DIENSTVERLENINGSDOCUMENT Pagina 1
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Ons kantoor en onze diensten... 3 3. Waarom dit dienstverleningsdocument?... 4 4. Onze gegevens... 4 5. Wat mag u van ons verwachten... 5 6. Wat verwachten wij van u... 5 7. Onze beloning (tarieven)... 5 Reguliere werkzaamheden / vaste tarieven... 5 Aanvullende diensten / vaste tarieven en uurloon... 6 Tarieven overzicht aanvullende diensten (vaste tarieven)... 7 Tarieven overzicht aanvullende diensten (uurtarief)... 8 8. Overig... 9 Pagina 2
1. Inleiding Hierbij ontvangt u het dienstverleningsdocument van Administratiekantoor O.F. Holtzapfel B.V. Dit document heeft als doel inzicht te geven in onze dienstverlening en onze tarieven. Zie voor tarieven het hoofdstuk 7 onze beloning (tarieven). Als u van onze diensten gebruik wilt maken weet u na het lezen van het dienstverleningsdocument waar u aan toe bent. 2. Ons kantoor en onze diensten Administratiekantoor O.F. Holtzapfel B.V. bestaat sinds 1978 en is gespecialiseerd in het verzorgen van de gehele financiële administratie voor (horeca) ondernemers. Onze klanten zijn gevestigd door het gehele land. Wij staan voor service, korte lijnen en maatwerk en persoonlijke aandacht voor de klant. Wij beschikken over brede kennis, hebben veel ervaring en uitstekende contacten met andere partijen om de belangen van onze klanten te behartigen. U kunt bij ons terecht voor onder andere de volgende zaken: Advies en dienstverlening Verwerken en controleren van de financiële administratie Loonadministraties Samenstellen jaarrekening Verzorgen van diverse fiscale aangiften (IB, VpB en OB) Adviseren en begeleiding bij: Oprichting en/of overname van een bedrijf (o.a. bemiddeling en/of opmaak huuren koopovereenkomsten). Bedrijfseconomische- en fiscale vraagstukken Opstellen van ondernemersplan inclusief exploitatieprognose. Financieringsvraagstukken (en bemiddeling bij verkrijgen financiering). Opmaak van diverse contractstukken. Aanvraag benodigde (gemeentelijke) vergunningen. Tewerkstellingsvergunningen. Belastingcontroles. Oprichting BV s. Advies en begeleiding bij overige financiële aangelegenheden. Pagina 3
3. Waarom dit dienstverleningsdocument? Dit document is opgesteld voor nieuwe en bestaande klanten om inzicht te geven in de diensten die wij verlenen, alsmede duidelijkheid te verschaffen over de kosten die wij onze klanten in rekening brengen voor de afgenomen diensten. Bij het tot stand komen van een nieuwe zakelijke relatie tussen ons kantoor en een nieuwe klant zal voorafgaand aan onze dienstverlening de klant tijdens een persoonlijk gesprek geïnformeerd worden over onze dienstverlening, werkwijze en beloning. Nieuwe klanten ontvangen van ons kantoor voordat zij van onze diensten gebruik maken: - een prijsopgave - een dienstverleningsdocument - algemene voorwaarden - opdracht tot dienstverleningsformulier in combinatie met automatische incasso opdracht Ook voor bestaande klanten gelden de tarieven voor aanvullende diensten vanaf april 2012. Bestaande klanten worden hierop gewezen middels het dienstverleningsdocument. Het gaat om werkzaamheden die niet tot de standaard verwerking van de boekhouding horen en niet inbegrepen zijn in de reguliere maandelijkse betaling aan ons kantoor. Deze aanvullende diensten komen over het algemeen bij onze klanten niet vaak voor. Het gaat dan bijvoorbeeld om werkzaamheden die wij uitvoeren bij het oprichten van een nieuw bedrijf of bij overname van een bestaand bedrijf. De aanvullende diensten die wij leveren en de tarieven daarvan zijn gespecificeerd aangegeven in het hoofdstuk onze beloning (tarieven). 4. Onze gegevens Contactgegevens: Administratiekantoor O.F. Holtzapfel. B.V. Kantooradres: Sibeliusweg 228 Postcode en plaats: 2901 GH Capelle a/d IJssel Telefoonnummer: 010-2880338 Faxnummer: 010-2880339 E-mailadres: Website: info@of-holtzapfel.nl www.of-holtzapfel.nl Inschrijvingsnummer handelsregister KvK: 24165238 Becon-nummer: 379359 Openingstijden: maandag t/m vrijdag 8.30 uur 17.00 uur Pagina 4
5. Wat mag u van ons verwachten Bovenstaand is aangegeven wie wij zijn en welke diensten wij aanbieden. Voor al onze klanten geldt dat wij ons maximaal inzetten om de (financiële en fiscale) belangen optimaal te behartigen en dat uw financiële administratie met zorg verwerkt wordt. Dat wij snel en adequaat handelen zodat uw financiële en fiscale zaken op tijd verwerkt worden. Wij adviseren onze klanten bij alle financiële zaken waar zij mee te maken krijgen als ondernemer en in privé. Wij communiceren open en duidelijk naar onze klanten en werken naar beste eer en geweten. Hanteren een ethiek waarbij privacy gevoelige informatie niet aan andere partijen wordt verstrekt. Daarnaast streven wij een hoog kwaliteitsniveau na met betrekking tot onze dienstverlening. 6. Wat verwachten wij van u U mag aan ons advies en onze dienstverlening eisen stellen, maar wij verwachten ook het een en ander van onze klanten. In elk geval dat klanten ons alle juiste en relevante informatie verstrekken en op tijd aanleveren. Wij verwachten dat u de gegevens die u van ons ontvangt controleert op juistheid (voor zo ver mogelijk) en onverhoopte onjuistheden zo spoedig mogelijk aan ons doorgeeft. Dit is in het belang van beide partijen om het geheel zo goed mogelijk te verwerken. 7. Onze beloning (tarieven) Reguliere werkzaamheden / vaste tarieven Wij werken met vaste all-in tarieven voor de reguliere werkzaamheden die wij verrichten. Door vaste tarieven te hanteren is het op voorhand duidelijk voor klanten wat zij ons per jaar moeten betalen voor de verwerking van de administratie, samenstellen van de jaarrekening, verzorging van de fiscale aangiften (IB, VpB en OB) en de loonadministratie. Voornoemde zaken maken altijd onderdeel uit van de reguliere werkzaamheden die wij verrichten. Nieuwe klanten vernemen op voorhand, alvorens wij overgaan tot het verrichten van werkzaamheden, welk vast all-in tarief zij per maand aan ons kantoor dienen te betalen. Alsmede de vaste bedragen voor de jaarlijkse aangifte(n) en een jaarrekening. De hoogte van de vaste maandelijkse en jaarlijkse bedragen zijn per klant (bedrijf) verschillend en worden mede bepaald door de grootte van het desbetreffende bedrijf. Hierbij wordt rekening gehouden met, en een inschatting gemaakt van: de omzet, aantal personeelsleden, complexiteit en de hoeveelheid werkzaamheden die de verwerking van de administratie redelijkerwijs met zich meebrengt. Deze vaste bedragen worden bij het tot stand komen van een nieuwe relatie met ons kantoor schriftelijk bevestigd middels een apart document (prijsopgave en een opdracht tot dienstverlening). Pagina 5
Aanvullende diensten / vaste tarieven en uurloon Om de tarieven van de reguliere werkzaamheden zo concurrerend en laag mogelijk te houden worden voor aanvullende diensten aparte bedragen in rekening gebracht. Klanten betalen per afgenomen aanvullende dienst die zij bij ons afnemen. Aanvullende diensten die wij aanbieden worden incidenteel door klanten bij ons afgenomen en komen dus niet periodiek terug. In het onderstaande tarieven overzicht treft u onze aanvullende diensten aan met de bedragen die daar voor gelden. Ook hier geldt dat wij voor afname van bepaalde aanvullende diensten zo veel mogelijk vaste bedragen hanteren. Indien de werkzaamheden voor aanvullende diensten met vaste tarieven (veel) meer uren met zich meebrengen dan gemiddeld gebruikelijk is, worden deze extra uren boven op de vaste tarieven door berekend met de uurtarieven die onderstaand zijn aangegeven. Klanten worden er op voorhand op gewezen dat er sprake zal zijn van extra uren die in rekening gebracht gaan worden. Wij hanteren deze werkwijze om zo duidelijk en transparant mogelijk te zijn over onze beloning. Hierdoor weten klanten op voorhand waar zij aan toe zijn en kunnen klanten achteraf niet geconfronteerd worden met onverwachte hoge kosten. Aanvullende diensten en uren worden normaliter na uitvoering in de opvolgende maand in rekening gebracht. Bij oprichting of overname van een bedrijf kan Administratiekantoor O.F. Holtzapfel B.V. beslissen de afgenomen aanvullende diensten niet in de opvolgende maand, maar later in een keer in rekening te brengen. Doch uiterlijk 2 maanden na opening of overname van het desbetreffende bedrijf. Het kan voorkomen dat een externe partij voor expertise wordt ingeschakeld om bepaalde werkzaamheden te verrichten. Hierbij moet u denken aan advocaten, fiscalisten, accountants en andere deskundigen. Indien een externe partij nodig is (om uw belangen te behartigen) zal dit altijd met u besproken worden. En pas na uw akkoord worden zij ingeschakeld. Externe partijen brengen hun kosten altijd zelf in rekening bij de desbetreffende klant van ons kantoor. Alle kosten voor aanvullende diensten worden bij (gedeeltelijke) verkoop van een bedrijf in rekening gebracht bij de verkopende partij waar wij de werkzaamheden voor verrichten. Tenzij koper en verkoper onderling overeenkomen onze kosten of bepaalde kosten te delen, kan met instemming van Administratiekantoor O.F. Holtzapfel B.V. een afwijkende verdeling plaatsvinden. Indien wij optreden voor een kopende partij of voor een partij die een bedrijf opricht zien wij deze als onze opdrachtgever aan wie wij onze kosten declareren. Pagina 6
Tarieven overzicht aanvullende diensten (vaste tarieven) (Tarieven zijn exclusief BTW weergegeven en gelden voor 2012, tarieven kunnen jaarlijks per 1 januari aangepast worden, kosten worden gedeclareerd aan onze opdrachtgever conform laatste alinea pagina 6) - Opmaak huurovereenkomst (of indeplaatsstelling) 350,- - Opmaak koopovereenkomst bedrijfsovername 350,- - Opmaak uit- of intredingsovereenkomst V.O.F. (gedeeltelijke verkoop) 150,- - Opmaak pachtovereenkomst Horecabedrijf 350,- - Opmaak leningovereenkomst 50,- per stuk indien meer dan 3 leningovereenkomsten 30,- per stuk - Vennootschapscontract 100,- - Opmaak ondernemersplan 950, (inclusief prognose drie jaar, bijlagen en maximaal drie originele exemplaren) (indien gewenst inclusief financieringsaanvraag) - Extra origineel exemplaar van bestaand ondernemersplan inclusief bijlagen 150,- - Aanpassing financiële prognose verwerkt in bestaand ondernemersplan 150,- - Oprichting en begeleiding besloten vennootschap (B.V.) 200,- per stuk (exclusief notariskosten en evt. kosten externe accountant) - Aanvraag tewerkstellingsvergunning (TWV) 100,- - Inkomsten belasting aangiften, personen zonder bedrijfsadministratie; ouders, personeel ouders, oud klanten en overig 75,- per persoon - Tussentijdse jaarrekening (kwartaal of halfjaarrekening), 50% van het vaste (overeengekomen) tarief voor een jaarrekening. (voor voorlopige cijfers worden geen kosten in rekening gebracht) - Extra uren boven het gemiddeld aantal uren die benodigd zijn voor bovenstaande aanvullende diensten, worden tegen een vaste uurtarief in rekening gebracht. Zie voor het uurtarief de volgende pagina. Pagina 7
Tarieven overzicht aanvullende diensten (uurtarief) (Tarieven zijn exclusief BTW weergegeven en gelden voor 2012, tarieven kunnen jaarlijks per 1 januari aangepast worden, kosten worden gedeclareerd aan onze opdrachtgever conform laatste alinea pagina 6). Van bepaalde werkzaamheden is het op voorhand niet bekend of in te schatten hoeveel tijd (uren) er aan besteed zal worden. Voor deze werkzaamheden hanteren wij een uurtarief. Er zijn twee tarieven die wij in rekening brengen: 1 - Senior tarief 85,- per uur. 2 - Junior tarief 45,- per uur. De onderstaande werkzaamheden worden op uurtarief doorberekend: - Begeleiding belastingcontrole. - Begeleiding / advies aanvraag gemeentelijke vergunningen (Bibob) - Overige werkzaamheden. - Extra uren boven het gemiddeld aantal uren die benodigd zijn voor aanvullende diensten met een vast tarief (zie pagina 6), worden tegen het bovenstaande vaste uurtarief in rekening gebracht. Pagina 8
8. Overig Betalingsvoorwaarden: Reguliere maandelijkse betalingen verlopen via automatische incasso en worden achteraf geïncasseerd. Incasso s worden medio van de opvolgende maand verwerkt. Voorbeeld, maandbetaling januari wordt eind februari geïncasseerd. Bij verzending van een factuur is de betaaltermijn 14 dagen na opmaak factuur. Administratiekantoor O.F. Holtzapfel B.V. behoudt zich het recht voor de vaste tarieven voor de reguliere werkzaamheden jaarlijks te indexeren. De losse prijzen van aanvullende diensten en het uurtarief kunnen ook jaarlijks aangepast worden zonder dat er gebruik wordt gemaakt van een indexering. Verkoop- en leveringsvoorwaarden: Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden voor dienstverlening van toepassing. Deze voorwaarden worden bij de opdracht tot dienstverlening verstrekt als bijlage en worden op verzoek toegestuurd. Tevens zijn de voorwaarden te downloaden op onze website www.of-holtzapfel.nl Beëindiging van de relatie Klanten hebben het recht de relatie met ons kantoor te beëindigen op een door hen gewenst moment. Opzegging geschiedt zonder opzeggingstermijn en zonder kosten. Van onze kant zijn wij ook vrij om de relatie met de klant te beëindigen. Pagina 9