TOELICHTINGNOTA BIJ DE GEMEENTERAADSZITTING VAN MAANDAG 28 SEPTEMBER 2009 OPENBARE ZITTING DAGORDEPUNT 1. BESLISSINGEN VAN DE VOORGAANDE ZITTING Art. 33, par. 2 van het Gemeentedecreet luidt als volgt: Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen ter beschikking worden gesteld. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. Voor wie een e-mail adres heeft werden deze reeds doorgemaild; voor wie geen e-mail adres bezit, worden deze ontwerpnotulen schriftelijk meegestuurd met de dagorde. Elk lid van de Raad heeft dus het recht hetzij voor, hetzij tijdens de vergadering, bezwaren tegen de redactie in te brengen. Het betreft hier de notulen van de gemeenteraadszitting van 31 augustus 2009. DAGORDEPUNT 2. PROCES-VERBAAL VAN KASNAZICHT VAN DE STADSKAS PER 30 JUNI 2009. AKTENAME. Door de stadsontvanger van de Stad Menen, de heer Peter Pille, wordt volgend proces-verbaal van Kasnazicht van de Stadskas, met toestand op 30 juni 2009, voorgelegd: Synthesebalans van de algemene rekeningen: Het totaal van de balansrekeningen vertoont op de actiefzijde een totaal van 154.059.729,64 euro en op de passiefzijde een totaal van 157.294.159,59 euro. Het totaal van de resultatenrekeningen vertoont aan de kostenzijde een totaal van 13.241.493,87 euro en aan de opbrengstenzijde een totaal van 10.007.063,92 euro. Detail van de rekeningen van de klasse 5: Het globaal positief saldo van de financiële rekeningen bedraagt 10.569.039,97 euro waarvan 17.173,17 euro in kas van de ontvanger. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen. DAGORDEPUNT 3. REGIE VEEMARKT: PROCES-VERBAAL VAN KASNAZICHT 2DE KWARTAAL 2009. AKTENAME. Door de bedrijfsontvanger van de Regie Veemarkt van de Stad Menen wordt volgend proces-verbaal van Kasonderzoek voorgelegd: Geldspeciën in Kas : 371,84 Postrekening : 82,82 Rekening-courant Dexia : 26.104,77 Beleggingsrekening Dexia : 70.000,00 Rekening Toel. en Leningen Dexia : 1.271,02 ---------------- Totaal verantwoord vermogen : 97.830,45
Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen. DAGORDEPUNT 4.GEMEENTELIJKE HOLDING NV. ALGEMENE VERGADERING VAN CERTIFICAATHOUDERS EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN DE AANDEELHOUDERS DD. 30 SEPTEMBER 2009. BESPREKEN EN GOEDKEUREN AGENDA + MANDATEREN VAN DE VERTEGENWOORDIGER. Bij schrijven van 20 augustus 2009 van de Gemeentelijke Holding nv werden wij uitgenodigd naar de algemene vergadering van de certificaathouders en de buitengewone algemene vergadering van de aandeelhouders op woensdag 30 september 2009. Voornaamste punten op de agenda zijn enerzijds de vraag tot omzetting van de huidige Dexia-certificaten in handen van de gemeenten in gewone aandelen B van Dexia Bank nv en anderzijds de kapitaalsverhoging via A aandelen van +- 250 miljoen euro met mogelijkheid voor alle gemeenten om in te schrijven ten belope van maximaal 2x het huidig individuele aandeel. Deze nieuwe A aandelen zijn preferent en zullen een opbrengst garanderen per dividend van 10 keer 13% kapitaalsgarantie. Deze operatie moet de gemeentelijke holding in zijn eigen vermogen versterken met bijna 500 miljoen euro en de huidige liquiditeitsproblemen oplossen. ( zie ook synthesenota van de gemeentelijke holding in bijlage) Als de stad Menen voor de kapitaalsverhoging intekent bij de eerste ronde moet ze minimaal 50.000 euro aandelen aankopen en maximaal de waarde van de huidige portefeuille certificaten, d.i. 882.237,44 euro. In de tweede ronde kan ze nogmaals voor hetzelfde bedrag intekenen. I.v.m. de kapitaalsverhoging: De beslissing om in te tekenen met de eigen gemeente kan slechts nadat er concreet een budgetwijziging is gebeurd. De toezichthoudende overheid zal elke beslissing die hier geen rekening mee houdt schorsen. Vandaar dient elke gemeente die wil intekenen en die nog geen budgetwijziging heeft ingevoerd, twee beslissingen te nemen: - Een voor de goedkeuring van de agenda van de beide vergaderingen van de gemeentelijke holding nv op 30 september 2009 en de aanduiding van een vertegenwoordiger. - Een voor de intekening van de kapitaalsverhoging na budgetwijziging ; de uiterste datum om in te tekenen is daarom verschoven naar 13 november 2009. In het dossier vindt u deze oproepingen en de ontwerp-gemeenteraadsbeslissing. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd: a) de voorgelegde agenda's voor de op de algemene vergadering van certificaathouders en voor de buitengewone algemene vergadering van de aandeelhouders dd. 30 september 2009 van de nv gemeentelijke holding te bespreken en goed te keuren. b) de in geheime zitting aan te duiden vertegenwoordiger en plaatsvervanger op te dragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen door de gemeenteraad. DAGORDEPUNT 5. AANGAAN VAN LENINGEN TER FINANCIERING VAN BUITENGEWONE UITGAVEN. VASTSTELLEN VAN DE WIJZE VAN GUNNEN EN GUNNINGSVOORWAARDEN. Voor het aangaan van leningen dient de Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten te worden toegepast. De laatste gunning inzake leningen dateert van 2004. De stad kreeg vorig jaar bij beslissing van de politieraad van 16 oktober 2008 de opdracht om de leningen voor de politiezone in het totaal pakket te voorzien en dus als aanbestedende overheid op te treden.
In totaal gaat het over 626.917,24 aan leningen voor de stad ( eigen aandeel en doorgeefleningen ) en 151.103,47 voor de politiezone, dit ter financiering van reeds gerealiseerde investeringen. Het Schepencollege stelt voor om voor het totale pakket van leningen, een algemene offerteaanvraag te doen, hetgeen een bijkomende garantie biedt om een goede prijs en dienstverlening verzekerd te krijgen. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd om de opdracht te gunnen bij middel van een algemene offerteaanvraag en om het bestek vast te stellen, dat 4 categorieën omvat voor een totaal bedrag van 780.673,29. DAGORDEPUNT 6. WIJZIGING VAN HET STEDELIJK SUBSIDIEREGLEMENT VOOR HET VERLENEN VAN SUBSIDIE VOOR INSTALLATIE VAN EEN GROENDAK. GOEDKEURING. In het huidige stedelijk subsidiereglement voor groendaken (GR 23/04/2004) voorziet het stadsbestuur Menen een gemeentelijke premie van maximaal 25 /m² groendak met een maximum van 50% van de bewezen kosten. Het premiebedrag per aanvrager is maximum 1500 en kan maar eenmaal per gebouw worden aangevraagd. Aangezien de stad de samenwerkingsovereenkomst 2008-2013 met het Vlaams Gewest ondertekend heeft, kan de stad kan hiervoor een subsidie ontvangen van de Vlaamse Overheid van maximum 31 /m² op voorwaarde dat het gemeentelijke subsidiereglement werd voorgelegd en goedgekeurd wordt door de Vlaamse Overheid en voldaan werd aan een aantal voorwaarden. Eén voorwaarde is o.a. dat de stedelijke minimumsubsidie voor groendaken minimum 31 EUR/m² bedraagt, voor zover de kostprijs per m² voor de aanleg van het groendak minimum 31 EUR/m² bedraagt. Het stedelijk premiebedrag per aanvrager blijft begrensd tot 1.500 en kan maar eenmaal per gebouw worden aangevraagd. Er wordt m.a.w. een prefinanciering door de stad vereist. Om dit in het werk te stellen dient het reglement te worden aangepast. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de wijziging van het stedelijk subsidiereglement inzake installatie van een groendak voor te leggen en goed te keuren. DAGORDEPUNT 7. STEDELIJKE ACADEMIE VOOR BEELDENDE KUNSTEN (S.A.B.K.). HERSTEL DAKBEDEKKING SCHILDERSATELIERS. VASTSTELLEN VAN DE WIJZE VAN GUNNEN EN DE GUNNINGSVOORWAARDEN. Eind augustus werd door de Directie S.A.B.K. gesignaleerd dat zich een probleem stelde met de glazen dakbedekking van de ateliers schilderkunst. Analyse doet vaststellen dat een vergaand slijtageproces zich voltrekt derwijze dat de bedekkingsplaten (reglietglas) stilaan loskomen en afschuiven wat reeds op sommige plaatsen blijkt en waardoor de ruimte in kwestie niet langer afgedekt en beschermd is tegen de weersomstandigheden. Dit is voornamelijk het geval op 1, niet op beide, daken. Het loskomende gedeelte werd gestut (zie foto s in dossier). Het is aangewezen het betreffende dakgedeelte te vernieuwen. De slijtage is moeilijk te repareren. Anderzijds voldoet die bedekking (reeds van 1984) kennelijk niet aan de heden van kracht zijnde energienormen. Dit kan bij het aanbrengen van een nieuwe constructie met polycarbonaatplaten. Voor het aanbrengen van energiezuinig en zonnewerend glas kan bij Eandis een premie van 10/m² worden bekomen. Dit helpt de netto investeringsprijs voor de stad te drukken. De kostprijs geleverd en geplaatst laat zich indicatief ramen op een bedrag van 19.077,60 exclusief BTW. Een bestek werd opgemaakt.
Als gunningsprocedure kan de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (art. 17 2-1a- OOW 1993) worden weerhouden. Met het oog op de gunning zo spoedig als mogelijk dienen bij de eerstkomend geplande budgetwijziging de nodige middelen in het Gemeentebudget 2009 te worden voorzien. Aan de Gemeenteraad wordt het voorgelegde bestekdossier met inbegrip van de gunningsvoorwaarden en de voorgestelde gunningswijze te willen vaststellen. DAGORDEPUNT 8. RIOLERING VOLKSLAAN. OPLOSSING VERZAKKINGSPROBLEEM. VASTSTELLEN VAN DE WIJZE VAN GUNNEN EN DE GUNNINGSVOORWAARDEN. In de Volkslaan te Menen ter hoogte van het traject in de richting van de Bruggestraat doet zich een verzakkingsprobleem in het wegdek voor. Uit vooronderzoek bleek dat die verzakking het gevolg is van lekkage over een bepaald gedeelte van de riolering. Het College stelde reeds een ontwerpbureau aan voor de opmaak van een ontwerp van herstellingswerken ter zake. De lekkages werden onderzocht door middel van een cameraonderzoek. Heden legt de ontwerper een bestekdossier voor waarin wordt voorgesteld het betreffende rioolgedeelte te vernieuwen in open sleuf wat neerkomt op de vervanging van het lekkende rioolgedeelte door een nieuw riooltraject. Deze werken zijn beperkt in omvang en maken slechts een gedeelte uit van het traject. De optie voor aanleg van een gescheiden stelsel valt hier dan ook buiten beschouwing. Ontwerpdossier met inbegrip van de gunningsvoorwaarden wordt door de ontwerper voorgesteld. De opdracht wordt indicatief geraamd op een bedrag van 96.878,68 BTW medecontractant (dus moet er budgettair geen BTW binnen dit artikel worden voorzien). Als gunningswijze voor deze opdracht van werken wordt voorgesteld de openbare aanbesteding te weerhouden. In het Gemeentebudget dienstjaar 2009 is voor de financiering van deze werken onder artikel 877/832-60 09001 een bedrag voorzien ten belope van 100.000,00. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de voorgestelde gunningsvoorwaarden en gunningswijze te willen vaststellen. DAGORDEPUNT 9. WIJZIGING POLITIEVERORDENING 24 NOVEMBER 2008. PLAATSEN VAN VOORBEHOUDEN PARKEERPLAATSEN OP DE OPENBARE WEG VOOR PERSONEN MET EEN HANDICAP. GOEDKEURING. A. De bewoner van de woning, gelegen te 8930 Menen Dynastiestraat 22, vraagt een voorbehouden parkeerplaats aan voor personen met een handicap. B. De bewoner van de woning, gelegen te 8930 Menen Zeno Dewittestraat 2, vraagt eveneens een voorbehouden parkeerplaats aan voor personen met een handicap. Er wordt voldaan aan de voorwaarden van het stedelijk reglement en de lokale politie adviseert gunstig. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd deze wijziging van politieverordening goed te keuren.
DAGORDEPUNT 12. GOEDKEURING VERSLAG VORIGE ZITTING Zijn er opmerkingen te maken over de processen-verbaal van de vorige zitting van 31 augustus 2009? Artikel 33, laatste alinea van het Gemeentedecreet luidt als volgt: Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. MENEN, vrijdag 18 september 2009 namens het College van Burgemeester en Schepenen in opdracht de stadssecretaris de voorzitter van de gemeenteraad E. ALGOET G. BOSSUYT