheden om te sturen op financiën. Er zijn geen zwaarwegende bezwaren. De vraag is welke taken leg je bij een dergelijke commissie. Een tijdelijke financiële commissie behoort ook tot de mogelijkheden. Mevrouw Ketelaar merkt op dat de GR niet gewijzigd hoeft te worden voor het instellen van een financiële commissie omdat deze mogelijkheid al bestaat op basis van art. 22 van de huidige GR. Op verzoek van de heer Gerbrandy wordt de vergadering 5 minuten geschorst zodat het DB kan overleggen. De vergadering wordt heropend. De voorzitter geeft aan dat het dagelijks bestuur voorstelt om financiële commissie in het leven te roepen op basis van de huidige GR. Het dagelijks bestuur zal een voorstel maken over de taken van deze commissie, aan wie deze commissie adviseert en de ruimte die deze commissie heeft. Het algemeen bestuur stemt hiermee in. Mevrouw Rijpstra vraagt of dit dan ambtelijk goed kan worden voorbereid in samenwerking met de gemeenten. Mevrouw Le Roy merkt op dat het dagelijks bestuur eindverantwoordelijk moet blijven voor het informeren van het AB. Er mag geen tussenlaag worden gecreëerd waardoor de verantwoordelijkheid wordt afgeschoven. Alle leden gaan hiermee akkoord. De secretaris wordt gevraagd een voorstel over een financiële commissie (taken, werkwijze, bevoegdheden) aan het dagelijks bestuur voor te leggen. Mevrouw Rijpstra heeft een vraag m.b.t. art 29 punt 9. Wordt dit door alle gemeenten gedragen ook door die gemeenten die alleen basistaken afnemen? In het DB is hierover een uitgebreide discussie geweest. Alle taken worden uitgevoerd op basis van DVO s. Over de verdeling van de kosten is bij de totstandkoming van de huidige GR fors gediscussieerd. Als je aan deze tekst wil tornen is er 100% overeenstemming nodig. De heer Ploeg benadrukt dit. De DVO s moeten zo exact mogelijk en de tekst van art. 29 GR moet blijven staan. 9. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Vastgesteld op 13 maart 2014, Mevrouw L.I. Diks tijdelijk voorzitter De heer M. van der Wal secretaris - 4 / 4 -
4 OPLEGNOTITIE VERGADERING VAN : Algemeen Bestuur FUMO DATUM : 13 maart 2014 AGENDAPUNT : 4 ONDERWERP STATUS : meervoudig stemrecht algemeen bestuur : ter vaststelling Toelichting In de gemeenschappelijke regeling is in artikel 12 bepaald dat in het algemeen bestuur voorzien is in meervoudig stemrecht. Art. 12 van de gemeenschappelijke regeling schrijft voor dat het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, op basis van de begroting de stemverhouding voor dat jaar vaststelt. Het dagelijks bestuur doet u hierbij een voorstel. Inleiding In de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing zijn de volgende bepalingen opgenomen met betrekking tot de wijze van besluitvorming: Artikel 12 1. Er wordt voorzien in meervoudig stemrecht. Het aantal stemmen per deelnemer wordt bepaald naar rato van de financiële bijdrage van de betreffende deelnemer voor het uitvoeren van het takenpakket als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdelen a. en b., overeenkomstig het bepaalde in bijlage 2. 2. Op basis van de begroting voor enig jaar stelt het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, de stemverhouding voor dat jaar vast. 3. Een stemming is alleen geldig als meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft, en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. 4. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van het aantal uitgebrachte stemmen, die tot stand wordt gebracht door ten minste drie deelnemers. In de in artikel 12 genoemde bijlage 2 staat het volgende: Bijlage 2 Stemverhouding algemeen bestuur De door het algemeen bestuur vast te stellen stemverhouding wordt bepaald aan de hand van de financiële bijdrage van de deelnemers, gebaseerd op het basistakenpakket als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a en het aanvullend takenpakket, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b van de gemeenschappelijke regeling. De stemverdeling vindt plaats aan de hand van lineaire grootteklassen, waarbij: a. één stem wordt toegekend per 150.000,-, met dien verstande dat iedere deelnemer waarvan de financiële bijdrage minder bedraagt dan 150.000,- ook één stem heeft; b. het aantal stemmen per lid, aangewezen door gedeputeerde staten, wordt berekend door het totaal van de stemmen dat toekomt aan de provincie te delen door twee en c. de met toepassing van artikel 17, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen voorzitter in het algemeen bestuur geen stemrecht uitoefent.
Toepassing van het stemrecht Artikel 12, lid a bepaalt dat er één stem wordt toegekend per 150.000, met dien verstande dat iedere deelnemer waarvan de financiële bijdrage minder bedraagt dan 150.000 ook één stem heeft. In het bedrijfsplan voor de FUMO van juni 2012 en ook later in het rekenmodel voor de verdeling van de kosten over de deelnemers, het zogenoemde Deloitte-datamodel, is dit anders uitgewerkt. In het bedrijfsplan en in het datamodel is de stemverdeling zo uitgewerkt dat het aantal stemmen dat een deelnemer toegewezen krijgt wordt bepaald door de deling: bijdrage deelnemer gedeeld door 150.000, afgerond op hele stemmen naar boven (voorbeeld: een deelnemer met een bijdrage van 160.000 ontvangt: 160.000 : 150.000 = 1,07 = 2 stemmen. Deze rekenmethode is niet overeenkomstig de tekst van de gemeenschappelijke regeling. Voorstel Het dagelijks bestuur stelt voor de stemverhouding overeenkomst de tekst van de gemeenschappelijke regeling vast te stellen. Onderaan dit voorstel treft u het voorstel over de stemverhouding voor het jaar 2014 aan. Nota bene Bij de voorbereiding van het voorstel over de toepassing van het meervoudig stemrecht is in het dagelijks bestuur vastgesteld dat de uitwerking in het bedrijfsplan afwijkt van de voorgeschreven werkwijze in de gemeenschappelijke regeling zelf. Daarnaast zijn er binnen het dagelijks bestuur kanttekeningen gezet bij de uiteindelijke - voor 2014 geldende - stemverdeling. Besluiten in het algemeen bestuur kunnen, gelet op de door de deelnemers uit te brengen stemmen, worden genomen wanneer de provincie en twee andere deelnemers, in totaal dus 3 van de 27 deelnemers, met een voorstel instemmen. Als alle leden van het algemeen bestuur een voorstel steunen, maar de provincie niet, dan wordt het voorstel ondanks het feit dat 26 van de 27 deelnemers en voorstel steunen, niet aangenomen omdat de provincie meer dan de helft + 1 van het aantal stemmen heeft. Nog los van de vraag of deze situaties zich zullen voordoen, is er binnen het dagelijks bestuur behoefte om de in de gemeenschappelijke regeling vastgelegde werkwijze nader te bezien. Het dagelijks bestuur zal hieraan in haar vergadering van 6 maart 2014 aandacht schenken. Van die bespreking zal in de vergadering van het algemeen bestuur verslag worden gedaan. Dit laat onverlet dat de in de gemeenschappelijke regeling voorgeschreven werkwijze en de hieronder uitgewerkte stemmenverhouding aan het algemeen bestuur ter besluitvorming wordt voorgelegd.
Deelnemer Bijdrage Aantal stemmen Achtkarspelen 184.189 1 Ameland 40.631 1 Boarnsterhim 190.163 1 Dantumadiel 213.782 1 Dongeradeel 200.191 1 Ferwerderadiel 230.880 1 Franekeradeel 380.345 2 De Friese Meren 473.544 3 Harlingen 503.865 3 Heerenveen 205.886 1 Het Bildt 129.941 1 Kollumerland 120.315 1 Leeuwarden 605.568 4 Leeuwarderadeel 174.567 1 Littenseradiel 132.401 1 Menameradiel 186.698 1 Ooststellingwerf 195.809 1 Opsterland 166.726 1 Schiermonnikoog 14.662 1 Smallingerland 247.800 1 Sudwest Fryslân 545.435 3 Terschelling 113.452 1 Tytsjerksteradiel 209.710 1 Vlieland 58.212 1 Weststellingwerf 230.445 1 Provincie incl. externe veiligheid 6.113.811 40 Wetterskip 162.400 1 Onverdeeld 489.679 - Totaal 12.521.106 76 De (voorlaatste) post ad 489.679 is het verschil in geraamde omvang van de uit te voeren taken tussen het bedrijfsplan en in de laatste uitvraag. Dit bedrag kan derhalve nog niet worden toegerekend aan de deelnemers.
7 OPLEGNOTITIE VERGADERING VAN : Algemeen Bestuur FUMO DATUM : 13 maart 2014 AGENDAPUNT : 7 ONDERWERP STATUS : aantrekken lening : goedkeuring Aantrekken van een lening In het bedrijfsplan voor de FUMO van juni 2012 is opgenomen dat de implementatiekosten voor de FUMO worden voorgefinancierd door de provincie en dat deze bij de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling worden terugbetaald. De kosten voor de lening die de FUMO hiervoor aangaat, zijn opgenomen in de exploitatiebegroting. Voor de ICTinvesteringen (investeringsbedrag 2,6 miljoen Euro) geldt hetzelfde. De FUMO onderzoekt de meest gunstige condities voor het aantrekken van een lening. Een van mogelijke geldverstrekkers is de BNG. Ook met de provincie zijn wordt overleg gevoerd. De BNG heeft de FUMO laten weten in beginsel bereid te zijn een lening te verstrekken, maar acht hiervoor een apart besluit van het algemeen bestuur van de FUMO noodzakelijk. Een verwijzing naar de besluiten, vastgelegd in het bedrijfsplan van juni 2012, acht de BNG onvoldoende. Voorstel Wij stellen u voor te besluiten tot het aantrekken van een lening bij de BNG tot een bedrag van 5 miljoen Euro (2,6 miljoen Euro inzake ICT, 1,9 Euro miljoen inzake de werkelijke kosten van implementatie. Voorts is het uit het oogpunt van treasury voorshands noodzakelijk om daarnaast 0,5 miljoen Euro aan te trekken). De lening, in totaal maximaal 5 miljoen Euro, wordt pas aangegaan als de voorwaarden voor de FUMO acceptabel zijn. Uw eventuele instemming met dit voorstel houdt een principebesluit in. Indien de voorwaarden van de BNG voor de FUMO niet acceptabel zijn, wordt afgezien van het aantrekken van deze lening. Dit kan het geval zijn indien een andere partij (bijvoorbeeld de provincie Fryslân) een lening aanbiedt onder gunstiger condities.
8 OPLEGNOTITIE VERGADERING VAN : Algemeen Bestuur FUMO DATUM : 13 maart 2014 AGENDAPUNT : 8 ONDERWERP : vergaderdatum algemeen bestuur 26 juni 2014 STATUS : vaststelling Toelichting In de gemeenschappelijke regeling van de FUMO is bepaald dat de begroting jaarlijks voor 1 juli dient te zijn vastgesteld door het algemeen bestuur. Nadat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting heeft vastgesteld, worden de deelnemers in de gelegenheid gesteld een eventuele zienswijze op de begroting is te dienen. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting en de ingediende zienswijzen aan het algemeen bestuur. De periode voor het indienen van zienswijzen is bepaald op 6 weken, maar bij de voorbereiding van de begroting 2014 is al gebleken dat deelnemers deze periode te kort achten. Planning Rekening houdend met de data die in de GR staan, komen wij tot het volgende schema: Donderdag 26 juni: vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur. Donderdag 19 juni: vergadering van het dagelijks bestuur (bespreking ingediende zienswijzen en voorbereiding van de vergadering van het algemeen bestuur). Dinsdag 16 juni: verzending van een geconsolideerd overzicht van alle binnengekomen zienswijzen met ambtelijke reactie ten behoeve van het dagelijks bestuur. Donderdag 12 juni: zienswijzen verzenden aan het algemeen bestuur. Woensdag 11 juni: laatste dag voor inzending zienswijzen. Vrijdag 18 april: verzenden van de ontwerpbegroting aan de deelnemers met de mededeling dat eventuele zienswijzen uiterlijk 11 juni binnen moeten zijn. De periode voor het indienen van een zienswijze is voor de deelnemers plm. 7,5 week). Donderdag 17 april: vaststelling van de ontwerpbegroting door het dagelijks bestuur (deze datum is al in het conceptvergaderschema opgenomen). Woensdag 3 april: verzending van de ontwerpbegroting aan de leden van het dagelijks bestuur. Dinsdag 1 april: ambtelijke vaststelling van de begroting in het MT. Donderdag 27 maart: controllersoverleg. Voorstel Als vergaderdatum voor het algemeen bestuur 26 juni voor te stellen (15.30 17.30, in Grou) De vergadering van 15 mei vervalt daarmee.