Procuratieregeling proces 15.3 Datum 26 november 2013 Versie 2.1 definitief 1
Algemeen Onder procuratie wordt in het algemeen verstaan de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen. Deze verplichtingen, die schriftelijk worden aangegaan, bestaan uit: opdracht geven aan leveranciers voor uitvoering van werkzaamheden tegen een bepaalde prijs en kwaliteit of het aangaan van financiële verplichtingen sec (financiële transacties zoals bijvoorbeeld betaalopdrachten, een leningovereenkomst, etc.). Deze procuratieregeling treedt in werking per 1 januari 2013. Voorwaarden voor de organisatie Voordat tot een verregaande delegatie van de tekenbevoegdheid kan worden overgegaan moet de organisatie voldoen aan een aantal randvoorwaarden. Te weten: de begroting is taakstellend; verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk; budgetverdeling en bewaking is duidelijk. Uitgangspunten 1. Procuratie wordt zo laag mogelijk in de organisatie gehouden. 2. De procuratieregeling wordt gekoppeld aan het budgetbeheer c.q. budgethouderschap. 3. Deze regeling moet bijdragen aan een overzichtelijke, praktische, werkbare organisatie waarbij recht wordt gedaan aan de redelijke eisen van interne controle. 4. De statuten en de procuratieregeling mogen niet met elkaar in strijd zijn. Voorwaarden procuratieregeling Het bedrag of het belang dient onderdeel uit te maken van een door het Bestuur vastgesteld bestuursbesluit, budget of begroting. Bij afwezigheid van de bevoegde functionaris wordt de verantwoordelijkheid aan diens leidinggevende gedelegeerd. Bij het aangaan van verplichtingen die betrekking hebben op een looptijd over meerdere jaren (bv. contractonderhoud, automatisering), is de totale verplichting het bedrag op basis waarvan de procuratie gevolgd dient te worden. Alle genoemde bedragen zijn inclusief BTW. Van alle verplichtingen > 100.000 wordt een kopie ter beschikking gesteld aan de afdeling Financiën & Beleid als aangrijpingspunt voor incidentele en/of geplande interne controle. 1. Het aangaan van verplichtingen binnen de begroting Trifolium werkt met beleidsplannen en een integrale (meerjaren)begroting. Voor aanvang van het jaar gaat de Raad van Commissarissen akkoord met het beleid en de voorgenomen activiteiten met de daarbij behorende financiële consequenties. De jaarbegroting bevat tevens een investerings- en financieringsbegroting. De bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen binnen de vastgestelde begroting worden hieronder per proces weergegeven: ONDERHOUD Dagelijks onderhoud (Mutaties, reparatieverzoeken). Bedrag is per reparatieverzoek of per mutatie en niet per werkzaamheid. - < 1.500,- Medewerker Reparatieverzoeken/Mutatieopzichter - < 2.500,- Mutatieopzichter - < 25.000,- Manager Techniek Planmatig onderhoud, Contractonderhoud - < 50.000,- Opzichter Planmatig onderhoud - < 250.000,- Manager Techniek - > 250.000,- Directeur-Bestuurder 2
Met deze grenzen tekent de Manager Techniek in de praktijk (vrijwel) alle opdrachten met betrekking tot het Dagelijks onderhoud en het Planmatig onderhoud, want (vrijwel) alle opdrachten vallen onder het maximale bedrag van 250.000 inclusief btw. In het uitzonderlijke geval dat een opdracht dit bedrag overschrijdt, ligt de procuratie bij de directeur-bestuurder. Uitgangspunten bij Onderhoud: - Het aangaan van verplichtingen vindt plaats met inachtneming van de aanbestedingsprocedure met daarin opgenomen de aannemersselectie. - Indien sprake is van meerwerk is de Manager Techniek bevoegd voor het verstrekken van de meerwerkopdracht tot een maximum van 5% van de aangegane verplichting per te worden aan de Directeur-Bestuurder. Randvoorwaarde hierbij is dat de goedgekeurde LEEFBAARHEID Kosten voor leefbaarheid. Bedrag is per opdracht. - < 2.500,- Coördinator Leefbaarheid - < 25.000,- Manager K&D Met deze grenzen tekent de Manager Klanten en Diensten in de praktijk (vrijwel) alle opdrachten met betrekking tot Leefbaarheid, want (vrijwel) alle opdrachten vallen onder het maximale bedrag van 25.000 inclusief btw. In het uitzonderlijke geval dat een opdracht dit bedrag overschrijdt, ligt de procuratie bij de directeur-bestuurder. Uitgangspunten bij Leefbaarheid: - Indien sprake is van meerwerk is de Manager K&D bevoegd voor het verstrekken van de meerwerkopdracht tot een maximum van 5% van de aangegane verplichting per te worden aan de Directeur-Bestuurder. Randvoorwaarde hierbij is dat de goedgekeurde PROJECTONTWIKKELING Nieuwbouw, vernieuwbouw, renovatie - voor alle opdrachten geldt dat de Directeur-Bestuurder de opdracht verstrekt. Uitgangspunten bij Projectontwikkeling: - Het aangaan van verplichtingen vindt plaats met inachtneming van de aanbestedingsprocedure met daarin opgenomen de aannemersselectie. Het aangaan van verplichtingen gebeurt op basis van een door het bestuur en de Raad van Commissarissen goedgekeurd projectfasedocument. - Indien sprake is van meerwerk, is de Senior Projectleider bevoegd voor het verstrekken van de meerwerkopdracht tot een maximum van 5% van de aangegane verplichting per te worden aan de Directeur-Bestuurder. Voorwaarde hierbij is dat de goedgekeurde totale VERKOOP Verkoop klaarmaken (technische en cosmetische aanpassing) - Directeur-Bestuurder Aan- en verkoopcontracten worden door de Directeur-Bestuurder ondertekend 3
OVERIGE OPDRACHTEN BINNEN BEGROTING Overige opdrachten/beheerlasten (representatie, kantine, kantoor enz.); - < 500,- Managementassistent - < 25.000,- Manager Financiën & Beleid/Directeur-Bestuurder Overige investeringen (bijv. automatisering); - < 50.000,- Manager budgethoudende afdeling - > 50.000,- Directeur-Bestuurder Hierbij moet sprake zijn van een door het bestuur goedgekeurd investeringsvoorstel (bij voorkeur opgenomen in de lopende begroting). 2. Opdrachten niet passend binnen de begroting Voor alle opdrachten die niet binnen de vastgestelde begroting passen moet vooraf toestemming verkregen worden van de Directeur-Bestuurder. Vervolgens verstrekking van opdrachten zoals hierboven beschreven. 3. Declaraties (achteraf) Declaraties Directeur-Bestuurder Declaraties Manager Declaraties overige medewerkers Voorzitter Raad van Commissarissen Directeur-Bestuurder Verantwoordelijke Managers 4. Afboeken van vorderingen op debiteuren Huurdebiteuren - < 50,- Manager Klanten & Diensten (alleen in geval van vertrokken huurders) - > 50,- MT (en ook voor bedragen < 50,- in geval van huurders) Overige debiteuren - < 50,- Manager Klanten & Diensten - > 50,- MT Uitgangspunt bij het afboeken van vorderingen op debiteuren is dat dit zoveel mogelijk middels periodieke (per jaar), door het bestuur goedgekeurde, afboekingvoorstellen gebeurd. 5. Ontruiming bij overlast en/of huurachterstanden De beslissingsbevoegdheid voor ontruiming van huurders, als gevolg van overlast en/of huurachterstanden, is gedelegeerd aan de Manager Klanten & Diensten. 6. Huurcontracten De tekenbevoegdheden voor het afsluiten van huurcontracten is als volgt gedelegeerd: Huurcontracten woningen/garages; Manager Klanten & Diensten Overige huurcontracten; Directeur-Bestuurder 7. Beschikking over geldmiddelen Aan alle betalingsopdrachten moeten deugdelijke goedgekeurde stukken ten grondslag liggen (offertes, opdrachten, e.d.). Betalingsopdrachten worden aangemaakt door de afdeling Financiën & Beleid en door de Manager Financiën & Beleid geparafeerd. Bij afwezigheid van de Manager Financiën & Beleid zet een van de andere managers zijn (haar) paraaf. Beschikbaar zijn de facturen, welke voorzien zijn van de (elektronische) parafen van de bevoegde budgethouders. 4
De betaalopdracht wordt tevens door de Directeur-Bestuurder ondertekend. Bij diens afwezigheid tekent een van de andere managers, zodat altijd 2 handtekeningen zijn geplaatst. Doen van betalingen (via telebankieren of bij uitzondering schriftelijke betalingsopdracht) Betaling altijd aan de hand van de door 2 MT-leden ondertekende betaalopdracht. Eerste handtekening door medewerker Financiën bij opvoer betaalopdracht, tweede handtekening door Directeur-Bestuurder, of bij diens afwezigheid een manager. Beleggingen van gelden, afsluiten van leningen, afsluiten van contracten m.b.t. financiële instrumenten, etc.. - De richtlijnen hiervoor zijn vastgelegd in het treasurystatuut - Afsluiten van leningen conform treasurystatuut 8. Personeel & Organisatie Tekenbevoegdheid bij het aangaan en ontbinden van arbeidsovereenkomsten en overeenkomsten voortvloeiende uit de aanvullende arbeidsvoorwaarden (scholing, fietsregeling ed.) heeft de Directeur-Bestuurder. 5