Procuratieregeling Stichting Entréa
Nijmegen, 19 maart 2014 Procur atiere geli ng Stichting Entré a, 19 maart 201 4 2
1. Algemeen Een goed verankerde procuratie is een basisvoorwaarde waar elke organisatie aan moet voldoen, zowel profit als not-for-profit organisaties. Procuratie geeft kaders voor het aangaan van verbintenissen en voor het uitvoeren van transacties. Met andere woorden, wie mag namens Stichting Entréa (hierna Entréa) een verbintenis aangaan met een andere organisatie én welke financiële ruimte heeft deze gemachtigde? Vanuit dit perspectief is de procuratie belangrijk voor de interne organisatie van Entréa, het bepaalt welke functionarissen een volmacht hebben en welke kaders binnen deze volmacht van kracht zijn. Daarnaast is de procuratie in toenemende mate belangrijk voor de externe omgeving van Entréa. Het is inmiddels gebruikelijk om het procuratiereglement van een organisatie / onderneming te raadplegen om te controleren of de vertegenwoordiger van de betreffende organisatie ook de volmacht heeft om namens deze organisatie verbintenissen aan te gaan. Voor dit doel is de regeling vaak ter inzage op de website geplaatst of deponeren organisaties hun procuratieregeling bij de Kamer van Koophandel. Kortom, een adequate procuratieregeling geeft duidelijkheid binnen de eigen organisatie, voorkomt fouten en eventueel misbruik en geeft informatie aan externe partijen. De procuratieregeling houdt dus in dat de aangewezen personen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen (verbintenissen en transacties) en/of het beschikken over banktegoeden namens Entréa, met inachtneming van de in deze regeling genoemde voorwaarden. 2. Uitgangspunten en randvoorwaarden a. Binnen de regeling wordt een onderscheid gemaakt tussen 'betalingsverkeerprocuratie' en 'zakelijk verkeerprocuratie'. De betalingsverkeerprocuratie heeft specifiek betrekking op het beschikken over banktegoeden (doen uitvoeren van betalingen, elektronisch bankieren). Zakelijk verkeerprocuratie heeft betrekking op het daadwerkelijk aangaan van zakelijke verbintenissen namens Entréa; b. Binnen Entréa wordt een procuratieregister bijgehouden. In dit register zijn de functionarissen en hun bevoegdheden vastgelegd. Het register wordt beheerd namens de Directeur Bedrijfsvoering door het Afdelingshoofd Financieel Beheer / Controller; c. De Procuratieregeling' en bijlage A 'procuratiehouders zakelijk' zijn op de website van Entréa te raadplegen. Het voordeel van de website boven het deponeren bij de Kamer van Koophandel is dat het register eenvoudig is te actualiseren en voor externe partijen eenvoudig te raadplegen. Bijlage B 'procuratiehouders betalingsverkeer' is alleen voor intern gebruik en is te raadplegen op Entréanet, de intranetsite van Entréa. Bijlage C 'bevoegdhedenkaart procuratie' vormt de basis voor het procuratieregister en is eveneens alleen voor intern gebruik; d. De gevolmachtigde procuratiehouder mag alleen verbintenissen en transacties aangaan binnen zijn/haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (bijvoorbeeld: vanuit een toegekend budget); Procur atiere geli ng Stichting Entré a, 19 maart 201 4 3
e. Indien een procuratiehouder niet in staat is zijn procuratievolmacht uit te voeren, dan gaat deze bevoegdheid over naar het naast hogere organisatieniveau (bijvoorbeeld in het geval van ziekte); f. Het zogenaamde 'opknippen' van een verbintenis of transactie om binnen de gestelde transactielimiet te blijven, is niet toegestaan; g. De procuratiehouder mag alleen verbintenissen en transacties aangaan met organisaties, bedrijven en/of personen, die voorkomen op de door Entréa geselecteerde lijst van 'dienstverleners' *. Deze lijst wordt beheerd door de Directeur Bedrijfsvoering. Afwijken van deze lijst is alleen toegestaan na goedkeuring van de Raad van Bestuur; h. Deze regeling is niet van toepassing op andere vormen van volmachten, zoals personele- en/of budgettaire bevoegdheden; i. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de procuratieregeling, de Directeur Bedrijfsvoering voert het beheer en controleert namens de Raad van Bestuur op een juiste uitvoering. Bij onduidelijkheden wordt de Directeur Bedrijfsvoering geraadpleegd. j. Alle bedragen zijn (ter vaststelling van de hoogte van de procuratie) inclusief BTW bij BTW-verplichte goederen en diensten. *) deze lijst is bij het opstellen van deze regeling nog niet opgesteld, maar is onderdeel van voorgenomen beleid. 3. Procuratieregeling De procuratieregeling houdt in dat de aangewezen personen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Entréa, met inachtneming van de in deze regeling genoemde voorwaarden. Bijlage A 'procuratiehouders zakelijk', bij deze regeling bevat een overzicht van personen, organisatie-eenheid en type procuratie. Uitsluitend personen vermeld in bijlage A hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De procuratieregeling, inclusief bijlage A, is te raadplegen via Entréanet en staat tevens op haar website, www.entrea.nl. De Raad van Bestuur van Entréa, verleent per 1 februari 2014 procuratie uitsluitend aan de in bijlage B opgenomen personen, te weten: A De Raad van Bestuur (procuratiehouder A); B De Directeur Bedrijfsvoering (procuratiehouder B); C. De Managers, Directeur Onderwijs en Afdelingshoofden (procuratiehouder C); D. De Regiodirecteuren Onderwijs (procuratiehouder D); E. Anderen met inkoop belaste functionarissen zoals de gastvrouwen, de conciërge, technische dienst, e.d. (procuratiehouder E) Procuratiehouder A is onbeperkt bevoegd Entréa te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Entréa, met uitzondering van registergoederen (zie Statuten) Procur atiere geli ng Stichting Entré a, 19 maart 201 4 4
is tezamen met de Raad van Toezicht onbeperkt bevoegd Entréa te binden, waaronder het aangaan van een overeenkomst tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen; is tevens bevoegd als procuratiehouder B, C, D, of E; Procuratiehouder B verplichtingen namens Entréa tot een maximumbedrag van 100.000; is tezamen met procuratiehouder A onbeperkt bevoegd Entréa te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen, met uitzondering van registergoederen (zie Statuten); is tevens bevoegd als procuratiehouder C, D of E; Procuratiehouder C verplichtingen namens Entréa tot een maximumbedrag van 25.000; is tezamen met procuratiehouder A of B, bevoegd Entréa te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Entréa tot een maximumbedrag van 100.000; is tevens bevoegd tot procuratiehouder D of E; Procuratiehouder D verplichtingen namens Entréa tot een maximumbedrag van 10.000; is tezamen met procuratiehouder C, bevoegd Entréa te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Entréa tot een maximumbedrag van 25.000; is tevens bevoegd tot procuratiehouder E; Procuratiehouder E verplichtingen namens Entréa tot een maximumbedrag van 1.000; Nijmegen, 19 maart 2014 M. Vollebergh Raad van Bestuur Procur atiere geli ng Stichting Entré a, 19 maart 201 4 5
4. Procuratiehouders zakelijk (bijlage A) Procuratiehouder A B C D E Raad van Bestuur Vollebergh, M. Procuratie A Directeur Bedrijfsvoering Heine, R.F.P.M. Procuratie B Managers, Directeur(en) Onderwijs en Afdelingshoofden Jan Krijnen Lambert Damen Teeja Bongaards Madeleine Theunissen Tessy Geurink Ingrid van Sluijs Marcel Quanjel Jan Paul ten Brink Peter van Dinteren Emilia Borninkhof Marie-José van der Velden Procuratie C Procuratie C Procuratie C Regiodirecteuren Karin van der Velden Dennis de Jager Procuratie D Overige functionarissen Diversen Procuratie E Nijmegen, 19 maart 2014 M. Vollebergh Raad van Bestuur Procur atiere geli ng Stichting Entré a, 19 maart 201 4 6